Vejledning til den skrevne patientinformation i HEV August 2013 /Kommunikation

Transkript

1 Vejledning til den skrevne patientinformation i HEV August 2013 /Kommunikation Inden du går i gang: Er det første gang, du skal bruge den fælles skabelon for den skrevne patientinformation i Hospitalsenheden Vest, så skal du hente skabelonen på vest.rm.dk/for+ansatte eller gå direkte til værktøjskassen på kommunikations hjemmeside. Skabelonen til alle patientfoldere i HEV er som standard sat op i A5- format (samt 3-fløjet rygfolder) og udarbejdes på følgende måde: Vælg skabelon til eller 24 sider. Udfyld oplysningerne på for- og bagside Sæt teksten/indholdet ind på siderne. Gem den færdige patientfolder som Wordfil på afdelingens e-dok. Oversæt Wordfilen til PDF. NB. Vejledning til oversættelse fra Word til trykklar PDF- format findes længere nede i dette dokument. Følger du anvisningerne nedenfor, er du sikker på at få et godt resultat. Er der alligevel noget, du skulle være i tvivl om, er du altid velkommen til at kontakte os i Kommunikation på: kommunikation@vest.rm.dk Om foto: Som et tilbud til dig, der mangler et forsidefoto, har Kommunikation oprettet et fotoarkiv til fri disposition. Arkivet findes her: F:\_Begraenset\STA_HEV foto - web og tryk (Kopier linket og sæt det ind i adressefeltet i din internetbrowser) 1. Indsæt foto Vælg mappen: til patientfoldere - vælg et foto - vælg kopier foto (ved klik på højre musetasten) og sæt foto ind på forsiden af din patientfolder. NB! Husk at placere piletasten/musen øverst i venstre hjørne i det felt hvor du skal indsætte foto på forsiden. Kan du ikke se hele dit valgte foto i boksen kan du tilpasse dit foto

2 2: Tilpas foto. Vælg formater billede (højre klik på musen). Vælg derefter størrelse og skaler foto ned i procent 3: Fjern den røde ramme/boks om foto Aktiver tekstboks rundt om foto og højre klik på musen og vælg formater tekstboks

3 Vælg farve: Ingen. Fjern rammme til tekstboks for titel m.m. på samme måde Du vælger selv, om du vil indsætte billeder, skemaer eller grafik ind på indholdssiderne i din folder. Har du ønsker til andre fotos, er du velkommen til at sende en mail til: kommunikation@vest.rm.dk Om for- og bagside Giv din folder et navn på forsiden (indsæt titel og undertitel) Oplys, hvilken afdeling der er afsender på forsiden (indsæt afdeling xx Hospitalsenheden Vest) Bagsiden udfyldes med kontaktoplysninger fra det pågældende afsnit med dato (evt. kontaktperson, mailadresse og telefonnr.). Sideopsætning med afstand til top og bund er standard. Foto og regionslogo på forside og bagside samt sidetal og regionslogo nederst på de alle øvrige sider er også standard. Dem må du ikke ændre på. Om sidetal Sidetallet skal altid kunne deles med 4 inden din folder sendes til tryk. Om overskrifter og brødtekst Følgende gælder for størrelse på overskrifter og brødtekst: Overskrift 1 (Verdana pkt. 10 fed) Overskrift 2 og billedtekster (Verdana pkt. 9 kursiv) Brødtekst: (Verdana pkt. 9) Exero do do odolore duisim dolorti onulputet wis non exerostis dolorpe rostie vel essi. Om sprog Husk, du skriver til patienterne og deres pårørende. Undgå derfor fagudtryk. Forestil dig, at du selv er patient og stil skarpt på det, som er vigtigst for dig at få information om. Skriv det vigtigste først og brug et ordvalg, der er til at forstå for alle. Brug en tone, som er imødekommende, så jeres patienter føler sig trygge og velkomne. Du kan få tips og gode råd til det sproglige indhold i værktøjskassen på vest.rm.dk/for+ansatte (- under patientfoldere)

4 Klar til korrektur Når du er færdig med for- og bagside og indhold i din patientfolder, skal du gemme din Wordfil på afdelingens e-dok og sende den til korrektur på afdelingen. Husk at tage apoteket med i høring, hvis der er omtale af medicinske præparater i din folder. Klar til tryk fra Word til PDF Efter korrektur skal den godkendte fil gøres klar til tryk. Filen skal oversættes fra Word til et PDF - format. Det gør du ved at vælge Filer og Udskriv i menuen øverst til venstre på skærmen. Træk i rullegardinet med valg af printere og vælg nederst PDF995. Oversæt Wordskabelon til PDF format. Vælg udskriv og dernæst printer PDF995 i rullemenuen Vælg indstillinger Er programmet ikke automatisk installeret på din PC, kan du bede om at få det installeret hos Sundheds- IT. Bestil tryk Hent bestillingsseddel i værktøjskassen: Link til værktøjskasse patientfoldere

5 Udfyld oplysningerne i bestillingssedlen OBS: fjern flueben v i denne firkant NB: Værd at vide NB. Gem den færdige PDF-fil på afdelingens e-dok. Det er det eneste sted, filen vil være gemt. NB. Husk at gøre din PDF-fil tilgængelig på hjemmesiden. Kontakt webredaktøren i din afdeling, hvis du skal have hjælp til dette. NB. Inden du sender din patientfolder til tryk, skal du sørge for, at der er læst korrektur og at indholdet i denne patientfolder er godkendt i din afdeling. Derfor bør alle patientfoldere være lagt på afdelingens e- Dok. God fornøjelse! Med venlig hilsen Kommunikation Hospitalsenheden Vest