Word tips til skriftlig eksamen

Transkript

1 Word tips til skriftlig eksamen Indhold Word tips til skriftlig eksamen... 1 Forord...2 Sidehoved...3 Sidefod...3 Sidetal og side x af y...4 Gem som skabelon...5 Indsæt sideskift...6 Vis koder...6 Tekstformatering...7 Afsnitsformatering...9 Fortryd Optælling af ord og tegn Fodnoter og slutnoter Automatisk indholdsfortegnelse IT-ServiceDesk: - Telefon Side 1 af 15

2 Forord I forbindelse med skriftlig eksamen på læreruddannelsen får vi mange spørgsmål omkring funktioner i Word. Her er samlet de mest almindelige spørgsmål, som mange studerende kan have glæde af at kende svaret på både i forbindelse med skriftlig eksamen og ved generel opgaveskrivning. Vejledningen er lavet til Word 2010, men tekstbehandlingsprogrammer ligner hinanden meget, så hvis du har et andet tekstbehandlingsprogram, kan vejledningen sikkert hjælpe dig godt på vej alligevel. En eksamensopgave skal ofte indeholde nogle bestemte informationer på samtlige sider, f.eks. navn, studienummer, fag og sidetal. Disse krav til informationer meldes som regel ud på forhånd, og det er derfor muligt at lave et dokument med informationerne i sidehoved og sidefod på forhånd, så man ikke skal bruge dyrebar eksamenstid på det. Dokumentet kan evt. gemmes som en skabelon. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 2 af 15

3 Sidehoved 1 Man får mulighed for at redigere sidehovedet ved at vælge fanen Indsæt, ikonet Sidehoved, og Rediger sidehoved nederst på listen. Alternativt kan man dobbeltklikke øverst i dokumentet, hvor sidehovedet skal være. Skriv den ønskede tekst og lav den ønskede formatering. Alle ikoner til formatering ligger på fanen Startside. Dobbeltklik længere nede i dokumentet for at komme væk fra sidehovedet igen. Sidefod 2 Man får mulighed for at redigere sidefod ved at vælge fanen Indsæt, ikonet Sidefod, og Rediger sidefod nederst på listen. Alternativt kan man dobbeltklikke nederst i dokumentet, hvor sidefoden skal være. Skriv den ønskede tekst og lav den ønskede formatering. Alle ikoner til formatering ligger på fanen Startside. Dobbeltklik længere oppe i dokumentet for at komme væk fra sidefoden igen. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 3 af 15

4 Sidetal og side x af y 3 Sidetal kan indsættes enten øverst (i sidehoved), nederst (i sidefod) eller i sidemargen. Hvis man vil bruge funktionen side x af y, skal sidetal placeres enten øverst eller nederst. Vælg fanen Indsæt og ikonet Sidetal. Vælg placering af sidetal og vælg sidetalsformatering i listen. Side x af y findes nederst på listen. Dobbeltklik i selve dokumentet for at komme væk fra sidehoved eller sidefod. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 4 af 15

5 Gem som skabelon 4.1 Når man har lavet et dokument med de krævede standardinformationer og sidetal, kan man gemme dokumentet som en skabelon, som man så fremover bruger, når man skal skrive en eksamensopgave. Vælg Filer Gem som. 4.2 Vælg mappen templates under Microsoft Word. Giv filen et navn og vælg filtype Word-skabelon. Tryk Gem. Skabelonen er nu gemt til senere brug. 4.3 Når skabelonen skal bruges, åbner man Word, vælger fanen Filer, Nyt og Ny. 4.4 På fanen Generelt finder man den ønskede skabelon og trykker OK. Der åbnes nu et nyt dokument med indholdet fra skabelonen. Selve skabelonen ændres ikke. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 5 af 15

6 Indsæt sideskift 5 Man kan gennemtvinge et sideskift ved enten at vælge fanen Indsæt og ikonet Sideskift, eller ved at trykke CTRL + Enter. Ved at gennemtvinge sideskift styrer man selv, hvor der laves sideskift i dokumentet. Et sideskift fungerer også som et sektionsskift, således at man kan have forskellig sideformatering før og efter sideskift. Oplevet problem Der var lavet en forside, hvor teksten var lodret centreret. På næste side blev teksten også lodret centreret, dvs. teksten startede et stykke nede på siden. Løsning Lav et sideskift nederst på forsiden, så bliver resten af teksten placeret normalt. Vis koder 6 Ved normal visning af dokumentet kan man ikke umiddelbart se, hvor man har lavet linjeskift, ekstra mellemrum eller tabuleringer. Man kan få Word til at vise koder ved at vælge fanen Startside og klikke på det mærkelige ikon, der ligner et spejlvendt P. Tryk på ikonet igen for at fjerne koderne igen. Oplevet problem Der var en tom side i bunden af dokumentet. Løsning Vis koder. Der var en masse linjeskift i bunden af dokumentet. Slet disse linjeskift og den tomme side forsvinder. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 6 af 15

7 Tekstformatering 7.1 Word har nogle foruddefinerede typografier, man kan vælge at bruge. Skriv teksten, marker teksten og vælg den ønskede typografi i blokken Typografi på fanen Startside. Hvis man vil lave en automatisk indholdsfortegnelse, skal man bruge Words overskriftstypografier til overskrifterne, der skal fremgå af indholdsfortegnelsen. 7.2 Der kan vælges andre former for formatering i blokken Skrifttype, der ligger på fanen Startside, f.eks. skrifttype, størrelse, fed, kursiv, understreget og tekstfarve. Hvis man klikker på den lille pil nederst til højre i blokken, får man flere muligheder. 7.3 På fanen Skrifttype kan man ændre f.eks. skrifttype, typografi, størrelse og farve. Her kan også laves forskellige effekter som f.eks. gennemstregning, skygge, hævet og sænket skrift. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 7 af 15

8 7.4 På fanen Avanceret kan man skalere og knibe tekst, hvis teksten skal fylde mere eller mindre, end den normalt ville gøre. 7.5 Hvis man ønsker at genbruge en formatering et andet sted, kan man klikke i den allerede formaterede tekst, vælge Formatpensel i blokken Udklipsholder på fanen Startside, og derefter markere den tekst, der skal have samme formatering. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 8 af 15

9 Afsnitsformatering 8.1 I blokken Afsnit på fanen Startside kan man f.eks. lave punktopstilling, indrykninger, alfabetisk sortering, linjeafstand, justering (højre/venstre/centreret/lige) og baggrundsfarve. Marker først afsnittet og vælg derefter formatering. Hvis man klikker på den lille pil nederst til højre i blokken, får man flere muligheder. 8.2 På fanen Indrykning og afstand kan man ændre justering, indrykning og afstand. Derudover har man også mulighed for at sætte tabulatorer. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 9 af 15

10 8.3 På fanen Linje- og sideskift kan man vælge eller fravælge følgende: Beskyt mod horeunger: Forhindrer, at den første eller sidste linje i et afsnit bliver placeret for sig selv i begyndelsen eller slutningen af en side. Hold sammen med næste: Forhindrer et sideskift mellem det markerede afsnit og det efterfølgende afsnit. Hold linjer sammen: Forhindrer et sideskift inden for et afsnit. Sideskift før: Indsætter et manuelt sideskift før det markerede afsnit. Skjul linjenumre: Forhindrer linjenumre i at blive vist ved siden af markerede afsnit. Denne funktion har ingen betydning i dokumenter eller sektioner, som ikke indeholder linjenumre. Ingen orddeling: Forhindrer automatisk orddeling i et afsnit. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 10 af 15

11 Fortryd 9.1 Hvis man vil fortryde den seneste handling, er der 2 muligheder: Klik på ikonet Fortryd, der ligger øverst til venstre i vinduet (over Båndet), eller tryk CTRL+Z. 9.2 Hvis man har brugt funktionen fortryd, og man alligevel ikke vil fortryde, kan man annullere Fortryd. Her er også 2 muligheder: Klik på ikonet Annuller fortryd, der ligger øverst til venstre i vinduet (over Båndet), eller tryk CTRL+Y. 9.3 Det er også muligt at fortryde noget, man har lavet tidligere endnu. Klik på den lille pil til højre for Fortryd ikonet. Der vises en liste med de seneste handlinger, som kan fortrydes. Klik på den handling, der skal fortrydes. NB: Når man fortryder en handling på listen, fortryder man også alle de handlinger, der står ovenover den på listen, altså alle de handlinger, man har lavet senere end den handling, man fortryder. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 11 af 15

12 Optælling af ord og tegn 10.1 Mens man skriver, tæller Word antal ord og sider og viser det nederst til venstre i statuslinjen. Hvis antal ord ikke vises i statuslinjen, højreklikker man på statuslinjen og sætter flueben ved Ordoptælling i listen Word kan også vise, hvor mange ord der er i et markeret område. Marker det ønskede område, og Word viser både antal ord i markeringen og i alt Ud over sider og ord tæller Word også tegn (med og uden mellemrum), afsnit og linjer. Klik på ikonet Ordoptælling i blokken Korrektur på fanen Gennemse. Her vælger man også, om tekstbokse, fodnoter og slutnoter skal tælle med. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 12 af 15

13 10.4 Man kan indsætte antal ord, sider eller tegn i teksten. Klik på ikonet Hurtige dele i blokken Tekst på fanen Indsæt. Vælg Felt på listen. På listen vælges NumWords for antal ord, NumPages for antal sider eller NumChars for antal tegn. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 13 af 15

14 Fodnoter og slutnoter 11.1 Fodnoter og slutnoter indsættes ved hjælp af ikonerne i blokken Fodnoter på fanen Referencer. Word styrer nummereringen af noterne, dvs. nummereringen bliver automatisk ændret, hvis man f.eks. indsætter en ny note mellem note 1 og note Hvis man klikker på den lille pil nederst til højre i blokken, kan man vælge placering og formatering af noterne. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 14 af 15

15 Automatisk indholdsfortegnelse 12.1 Word kan danne en automatisk indholdsfortegnelse ud fra overskrifterne i teksten, hvis man har brugt Words indbyggede overskriftstypografier (se pkt. 7.1). 1. Klik på det sted i dokumentet, hvor indholdsfortegnelsen skal indsættes. 2. Klik på ikonet Indholdsfortegnelse i blokken Indholdsfortegnelse på fanen Referencer. 3. Vælg det ønskede format for indholdsfortegnelse Hvis man ændrer i dokumentet efterfølgende, skal man huske at opdatere indholdsfortegnelsen. Højreklik på indholdsfortegnelsen og vælg Opdater felt Vælg Opdater alt og klik OK. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 15 af 15