1. Opret din nye Google konto

Transkript

1 Indhold 1. Opret din nye Google konto Test din nye konto Kom i gang med Gmail indstil sprog til dansk Gmail indhold på skærmen Skriv og send en mail... 9 Til:... 9 Cc:... 9 Bcc:... 9 Vedhæft en fil:... 9 Formatering af din tekst: Send mailen eller slet kladden: Indbakkens udseende Læs en mail Besvar og videresend mail Marker dine vigtige mails med stjerner Brug Kontaktpersoner og Grupper Ny kontaktperson Brug grupper Brug af etiketter/mapper Opret en etiket Føj en etiket til en meddelelse Sådan redigerer du en etiket God organisering af etiketter nogle anbefalinger Gmail ændring af indstillinger Brug signatur Brug feriesvar Videresend mails til din private mail NB! Læg mærke til, at du kan fjerne videreforsendelsen igen ved at klikke på linket Fjern adresse til højre for mailadressen

2 1. Opret din nye Google konto På de følgende billeder ser du, hvordan du opretter en din nye Gmail. 1. gå til 2. klik på linket Log ind i øverste højre hjørne 1. Klik på linket Opret en ny Google-konto i øverste højre hjørne

3 1. Udfyld felterne med dine oplysninger 2. Specielt vedr. brugernavn / anbefaling: Vælg et brugernavn bestående af dit fornavn og efternavn efterfulgt af bogstaverne HK, fx sådan her: HanneJensenHK@gmail.com Brug mindst 6 tegn. Google er ligeglad, om du bruger store eller små bogstaver i brugernavnet, og du får at vide, hvis brugernavnet allerede er taget. Måske skal du prøve nogle gange, før du finder et brugernavn, som ikke er optaget. NB! Læg mærke til, at du altid vil få en mailadresse, som slutter Dvs. ikke med endelsen.dk, som man ellers kunne tro. 3. Specielt vedr. Anden adresse : Du kan indtaste en alternativ/reserve mailadresse, som Google kan kommunikere med, hvis der er problemer med din Gmail. 4. Specielt vedr. de to flueben nederst: Du skal sætte flueben i første felt Jeg accepterer Det er derimod valgfrit, om du sætter det sidste flueben i Google må bruge mine kontooplysninger 5. Klik på den blå knap Næste trin

4 1. Her kan du indsætte et billede af dig selv (billedet skal ligge på PC en i forvejen). Du kan altid gøre dette senere. 2. Klik på knappen Næste trin Nu har du oprettet din nye Google konto 1. Klik på knappen Kom godt i gang, derved starter Google med dit nye login. 2. Du skal nu kunne se dit navn i øverste højre hjørne af skærmen. På denne måde ved du, at du er logget ind.

5 2. Test din nye konto 1. Prøv at klikke på dit navn, derved får du en menu Punktet Kontoindstillinger giver mulighed for at ændre din Google konto Punktet Fortrolighed vedrører alle de juridiske bemærkninger fra Google. 2. Prøv at klikke på knappen Log ud Det anbefales at du altid logger ud af Gmail ved slutningen af hver session for at beskytte dine -oplysninger. 3. Prøv at logge ind igen Du behøver kun at skrive dit brugernavn (altså ). Bemærk, at Google er ligeglad med store og små bogstaver i brugernavnet. Til gengæld er det vigtigt, at du bruger den korrekte kombination af store/små bogstaver, tal mv. i adgangskoden Sæt et flueben i Forbliv logget ind, hvis du vil have Google til at huske din adgangskode og lave automatisk login. Dette kan du gøre, hvis du arbejder på din egen pc. Så slipper du for at skulle indtaste oplysningerne igen og igen. NB! Hvis du arbejder på en låne-pc eller en offentlig pc, bør du svare nej (undlade fluebenet), så uvedkommende ikke får adgang til din Google konto. Klik på den blå knap Log ind 4. Nu har du oprettet din nye Google konto og kontrolleret, at den virker. Nu er det tid at komme i gang med Gmail.

6 3. Kom i gang med Gmail indstil sprog til dansk 1. Nu skal du starte Gmail. 2. I den sorte menulinje foroven på skærmen klikker du på punktet Gmail for at komme i gang med mailgrogrammet. 1. Som i eksemplet ovenfor kan du risikere, at Google taler engelsk. 2. Derfor er den første opgave at ændre indstillingen til Dansk. 3. Klik på det tandhjulet og vælg punktet Settings

7 1. Du ser nu et skærmbillede med en masse faneblade til alle mulige mail-indstillinger. 2. På fanebladet General i feltet Gmail display language vælger du Dansk 3. Til sidst bladrer du ned i bunden af skærmen og klikker på knappen Save changes Tillykke! Nu har du lavet en dansk Gmail konto

8 4. Gmail indhold på skærmen søgefelt Værktøjslinje med handlingsknapper Mapper / etiketter Mappens indhold (her: Indbakken) Valgfrit indhold (Gadgets) 1. Navigationsmenuen til venstre: I skærm-eksemplet ovenfor ser du en menu i venstre side med mapper/etiketter foroven, som du selv kan definere og i bunden af menuen nogle muligheder (fx chat), som du kan vælge til og fra. Du kan trække i grænsen mellem de to områder og på denne måde give mere eller mindre plads til de valgfri muligheder. Eller du kan fjerne gadgets ved at klikke på knappen nederst med de tre prikker (anbefales) 2. Søgefelt foroven: Her kan du søge på kryds og tværs i alle dine mails med en masse søgemuligheder 3. Værktøjslinje med handlingsknapper: Knapperne varierer alt efter dine markeringer i indholdsruden nedenfor. Læg specielt mærke til, at der ofte er en knap Mere eller Flere handlinger, som er værd at undersøge. Læg også mærke til, at du kan bladre mellem dine mails ved hjælp af video-knapperne < og > yderst til højre i værktøjslinjen 4. Indholdsrude: Her ser du en oversigt over dine mails i den valgte mappe. På skærmbilledet er det Indbakken, som bliver vist. Det kan du fx se, ved at ordet Indbakke (4) står med rød skrift i mappelisten til venstre på skærmen. 4-tallet betyder, at der er lige nu er fire ulæste beskeder i indbakken.

9 5. Skriv og send en mail Du starter med at klikke på knappen Skriv i menuen til venstre. Nu er du i gang med en kladde til ny mail. Til: Du kan skrive mailadresser (med kommaer imellem) i det hvide felt Til. Efterhånden som du skriver en adresse, foreslår Gmail adresser på kontaktpersoner, som du har benyttet tidligere. I stedet for at skrive mailadresserne kan du klikke direkte på linket Til for at vælge modtagere fra dine kontaktpersoner (adressekartotek). Cc: (Carbon Copy): Modtagere i dette felt forventes ikke at gøre noget eller besvare din mail. De får kun mailen til orientering. Bcc: (Blind Carbon Copy): Modtagere i dette felt kan ikke ses af de andre modtagere af mailen, og de kan kun se sig selv. Bcc kan fx bruges ved udsendelse af nyhedsbreve. Emne: Her skriver du en kort og præcis overskrift, som er let forståelig for modtageren. Vedhæft en fil: Her har du mulighed for at vælge en fil på din egen harddisk, som du vil medsende i din mail. Du kan vedhæfte flere filer i samme mail, men pas på, at den samlede størrelse ikke vokser for meget. Mange modtagere kan maks modtage fx 10 MB (MegaByte) i deres indbakke Googles grænse er 25 MB. Hvis du fortryder en vedhæftning, fjerner du fluebenet ud for filen, hvorefter den forsvinder igen (efter samme ventetid, som da du uploadede filen)

10 Formatering af din tekst: Ovenfor selve tekstruden kan du se en masse knapper til formatering af din tekst i mailen. Prøv dig frem men lad være med at bruge for meget. Keep it simple. Hvis du vil fjerne formateringen helt, kan du klikke på linket Almindelig tekst Send mailen Til sidst kan du klikke på knappen Send øverst på siden. Nu bliver mailen sendt, og du kan se den i mappen Sendte s. -eller slet kladden: Gmail gemmer løbende en kladde-kopi af din mail, så du ikke mister den. Du kan genfinde din mail i mappen Kladder. Hvis du alligevel ikke vil sende mailen, kan du klikke på knappen Slet. 6. Indbakkens udseende Når du klikker på Indbakke i menuen til venstre, ser du dine modtagne mails. Ovenfor ser du, at der er en enkelt læst mail og fire ulæste mails (fed skrift). Når du sætter flueben ved en mail, får du en værktøjslinje med knapper, du kan bruge på den valgte mail. Fra venstre er knapperne: Vælg: Du kan vælge en eller flere mails Arkiver: Du kan arkivere markerede mails, dvs. de flyttes væk fra Indbakken over til Alle mails.

11 Anmeld spam: Hvis du modtager mails, som ikke fanges af Gmails spamfilter. Slet: Markerede mails smides i papirkurven. Flyt til: Markerede mails bliver flyttet til en undermappe (etiket), dvs. at de ikke længere er i Indbakken. Etiketter: Markerede mails kan få en etiket/mappe, så du kan organisere dine mails. En mail kan godt have flere etiketter. Mere: Yderligere indstillinger, fx mulighed for at markere en mail som ulæst. 7. Læs en mail Du åbner en mail ved at klikke på den. Foroven kan du se afsenderens navn og mailadresse. Du kan vælge at svare mailen ved at klikke på pilen. (Eller ved at klikke på svare i tekstboksen under mailen.) Du kan se selve teksten. Der er vedhæftet en fil, som hedder Skabelon 1.dotx. Du kan vælge at downloade filen for at læse den. 8. Besvar og videresend mail Hvis du klikker på trekant-pilen til højre for Svar-knappen, får du en række valgmuligheder, hvor de vigtigste er: Svar (kun til afsenderen) Svar alle (til afsender og alle øvrige modtagere), Videresend, Udskriv, Føj xx til listen med kontaktpersoner

12 Her er brugt Svar alle. Du har de sædvanlige muligheder for at tilføje og ændre modtagere, vedhæfte filer, formatere teksten mv. Du kan skrive dit svar ovenover den oprindelige mail. Klik til sidst på knappen Send 9. Marker dine vigtige mails med stjerner Du kan markere vigtige mails med stjerne, så du nemt kan finde dem igen på tværs af alle placeringer i Gmail. Du kan sætte stjernen ved at klikke i mail-oversigten til venstre for mailen. Eller hvis du har åbnet mailen, kan du klikke på stjernen lige til venstre for Svar -knappen. Hvis du klikker på Stjernemarkerede i menuen til venstre, ser du nu en oversigt over alle dine vigtige mails.

13 10. Brug Kontaktpersoner og Grupper Du kan have dit eget adressekartotek i Gmail. Øverst til venstre klikker du på Gmail og derefter på punktet Kontaktpersoner Ny kontaktperson I menuen til venstre kan du klikke på knappen Ny kontaktperson. Du kan indtaste oplysningerne for din nye kontaktperson. Hvis du savner felter med indtastningsmuligheder, kan du klikke på knappen Tilføj nederst. Her får du fx mulighed for at tilføje feltet Titel og Virksomhed. I den store tekstrude til højre kan du skrive fri tekst og notater vedrørende kontaktpersonen.

14 Brug grupper Du kan gruppere dine kontaktpersoner, så de bliver nemmere at finde.(i andre programmer kaldes de fx distributionslister) Du kan vælge at se en gruppe ved at klikke på gruppenavnet i menuen til venstre. Når du vil sende en mail til hele gruppen, skal du blot skrive gruppenavnet i Til -feltet på den nye mail. Det er nemt Klik på knappen Grupper (med de tre hoveder) Nu kan du tilmelde den aktive kontaktperson til en eksisterende gruppe, eller du kan oprette en ny gruppe. Samme kontaktperson kan godt være tilmeldt i flere grupper. 11. Brug af etiketter/mapper Du kan bruge mapper i Gmail til at gemme dine mails i. Du kan fx flytte en mail fra Indbakken til en af dine egne mapper. Etiketter fungerer på samme måde som mapper, men med den ekstra fordel, at du kan føje mere end én etiket til en mail. Når du har oprettet en etiket, kan du få vist alle de mails, der er blevet tildelt etiketten, ved at søge efter dem eller ved at klikke på navnet på etiketten i menuen til venstre i Gmail. Opret en etiket 1. Klik på Mere nederst på din liste over etiketter. Hvis du ikke kan se "Mere", skal du trække den grå skillelinje ned med musen for at få vist flere etiketter. 2. Klik på Opret en ny etiket. 3. Indtast navnet på den nye etiket, og klik på Opret. Hvis du vil oprette en etiket for en meddelelse i din indbakke, skal du vælge denne meddelelse og klikke på knappen Etiketter på værktøjslinjen foroven. Derefter skal du vælge Opret ny. Du kan lave underetiketter (svarer til mapper med undermapper) ved at vælge den nye placering i feltet Overordnet etiket under

15 Føj en etiket til en meddelelse Sæt flueben ud for en eller flere meddelelser, klik på knappen Etiketter i værktøjslinjen foroven og vælg den ønskede etiket. Du kan også klikke på og trække en etiket fra venstre side og slippe den på meddelelsen. Sådan redigerer du en etiket God organisering af etiketter nogle anbefalinger Hold markøren over etiketten til venstre på siden i Gmail, og klik på den trekantpil, der vises. Du kan kontrollere, hvilke etiketter der skal vises på menuen til venstre. Du kan ændre farven eller navnet på din etiket ved at vælge Rediger nederst på listen. 1. Klik på tandhjulsikonet, og vælg Indstillinger samt Etiketter 2. Klik på linket "vis" eller "skjul" i kolonnen "Vis på etiketlisten" ud for hver etiket for at vælge, hvorvidt den skal fremgå af listen. Du kan også indstille etiketter til at være skjulte, på nær når de har ulæste meddelelser. 3. Hvis du ser en etiket, du ikke længere har brug for, kan du altid klikke på fjern i kolonnen "Fjern etiket". Du skal bekræfte, at du vil fjerne etiketten, ved at klikke på Slet.

16 Ovenfor ser du anbefalinger til indstilling af dine etiketter i Gmail. Den aktuelle indstilling er vist med sort fed skrift med fx vis eller skjul. Læg mærke til, at system-etiketterne øverst i indstillingerne kan du ikke slette eller redigere. Derimod kan du frit tilføje, redigere og slette dine egne etiketter nederst i indstillingerne. I eksemplet ovenfor er der ryddet op, så der kun er etiketten Privat tilbage, og den er vist i menuen. Det anbefales, at du fjerner de etiketter, som du ikke bruger (denne handling sletter ikke de beskeder, der evt. har fået tildelt disse etiketter). 12. Gmail ændring af indstillinger Brug signatur Du kan registrere din signatur-hilsen via Tandhjulsknappen/Indstillinger Fanen Generelt Punktet Signatur. Dette betyder, at du slipper for at skrive fx navn og adresse i hver enkelt mail. Husk til slut at klikke på knappen Gem ændringer nederst på siden.

17 Brug feriesvar Gmail kan sende autosvar, hvis du fx er på kursus eller på ferie. Du kan registrere dit autosvar via Tandhjulsknappen/Indstillinger Fanen Generelt Punktet Feriesvar. Du kan registrere startdato og slutdato. TIP!: Sæt altid flueben i feltet Send kun svar til personer på min liste over kontaktpersoner, så du ikke kommer til at fortælle uvedkommende, at du måske ikke er hjemme. Husk til slut at klikke på knappen Gem ændringer nederst på siden. Imens dit feriesvar er aktivt, vil du ved hver login på din Gmail kunne se en gul bjælke øverst i Gmail vinduet. Du kan klikke på linket Afslut nu eller du kan klikke på linket Indstillinger for feriesvar, hvis du vil ændre noget.

18 Videresend mails til din private mail Du kan evt. vælge at sætte Gmail til at automatisk videresende modtagne mails til din private mailadresse. På denne måde får du advisering i din private mail, når du modtager noget i din HK- Handel mail. Du kan registrere videresend til din private mail via Tandhjulsknappen/Indstillinger Fanen Videresendelse og POP/IMAP Videresendelse knappen Tilføj en afsenderadresse. 1. Indtast din private mailadresse. Nu bliver der sendt en bekræftelseskode til din private mail. 2. I din private mail: Gå igen ind i Gmail mailindstillinger ved at klikke på linket i den modtagne mail. 3. I Gmail indstillinger: Indtast den modtagne kode i feltet Bekræftelseskode og klik på knappen Bekræft 4. Husk til slut at klikke på knappen Gem ændringer nederst på siden.

19 13. NB! Læg mærke til, at du kan fjerne videreforsendelsen igen ved at klikke på linket Fjern adresse til højre for mailadressen.