Tilsyn Opfølgende tilsyn 18. september Børnehuset Lindely

Transkript

1 Tilsyn Opfølgende tilsyn 18. september 2014 Børnehuset Lindely Lindegårdsvej 1 Konst. Leder Linna Mosegaard Hansen Bestyrelsesformand Elin Hansen Tilsynsførende: Hanne Vesterbæk Fogdal Mia Mortensen Pia Strandbygaard 1

2 Tilbuddets målgruppe Samarbejdspartnere Privat daginstitution Herning Sogns Menighedsråd Frie børnehaver og fritidsklubber Børnehuset Lindely har været under skærpet tilsyn siden januar 2014, som følge af, at der blev fundet flere kritisable forhold, og blev derfor placeret i en kategori 5 Kritisable forhold. Dette betød, at Børnehuset Lindely skulle udarbejde en handlingsplan, med henblik på genoprettelse af de forhold der var givet henstillinger på. Der blev den gennemført første opfølgende tilsyn, som havde til formål at sikre, at den handleplan bestyrelse og ledelse havde udarbejdet, på baggrund af det skærpede tilsyn i januar 2014, var blevet iværksat og, at børnene oplevede en tryg hverdag. Tilsynet den 18. september 2014 har til formål, at afklare om Børnehuset Lindely har effektueret handleplanen, og om institutionen fortsat skal være under skærpet tilsyn. Tilsynet føres jf. Dagtilbudsloven 5. Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med indholdet af tilbuddene efter denne lov og den måde, hvorpå opgaverne udføres, herunder at de mål og rammer, der er fastsat efter 3, efterleves. Dagtilbudsloven 20. Kommunalbestyrelsen i institutionskommunen skal godkende privatinstitutioner. En privatinstitution, som opfylder lovgivningens og kommunalbestyrelsens betingelser for godkendelse, har krav på godkendelse. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen fastsætter og offentliggør kriterier for godkendelse efter stk. 1. Kommunalbestyrelsen kan stille krav om driftsgaranti. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan tilbagekalde godkendelsen af en privatinstitution, hvis institutionen ikke opfylder de kriterier, som institutionen blev godkendt på baggrund af. Dagtilbudsloven 6 Stk. 2. Lederen af det enkelte selvejende dag-, fritids- eller klubtilbud m.v. har den pædagogiske og administrative ledelse af tilbuddet og er ansvarlig over for institutionsbestyrelsen herfor. Retssikkerhedsloven Kapitel 6 Opgaver, der overlades til private 43. Når en myndighed overlader opgaver efter lov om aktiv socialpolitik, lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, dagtilbudsloven, lov om sygedagpenge, lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel og lov om social service til andre end offentlige myndigheder, er disse omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven i forhold til den opgave, der udføres. Dette gælder også for privatinstitutioner, jf. 19, stk. 4, og 51, stk. 4, i dagtilbudsloven og for friplejeboliger. Stk. 2. Ved opgavevaretagelsen, jf. stk. 1, er videregivelse og indhentelse af oplysninger vedrørende enkeltpersoner omfattet af forvaltningslovens 27, 29, 31 og 32. Dette gælder også for selvejende institutioner, der efter aftale udfører en opgave for en kommunalbestyrelse eller et regionsråd. 2

3 Fokuspunkter Fokuspunkterne ved dette tilsyn er de områder, der er givet henstillinger på i forbindelse med tilsynet januar Metode Tavshedspligt Børn med særlige behov (indgår i punkt omkring dokumentation og SMTTE) Handleplan for børns seksuelle lege (indgår i punkt omkring beredskabsplaner) Ledelse Børnene Dokumentation Tilsynet er gennemført den 18. september 2014 i tidsrummet til Tilsynet tog udgangspunkt i gruppeinterview, hvor spørgsmålene til de enkelte grupper tog afsæt i ovenstående fokusområder. Oplysningerne ved fokusinterview blev sammenholdt med dokumentation omkring børnene, både individuelt og overordnet, desuden er handleplaner og beredskabsplaner gennemgået. Deltagere i tilsynet: Gruppe interview med tre forældre. 1. gruppe interview med to pædagoger og en medhjælper. Personalet repræsenteret både børnehave- og vuggestue afdelingen. 2. gruppe interview med to pædagoger og en medhjælper. Personalet repræsenteret både børnehave- og vuggestue afdelingen. Gruppe interview med konstituerede leder, næstformand og formand i bestyrelsen. Gennemgang af dokumentation: Dokumentation på seks børnehavebørn og fire vuggestuebørn Personalehåndbog (heri diverse beredskabsplaner) Mappe med SMTTE er Bogen (informations bogen til forældre ift. dagens aktiviteter) Institutionens hjemmeside Institutionens handleplan efter skærpet tilsyn Kalender på personalestuen Referat fra personalemøder og stuemøder Tilsynsrapporten Indeholder en samlet konklusion på baggrund af de henstillinger der er givet ved tilsynet januar Den samlede konklusion er lavet på baggrund af de politisk godkendte retningslinjer for Tilsyn i Herning kommune. Kategoriseringen er fra 1-5 hvor 1 er ingen bemærkninger, og hvor 5 er kritisable forhold (se bilag 1) Samlet konklusion 3

4 Det er tilsynets vurdering, at institutionen som helhed er godt i gang med en positiv proces, hvor der arbejdes målrettet med, at gennemføre og vedligeholde de opstillede handlinger i handlingsplanen. Det opleves, at børnene og forældrene i Børnehuset Lindely er trygge ved institutionen. Det er Tilsynets oplevelse at afklaring omkring ledersituationen, er med til at skabe ro og mulighed for at se fremad. Det vurderes, at en ny leder fortsat har brug for at have fokus på Lindely s handlingsplan, for at sikre, at der fortsat arbejdes med den faglige og organisatoriske udvikling. I henhold til ovenstående konklusion vurderes det, at Børnehuset Lindely placeres i en Kategori 3, Bemærkninger. Dette betyder, at tilbuddet fungerer tilfredsstillende. Det observerede under Tilsynet, at der er 3-4 punkter der ikke lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, værdier, kvalitetsmål, rutiner og/eller almen faglig standard. Der er udviklingsmæssige potentialer, som tilbuddet kan handle på. Der gives 3-4 henstillinger. Henstillinger Der skal udarbejdes instruks omkring personalets håndtering af Tavshedspligt, jf. Institutionens handlingsplan (se bilag) Notater skal indeholde Cpr. nr. og overskrift for emne, som beskrevet i Handlingsplanen Vuggestuegruppen skal anvende SMTTE på udfordringer omkring det enkelte barn Der skal være en skærpet opmærksomhed på, at få fulgt op på de faglige processer, der er iværksat. Børnehuset Lindely ophører derfor med at være under skærpet tilsyn. Tilsynet vil fortsat have skærpet fokus på institutionen for at sikre, at der arbejdes med de opstillede handlinger i handlingsplanen. Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 1. Det skal indskærpes at ingen personaler udtaler sig om personfølsomme oplysninger til andre uden, at der er indhentet samtykke til det. Personalet kan redegøre for, at der er blevet en skærpet opmærksomhed omkring tavshedspligt, idet der har været fokus på reglerne. Ny medarbejder fortæller, at ved introduktionen blev reglerne omkring tavshedspligt gennemgået mundtligt, inden der blev skrevet under på tavshedserklæringen. Det er tilfredsstillende, at personalet mundtligt kan redegøre for reglerne omkring tavshedspligten. Der mangler fortsat folder til forældrene. Tilsynet noterer sig, at folderen forventes udarbejdet efteråret Tilsynet kan konstatere, at der mangler sammenhæng mellem handleplanen og det udarbejdet materiale. Af Lindelys egen handleplan fremgår det, at man vil udarbejde en instruks til personalet med 4

5 eksempler på, hvad man må udlevere af oplysninger, og hvad man ikke må udlevere af oplysninger til forældre. Af opfølgning på handleplan, udarbejdet september 2014, fremgår det ikke, at der er udarbejdet en instruks eller hvor oplysninger kan findes. I forbindelse med høringssvar bliver der oplyst, at man i personalehåndbog har indsat Truede børn hvad gør jeg? hvori tavshedspligt er behandlet. Det oplyses, at en folder til forældrene, med oplysninger omkring tavshedspligt, forventes færdig i efteråret 2014 Tilsynets vejledning: Henstillinger: Lindely skal sikre sig, at der er sammenhæng mellem den opfølgende handleplan, og det udarbejdede materiale. Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 2. Der skal føres notater over hændelser der har karakter af afgørelser Der ses, især i børnehavegruppens dokumentation, større opmærksomhed på, at få noteret hændelser ned i børnenes individuelle mapper. Den udarbejdede standardrapport skrivelse (udtryk fra Handlingsplanen), indeholder ikke standard felt til cpr.nr. Derved kan der være risiko for, at oplysninger ikke bliver noteret. Det er tilfredsstillende, særligt i børnehaven, at se der er en udvikling i det faglige indhold i notaterne. Dette er med til at sikre, at de oplysninger, der har betydning for en sags afgørelse, kan findes i det enkelte barns mappe, og dermed kan oplysninger udleveres efter reglerne om aktindsigt. Standardrapportskrivelsen mangler oplysningsfelt til cpr.nr. 5

6 Tilsynets vejledning: Det anbefales, at der er større opmærksomhed på, at vuggestuen også bliver mere bevidst om, at få noteret vigtige observationer og lavet opfølgning. Henstillinger: Lindelys standardrapportskrivelse skal indeholde felt til Cpr. nr. Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 3. Der skal anvendes SMTTE i indsatsen, både omkring problemstillinger i forhold til det enkelte barn, og gruppen af børn I børnehave gruppen har tilsynet set, at der arbejdes med SMTTE både på det enkelte barn, gruppen, aktivitet eller et tema, som er fælles for hele huset. Personalet kan mundtligt redegøre for arbejdet med SMTTE. Personalet oplyser, at en udarbejdet SMTTE i fht. et enkelt barns problematik, er udleveret og drøftet med forældrene til barnet således, at de er inddraget, og for at synliggøre den pædagogiske tilgang til problematikken. I vuggestuen arbejdes med SMTTE, primært på aktiviteter og fælles tema i hele huset. Tilsynet har ved gennemlæsning af de enkelte børns mapper, læst om børn i vuggestuen, hvor det kunne være relevant, at der var udarbejdet en SMTTE på en specifik situation. I en aktuel SMTTE ses der beskrevet, under tiltag, at børnene flyttes, hvis de ikke kan rumme at være i fællesskabet. Der er ikke nogen handleanvisning i forhold til hvordan det tænkes gennemført, og hvad der evt. sættes i stedet for. Der ses og redegøres fint for, at der regelmæssigt bliver arbejdet med SMTTE modellen på flere forskellige niveauer. Det anbefales, at institutionen fremadrettet anvender samme udgave af SMTTE model, samt får tilført basis oplysninger på skemaerne. Tilsynets vejledning er, at der tydeligt bliver beskrevet hvordan der arbejdes med at udføre tiltagene, så det sikres, at der fælles tilgang i personale gruppen. Tilsynet vurderer, at det er usikkert hvor evaluering på SMTTE skal findes. Regelmæssig anvendelse af SMTTE og dokumentation heraf, kan være med til at udvikle og højne den pædagogiske faglighed. 6

7 Der ses flere forskellige udgaver af SMTTE modellen, og der mangler basis oplysninger som blandt andet dato og cpr. nr. Der ses ofte ingen opfølgning eller evaluering på de iværksatte SMTTE. Det oplyses, at hver stue er blevet pålagt, at udarbejde en SMTTE model hver uge, for at skabe rutine og erfaring i udarbejdelse af dem. Forældre oplyser, at de har set og fået udleveret en SMTTE model i forbindelse med fælles tema i huset. Dette har været med til at synliggøre personalets faglighed, og refleksioner over planlagte tiltag. Tilsynets vejledning: Der kan anbefales en større bevidsthed omkring hvilke problemstillinger/udfordringer, der bør udløse en SMTTE således, at det bliver mere tydeligt for den enkelte medarbejder. Lindely bør sikre sig, at det tydelig fremgår hvor evalueringen på SMTTE en er at finde. Henstillinger: Vuggestuegruppen skal anvende SMTTE på udfordringer omkring det enkelte barn. Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 4. Alle dokumenter skal være påført dato, ansvarlig, og oprindelse. Alle kladder og personlige notater sorteres fra, eller opbevares således, at det tydeligt fremgår, hvad der er tale om. Der ses, at der til hvert enkelt barn er lavet en mappe, som er inddelt ved hjælp af faneblade, her ses blandt andet stamkortoplysninger, notater og SMTTE. Mapperne står aflåst på personale stuen. Gennemgang af dokumenterne viser, at der er påført navn, cpr.nr samt ansvarlig på diverse dokumenter. Det ses dog at cpr. nr. er anført forskellige steder på Det er meget tilfredsstillende, at alt dokumentation på det enkelte barn er samlet i barnets mappe. Det er tilfredsstillende, at der nu er påført navn, dato og ansvarlig på dokumenterne, men mindre tilfredsstillende, at det ikke fremgår af skabelonen. 7

8 dokumenterne, samt det ikke fremgår tydeligt, hvad der er tale om. Tilsynets vejledning: Se under henstilling 2 Henstillinger: Se under henstilling 2 Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 5. Beredskabsplaner skal indeholde år og måned for udarbejdelse, og der skal ligeledes være påført ansvarlig for udarbejdelsen og kildeangivelser. Tilsynets vejledning: Tilsynet har modtaget, samt set, at personalehåndbogen er blevet ajourført med diverse retningslinjer/handleplaner/ procedurer. Beredskabsplanerne er påført år og måned for udarbejdelse, hvem som er ansvarlig for udarbejdelsen, og kildeangivelser. Personalet er forpligtet til selv at holde sig ajour med de materialer der er sat ind i personalehåndbogen. Det er tilfredsstillende. at retningslinjer/handleplaner/procedurer, er blevet udarbejdet og der er påført år og måned for udarbejdelsen, ansvarlig samt kildeangivelser. Der er nu en del beredskabsplaner, procedurer og handleplaner i personalemappen, som personalet skal holde sig ajour med, derfor anbefales det, at institutionen fremadrettet er bevidst om, hvordan personalet holder sig ajour med indholdet i mappen. Henstillinger: Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 6. Der skal iværksættes en proces som sikre, at der er tillid til det faglige og organisatoriske Der er sket en afklaring i fht. ledersituationen, og det forventes at ny leder kan tiltræde 1. januar Der er ny formand i bestyrelsen også. Det er fint, at der er sket en afklaring i fht. ledelsessituationen, og der er iværksat en proces hvor personalet er inddraget. Det opleves, at der er sket en markant større tillid til leder og bestyrelse. 8

9 lederskab af Børnehuset Lindely Personalet oplyser, at de føler sig hørt og inddraget i processen omkring funktionsbeskrivelse af kommende leder. Personalet giver udtryk for, at det er betryggende, at der er kommet afklaring i fht. ledersituationen. Personalet giver udtryk for, at de føler sig hørt og taget alvorligt, når de henvender sig til den konstituerede leder samt bestyrelsesformand. Personalet giver udtryk for, at ledelsen har fokus på den pædagogiske faglighed. Forældrene giver udtryk for at de har tillid til nuværende bestyrelse/ledelse Der har været iværksat en proces i forhold til, om den tidligere leder skulle fortsætte eller om der skulle findes en ny. Det er nu besluttet at der ansættes en ny leder. Det er Tilsynets vurdering, at processen har været med til at modne både bestyrelse og personale, i fht. til at stille krav til faglige og ledelsesmæssige kompetencer. Tilsynets vejledning: Det anbefales, at den ny leder fortsat skal have fokus på opfølgning og vedligehold af de opstillede handlinger i handlingsplanen, for at sikre faglighed og fortsat udvikling, god trivsel og godt arbejdsmiljø. Henstillinger: Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 7. Retorikken i forhold til børn og forældre skal være professionel og velovervejet. Personalet og forældre giver udtryk for, at der er en fin omgangstone blandt ledelse, personalet og børnene. Tilsynet hører og ser eksempler på hvordan forskellige problemstillinger er grebet an. Det er tilsynets vurdering, at der anvendes en fin retorik i forhold til børn og forældre. Tilsynets vejledning: 9

10 Henstillinger: Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 8. Personale og ledelse skal tydeliggøre deres faglige refleksioner mundtligt og skriftligt, både i forhold til det enkelte barn og gruppen af børn Se punktet vedr.: SMTTE I dagbøgerne ses der beskrivelser af daglige gøremål, aktiviteter samt oplevelser. I børnehavegruppens dagbog ses der flere gange redegjort for de daglige aktiviteter, med henvisninger til læring og sammenhængen med de pædagogiske læreplaner. I vuggestuens dagbog er det primært faktuelle oplysninger der beskrives, og ikke faglige overvejelser og refleksion. Det er Tilsynets vurdering, at der er en større bevidsthed hos dele af personalet i forhold til, at tydeliggøre institutionens faglighed gennem brug af SMTTE og dagbog. Tilsynets vejledning: Tilsynets vejledning er, at der fortsat skal være fokus på at tydeliggøre den faglige refleksion, både mundtligt og skriftligt således, at det bliver mere generelt og ensartet i hele institutionen. Henstillinger: Henstillinger jan Observation/interview Konklusion 9. Ledelsen/bestyrelsen skal straks sikre, at børnene i Børnehuset Lindely oplever en tryg hverdag, hvor konflikter mellem institutionen og forældrene bliver håndteret professionelt, og uden at børnene igen skal opleve utryghed. Forældrene oplyser, at deres børn er trygge og glade ved at komme i Børnehuset Lindely, og personalet er gode til at håndtere forældresamarbejdet. Forældrene giver dog udtryk for, at fagligheden er højnet, men de kan være bekymret for, om de kan fortsætte med fagligheden, da de oplever, at der har været en del udskiftning i personale gruppen. Bestyrelse og ledelse oplever ikke at udskiftningerne har været mange, men at det har været fast Det vurderes, at børnene føler sig trygge, og at institutionen er bevidst om at have fokus på dette, samt at forældresamarbejdet håndteres professionelt. 10

11 personale der er komme tilbage og vikarer der er rejst. Konstituerede leder giver eksempler på hvordan forældre bliver håndteret, hvis de fx er bekymret eller der opstår problemer, og de arbejder på at få alt dokumenteret. Tilsynets vejledning: Det anbefales, at bestyrelse og ledelse er bevidste om, at informere om hvor meget personale der reelt er udskiftet, og hvor meget der udgør den fast gruppe. Henstillinger: Opfølgning på Handlingsplan Opfølgning på handlingsplan for Børnehuset Lindely udarbejdet september Observation/interview Tilsynet har modtaget Institutionens opfølgning på handlingsplanen (se Bilag) Konklusion Der ses i den opfølgende handlingsplan, at institutionens bestyrelse, i samarbejde med personalet, er godt i gang med at gennemføre de opstillede handlinger. Det er tilsynets vurdering, at der har foregået en proces, som har handlet om, at den indsamlede viden skulle omsættes til dagligdagen i Børnehuset Lindely, og nu er under implementering. Der er fortsat områder, som ikke er implementeret eller bearbejdet fuldstændigt, og det vurderes, at det forsat er vigtigt, at der arbejdes målrettet med handlingsplanen, for at sikre fagligheden samt udvikling heraf. Det er meget tilfredsstillende, at der er lavet en opfølgning i september 2014 på handlingsplanen, på baggrund af det skærpet tilsyn januar Tilsynets vejledning: 11

12 Henstillinger: Der skal være en skærpet opmærksomhed på, at få fulgt op på de faglige processer, der er iværksat. 12

13 Bilag 1 Sammenlignelig konklusion som anvendes ved anmeldt tilsyn 1. Ingen bemærkninger Dette betyder, at tilbuddet er veldrevet og velfungerende. Det observerede under Tilsynet lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, rutiner, værdier, kvalitetsmål og alment faglig standard. 2. Få bemærkninger Dette betyder, at tilbuddet er veldrevet og velfungerende. Det observerede under Tilsynet på 1-2 punkter ikke lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, rutiner, værdier, kvalitetsmål eller almen faglig standard. Der er udviklingsmæssige potentialer, som tilbuddet kan handle på. Der gives 1-2 henstillinger 3. Bemærkninger Dette betyder, at tilbuddet fungerer tilfredsstillende. Det observerede under Tilsynet på 3-4 punkter ikke lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, værdier, kvalitetsmål, rutiner og/eller almen faglig standard. Der er udviklingsmæssige potentialer, som tilbuddet kan handle på. Der gives 3-4 henstillinger. 4. Mangler Dette betyder, at det observerede under Tilsynet på 5-6 punkter ikke lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, værdier, kvalitetsmål, rutiner og/eller almen faglig standard. Tilbuddet skal udarbejde en tids - og handlingsplan til genopretning på de områder, der er mangler på. Kopi af handlingsplanen skal tilsendes Tilsynsenheden og driftschefen / bestyrelsen indenfor 10 dage efter modtagelse af den foreløbige rapport. Tilsynsenheden orienterer tilbuddets nærmeste overordnede leder og anbefaler støtte til løsning af mangler. 5. Kritisable forhold Dette betyder, at det observerede under Tilsynet på over 6 punkter ikke lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, værdier, kvalitetsmål, rutiner og/eller almen faglig standard. Tilbuddet skal udarbejde tids - og handlingsplan til genopretning. Kopi af handlingsplanen sendes til Tilsynsenheden og driftschefen/bestyrelsen 10 dage efter modtagelse af den foreløbige tilsynsrapport. Placering i denne kategori kan også ske i tilfælde, hvor der konstateres omsorgssvigt over for borgeren. Tilsynet vil komme med henstillinger. Der foretages et opfølgningstilsynsbesøg. Tilsynet orienterer straks driftschefen/bestyrelsen og anbefaler, at driftsafdelingen/bestyrelsen foretager en nærmere undersøgelse af forholdene med det formål at iværksætte foranstaltninger, der kan rette op på mangler og kritisable forhold. Tilsynet kan foretage opfølgningsbesøg, når det vurderes nødvendigt. Definering af ord i konklusion: Henstillinger: Tilsynet vurderer, med udgangspunkt i kvalitetsmål, at det observerede forhold under Tilsynet ikke lever op til lovgivning, forvaltningens regler, vedtagne politiske mål, instruktioner, rutiner, værdier og almen faglig standard. Det er forhold som skal gøres noget ved, og det er et krav. Vejledning: Det er Tilsynets vejledning det vil sige det er frit om man vælger at følge vejledningen. Tilsynet kan komme med vejledninger, hvor der er potentielle udviklingsmuligheder under alle kategorier. 13

14 Opfølgning på handlingsplan for Børnehuset LINDELY udarbejdet september På baggrund af det anmeldte skærpede tilsyn, som Herning kommune har foretaget i Børnehuset Lindely i januar 2014, har institutionens bestyrelsen i samarbejde med institutionens personale udarbejdet en handlingsplan, som tager udgangspunkt i Tilsynets henstillinger. I perioden fra januar til august 2014 er der pågået et arbejde med at påbegynde - og gennemføre en stor del handlingspunkterne. Dette dokument er efter anmodning fra Tilsynsenheden den udarbejdet af ledelsen og bestyrelsen og sendes efter aftale med Tilsynsenheden ved Herning kommune. Opfølgningen tilsendes desuden Leder af dagtilbudsområdet i Børne- og Ungeforvaltningen i Herning kommune. Handlingsplanen er desuden tilgængelig på Børnehuset Lindelys hjemmeside. Fokus: Ledelse og bestyrelse herunder opsynspligt og arbejdsmiljø HANLINGSPLAN JANUAR 2014 OPFØLGNING SEPTEMBER 2014 Henstilling Der skal iværksættes en proces som sikre, at der er tillid til det faglige og organisatoriske lederskab af Børnehuset Lindely Hvad vil vi gøre Vi vil udarbejde og iværksætte handlingsplanen Vi vil gennemgå og analyse det samlede grundlag for institutionen Vi vil analyse arbejdsmiljøet Vi vil sikre, at ledelse og personaler får den nødvendige vejledning, faglige sparring og opkvalificering Handlingsplanen er både udarbejdet og en store del er gennemført. Grundlaget for institutionen er fortsat det samme. Det har været et aktivt fundament i gennemførslen af handlingsplanen. Der er udarbejdet APV. Der har fra bestyrelsens side været øget fokus og konkret vejledning og anvisninger til ledelsen. Der har været konkret vejledning og opkvalificering i f.eks. dokumentation. 14

15 Hvordan vil vi gøre Vi vil sikre, at personale forældre og samarbejdspartnere får de nødvendige informationer Bestyrelsen gennemgår og evt. ajourfører det samlede grundlag og opbygning af organisationen herunder afklaring af bestyrelsens egne opgaver og fordeling af disse Bestyrelsen gennemgår det samlede grundlag for institutionen med leder, medarbejdere og forældre Gennemgang og evt. ajourføring af funktionsbeskrivelse for leder Afklaring af ledersituationen i Lindely Ledelse og medarbejdere gennemgår institutionens faglige grundlag faglige tilgange og redskaber. Personalet og forældre har modtaget flere informationsbreve fra bestyrelsen og bestyrelsesmedlemmer har deltaget i møder med personalet. Bestyrelsen har i løbet af perioden konstitueret sig på ny. Institutionens grundlag og værdier - har i flere sammenhænge dannet grundlag for både diskussion og afsæt til handlinger i arbejdet omkring handlingsplanen. September 2014 er der udarbejdet en ny funktionsbeskrivelse for lederen. August 2014 er der indgåret en fratrædelsesaftale med lederen. Alt omkring personalehåndbog m. diverse bilag og pædagogisk læreplan er gennemgået. Opsynspligt Ledelsen sikrer i de kommende måneder at der er tilstrækkeligt personale på arbejde på baggrund af den belastning de faste medarbejdere har været udsat for Der udarbejdes klare retningslinjer for opsyn med børnene. Arbejdsmiljø Kontakt til Arbejdstilsynet Udarbejdelse af APV kortlægning af arbejdsmiljø fysisk og psykisk Vi har gennem flere måneder haft endnu mere personale ansat end tidligere, og vores normering er i forvejen højere end andre institutioner. Klare retningslinjer er udarbejdet i foråret og indgår i personalehåndbogens bilag. Dette blev fravalgt, da andre tiltag blive iværksat meget hurtigt. I april og maj er der gennemført APV og udarbejdet handlingsplan efterfølgende. 15

16 Bestyrelse og ledelse vil via trivselssamtaler med alle medarbejdere i løbet af februar og marts måned 2014 afdække og udarbejde handleplaner for, hvordan den enkelte medarbejder kommer tilbage/forbliver i arbejde Udarbejdelse af kriseplan for personalet Udarbejdelse af medarbejdermappe til udlevering ved ny-ansættelser, som indeholder lovgivningsmæssige forhold v. ansættelsen, personalemæssige procedure og politikker, samt retningslinere for krisehåndtering Informationer: Personalet skal have flere tydelige og mere enslydende informationer f.eks. via skriftlig informationer eller fællesmøder fra både ledelse og bestyrelse Personalet skal imødekommes af både ledelse og bestyrelse med spørgsmål Personalet skal oplyses om, hvor de selv kan og i nogen tilfælde selv skal - finde informationer Forælder skal have flere tydelige og mere enslydende informationer f.eks. via skriftlig informationer eller fællesmøder med personale, ledelse og bestyrelse Forælder skal imødekommes af både personale, ledelse og bestyrelse med spørgsmål Der gennemført MUS samtaler i marts og april måned, og siden er der fulgt op på disse. Der er udarbejdet ny sorg og kriseplan for Børnehuset Lindely i foråret. Vi har fravalgt at lave mapper til alle medarbejdere, men har udvidet personalehåndbogen som altid er tilgængelig på personalestuen. Personalehåndbogens bilag er: SMTTE model, pædagogisklæreplan, sorg og kriseplan, beredskabsplan for overgreb mod børn, bekymringsbaromet-ret og Truede børn hvad gør jeg. Alle ansatte har modtaget det hele elektronisk, så de har det til rådighed hjemme. Personalet har fået informationsmails fra ledelsen og informationsbreve fra bestyrelsen. Personalet har flere gange rettet henvendelse til både ledelse og bestyrelse med forskellige spørgsmål, men idet informationsniveauet er højnet, har behovet ikke været særlig stor. Personalet søger i højere grad selv informationer, og ved hvor de kan findes. Der har været afholdt flere forældremøder i løbet af foråret samt udsendt flere informationsbreve til forældre - både fra bestyrelse og ledelse. 16

17 Forælder skal oplyses om, hvor de selv kan og i nogen tilfælde selv skal - finde informationer Udarbejdelse af en velkomstfolder til forældre (hvad skal den indeholde kan forældregruppen inddrages i det??) Ajourføring af hjemmeside (v. en forælder??) Udarbejdelse af en børnemiljøvurdering (kan forældregruppen være en del af det??) Forældrene er opsøgende og personalet er i langt højere grad opmærksom på, at de skal informationer til forældrene. En velkomstfolder er næsten færdig. Flere forældre har været aktiv i dette. Hjemmesiden bliver løbende ajourført af en forælder den overgår til et personale i løbet af efteråret Børnemiljøvurdering er udarbejdet i 2013, det vurderes derfor ikke relevant at udarbejde en ny endnu. En ny udarbejdes hen over vinteren, inden førskolebørnene forlader os. Hvornår vil vi gøre Ansvarlige Aktører Processen er påbegyndt februar 2014 og vil være fortløbende. Bestyrelsen og ledelsen Bestyrelsen, ledelsen, personaler og evt. forældre Fokus: Dokumentation Henstillinger A. Alle dokumenter skal være påført dato, ansvarlig og oprindelse. Alle kladder og personlige notater sorteres fra eller opbevares, således at det tydeligt fremgår, hvem der er tale om. B. Der skal føres notater over hændelser, der har karakter af afgørelser C. Det skal af dokumentationen på børnene fremgå, at personalet er fagligt kompetente 17

18 D. Der skal anvendes SMTTE i indsatsen både omkring problemstillinger i forhold til det enkelte barn og gruppen af børn. Hvad vil vi gøre Bestyrelsen og ledelsen udarbejder klare og tydelige procedurer, som sikrer dokumentation på alle niveauer i institutionen omkring børn, referater fra møder, informationer til forældre, informationer til samarbejdspartnere (PPR, kommunen, m.m.). Dokumentation har været et gennemgående tema for alle involverede parter i Lindely se mere specifik nedenfor, hvordan det er forløbet. Hvordan vil vi gøre Alle personaler skal have adgang til (via arkivskab, evt. elektronisk) og skal udarbejde dokumentation for det pædagogiske arbejde. Bestyrelsen og ledelsen skal sikre, at personalet kender og anvender SMTTE i det faglige og daglige arbejde omkring børnene. Gennemgang af Herning kommunes politikker for sårbare børn og unge primært omkring dokumentation, faglighed og borger/brugerinddragelse Der skal udarbejdes en standardrapportskrivelse, som indeholder felter, hvor i der kan skrives: barnets navn, dato for samtale/hændelse, hvem der har talt sammen, emne for samtale, en beskrivelse af samtale eller hændelser, hvad der er givet af information til forældrene, hvad der fra forældre er givet af information vedrørende deres eget barn. Der skal være særlig fokus på, om det observeres at børn mistrives enten hjemme eller i institutionen. Når der er forældre som taler eller søger oplysninger om forhold, som vedrører andres børn skal det noteres i journalerne for det udspørgende forældres børn. Der skal noteres, hvad der er sagt. Der skal føres notater over hændelser, der har karakter af afgørelser. Når et barn forlader institutionen, skal der tages stilling til, hvilke dokumenter der skal følge barnet til den nye institution. Dokumenter som bliver i institutionen skal tilintetgøres efter x antal år. Dokumenter i barnets mappe skal være til rådighed for Der er afholdt pædagogisk dag og personalemøder, hvor alt er gennemgået, så alle ved hvad der skal gøres og hvordan. Udarbejdet i foråret 2014, og bruges i det daglige arbejde. For at imødegå dette og gøre forældre opmærksom på vores tavshedspligt kommer det til at stå i vores nye forældrefolder. 18

19 alle medarbejdere, som har med barnet at gøre. På interne møder (stuemøder og personalemøder) skal der det kommende år (2014) være et fast punkt på dagsordenen, som omhandler dokumentation af det daglige arbejde, samt drøftelser og afklaring af, hvad skal dokumenteres, og hvordan skal der dokumenteres? Ok Der skal fortsat anvendes SMTTE i indsatsen. Både omkring problemstillingen i forhold til det enkelte barn og grupper af børn. Gennemgang af og vejledning i brug af SMTTE-modellen for alle medarbejdere Inddragelse af SMTTE-metoden på alle stuemøder, hvor der min. udarbejdes en SMTTE pr. møde SMTTE-modellen skal indgå i den pædagogiske planlægning på stuemøder og personalemøder. Der er brug for, at det struktureres og planlægges, at der ud over stuemøder bliver mulighed for at afholde enkelstående møder, hvor der udarbejdes konkrete SMTTE-modeller i forhold til konkret børn Fokus på (via pædagogisk dag/indlæg på personalemøde) tegn på sårbare børns adfærd. Hvad skal vi være opmærksom på, hvordan dokumenterer vi tegn og adfærd? Alle er opmærksomme på dette Ok Ok Ok. Alle pædagoger og faste medhjælpere har fået ø-timer til udarbejdelse af SMTTEmodeller, dokumentation og div. forberedelse. Gennemgået forskelligt materiale til pædagogisk dag og på personalemøder. Hvornår vil vi gøre Ansvarlige Processen er påbegyndt februar Der skal senest ultimo marts være udarbejdet en plan for den fælles oplæring og vejledning, som personalet har brug for i forhold til dokumentation. Bestyrelsen og ledelsen 19

20 Aktører Bestyrelsen, ledelsen, personale og med inddragelse af relevante fagpersoner f.eks. fra PPR Fokus: Tavshedspligt herunder underretningspligt Henstilling Det skal indskærpes, at ingen personaler udtaler sig om personfølsomme oplysninger til andre, uden at der er indhentet samtykke til det. Hvad vil vi gøre Der skal udarbejdes en instruks med eksempler på, hvad man må udlevere af oplysninger, og hvad man ikke må udlevere af oplysninger til forældre og andre. Det skal tydeliggøres over for forældrene, at de ikke kan få information om andre børn end deres eget. Hvordan vil vi gøre Hvornår vil vi gøre Ansvarlige Aktører Gennemgang af relevant lovstof samt udlevering af lov om tavshedspligt (uddrag af forvaltningsloven) samt uddrag af straffeloven til alle medarbejdere Gennemgang af uddrag af Servicestandarder på specialiserede socialområde for børn og unge i Herning kommune (belastningsgrader truede/ikke-truede børn muligheder i kommunen) Gennemgang af Socialministeriets vejledning Hvad må du sige (indeholder både tavshedspligt og underretningsvejledning). Udarbejdelse af folder til forælder som indeholder informationer omkring tavshedspligt og hvilken betydning det har i forhold til, hvilke oplysninger man kan få/ikke få. Processen er påbegyndt februar 2014 og skal være afsluttet senest maj Bestyrelsen og ledelse Bestyrelsen, ledelsen og personale evt. med inddragelse af relevante fagpersoner f.eks. til gennemgang af lovningsmæssige forhold. Gennemgang og udlevering af lovstof så alle kender loven. Samt samtale med enkelte ansatte. Er gennemgået. Er gennemgået Færdiggøres i efteråret 2014 Fokus: Børnene 20

21 Henstilling Ledelsen/bestyrelsen skal straks sikre, at børnene i Børnehuset Lindely oplever en tryg hverdag, hvor konflikter bliver håndteret professionelt og uden at børnene igen skal opleve utryghed. Hvad vil vi gøre Vi vil sikre, at personale har viden og redskaber til at håndtere konflikter, der kan opstå på baggrund af udefrakommende forhold. Ledelsen sikrer i de kommende måneder (februar til maj 2014) at der er tilstrækkeligt personale på arbejde på baggrund af den belastning, de faste medarbejdere har været udsat for. Hvordan vil vi gøre Hvornår vil vi gøre Ansvarlige Aktører Lederen skal udarbejde en arbejdsplan, som skal sikre, at personalet kan give børnene en tryg hverdag. Udarbejdelse af medarbejdermappe til udlevering ved ny-ansættelser, som indeholder lovgivningsmæssige forhold v. ansættelsen, personalemæssige procedure og politikker, samt retningslinere for krisehåndtering. Udarbejdelse af kriseplan for personalet. Evt. indføring og vejledning i konflikthåndtering f.eks. konflikthåndteringstrappen Processen er påbegyndt februar 2014 medarbejdermappe samt kriseplan vil være udarbejdet senest maj Bestyrelsen og ledelsen Bestyrelsen, ledelsen og personalet evt. med inddragelse af relevante fagpersoner. Der foreligger en fast arbejdsplan. Se nederst side 2 og øverst side 3 Udarbejdet sorg og kriseplan forår 14, sendt til Tilsynet inden sommerferien. En del af sorg og kriseplanen Fokus: Beredskabsplan i forhold til seksuelle overgreb og krænkelser Henstilling Beredskabsplaner skal indeholde år og måned for udarbejdelse og der skal ligeledes være påført ansvarlig for udarbejdelse og kildeangivelser Hvad vil vi gøre Den eksisterende beredskabsplan skal gennemgås og eventuelt revideres, herunder skal der sikres en begrebsafklaring og evt. tilføjes konkrete handleanvisninger. Det skal Udarbejdet og sendt til Tilsynet før sommerferien 21

22 Hvordan vil vi gøre Hvornår vil vi gøre angives tydeligt, hvornår den er udarbejdet og af hvem. Beredskabsplanen skal gøres tilgængelig på hjemmeside. Det skal ved eksempler tydeligt gøres klart, hvad man betragter som børn naturlige adfærd. Indhentning af PPR s vejledning i forhold til børns seksuelle leg Undersøge hvordan andre institutioner arbejder med denne problemstilling herunder hvordan deres beredskabsplaner ser ud Lindelys beredskabsplan skal gennemgås/revideres og påføres dato og hvem der har udarbejdet den. Beredskabsplanen skal efter revidering gennemgås med alle i institutionen, således at alle er klar over det fulde indhold i beredskabsplanen, og hvornår den bringes i anvendelse. Processen påbegyndes marts 2014 og en revideret handleplan vil være udarbejdet inden sommerferien Ansvarlige Bestyrelsen og ledelsen Aktører Bestyrelsen, ledelsen, personalet og med inddragelse af forældre Er indhentet og gennemgået. Ok. Besøg og søgning på hjemmesider Ok. Sendt til Tilsynet før sommerferien 2014 Ok. Er gennemgået Fokus: Ledelsen/bestyrelsen Henstilling Retorikken i forhold til børn og forældre skal være professionel og velovervejet. Hvad vil vi Vi vil sikre, at ledelse og personaler får den gøre nødvendige vejledning, faglige sparring og opkvalificering. Hvordan vil vi gøre Ledelse og medarbejdere gennemgår institutionens faglige grundlag faglige tilgange og redskaber. Hvornår Processen er påbegyndt februar 2014 vil vi gøre og vil være fortløbende. Ansvarlige Bestyrelsen og ledelsen Aktører Bestyrelsen, ledelsen og personalet Det har været og vil være en løbende proces også i forbindelse med ansættelse af ny leder Er gennemgået 22

23 23