Dagsorden for Hovedbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for Hovedbestyrelsesmøde Dato: 28. februar 2015 Tid: Kl Sted: Fuglsangcentret, Søndermarksvej 150, 7000 Fredericia Dagsorden 1. Navneopråb 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af dagsorden 4. Godkendelse af referat fra møde i Hovedbestyrelsen den november Opstilling af næstformandskandidat 6. Tegningsret 7. Hovedbestyrelsens valg af medlemmer til stående udvalg 8. Budget 2015 korrigeret 9. Mål og strategi for det urologiske område 10. Nyrenyt og kredsblade 11. Tema om frivillighed 12. Lotteri Oplysning om Organdonation 14. Dagens gang i Vanløse 15. Eventuelt 1. Navneopråb 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af dagsorden 1

2 4. Godkendelse af referat fra møde i Hovedbestyrelsen den november 2014 Se referatet her: 5. Opstilling af næstformandskandidat Ifølge vedtægternes kapitel 2, 4, stk. 3 skal generalforsamlingen vælge næstformand i ulige år. Sagen afgøres af Hovedbestyrelsen Sekretariatet indstiller, at Hovedbestyrelsen indstiller kandidat til næstformandsposten. 6. Tegningsret Forretningsudvalget vedtog i møde den 22./23. august 2014, at bemyndige direktøren til på vegne af Forretningsudvalget generelt at tegne foreningen. Der er efterfølgende opstået tvivl om, hvorvidt det er muligt for Forretningsudvalget at delegere kompetence. Sekretariatet har derfor forespurgt et eksternt advokatfirma, hvorvidt det på denne baggrund er muligt for Forretningsudvalget at delegere kompetence. Og det er det. Udtalelse fra Kroer og Pramming advokater er vedlagt i bilag 1. Der kan således ske delegation af kompetence. Det er imidlertid ikke hensigtsmæssigt, at der kan opstå tvivl herom. Direktørens kompetence reguleres af vedtægtens 13: Foreningens direktør er ansvarlig for Landsforeningens administrative drift. Direktørens kompetence fremgår af dennes stillingsbeskrivelse. Hensigten med delegationen var udelukkende at reducere arbejdsgange, der ikke angik den administrative drift (rundsending af kontrakter, aftaler og lignende til alle ni medlemmer af Forretningsudvalget). 2

3 Med henblik på at forenkle og fjerne enhver tvivl foreslås det, at der ikke foretages delegation, men i stedet foretages en ændring i vedtægterne således at kompetencen fastlægges her. Sagen afgøres af Generalforsamlingen Forretningsudvalget indstiller, - at beslutning den 22./23 om delegation til direktøren tilbagekaldes. - at foreningens vedtægt 10 stk. 8 ændres til følgende: Formanden og et Forretningsudvalgsmedlem/eller direktør tegner foreningen overfor andre myndigheder, organisationer og lignende. 7. Hovedbestyrelsens valg af medlemmer til stående udvalg Det fremgår af foreningens vedtægter 8 stk. 8, Hovedbestyrelsen vælger medlemmer til alle stående udvalg i sit møde i efteråret. Principielt gælder valg således for et år ad gangen. Der er dog praksis for, at udvalgsmedlemmer yder en flerårig (ofte mangeårig) indsats gennem udvalgsarbejde. Det er derfor blevet drøftet, om en præcisering af vedtægterne kunne understøtte kontinuiteten og dermed skabe tryghed både i og om foreningens arbejde. Såfremt udvalgsmedlemmer vælges for en to-årig periode vil de fleste af foreningens opgaver kunne varetages uden kontinuitetsbrud, f.eks. når nøglepersoner udskiftes med nye medlemmer. Indførelse af en to-årig valgperiode vil måske bevirke, at kun et lille antal medlemmer er på valg i ordningens 2. år. Det må dog forventes, at medlemmer vil udtræde af udvalgene løbende således at der vil ske en løbende udskiftning af medlemmerne. Sekretariatet vurderer, at det vil kræve lidt bogholderi at håndtere udskiftning af udvalgsmedlemmer som følge af indførelse af valgperiode. Sagen afgøres af Generalforsamlingen Forretningsudvalget indstiller, at 8 stk. 8 tilføjes følgende: 3

4 Valget af medlem til et stående udvalg er personligt og gælder for 2 år. Det stående udvalg kan i tilfælde af varigt forfald vælge at erstatte et udtrådt medlem med et andet. Det nye medlem skal accepteres af udvalget med simpelt flertal. Valg af nyt medlem gælder indtil først kommende møde i Hovedbestyrelsen. 8. Budget 2015 korrigeret Balance pr viser et underskud på kr. mod budgetteret underskud på kr. for hele året. Der resterer december måned og eventuelle posteringer efter nytår, som vedrører Følgende giver anledning til bekymring: Forårslotteriet solgte kun lodder: Mindreindtægt: kr. Efterårslotteriet blev annulleret. Mindreindtægt: kr. Tips- og lotto: Mindreindtægt: kr. Kredsblade: Merudgift: kr. Vedr. Forårsårslotteri har Kampagneudvalget vedtaget en række initiativer. Vedr. tips- og lotto er Danske Handicaporganisationer anmodet om at foretage en korrektion for 2014, men faldende omsætning generelt i Danske Spil medfører også faldende tilskud. Vedr. kredsblade forventes udgiften i alt at udgøre kr. Der er indgået arvesager, i alt kr., men da det er en forudsætning ikke at budgettere med disse, må situationen betragtes som alvorlig. Forslag til budgetreduktioner sendes i særskilt mail (lukket bilag). Sagen afgøres af Hovedbestyrelsen Forretningsudvalget besluttede: Der iværksættes initiativer til reduktion af regnskab 2015: - Annoncering: Reduktion kr. - Reduktion til 4 årlige udgivelser af medlemsblad: Reduktion kr. - Ny udfører på tryk af kredsblad: Reduktion kr. - Bøger mv. i sekretariat: Reduktion kr. - Støtte til egenbetaling for sexolog og diætist: Øgning kr. 4

5 - Ny kontrakt vedr. kopi: Reduktion kr. - Mindre afkast af egenkapital: kr. - Mødevirksomhed vedr. regionaludvalg: Reduktion kr. Bornholmerordning fastholdes. - Folkemøde: Yderligere budget kr. - Overskud fra feriehus i Nørlev: Merindtægt kr. - Forsikring af feriehus i Nørlev: Reduktion kr. - Rengøring i sekretariat: Reduktion kr. - It-drift: Reduktion kr. - Kursus for personale. Reduktion kr. - Stilling diætist: Reduktion kr. - Stilling medlemssekretær. Reduktion kr kr. i overslagsårene. - Stilling assistent: Reduktion kr kr. i overslagsårene. - Pension Rejse-og lotteriassistent: Øgning kr. - Reduktion i alt kr kr. i overslagsårene 9. Nyrenyt og kredsblade De fleste kredse (12 kredse) har i 2014 fået trykt deres kredsblad hos samme trykkeri, som trykker Nyrenyt. Det har været muligt at få trykt kredsblad en gang om måneden hele året. Det er sekretariatets indtryk, at ordningen har fungeret, og at kredsene har fået planlagt deadlines for kredsblade og arrangementer, så det passer sammen. Problemet er, at udgifterne har været noget større end, der var budget til. Nyreforeningen har i 2014 brugt mere end kr. på trykning af kredsblade. I budgettet var der afsat kr. Derudover har kredsene sammenlagt brugt ca kr. (januar-oktober 2014) på porto i forbindelse med udsendelse af kredsblade. Der er forskellige muligheder for at spare penge på tryk af kredsblade. Det dyreste ved en trykkeproces er selve opstarten af hver opgave, så hvis der trykkes flere blade samtidig, kan der spares på udgifterne. Udgiften afhænger desuden af, hvor mange sider de enkelte blade er på. Trykkeriet sætter bladene op på plader, hvor der er plads til 32 sider, dvs. at skal der trykkes et antal kredsblade, der kan deles med to, og er bladene på 16 sider, så er det billigst. Kredsbladene varierer typisk fra 8 til 24 sider. Nyrenyt er i mange år udkommet hver anden måned. I år har der ikke været annoncer i bladet, og det er derfor blevet 4 sider mindre. Nogle udgivelser har derfor været på helt ned til 20 sider. Der er besparelser at hente ved at udgive Nyrenyt færre gange om året og sætte sideantallet i hver udgivelse op. Eksempelvis koster et blad på 20 sider kr., mens et blad på 32 sider koster 5

6 kr. Færre udgivelser vil give mere plads til fordybelse, og det vil blive lettere at få plads til relevant indhold for samtlige medlemsgrupper i hvert blad. Sekretariatet har udarbejdet tre forslag til besparelser og optimering af Nyrenyt og kredsblade: 1. Kredsbladene trykkes i sekretariatet. Der indkøbes en anden printer, og der laves en ny aftale, som gør, at trykningen kan ske på sekretariatet. Kredsbladene må maks. fylde 16 sider. Udgifterne pr. år er ca kr. Dertil kommer porto for udsendelse af bladene til hver enkelt kreds på ca kr. Kredsene vil fortsat have udgifter til porto for udsendelse af kredsblade. Bladet kan trykkes med min. 1 uges varsel. Første år vil der desuden være ekstra udgifter til indkøb/leje af en anden printer. 2. Kredsbladene trykkes fortsat hos trykkeriet, men sendes ud sammen med Nyrenyt. Kredsbladene må maks. fylde 16 sider, og der er deadline fire gange om året. Kredsen betaler fortsat for udsendelse af kredsbladet, men betalingen går til landsforeningen som kompensation for de ekstra udgifter til porto og administration af Nyrenyt + kredsblad. På grund af ekstra administration og højere porto er der ikke meget at spare på dette forslag. 3. Kredsbladene integreres i Nyrenyt, så hver kreds får to sider i hvert nummer. Der udarbejdes et forslag til, hvordan kreds-siderne kan se ud, som præsenteres på Hovedbestyrelsesmødet i februar Der vil være deadline for tekst og billeder til bladet fire gange om året. Kredsen sparer porto for udsendelse af kredsblade samt arbejdet med at frankere og sende bladene. Sagen afgøres af Hovedbestyrelsen Forretningsudvalget indstiller, at sekretariatet forestår trykning af kredsblade (der kan vælges mellem forskellige udførere). Kredsblade trykkes indtil 4 gange årligt og med maks. antal sider 16. Kredsbladene lægges samtidig på hjemmesiden. 10. Mål og strategi for det urologiske område Nyreforeningen har samarbejdet med en studerende på diplomuddannelsen i kommunikation, Danmarks journalist og mediehøjskole, om en opgave, der omhandler foreningens muligheder for 6

7 at rekruttere medlemmer på det urologiske område. På baggrund af opgaven samt efterfølgende sparring med vedkommende er der formuleret et forslag til mål og strategi for hverveindsatsen. Se mål og strategi i bilag 2. Se forslag til hverveplakat i bilag 3. Sagen afgøres af Hovedbestyrelsen Urologisk udvalg indstiller, at mål og strategi godkendes. Forretningsudvalget har behandlet rapporten i mailmøde og bemærker, - at rapportens vurdering af kapacitet i sekretariatet er forældet, - at det bør præciseres hvilke urinvejssygdomme (ud over nyresten) foreningen bør dække, - at rapportens mål mht. antal hvervede medlemmer er ambitiøst og bør nedskrives. 11. Tema om frivillighed Oplæg ved Jan Rishave. - hvervning - udvikling - fastholdelse - medlemsstøtte - åbenhed Diskussion i grupper Plenum 12. Lotteri 2015 Oplæg & peptalk ved Bent Nielsen. 13. Oplysning om Organdonation Orientering ved Jan Rishave. 7

8 14. Dagens gang i Vanløse Underholdning ved Sven Gerner Nielsen & Jan Jensen. 15. Eventuelt 8