REPRÆSENTANTSKABET BERETNING

Transkript

1 Beretning for perioden

2 Bestyrelsens beretning om boligorganisationens virksomhed i perioden til Organisationsbestyrelsen Efter det konstituerende møde den fik Organisationsbestyrelsen følgende udseende: Formand: Torben Magaard Næstformand: Preben Crillesen Saltværkshuse Bestyrelsesmedlem: Sigrid Ewert Bredagergården Bestyrelsesmedlem Susan Christiansen Nordmarksgården Bestyrelsesmedlem Kurt Simonsen Tårnbyparken Bestyrelsesmedlem Dagny Haagensen Kastruphuse Bestyrelsesmedlem: Hanne Bindslev Vægterparken Bestyrelsesmedlem Vivi Dronninggaard Flyverbo Bestyrelsesmedlem Leif Eide Nielsen Anden almen boligorganisationen Bestyrelsesmedlem: Karsten Christoffersen Tårnby Kommunalbestyrelse Bestyrelsesmedlem: Mogens Christiansen Tårnby Kommunalbestyrelse FU består af formand Torben Magaard, 1. næstformand Preben Crillensen og 2. næstformand Dagny Haagensen. Leif Eide Nielsen deltager som bisidder for formanden. Forretningsudvalget (FU) fik prokura til at forhandle løn- og ansættelsesvilkår for boligorganisationens personale. Valg af revisor (Revisionsinstituttet): Man tilsluttede sig repræsentantskabets beslutning. Som repræsentant for De gamles jul valgtes Minna Hansen fra Flyverbo. Leif Eide Nielsen takkede for et godt samarbejde med organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne og administrationen og meddelte, at bestyrelsen efter mødet ville konstituere sig og at Torben Magaard var indstillet som ny formand. Leif fortsætter dog et år endnu i organisationsbestyrelsen og som bisidder i FU, for at hjælpe den ny formand. Lejeniveau Der er pr gennemført følgende lejeforhøjelser i afdelingerne: Afdeling Forhøjelses-% Bredagergården 0,00 Nordmarksgården 4,75 Tårnbyparken 0,00 Kastruphuse 0,97 Vægterparken 0.00 Randkløvehuse 0.00 Saltværkshuse 3,45 Flyverbo 0,00 2

3 Landsbyggefonden Landsbyggefonden udgiver hvert andet år pr en huslejestatistik indeholdende lejeniveauer for forskellige årgange af boligbyggeri i blandt andet hovedstadsregionen. Den seneste offentliggjorte statistik indeholder lejeniveauer pr. juni Oplysningerne findes på landsbyggefondens hjemmeside: For de enkelte afdelinger kan opstilles følgende to tabeller med oplysninger efter statistik over lejeniveauer udarbejdet af Landsbyggefonden pr. juni 2015: Afdeling Årgang Leje pr. m 2 pr. juni 2015 Alle i årgang I afdelingen Forskel i kr./m 2 Bredagergården Nordmarksgården Tårnbyparken *) Kastruphuse *) Vægterparken *) Randkløvehuse *) Saltværkshuse Flyverbo *) Gennemsnitligt ibrugtagningsår Som det kan ses, ligger alle afdelingers aktuelle leje pr. juni 2015 bortset fra Kastruphuse under gennemsnittet for afdelinger i øvrigt i hovedstadsregionen. Udlejning af boliger Som følge af den igangværende helhedsplan i Bredagergården, har udlejningssituationen også i dette beretningsår været anderledes, idet 70 lejere som udgangspunkt skulle genhuses, enten midlertidigt eller permanent. Det har betydet, at en del af de ledige lejemål fortsat har været anvendt til dette formål. Boligorganisationen indgik en aftale med Tårnby Kommune der tillod, at den interne/eksterne venteliste og den fleksible venteliste blev stillet i bero, mens kommunen fortsat fik stillet boliger til rådighed i henhold til almenboliglovens 59, stk. 1 (hver 4. bolig) og 59, stk. 2. I perioden fra til har der i alt været anvist 127 ledige boliger i henhold til Lov om almene boliger (LAB), heraf har Tårnby Kommune anvist 29 boliger i henhold til (LAB) 59, stk. 1 og 33 boliger i henhold til LAB 59, stk. 2, ungdoms- og ældreegnede, mens boligorganisationen har anvist 65 boliger i henhold til LAB 51, stk. 1 og LAB 60. De 127 boliger udgør 6,21 % af organisationens i alt boliger. 10 lejere har fået tilladelse til at bytte lejlighed, og 0 har fået tilladelse til at fremleje sin. 2 boliger har stået i tomgang, 1 i Tårnbyparken har været anvendt som byggelederkontor i forbindelse med Tårnbyparkens miniplan, og 1 i Saltværkshuse har været anvendt som prøvebolig i forbindelse med helhedsplan. 3

4 Ser på den samlede periode, hvor en del af de ledige boliger har været udtaget til genhusning, dvs. fra den til nu inkl., så er status, at der har været 272 ledige lejemål; 96 er tildelt efter tur, 51, stk er tildelt TK (hver 4.), 59, stk er tildelt TK, 59, stk er tildelt efter kriterierne for fleksibel liste, 60 Pr er der 42 permanente og 7 midlertidige genhusninger, der knytter sig til helhedsplanen i Bredagergården. Disse kan gøres op som følger; Permanent genhusning Bredagergården 13 Nordmarksgården 4 Tårnbyparken 9 Kastruphuse 3 Vægterparken 3 Randkløvehuse 0 Saltværkshuse 4 Flyverbo 6 Midlertidig genhusning I alt 42 Bredagergården Nordmarksgården 0 Tårnbyparken 1 Kastruphuse 0 Vægterparken 5 Saltværkshuse 1 Flyverbo 0 I alt 7 Pr var der (4.523) opnoteret på venteliste, hvilket er en stigning på 19,5 %. Pr var der 185 (169) opnoteret på listen for fleksibel udlejning, hvilket er en stigning på 9,5 %. 67 (45) personer har gjort brug af tilbud om gratis opnotering via boliggavekort, hvilket er en stigning på 48,9 %. Udlæg i indskud Kreditorer søger at sikre sig tilgodehavender ved, via fogedretten, at få foretaget udlæg i de af beboerne indbetalte indskud. I perioden er der noteret 35 (10) udlæg svarende til kr. 4

5 ,63 ( ,36), eller i gennemsnit kr ,16 (65.945,54) pr. udlæg. Det største udlæg er på kr ,89 og det mindste på kr ,09. Endvidere har 3 (4) lejere afviklet sin gæld og udlæg er dermed afmeldt. Ophævelser af lejemål og udsættelser Der er i alt i perioden udsat 2 beboere af sine lejemål med fogedens hjælp: 1 i Kastruphuse og 1 i Vægterparken. Begge som følge af manglende lejebetaling. Det er 1 udsættelse mindre end forrige beretningsperiode. Beboerklager Boligadministrationen har i perioden behandlet klagesager af forskellig karakter, fx vedrørende overtrædelse af husordenen, flytteafregninger og lejerkrav samt diverse som kan være klage over afregning i forbindelse med leje af fælleslokaler eller klager over varmeregnskab. Sagerne fordeler sig således: Afdeling Lejemål Antal I % Husordeningekrav Flytteafreg- Lejer- Diverse (Gns.) Bredagergården , Nordmarksgården , Tårnbyparken , Kastruphuse , Vægterparken , Randkløvehuse , Saltværkshuse , Flyverbo , I ALT , Det samlede antal klager er steget med 5,1 %. Antallet af husordens sager er steget med 17,7 %, hvorimod klager over flytteafregning er faldet med 58,8 %. Til gengæld er klager over fremsendte lejerkrav faldet med 11,1 % og klager over diverse er steget med 50 % (primært klager over varmeregnskabet). Beboerklagenævnet I perioden har beboerklagenævnet behandlet 5 sager, der har krævet behandling i boligorganisationen. Sagerne er fordelt således: 5

6 Afdeling Antal Fuld medhold Delvis medhold Tabt Lejer mod lejer Afvist Bredagergården Nordmarksgården Tårnbyparken 2 1 Kastruphuse Vægterparken 2 Randkløvehuse Saltværkshuse Flyverbo Advokater Der verserer 18 sager. Heraf er 1 sag ved at blive forkyndt ved fogedretten (dom for tilgodehavende), 1 er indkaldt til fogedretsmøde, der er aftalt hovedforhandling i 1 sag, 2 er sendt til Intrum Justitia, 1 er afsluttet grundet insolvenserklæring, 2 er uden adresse og i 10 sager er der indgået afdragsordning. Inkasso De sager, som via advokat har været videresendt til fogedretten, men som ikke har afstedkommet en aftale om fuld tilbagebetaling eller en afdragsordning, er videresendt til Intrum Justitia. Pr. den var der i alt 25 åbne sager med et samlet udestående på kr ,33. Pr. den er der i alt 45 åbne sager med et samlet udestående på kr ,69. Der er således tilgået yderligere 20 sager med et øget udestående på kr ,36, svarende til en stigning på 72,91 %. Afskrivninger Der er i perioden i 10 (37) tilfælde afskrevet skyldige beløb for i alt kr ,92 ( ,55) i forbindelse med boudlæg. De fordeler sig således: Afdeling Antal sager Samlet beløb Bredagergården 0 0,00 Nordmarksgården ,14 Tårnbyparken ,14 Kastruphuse 0 0,00 Vægterparken ,64 Randkløvehuse ,83 Saltværkshuse Flyverbo 0 0,00 Sideaktiviteter Administrationen har i hele forløbet siden skades opstod, haft Dominia med som rådgiver i arbejdet med konstatering skadens omfang og udarbejdelse af erstatningskrav. 6

7 Fra Stormrådet er der ved af den modtaget meddelelse om godkendelse af den anmeldte skade på bygningen som følge af stormfloden den , hvorefter erstatningen er sendt til udbetaling. Administrationen og organisationsbestyrelse har i fortsættelse af skaden arbejdet på forskellige løsningsmodeller, herunder en genopførelse af det skadede sommerhus på den tilstødende grund, som også ejes af boligorganisationen, og samtidig opførelse af et nyt sommerhus på den skadede grund. Der blev indhentet tilbud fra 3 forskellige byggefirmaer og foretaget jordbundsundersøgelser af hensyn til den nye fundering, og det blev besluttet at nedrive og fjerne det skadede hus og opføre et nyt hus på den gamle grund. - Det blev besluttet at lade Stenhøj Husene fjerne det gamle hus og opføre et nyt i stedet. Kontrakten er underskrevet. Afdelingsbestyrelserne Der har været afholdt ordinære, obligatoriske afdelingsmøder således: Bredagergården Nordmarksgården Tårnbyparken Kastruphuse Vægterparken Randkløvehuse Saltværkshuse Flyverbo Til afdelingsbestyrelserne blev følgende valgt: Bredagergården Formand Sisse Ewert, genvalgt for 2 år. Nordmarksgården Bestyrelsesmedlem, Lotte Danielle Ringslev, nyvalgt for 2 år. Tårnbyparken Formand Kurt Simonsen, genvalgt for 2 år Bestyrelsesmedlem, Lis Andersen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Pia Frederiksen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Tina Pedersen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem Peter Aaløse, genvalgt for 2 år. Kastruphuse Formand Dagny Haagensen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Ulla G. Hansen, genvalgt for 2 år. Vægterparken Der har den været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i Vægterparken med følgende valg: Frem det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde i 2015: Bestyrelsesmedlem Kim Jensen. Bestyrelsesmedlem Jeannie Essing 7

8 Diana Vendelborg. Frem til det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde i 2016: Formand Peter Carlsen. Bestyrelsesmedlem Brian B. Jensen. Bestyrelsesmedlem Marlene Nyberg. Bestyrelsesmedlem Janie Søndergaard. Derefter er følgende valgt på det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde i 2015: Bestyrelsesmedlem, Kim Jensen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Jeannie Essing, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Diana Vendelborg, genvalgt for 2 år. Randkløvehuse Bestyrelsesmedlem, Tina Holm, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Alice G. Pedersen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Gitte Kjærulff, nyvalgt for 2 år. Saltværkshuse Formand Preben Crillensen, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Gitte Janholm, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Tina Stenberg, genvalgt for 2 år. Flyverbo Bestyrelsesmedlem, Brian Bjørnø, genvalgt for 2 år. Bestyrelsesmedlem, Britt Ohlfeldt Leth, genvalgt for 2 år. Beboeranalyse Til samtlige beboer er der den udsendt skrivelse vedrørende beboeranalyse og den efterfølgende udfærdigede rapport samt en tak for deltagelse. Bemærk de udvidede åbningstider hos driftslederne, der er gældende fra den Rapporten kan læses på boligorganisationens hjemmeside. Projekter i boligorganisationen Der er indgået en rammeaftale med køkkenleverandør JKE Design Amager. Rammeaftalen er udarbejdet for en given kategori af køkkentyper og med det formål, at der uanset afdeling, skabes mulighed for at opnå fordelagtige rabatter ved køb af nye køkkener. Rammeaftalen er udarbejdet efter en prækvalifikation, hvor 5 leverandører afgav et tilbud, som JKE Design Amager vandt. Administrationen er sammen med Logic Media, med i et forsøg, hvor alle projekter herunder mangelgennemgang digitaliseres. Forsøget udføres på Tårnbyparken. Der har i beretningsperioden været arbejdet med etablering af et nyt mail- og kalendersystem (opgavefunktioner, adviseringer og status), bestyrelsesweb (afdelingsbestyrelsernes adgang til relevante informationer herunder økonomi, indkaldelser og referater m.v.) og ny it-strategi, med retningslinjer omkring sikkerhed og procedurer. Det sidste sker i tæt samarbejde med Revisionsinstituttet. 8

9 Bredagergården: Til de personer, der er midlertidigt genhuset i forbindelse med helhedsplanen er der den fremsendt invitation til fremvisning af beboervalg til køkken og badeværelse. Til samtlige beboere er der fremsendt påmindelse om ekstraordinært informationsmøde vedrørende tidsplan. Til beboerne er der fremsendt oplysning om, at projektet er forsinket, men at der ikke sker ændringer i den nuværende leje i perioden frem til den reelle indflytning. Til lejerne er der fremsendt meddelelse om forlængelse af tidsplan. Nordmarksgården: Afdelingsmødet besluttede den , at afdelingsbestyrelsen skulle udarbejde oplæg til helhedsplan i afdelingen. Tårnbyparken: Fra Dominia er der den modtaget indstilling af vinder af tilbudsgivning på nye altaner, som blev Kærsgaard A/S. Fra Dominia er der den modtaget indstilling af vinder af tilbudsgivning på vinduer og døre, som blev Velfac A/S. Tårnby Kommune er ved brev af den tilskrevet vedrørende af udskiftning af vinduer, kælderdøre og altaner, istandsættelse af murværk samt maleristandsættelse af vinduer og indgangspartier vedtaget på det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde den og efterfølgende vedtaget ved urafstemning med et flertal på 72 %. I forlængelse heraf er Tårnby Kommune ansøgt om godkendelse af 30-årigt tillægslån i BRF Kredit på kr Kastruphuse: Fra Tårnby Kommune, teknisk sekretariat er der den modtaget meddelelse om truffen beslutning om igangsættelse af lokalplanarbejde for boligbebyggelse Kastruphuse. Til samtlige beboere er der den fremsendt invitation til informationsmøde vedrørende renovering af afdelingen. Til 9 lejere i Saltværksvej 21 D er der den fremsendt skrivelse, udkast til regulering af huslejen (nedsættelse) og 2 stemmesedler vedrørende nedlæggelse og ombygning af bofællesskabet. Fra Mangor & Nagel er der den modtaget 3 høringssvar i forbindelse med forslag til Lokalplan 122 (etablering af 3. sal på fire bygninger). Til beboerne er der den fremsendt indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde vedrørende renovering af afdelingen. Til beboerne er der den fremsendt invitation til åbent hus vedrørende energirenovering. Til beboerne er der fremsendt revideret brochure over skitseprojekt Energirenovering Kastruphuse. 9

10 Til beboerne er der fremsendt tilbud om personlig samtale med boligsocial medarbejder Malene Pedersen og byggeteknisk chef Thomas Andersen i forbindelse med energirenovering i afdelingen. Der forelå huslejeeksempler på huslejeniveau, såfremt der stemmes JA ved den kommende afstemning vedrørende renovering af Kastruphuse. Der forelå referat fra det ekstraordinære afdelingsmøde afholdt den vedrørende renovering af Kastruphuse. 74 stemte JA, mens 19 stemte NEJ. - Forslag vedtaget! Til beboerne i bofælleskabet er der fremsendt resultat af urafstemning vedrørende nedlæggelse af bofælleskabet. Resultatet blev et JA. - Tårnby Kommune ansøges herefter om tilladelse til nedlægge bofællesskabet. Vægterparken: Til samtlige beboere er der den fremsendt orientering om prøveopsætning af to køkkener og garderobeskabe, hvor det vil være muligt se disse og stille spørgsmål på udvalgte dage. Fra 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer er der den modtaget underskrevet mistillidserklæring til formand Hanne Bindslev, som derfor har valgt at trække sig. Tårnby Kommune er ved brev af den tilskrevet vedrørende etablering af nye køkkener samt udskiftning af vinduer og døre, som vedtaget på det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde den I forlængelse heraf er Tårnby Kommune ansøgt om godkendelse af 30-årigt tillægslån i BRF Kredit på kr Til Vægterparken 189 er der fremsendt bekræftelse på modtagelse af indsamlede underskrifter fra mere end 25 % af beboerne vedrørende mistillidsvotum til den siddende afdelingsbestyrelse og formand Hanne Bindslev. Ved referat af afdelingsbestyrelsesmøde den fremgår det, at den tilbageværende del af afdelingsbestyrelsen har besluttet at trække sig. Til samtlige beboere er der den fremsendt indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde den , kl med det ene formål at vælge en ny afdelingsbestyrelse. Til tidligere formand Hanne Bindslev er der ved brev af den fremsendt oplysning om, at hun fortsat kan virke i organisationsbestyrelsen og i repræsentantskabet, da hun er valgt af repræsentantskabet. Randkløvehuse: Afholdte udbud vedrørende renovering af elevator blev vundet af Otis. Fra MASU Planning er der den modtaget kopi af ansøgning til Tårnby Kommune (fremsendt den ) om tilladelse til udførelse af projekt til renovering af udearealer i Anhøj og Jershøj herunder tilladelse til udførelse af anlæg til nedsivning af regnvand fra tag- og belægningsoverflader. Fra MASU Planning er der den modtaget kopi af ansøgning til Tårnby Kommune (fremsendt den ) om tilladelse til udførelse af projekt til udskiftning af adgangstrapper til 1. sals boliger i Anhøj og Jershøj. 10

11 Fra Tredje Natur er der den modtaget meddelelse om byggetilladelse vedrørende trappeudskiftning i Jershøj og Anhøj. Fra Tredje Natur er der modtaget afslag fra Tårnby Kommune på dispensationsansøgning vedrørende overdækkede cykelskure og uoverdækkede renovationsinddækninger. Fra Tredje Natur er der modtaget licitationsresultat vedrørende det grønne projekt. Det skal bemærkes, at organisationsbestyrelsen godkender projektet under forudsætning af, at affaldsskure og skure på terræn ikke er en del af projektet, da disse elementer afventer en godkendelse fra Tårnby Kommune. Firmaet Malmos vandt blandt 3 tilbudsgivere. Saltværkshuse: Fortsat arbejde med en revideret helhedsplan. Flyverbo: Fra Otis er der den modtaget 2 reviderede tilbud på modernisering at elevatorerne Alléen Tilbud fra Otis på renovering af el, teknik i elevator samt kabine og nye døre på afsatser blev valgt! Administrationen: Ny It-sikkerhedspolitik udarbejdet i samarbejde med Revisionsinstituttet og administrationen er godkendt på organisationsbestyrelsens møde den Fra Arkitektfirmaet Friis Andersen A/S er der modtaget kopi at fremsendt brev til de bydende, hvor det meddeles, at Bo-Hus A/S er indstillet til kontraktforhandlinger. Nyt beboerweb, nyt bestyrelsesweb og nyt dagsordenssystem til brug i organisationsbestyrelsen forventes klar til brug januar Hjemmesiden får en opgradering snarest muligt. Fra BOAS Specialisterne er der den modtaget tilbud på scanning af ca sider vedr. digital arkivering af aktive boligsager, og øvrige dokumenter Godkendt. Digital arkivering er i gang og forventes afsluttet i forbindelse med administrationens flytning til nye lokaler. Fra Willis er der den modtaget kort opsummering af beslutningsoplæg vedrørende nyt forsikringsprogram for administration og servicering af skader m.v., og som noget nyt, etablering af en kollektiv ulykkesforsikring for samtlige medarbejdere. Willis anbefaler valg af Gjensidige Forsikring for en 3-årig periode. Nyt vedligeholdelsesreglement er under udarbejdelse og forventes udsendt i løbet af oktober/november Boligsociale aktiviteter Dato Aktivitet Hold Udbudt til Dec Biograftur Alle beboere 11

12 Dec Julebag (403) 2 hold Alle beboere Jan Advokatvagt (403) Alle beboere Jan Fernisering (408) Falhøj og 408 beboere Jan.-mar Seniorsurf ( ) 2 hold Alle beboere Feb. maj 2015 Zumba (403) 2 hold Alle beboere Marts Infocafe (403) Alle beboere April okt Infocafe (407) Alle beboere April 2015 Bagning (403) 1 hold Alle beboere Juni 2015 Studietur På Sjælland Bestyrelserne Infocaféen i Vægterparken er efterfølgende blevet lukket, da den manglede opbakning. Personale Pr er udlejningsmedarbejder Diana Løvenholdt fratrådt Pr er receptionist/udlejningsmedarbejder Louise Holme ansat. Fremtiden På det afholdte bestyrelsesseminar den oktober 2015 var fokus rettet mod følgende: - Effektivisering på driftsområdet herunder fællesbrug af materiel, optimering af driftspersonale mv. for at minimere fremtidens lejeforhøjelser. - Udbud på bolignettet (Tv, internet og telefoni). - Fremtidssikring i afdelingerne omkring energi og miljø. - Fremtidssikring i afdelingerne omkring helhedsplaner. Afslutning Som afslutning bringes her den traditionelle tak fra bestyrelsen for det gode samarbejde med afdelingsbestyrelserne, ligesom der bringes en tak til boligorganisationens ansatte for godt samarbejde i den forløbne periode. Endelig bringes en tak til de myndigheder og organisationer, som boligorganisationen har haft samarbejde med i beretningsperioden, herunder specielt Tårnby Kommunalbestyrelse. Kastrup, den P.b.v. Leif Eide Nielsen 12