Vedr.: Oplæg til evt. overtagelse af Vejby Gl. Skole

Transkript

1 Stilet til: Hjørring Kommune Dato for fremsendelse: Indholdsfortegnelse 2) Tidsplan 3) Beskrivelse af baggrund og formål 4) Underskrevne vedtægter for den selvejende institution 7) Udkast til driftsbudget 8) Overtagelsesdokument 9) Tegningsudkast/grovskitse Vejby, den 30. april 2019 Bestyrelsen for den selvejende institution XXX (navngives efter den 1. maj 2019) /BJE 1

2 Tidsplan, arbejdsgruppe/bestyrelse Aktivitet/Ansvarlig Uge 13 Uge 14 Uge 15 Uge 16 Uge 17 Uge 18 Uge 19 Uge 20 Uge 21 Møde, Opgavefordeling mv Næste møde, Arbejdsgruppen Vedtægter, Birgit Budget, Jette Forsikring, Erik, Jørgen Kandidater, Erik - Birgit??? Løbesedler, stift. generalf. Birgit Omdeling, løbesedler Erik Sponsor, annoncering Erik Postkasse - Erik Møde, Hj. Kom. + Ny bestyrelse Civilstyrelsen (Virk.dk) kontaktet Budgetudkast, revideret SWOT-analyse, udkast - Erik Dagsorden, stift. Generalf. Birgit Indsendelse til Hj. Kommune Internt møde, Helle/Line Klargjort materiale, intern behand Direktionsmøde Økonomiudvalgsmøde Senest opdateret: Opgave gennemført Opgave planlagt Deadline, 1. maj - Hj. Kommune /BJE 2

3 Formål Formålet med at overtage og dermed bevare Vejby Gl. Skole som et kulturhus er at sikre et samlingssted, der kan appellere til såvel børnefamilier, unge og ældre borgere (som der er mange af i området). Kort sagt: Et møde- og aktivitetshus der danner rammen om kulturelle og folkeoplysende aktiviteter inviterer bredt på tværs af gøremål og generationer kan fastholde men også udbygge - det gode sammenhold i landsbysamfundet Baggrund Efter Hjørring Kommunes officielle udmelding om at stoppe tilskud til drift af Vejby Gl. Skole, har der været afholdt en række borgermøder. Skolen er byens/nærmeste oplands eneste samlingssted i en radius af ca km. Det er helt essentielt for det lille samfunds fortsatte eksistens, at man har et samlingssted. Vi ser med stor alvor på risikoen for fraflytning og dermed landsbydød, hvis vi ikke bevarer samlingsstedet. Skolen har i flere generationer fungeret som samlingssted i et tæt samarbejde med Vejby Kirkes menighedsråd og med Spejderne et samarbejde der tillige er blevet styrket i form af mange fælles arrangementer de seneste år. Der pågår desuden en lang række aktiviteter både sommer og vinter i og omkring huset /BJE 3

4 Vedtægter for den selvejende institution xxxxxx 1 Foreningens navn er: 2 Foreningens hjemsted er: Vejbyvej 603 og 605A, Vejby, 9760 Vrå, Hjørring Kommune. 3 Foreningens formål er: At vedligeholde og drive kulturhuset, så det danner rammen om kulturelle og folkeoplysende aktiviteter for alle aldersgrupper. 4 Alle som har interesse i at arbejde positivt med, eller på anden vis støtte den selvejende institution, har ret til at være medlem af foreningen. Udmeldelse kan ske med 3 måneders varsel til udløb af kalenderåret. Udmeldte medlemmer har ikke krav på andel i den selvejende institutions formue. 5 Den selvejende institution hæfter alene med sin formue. Der påhviler ikke institutionens bestyrelse nogen personlig hæftelse. 6 Kontingent fastsættes for det kommende år på den årlige generalforsamling. 7 Generalforsamlingen er den selvejende institutions højeste myndighed i alle anliggender. Medlemmer, der har betalt kontingent er berettiget til at deltage i og stemme ved generalforsamlingen. Bestyrelsen kan invitere andre til at deltage i generalforsamlingen. Derudover er ingen berettiget til at deltage i generalforsamlingen. Hvert medlem har én stemme, og der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Generalforsamlingen afholdes hvert år inden udgangen af april måned. Der indkaldes med mindst 14 dages varsel ved opslag og indkaldelse via til alle medlemmer. Indkaldelsen skal indeholde forslag til dagsorden. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest ved udgangen af februar måned 8 Dagsorden for generalforsamlingen er: 1. Valg af dirigent /BJE 4

5 2. Valg af mindst 2 stemmetællere 3. Bestyrelsens beretning 4. Fremlægning og godkendelse af årsregnskab 5. Fastsættelse af det kommende års kontingent 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen 7. Valg af suppleanter til bestyrelsen 8. Valg af revisor og revisorsuppleant 9. Indkomne forslag 10. Eventuelt Beslutninger på generalforsamlingen afgøres ved simpel stemmeflerhed. Såfremt et medlem ønsker det, kan afstemningen foregå skriftligt. 9 Ekstraordinær generalforsamling afholdes når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst ¾ af medlemmerne eller foreningens revisor skriftligt anmoder bestyrelsen herom. Anmodningen skal være begrundet. Bestyrelsen skal herefter indkalde senest 14 dage efter begæringens modtagelse, og afvikles efter bestemmelserne for ordinær generalforsamling. 10 Ændringer i vedtægter kan kun vedtages på generalforsamlingen. Forslag om ændringer af vedtægter kræver flertal af 2/3 af institutionens medlemmer. Er der ikke på generalforsamlingen mødt 2/3 af medlemmerne, men forslaget bliver vedtaget med simpelt flertal, kan forslaget vedtages med simpelt flertal på den efterfølgende generalforsamling, uden hensyn til antal fremmødte medlemmer. Ændringer i vedtægter forudsætter godkendelse af Hjørring Kommune. 11 Institutionen ledes af en bestyrelse bestående af 5 personer, der vælges for 2 år ad gangen. Det tilstræbes at kun halvdelen af bestyrelsen er på valg hvert år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med valg af formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg, der dog ikke kan forpligte den selvejende institution uden forudgående godkendelse af bestyrelsen. Afgår et bestyrelsesmedlem indtræder suppleanten. Suppleanten afgår ved næste generalforsamling, men kan genvælges. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden for arbejdet, og specificerer formandens bemyndigelse. De nødvendige udvalg nedsættes af bestyrelsen, som også udarbejder retningslinjer for arbejdet i udvalgene. 12 Foreningen tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem i forening eller af 3 medlemmer af bestyrelsen. 13 Den selvejende institutions regnskab revideres af en på generalforsamlingen valgt revisor /BJE 5

6 14 Foreningens regnskabsår er 1. januar til 31. december. Første regnskabsår løber fra den stiftende generalforsamling til den 31. december. 15 Den selvejende institution kan opløses efter samme regler, som ved ændring af vedtægter jf. Ved opløsning af foreningen skal foreningens eventuelle formue doneres eller bortskænkes til et formål, der efter generalforsamlingens vurdering svarer til den selvejende institutions formål. Der kan ikke ske udbetaling af formuen til medlemmerne. Det forudsættes, at formuen anvendes til formål, som Hjørring Kommune lovligt kan støtte. Vedtaget på den stiftende generalforsamling den 16. april 2019 Foreningens stiftere: /BJE 6

7 Udkast, Driftsbudget Driftbudget 1/ til 1/ for den selvejende institution XXXX i Vejby Udgifter: Indtægter: Ejendomsskat (IE)??? Vejby Smidstrup Beboerforening ,00 kr. El ,00 kr. Lokalhistorisk Arkiv ,00 kr. Vand & kloak 4.750,00 kr. Vejby Menighedsråd 3.000,00 kr. Renovation 1.600,00 kr. Vejby Smidstrup Vandværk 3.000,00 kr. Internet 3.600,00 kr. DCH (IE) 3.000,00 kr. Falck ildslukker tilsyn 350,00 kr. Udlejning til private 8.000,00 kr. Varmepumpe tilsyn 2.000,00 kr. Fonde??? Forsikring ,00 kr. Gaver / Sponsorstøtte??? Vedligehold ,00 kr. Domæne, hjemmeside 2.850,00 kr. Indtægter i alt: ,00 kr. Reinvestering ,00 kr. Udgifter i alt: ,00 kr. (IE) = Ikke endeligt aftalt Senest opdateret /BJE 7

8 Overtagelse af Vejby Gl. Skole krav/behov Møde med repræsentanter fra Hjørring Kommune den 24. april 2019 drøftelse/forventningsafstemning vedr. overtagelse af skolen. Minimumskrav Behovsliste kr. til et renoveringsprojekt som indeholder nyt køkken, renovering af gulve, ændringer i ruminddelingen i bygningen mv. El-rapport Brandsyn gennemført Handicap Toilet Etablering af brandtrappe (overetagen) Renovering af eksisterende toilet Rampe ved indgang Lys på pladsen (kobles på gadebelysningen) Varmepumpe, luft/luft eftersyn/udskiftning Ny vandvarmer Vand/kloakeringsforhold (P.t. ingen planer vedr. separat kloakering i Vejby) De kr. skal understøtte den selvejende institutions muligheder for at søge andre fonde (jf. formål og baggrund) Bemærkninger til Minimumskravene: Før overtagelse skal kommunen sikre og dokumentere, at bygningen overholder gældende lovgivning for det pågældende bygningssæt/matrikel. Bemærkninger til Behovsliste: Vi ønsker at igangsætte et projekt (opbakning fra Hj. Kom.) - et projekt kommunen vil bakke op om/gå ind i. Ved at etablere et projekt, får vi mulighed for at søge midler. Projektet er en forudsætning for, at vi - på sigt kan få skabt en stabil indtægt /BJE 8

9 /BJE 9