REFERAT. E/F Elmegården ordinær generalforsamling

Transkript

1 EJENDOMS- ADMINISTRATION Aalborg, 1. maj 2018 Ejendomsnummer REFERAT E/F Elmegården ordinær generalforsamling Mødested: Gimsing Kunst og Kulturcenter Mødedato: 10. april 2018, kl Fremmødte: Der var repræsenteret 42 af foreningens 114 lejligheder, heraf 6 ved fuldmagt, der repræsenterende af ejendommens i alt stemmeberettigede fordelingstal. Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. ns beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Status på varmeforsyningens kapaciteter i forhold til bygningernes isoleringsmæssige tilstand. 5. Forslag: a. Forslag fra bestyrelsen: n anmoder om tilladelse til planlægning samt opførsel af en legeplads på græsplænen mellem Elmevej 4 og 6 i området tættest på det fælles affaldsskur. Estimeret pris hertil på ca. kr ,00 ved første års ydelse. b. Forslag vedr. udlejning i E/F Elmegården: i. Forslag fra udlejningsudvalget lempelse af regler for udlejning af lejligheder i Elmegården. Se bilag A. ii. Forslag fra bestyrelsen vedtagelse af procedure for udlejning i E/F Elmegården. Se bilag b. c. Forslag fra Susanne Lynge Pedersen. Se bilag C. d. Forslag fra Martha og Svend Aage. Se bilag D. e. Forslag fra Birthe Thorenfeldt. Se bilag E. f. Forslag fra Ruth Hammer. Se bilag F. 6. Forelæggelse af budget til godkendelse. 7. Fastsættelse af bod - fremleje - jfr. 20, stk Valg af formand for bestyrelsen. a. Formanden Henry Bitsch var på valg og villig til genvalg. 9. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. a. På valg var: i. smedlem Georg Knudsen og villig til genvalg. ii. smedlem Rasmus Lyberth og villig til genvalg. 10. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 11. Valg af statsautoriseret revisor. 12. Eventuelt. 1. Valg af dirigent og referent. Formanden foreslog Kirsten Cleyton fra DEAS A/S som dirigent. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Som referent blev Line Lohmann fra DEAS A/S valgt, hvorefter hun præsenterede sig selv, da hun var blevet foreningens nye kontaktperson. Line kan kontaktes på tlf.: , [email protected]. Herefter konstaterede dirigenten, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes bestemmelse samt at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i dagsordenens punkter, dog således at forslag nr. b,i krævede 2/3 flertal for beslutning og forslag F krævede samtykke fra samtlige ejere. DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel [email protected] cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus

2 2. ns beretning for det senest forløbne år. Formanden Henry Bitsch fremlagde bestyrelsens beretning, der havde været medsendt indkaldelsen og uddybede enkelte punkter. Beretningen vedlægges nærværende referat. Formanden opfordrede til at man om aften benyttede sig af kørelys omkring blok 6 for ikke at genere beboerne og opfordrede ligeledes til at holde fartgrænsen ved 10 km i timen. En ejer fik på forespørgsel oplyst, at vejen var privatvej, hvorfor det var foreningen, der beslutter fartgrænsen, hvortil formanden henviste til foreningens husorden. Da der ikke var yderligere spørgsmål til beretningen blev denne taget til efterretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. Line Lohmann fremlagde årsregnskabet for Regnskabet viste et resultat på kr ,00, som var overført fra foreningens egenkapital, der herefter pr. 31. december 2017 udgjorde kr ,00. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål til årsregnskabet, hvorefter årsregnskabet herefter blev enstemmigt godkendt. 4. Status på varmeforsyningens kapaciteter i forhold til bygningernes isoleringsmæssige tilstand. smedlem Jørn oplyste, at foreningen netop havde afsluttet sagen og det sidste havde været, at få installeret snavsfilter. Jørn forklarede, at det var afkølingen af returvandet, der havde været et problem og havde kostet foreningen ekstra på varmeregnskabet. Efter arbejdet kan det nu konstateres, at foreningen ligger over niveau og derved ikke skulle blive straffet fremadrettet for forkert afkøling. Desværre oplevede foreningen stadig problemer, hvor man var kommet frem til, at det skyldtes at foreningen mangler varmekapacitet i radiatorstørrelse. Hertil fremlagde Jørn følgende tal: Elmevej 1, + 2 % kapacitet Elmevej 3, - 16 % kapacitet Elmevej 4, - 12 % kapacitet Elmevej 6, - 23 % kapacitet Jørn forklarede endvidere, at der var 2 mulige løsninger til problemet. Enten genetablering af de nedtaget radiatorer ellers kan der kigges på ejendommens isolering. Dertil havde foreningen fået lavet en termografiundersøgelse i 2018, som viste stor varmeudslip fra vinduerne. Derfor vil en af løsningerne være at kigge på udskiftning af vinduer og døre. En ejer fra Elmevej 6 oplyste at de havde fået oplyst fra en VVS er, at deres radiator var for lille og havde derefter fået den udskiftet til en større, hvorefter ejeren have oplevet en tydelig forbedring. Jørn oplyste til slut at bestyrelsen havde foreningens arkitekt til at lave beregninger til, hvor meget foreningen kan opnå af besparelse i forbindelse hermed. 5. Forslag. a. Forslag fra bestyrelsen etablering af ny legeplads smedlemmet Egon motiverede bestyrelsens forslag med, at den gamle legeplads var blevet fjernet grundet forfaldenhed. Det opleves nu, at der var kommet flere børn i foreningen, hvorfor bestyrelsen ønskede bemyndigelse til at benytte kr ,00 af foreningens midler til at etablere en ny legeplads. Der blev en mindre debat om emnet, hvor nogle i forsamlingen støttede op om forslaget og ønsket om at forblive et godt område. Hvor andre i forsamlingen ikke støttede op om legepladsen da det var mange penge nu foreningen står overfor større vedligeholdelsesarbejder. 2

3 En ejer foreslog ligeledes en trampolin, hvilket bestyrelsen tog til efterretning. Dog vil bestyrelsen sikre at den ny legeplads overholder alle forskrifter og der ligeledes føres tilsyn jævnligt. En ejer fik på forespørgsel oplyst, at der var tale om at legepladsen betales 100 % af foreningen, hvorfor der ikke vil være reklamer på den, som sidste års forslag forlød. Herefter satte dirigenten forslaget til afstemning, hvorefter det kunne konstatere at forslaget blev vedtaget med for, 754 stemmere for nej og 53 blanke. b. Forslag vedr. udlejning i E/F Elmegården: i. Forslag fra udlejningsudvalget lempelse af regler for udlejning af lejligheder i Elmegården. Dirigenten startede med, at påpege at forslagets punkt 3 & 4 ikke var en klausul som foreningen har bemyndigelse til at pålægge. Dirigenten konstaterede derfor at punkt 3 og 4 udgik af forslaget, hvilket var sket efter aftale med forslagsstillerne. Patrick fra EDC, der var inviteret til generalforsamlingen motiverede forslaget med hans synspunkter som ejendomsmægler, der kunne fremme salget af lejlighederne i foreningen. Han oplevede blandt andet at manglende forældrekøbstilladelse har været en hindring for salg, ligesom bestemmelsen om udlejning har været en hindring. Forslagsstillerne bakkede op om Patricks udsagn og motiverede ligeledes forslaget med, at det skal være nemt at komme til og fra foreningen. En ejer stillede spørgsmål til punkt 6 n kan i særtilfælde give tilladelse til fx forældrekøb og omvendt forældrekøb Sådanne tilfælde tages op som punkter til bestyrelsesmøder som det er tilfældet med udlejningsforespørgsler i dag. og ønskede uddybning på ordet særtilfælde. Herefter kom en ejer med et ændringsforslag: Det er tilladt med forældrekøb og omvendt forældrekøb hvilket mange i forsamlingen tilsluttede sig. Efter en god debat omkring forslaget, hvor mange gode og forskellige synspunkter blev hørt satte dirigenten forslagene til afstemning, med det mest vidtgående først. Dirigenten kunne konstatere at forslaget, som var udsendt med dagsorden, minus punkt 3 og 4 faldt med samtlige stemmere imod. Herefter satte dirigenten forslaget inkl. ændringsforslaget til afstemning og kunne herefter konstatere at dette var foreløbigt vedtaget med for, 527 imod og 225 blanke. Der vil blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling for endelig afstemning. ii. Forslag fra bestyrelsen vedtagelse af procedure for udlejning i E/F Elmegården. Da ovenstående forslag skulle op på en ekstraordinær generalforsamling konstaterede dirigenten at bestyrelsens forslag vil overgå til denne også, hvor ændringerne fra udlejningsudvalget er taget i betragtning. c. Forslag fra Susanne Lynge Pedersen. 1. Forslag ønske om nedsættelse af et udvalg til nærmere undersøgelse af elevatorer i foreningen. Mange i forsamlingen bakkede op om forslaget. Der blev dog henstillet til, fra en ejer, at sådan et arbejde skulle medtages i foreningens handlingsplan i stedet for. Dirigenten satte to forslag til afstemning: Første afstemning med, at udvalget skulle nedsættes nu, hvor kun 4 var for ved håndsoprækning. 3

4 Anden afstemning med, at der arbejdes videre med emnet og det medtages i foreningens handlingsplan og dirigenten konstaterede hertil, forslaget vedtaget med simpelt flertal ved en håndsoprækning. 2. Forslag ønske om udvidelse af altanerne, der finansernes via egenbetaling. Susanne Lynge Pedersen motiverede selv sit forslag og forslaget gik mest på, at der skulle nedsættes et udvalg til nærmere undersøgelse af punktet. Dirigenten oplyste, at man skulle starte med at høre kommunen om de overhovedet vil give tilladelse hertil. En ejer ønskede at stuelejlighederne tages med i betragtning i forhold til lyset. Dirigenten satte, efter en kort drøftelse, forslaget til afstemning og kunne herefter konstatere med kun 1 stemme for, ved håndsoprækning, at forslaget var faldet. d. Forslag fra Martha og Svend Aage. Svend Aage motiverede selv hans forslag, hvortil han oplyste, at bestyrelsen havde kommet ham i forkøbet ved at udskifte garageportene. Forslaget blev derefter trukket tilbage. I samme forbindelse blev der stillet ønske til, at få kigget på udskiftning af vinduer / døre i blok 4, hvilket bestyrelsen tog til efterretning. e. Forslag fra Birthe Thorenfeldt forslag til etablering af petanquebane eller andet på området, hvor der tidligere havde været en legeplads. Birthe motiverede selv hendes forslag med ønsket om at bidrage til gøre noget aktiv for at fremme et godt miljø beboerne imellem og højne fællesskabet. Efter en kort drøftelse af forslaget tog bestyrelsen dette til efterretning. f. Forslag fra Ruth Hammer ønske om opdeling af foreningen i 4 selvstændige foreninger. Ruth motiverede selv forslaget med begrundelse for forskellighed, der var blokkene imellem. En ejer udtrykte, at det gjorde hende ondt at læse sådan et forslag. Dirigenten oplyste til forslaget at dette skulle vedtages jf. foreningens vedtægter med samtykke af samtlige af foreningens medlemmerne, hvorefter Ruth trak sit forslag tilbage. 6. Forelæggelse af budget til godkendelse. Line Lohmann gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2018 med uændret fællesudgifter og med udgifter på i alt kr ,00, hvoraf de kr ,00 var til løbende vedligeholdelse og kr ,00 til større vedligeholdelsesarbejder. Det blev på forespørgsel oplyst, at der ikke sker en stigning i den ekstra opkrævning i E/F bidrag og forskellen udelukkende skyldes, at den budgetterede indtægt i 2018 var for et helt år, hvorimod den anførte indtægt i 2017 kun var for 6 måneder. 4

5 Det fremlagte budget for 2018 blev enstemmig godkendt som nedenstående: 7. Fastsættelse af bod - fremleje - jfr. 20, stk. 4. n havde ikke lagt op til en stigning af boden og dirigenten gik direkte til afstemning og kunne konstatere dette vedtaget med simplet flertal ved håndsoprækning. 8. Valg af formand for bestyrelsen. Formanden Henry Bitsch var på valg og var villig til genvalg. Ligeledes blev det meddelt, at Jens Erik Stensgaard, der desværre ikke var fremmødt, ønskede at stille op som formand. Der var derfor kampvalg om formandsposten med følgende resultat: Henry Bitsch Jens Erik Stensgaard Blanke Gået stemmer efter fordelingstal stemmer etter fordelingstal 280 stemmer efter fordelingstal 112 stemmer efter fordelingstal 5

6 9. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. a. På valg er: Følgende bestyrelsesmedlemmer var på valg til bestyrelsen og alle var villige til genvalg: Georg Knudsen Rasmus Lyberth Da der ikke var nogle modkandidater blev begge bestyrelsesmedlemmer valgt for en 2-årige periode. n fik herefter følgende sammensætning: Henry Bitsch (formand) ejer af Elmevej 6, dør 15 (på valg i 2020) Georg Knudsen ejer af Elmevej 3, dør 20 (på valg i 2020) Rasmus Lyberth ejer af Elmevej 6, dør 6 (på valg i 2020) Egon Kristensen ejer af Elmevej 6, dør 25 (på valg i 2019) Jørn Hansen ejer af Elmevej 4, dør 13 (på valg i 2019) 10. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Der var genvalg til Susanne Lynge Pedersen, ejer af Elmevej 6, dør 6 som 1. suppleant og Birthe Thornfeldt Nielsen, ejer af Elmevej 4, dør 10 som 2. suppleant. 11. Valg af statsautoriseret revisor. Krøyer Pedersen blev genvalgt som foreningens revisor. 12. Eventuelt. Det blev oplyst af bestyrelsen, at den ekstraordinær generalforsamling afholdtes samme sted den 7. maj 2018 kl En ejer ønskede at rentebreve fremsendes til ejerne tidligere end i de forgående år, hvilket Line Lohmann fra DEAS A/S tog til efterretning. Der lød en stor tak til bestyrelsen for at drive foreningen, hvilket forsamlingen bakkede op om. Dertil lød der en særlig tak fra en ejer til Jørn for hans store arbejde i forbindelse med arbejderne af forbedring af varmekapaciteten i lejlighederne. En ejer ønskede rengøring af trappetårnene, da disse ikke blev vasket. n tager punktet op med foreningens vicevært. Hertil blev det oplyst, at når det regner er belægningen i trappetårnene glatte, hvilket bestyrelsen ligeledes tog til efterretning. En ejer stillede ønske om, i denne forbindelse, at foreningen har en fast vicevært i stedet for timebaseret. Mange i forsamlingen bakkede op om dette forslag. n havde vendt punktet i årets løb og vil selvfølgelig tage det op igen. Herefter kunne dirigenten konstatere, at dagsordens punkter var udtømt og hævede generalforsamlingen mens hun takkede de fremmødte for en god og saglig debat. Generalforsamling blev hævet kl Dette referat er underskrevet elektronisk ved brug af NemID, jf. foreningens vedtægter. Underskrifterne fremgår af dokumentets sidste side. 6

7 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Jørn Hansen Serienummer: PID: IP: :08:30Z Kirsten Cleyton Dirigent Serienummer: CVR: RID: IP: :11:48Z Egon Kristensen Serienummer: PID: IP: :34:14Z Rasmus Aaboe Lyberth Serienummer: PID: IP: :25:07Z Henry Bitsch Petersen Formand På vegne af: E/F Elmegården Serienummer: PID: IP: :53:29Z George Grønhøj Knudsen På vegne af: E/F Elmegården Serienummer: PID: IP: :13:45Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <[email protected]>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: