Nyt system og blanket til aftaler om gravstedsvedligeholdelse Kontaktperson: Elisabeth Gram Jeppesen

Transkript

1 Nyt system og blanket til aftaler om gravstedsvedligeholdelse Kontaktperson: Elisabeth Gram Jeppesen Som der tidligere er informeret om kommer der et nyt system, til oprettelse af aftaler om vedligeholdelse af gravsteder systemet sættes i drift den 3. september Men allerede fra på mandag sker den første ændring, som består i en ny blanket til aftaler oprettelse af aftaler. Blanketten erstatter alle tidligere anvendte blanketter til aftaler om flerårig vedligeholdelse af gravsteder (legataftaler) på folkekirkens kirkegårde. Menighedsrådene opfordres til at give deres kirkeværge, kirkegårde og regnskabsfører besked. Den nye blanket er det første led i indførelsen af det nyt it system til registrering af Gravstedsaftaler GIAS. Den vedlagte blanket er beregnet til at blive udfyldt på papir, hvorefter oplysningerne kan indtastes og beregnes i GIAS. En tilsvarende blanket kan udfyldes direkte i GIAS. Provstierne er i øjeblikket i gang med at foretage den indledende opsætning af GIAS for den enkelte kirkegård. GIAS er klar til at registrere nye aftaler fra den 3. september 2012 og kan behandle indbetalinger i slutningen af september. Fra i dag den 20. august lukkes for stifternes hidtidige registrering af gravstedsaftaler. I perioden indtil den 3. september 2012 skal nye aftaler laves på den nye papirblanket og indtastes i GIAS, når dette åbner den 3. september. Menighedsrådet (kirkeværgen)/kirkegården kan vælge selv at indtaste i GIAS fra den 3. september. Det er også muligt at fortsætte med som hidtil at indsende blanketten til stiftet, hvor oplysningerne så vil blive indtastet. I samarbejde med foreningerne for kirkegårdsledere og ansatte ved kirkegårdene (FDK og FAKK) tilbydes uddannelse i det nye system (GIAS) for kirkeværger og kirkegårde i september. Der er foreløbigt planlagt 6 kurser: Tirsdag 18. september Onsdag 19. september Torsdag 20. september Tirsdag 25. september Onsdag 26. september Torsdag 27. september Holsted Sognegård i Næstved Paarup sognegård i Odense Taastrup sognegård i Taastrup Bramminge sognegård i Bramminge Alderslyst sognegård i Silkeborg Brønderslev sognegård i Brønderslev Kurserne ligger i tidsrummet fra kl. 12 til kl. 16. Der serveres en let frokost og kaffe og deltagelse er gratis. Tilmelding kan fra på onsdag ske på Vi er opmærksomme på, at Brandsoft også tilbyder kurser i GIAS disse kurser henvender sig til de brugere, som anvender et kirkegårdssystem og koster kr. Det anbefales, at man i første omgang tilmelder sig de gratis kurser. De vigtigste ændringer med det nye system Den nye blanket Vejledning om brug af papirblanketten Vejledning om udfyldelse af de enkelte felter i blanketten Nyheden er udsendt til alle menighedsråd, kirkegårde, provstier og stifter

2 De vigtigste ændringer med det nye system til registrering af gravstedsaftaler 1. Alle aftaler laves fremover som tilbud i GIAS. Disse accepteres af kunden (gravstedsindehaver) ved betaling. Kundens underskrift på aftalen er derfor ikke længere nødvendig. Såfremt det ønskes af kunden, kan der udskrives alternative tilbud. Når kunden betaler, udsendes en faktura og kvittering til kunden. Menighedsrådet/kirkegårde modtager kopi i dataarkivet på Den Digitale Arbejdsplads (DAP). Dette gøres af det nye GiasCenter, som er beliggende i Viborg og Århus stifter. Ændringerne medfører en lettelse i menighedsrådenes bogføring af moms, som først skal afregnes i forbindelse med, at betaling er sket. 2. Brug af CPR-nummer og eboks Nye aftaler oprettes på grundlag af CPR-nummer for gravstedsindehaver og eventuel betaler og rummer desuden kontaktinformationer ( og telefonnummer). Det gør det let at oprette og vedligeholde en aftale med korrekte oplysninger fra CPR-registret. Tilbud samt faktura og kvittering når betaling er sket fremsendes pr. til kundens eboks. Såfremt kunden ikke ønsker at oplyse CPR-nummer, er det stadig muligt at lave en gravstedsaftale ligesom kunder, som endnu ikke anvender eboks modtager faktura og kvittering med almindelig post. 3. Prisoplysninger i tilbud og på faktura Alle priser er årlige priser (årlige stk. priser for blomster mv.). Aftalens samlede beløb beregnes ud fra den årlige pris og aftalens løbetid i år og måneder. Det nye system beregner automatisk tilbuddet på grundlag af opslag i det godkendte takstblad. Det skal være nemt for kunden at se, hvad der betales for.

3 LINKS: Vejledning om brug af papirblanketten I overgangsperioden - perioden 20. august til 3. september 2012 I overgangen fra det nuværende til det nye system skal tilbud udarbejdes på grundlag af den nye papirblanket, som kan indsendes til stiftet. Kunden kan få udleveret en kopi af udkastet, men får automatisk tilsendt et tilbud, når blanketten - fra den 3. september kan indtastes i GIAS. Menighedsrådet/kirkegården får også tilsendt en kopi af det endelige tilbud. Efter den 3. september Fra 3. september bliver det muligt at lave tilbuddet direkte i GIAS. Menighedsråd (kirkeværger)/kirkegårde, som selv taster i GIAS De, som vælger selv at indtaste de nye aftaler, kan gøre dette direkte i GIAS eller i det kirkegårdssystem *), som man måske allerede anvender. Her kan papirblanketten fortsat anvendes som en kladde. *) Kirkegårdssystemer fra Brandsoft og SkovboData vil fra starten kunne anvendes til at oprette tilbud i GIAS. ASK-systemet vil først blive klar senere. For alle systemer gælder det, at brugerne selv må træffe aftale med leverandørerne. Menighedsråd/kirkegårde, som ikke selv taster De, som vælger at lade stiftet, en anden kirkegård eller en forretningsfører foretage indtastningen, skal fortsat anvende papirblanketten. Når blanketten er udfyldt, sendes den til stiftet eller til den, der er lavet aftale med. Når blanketten er indtastet i GIAS, sørger systemet for, at der automatisk sendes et tilbud til kunden og en kopi til menighedsrådet.

4 Vejledning om udfyldelse af de enkelte felter i blanketten Vejledningen er primært rettet mod udfyldelse af papirblanketten. Når tilbud oprettes direkte i GIAS, findes vejledning til de enkelte punkter direkte på skærmen. Kirkegårdens navn og menighedsrådet Kirkegårdens navn og oplysninger om menighedsrådet skal skrives øverst. Når GIAS-systemet åbnes (3. september), kan papirblanketten udskrives med forudfyldte oplysninger om kirkegården. Gravstedsaftale Afkryds, om der er tale om en ny aftale, eller om der er tale om fornyelse eller forlængelse. Ved fornyelser og forlængelser angives nummeret på den tidligere aftale. Gravstedsindehaver og betaler Gravstedsindehavers (kundens) oplysninger angives. Det samme gælder for betaler, såfremt denne er en anden end indehaver. Ved indtastning i GIAS kan CPR-nummer/CVR-nummer anvendes og vil automatisk udfylde oplysninger om kundens navn og adresse. På papirblanketten bør det hele udfyldes. Kundens telefonnummer og oplysninger anvendes af GiasCentret til at kontakte og sende tilbud og faktura til kunden og er derfor vigtige. Såfremt kunden ikke har en , sendes almindeligt brev. Såfremt kunden ikke ønsker at oplyse CPR-nummer, kan der alligevel godt oprettes en aftale. Afdødes navn Afdødes CPR-nummer og navn skrives. Gravsted Oplysninger om gravstedet skal indeholde angivelse af gravstedstypen., Det hænger sammen med, hvilke ydelser der kan sælges (bemærk, at en urne kan nedsættes i et kistegravsted, mens det modsatte ikke kan forekomme). Gravstedets nummer skal angives, som det bruges på kirkegården. Aftalens start og slutdato skal angives i overensstemmelse med kirkegårdens vedtægter. GIAS arbejder med år og måneder. En aftale starter altid den første i en måned og udløber altid ved slutningen af en måned. Normalt vil en aftale starte den første i måneden efter betalingsfristens udløb. Gravstedets udløbsdato (det tidspunkt, hvortil brugsretten er erhvervet) skal oplyses, da en aftale ikke må løbe ud over dette tidspunkt. Der skelnes mellem aftaler med obligatorisk indhold (servitutbestemte ydelser) og aftaler uden. For aftaler med obligatoriske ydelser er betalingsfristen 14 dage. For øvrige aftaler er den 30 dage. Påmindelse om betaling udsendes af GiasCentret. Aftalen indeholder Det er muligt at vælge de ydelser, som findes i GIAS takstblad for den pågældende kirkegård. Alle priser angives som pris/år. På papirblanketten skal angives ydelsesnummer og ydelsesnavn samt antal (vigtigt f.eks. ved blomster). Ved indtastning af ydelsesnummeret i GIAS udfyldes automatisk ydelsens navn og pris ligesom tilbuddets samlede prise automatisk beregnes. Kunden får således først et egentligt tilbud, når dette udskrives fra GIAS. I overgangsperioden (20. august til 3. september) kan man såfremt GIAS' takstblad endnu ikke

5 er færdigt nøjes med at angive ydelsens navn. Ved den senere indtastning i GIAS skal den korrekte ydelse vælges ved opslag i GIAS takstblad. Det er vigtigt at være så præcis som muligt, således at kunden får det forventede. Kontaktoplysning (på den som har udfyldt tilbuddet) Kontaktoplysninger nederst på papirblanketten giver mulighed for, at kunden eller den, som taster i GIAS, kan kontakte den, som har udfyldt blanketten, og stille spørgsmål og eventuelt lave ændringer.

6