Hvidovre Kommune. Vejledning i brug af Interbook

Transkript

1 Hvidovre Kommune Vejledning i brug af Interbook

2 Generelt... 3 Login... 3 Brugernavn og kodeord... 3 Glemt kodeord... 3 Skift kodeord... 4 Kodeordet er nu skiftet Startsiden... 4 Startsiden... 5 Søg ledige tider... 5 Enkeltsøgning (enkelt dato)... 5 Avanceret søgning (tider i en periode eller sæsonudlån)... 8 Vis bookinger Bookinger Forespørgsler Afbooking af lokaler Søg anlæg Igangværende aktiviteter Vejledning Maillister Foreningsregister Foreningsoplysninger Forening Kontakter Ændring af oplysninger for eksisterende kontaktperson Skift af formand, kasserer eller kontaktperson Oprettelse af ny kontaktperson Sletning af kontaktperson Øvrige oplysninger Mine anlæg Kontakt os Side 2

3 Generelt Du kommer på Interbook ved at åbne din internetbrowser og gå ind på adressen Login Brugernavn og kodeord Brugernavn og kodeord oprettes og udleveres af Lokaleadministrationen i Kultur- og Fritidsafdelingen.. Brugernavnet svarer altid til "Kundeid" fra bookingbeskederne. På startsiden i nederste højre hjørne klikkes på "Log på" Herefter skifter billedet i nederste højre hjørne til dette Indtast brugernavn - svarer til "Kundeid" på bookingbeskeden. Indtast kodeord. Klik på "Log på". Glemt kodeord Har du glemt dit kodeord, så klik på "Glemt kodeord?" og dette billede kommer frem - her indtaster du "Brugernavn" og trykker "Send". Der vil så blive sendt en til den adresse, der er opgivet til brugernavnet. Side 3

4 Skift kodeord Vi råder til at skifte kodeord første gang der logges på Interbook. Dette gøres ved at klikke på "Skift kodeord".. Der skal indtastes Kodeord - det nuværende. Nyt kodeord. Nyt kodeord - gentag det nye kodeord. Klik på "OK". Kodeordet er nu skiftet Side 4

5 Startsiden Når du er logget på Interbook, er der nu kommet disse menupunkter i venstre side af skærmbilledet - hvert punkt vil efterfølgende blive beskrevet. Søg ledige tider Enkeltsøgning (enkelt dato) Her er der mulighed for at søge om ledig tid i f.eks. en foredragssal, et faglokale m.m. på en enkelt dato. Der er to valgmuligheder for at søge, og det er nok at bruge en af mulighederne. I første linie kan vælges sted f.eks. en skole og i anden linie "Aktivitet" kan vælges aktivitet f.eks. foredrag. Vælg sted eller aktivitet - (brug til højre for at vælge via listen) Vælg den dato lokalet ønskes (klik på datoen i kalenderen til højre) Klik på "Søg" Lad stå i "Søg på hele ugen". Her er der søgt på Avedøre Skole og alle skolens objekter (lokaler) vises. Klik på den linie med det objekt (lokale), der ønskes booket. Side 5

6 Her er der forespurgt på "Gymnastiksal 1". Skemaet viser status for de forskellige tider i Kantinen. Grønne felter er f.eks. ledig tid. Der kan bladres frem og tilbage mellem ugerne ved hjælp af < og > ved ugenr. Klik på det felt med den tid der ønskes - der kan kun klikkes på grønne og gule felter. Nedenstående skærmbillede kommer nu frem. Her SKAL alle felter med *-markering udfyldes. Når du er logget ind med "Kundeid" vil en del at felterne være udfyldt på forhånd. Du skal således kun udfylde "Reference" og "Aktivitet". Der er også mulighed for at rette tidsrummet for bookingen - tiden i parentes er det tidsrum, lokalet er ledigt. Når alt er udfyldt, skal du klikke på "Gem". Side 6

7 Klik på "Gem". Forespørgslen er nu sendt til Kultur og Fritid og behandles så hurtigt som muligt. Der kommer et skærmbillede med "Kvittering for modtagelse", som evt. kan udskrives. Er der skrevet en adresse bliver der sendt en kvittering til denne adresse. Selve bookingen er først godkendt, når du har modtaget brev eller herom fra Kultur og Fritid. Tilladelsen kan også ses under punktet "Vis bookinger" (se side 10). Side 7

8 Avanceret søgning (tider i en periode eller sæsonudlån) Her er der mulighed for at søge om ledige tider i en periode f.eks. en sæson. Vælg først det sted hvor du vil booke lokale, dernæst vælges lokalet. Under "Type af booking" kan vælges mellem - Enkelt booking - Over et døgn - Hver dag - Hver uge - Hver anden uge Indtast ønsket tidsrum Vælg start- og slutdato ved at klikke i de to kalendere til højre og/eller skriv direkte i felterne dato fra og dato til. Vælg ugedag(e) Når alle informationer er indtastet - klik på "Søg" Herefter fremkommer en oversigt over ledige tidspunkter. De tider, der er markeret med kan bookes. Vil du vælge tider fra, fjernes ved at klikke på det (se f.eks. søndag, uge 21). Klik på "Gå videre". Side 8

9 Det gives endnu en mulighed for at ændre tider eller fravælge datoer. Ønsker du ikke dette, så klik på "Booke valgte tider" for at gå videre. Nedenstående skærmbillede kommer nu frem. Her SKAL alle felter med *-markering udfyldes. Når du er logget ind med "Kundeid" vil en del at felterne være forudfyldt. Du skal således kun udfylde "Reference" og "Aktivitet". Der er også mulighed for at rette tidsrummet for bookingen - tiden i parentes er det tidsrum, lokalet er ledigt. Når alt er udfyldt, skal du klikke på "Gem". Side 9

10 Når du har klikket på "Gem" Forespørgslen er nu sendt til Kultur og Fritid og behandles så hurtigt som muligt. Der kommer et skærmbillede med "Kvittering for modtagelse", som evt. kan udskrives. Er der skrevet en adresse bliver der sendt en kvittering til denne adresse. Selve bookingen er først godkendt, når du har modtaget brev eller herom fra Kultur og Fritid. Tilladelsen kan også ses under punktet "Vis bookinger" (se side 10). Side 10

11 Vis bookinger Ved at klikke på dette punkt i venstre-menuen kan foreningen få en oversigt over Bookinger og Forespørgsler ligesom det også er her, man kan afbooke sine lokaler/tider. Reservationer og Tilbagerapportering anvendes ikke. Bookinger Fanebladet "Bookinger" viser de tider, der er booket til henholdsvis enkelte udlån (Type "E") og til sæson udlån (Type "S"), udlån hver dag (Type D ) samt udlån hver anden uge (Type V ). Hvis du klikker på i linien, vil selve bookingbeskeden vise sig Side 11

12 Forespørgsler Fanebladet "Forespørgsler" viser de tider/lån af lokaler, som foreningen har sendt forespørgsler på og som endnu ikke er godkendt af Kultur og Fritid. Forespørgslen skal behandles/godkendes i Kultur og Fritid og indtil dette er sket, vil forespørgslerne kunne ses her. Afbooking af lokaler Det er muligt at afbooke (afmelde) lokaler/tider ved hjælp af det røde kryds i slutningen af linien. Afbooking af enkeltbooking (Type "E"). Klik på for enden af linien, der ønskes afbooket. Sæt ud for det, der skal afbookes - nu kommer følgende besked "Vil du afbooke denne tid?", herefter klikkes på "Afbook" og tiden er afmeldt. Bookingen er nu væk fra "Vis bookinger". Side 12

13 Afbooking af sæsonbooking (Type "S"). Klik på for enden af linien, hvor hele tiden eller en del af tiden ønskes afbooket (der skal stå "S" under "Type"). Du har nu mulighed for at Afbook alle bookinger - alle datoer/tider afmeldes Afbooke hele tiden - enkelte datoer afmeldes Afbook del af tiden - enkelte timer afmeldes Når du har sat ud for det, du ønsker at afmelde, klikker du på "Afbook" og det valgte er nu afbooket. Bookingen er nu væk fra "Vis bookinger". Side 13

14 Afbooking af forespørgsler Har du forespurgt på lokaler/tider, som du alligevel ikke får brug for, har du mulighed for at slette forespørgslen Klik på ud for det objekt(lokale), som du vil slette forespørgslen på Nedenstående boks vil nu vise sig, og du skal klikke "Ja" for at bekræfte sletning af forespørgsel. Denne boks kommer nu frem som bekræftelse på at sletning af forespørgsel er foretaget. Side 14

15 Søg anlæg Dette punkt giver mulighed for at søge efter et bestemt lokale på et givent sted, lokaler i distriktet, lokaler til en bestemt aktivitet eller en kombination af flere kriterier. Her er søgt efter lokaler i Hvidovre Syd, hvor der kan spilles Badminton. Igangværende aktiviteter Dette punkt giver mulighed for at se hvilke aktiviteter, der foregår hvor og hvornår. Her er søgt på alle aktiviteter på Holmegårdsskolen i tidsrummet Side 15

16 Vejledning Under dette punkt findes denne vejledning. Fremover vil man også her kunne finde diverse ansøgningsskemaer, reglementer, tilskudsordninger m.m. OBS! Nedenstående er kun vist som et eksempel. Side 16

17 Klik på det ønskede skema eller dokument. Alle skemaer vil være i word-format og dokumenter som vejledning, reglementer m.m. vil være i pdf-format. Skemaer og dokumenter kan ses uden at være logget på. Maillister Maillister er et abonnementssystem, hvor den enkelte forening kan tilmelde sig forskellige maillister og der igennem få tilsendt nyheder på f.eks. sommerferieaktiviteter m.m. Funktionen Maillister er endnu ikke taget i brug, men Kultur og Fritid vil meget snart tage denne funktion i brug. Side 17

18 Foreningsregister Foreningsregistret giver et overblik over de foreninger, som har givet tilladelse til visning af oplysninger i registret. Der kan søges i registret på flere måder det er nok at søge på en af mulighederne - f.eks. Forening - indtast navn eller del af navn Aktivitet - vælges via rullepanelet ( ) Bydel - vælges via rullepanelet ( ) Foreningstype - vælges via rullepanelet ( ) Afslut med klik på "Søg" Ønskes oversigt over alle foreninger, klikkes blot på "Søg" Der er nu mulighed for følgende: Klik på en forenings navn - ny side vises med oplysninger om foreningen Klik på en adresse - dit mailprogram åbner og er klar til at sende mail til foreningen Klik på en hjemmesideadresse - foreningens hjemmeside åbnes i nyt vindue. Skærmbilledet kan udskrives ved klik på "Udskriv" - denne funktion kan også bruges under oplysning om foreningen. Side 18

19 Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for at ændre og vedligeholde relevante oplysninger om foreningen. Det kan f.eks. være ny formand, ændrede adresser, tlf.nr. m.m. Da det er disse oplysninger, som vises i foreningsregistret, er det vigtigt at foreningen holder oplysningerne ajour. Forening Fanebladet "Forening" indeholder oplysninger om foreningen. Udfyld eller ret de ønskede felter. Ønskes tilbagemelding om godkendelse/afslag på , skal der skrives en adresse i feltet " ". Klik på "Gem". Der kan ikke skrives i felterne "EAN-nummer" og "CVR-nummer" - disse oplysninger skal oplyses skriftligt til forvaltningen. Herefter kommer en dialogboks frem Klik "OK". På skærmen står nu "Gemt". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Side 19

20 Kontakter Fanebladet "Kontakter" indeholder oplysninger om foreningens kontaktpersoner bl.a. formand, kasserer m.fl. Hvis foreningen får nye kontaktpersoner eller kontaktpersonerne skifter adresse, tlf.nr. m.m. skal dette ændres i foreningsregistret. Ændring af oplysninger for eksisterende kontaktperson Klik på fanebladet "Kontakter". Klik på den person der skal ændres oplysninger for. Udfyld felterne med de ændringer, der måtte være. Klik på "Gem". Denne boks kommer nu frem på skærmen Klik "OK". Side 20

21 Herefter kommer denne boks Klik "OK". På skærmen står nu "Gemt". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid. Godkendelse af ændringen vil ske så snart Kultur og Fritid har modtaget underskrift fra foreningen vedr. tilladelse til publicering af ændringen på nettet. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Skift af formand, kasserer eller kontaktperson Hvis foreningen skifter formand, kasserer eller kontaktperson, skal den "nye" person oprettes. Klik på fanebladet "Kontakter". Side 21

22 Klik på den "Kontakttype", der skal ændres - oplysninger om denne person kommer så frem (i eksemplet er valgt "formand") Udfyld linier/felter med oplysningerne for den "nye" formand, kasserer eller kontaktperson. Klik på "Udskriv en tilladelse til publicering på Web.". Klik på "Udskriv". Der åbner nu et billede med en blanket - denne blanket skal udskrives, underskrives af den "nye" person og indsendes til Kultur- og Fritid. Dette skyldes at kommunen er forpligtet til at overholde 8 i Persondataloven, hvor den enkelte skal give sin accept inden offentliggørelse af oplysninger. Klik på "Gem". Denne boks kommer nu frem på skærmen Klik "OK". Side 22

23 Herefter kommer denne boks Klik "OK". På skærmen står nu "Gemt". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid. Godkendelse af ændringen vil ske så snart Kultur og Fritid har modtaget underskrift fra foreningen vedr. tilladelse til publicering af ændringen på nettet. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Oprettelse af ny kontaktperson Hvis foreningen ønsker en person tilføjet under "Type af kontaktperson" skal denne oprettes. Klik på fanebladet "Kontakter". Vælg "Type af kontaktperson" Udfyld felterne med oplysningerne for den nye person. Klik på "Gem". Denne boks kommer nu frem på skærmen Side 23

24 Klik "OK" Side 24

25 Klik "OK". Der åbner nu et billede med en blanket - denne blanket skal udskrives, underskrives af den nye person og indsendes til Kultur- og Fritid. Hvis blanketten ikke kommer frem, kan det evt. skyldes en pop-up blokering - du skal da holde CTRL-tasten nede samtidig med at du klikker på "OK". På skærmen står nu "Gemt til behandling". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid. Godkendelse af ændringen vil ske så snart Kultur og Fritid har modtaget underskrift fra foreningen vedr. tilladelse til publicering af ændringen på nettet. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Sletning af kontaktperson Foreningen kan slette kontaktpersoner ved at klikke på ud for den person, der ønskes slettet. Denne boks kommer frem og du skal godkende sletning ved at klikke "OK". På skærmen står nu "Gemt til behandling". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Side 25

26 Øvrige oplysninger Fanebladet "Øvrige oplysninger" indeholder oplysninger om foreningens aktiviteter m.m. Foreningen har mulighed for at tilføje eller slette aktiviteter, geografiske områder m.m. Fremgangsmåden er den samme for alle muligheder. Klik på fanebladet "Øvrige oplysninger". Oprette aktiviteter m.m. Klik på til højre i listen. Vælg det ønskede. Klik på "Opret". Herefter kommer en dialogboks frem Klik "OK". På skærmen står nu "Gemt til behandling". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Side 26

27 Slette aktiviteter m.m. Klik på ud for det, der ønskes slettet. Herefter kommer denne boks frem Klik "OK". På skærmen står nu "Gemt til behandling". Ændringen er nu fremsendt til Kultur og Fritid, som vil godkende ændringen hurtigst muligt. Når ændringen godkendes, bliver foreningsregistret automatisk opdateret. Side 27

28 Mine anlæg Funktionen mine anlæg retter sig mod kun servicepersonale (betjente). Her kan de pågældende betjente orientere sig om hvilke aktiviteter der er i gang på et givent tidspunkt. Vælg først anlæg. Vælg uge + ugedag/ uge dage Søgningen kan også indkredses hvis objekt også vælges. Klik søg. Herefter kommer en oversigt over alle aktiviteter den pågældende dag. I nedenstående eksempel er der søgt på Avedøre Skole, Gymnastiksal 1. Side 28

29 Kontakt os Funktionen "Kontakt os" findes i nederste venstre hjørne af skærmbilledet. Funktionen giver mulighed for at sende en mail til Kultur og Fritid med spørgsmål, kommentarer eller lignende. Det er også muligt via denne funktion at anmode om brugernavn og kodeord. MEN det er ikke muligt at søge om lokaler via denne funktion, der skal benyttes "Søg ledige tider" Klik på "Kontakt os" og følgende billede kommer frem Udfyld felterne: Navn adresse Emne (brug til højre for at vælge emne på listen) Meddelelse - skriv spørgsmål, kommentarer eller lignende her Kundenummer (=Kundeid) - udfyldes kun, hvis kundeid kendes Hvis kontakt ønskes via telefon skal der klikkes i rubrikken "Klik her for at blive kontaktet via telefon i stedet for " og telefonnummer skal udfyldes. Klik til sidst på "Send" Side 29

30 Der bliver nu sendt en mail til Kultur og Fritid, som behandler mailen så hurtigt som muligt. Side 30