Rente og rykker i ectrl

Transkript

1 Rente og rykker i ectrl Desværre er det meget normalt, at debitorerne skal gøres opmærksomme på, at et forfaldent beløb skal betales! En nem metode til at sikre sig høj prioritet hos debitoren, når betalingerne skal foretages, er, at fremsende en rentenota eller et rykkebrev! Opsætning og afvikling af rente- og rykkerkørsel er forholdsvis nemt og kræver ikke meget tid at afvikle. Denne vejledning beskriver, hvordan du kan benytte disse funktioner i ectrl. Rente- og rykkerkørslen ligner hinanden, langt hen ad vejen først beskrives opsætning og afvikling af rentekørsel grundigt, hvorefter rykkerdelen beskrives med de forhold, der adskiller sig fra beskrivelsen i rentedelen! Opsætning af rentekørsel Første forudsætning for, at du kan foretage en rentetilskrivning er, at der på fakturaen gøres opmærksom på, hvad betalingsbetingelsen er, eventuelt dato for forfald, samt konsekvensen ved manglende overholdelse af betalingsfristen (xx % pr. påbegyndt måned). Hvis disse oplysninger ikke allerede fremgår af fakturaen, henvises til tidligere lektion omkring opsætning af fakturaer i Layoutdesigner. Næste punkt er at åbne Debitor/Opsætning/Parametre og herefter vælge fanebladet Rente og rykker.

2 I feltet Renteberegning kan der vælges mellem 3 muligheder: Åbne og lukkede. Der beregnes rente af alle åbne forfaldne poster og poster, som er betalt for sent. Åbne. Der beregnes rente af alle forfaldne åbne poster. Lukkede. Der beregnes rente af alle poster, som er betalt for sent, men ikke af åbne forfaldne poster. Principielt er man i sin ret til at benytte Åbne og lukkede, men erfaringsvis giver det stor utilfredshed blandt debitorerne, hvis der tilskrives rente for en faktura, der er betalt og kan efterfølgende koste en hel del administration med at tilbageføre renten. Erfaringerne viser, at metoden Åbne er den mindst tidskrævende at håndtere i det lange løb! Vælg Debitor / Opsætning / Rente og Rykker / Rente. I punktet kan der opsættes flere renteopsætninger, afhængig af, om man ønsker at differentiere renteberegningen på debitorerne. I feltet Rentekode skrives en kode for renteberegningen renteberegning beregner 0,75% i rente! eksempelvis 0,75%, som fortæller, at denne I feltet Beskrivelse skrives teksten for renteberegningen. Denne tekst vises på fakturaen. Hvis der foretages renteberegning til udenlandske debitorer, skal beskrivelsen oversættes under knappen Sprogtekster til de aktuelle sprog!

3 I det nederste del af skærmbilledet er det muligt at tilføje et gebyr, udover renteberegningen dette er dog ikke så ofte set herhjemme. Mere anvendelig er feltet Minimumsbeløb, som er det mindste beløb, der vil blive beregnet en rente på. Med dette felt kan det undgås, at der oprettes rentenotaer på småbeløb, som måske koster mere i administration, end de giver i rente! I øverste del af skærmbilledet vælges fanebladet Opsætning. I feltet Debet % indtastes den procent, der skal benyttes ved renteberegningen. Debetkalkulation pr. sættes til 1 og i feltet Dag/md kan der vælges mellem, om beregningen skal beregnes pr. dag eller måned. Da der normalt benyttes Pr. påbegyndt måned vælges Måned. I feltet Finanskonto debet indsættes den konto, hvor rentebeløbet skal bogføres. Sektionen Renteudgifter skal kun udfyldes, hvis kunden skal have en rentetilskrivning ved for tidlig indbetaling eller forudbetalinger. I feltet Respitdage indtastes de antal dage, indbetalingen må overskride, uden der beregnes rente!

4 Tilbage mangler kun et enkelt punkt i opsætningen på den konteringsprofil, der anvendes og vælg fanebladet Opsætning. vælg Debitor / Opsætning / Konteringsprofiler. Stil dig I ovenstående opsætning er der tilknyttet rentekoden 0,75% på kontokoden Alle, mens gruppen Ud ikke har tilknyttet rentekode, hvorfor der ikke beregnes rente for disse. Ovenstående er kun et eksempel og tilpasses selvfølgelig således, det passer til din virksomhed! Tilpasning af renteformularen foretages under Servicehosting / Layoutdesigner / Debitorformularer. Se tidligere vejledning omkring opsætning i layoutdesigner! Rentekørsel Afvikling af rentekørsel foretages normalt én gang om måneden og foretages under: Debitor / Periodisk / Rente og rykker / Renteberegning.

5 Felterne: Faktura, Kreditnota, Betaling, Rente afkrydses afhængig af, om der skal beregnes rente for disse. Bemærk, at markering af felterne Kreditnota og Betaling medfører en kreditrente (renteudgift) for din virksomhed! Feltet Fra dato behøves ikke udfyldt, da der ikke beregnes rente for en tidligere beregnet renteperiode. Eksempel: hvis der i den forrige kørsel blev beregnet rente frem til , så vil der ved ovenstående kørsel kun blive beregnet rente for periode til I feltet Afrunding er det muligt at afrunde rentebeløbet. Eksempel: hvis værdien sættes til 0,25, så vil et rentebeløb på 244,18 blive afrundet til 244,25. Hvis værdien i stedet havde været 1.00, ville beløbet være afrundet til 244,00. I feltet Anvend konteringsprofil fra vælges Konto. Tryk OK for at igangsætte renteberegningen. Bemærk, at der i første omgang kun beregnes en rente bogføring af renten foretages først senere se efterfølgende afsnit! Når renteberegningen er gennemført, vises en infoboks med oplysning om de oprettede rentenotaer. Skærmbilledet er udelukkende af oplysende karakter og kan lukkes efterfølgende!

6 Udskrivning og bogføring af rentenotaer Udskrivning og bogføring af rentenotaer foretages under: Debitor / Periodisk / Rente og rykker / Rentenota. Bemærk, at du selv kan bestemme, hvad der skal vises i skærmbilledet ved hjælp af markering i feltet Vis og efterfølgende ændres feltet Status til enten: Oprettet, Bogført eller Annulleret. Hvis de udskrevne rentenotaer skal vises, skal der sættes en markering i feltet Udskrevet. I skærmbilledet vises (hvis markeringen under Vis er sat korrekt) de oprettede rentenotaer med et rentenotanummer, slutdato og status. På fanebladet Posteringer vises de poster, der beregnes renter på:

7 Hvis en rente af én eller anden grund ikke skal tilskrives en post, så fjernes markeringen i feltet længst til højre. Efterfølgende udskrives rentenotaen ved at vælge knappen Udskriv. Som standard udskrives kun den ene rentenota, men alle rentenotaer kan udskrives på én gang ved at vælge knappen Udvælg og slette værdien i feltet Debitorkonto og Rentenota. Tryk OK for udskrivning af rentenota. Efterfølgende kan alle rentenotaerne bogføres (det kræver måske en markering i feltet Udskrevet for at de udskrevne, men ikke bogførte rentenotaer kan ses).

8 Sæt Bogføringsdato for den dato for, hvornår renten skal bogføres. Det kan ikke anbefales at sætte markering i feltet Rente pr. transaktion, da det kan give uforholdsvis mange posteringer på en debitor, da der bogføres en rentebeløb for hver faktura, der beregnes rente for! På samme måde som beskrevet under udskrivning af rentenotaer, så kan alle rentenotaer bogføres på én gang! Opsætning af rykkerkørsel Åbn Debitor/Opsætning/Parametre og herefter vælg fanebladet Rente og rykker. I feltet Opdatere rykkerkode kan der vælges mellem Udskrivning og Bogføring. Hvis der vælges Bogføring, så ændres rykkerkoden på en post ved bogføring af rykkeren ved Udskrivning ændres rykkerkoden allerede på det tidspunkt, hvor rykkerkoden udskrives. Fordelen ved at benytte værdien Udskrivning er, at du ikke behøver at bogføre rykkeren, før det viser sig, at kunden betaler rykkergebyret. Mange har erfaring med, at kunderne i mange tilfælde kun betaler den oprindelige forfaldne faktura og ikke rykkergebyret, hvorefter virksomheden kan bruge ressourcer på, at tilbageføre rykkergebyrer. Det undgås ved at vælge Udskrivning. Vælg Debitor / Opsætning / Rente og Rykker / Rykker. I punktet kan der opsættes flere rykkerforløb afhængig af, om man ønsker at differentiere rykkerforløbene på debitorerne.

9 I ovenstående tilfælde er der oprettet et rykkerforløb kaldet 3r. På fanebladet Linjer oprettes rykkerforløbet. Første Rykkerkode er Rykker 1, der ifølge feltet Dage beregnes 10 dage efter forfald. På rykkeren tilskrives et rykkergebyr på 80,00, som er oprettet i feltet Gebyr i valuta. Feltet Valuta fortæller, hvilken valuta det er. Gebyret bogføres på konto 43913, som er indtastet i feltet Finanskonto. Normalt skal der beregnes moms på et rykkergebyr, derfor skal feltet Varemomsgruppe udfyldes med den relevante varemomsgruppe. Feltet Minimumsbeløb benyttes til at angive det mindste beløb, der vil oprettes en rykker på! I feltet længst til højre Spær, bliver debitoren ved markering i dette felt spærret, således der ikke kan opdateres yderligere fakturaer! Næste linje har værdien Rykkerkode 2 og beregnes 10 dage efter rykkerkode 1 er beregnet. På fanebladet Notat opsættes den tekst, der skal udskrives på rykkeren. Der oprettes en tekst for hver rykkerkode og hvis der skal oprettes rykkere til udenlandske kunder, skal teksten oversættes til de aktuelle sprog under knappen Sprogtekster.

10 På samme måde, som beskrevet under opsætning af rentetilskrivning, skal der laves opsætning på konteringsprofilen, og rykkeren skal eventuelt tilrettes under Layoutdesigner! Rykkerkørsel Afvikling af rykkerkørsel foretages med fordel flere gange om ugen og foretages under: Debitor / Periodisk / Rente og rykker / Oprette rykker. Årsagen til, at det er vigtigt at afvikle rykkerkørslen jævnligt, er, at kunden straks får en rykker, når fristen for et rykkertrin nås. Hvis der kun beregnes rykker én gang om måneden, kan en debitor nemt være forfaldent med mere end én måned og rykningen mister en del af sin værdi. Hvis en debitor har en faktura, der får rykker 1 mandag, så vil der i ovenstående tilfælde gå 10 dage, inden der bliver lavet en rykker 2 (torsdagen i den efterfølgende uge) på den samme faktura. Med hensyn til felterne: Faktura, Kreditnota, Betaling og Rente, så henvises det til beskrivelsen under rentekørslen. I feltet Rykker kan det med fordel vælges Alle, således alle rykkerkoder bliver oprettet. Hvis der i stedet vælges Rykker 1, så vil der kun blive oprettede Rykker 1 rykkere.

11 Indtast Rykkerdato, som normalt vil være dags dato. Tryk OK for at oprette rykkerne. Rykkerkørslen foregår herefter på samme måde som beskrevet under rentekørslen. Udskrivning og bogføring af rykkernotaer Udskrivning og bogføring af rykkernotaer foregår på samme måde som beskrevet under Udskrivning og bogføring af rentenotaer. Derudover er det muligt at udskrive en Oversigt over rykkere under knappen Udskriv. Bemærk!! Alle data, som fremgår af dette dokument, er fra et demoregnskab. Flere af de oprettede debitorer kan have sammenfald med eksisterende virksomheder, men fakturaer og forfaldne poster er alle fiktive!