Eksempel på. Drift- & serviceaftale mellem Institutionsnavn og Ejendomscenter Guldborgsund

Transkript

1 Eksempel på Drift- & serviceaftale mellem Institutionsnavn og Indledning: Nærværende første generations serviceaftale på xxxxxxområdet er blevet til i et samarbejde mellem Center for xxxxxx og. Grundlaget for serviceaftalen og samarbejdet omkring ejendomsservice bygger på tanken om, at effekten af dette samarbejde skal være til gavn og glæde for det store fællesskab forstået som, dens borgere og brugere. I tilblivelsen af serviceaftalen er man bevidst om, at den ikke i sig selv giver svaret på alt, men at der fortsat er uafklarede snitflader og gråzoner, som samarbejdet omkring denne første generations serviceaftaler gerne skulle få afdækket og afklaret med henblik på, at få dette med i en kommende revision af serviceaftalekonceptet. Formål: Denne serviceaftale beskriver de ydelser som Ejendomscenterets driftsenhed leverer indenfor områderne bygningsvedligeholdelse og bygningsdrift på (Institutionsnavn). Serviceaftalen beskriver endvidere ansvarsfordelingen og det praktiske samarbejde for leveringen af ydelserne. Følgende bygninger og arealer er omfattet af denne aftale: (Navn) (Navn) Gyldighed: Denne aftale gælder fra (dato). Der skal tages forbehold for eksternt påkrævede ændringer. Indtræffer disse, vil hurtigt tage initiativ til orientering og nødvendig dialog. Ansvarsfordeling: har ansvaret for alle bygningers udvendige og indvendige driftog vedligeholdelse, herunder tekniske anlæg og særlige udvendige arealer (f.eks. eksempel). Institutionen har ansvaret for at underrette den for bygningens serviceansvarlige ved akutte opståede problemer. At registrere uregelmæssigheder og fremlægge disse på statusmøder. At registrere og prioritere ønsker vedrørende fremtidige forbedringer til fremlæggelse på årligt opfølgningsmøde samt løbende at benytte (ikke defineret driftssystem) som kommunikationskanal. Side 1 af 9

2 Kontaktflader: Ved alle daglige spørgsmål og opgaver af driftsmæssig karakter, samt registrering af uregelmæssigheder, kontaktes den serviceansvarlige medarbejder for nærværende bygninger. Dette gøres pr. mail, gennem xxxxxxxx. Hvis der er tale om akut situation kontaktes den serviceansvarlige medarbejder telefonisk. Ved spørgsmål omkring denne aftale, ønsker til fremtidige projekter, ændringer i samarbejde eller lignende adviseres Koordinator/Driftsleder pr. mail eller telefonisk for uddybende informationer. Der afholdes som minimum to gange årligt ordinære statusmøder på institutionen, hvor en af institutionen valgt brugerrepræsentant, den serviceansvarlige medarbejder (-e) og Koordinator/Driftsleder gennemgår driftssituationen. Der afholdes en gang årligt et ordinært fælles opfølgnings- og evalueringsmøde, hvor brugerrepræsentanter og driftsleder behandler emnerne serviceaftalen, kommende projekter og kommende ønsker. Dette sker fælles for hhv. skoler (incl. SFO ere), haller, dagsinstitutioner, m.v. Kontaktflade for bruger Akutte opgaver Eksempelvis: Smadret vindue, sprunget vandrør, hærværk, sprunget sikring, sikkerhedsforanstaltninger Uregelmæssigheder Eksempelvis: Dryppende vandhane, manglende ventilation, uregelmæssig opvarmning Ønsker Eksempelvis: Mindre ombygninger, indendørs malerarbejde, nyt inventar Serviceansvarlige medarbejder (-e) Serviceansvarlige medarbejder (-e) Koordinator / Driftsleder Søger problem løst hurtigst muligt Registrerer/prioriterer problem i koordination med Koordinator/Driftsleder og planlægger problemløsning Registrerer ønsker og vurderer afhjælpning med EC og driftsleder. Prioriteringer sker i dialogbaseret samarbejde mellem EC og skolens ledelse Side 2 af 9

3 Brugeransvarlig: Institution-navn: Leder - navn Tlf.: (nr.) (mailadresse) Serviceansvarlig medarbejdere: Navn Tlf.: (nr.) (mailadresse) Koordinator/Driftsleder: (Navn) Tlf.: (nr.) (mailadresse) Leder for : (Navn) Tlf.: (nr.) (mailadresse) Side 3 af 9

4 Ydelser vedrørende udearealer Emne Løbende opgaver Eksempler på akutte opgaver 1. Drift af udearealer Grønne arealer, boldbaner, parkeringspladser, legeredskaber, asfalt, fliser, hegns og støttemure, trapper og ramper i terræn. - Græsklipning - Hække klipning - Rensning af afløbsriste - Renhold af bede og udlægning af flis o.l. - Renhold af legepladser - Vedligeholdelse af udendørs sports- og legeredskaber, samt bålpladser. - Udskiftning af sand i sandkasser - Tilsyn og reparation af mindre elinstallationer og defekte armaturer, samt udskiftning af sikringer, glødelamper og lysstofrør, belysningsarmaturer - Snerydning - Væltede træer - Lokale oversvømmelser Bygningsrelaterede ydelser Emne Løbende opgaver Eksempler på akutte opgaver 2. Tilsyn med tage Tagværker, tage, overflader, kviste, tagvinduer, ovenlys og røglemme, hætter, tagudhæng, vindskeder, sternbrædder og inddækninger, tagrender, brønde og nedløb, snefang og rækværker. - Rensning af flade tage - Rensning og tømning af tagrender, nedløbsrør, sandfangs/regnvandsbrønde og lyskasser. - Utæt tag - Brud - Tilstoppede nedløbsrør - Utætte tagrender 3. Tilsyn med udvendige facade- og kælderydervægge Vægoverflader, trapper, ramper, altaner og altangange, lyskasser,baldakiner og overdækninger, døre, gitre, porte, vinduer, solafskærmning, skodder, gitre, sålbænke, inddækninger, gelænder og rækværker, riste, måtterammer. - Gennemgang af vinduer- og døre mht. småreparationer. - Fjernelse af graffiti og reparation af følgeskader heraf. - Reparation og vedligeholdelse af låsesystemer, samt udskiftning af låse i forbindelse med tyveri af nøgler. - Indkøb af supplerende nøgler. - Småreparationer af udvendige bygningstrapper. - Rensning af lyskasser - Udskiftning af defekte/knuste ruder, samt følgeskader efter hærværk. - Ødelagte gelændere på trapper Side 4 af 9

5 4. Tilsyn vedr. indvendige overflader, indervægge og døre Gulve, vægge, lofter, trapper, træværk, skillevægge, dør- og vinduesbeslag, låse og nøgler. - Vedligeholdelse og pleje af indvendige døre. - Udskiftning og reparation af låse, nøgler, hængsler og dørgreb. - Gennemgang af indvendig side af vinduer, ovenlysvinduer og yderdøre mht. småreparationer - Udskiftning af løse gulvklinker/vægfliser, reparation af fuger - Ansvar for låse- og nøglesystemet. - Nedfaldne loftsplader - Løs belægning på trapper - Knuste ruder/glas 5. Tilsyn med sanitet og afløbsinstallationer Toiletter, håndvaske og køkkenvaske, cisterner, gulvafløb - Almen vedligeholdelse og småreparationer af sanitet (vaske, toiletter cisterner mv.) - Udskiftning og mindre VVSreparationer af afløbsriste, vandlåse og rør. - Rensning af afløb fra vaske og gulvafløb. - udskiftning og vedligeholdelse af afløbsledning fra vaskemaskine frem til faldstamme / afløbsinstallation. - Stoppet toilet og vask - Stoppede/overløbne kloaker 6. Tilsyn med vandinstallationer - Aflæsning af vandforbrug - VVS reparationer ved armaturer og pakninger. - Afkalkning af tappesteder. - Installationsarbejder i forbindelse med tilslutning og udskiftning af institutionens udstyr og maskiner. - Manglende koldt eller varmt vand - Forurenet vand - Lavt vandtryk 7. Varmeinstallationer Naturgas, fjernvarme, oliefyr, samt el-varme - Aflæsning af varmeforbrug - Udskiftning af radiatortermostater og pakninger. - Udluftning af varmesystem - Ingen eller delvist ingen varme 8. Ventilation - Rengøring af el-og vægventilatorer - Ingen ventilation Side 5 af 9

6 9. Elinstallationer Elinstallationer og belysning - Aflæsning af EL-forbrug - Service og mindre reparation af elinstallationer og defekte armaturer, samt udskiftning af sikringer, glødelamper og lysstofrør, belysningsarmaturer og tilhørende kabling, kontakter og stik, herunder netværksstik. - Strømsvigt - Kortslutninger 10. Andre anlæg Anlæg for elektronik, svagstrøm, kommunikation, data, information og sikring Servicerelaterede ydelser Emne Løbende opgaver Eksempler på akutte opgaver 11. Elevatorer - Ansvarlig for eftersyn, service og lovpligtige attester - Driftstop 12. Teknisk inventar - Mindre reparationer på hårde hvidevarer og maskiner. - Driftsstop. 13. Brandtekniske anlæg - Ansvarlig for service og vedligeholdelse af ABA, ABDL, slangevindere, håndslukkere m.m. og brandtæpper og andet brandslukningsudstyr - Alarm 14. Inventar og brug m.v. - Opstilling og nedtagning af inventar efter aftale alene til skoleformål. - Reparation og pleje af fast/løst inventar efter ønsker og ressourcer. 15. Renovation - Indsamling/sortering af affald i pap, papir, metal, plastic, glas - Kørsel til genbrugsplads - Rotter Side 6 af 9

7 16. Skadedyrsbekæmpelse Forebyggende og bekæmpelse - Rotter - Myrer - Andre - Rotter 17. Udlån af lokaler - Håndtering af udlån af lokaler / bookingsystem og udlevering af nøgle m.m. - Andet s/driftscentrene personale indgår i det omfang det er påkrævet og i relation til deres ansvarsområde i (institutionsnavn) beredskabsplan. s/driftscentrenes personale deltager sammen med institutionens ledelse i forbindelse med anmeldte AT-tilsyn og så vidt det er muligt også uanmeldte AT-tilsyn. Emne Særlige aftaler Løbende opgaver 18. Side 7 af 9

8 Forhold relaterende til (Institutions-navn): Udover de i aftalen nævnte bygningsrelaterede ydelser gælder følgende forhold omkring s/driftscentrenes øvrige ydelser til (Institutionsnavn). Institutionsnavn Løbende opgaver 1. Side 8 af 9

9 (Institutionsnavn) egne opgaver: Der er aftalt følgende omkring (Institutionens) egne opgaver: EKSEMPEL: Specifikke forhold afklares her: Det kunne som eksempel være Forplejning til møder og andet. Oprydning og opstoling af klasseværelser, faglokaler, lærerværelser og kontorer. Når et mødelokale, kontor, klasselokale m.m. forlades skal institutionens eget personale og elever sørge for, at: Vinduer og døre lukkes/låses Lys i lokalerne slukkes, hvor dette ikke sker automatisk. Orientere serviceansvarlig medarbejder om der er ting ved lokalet, der ikke fungerer efter hensigten (indberetning via(mailadresse). Ejendomscenteret/Driftscenterets øvrige opgaver for skolen: Specifikke forhold afklares her: Det kunne som eksempel være Kørsel fx post. Åbning og lukning af skolen ved skolens start (morgen) og lukning af skolen ved skolens slut (eftermiddag). Øvrigt for institutionen: Der skal på institutionen være fysiske rammer til rådighed for ejendomsdriften: Værksteds og opbevaringslokaler herunder eventuelle garager. Kontorfaciliteter til PC og skrivebordsarbejde. Velfærdsfaciliteter toilet, omklædning og frokostlokale m.v. Bilag: xxx Aftalens indgåelse: Aftalen er indgået (måned år) aftalen evalueres (jfr. side 1) senest (måned år). Dato: Underskrifter: Side 9 af 9