OM VEDLIGEHOLDELSE OG ENERGISTYRING PÅ DE

Transkript

1 AFTALE MELLEM Børn & Unge og Miljø & Teknik OM VEDLIGEHOLDELSE OG ENERGISTYRING PÅ DE KOMMUNALE SKOLER I SVENDBORG KOMMUNE Formål Formålet med en aftale er at opnå en ensartet standard på skoleområdet og udnytte og anvende de økonomiske ressourcer optimalt. Mål At vedligeholdelsesarbejderne udføres til brugernes tilfredshed, ved at arbejdet planlægges og udføres i samarbejde med skolerne, og ved at indgåede aftaler overholdes af alle parter i forhold til ressourcerne. At arbejderne udføres der, hvor det er mest effektivt, hvorved de samlede ressourcer på sigt kan reduceres i kraft af en bedre udnyttelse af de økonomiske midler. At kommunens vedligeholdelsesbudgetter overholdes. Succeskriterier At den samlede budgetramme til vedligehold og energistyring er tilpasset således, at den forebyggende vedligehold udgør gennemsnitligt 75% af de samlede udgifter set over en 5 årig periode. At der tilføres yderligere midler er en forudsætning for at der opnås at 75% anvednes til forbyggende vedligehold. At miljøhensyn skal indgå som en naturlig del af vedligeholdelsesarbejderne på lige fod med hensyn til funktion og økonomi. At der udvikles og implementeres metoder til konstatering og dokumentation af brugertilfredsheden.

2 1. Opgaven Arbejdet omfatter styring og udførelse af vedligeholdelsesarbejder på de kommunale skoler. Opgaven opdeles, således at Miljø og Teknik overtager ansvaret for: - Klimaskærm - Tekniske installationer - Terræn Skolen bibeholder ansvaret for den indvendige vedligeholdelse og den daglige drift. Aftalen omhandler 19 ud af 20 kommunale folkeskoler på i alt m2 (brutto) og 3 mindre ejendomme lejrskolen, færdselsskolen og naturskolen på i alt 586 m2 (brutto). Liste over bygninger vedlagt. Opgaven kan opdeles i følgende delopgaver: Delopgave / aktivitet Tidspunkt for udførelse Første år: Inden for perioden september 2008 til april Udarbejdelse af tilstandsrapporter og udarbejdelse af 10- årige drifts- og vedligeholdelsesplaner samt konkrete vedligeholdelsesplaner i overensstemmelse med kommunens vedligeholdelsesbudgetter. Følgende år: Inspektion af bygningerne og opdatering af vedligeholdelsesplanerne. Prioritering af årets vedligeholdelsesarbejder i samråd med direktørområde og skole. Oktober til januar, første gang oktober Inden for perioden januar til juli, første gang juli Udførelse af planlagt vedligeholdelse. Hele året, første gang i Udførelse af akut- og oprettende vedligehold. Hele året, første gang i Energistyring og grønt energiregnskab. Hele året, første gang i Sikkerhedstjek af legepladser. Årligt, første gang oktober - november Resultatrapport. Årligt, første gang marts 2011.

3 2. Afgrænsning af arbejderne omfattet af aftalen 2.1 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder, der vedrører følgende bygningsdele, -komponenter og installationer er omfattet af aftalen: Klimaskærm og bærende konstruktioner Tage, ydervægge, vinduer og yderdøre incl. glas, udvendige trapper og fritstående vægge. Lys- og kraftinstallation Kabler, el-tavler og automatik. Udvendige belysningsarmaturer Parklamper ekskl. lyskilder. Indvendige belysningsarmaturer Almen belysning incl. tavlearmaturer. (større udskiftninger) Varmeanlæg Hele anlægget. Brugsvandsanlæg Hele anlægget incl. armaturer. Ventilationsanlæg Hele anlægget samt små faste ventilatorer i forbindelse med rumventilation. Afløb Afløbsrør, vandlåse, gulvafløb, tagrender og nedløb. Kloak, regn-, dræn- og spildevand Ledninger, brønde, pumper, dæksler, riste m.v. Overdækninger og udhuse Fritliggende skure, halvtage og pergolaer. Legehuse og legeredskaber Årligt sikkerhedstjek og udførelse af forebyggende vedligeholdelse. Den daglige kontrol af legepladser og akutte udbedringsarbejder påhviler Skolen.

4 Faste hegn og stativer Træ- og trådhegn, cykelstativer, træ- og ståltrapper, solafskærmninger, udv. skilte, og f Friarealer Belægninger på pladser og parkeringspladser. Renhold Rensning af tagrender over 1. sals højde, ventilationskanaler, kedler og afløbssystemer Energistyring og energimærkningsordning Udsendelse af registreringsskemaer til registrering af energiforbrug Udarbejdelse af budgetter til alle skoler. Justering af indeklima (varme og ventilation) via opkoblede CTS-anlæg. Minimering af el-, vand- og varmeforbrug ved Automatisk DataOpsamling. Grønt energiregnskab en gang årligt for alle skoler. Energimærke og Energiplan udarbejdes hvert 5 år for alle bygninger. Energistyring og energimærkningsordning honoreres særskilt efter kommunens regler for faste og variable opgaver Serviceaftaler Administration og optimering af serviceaftaler vedrørende klimaskærm, tekniske installationer og terræn. Det drejer sig pt. om serviceaftaler på følgende områder: - Automatik på varme og ventilationsanlæg - Kedler - Ventilationsanlæg Udgiften til serviceaftaler afholdes af direktørområdet/skolen. Driftkursus

5 Der afholdes et årligt driftkursus for tekniske serviceledere og teknisk servicemedarbejdere i samarbejde med uddannelsesafdelingen i Svendborg Kommune. Driftkurset honoreres særskilt som en variabel ydelse indenfor aftalens budget. 2.2 Drifts- og vedligeholdelsesarbejder som ikke er omfattet af aftalen: Indvendig vedligeholdelse af overflader I gulvplan, vægplan og loftplan. Indvendige skillevægge, lofter og døre Alle tunge og lette vægge. Nedhængte lofter. Alle indvendige døre. Nøgler og cylindre I alle indvendige døre, yderdøre, hængelåse. møbellåse m.v. Udvendige belysningsarmaturer Væglamper og projektører Indvendige belysningsarmaturer Pendler, bord-, loft- og væglamper, spots osv. Almen belysning incl. Tavlearmaturer (mindre udskiftninger) Lys- og krafinstallation Afbrydere og kontakter. Lyskilder Alle ind- og udvendige lysstofrør og glødelamper. Sanitet Klosetter, håndvaske, køkkenvaske, rengøringsvaske og vaskerender Inventar Alt løst og fast inventar. Hårde hvidevarer Køleskabe, komfurer, tørreskabe, emhætter, vaskemaskiner osv. Pleje Græsplæner, træer, buske, hække og levende hegn. Renhold Rensning af tagrender op til 2. sals højde

6 Daglig drift Udskiftning af ødelagte ruder, defekte sikringer og lysarmaturer, rensning af tilstoppede gulvafløb og vandlåse, udbedring af toiletter der løber og vandhaner som drypper, vandpåfyldning og udluftning af varmeanlæg samt justering af ure. Ved punkteret rude kontaktes Byggerådgivning i M & T. Mindre reparationer/justeringer af håndtag og vinduer foretages af Teknisk Serviceleder. Klimaskærm Ved nødvendig udskiftning af f.eks vinduer/døre kontaktes Byggerådgivning i M & T. Installationer Ved nødvendig udskiftning af f.eks. ventiler og radiatorer kontaktes Byggerådgivning i M & T. Renovation Administration og styring af affaldsbortskaffelse. Snerydning og grusning Ud- og indvendig renhold Pudsning af vinduer Fjernelse af graffiti Reparationer efter hærværk Forsikringsforhold Betaling af el, vand, afløb og varme Alarmanlæg 2.3 Risikostyring Sikring mod hærværk,alarmanlæg, tyveri af ejendomsinventar, forsyningssvigt og nedbrud af tekniske installationer, brandsikring, sikkerhed på legepladser og sikring Risikovurderingen udføres i samarbejde med skolen og kommunens Risikokoordinator. af en 3. Møder

7 3.1 Koordineringsmøder mellem direktørområderne Der afholdes koordineringsmøder mellem Miljø og Teknik og Børn og Ungeområdet (projektgruppen) 2 4 gange årligt. Formålet med koordineringsmøderne er at afklare alle spørgsmål vedrørende vedligeholdelsesplaner, arbejds- og tidsplaner samt økonomi, herunder evt. omprioriteringer som følge af ændrede budgetforudsætninger. Gruppen har kompetence til at løse eventuelle konflikter i forbindelse med tolkning af samarbejdsaftalen. Koordineringsmøderne anvendes desuden til drøftelse af samarbejdet med skolerne, herunder tilbagemeldinger eller klager fra skolerne. Miljø og Teknik udsender dagsorden og laver et kortfattet beslutningsreferat fra koordineringsmøderne. 3.2 Møder med skolerne Miljø og Teknik aftaler selv tidspunkter og rækkefølge af besigtigelser og udførelse af vedligeholdelsesarbejder med de enkelte skoler. 4. Miljø og Tekniks generelle relationer til skolerne Når Miljø og Teknik har udarbejdet arbejdsplaner for den kommende tids vedligeholdelsesarbejder, skal det aftales direkte med skolen hvor, hvornår og hvordan vedligeholdelsesarbejderne kan udføres. Arbejdsplanerne udsendes samlet til alle skolerne. Aftalte begrænsninger i arbejdstid og -omfang skal respekteres, og evt. ændringer af arbejdsplanerne i forhold til det aftalte skal straks meddeles skolen. 5. Prioritering af vedligeholdelsesarbejderne Vedligeholdelsesarbejderne udføres i prioriteret rækkefølge. Prioriteterne er som følger: Prioritet 0. Følgeudgifter i forbindelse med serviceeftersyn og lovpligtige eftersyn. Prioritet 1. Myndighedskrav Prioritet 2. Sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold Prioritet 3. Akutte skader på bygningsdele og installationer med risiko for væsentlige følgeskader. Prioritet 4. Forebyggende vedligehold af tekniske installationer Prioritet 5. Forebyggende vedligehold på bærende konstruktioner og klimaskærm.

8 Prioritet 6. Forebyggende vedligehold på terræn og legepladser Prioritet 7. Genopretning Prioritet 8. Brugerønsker Der anvendes desuden følgende skala til beskrivelse af den enkelte bygningsdels Den anvendte skala er: Karakter 1, som nyt Karakter 2, god tilstand Karakter 3, acceptabel Karakter 4, mindre god Karakter 5, dårlig Karakter 6, sikkerhedsrisiko for personer 6. Kontaktpersoner og kommunikation Miljø og Teknik udpeger en medarbejdergruppe som får den enkelte skole som deres særlige ansvarsområde. Disse medarbejdere vil tillige være skolens kontaktpersoner i Miljø og Teknik. Der udarbejdes præsentationsfolder. Alle henvendelser mellem parterne besvares som hovedregel samme dag eller senest den efterfølgende dag. Beskeder om ikke-akutte forhold fremsendes som e-post mellem parterne. Telefonopkald bør kun ske i forbindelse med sager om uopsættelige forhold. 7. Budget Den økonomiske ramme til vedligeholdelse af klimaskærm, tekniske installationer og terræn udgør i 2009 for perioden 1. januar december 2010: x.xxx.000 kr. 8. Økonomi og ressourcer Miljø og Teknik yder i dag bistand med vedligeholdelse af skolerne. Der er til denne opgave disponeret xxx årsværk af den faste bemanding til controllerfunktion af vedligeholdelsen, resterende timer afholdes efter kommunens regler for faste og variable opgaver i Teknisk Service. 9. Indeklima, hygiejne og arbejdsmiljø Lovkrav fra Arbejdstilsynet behandles særskilt og afregnes som en variabel ydelse.

9 10. Miljø og Tekniks øvrige ydelser Projektering af små opgaver og gennemførelse af genoprettelsesprojekter. Ressourceforbruget honoreres særskilt, når det samlede tidsforbrug pr. opgave overstiger 30 timer. Bygherrerådgivning i forbindelse med nybyggeri og ombygninger udføres efter kommunens regler omkring faste og variable opgaver. Almen rådgivning, f.eks. i forbindelse med den indvendige vedligeholdelse udføres som en fast opgave når timeforbruget ikke overstiger 30 timer. Der udføres årligt controlling på skolernes handleplan for daglig drift udvendig. Controlling er en fast opgave. 11. Evaluering Samarbejdsaftalen evalueres hvert år af parterne, første gang marts Aftalens varighed Samarbejdsaftalen er fortløbende og kan opsiges af parterne til et budgetår med min. 6. mdr