Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 13. november 2018 kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 13. november 2018 kl i Laden, Mariehøj 204, Nivå Til stede: Henrik Harsberg, Linda Storgaard, Finn Zøllner, Helge From, John Resting, Paul Tempels, Lone Merete Albret Afbud: KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Børge Frisbæk, Kundedirektør Sanne Kjær Revisionen: Pia Søndergaard, Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab 1/18

2 Indholdsfortegnelse 1. af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning og konstituering Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning Selskabets og afdelingernes regnskaber Selskabets driftsbudget Organisationsbestyrelsens årsberetning Godkendelse af udkast til målsætningsprogram Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af to kredsdelegerede til BL s 2. kreds om ansættelse af ejendomsserviceteknikerelev Sager til orientering , Niverødgård status , Niverødgård tag byggeskadefondens godkendelse af byggeregnskab KAB og samarbejdet med Danske Bank Styringsdialog Investeringsforeninger Nyt fra ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt fra mødet evt. fortrolighed Bilag 1: Indførelser i revisionsprotokol... 3 Bilag 2: Årsregnskaber for Bilag 3: Budget Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning Bilag 5: Målsætningsprogram for /18

3 1. af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2018 af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2018 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 4. oktober Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2018 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2018 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 4. oktober Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte det fortrolige referat. 3. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organistionsbestyrelsesmøde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for den 1. juli 2017 til den 30. juni Bilag 1: Indførelser i revisionsprotokol Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Punktet behandles under punkt 7. 3/18

4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning og konstituering Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2018 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2019 Medlem Helge From Niverød III 2018 Medlem John Resting Niverød IV 2019 Medlem Lone Merete Albret Niverød IV 2018 Medlem Paul Tempels Niverød III 2019 Medlem Finn Zøllner Niverødgård 2018 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem John Resting Niverød IV Medlem Lone Merete Albret Niverød IV Medlem Finn Zøllner Niverødgård Medlem Helge From Niverød III Medlem Paul Tempels Niverød III Medlem Ellen Rosenstand Ladhøj Niverød III Medlem Lars Valbak Niverød III Medlem Kirsten Rasmussen Niverød III Medlem Cindy Svendsen Niverød IV Medlem Niels Christian Søndergaard Niverød IV Medlem Leif Salee Niverød IV Medlem Helle Laurberg Niverødgård 4/18

5 På afdelingsmødet i Niverød IV den 5. november 2018 blev Morten Schmidth Larsen og Henrik Bech valgt til repræsentantskabet. Cindy Svendsen og Leif Salee blev således ikke genvalgt. 6. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. Formanden orienterede om følgende emner: - At han havde deltaget i en spændende BL- konference vedrørende 17 verdensmål - Alle fire formænd deltog i det halvårlige borgmestermøde, hvor der blandt andet blev drøftet seniorboliger og tilgængelighed - En stor grund i Fredensborg by udbydes både til private og almene boliger - Ny organisering af politiet i Nordsjælland - Gå hjem-møde i KAB om byggeri/renovering et rigtig godt møde - BL har afholdt kursus i de nye regler i AB 18 - Der har været afholdt halvårsmøde i Mergeltoften, hvor kommunen ønskede håndtering af fraflytninger på dagsordenen. - Tre afdelingsmøder om regnskaber er afholdt møderne er meget forskellige med hensyn til deltagelse, fremlæggelse og stemning. Orienteringen blev taget til efterretning. Sager til beslutning 7. Selskabets og afdelingernes regnskaber 54 Resultatopgørelsen balancerer pr. 30. juni 2018 med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til selskabets arbejdskapital. 5/18

6 Status balancerer med kr., og den disponible del af selskabets dispositionsfond udgør kr., svarende til gennemsnitlig kr. pr. lejemål (617 lejemål). Arbejdskapitalen udgør kr. Der er følgende bemærkninger til regnskabsåret : Boligselskabet har fortsat fritagelse for dækning af afdelingernes tab ved fraflytning, hvor beløbet overstiger 321 kr. pr. lejemål pr. år. (Fritagelsen er gældende fra regnskab og de følgende fire regnskabsår) Niverød III Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 8. november Niverød IV Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 5. november Niverødgård Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 6. november Mergeltoften Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 6/18

7 9022 Ejerforeningen Mergeltoften Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr. Resultatet fordeles med kr. til Fredensborg Kommune og kr. til (54-6 Mergeltoften). Status balancerer med kr Bofællesskabet Byvejen Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Årsregnskaber for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber for og tager revisionsprotokollen til efterretning. Selskabets regnskab blev gennemgået, for afdelingernes regnskaber blev kun de overordnede linjer fremhævet, eksempelvis at der er enkelte driftskonti, der ikke er blevet fordelt mellem afdelingerne dette vil blive korrigeret i nyt regnskabsår. Afdelingsmøderne i afdeling Niverød III, Niverød IV og Niverødgård har godkendt regnskaberne. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets og afdelingernes regnskaber og tog revisionsprotokollen til efterretning. 8. Selskabets driftsbudget Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for perioden 1. juli 2019 til den 30. juni 2020 for. Driftsbudgettet balancerer med kr. og har en budgetreserve på kr. Bilag 3: Budget /18

8 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for , som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. Organisationsbestyrelsen havde en drøftelse af, hvor mange der kan deltage i KAB-konferencen bør alle repræsentantskabsmedlemmer inviteres? Flertallet besluttede, at emnet tages op på repræsentantskabsmødet den 19. november Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets budget, der efterfølgende bliver forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 9. Organisationsbestyrelsens årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formandskab i samarbejde med KAB. Beretningen er udarbejdet efter en ny standard som følge af lovændringer, hvilket indebærer, at årsberetningen også indeholder en økonomisk styringsrapport (den tidligere Ledelsesinformation i KAB kaldet forvaltningsrevisionsrapport). Beretningen aflægges på s repræsentantskabsmøde den 19. november Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. Der skal søges dispensation til fortsat fritagelse for, at dispositionsfonden skal dække tab ved fraflytninger, der overstiger 316 kr./lejemål. Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen, som fremlægges på repræsentantskabsmødet den 19. november Når repræsentantskabet har godkendt årsberetningen, omdeles den til alle beboere. 8/18

9 10. Godkendelse af udkast til målsætningsprogram På organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2018 godkendte bestyrelsen indholdet i det kommende målsætningsprogram og bemyndigede administrationen til at udarbejde et forslag til layout. Forslag til endeligt målsætningsprogram for vedlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. Bilag 5: Målsætningsprogram for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender målsætningsprogrammet for og indstiller det til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 19. november Principperne i layoutet blev godkendt, men ønskes i en større udgave. Administrationen sørger for tilretning og medbringer trykte eksemplarer til repræsentantskabet. 11. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab har to medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmer til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på selskabets repræsentantskabsmøde. På repræsentantskabsmødet den 22. april 1997 blev det besluttet, at s medlemmer i KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. Nuværende medlemmer af KAB s repræsentantskab er Henrik Harsberg og Linda Storgaard. Som personlig suppleant for Henrik Harsberg er John Resting valgt, og som personlig suppleant for Linda Storgaard er Bettina Pagh valgt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer samt to personlige suppleanter til KAB s repræsentantskab for en etårig periode. 9/18

10 Henrik Harsberg blev genvalgt til KAB s repræsentantskab med John Resting som suppleant. Linda Storgaard blev genvalgt med Helge From som suppleant. Alle for en etårig periode. 12. Valg af to kredsdelegerede til BL s 2. kreds I henhold til BL s vedtægter kan udpege fire delegerede til BL s kredsmøder, hvoraf halvdelen skal vælges af selskabets organisationsbestyrelse. De resterende to delegerede skal udpeges af repræsentantskabet. På organisationsbestyrelsesmødet den 15. november 2017 blev Henrik Harsberg valgt og Bettina Pagh genvalgt som repræsentanter til BL s kredsmøder. På repræsentantskabsmødet den 30. november 2017 blev Helge From og Lars Valbak valgt som delegerede til BL s kredsmøder. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to delegerede til BL s kredsmøder for en etårig periode. Henrik Harsberg blev genvalgt som delegeret til BL s kredsmøder for en etårig periode. Helge From blev valgt for en etårig periode. 13. om ansættelse af ejendomsserviceteknikerelev Frederiksborg Boligselskab har tidligere med succes haft en elev, og på deres organisationsbestyrelsesmøde den 7. november 2018 er der på foranledning af formanden lavet indstilling til drøftelse om at ansætte en elev, eventuelt i fællesskab med. På mødet redegøres for omkostningerne forbundet med ansættelse af en elev. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at drøfte muligheden for at ansætte en ejendomsserviceteknikerelev i fællesskab med Frederiksborg Boligselskab. 10/18

11 Organisationsbestyrelsen godkendte at ansætte en elev sammen med Frederiksborg Boligselskab. Det skal tilstræbes, at eleven er under 25 år og har gennemført et grundforløb. Den samlede udgift over ca. tre år vil da andrage kr. Hvis eleven er over 25 år, udgør udgiften kr. Udgiften deles 50/50 mellem selskaberne. Sager til orientering , Niverødgård status Der blev senest orienteret om status på organisationsbestyrelsesmødet den 19. september Der er afholdt møde vedrørende følgende udestående forhold fra 1-års gennemgangen: - Er sokkelløsningen i forbindelse med facadeisolering risikobehæftet? - Gulvet i bolig nr. 21 rejser sig - Bøgehæksplanter er gået ud Deltagere i mødet var rådgiver, entreprenør, drift, administration samt en konsulent fra Rockwool. Sokkelløsningen er ikke udført korrekt entreprenøren har accepteret at udbedre dette forhold, og arbejdet pågår i skrivende stund. Gulvet i bolig nr. 21 rejser sig grundet manglende dampspærre entreprenøren har vedkendt sig forholdet, og der etableres dampspærre i forbindelse med, at gulvet udskiftes. Flere bøgehæksplanter er gået ud grundet meget tør sommer og manglende vanding og lugning af ukrudt. Entreprenøren fraskriver sig ansvaret, da det ikke er beskrevet tydeligt i udbuddet, at vanding og fjernelse af ukrudt påhviler entreprenøren det første år. Det undersøges aktuelt, hvornår det bedste tidspunkt er for udskiftning af bøgehæksplanter, samt mulig finansiering heraf. 11/18

12 Hækplanter genplantes til foråret Udgiften på ca kr. dækkes af overskud fra tagrenoveringen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning , Niverødgård tag byggeskadefondens godkendelse af byggeregnskab Organisationsbestyrelsen godkendte på deres møde den 19. september 2018 det reviderede byggeregnskab. Byggeskadefonden har nu ligeledes godkendt byggeregnskabet og udmeldt fondens dækning af sagen. Den samlede udgift til renovering af taget var kr. Selvrisikoen udgør 5 % svarende til kr., og opbrugt levetid udgør 9/25 svarende til kr. af det dækningsberettigede beløb. Det medfører en dækning fra fonden på kr. og en egenbetaling på kr. I byggeregnskabet for den ustøttede del af genopretningen er afsat kr. til dækning af egenbetalingen. Overskuddet vil blive anvendt til nedbringelse af afdelingens lån i dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen har tidligere reserveret et beløb på kr. fra dispositionsfonden til dækning af egenbetalingen dette beløb bliver nu ført tilbage til dispositionsfonden. Beløb på kr. reserveres til bøgehæksplanter restbeløb anvendes til nedbringelse af lån i dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. KAB og samarbejdet med Danske Bank Paul Tempels ønsker følgende drøftet på organisationsbestyrelsesmødet: 12/18

13 Ønsker, at KAB fortsat knytter sin økonomi til Danske Bank? De seneste nyheder om den mere og mere omfattende hvidvaskning igennem bankens estiske afdeling bør have konsekvenser for KAB s engagement, både mht. etik og økonomi. KAB kan risikere, at Danske Banks likviditet kan komme i fare efter en kommende dom og bødeforlæg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter situationen vedrørende Danske Bank set i relation til KAB s og hermed s engagement i banken. KAB s bestyrelse og direktion har vurderet situationen og undersøgt alternative muligheder i forhold til Danske Bank, men der er ikke aktuelt alternativer, der kan løfte opgaven med KAB s mange transaktioner. Direktionen har været til møde med Danske Bank og udtrykt kritik og bekymring. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Styringsdialog Den 2. november 2018 afholdes den årlige styringsdialog med Fredensborg Kommune. På mødet orienteres om forløbet af styringsdialogmødet. På det årlige styringsdialogmøde blev følgende emner drøftet: - Anvisningsaftale nuværende aftale er udløbet, men forlænget indtil ny aftale er forhandlet på plads. Kommunen har udspillet. - Mergeltoften fraflytninger, processen blev drøftet ud fra to konkrete sager. - Støj fra Per Gyrum Skolen. Kommunen vil se på sagen. Administrationen følger op. - Administrationsbidrag er fortsat højt besparelsen ved fælles driftschef med Frederiksborg Boligselskab fremgår ikke af materialet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13/18

14 18. Investeringsforeninger Den politiske uro er igen den primære kilde til udsving på de globale aktiemarkeder. Den handelspolitiske konflikt mellem USA og Kina har ulmet hele året, men i starten af 3. kvartal 2018 har også udviklingen i Italien haft betydning. De italienske politikere skabte usikkerhed i slutningen af september efter udtalelser om, at landet kan finde på at forlade euroen og i stedet løse sine gældsproblemer ved at genindføre sin egen valuta. Det er siden blevet talt ned af flere højtstående personer, men udtalelserne om et muligt euro-exit ser stadig ud til at lægge en dæmper på risikoappetitten. Italien har budgetteret med et underskud på 2,4 pct. af BNP i Regeringen havde ellers tidligere signaleret, at budgetunderskuddet for 2019 ikke ville blive større end 1,6 procent af BNP. Forskellen lyder måske ikke af meget, men siden euroområdets statsgælds- og bankkrise i har finansmarkederne haft stort fokus på stabiliteten i de italienske offentlige finanser. Og med en statsgæld på over 130 procent af BNP er det afgørende, at der er en troværdig plan for at nedbringe gældsbyrden gradvist. Den dæmpede risikovillighed har igen fået investorerne til at søge mod sikker havn. Kursværdier Nominel be- Indre værdi Indre værdi Værdiudvikling Værdiudvikling holdning (kurs 100) (Kurs) 31. dec (Kurs) 3. okt hele 2018 hele 2017 Danske Capital ,53 116,75 0,19 %-point +1,79 %-point SEB Invest ,35 119,26 0,77 %-point +3,05 %-point Nykredit Port ,08 121,77 0,57 %-point +2,63 %-point Historiske afkast og kursudvikling kan ikke betragtes som en garanti for fremtidig kursudvikling og afkast. Indskud i Investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14/18

15 19. Nyt fra ejendomskontoret Jf. beslutning på organisationsbestyrelsesmødet den 19. september 2018 er der slået en stilling op som servicemedarbejder, som erstatning for en medarbejder, der går på pension. Ansøgningsfristen var den 15. oktober 2018, og der er indkommet ca. 20 ansøgninger. Det forventes, at der afholdes samtaler i uge 43, så der kan ske ansættelse fra den 1. december Tania har været på superbrugerkursus i iopgaver og beboer-app og er i gang med at oplære det øvrige personale. Det forventes, at alle er oplært, så iopgaver kan udrulles i starten af december Når medarbejderne er blevet fortrolige med iopgaver, kan beboer-appen implementeres. Processen for implementering skal aftales med bestyrelserne. Administrationen har udarbejdet forskelligt kampagnemateriale, som kan anvendes. Der er ansat en ny servicemedarbejder pr. 1. december Nyt fra afdelingerne 54-1, Niverød III U-målt vandforbrug Organisationsbestyrelsen blev senest orienteret omkring sagen på organisationsbestyrelsesmødet den 19. september Der har været gennemgang af krybekældre i afdelingens sydlige område, idet man konstaterede, at det kunne være i det område, man skulle lede efter en eventuel årsag til det u-målte vandforbrug. Der er ikke fundet nogen lækager i området, der kan forklare det ekstra forbrug. Efter fundet af to større lækager tidligere på året kan det konstateres, at det u-målte forbrug er under 10 %. 15/18

16 Ny køkkenpulje Den 6. september 2018 gav Fredensborg Kommune accept på garantistillelse og låneoptagelse på 1,5 mio. kr. Der er indtil nu modtaget 11 tilmeldinger, og der er udsendt accept til disse. Udskiftning af ventilation Der er modtaget materiale fra Ventilux, som udførte ventilationsrensning, og det er videresendt til projektleder i KAB energi. Efter aftale med afdelingsbestyrelsen udskydes det videre forløb indtil efter afdelingsmødet. Tingstedet Der er den 17. september 2018 kommet tilbud fra Rådgivningsfirma Kim Olson, på undersøgelse af årsagen til sætninger på Tingstedet. Det er aftalt med Kim Olson, at de igangsætter undersøgelser snarest muligt. Gadebelysning Fredensborg Kommune har i årevis afholdt udgifter til 39 lamper, som retmæssigt skal afholdes af afdelingen eller indgå i den aftale, som afdelingen har med Ørsted A/S. Forholdet er nu bragt på plads. 54-2, Niverød IV LED-belysning Udskiftning af LED-belysning påbegyndes i uge 42 og udføres etapevis i dagtimerne, så der vil være lys om aftenen. Der er udsendt varsling til beboerne. Maling af skure/indgangspartier Der er udsendt udbudsmateriale til tre firmaer. Arbejderne skal udføres i tidsrummet april/maj 2019, så faktura kan betales i indeværende budget. Vaskeri Driften har anbefalet afdelingsbestyrelsen at udskyde udskiftningen i et eller to år. Afdelingsbestyrelsen er gået i tænkeboks om, hvorvidt de vil anbefale afdelingsmødet udskiftning til pengeløst vaskeri nu eller udskyde udskiftningen. 54-3, Niverødgård Byggeregnskab tagrenovering BSF har haft nogle spørgsmål til ekstra regning på håndtering af stillads-opbygning på havesiderne, da der ikke var plantet hække på det tidspunkt, de besigtigede afdelingen i forbindelse med tilbudsgivning. Det forventes, at BSF godkender det indsendte byggeregnskab. 16/18

17 54-6, Mergeltoften Intet at bemærke , Byvejen Intet at bemærke. Niverød IV: Udskiftning af LED-belysning i Niverød IV er først påbegyndt i uge 45. Ny køkkenpulje er godkendt af afdelingsmødet den 5. november Organisationsbestyrelsen er indstillet på at godkende den nye pulje via mail. 21. Beboerklagenævnssager Der er ingen nye sager eller sager, der er blevet afgjort i beboerklagenævnet siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Kommende møder Repræsentantskabsmøde mandag den 19. november 2018 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. marts 2019, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 22. maj 2019, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 18. september 2019, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 13. november 2019 Repræsentantskabsmøde onsdag den 27. november 2019, kl /18

18 Organisationsbestyrelsesmødet onsdag den 13. november 2019 flyttes til onsdag den 20. november kl , hvis muligt. Øvrige møder holdes også kl Eventuelt 24. fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet. 18/18