Ejendomsstrategi

Transkript

1 Ejendomsstrategi

2 Indledning og baggrund I forbindelse med budgetvedtagelsen for 2019 besluttede byrådet i Assens Kommune, at der skulle arbejdes videre med at samle den økonomiske styring og organisering af opgaverne på ejendomsområdet. I foråret 2019 er der blevet gennemført en analyseproces med det formål at få vedtaget en ny model for organisering af ejendomsområdet, der skal kunne indfri de økonomiske potentialer, og som samtidig skal sikre en samlet og sammenhængende organisering af området. Den fremtidige organisering og drift af ejendomsområdet i Assens Kommune skal medføre et nyt perspektiv på ejendomsadministrationen, hvor effektiv arealudnyttelse og opgavevaretagelse - i balance med fagområdernes behov og ønsker skal give nye og bedre muligheder for at anlægge et strategisk perspektiv på det samlede ejendomsområde til gavn for Assens Kommune som helhed. Parallelt med analyseforløbet er nærværende strategi for ejendomsområdet i Assens Kommune blevet udviklet. Assens Kommunes ejendomsstrategi beskriver kommunens målsætninger og pejlemærker for de kommunale ejendomme og arbejdet med disse. Strategien er overordnet set både et udtryk for, hvor man gerne vil hen med ejendomsområdet (den ønskede retning), og hvordan man gerne vil nå derhen (den strategiske plan). For at komme i mål med de ønskede effektiviseringer, uden at fagligheden eller kvaliteten af den ydede service svækkes, bliver der i 2020 etableret en stærk fælles ejendomsadministration, der samlet set har ressourcer og kompetencer til at sikre en markant omstilling og udvikling af ejendomsområdet i Assens Kommune. Udviklingen af ejendomsområdet skal medvirke til at give kommunen et strategisk perspektiv på de kommunale ejendomme, som er nødvendigt for at kunne leve op til målsætningerne i Vision Assens Kommune skal være kendetegnet ved, at kommunens ejendomme understøtter opbygningen af lokale fællesskaber samtidig med, at opførelsen og driften af ejendommene sker på en bæredygtig vis, hvor der fokuseres på energioptimering og genanvendelse af ressourcer. Ejendomsstrategien er vedtaget af byrådet og gælder i fire år, hvorefter en revideret ejendomsstrategi vil skulle udarbejdes og vedtages. Den præcise kadence for udviklingen af nye versioner af ejendomsstrategien fastlægges ud fra et samlet hensyn til kommunens øvrige politikker og strategier, herunder planstrategi og udviklingsplaner for bymiljøerne. Implementering og opfølgning på ejendomsstrategien er placeret i udvalget for Miljø, Teknik og Plan. 2

3 Ejendomsstrategien fastlægger en række overordnede pejlemærker og sætter retning for forvaltningen af kommunens ejendomme. Strategien vil blive udmøntet i årlige, operationelle handleplaner, hvor det konkret fastlægges, hvilke initiativer, indsatser og aktiviteter der gennemføres for at nå de overordnede målsætninger. I det følgende afsnit beskrives de primære fokusområder i ejendomsstrategien. Herunder hører også en overordnet præsentation af de væsentligste målsætninger, der er knyttet til de enkelte fokusområder. Efterfølgende beskrives de enkelte fokusområder særskilt, hvor de konkrete målsætninger foldes yderligere ud. I disse beskrivelser indgår også en kortfattet præsentation af nogle af de redskaber, der skal sikre, at målene kan blive indfriet. De primære fokusområder og målsætninger i ejendomsstrategien Ejendomsstrategien fokuserer på fem særskilte områder, der skal være omdrejningspunktet for at sikre en fremtidig drift af området, som både er effektiv og lever op til kommunens ønsker til kvalitet og lokal forankring. For hvert fokusområde er der udpeget nogle overordnede målsæt- ninger, der tjener som pejlemærker for, hvordan ejendomsområdet konkret ønskes administreret i Assens Kommune. De fem fokusområder og tilhørende overordnede målsætninger er illustreret i den nedenstående figur. 3

4 Fokusområde 1: Arealoptimering Et fokus på arealoptimering og klogere kommunale kvadratmeter er en nødvendighed, når der skal opnås en effektivisering på ejendomsområdet. I mange af kommunens ejendomme skønnes udnyttelsesgraden at kunne øges, fx ved at anvende bygningerne til flere formål og brugere. En mere intensiv udnyttelse vil frigive andre ejendomme (til salg, udlejning, nedrivning mv.), hvormed det samlede arealforbrug kan reduceres. Kommunens kerneydelser er udgangspunktet for opførelse og indretning af kommunen ejendomme. Ejendommene danner rammerne for det sunde og tidssvarende læringsmiljø, et aktivt fritidsliv, samt et trygt liv med høj livskvalitet for borgere på botilbud og plejecentre mv. I dialog med fagområderne skal de fysiske rammer udvikles og samtænkes med kerneopgavernes konkrete behov, så der udvikles ejendomsløsninger, der understøtter udførelsen af de forskellige - kerneopgaver i kommunen. De udvalgte målsætninger på dette fokusområde er: Færre kvadratmeter: Det er en central målsætning i ejendomsstrategien, at kommunens ejendomsportefølje kommer til at bestå af færre kvadratmeter. Den nødvendige reduktion af kommunens ejendomsarealer skal finde sted på et oplyst grundlag, hvor der tages højde for ejendommenes kvalitet, omkostninger til drift og vedligeholdelse, beliggenhed og de nuværende brugere samt benyttelsesgrad. Der skal sikres gode alternative løsninger for brugerne af de ejendomme, der skal udgå af 4

5 den kommunale ejendomsportefølje. Kernefagligheden skal altid være et fokuspunkt, og det skal sikres, at de kommunale ydelser fremover kan leveres fagligt forsvarligt i de eksisterende fysiske rammer, dette skal bl.a. sikres ved at have stor fokus på brugerinddragelse, så tidligt i processen som muligt. Mere intensiv udnyttelse af ejendommene: Det er forventningen, at de eksisterende kommunale bygninger vil kunne udnyttes bedre og til flere forskelligartede formål. Dette er en vigtig målsætning med relation til ambitionen om at nedbringe det samlede antal kvadratmeter i kommunens ejendomsportefølje. En del ejendomme benyttes i dag kun i begrænset omfang, og der er således mulighed for at indtænke alternative muligheder for benyttelse af disse ejendomme. Dette vil også være medvirkende til at skabe rum for, at forskelligartede brugergrupper kan mødes og interagere i overensstemmelse med målsætningerne i Vision Arbejdet med mere intensiv udnyttelse af ejendommene skal have en pragmatisk karakter med udgangspunkt i lokalmiljøerne, hvor der tages højde for brugersammensætninger, geografi, transportafstande mv. For at indfri disse mål kræves det, at der arbejdes med et samlet porteføljeoverblik og en samlet porteføljestyring. Hertil skal der løbende skabes et ajourført og systematisk dataoverblik, som giver den fornødne information til at kunne træffe de rette beslutninger på et veloplyst grundlag. Data af høj kvalitet vedrørende de kommunale bygninger er en forudsætning for at kunne arbejde systematisk og strategisk med ejendomsadministrationen. For at understøtte arbejdet med effektiv arealudnyttelse samt øge andelen af multifunktionelle ejendomme, vil kommunens fælles ejendomsfunktion etablere og vedligeholde et bedre overblik over de relevante data, ligesom der i samarbejde med ejendommenes brugere løbende skal ske en afdækning af både lokalebehov og lokaleudnyttelse Hertil vil der skulle ske en tæt integration med planlægning og styring af kommunens anlægsprojekter. Dette vil give et strategisk perspektiv på den samlede udvikling af kommunens ejendomsportefølje i relation til kapacitetsbehovet og udviklingen i de konkrete lokalebehov blandt de forskellige faggrupper i kommunen. Reduktion af eksterne lejemål: Det skal løbende være et fokuspunkt at undersøge, om brugerne i eksisterende eksterne lejemål ville kunne finde plads i de kommunale ejendomme uden at dette vil forringe vilkårene for brugerne i væsentligt omfang. 5

6 Fokusområde 2: Gennemsigtighed, prioritering og effektiv drift Med den nye organisering af ejendomsområdet bliver den økonomiske styring og organisering af opgaverne i højere grad samlet. Dermed skabes et bedre tværgående overblik, som gør det muligt at foretage de nødvendige prioriteringer af vedligeholdelsesopgaverne og sikre en økonomisk effektiv drift på ejendomsområdet, hvor de nødvendige effektiviseringsgevinster kan opnås fra år til år. Driften af ejendomsområdet skal understøttes af samarbejdsaftaler mellem den fælles ejendomsadministration og kommunens skoler, institutioner, brugere mv. så der lægges op til et tillidsbaseret, fleksibelt og pragmatisk samarbejde omkring ejendoms- og serviceopgaverne. De udvalgte målsætninger på dette fokusområde er: Teknisk Service på alle ejendomme: Det er en væsentlig målsætning, at alle de kommunale ejendomme får adgang til bistand fra teknisk servicepersonale. Dette er væsentligt i forhold til at få løst opgaverne effektivt, herunder at få vurderet de forskellige drifts- og vedligeholdelsesbehov fra et fagligt perspektiv. Samtidig er det centralt i forhold til at få udnyttet potentialet i forhold til kommunens eksterne leverandører, hvilket både handler om hvilke opgaver, der indkøbes ekstern bistand til (og hvilke opgaver, der mere effektivt kan udføres af eget personale), hvornår det er relevant at anvende eksterne leverandører (hvornår opgaven skal prioriteres ift. andre behov) samt hvordan der indkøbes eksterne leverandører (hvordan sikres den bedste pris/kvalitet). Udnyttelse af stordriftsfordele: For at indfri potentialerne for økonomisk effektivisering vil det være relevant at udnytte de stordriftsfordele, som den stærke fælles ejendomsadministration medfører. Der skal gøres brug af den samlede vifte af tilgængelige kompetencer blandt kommunens tekniske servicepersonale, herunder drages fordel af, at nogle har specialistkompetencer ift. bestemte opgaver. Herudover skal der fokuseres på at gøre bedre og mere effektiv brug af materiel og maskiner, ved at samme materiel og udstyr kan anvendes på flere ejendomme. Hertil skal der foretages kloge indkøb, hvor mulighederne for at opnå bedre priser gennem eksempelvis indkøb i større mængder udnyttes. Ensartet serviceniveau: Kommunens ejendomsbrugere skal opleve en gennemsigtighed i, hvordan og hvornår der arbejdes med vedligeholdelse og drift af de enkelte ejendomme. Der skal være en klar og forståelig sammenhæng mellem behovet på de enkelte ejendomme og den indsats, der faktisk ydes ift. driften af ejendommen. 6

7 Prioritering af kritiske vedligeholdelsesopgaver: Den centrale ejendomsadministration skal sikre, at kritiske vedligeholdelsesopgaver bliver prioriteret højt, så udbedring af kritiske skader så vidt muligt finder sted, inden skaderne vokser sig endnu større. Prioriteringen af opgaver og tilgang til dette skal være gennemsigtig på tværs af den kommunale ejendomsportefølje. For at indfri disse mål vil det være nødvendigt at arbejde med en tydelig og fagligt begrundet prioritering af opgaver. Ved at skabe et tværgående overblik over opgaverne, vil der i højere grad kunne inddrages overvejelser omkring konkurrenceudsættelse af relevante opgavetyper. 7

8 Fokusområde 3: Ejendommenes funktionalitet og kvalitet til støtte for kerneydelsen Den fortsatte udvikling af ejendomsområdet skal tage afsæt i ejendomsstrategien og tage hensyn til, at der er forskellige lokale behov på kommunens forskellige institutioner mv og dermed sikre den fremadrettede disponering af ejendomsporteføljen. Ejendommenes brugere skal inddrages (via allerede etablerede fora som lokalråd, folkeoplysningsudvalg, brugerbestyrelser mv.) sammen med medarbejder og ledelse, omkring planlagte strategiske prioriteringer af den lokale ejendomsportefølje i de geografiske distrikter. De udvalgte målsætninger på dette fokusområde er: Forbedret vedligeholdelsesstand: Ved at arbejde med en samlet prioritering af vedligeholdelsesopgaverne samt en ejendomsporteføljen, der over tid skal blive mindre, er det målsætningen, at brugerne af ejendommene på sigt skal opleve en forbedret vedligeholdelsesstand af de enkelte ejendomme. Hensyn til særlige ejendomme: Nogle ejendomme i Assens Kommune har en særlig karakter enten fordi de benyttes i særligt høj grad og til mange forskellige formål, eller fordi de har en særlig historisk eller arkitektonisk betydning. Det er vigtigt, at der i den løbende ejendomsdrift tages hånd om disse ejendomme, så de også fremover vil kunne være synlige ejendomme af særlig vigtighed for borgere, brugere og gæster i kommunen. For at indfri disse mål kræves det, at der arbejdes systematisk med at gennemgå og vurdere kommunens ejendomme. På brugersiden vil der løbende skulle indsamles data vedr. brugerønsker til indretning og funktionalitet af de enkelte ejendomme. Dette kræver yderligere en tæt dialog med de enkelte fagområder, hvor det løbende skal være i fokus, om de eksisterende ejendomsmæssige rammer i så høj grad som muligt understøtter kernefagligheden på fagområderne. Et led i at sikre den bedst mulige prioritering af vedligeholdelsesopgaverne er, at forbedre dialogen mellem bygningsbrugerne og den fælles ejendomsadministration, således at det lokale kendskab indgår i den strategiske prioritering af vedligeholdelsesopgaverne. Funktionalitet og æstetik: Kommunens ejendomme skal have en tilstand, hvor de både understøtter kernefaglighederne rent funktionelt samt æstetisk udgør fysiske rammer, som ejendommens brugere sætter pris på. 8

9 9

10 Fokusområde 4: Klima, miljø og energioptimering Et fokus på ejendomsområdets indflydelse på klima og miljø er centralt for Assens Kommune. I tråd med de beskrevne fokuspunkter i Vision 2030 vil kommunen gå forrest, når det handler om miljøbeskyttelse og hensyn til de fælles ressourcer. Der skal derfor fokuseres på at opføre og drifte bæredygtige bygninger, hvor vedvarende energikilder udnyttes videst muligt. De udvalgte målsætninger på dette fokusområde er: Energioptimering: Det er væsentligt, at kommunens ejendomme energioptimeres for at mindske forbruget af energi. Dette medfører, at energioptimerende vedligeholdelsesopgaver skal være blandt de højt prioriterede projekter i driften af ejendomsområdet. Miljø- og klimarigtigt byggeri: Det skal sikres, at nybyggeri i så høj grad som muligt er miljø- og klimarigtigt og understøtter ønsket om en ejendomsportefølje baseret på hensyn til de fælles ressourcer. Fremme af bæredygtighed og cirkulær økonomi: Det er et væsentligt led i arbejdet med at sikre en bæredygtig drift af ejendomsområdet, at materialer og ressourcer genanvendes mest muligt. For at indfri disse mål kræves det, at der arbejdes aktivt med bygningsbrugernes og ledernes adfærd gennem incitamentsmodeller, der tilskynder energirigtig adfærd. Driften af området skal yderligere samtænkes med den samlede kommunale energipolitik og politik for anlægsaktiviteter. 10

11 Fokusområde 5: Lokalefællesskaber for foreninger og borgere Organiseringen og driften af ejendomsområdet skal åbne mulighed for disponering af ejendommene under hensyntagen til forskellige brugergrupper og i overensstemmelse med målsætningerne i Vision Kommunens ejendomsportefølje skal til enhver tid understøtte og skabe rammer for levende fællesskaber. De udvalgte målsætninger på dette fokusområde er: Flere ejendomme med adgang for flere borgergrupper: For at muliggøre en samlet kvadratmeterreduktion i den kommunale ejendomsportefølje samt at understøtte skabelsen af flere lokale fællesskaber skal der fokuseres på at gøre flere ejendomme anvendelige for flere brugergrupper. For at indfri disse mål kræves det, at der arbejdes med at tænke i funktioner frem for bygninger, så de enkelte ejendomme bliver anvendt i højere grad og ikke har stor uudnyttet arealkapacitet eller kun anvendes få dage om ugen. For at finde kloge løsninger på dette og få øje på alle mulighederne for multifunktionelle ejendomme skal lokalsamfundet i høj grad involveres. Der skal skabes en god platform for dialog omkring ønsker til og muligheder for at indgå i levende fællesskaber, som er rammesat af kommunens ejendomme. I stedet for at bruge bygningerne til ét formål skal det undersøges, hvordan de kan bruges til flere forskellige aktiviteter og brugergrupper. Dette indebærer, at adgangsforhold og funktionalitet belyses og tilpasses, hvor dette er nødvendigt og ønskeligt ift. de lokale behov. Understøtte samhørighed blandt forskellige borgergrupper: Kommunens ejendomme skal give mulighed for, at mange forskellige typer af brugere kommer til at krydse veje og gøre brug af de samme fysiske rammer. Der skal tænkes i indretning og udnyttelse af kommunens ejendomme på en måde, hvor ejendommene understøtter mulighederne for at foretage forskelligartede og adskilte aktiviteter, men også tilskynder til at benytte fællesfaciliteter såsom omklædning, kantine og fællesrum på tværs af brugergrupper. 11

12 August 2019