Vedligeholdelses- og videreudviklingsaftale

Transkript

1 Vedligeholdelses- og videreudviklingsaftale OS2KITOS Kommunernes IT OverblikSystem 2014 Mellem OS2 Offentlig Digitaliseringsfællesskab c/o Lyngby-Taarbæk Kommune og [Leverandøren] Side 0 af 9

2 Indhold Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale 0) Præambel ) Formål og baggrund ) Kort beskrivelse af eksisterende løsning ) Leverandørens forpligtelser ) Kundens forpligtelser ) Indmelding af opgaver/sager ) Mangler ) Priser og omfang ) Fakturering og økonomi ) Gyldighed, udløb og opsigelse ) Ophavsret, ejerskab og licensform ) Tvistigheder ) Underskrifter... 9 Side 1 af 9

3 Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale Nærværende vedligeholdelses- og videreudviklingsaftale er mellem OS2 Offentlig Digitaliseringsfællesskab, c/o Lyngby-Taarbæk Kommune (herefter OS2), fremover benævnt Kunden, og [Leverandøren], fremover benævnt Leverandøren. 0) Præambel Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af den foreliggende aftale. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt aftaleforløb. Herunder skal de loyalt udveksle information, data og dokumentation i det omfang, det er relevant for kontraktens opfyldelse. 1) Formål og baggrund Roskilde Kommune har på vegne af Roskilde, Sorø, Ringsted, Syddjurs og Ballerup kommune (herefter kaldet initiativkommunerne) fået udviklet et IT system, som hedder KITOS, som står for Kommunernes IT OverbliksSystem. Systemet er licenseret som open source, og nærmere specificeret er ophavsrettigheder til kode og alt tilhørende materiale licenseret under MPL 2.0 licensen. Initiativkommunerne har gennem udviklingsprojektet haft en dialog med OS2 om hvorvidt OS2 ønskede at etablere et brugerklublignende tiltag, som kunne sørge for at man i praksis kunne stille KITOS til rådighed for en bredere kreds af kommuner som måtte ønske at benytte sådan en løsning. En del kommuner har vist interesse for dette og OS2 har derfor påtage sig sådan en rolle. Initiativkommunerne har derfor ifm afslutningen af udviklingen overdraget licensrettighederne til OS2. OS2 har opstillet en række vilkår hvorunder kommuner kan vælge at benytte en OS2 version af KITOS. Disse vilkår er bl.a. beskrevet i en tilslutningsaftale, og der er indgået en sådan tilslutningsaftale med foreløbig 24 kommuner om at de ønsker at benytte OS2KITOS og at de samtidigt er aktive deltagere i OS2KITOS Brugerklubben. Roskilde Kommune løfter foreløbig frem til den 1/ sekretariatsrollen for OS2KITOS projektet/brugerklubben. OS2 ønsker at sikre at den version af KITOS som de stiller til rådighed for de tilsluttede kommuner bliver vedligeholdt, fejlhåndteret og videreudviklet i overensstemmelse med OS2 Brugerklubbens ønsker. Formålet med denne aftale er således at regulere OS2 s for behov et samarbejde med en leverandør, der kan sikre ovenstående behov. Side 2 af 9

4 2) Kort beskrivelse af eksisterende løsning Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale 2. 1) Forretningsmæssig og funktionel Som nævnt har Roskilde, Sorø, Ringsted, Syddjurs og Ballerup kommune fået KITOS udviklet i OS2KITOS er en løsning, der har til formål at skabe overblik over kommunens IT projekter, IT Systemer, IT Kontrakter, deres sammenhænge på tværs samt deres tilknytning til organisationen. Løsningen åbner også et potentiale for på tværs af kommuner at skabe et ensartet grundlag, der øger deres modenhed og evne til fremadrettet at 1) skabe overblik over 2) dokumentere og 3) analysere på deres samlede IT portefølje m.v. KITOS er bygget op omkring flg. moduler: 1. IT understøttelse af organisation 2. IT Projekter 3. IT Systemer 4. IT Kontrakter Da løsningen som nævnt med fordel kan benyttes af flere kommuner har de 5 kommuner i udviklingsprojektet haft som en kongstanke, at kvalificere løsningen så den teknisk og kontraktuelt kan gøres tilgængelig for andre kommuner. Derfor er der bl.a. indtænkt: 1. Tilgængelighed som webbaseret løsning 2. Rettighedsstyring via brugerroller 3. Kommunetilpasning af løsningen via lokal konfiguration 4. Open source Konfigurationsdelen skal sørge for at løsningen til en vis grad kan understøtte kommuners forskellige behov. KITOS er bygget med en 3-delt løsningsarkitektur, som gør at 1) database og 2) præsentationslag er skilt ad med et 3) serviceinterface. Der er således gjort en del ud af at skabe fleksibilitet i forhold til brugergrænsefladen samtidig med at der er gjort et stort arbejde for at sikre, at den bagvedliggende datamodel er fast. KL har bidraget med viden til dette arbejde, så det bliver muligt at udveksle visse oplysninger om organisation, klassifikation og dokumenter med andre systemer, der også anvender disse objekter. Målet er på sigt - at kunne sikre denne dataudveksling ved størst mulig brug af den fælleskommunale rammearkitektur via MOX integrationer. 2.2) Teknisk specifikation af systemet med henblik på krav til drifts- og IT miljø Løsningen afvikles aktuelt i Roskilde Kommunes IT miljø, men det forventes at løsningen indenfor denne kontrakts aftaleperiode vil blive lagt ud hos en 3. part. Nedenstående er en kort beskrivelse af den aktuelle løsning og driftssetup. Test og produktionsmiljø Side 3 af 9

5 Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale Der er såvel et test som produktionsmiljø, og nedenstående gælder for begge miljøer. Teknologi.NET MVC4.x Browser Understøtter W3C (herunder bl.a. Firefox, Mozilla, Chrome og Safari) samt Internet Explorer 10 og senere. Applikationen anvender 1280 pixels i bredden, men kan skalere/har responsive GUI design ned til 1024 pixels. Server og adgang til denne Microsoft Win Server 2008 R2 std. Remote Desktop adgang via VPN Database og adgang til denne MySQL Server v Remote Desktop adgang via VPN Mail/advis server Der er adgang til en SMTP server og der er mulighed for at køre scheduleret job s. 1.2) Performance ved flg. datatræk og trafikbehov Systemet skal i sin programmering, arkitektur og teknologivalg sikre en høj performance ved følgende brugsmønster herunder understøtte at performance ved forskellige brugsmønstre kan nås ved at skalere på driftsmiljøet: Data: 98 kommuner oprettet med hver: KLE numre - en organisation på 75 enheder - 2 Lokale administratorer brugere med forskellige rolleprofiler IT Projekter med alle felter udfyldt IT Systemer med alle felter udfyldt IT Kontrakter med alle felter udfyldt og med advis på dem alle Trafik: unikke brugere er på hver dag - Der kan være op til samtidige brugere, hvoraf de 100 er ved at trække rapporter Herudover forventes hver kommune at have sin specifikke konfiguration, Side 4 af 9

6 Den eksisterende dokumentation til OS2KITOS kan tilgås her: Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale KITOS kode kan tilgås/downloades her: Øvrig beskrivelse, som forefindes herunder en foreløbig beskrivelse af hvordan KITOS objektmodel kan forstås i rammearkitektobjekter kan findes på os2web.dk. 3) Leverandørens forpligtelser Følgende er gældende for nærværende aftale: Leverandøren garanterer, at alle leverancer opfylder alle de i nærværende aftale opstillede krav Leverandøren påtager sig at udføre vedligeholdelse og videreudvikling af OS2KITOS Leverandøren garanterer, at have ressourcer, kompetencer og viden til rådighed, som kender til kundens løsning og behov således at Leverandøren hurtigt, effektivt og kompetent kan løse de fejl, opgaver og videreudviklingsopgaver, som Kunden bestiller gennem aftaleperioden jf. bl.a. afsnit Priser og omfang. Leverandøren har altid navngivne medarbejdere knyttet til løsningen af opgaver der er knyttet til nærværende aftale. Evt. udskiftning af disse sker i dialog med Kunden Leverandøren kan (evt. via certificeringer) dokumentere relevante navngivne medarbejderes kompetencer indenfor relevante områder herunder områder som.net, open source mv. Leverandøren rådgiver Kunden om vedligeholdelses- og videreudviklingsopgaver, som Leverandøren finder hensigtsmæssige qua dennes viden om Kundens løsning og behov. Leverandøren er initiativtagende ift denne rådgivning såfremt den er kritisk for løsningen for så vidt angår arkitektur, sikkerhed, driftsstabillitet, performance o.l. Leverandøren garanterer, at have ressourcer til rådighed til at udføre opgaver, der varsles med en passende tidshorisont. Mangel/fejludbedringer (= opgaver af typen Bug ), samt mindre forbedringer, som varer 0-2 timer, kan i de fleste tilfælde blive løst indenfor 2-6 dage. Hvis de ikke kan løses indenfor denne frist meddeles dette til Kunden så snart Leverandøren har lavet denne vurdering. Større opgaver på op til timer kan oftest leveres inden for arbejdsdage. De fleste store opgaver vil have karakter af videreudvikling, og vil således komme til at indgå i egentlige udviklingspakker, som planlægges ml. Kunden og Leverandøren, og som forventes at have en cyklus af ca. én pr. kvartal. Vedligeholdelses, videreudviklings- og releaseaktiviteter planlægges og udføres, så test, installation og idriftsættelse sker med mindst mulig driftsforstyrrelse og må ikke sættes i produktion uden forudgående accept. Leverandøren skal orientere Kunden på forhånd, såfremt vedligeholdelse eller release nødvendiggør hel eller delvis afbrydelse af løsningen. Leverandøren må desuden ikke uden forudgående varsling reducere løsningens servicevinduer og funktionalitet som led i vedligeholdelsen. OS2 Code of Conduct er læst og vil blive overholdt af Leverandøren OS2-partneraftale er underskrevet af Leverandøren Side 5 af 9

7 4) Kundens forpligtelser Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale Kunden er forpligtet til at udpege 2-3 kontaktpersoner, som er berettiget til at kontakte Leverandøren for at bestille arbejde i henhold til denne aftale. Disse er aktuelt: 1. Brian Andersen, [email protected], Mustafa, [email protected], IT Service, helpdesk, Roskilde Kommune, [email protected], Kunden sikrer at relevante medarbejder hos Leverandøren kan få adgang til løsningen/driftmiljøet i det omfang, som det er nødvendigt for at de kan løse de opgaver, som udføres indenfor rammerne af denne aftale. Kunden forpligter sig til at købe et antal timer i aftalens periode jf. afsnit Priser og omfang Kunden sikrer at Leverandøren har en rimelig mulighed for at planlægge sit ressourcetræk henover aftaleperioden jf. afsnit 6) Priser og omfang. 5) Indmelding af opgaver/sager Kunden benytter projektrummet OS2KITOS i JIRA Kunden opretter alle fejl, mangler, ændringer og tilføjelser mv. i JIRA og opmærker alle disse opgaver med om de er af typen Bug, Task, Improvement eller New Feature. Indtil en opgave er udført og/eller lukket i JIRA ligger den enten i backlog en eller et aktivt Sprint. Leverandøren skal forholde sig til alle de opgaver, som der ligger i det til enhver tid aktuelle Sprint. Leverandøren skal ikke forhold sig til opgaver, som ligger nede i Backloggen. Dog kan Leverandøren oprette opgaver i Backloggen til at beskrive evt. forslag jf. deres rolle som rådgiver i afsnit 2) Leverandørens forpligtelser. Opgaver, som er af typen Bugs løses hurtigst muligt. Hvis de ikke kan løses indenfor 2-6 arbejdsdage meddeles dette til Kunden så snart Leverandøren har lavet denne vurdering. Leverandøren skal indenfor rimelig tid estimere opgaver, som ikke er af typen Bug Estimerede opgaver kan først igangsættes når de bestilles af Kunden. Kunden er forpligtet til at reviewe udført arbejde og markere det done, hvis det er accepteret til levering i produktionsmiljøet. Ovenstående sagsgange/procedurer kan naturligvis ændres og optimeres undervejs i dialog mellem Kunden og Leverandøren. Hastesager og komplekse sager vil naturligt blive fulgt op med telefonopkald ml. de relevante personer hos hhv Kunden og Leverandøren. Side 6 af 9

8 6) Mangler Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale En mangel ved opgaveløsningen foreligger, såfremt det ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier, eller det i øvrigt ikke er eller fungerer, som Kunden med føje kunne forvente på grundlag af indholdet af nærværende aftale. 7) Priser og omfang Timeprisen for nærværende aftale er [Timepris] DKK, ekskl. moms. Kunden forpligter sig med denne aftale til at bestille en samlet opgave portefølje på 600 timer - jf. dog 9) Gyldighed, udløb og opsigelse. Kunden forventer at de i alt 600 timer vil fordele sig henover perioden, som nedenstående: Periode Forventet fordeling 4. kvt kvt kvt kvt kvt Resten Samlet 600 8) Fakturering og økonomi Der faktureres månedsvis for de timer der er medgået til de på det tidspunkt leverede og godkendte opgaver. Ved såvel opgørelse som estimering af varigheden for opgaveløsning regnes der med pr. påbegyndt 15. min. Alle fakturaer skal henvise konkret til hver enkelt opgave (issue) i Kundens JIRA med angivelse af specifik JIRA nummerering og medgået tid (pr. påbegyndt 15 min.). Betalingsfrist er løbende måned 30 dage. Alle priser er i danske kroner. Priserne er eksklusiv moms, told og øvrige afgifter. Ved ændring af danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret. 9) Gyldighed, udløb og opsigelse Denne aftale er gældende fra 4. kvartal 2014 Denne aftale udløber senest den 31/ Side 7 af 9

9 Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale Aftalen udløber tidligere, hvis Kunden har bestilt opgaver svarende til aftalens timemæssige omfang inden den 31/ Det vil sige, at hvis Kunden har bestilt for 600 timers opgaver via denne aftale før den 31/ , så udløber aftalen i det øjeblik Leverandøren har leveret de pågældende opgaver og at de er godkendt af Kunden. Hvis Kunden ikke har bestilt opgaver svarende til aftalens timemæssige omfang inden aftalens udløb, så kan Leverandøren fakturere Kunden for det resterende antal timer, som Kunden med denne aftale har forpligtet sig til at bestille opgaver for. Hvis noget tyder på at dette bliver tilfældet, så har begge parter dog initiativpligt til at sætte et afsluttende møde op, som afholdes senest den 31/ ,hvor parterne sammen finder en fornuftig opgaveportefølje for de resterende timer på aftalen. Denne opgaveportefølje skal være bestilt af Kunden inden den 31/ og skal være leveret af Leverandøren og godkendt af Kunden inden den 1/ Aftalen kan opsiges med løbende måned + 90 dages skriftlig varsel af begge parter. Hvis aftalen opsiges inden udløb, så opgøres forskellen mellem Leverandørens forbrugte antal timer og Kundens forventede antal timer på opsigelsestidspunktet. Herefter sættes der straks et møde op, hvor parterne sammen finder en fornuftig opgaveportefølje til denne timeopgørelse således at antallet af forventede timer og fakturerede timer stemmer overens på det tidspunkt hvor opsigelsen træder i kraft. 10) Ophavsret, ejerskab og licensform Fællesskabet OS2 Offentlig Digitaliseringsfællesskab herefter OS2 har uden begrænsninger alle nuværende og fremtidige rettigheder til kode, design, rapporter og alt andet materiale, der udarbejdes af Leverandøren i forbindelse med opfyldelsen af denne kontrakt. Dette gælder også kode, kildekode, udviklede værktøjer, dokumentation, detailspecifikationer, grænsefladespecifikationer, rapporter, design, data og databaser. Licensen for det, af leverandøren - til nærværende aftale - udarbejdede materiale, er MPL 2.0 (som er kompatibel med GPL v2) eller CC BY-SA. Parterne har en fælles forståelse for, at koden leveres og udarbejdes som open source under MPL 2.0-licensen ( samt underlagt aftalerne i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab. Licensen for alt andet er CC BY-SA. Under udviklingen af OS2KITOS gives OS2 en kigge-adgang til leverandørens repositories. Senest 10 hverdage efter endt udvikling og idriftsættelse af nye versioner af OS2KITOS skal projektets kode og andet materiale deponeres i software-versioneringssystemet Git under OS2 s organisation på under MPL 2.0-licens eller CC BY-SA licens. OS2 anviser et eller flere repositories. Side 8 af 9

10 Udvikling- og Vedligeholdelsesaftale Den fulde master til det nye OS2KITOS skal fra idriftsættelse til enhver tid befinde sig på og det er herfra der skal downloades ændringer og opdateringer til OS2KITOS. 11) Tvistigheder Nærværende aftale er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende aftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Såfremt der ej heller herved opnås nogen løsning, skal parterne søge at opnå enighed om i fællesskab at udpege en uafhængig og sagkyndig mægler, der kan mægle og komme med ikke-bindende forslag til tvistens løsning. Når det ovenfor beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved voldgift. Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure. Voldgiftsrettens kendelse, som skal være motiveret, skal afsiges snarest muligt og om muligt inden et halvt år efter voldgiftsrettens nedsættelse. 12) Underskrifter Leverandør: Kunde: Firnanavn: [Leverandør] Firmanavn: OS2 Off. Digitaliseringsfællesskab c/o Lyngby-Taarbæk Kommune CVR: [CVR] CVR: EAN: Dato: x/ Dato: x/ Leverandøren Kunden Side 9 af 9