Meddelelse nr. 1. Svar på spørgsmål. til. udbud af batterier til høreapparater

Transkript

1 Meddelelse nr. 1 Svar på spørgsmål til udbud af batterier til høreapparater I overensstemmelse med Udbudsdirektivets artikel 39, stk. 2, kan Amgros (på vegne af de fem danske regioner) op til 6 dage inden tilbudsfristens udløb udsende meddelelser indeholdende svar på de af tilbudsgiverne stillede spørgsmål samt eventuelle yderligere supplerende oplysninger eller rettelser til udbudsmaterialet. Denne meddelelse nr. 1 indeholder svar på spørgsmål stillet af tilbudsgiverne jf. udbudsbetingelsernes pkt. 8. Såfremt Amgros udsender yderligere meddelelser, vil disse blive offentliggjort på samme vis på senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Nedenstående spørgsmål vedrører alle indholdet af udkastet til Rammeaftale. Spørgsmål 1. Under Punkt 1. Formål nævnes, at rammeaftalen er ikke-eksklusiv, selv om det i udbudsbekendtgørelse og i udbudsbetingelser nævnes, at aftalen laves med én leverandør. Såfremt aftalen er ikke-eksklusiv, har aftalen manglende juridisk styrke uden forpligtigelser, hvorfor der heller ikke er behov for senere beskrivelse af betingelser for opsigelse. Laves rammeaftalen ikke med én leverandør som så skal levere batterier iht. rammeaftalen? 2. Under Punkt 3. Pakninger nævnes, at pakninger til regionerne pakkes i kartoner mellem 100 og 1000 batterier hver. Kan leverandøren selv fastlægge den mindste pakkestørrelse (antal batterier) inden for den angive stykantallet på 100 og batterier? Svar Formålet med Rammeaftalen er, at Regionerne kan levere batterier til høreapparater til de borgere, der har høreapparat. At Rammeaftalen er ikke-eksklusiv betyder, at leverandøren er berettiget til at levere tilsvarende batterier til andre kunder. Det betyder endvidere, at Regionerne (under overholdelse af udbudsreglerne) er berettiget til at indkøbe tilsvarende batterier fra andre leverandører. Jo, Rammeaftalen bliver indgået med én enkelt leverandør, der har pligt til at levere bestilte batterier i overensstemmelse med Rammeaftalens vilkår. Nej, Leverandøren er f.eks. ikke berettiget til at pakke batterierne i kasser med mindst batterier for at forhindre, at Regionerne kan bestille under stk. ad gangen. Regionerne har således ret til at foretage bestillinger på ml. 100 og stk. batterier ad gangen jf. Rammeaftalens pkt. 4. Det vil blive præciseret i den endelige Rammeaftales pkt. 3, at den mindste pakning højst må indeholde 120 stk. batterier. Dette vil svare til pakninger af f.eks. følgende:

2 60 individuelle pakninger af 2 stk. batterier i hver 30 individuelle pakninger af 4 stk. batterier i hver 20 individuelle pakninger af 6 stk. batterier i hver 15 individuelle pakninger af 8 stk. batterier i hver, eller 12 individuelle pakninger af 10 stk. batterier i hver. 3. Under Punkt 4. Bestillinger nævnes, at den enkelte borger kan bestille mindst 30 og højst 60 stk. batterier ad gangen. Er denne opdeling angivelse af levering hvis brugeren har ét eller 2 høreapparater? Kan det oplyses hvor stor en andel af de forventede leverancer der er med 30 hhv. 60 styk batterier? Nej, det i pkt. 4 anførte interval på mellem 30 og 60 stk. batterier har ingen sammenhæng med borgerens brug af ét eller to høreapparater. Borgeren kan frit vælge, hvor mange batterier han/hun ønsker at få leveret inden for det angivne interval. Leverandøren er dog berettiget til at kræve, at bestillingerne fra borgerne alene omfatter hele pakninger. (Se hertil Rammeaftalens pkt. 4 jf. pkt. 3, der angiver, at batterierne skal være pakket i individuelle pakninger med højst 10 stk. i hver pakning). Nej, det kan ikke oplyses hvor stor en andel af de skønnede leverancer til borgerne af batterier af type 10, 312 eller 13, der vil være på 30 stk. henholdsvis 60 stk. Bemærk i øvrigt at antallet af leverancer er et skøn baseret på historiske data fra, før regionerne overtog indkøbet af batterier til høreapparater fra kommunerne. Antallet af leverancer bruges alene til evalueringen af laveste pris, og antallet kan vise sig væsentligt anderledes under Rammeaftalen. 4. Under Punkt 5. Adressekartotek nævnes vedligeholdelse af adresselisten. I hvilket format får vi denne liste (excel, access)? Og hvilke punkter er der på listen (f.eks. navn, adresse, postnummer, cpr-nummer, batteritype, antal)? 5. Under Punkt 6. Levering nævnes, at levering af batterier direkte til den enkelte borger skal ske højst 2 arbejdsdage efter modtagelse af ordre. En leverandør har ringe mulighed for at kontrollere postudbringningen, medmindre en dyr kurerservice Det i rammeaftalens pkt. 5 angivne adressekartotek vil blive sendt til Leverandøren pr. mail som vedhæftet excel fil eller som kommasepareret fil, såfremt Leverandøren foretrækker dette. Filen indeholder navn, cpr-nummer, adresse og postnummer samt kommune- og regionsnummer på alle, der har modtaget batterier i 2011 og/eller Filen indeholder ikke oplysninger om batterityper eller antal. Filen indeholder tillige oplysninger om adresser på apoteker og andre udleveringssteder, der tidligere har modtaget batterileverancer. Nej. Leverandøren skal levere de af den enkelte borger bestilte batterier til borgerens bopæl jf. Rammeaftalens pkt. 5. Levering til en borger skal ske højst 2 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af bestillingen. Det vil blive præciseret i den endelige Rammeaftales pkt. 6, at såfremt en bestilling modtages efter almindelig kontortids ophør (d.v.s. efter kl. 16 på en

3 vælges. Kan forsendelse skal ske ved at bestillingen er afleveret til PostDanmark (eller en anden leverandør) senest 2 (to) fulde arbejdsdage efter modtagelse af bestilling (hvis ordre modtages tirsdag kl , skal levering til postvæsenet ske senest torsdag aften)? Hvis ja, skal tekst ændres til Levering af batterier til en borger skal ske højst 2 hele arbejdsdage til postvæsenet efter Leverandørens modtagelse af bestillingen? 6. Under Punkt 7. Priser nævnes, at danske afgifter reguleres. Opfattes portoudgifter fra PostDanmark som afgifter der kan reguleres af leverandøren? 7. Under Punkt 7. Priser nævnes, at priserne er faste i hele aftalens løbetid. Det står i modstrid med den øvrige tekst i punkt 7, hvor gældende danske afgifter kan blive ændret og medføre prisstigninger på batterierne. Desuden indeholder batterier flere råstofkrævende materialer som kan blive underlagt verdensmarkedsprisstigninger, specielt i den lange aftaleperiode på 4 år. Det kan betyde, at forventede prisstigninger kan blive indbygget i en fast pris der skal dække hele 4-års perioden. Kan denne sætning ændres, så prisstigninger kan forhandles 3 måneder før udløbet af hver 12- måneders periode for rammeaftalen? Alternativt at prisen kan reguleres med et prisreguleret indeks? 8. Under Punkt 8. Fakturering og leveringsbetingelser nævnes, at arbejdsdag jf. pkt. 4), skal bestillingen anses for modtaget den førstkommende arbejdsdag derefter. Nej, Leverandørens eventuelle betalinger til PostDanmark er ikke en afgift, der kan medføre prisreguleringer. De i Tilbudslisten anførte priser er faste i hele Rammeaftalens løbetid og reguleres kun, såfremt der sker ændringer i de på tilbudsafgivelsestidspunktet gældende danske afgifter. Ved danske afgifter forstås afgifter til den danske statskasse, som er direkte henførbare til Leverandørens ydelser under kontrakten, såsom batteriafgifter. Der henvises til svaret på spørgsmål 6. Rammeaftalen indeholder ikke herudover en prisreguleringsklausul, idet priserne på batterier ifølge Amgros' oplysninger snarere er faldende end stigende. Lov nr af 18. december 2012 (Lov om ændring af lov om renter ved forsinket betaling m.v., lov om

4 Betalingen forfalder 30 dage efter udgangen af den måned, hvori fakturaen er modtaget. Der skulle være indført nye regler for betalingsbetingelser for offentlig virksomhed. Skal denne sætning ikke ændres til 30 dages netto eller Betalingen forfalder 30 dage efter modtagelse af faktura. 9. Under Punkt 9. Misligholdelse nævnes, at regionerne kan enkeltvis ophæve rammeaftalen. Laves rammeaftalen ikke med alle regioner samlet hvorfor enkelte regioner ikke skulle kunne træde ud af den samlede rammeaftale? 10. Under Punkt 9. Misligholdelse nævnes, at leverandøren er forpligtet til at erstatte meromkostningen hvis leverandøren ikke rettidigt leverer de bestilte varer. Hvad forstås ved rettidigt? Kan meromkostningen begrænses til et maksimalt beløb (f.eks. den i aftalen fastlagte enhedspris for et batteri)? Og hvor mange leverancer skal berøres før denne paragraf bliver aktiv? Kan leverandøren ikke få mulighed for omlevering eller ny levering for at råde bod på den manglende levering? erstatningsansvar og lov om forsikringsaftaler) træder i kraft den 1. marts 2013 og indfører nye regler om blandt andet betalingsfrister for offentlige myndigheder. Loven medfører bl.a., at betalingsfristen for offentlige myndigheder som udgangspunkt ikke må overstige 30 dage. Uanset, at det er forventningen, at Rammeaftalen om batterier vil blive indgået, før loven træder i kraft den 1. marts, er regionerne efter omstændighederne indstillet på at ændre den i Rammeaftalens pkt. 8 anførte betalingsfrist som følger: Sætningen: "Betalingen forfalder 30 dage efter udgangen af den måned, hvori fakturaen er modtaget" Ændres til "Betalingen forfalder 30 dage efter fakturaens modtagelse" Jo, Rammeaftalen indgås med alle regionerne samlet, og Regionerne kan samlet opsige Rammeaftalen med 3 måneders skriftligt varsel til udløb tidligst 12 måneder efter Rammeaftalens ikrafttrædelse jf. Rammeaftalens pkt. 18. Rammeaftalens pkt. 9 vedrører alene ophævelse af Rammeaftalen som følge af Leverandørens væsentlige misligholdelse af sine forpligtelser. Såfremt Leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtelser overfor én enkelt region, giver Rammeaftalens pkt. 9 f.eks. mulighed for, at de øvrige regioner kan vælge at bevare rammeaftalen, selvom en enkelt region vælger at ophæve aftalen for sit vedkommende. Ved rettidig levering forstås levering inden for de i Rammeaftalens pkt. 6 angivne leveringsfrister. Nej, meromkostningen ved et eventuelt erstatningskøb af batterier fra anden side kan ikke begrænses til et nærmere angivet beløb. Et eventuelt krav om betaling af meromkostninger vil dog under alle omstændigheder være begrænset af dansk rets almindelige regler om tabsbegræsningspligt. Bestemmelsen er ikke betinget af, at et specifikt antal leveringer er forsinkede. Leverandøren vil få mulighed for omlevering af mangelfulde batterier og/eller efterlevering af manglende batterier i det omfang Leverandøren har ret hertil i henhold til dansk rets almindelige regler. Leverandøren kan f.eks. have ret til efterlevering, såfremt det kun er en ringe del af de bestilte batterier, der er forsinkede.

5 11. Hverken vi eller vor leverandør [XXX] kan i udbudsmaterialet se, om der forespørges på kviksølvsfrie batterier ( mercury free ) eller i udgaver fuldstændig som hidtil. Batterierne opfylder selvfølgeligt til fulde de i udbudsmaterialet beskrevne krav. Udbudsmaterialet stiller ikke krav om levering af kviksølvfri batterier. Jeg håber, der kan svares på dette. Som vi husker har AMGROS vist forsøgt med kviksølvsfrie batterier, men der var nogle problemer, som forårsagede at man gik fra dem igen indtil videre. 12. Kan du bekræfte, om batteriet indhold er at være fri for kviksølv? Nej, der er ikke stillet krav om levering af kviksølvfri batterier i udbudsmaterialet. Kravene til batterierne fremgår af Rammeaftalens pkt. 2.