BILAG 8 ÆNDRINGSHÅNDTERING SAMT EVENTUEL VIDEREUDVIKLING

Transkript

1 BILAG 8 ÆNDRINGSHÅNDTERING SAMT EVENTUEL VIDEREUDVIKLING

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Ændringshåndtering Kundens Ændringsanmodning Leverandørens Ændringsanmodning Mindsteindhold for et Løsningsforslag Ændringslog Videreudvikling... 7 Side 2 of 9

3 INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 8 Ændringshåndtering og videreudvikling er at beskrive processen for ændringshåndtering, så der kan gennemføres en operationel procedure for ændringer i Kontrakten samt eventuel videreudvikling. Instruks vedrørende bilag: Bilaget er færdigt og skal ikke udfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud. Der er i afklaringsfasen mulighed for, at Kunden og den valgte Leverandør tilpasser ændringsblanketten, jf. Underbilag 8.A. Evaluering af besvarelse: Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen. Udbudsbetingelsernes Bilag X: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Udbudsbetingelsernes Bilag X, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Side 3 of 9

4 1. INDLEDNING Ændringer til Kontrakten med tilhørende bilag og underbilag, herunder også ændringer til Løsningen, sker efter anmodning fra Kunden eller Leverandøren og i overensstemmelse med bestemmelser om ændringer, jf. Kontraktens punkt 6. Formålet med dette bilag er at angive den procedure for ændringshåndtering, der skal følges fra og med Kontraktens underskrift. Til Bilag 8 hører Underbilag 8.A: Ændringsblanket. Såfremt Kunden ønsker videreudviklingsbistand, bestilles og reguleres Leverandørens videreudviklingsbistand i henhold til punkt 7 nedenfor. 2. ÆNDRINGSHÅNDTERING For alle ændringer skal der foreligge en af begge Parter skriftligt godkendt ændringsaftale baseret på skabelonen i Underbilag 8.A. Arbejde, der udføres af Leverandøren uden en sådan forudgående ændringsaftale eller, som ligger udover rammerne for det aftalte, sker for Leverandørens regning og risiko. 3. KUNDENS ÆNDRINGSANMODNING En ændringsanmodning fra Kunden skal fremsendes skriftligt til Leverandøren og skal som minimum indeholde: Entydig nummerering genereret af sagsstyringssystemet Beskrivelse af den ønskede ændring Begrundelse for den ønskede ændring Prioritering af ændringen ( lav, normal eller høj ) Dato for fremsættelse af ændringsanmodningen Ændringsanmodningen skal være tilstrækkelig detaljeret til, at Leverandøren i overensstemmelse med Kontrakten kan udarbejde et estimat over det vederlag, som vil være forbundet med udarbejdelse af et løsningsforslag. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for udarbejdelse af sådanne estimater. Leverandøren skal anvise, hvem der hos Leverandøren har ansvar for at bearbejde ændringsanmodningen. Efter Kundens godkendelse af estimat for udarbejdelse af løsningsforslag, udarbejder Leverandøren løsningsforslaget, som sendes til Kunden, jf. Kontraktens punkt 6. Kunden kan vælge at afvise et løsningsforslag, anmode om ændring af løsningsforslaget eller acceptere løsningsforslaget, jf. Kontraktens punkt LEVERANDØRENS ÆNDRINGSANMODNING Leverandørens ændringsanmodning skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Beskrivelse af den ønskede ændring Konsekvenser ved den ønskede ændring Evt. konsekvenser ved ikke at gennemføre den ønskede ændring Side 4 of 9

5 Leverandørens forslag til prioritering af ændringen Dato for fremsættelse af ændringsanmodningen Ændringsanmodningen til Kunden skal indeholde en begrundelse for den eller de fremsatte ændringsanmodninger. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der er en del af en ændringsanmodning fra Leverandøren. 5. MINDSTEINDHOLD FOR ET LØSNINGSFORSLAG Leverandøren skal give Kunden alle relevante oplysninger, som Leverandøren besidder, med henblik på Kundens bedømmelse og stillingtagen til konsekvenserne af en ændring, som Kunden har under overvejelse. Medmindre Kunden særskilt accepterer andet, skal Leverandørens løsningsforslag som minimum indeholde og behandle følgende: Selve ændringsanmodningen Dato for løsningsforslagets fremsendelse Beskrivelse af formålet med ændringen Beskrivelse af ændringen Beskrivelse af de påkrævede ændringer til opfyldelse af ændringsanmodningen samt evt. andre påkrævede ændringer, som foranlediges af ændringen Konsekvenser for Leverancen og eksisterende funktionalitet Konsekvenser for vedligeholdelse og support Konsekvenser for Drift Konsekvenser for servicemål Konsekvenser for andre leverandørers ydelser Konsekvenser for Kundens deltagelse Forøgelse eller formindskelse af Leverandørens vedligeholdelsesvederlag og øvrige løbende ydelser Afprøvning af ændringer Tidsplan for gennemførelse af ændringer og konsekvenser for andre planlagte test og prøver Dokumentation Uddannelse og andre ydelser Pris for gennemførelse af ændringen Andre relevante forhold. Medmindre andet forudgående er skriftligt aftalt, udarbejder Leverandøren de nødvendige korrektioner til de bilag, der berøres af ændringen, og løsningsforslaget vedlægges disse som tillæg uden ekstra vederlag. De forslåede ændringer/korrektioner til bilagene skal tydeligt markeres, således at konsekvenserne af en accept af løsningsforslaget fremgår entydigt. Foreslåede ændringer/korrektioner, der ikke er tydeligt markeret i et løsningsforslag, vil ikke være en del af ændringerne/korrektionerne, hvis løsningsforslaget vedtages, hvorfor sådanne ændringer/korrektioner heller ikke efterfølgende kan påberåbes af Leverandøren. Leverandøren skal som den del af afklaringsfasen levere oplæg til skabelon for udarbejdelse af Løsningsforslag. Side 5 of 9

6 5.1 Kundens vurdering af løsningsforslag Kunden kan vælge at afvise et løsningsforslag, at anmode om ændring af løsningsforslaget eller at acceptere løsningsforslaget Vederlag for udarbejdelse af forslag Godkendes et løsningsforslag, som er udarbejdet på baggrund af Kundens ændringsanmodning, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelse af forslaget Ændring af løsningsforslag Hvis Kunden anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder Leverandøren straks estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren uden ubegrundet ophold og senest 5 Arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Kunden. Accepteres det reviderede løsningsforslag, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelse af både det oprindelige og det reviderede forslag. Anmodning om væsentlige ændringer af et løsningsforslag anses som en afvisning af det foreliggende løsningsforslag samt fremsættelse af en ny ændringsanmodning, der skal behandles særskilt. 5.2 Godkendelse af løsningsforslag Ingen ændring må iværksættes af Leverandøren, før Kunden har accepteret dette. Alle løsningsforslag vedrørende ændringer skal skriftligt godkendes af Kunden, inden disse iværksættes. Ændringsanmodningen skal underskrives af begge Parter. 5.3 Vilkår for levering af ændringer Levering sker på Kontraktens vilkår, herunder i forhold til prøver og rettigheder, medmindre andet er udtrykkeligt angivet og fremhævet i det accepterede løsningsforslag, 6. ÆNDRINGSLOG Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog for Kunden og Leverandøren, jf. Kontraktens punkt 6.4. Ændringsloggen skal indeholde al relevant dokumentation vedrørende ændringer, herunder dateret ændringsanmodning og løsningsforslag, samt indarbejde ændringerne i Kontrakten i overensstemmelse med bestemmelserne i punkt 2.5. Ændringsloggen skal som minimum indeholde: daterede ændringsanmodninger daterede estimater for vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag daterede løsningsforslag godkendte løsningsforslag opdaterede tidsplaner opdateret Kontrakt og bilag, jf. punkt 6 ovenfor Side 6 of 9

7 opdaterede betalingsplaner øvrige relevante dokumenter Hver ændringsanmodning skal tildeles et særligt identifikationsnummer, således at ændringsanmodningen og de hertil knyttede dokumenter kan følges i ændringsloggen. 7. VIDEREUDVIKLING Hvis Kunden ønsker videreudvikling, er Leverandøren på Kundens anmodning forpligtet til at foretage videreudvikling af Løsningen. Udover det i dette bilag anførte og medmindre andet aftales mellem Parterne, reguleres en videreudviklingsaftale i overensstemmelse med principperne i Kontraktens bestemmelser. Videreudviklingsopgaven og aftalen herom reguleres således som en Selvstændig Opgave i henhold til Kontraktens bestemmelser, herunder Kontraktens bestemmelser om henholdsvis test og prøver, priser, betalingsbetingelser, garanti, rettigheder, misligholdelse og erstatning. Medmindre andet er særskilt aftalt i forbindelse med bestillingen af videreudviklingsopgaven, skal det leverede efter bestået Overtagelsesprøve anses som en del af Løsningen og som omfattet af Kontrakten i enhver henseende, herunder Vedligeholdelsesaftalen og Driftskontrakten. Der sker ikke i den forbindelse en regulering af det løbende vedligeholdelsesvederlag eller driftsvederlag, medmindre dette eksplicit fremgår af aftalen om leveringen af videreudviklingsopgaven. 7.1 Anvendelse af estimater Leverandøren er forpligtet til at give et estimat over tidsforbrug forbundet med en videreudviklingsopgave. Såfremt der opstår risiko for overskridelse af estimatet, er Leverandøren forpligtet til øjeblikkeligt at give Kunden skriftlig meddelelse herom. Leverandøren er alene berettiget til vederlag for erlagte timer udover det afgivne estimat, såfremt Kunden har modtaget ovennævnte skriftlige meddelelse, og Kunden skriftligt har godkendt overskridelsen og omfanget heraf. Såfremt Kunden ikke godkender overskridelse af estimatet, indstilles videreudviklingsopgaven, og Leverandøren er berettiget til at modtage et vederlag for det hidtidigt udførte arbejde mod levering af det på det tidspunkt frembragte videreudviklede programmel. Leverandøren er forpligtet til at føre en detaljeret tidsregistrering, der angiver den anvendte medarbejder, arbejdets udstrækning og karakteren af det udførte arbejde. Kunden skal på forlangende have adgang til tidsregistreringen. 7.2 Fast pris For videreudviklingsopgaver, som er specificeret i form af en kravspecifikation eller lignende kan Kunden kan kræve, at Leverandøren afgiver et fastpristilbud på videreudviklingsopgavens udførelse. Sådanne fast pristilbud skal beregnes på baggrund af de timepriser, der fremgår af Bilag 11, med tillæg af et rimeligt begrundet fastpristillæg på maksimalt 20 % af de timebaserede ydelser. Leverandøren skal i tilbuddet estimere sit forventede timebaserede vederlag og fastpristillægget, herunder med angivelse af årsagen til fastpristillæggets størrelse. Side 7 of 9

8 7.3 Bestilling Såfremt Kunden ønsker at bestille en videreudviklingsopgave, fremsender Kunden en rekvisition. Kundens bestilling skal som minimum indeholde følgende oplysninger: - Beskrivelse af hvorvidt der er tale om en afgrænset opgave eller en løbende ydelser - Opgaveinformationer i form af opgavenavn, forkortelse, bestillings ID, dato for oprettelse og oplysning om hvem opgaven er initieret af - Beskrivelse af videreudviklingsopgaven. - Leveringstid ønske om aftalt overtagelsesdag. - Betaling om der ønskes estimat eller fastpris. - Kundens kontaktperson med kontaktoplysninger. - Øvrige relevante oplysninger og dokumentation. Beskrivelsen fra Kunden skal være tilstrækkelig til, at Leverandøren kan færdiggøre en udviklingsaftale. Leverandøren skal efter modtagelse af den pågældende bestilling loyalt supplere/justere bestillingen, således at den opfylder de indholdskrav, der er anført i punkt 7.4, og returnere denne til Kunden senest 5 Arbejdsdage efter modtagelsen. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at følge Kundens ønsker med hensyn til leveringstid for videreudviklingsopgaver. Kunden kan herefter vælge at anmode om ændringer til løsningsbeskrivelsen, at godkende løsningsbeskrivelsen eller afvise løsningsbeskrivelsen. Såfremt en løsningsbeskrivelse accepteres, modtager Leverandøren ikke vederlag for udarbejdelsen heraf, herunder for eventuelle reviderede løsningsbeskrivelser. Såfremt en løsningsbeskrivelse ikke accepteres, kan Leverandøren kræve et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsbeskrivelsen og eventuelle reviderede løsningsbeskrivelser. Vederlaget opgøres efter dokumenteret medgået tid og til de i Bilag 11 anførte timepriser. Videreudviklingsarbejde må først iværksættes, når der foreligger en endelig videreudviklingsaftale mellem parterne. En videreudviklingsaftale er endelig, når aftalen uden forbehold er tiltrådt og underskrevet af såvel Kunden som Leverandøren. 7.4 Indhold af løsningsbeskrivelse til videreudviklingsopgave Løsningsbeskrivelsen i bestillingsblanketten skal som minimum indeholde og behandle følgende: - En beskrivelse af videreudviklingsopgaven, herunder specifikation af krav og løsningsbeskrivelse, - Tidsplan, idet Leverandøren til brug herfor skal anvende modellen, der fremgår af Bilag 1, herunder med angivelse af startdato, aktiviteter, prøver og evt. ferieperioder, Side 8 of 9

9 - Fastpris eller estimeret tidsforbrug og samlet vederlag på videreudviklingsopgaven og eventuel betalingsplan, - Dokumentation og uddannelse, - Konsekvenser for servicemål, - Videreudviklingens eventuelle konsekvenser i forhold til vedligeholdelsesvederlaget og driftsvederlaget, - Risikoanalyse, - Beskrivelse af eventuelle sikkerhedsmæssige konsekvenser, - Beskrivelse af eventuelle kapacitetsmæssige konsekvenser, - Beskrivelse af tilbagerulningsprocedurer, hvis videreudvikling ikke lykkes, - Beskrivelse af eventuelle tidsmæssige og øvrige konsekvenser for anden igangværende udvikling, - Konsekvenser for Løsningen, - Andre relevante forhold, - Den opgaveansvarlige hos Leverandøren 7.5 Levering og afprøvning Leverandøren skal levere videreudviklingsopgaven som aftalt i tidsplanen med henblik på foretagelse af afprøvning i overensstemmelse med det i videreudviklingsaftalen anførte og de oven for angivne procedurer. Kundens kommentering, gennemgang eller godkendelse af afprøvningen eller af andre forhold generelt skal ikke anses for udtryk for ændring af de krav, som Kunden har stillet til videreudviklingsopgaven. Afprøvning foretages af Kunden. Leverandøren er berettiget og forpligtet til at være til stede under afprøvningen. En prøve anses for bestået, når den er aflagt uden væsentlige Mangler. Ved væsentlige Mangler forstås, at en eller flere af Leverandørens garantier ikke er overholdt, eller at det leverede ikke fungerer, som Kunden med føje kunne forvente, og der ikke er tale om bagatelagtige Mangler. Kunden skal uden ugrundet ophold, efter en prøve er gennemført uden væsentlige Mangler, skriftligt godkende den foretagne levering. Såfremt der under afprøvningen konstateres Mangler, der ikke forhindrer godkendelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold foretage afhjælpning. Såfremt en prøve ikke bestås, skal Kunden uden ugrundet ophold give Leverandøren meddelelse herom, og Leverandøren er forpligtet og berettiget til straks at afhjælpe sådanne forhold, der har ført til afvisning af det leverede. Hvis prøven ikke er bestået senest 30 Arbejdsdage efter fristen herfor, er Kunden berettiget til at ophæve videreudviklingsaftalen og få eventuelle erlagte betalinger for videreudviklingsopgaven tilbage uden fradrag af nogen art. Side 9 of 9