Ansøgningsvejledning om udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater en vejledning til ansøgerne. Navn M. SCHITTEKATTE S. D'ALBERTANSON T.

Transkript

1 Making the railway system work better for society. en vejledning til ansøgerne Udarbejdet af Valideret af Godkendt af Navn M. SCHITTEKATTE S. D'ALBERTANSON T. BREYNE Stilling Teamleder Teknisk referent Kontorchef Dato Underskrift Dokumenthistorik Version Dato Bemærkninger /06/2018 Endelig version til publikation /03/2019 Afsnit 6.1.2: mindre rettelser Afsnit 8: tilbagekaldelse forvaltes i ERADIS Bilag: præcisering af anvendelsen af EIN('er) Dette dokument er en ikke-juridisk bindende vejledning fra Den Europæiske Unions Jernbaneagentur. Det er med forbehold af de beslutningsprocesser, der er fastsat i den gældende EU-lovgivning. Endvidere henhører en bindende fortolkning af EU-retten under EU-Domstolens enekompetence. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 1 / 40

2 1 Indledning Jernbanevirksomheder og infrastrukturforvaltere bærer det fulde ansvar for sikker drift af jernbanesystemet og kontrollen med de risici, der opstår i dette system, hver især i forbindelse med deres respektive del af systemet. Oprettelse af et sikkerhedsledelsessystem er fastlagt som den mest hensigtsmæssige måde at varetage dette ansvar på. EU-sikkerhedscertifikatet dokumenterer, at jernbanevirksomheden har etableret sit sikkerhedsledelsessystem og er i stand til at overholde de juridiske forpligtelser i artikel 10, stk. 3, i direktiv (EU) 2016/798. Der bør kun gives adgang til jernbaneinfrastrukturen til jernbanevirksomheder, der har et gyldigt EUsikkerhedscertifikat. EU-sikkerhedscertifikatet er gyldigt for et bestemt driftsområde, dvs. et eller flere netværk i en eller flere medlemsstater, hvor en jernbanevirksomhed har til hensigt at drive virksomhed. Afhængigt af driftsområdet kan den udstedende myndighed ("sikkerhedscertificeringsorganet") være enten Den Europæiske Unions Jernbaneagentur ("agenturet") eller den kompetente nationale sikkerhedsmyndighed. For læsevenlighedens skyld, og medmindre andet er angivet andetsteds, bruges de tilfælde, hvor agenturet er ansvarligt for udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater, som grundlag for vejledningen i dette dokument. Dette omfatter samarbejde med en eller flere nationale sikkerhedsmyndigheder, afhængigt af driftsområdet. De samme retningslinjer gælder dog også i tilfælde, hvor ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat er stilet til en national sikkerhedsmyndighed. Denne vejledning er et levende dokument, som er blevet udfærdiget i samarbejde med nationale sikkerhedsmyndigheder og repræsentanter for sektoren. Det er hensigten at forbedre det løbende på grundlag af feedback fra brugere og under hensyntagen til de erfaringer, der indhøstes under gennemførelsen af direktiv (EU) 2016/798 og relevant EU-lovgivning. 1.1 Formålet med vejledningen Denne vejledning har til formål at bistå jernbanevirksomheder, som ansøger om et EU-sikkerhedscertifikat, med at forstå processen. Den omhandler navnlig: betingelserne for ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat processen ved ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat opbygningen og indholdet af det ansøgningsdossier, jernbanevirksomheden skal indsende særlige faktorer ved sikkerhedsvurderingen betingelserne for opdatering eller fornyelse af et EU-sikkerhedscertifikat betingelserne for begrænsning eller tilbagekaldelse af et EU-sikkerhedscertifikat. 1.2 Hvem henvender denne vejledning sig til? en henvender sig til jernbanevirksomheder (herefter også benævnt "ansøgerne"), der ønsker at indgive en ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 2 / 40

3 1.3 Anvendelsesområde en giver detaljerede praktiske oplysninger, som primært har til formål at hjælpe ansøgere med at forstå kravene vedrørende EU-sikkerhedscertifikater som fastsat i EU-lovgivningen. en suppleres af ansøgningsvejledningen fra den nationale sikkerhedsmyndighed. Den nationale sikkerhedsmyndigheds vejledning bør indeholde en beskrivelse og forklaring af de nationale procedureregler, bl.a. hvilke dokumenter ansøgeren skal indsende for at bevise sin overholdelse af de nationale regler, den nationale sikkerhedsmyndigheds (eller medlemsstatens) gældende sprogpolitik og yderligere oplysninger om, hvordan man kan klage over den nationale sikkerhedsmyndigheds afgørelser. 1.4 ens opbygning Dette dokument er den ene af de to vejledninger, som agenturet har offentliggjort om udstedelse af EUsikkerhedscertifikater. Den anden er ansøgningsvejledningen for myndighederne. Det er også en del af agenturets samling af vejledninger, som støtter jernbanevirksomheder, infrastrukturforvaltere, nationale sikkerhedsmyndigheder og agenturet i at opfylde deres roller og udføre deres opgaver i overensstemmelse med direktiv (EU) 2016/798. Oplysningerne i denne vejledning suppleres af andre vejledninger, der som nævnt ovenfor skal udarbejdes af de nationale sikkerhedsmyndigheder. Generelle tilsynsprincipper Kompetencestyringsr amme for agenturet/de nationale sikkerhedsmyndighed er Samordning mellem de nationale sikkerhedsmyndighed er Krav til sikkerhedsledelsessys temet Agenturets vejledning Modenhedsmodel for ledelse for nationale sikkerhedsmyndighed er er om udstedelse af EUsikkerhedscertifikater Håndhævelsesmodel for nationale sikkerhedsmyndighed er Figur 1: Alle agenturets vejledninger 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 3 / 40

4 1.5 EU-lovgivning Direktiv (EU) 2016/798 om jernbanesikkerhed er en af de tre lovgivningsmæssige retsakter, som udgør den tekniske søjle i den fjerde jernbanepakke. Den har til formål at forenkle og harmonisere sikkerhedsvurderingsprocessen til gavn for ansøgere om et EU-sikkerhedscertifikat ved at reducere den byrde og de omkostninger, de skal bære, uanset det planlagte driftsområde, og uanset hvilken myndighed der har ansvaret for at udstede EU-sikkerhedscertifikatet. I overensstemmelse med direktiv (EU) 2016/798 er formålet med EU-sikkerhedscertifikatet at dokumentere, at jernbanevirksomheden: har etableret sit sikkerhedsledelsessystem som fastsat i artikel 9 i direktiv (EU) 2016/798 opfylder kravene i de relevante nationale forskrifter, der er meddelt, og kan drives sikkert. Den europæiske lovramme, der er relevant for udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater, er sammenfattet i Figur 2 nedenfor. Jernbanesikkerhedsdirektivet (EU) 2016/798 Agenturets forordning (EU) 2016/796 Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/763 om praktiske ordninger for udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/764 om gebyrer og afgifter Kommissionens delegerede forordning (EU) 2018/762 om fastlæggelse af fælles sikkerhedsmetoder vedrørende krav til sikkerhedsledelsessystemer Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/867 om klagenævnets forretningsorden Figur 2: Oversigt over EU-lovgivningen Agenturets forordning (EU) 2016/796, som er den ene af de andre to retsakter i den fjerde jernbanepakkes tekniske søjle, beskriver blandt andet agenturets rolle og ansvarsområder i forbindelse med udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/763 om praktiske ordninger for udstedelse af EUsikkerhedscertifikater har bidraget til at styrke harmoniseringen af fremgangsmåden for sikkerhedscertificering på EU-plan og til at fremme samarbejdet mellem alle parter involveret i sikkerhedsvurderingsprocessen. Den præciserer således agenturets, de nationale sikkerhedsmyndigheders og ansøgerens ansvarsområder og fastlægger de nødvendige bestemmelser for at sikre, at samarbejdet mellem dem forløber smidigt. Bilag II til denne forordning omhandler en velstruktureret og kontrollerbar proces, som sikrer, at de kompetente myndigheder (dvs. agenturet og de nationale sikkerhedsmyndigheder) træffer de samme beslutninger under de samme omstændigheder, og at der er en vis grad af sikkerhed for, at alle myndigheder varetager vurderingsprocessen på samme måde. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 4 / 40

5 Kommissionens delegerede forordning (EU) 2018/762 om fastlæggelse af fælles sikkerhedsmetoder vedrørende krav til sikkerhedsledelsessystemer ("fælles sikkerhedsmetoder vedrørende krav til sikkerhedsledelsessystemer") indeholder i bilag I de krav, som de kompetente myndigheder skal evaluere til at vurdere relevansen, sammenhængen og tilstrækkeligheden af jernbanevirksomhedens sikkerhedsledelsessystem. Derudover skal ansøgeren af EU-sikkerhedscertifikatet i sin ansøgningsfil dokumentere, at disse krav er opfyldt. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/764 fastlægger de gebyrer og afgifter, som skal betales til agenturet, og betalingsbetingelserne, navnlig: gebyrer og afgifter, der opkræves af agenturet for ansøgninger til agenturet, herunder omkostninger til opgaver tildelt den nationale sikkerhedsmyndighed, og gebyrer for tjenester, der udbydes af agenturet. Gebyrer og afgifter, der opkræves af den nationale sikkerhedsmyndighed for indenlandske ansøgninger rettet til agenturet, falder uden for den ovennævnte forordnings anvendelsesområde og reguleres dermed på nationalt plan. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/867 fastlægger forretningsordenen for agenturets klagenævn. Denne forretningsorden beskriver nemlig den procedure, der anvendes under en klage eller voldgiftssag i forbindelse med agenturets udstedelse af EU-sikkerhedscertifikatet. Den indeholder oplysninger om indgivelse af en klage, klagenævnets/klagenævnenes arbejdsmetoder og afstemningsregler, betingelserne for tilbagebetaling af deres medlemmers udgifter osv. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 5 / 40

6 Indhold 1 Indledning Formålet med vejledningen Hvem henvender denne vejledning sig til? Anvendelsesområde ens opbygning EU-lovgivning 4 2 Betingelser for ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat 8 3 Hvordan søger man om et EU-sikkerhedscertifikat? Indgivelse af en ansøgning One-stop-shoppen Valg af sikkerhedscertificeringsorgan Sprogpolitik Gebyrer og afgifter 12 4 Ansøgningsdossierets opbygning og indhold 14 5 Sikkerhedsvurderingen Sikkerhedsvurderingsprocessen Forhåndsengagement Modtagelse af ansøgningen Indledende gennemgang Detaljeret vurdering Beslutningstagning og afslutning af vurderingen Tidsramme for sikkerhedsvurderingen Beredskabsforanstaltninger Kommunikationsmekanismer Problemhåndtering Brug af problemloggen Kategorier af spørgsmål Audit, inspektioner eller besøg Forbindelser mellem vurdering og tilsyn 27 6 Voldgift, fornyet overvejelse, klage og domstolsprøvelse Voldgift Fornyet overvejelse Klage Domstolsprøvelse 29 7 Opdatering og fornyelse af et EU-sikkerhedscertifikat Vurdering af behovet for at opdatere et EU-sikkerhedscertifikat Driftstype og driftens omfang Udvidelse af driftsområdet Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 6 / 40

7 7.1.3 Ændring af de overordnede sikkerhedsforskrifter Ændring i de betingelser, hvorpå EU-sikkerhedscertifikatet blev udstedt Eksempler på ændringer, som kan kræve opdatering af et sikkerhedscertifikat Fornyelse af et EU-sikkerhedscertifikat 34 8 Begrænsning eller tilbagekaldelse af et EU-sikkerhedscertifikat 35 Bilag Anvisninger med hensyn til indholdet af ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat _ Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 7 / 40

8 2 Betingelser for ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat Direktiv (EU) 2016/798 gælder for jernbanesystemet i medlemsstaterne og kræver, at en jernbanevirksomhed har et EU-sikkerhedscertifikat for at opnå adgang til jernbaneinfrastrukturen i en eller flere medlemsstat(er) alt efter sit erklærede driftsområde. De jernbanevirksomheder, hvis hovedaktivitet er at transportere gods og/eller passagerer, uanset om deres aktiviteter er begrænset til kun at stille trækkraft til rådighed, skal have en licens i overensstemmelse med direktiv 2012/34/EU. For disse jernbanevirksomheder er besiddelse af en gyldig licens og et EUsikkerhedscertifikat de betingelser, der skal være opfyldt for at få adgang til jernbaneinfrastrukturen. Bestemmelserne i direktiv (EU) 2016/798 er kun gyldige for de jernbanevirksomheder, der henhører under direktivets anvendelsesområde, hvilket afhænger af, hvordan direktivet er blevet gennemført i medlemsstaterne. Medlemsstaterne kan fastsætte udelukkelser fra anvendelsesområdet for direktiv (EU) 2016/798, og derfor er et EU-sikkerhedscertifikat måske ikke nødvendigt i de følgende tilfælde: (a) privatejet jernbaneinfrastruktur, herunder sidespor, der anvendes af ejeren eller af en operatør i forbindelse med deres respektive godstransportaktiviteter eller personbefordring i ikkekommercielt øjemed, og køretøjer, der udelukkende anvendes på sådan infrastruktur (b) infrastruktur og køretøjer, der udelukkende anvendes til lokale, historiske eller turistmæssige formål (c) letbaneinfrastruktur, der lejlighedsvis anvendes af tunge jernbanekøretøjer under de driftsbetingelser, der gælder for letbanesystemer, når det udelukkende er nødvendigt for at opnå forbindelse med anden infrastruktur for disse køretøjer, og (d) køretøjer, der primært anvendes på letbaneinfrastruktur, men som er udstyret med visse tunge jernbanekomponenter, der er nødvendige for at muliggøre transit i en afgrænset og begrænset del af den tunge jernbaneinfrastruktur udelukkende for at opnå forbindelse med anden infrastruktur. Nationale sikkerhedsmyndigheder anmodes om at angive og forklare i deres respektive ansøgningsvejledninger, om en eller flere af ovennævnte udelukkelser finder anvendelse i deres medlemsstater. Det kan ske, at de udelukkelser, de(n) relevante medlemsstat(er) har indført for det planlagte driftsområde, ikke er de samme. F.eks. kan drift på sidespor på privatejet jernbaneinfrastruktur være udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv (EU) 2016/798 i én medlemsstat, men ikke i en anden. I sådanne tilfælde er det vigtigt, at jernbanevirksomheden i sin ansøgning beskriver og forklarer, hvilke(n) driftstype(r) der skal foregå i hver medlemsstat, hvor den har til hensigt drive virksomhed, idet eventuelt særlige nationale forhold i forbindelse med de(n) pågældende driftstype(r) også anføres, hvor det er relevant (se også punkt 2.6 i Bilag bilaget). Under alle omstændigheder skal ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat altid omfatte driftstypen/- typerne for det relevante driftsområde. F.eks. skal en jernbanevirksomhed, som kun stiller trækkraft til rådighed for godsvogne, have et EU-sikkerhedscertifikat for godstrafik (med eller uden transport af farligt gods). Hvis den samme virksomhed også ønsker at stille trækkraft til rådighed for passagervogne, skal den have et EU-sikkerhedscertifikat til godstransport og passagerbefordring (med eller uden transport af farligt gods og med eller uden højhastighedstrafik). Selskaber, der driver sporvedligeholdelseskøretøjer på jernbanenettet, der falder ind under anvendelsesområdet for direktiv (EU) 2016/798, skal være omfattet af et sikkerhedsledelsessystem. Dette kan det ske enten ved at operere under deres eget EUsikkerhedscertifikat eller ved at levere deres ydelser som underleverandører til infrastrukturforvalteren og operere gennem dennes sikkerhedsledelsessystem. I det andet tilfælde er infrastrukturforvalteren fuldt ansvarlig for de produkter, der leveres eller de tjenesteydelser, der tilvejebringes, og underleverandøren er ikke forpligtet til at have et EU-sikkerhedscertifikat. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 8 / 40

9 Lignende tilfælde, hvor den samme virksomhed ikke behandles med den samme tilgang til sikkerhedscertificering i medlemsstaterne (dvs. et EU-sikkerhedscertifikat kan fås i én medlemsstat til en bestemt driftstype, mens det ikke er påkrævet for den samme driftstype i en anden medlemsstat) kan forekomme, skønt der skal tilstræbes en harmoniseret og sammenhængende tilgang på EU-plan. Infrastrukturforvaltere kan være nødt til inden for rammerne af deres aktiviteter at bruge tog, køretøjer til inspektion af infrastrukturen, arbejdskøretøjer eller andre specialkøretøjer til forskellige formål, såsom transport af materialer og/eller medarbejdere til bygnings- eller infrastrukturvedligeholdelse, vedligeholdelse af sine infrastrukturaktiver eller håndtering af nødsituationer. I disse tilfælde skønnes infrastrukturforvalteren at fungere som en jernbanevirksomhed under dennes sikkerhedsledelsessystem og sikkerhedstilladelse og uden behov for at søge om et særskilt EU-sikkerhedscertifikat, uanset om den ejer køretøjerne eller ej. Aktiviteter, der udføres på sidespor, såsom lastning af vogne, er industrielle aktiviteter, som interagerer med specifikke jernbaneaktiviteter, såsom sammensætning, forberedelse og bevægelse af grupper af køretøjer, som kan være tog eller vil blive brugt i tog. Dette omfatter sammenkobling af forskellige køretøjer, så de udgør grupper af køretøjer eller tog, og flytning af dem. Der kan ikke foretages en fremføring af tog eller rækker af køretøjer på jernbanenettet på en infrastrukturforvalters ansvar, hvis de ikke er dækket af et EU-sikkerhedscertifikat (eller en sikkerhedsgodkendelse). Det betyder, at sådanne bevægelser kun kan foretages af jernbanevirksomheder (eller infrastrukturforvaltere), der har gyldige sikkerhedscertifikater (eller sikkerhedsgodkendelser), eller af enhver anden organisation, der handler som underleverandør for de pågældende jernbanevirksomheder (eller infrastrukturforvaltere), og er tilknyttet deres SMS. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 9 / 40

10 3 Hvordan søger man om et EU-sikkerhedscertifikat? 3.1 Indgivelse af en ansøgning 1 Jernbanevirksomheden anmodes om at indgive en ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat via det enkelte kontaktpunkt for den one-stop-shop, der findes på agenturets websted. Det anbefales, at en ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat indgives mindst 6 måneder før: (a) den planlagte startdato for ny jernbanedrift, der kræver et nyt EU-sikkerhedscertifikat (b) den planlagte startdato for jernbanedrift, efter at der er foretaget en eller flere væsentlige ændringer af driftens type, omfang og område, som kræver en opdatering af EU-sikkerhedscertifikatet, eller (c) afslutningen af gyldighedsperioden for det aktuelle EU-sikkerhedscertifikat, som kræver en fornyelse af EU-sikkerhedscertifikatet, hvis jernbanedriften skal fortsætte. Denne tidsramme har til formål at afbøde potentielle risici i forbindelse med en forlængelse af den tid, det tager til vurdering, f.eks. hvis ansøgningsdokumentet ikke er tilfredsstillende, og ansøgeren har behov for ekstra tid til at levere supplerende oplysninger. Dette kunne forhindre, at operationen startede på den planlagte dato, eller kunne forringe driftskontinuiteten i en allerede certificeret jernbanevirksomhed (se også afsnit 5.3). Der kan gives afslag på en ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat i følgende situationer: (a) Hvis ansøgeren indgiver en ansøgning (ny, opdatering eller fornyelse), mens en anden ansøgning allerede er under behandling, uanset driftens type, omfang og område. (b) Hvis ansøgeren allerede har et gyldigt EU-sikkerhedscertifikat, der er udstedt af et sikkerhedscertificeringsorgan og ønsker at udvide sit driftsområde i en anden eller andre medlemsstat(er) ved at ansøge om et nyt EU-sikkerhedscertifikat i de(n) medlemsstat(er), som er berørt af det udvidede driftsområde. (c) Hvis ansøgeren allerede har et gyldigt EU-sikkerhedscertifikat og indgiver en ansøgning om et "nyt" certifikat uanset driftens type, omfang og område. (d) Hvis der ikke allerede findes et gyldigt EU-sikkerhedscertifikat for en ansøger, der indgiver en ansøgning om fornyelse eller opdatering. Såfremt en hvilken som helst af ovenstående situationer opstår, giver one-stop-shoppen ansøgeren et tidligt varsel, før ansøgningen indgives, med anmodning om relevante ændringer. Hvis ansøgningen indgives til one-stop-shoppen til trods for den tidlige varsling, opfordres sikkerhedscertificeringsorganet til at kontakte ansøgeren og anmode om yderligere oplysninger. Alt efter hvilke oplysninger ansøgeren fremlægger, kan sikkerhedscertificeringsorganet afvise ansøgningen eller afslutte ansøgningen på ansøgerens anmodning. I overgangsperioden fra reguleringsordningen i henhold til jernbanesikkerhedsdirektiv 2004/49/EF til reguleringsordningen i henhold til jernbanesikkerhedsdirektiv (EU) 2016/798 udsendes der også et varsel, når en ansøger, som har mere end ét A-sikkerhedscertifikat, kun søger om en opdatering eller fornyelse for ét. Dette varsel skal underrette ansøgeren om, at et nyt EU-sikkerhedscertifikat vil træde i stedet for alle gyldige certifikater. 1 Inden indgivelse af ansøgning anbefales det, at ansøgeren anmoder om en forhåndskoordinering hos sikkerhedscertificeringsorganet. Se afsnit for yderligere oplysninger om forhåndskoordinering. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 10 / 40

11 Når en ansøgning er indgivet til one-stop-shoppen, kan den normalt ikke ændres, medmindre ansøgeren anmoder om det. I løbet af vurderingen kan ansøgeren også anmode om at få afsluttet sin ansøgning, f.eks. for at nedbringe omkostningerne, hvis vedkommende konkluderer, at ansøgningen ikke er tilstrækkelig til at få en positiv vurdering. Disse anmodninger skal formelt rettes til sikkerhedscertificeringsorganet og indgives gennem one-stop-shoppens problemlog (se afsnit 3.2). Ansøgeren kan påbegynde en ny ansøgning fra en tidligere anmodning eller ansøgning om et forhåndskoordinering (se afsnit 5.1.1). Dette kan være særdeles nyttigt for at undgå uoverensstemmelser mellem forskellige ansøgninger og fremskynde fremsendelsesprocessen. 3.2 One-stop-shoppen One-stop-shoppen er en IT-platform, der forvaltes af agenturet. Den er tilgængelig på alle EU's officielle sprog, og den benyttes til indgivelse af alle ansøgninger om et EU-sikkerhedscertifikat. For at indgive en ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat skal ansøgeren have en registreret bruger af onestop-shoppen. En bruger er pr. definition en fysisk person, som ansøgeren har udpeget til at forvalte ansøgningsprocessen i one-stop-shoppen. Det anbefales kraftigt, at denne registrerede bruger er en person fra ansøgerens organisation, og at organisationen indfører foranstaltninger for at sikre, at der altid er en registreret bruger. Samtidig bliver brugeren, der indgiver en ansøgning i one-stop-shoppen, kontaktperson, som får tilsendt al kommunikation af relevans for ansøgningen. Ansøgerens kontaktperson kan dog give andre personer i (eller uden for) sin organisation rettigheder, så de kan få adgang til ansøgningen. Forvaltningen af brugere i ansøgerens organisation og adgangsrettigheder til ansøgninger i den forbindelse påhviler alene ansøgeren. Problemloggen er en funktion i one-stop-shoppen, der fungerer som kommunikationsmiddel mellem myndighederne og ansøgeren i løbet af sikkerhedsvurderingsprocessen. Når en ansøgning er indgivet, bruger myndighederne problemloggen til at registrere alle identificerede spørgsmål, og ansøgeren vil blive anmodet om at løse dem ved at anføre sit svar direkte i problemloggen. En ansøger kan også oprette spørgsmål i en problemlog, især når vedkommende ønsker at anmode om at få afsluttet eller begrænset omfanget af sin ansøgning. One-stop-shoppen er udviklet med henblik på at registrere resultaterne af evalueringsprocessen, herunder begrundelsen for denne. Den giver også ansøgeren status for alle faser af sikkerhedsvurderingsprocessen, resultatet af vurderingen og beslutningen om, hvorvidt der skal udstedes et EU-sikkerhedscertifikat. Når flere myndigheder er involveret i sikkerhedsvurderingen, samler agenturet de forskellige myndigheders konklusioner, og det endelige resultat meddeles ansøgeren via one-stop-shoppen. One-stop-shoppen varetager også konfigurationsstyringen af alle uploadede dokumenter. En ansøger har læseadgang til ansøgningsdossieret samt til resultaterne og udfaldet af vurderingen, herunder i givet fald EUsikkerhedscertifikatet. En ansøger kan dog også på myndighedernes anmodning indgive nye eller reviderede dokumenter i løbet af vurderingen. Der findes yderligere oplysninger om one-stop-shoppens funktioner i brugermanualen for one-stop-shoppen. 3.3 Valg af sikkerhedscertificeringsorgan Når ansøgerens driftsområde er begrænset til én medlemsstat, kan vedkommende vælge i one-stopshoppen, hvilken myndighed, enten agenturet eller den nationale sikkerhedsmyndighed i den berørte medlemsstat, der skal være ansvarlig for udstedelsen af EU-sikkerhedscertifikatet. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 11 / 40

12 Jernbanevirksomheder må udøve deres tjenester helt frem til grænsestationer i tilgrænsende medlemsstater. Sådanne tilfælde kræver ikke en udvidelse af driftsområdet, når netegenskaberne og driftsreglerne er de samme og derfor, efter konsultation af og aftale med de relevante nationale sikkerhedsmyndigheder, sidestilles med drift, der ellers er begrænset til én medlemsstat. Ansøgeren anmodes om at anføre sådanne grænsestationer i sin ansøgning, hvor det er relevant (se også afsnit 4). Hvor driftsområdet ikke er begrænset til én medlemsstat, er agenturet som standard sikkerhedscertificeringsorgan, og ansøgeren kan derfor i dette tilfælde ikke ændre det certificeringsorgan, der er identificeret i one-stop-shoppen. Valget af sikkerhedscertificeringsorgan er bindende, indtil sikkerhedsvurderingsprocessen er fuldført eller afsluttet, hvilket betyder, at ansøgeren ikke kan ændre det, når vedkommendes ansøgning om et EUsikkerhedscertifikat er indgivet i one-stop-shoppen. I tilfælde af at driftsområdet under forhåndskoordineringen (se afsnit 5.1.1) er begrænset til én medlemsstat, kan ansøgeren beslutte at sende sin anmodning til en anden myndighed. I så fald skal der indgives en ny anmodning om forhåndskoordinering i one-stop-shoppen, efter at den første anmodning er afsluttet. 3.4 Sprogpolitik Hvis en national sikkerhedsmyndighed fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, skal sproget i ansøgningsdossieret være et officielt sprog i medlemsstaten for det planlagte driftsområde, som anført i den kompetente nationale sikkerhedsmyndigheds ansøgningsvejledning. Hvis agenturet fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, anvendes følgende sprog i ansøgningen: for den del af ansøgningen, som vedrører oprettelse af sikkerhedsledelsessystemet: et af EU's officielle sprog for den del af ansøgningen, som vedrører dokumentation for overholdelse af de meddelte nationale forskrifter: det sprog, der er fastsat af medlemsstaten for det planlagte driftsområde og er anført i den kompetente nationale sikkerhedsmyndigheds ansøgningsvejledning. En national sikkerhedsmyndighed for det planlagte driftsområde kan kræve, at ansøgeren skal levere en oversættelse af dele af de dokumenter, som er relevante for kontrollen af, at de gældende nationale forskrifter overholdes, til et sprog, den nationale sikkerhedsmyndighed accepterer. Dette krav er dog begrænset til en beskrivelse eller en anden påvisning af, hvordan sikkerhedsledelsesordningerne behandler kravene i de meddelte nationale forskrifter, og giver ikke den nationale sikkerhedsmyndighed mulighed for at anmode om en oversættelse af hele sikkerhedsledelsessystemet. Ansøgeren rådes til at tage højde for oversættelsesbehov under planlægningen af sin ansøgning om et EUsikkerhedscertifikat. 3.5 Gebyrer og afgifter I tilfælde af at den nationale sikkerhedsmyndighed fungerer som certificeringsorgan, opkræver den nationale sikkerhedsmyndighed gebyrer og afgifter i overensstemmelse med sin nationale lovgivning. Yderligere oplysninger findes i den kompetente nationale sikkerhedsmyndigheds ansøgningsvejledning. I tilfælde af at agenturet fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, er de gebyrer og afgifter, som agenturet opkræver med henblik på at udstede nye, opdaterede eller fornyede EU-sikkerhedscertifikater, i overensstemmelse med Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2018/764 om gebyrer og afgifter til Den Europæiske Unions Jernbaneagentur samt betalingsbetingelser. Gebyrer og afgifter defineres som følger: 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 12 / 40

13 Gebyrer: beløb, der opkræves for at opnå, vedligeholde, opdatere eller tilbagekalde EUsikkerhedscertifikater Afgifter: beløb, der opkræves for andre tjenesteydelser såsom forhåndskoordinering, audit, inspektioner og tilsyn. Beregningen af gebyrer og afgifter er totalen af: antallet af timer, som agenturet har brugt på at behandle ansøgningen multipliceret med agenturets timetakst; og de nationale sikkerhedsmyndigheders relevante omkostninger i forbindelse med behandlingen af den nationale del af ansøgningen. Agenturets timesats fastsættes, så der er balance mellem dens direkte omkostninger (f.eks. lønomkostninger, rejseudgifter) og indirekte omkostninger (f.eks. ledelses-/støttetjenester såsom sekretariat og finansiering og generalomkostninger). Omkostninger til audit er ikke inkluderet i formlen og opkræves særskilt. Gebyrer og afgifter for eventuelle forhåndskoordineringsaktiviteter (se afsnit 5.1.1) opkræves i overensstemmelse med ovennævnte formel. I tilfælde af afvisning eller afslutning af ansøgningen på ansøgerens anmodning skal ansøgeren betale gebyrer og afgifter for de allerede leverede tjenesteydelser. Hvor agenturet er sikkerhedscertificeringsorganet, forvaltes faktureringsmeddelelsen via one-stop-shoppen. Fakturaen uploades til dossieret, og meddelelsen sammen med information om betalingsfrist sendes til den registrerede bruger, som er udpeget af ansøgeren til at tage sig af ansøgningsdossieret. Meddelelsesprocessen følger samme principper som underretning om problemer. Betalingsfristen fastsættes i overensstemmelse med IA vedrørende gebyrer og afgifter til 60 kalenderdage fra den dato, hvor ansøgeren underrettes om fakturaen. Bemærk, at en ansøger, der ansøger ved agenturet, sammen med sin ansøgning, skal indgive en underskrevet formular vedrørende status som retlig enhed med dokumentation for rets- og handleevne samt status, medmindre den allerede er indeholdt i en tidligere ansøgning og fortsat er gyldig. Formularen findes her: Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 13 / 40

14 4 Ansøgningsdossierets opbygning og indhold Ansøgningsdossieret består af: ansøgningsskemaet en underskrevet formular om status som retlig enhed med dokumentation for rets- og handleevne samt status 2 ) Når ansøgeren har en specifik faktureringsadresse, tilrådes det at medtage disse oplysninger i et separat dossier og uploade det i one-stop-shoppen dokumentation for, at ansøgeren har etableret et sikkerhedsledelsessystem i overensstemmelse med artikel 10, stk. 3, litra a), i direktiv (EU) 2016/798 dokumentation for, at ansøgeren opfylder kravene i de relevante nationale forskrifter, der er meddelt i henhold til artikel 8 i direktiv (EU) 2016/798 krydsreference i dokumentationen om sikkerhedsledelsessystemet for at identificere stedet for dokumentationen for, at de relevante krav til fælles sikkerhedsmetoder om SMS og til den gældende tekniske specifikation for interoperabilitet (TSI) vedrørende delsystemet for drifts- og trafikstyring og de gældende nationale forskrifter er opfyldt, og den aktuelle status for de(n) korrigerende handlingsplan(er) for at løse alvorlige tilfælde af manglende overholdelse og andre problemområder, der eventuelt er afdækket under tilsyn, der har fundet sted siden den forrige vurdering. I tilfælde af en ansøgning om fornyelse eller opdatering af et eksisterende EU-sikkerhedscertifikat bør dette i givet fald omfatte eventuelle resterende problemer fra tidligere vurderinger. Ansøgningsdossieret skal indgives elektronisk via one-stop-shoppen under anvendelse af de web-formularer, som stilles til rådighed af systemet. Anvisninger med hensyn til indholdet af ansøgningen om et EUsikkerhedscertifikat er anført i Bilag til denne vejledning. Ansøgningen skal være kortfattet og selvstændig, idet alle relevante oplysninger skal være indeholdt heri. Ved hjælp af elektroniske tjeklister, som er tilgængelige i one-stop-shoppen, anmodes ansøgeren om at sætte sin dokumentation op særskilt over for: de krav, der er fastsat i bilag I om de fælles sikkerhedsmetoder vedrørende SMS (der kan findes flere oplysninger om disse krav i agenturets vejledning om SMS-krav) kravene til den gældende tekniske specifikation for interoperabilitet vedrørende delsystemet for drifts- og trafikstyring (TSI OPE) de krav, der er fastsat i de gældende nationale forskrifter for hver medlemsstat, som er berørt af driftsområdet. Ovennævnte tjeklister (eller sammenligningstabeller) gør det muligt at indeksere oplysningerne, således at den ansvarlige for vurderingen let kan finde dem, herunder links til bilag. Der kan henvises til andre dokumenter, så den ansvarlige for vurderingen kan have tillid til, at de foreligger og om nødvendigt kan kontrollere dem så man kan anmode om dem efter udstedelsen af EU-sikkerhedscertifikatet under efterfølgende tilsyn. Der kan gengives uddrag af de relevante dokumenter i selve ansøgningsteksten, men normalt skal den ansvarlige for vurderingen ikke konsultere andre dokumenter for at få den nødvendige dokumentation. Hver national sikkerhedsmyndighed anmodes om i sin ansøgningsvejledning at beskrive og forklare, hvilke krav der er fastlagt i de nationale forskrifter, dens medlemsstat har meddelt. 2 Formular vedrørende status som retlig enhed, der kun skal fremsendes, når ansøgningen stiles til agenturet (se afsnit3.5). 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 14 / 40

15 Som hovedregel omfatter en ansøgning om fornyelse eller opdatering af EU-sikkerhedscertifikatet stadig alle de elementer, der indgår i et ansøgningsdossier. Ansøgeren anmodes dog om at identificere og beskrive ændringerne i den indsendte dokumentation siden den forrige ansøgning (som dannede grundlag for udstedelsen af et EU-sikkerhedscertifikat). For at gøre det lettere at se de ændringer, der er foretaget i dokumentationen, anbefales det, at ansøgeren både markerer ændringerne i de opdaterede dokumenter og giver en forklaring på de pågældende ændringer. Der er fastsat en forenklet proces for specifikke ændringer af administrativ art. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 15 / 40

16 5 Sikkerhedsvurderingen 5.1 Sikkerhedsvurderingsprocessen Sikkerhedsvurderingsprocessen omfatter følgende faser: forhåndskoordinering (valgfrit) modtagelse af ansøgningen Indledende gennemgang Detaljeret vurdering Beslutningstagning afslutning af vurderingen. I følgende afsnit er sikkerhedsvurderingsprocessen specificeret fra ansøgerens synsvinkel. Sikkerhedsvurderingsprocessen er iterativ, som det vises i Figur 3. Det betyder, at myndighederne for det planlagte driftsområde har ret til at fremsætte rimelige anmodninger om yderligere oplysninger eller om en ny indgivelse af elementer af ansøgningen i løbet af vurderingen. Der kan findes mere detaljerede oplysninger om sikkerhedsvurderingsprocessen i agenturets ansøgningsvejledning for udstedelse af EU-sikkerhedscertifikater en vejledning for myndigheder, Agency application guide for issuing single safety certificates A guide for authorities. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 16 / 40

17 1.Ansøger 3. Fremsend forhåndskoordiner ingsfil 2. Sikkerhedscertificeringsorgan og nationale sikkerhedsmyndigheder, der beskæftiger sig med det planlagte driftsområde 4. Forhåndskoordine ring 5. Sikkerhedsstyring ssystem 6. Fremsend ansøgningsdossier 7. Modtag ansøgning 8. Opsæt registreret fil 9. Anerkend modtagelse af ansøgning 10. Giv yderligtere oplysninger 11. Anmod om yderligere oplysninger 12. Indledende screening 14Nej 15. Afvis ansøgningen? 16.Nej 17. Afsluttet? Relevant? Konsekvent? 13.1 måned 18.Ja 19. Accepter fuldstændighed 20.Ja 21. Detaljeret vurdering 22. Træf afgørelse 23.4 måneder 24. Anmod om fornyet overvejelse/ klage (hvor relevant) 25. Modtag afgørelse 26. Underret interesserede parter 27. Register/ Database 28. Luk vurdering 30. Fforhåndskoordinering er ikke obligatorisk for ansøgeren 29. Slut på vurdering Figur 3: Sikkerhedsvurderingsprocessen 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 17 / 40

18 5.1.1 Forhåndsengagement Det anbefales stærkt, at ansøgeren anmoder om forhåndskoordinering, inden han fremsender sin ansøgning om et EU-sikkerhedscertifikat (nyt, opdatering og fornyelse) for at bistå med en forståelse af, hvad der forventes og på så tidligt et tidspunkt som muligt at afbøde risiciene for forsinkelser i udstedelsen af EUsikkerhedscertifikatet, der kunne forringe driftskontinuiteten. forhåndskoordineringen har til formål at: fremme tidlig kontakt udvikle forholdet mellem de(n) vurderingsansvarlige og ansøgeren få kendskab til ansøgerens sikkerhedsledelsessystem kontrollere, at ansøgeren har fået tilstrækkelig information til at vide, hvad der forventes af ham, hvordan vurderingsprocessen vil blive gennemført, og hvordan der vil blive truffet afgørelser. forhåndskoordineringsfasen er ikke obligatorisk for ansøgeren, men anbefales, da det begrænser potentielle risici i vurderingsfasen og letter selve vurderingsprocessen. Såfremt ansøgeren ønsker det, kan ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat stadig indgives uden forhåndskoordinering. Hvis ansøgeren anmoder om et forhåndskoordinering, skal de forskellige myndigheder for driftsområdet deltage. Det anbefales, at en forhåndskoordinering starter i god tid før den planlagte dato for indgivelse af ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat. For komplekse projekter kan det være et år eller mere før indgivelsen af ansøgningen for at sikre en effektiv udveksling af oplysninger mellem de forskellige parter og give ansøgeren tilstrækkelig tid til at gennemføre nødvendige ændringer i ansøgningen. Forhåndskoordineringen forventes at være proportionel med størrelsen og kompleksiteten af den påtænkte anvendelse. For at gøre forhåndskoordineringen effektiv med hensyn til at opnå de fulde fordele, skal ansøgeren indsende et dossier til sikkerhedscertificeringsorganet, som omfatter en oversigt over dens SMS, samtidig med at den anmoder om forhåndskoordineringen. Derudover anmodes ansøgeren om at fastsætte dagsordenen/dagsordenerne og at føre registre over forhåndskoordineringsmødet (eller -møder) ved at udforme og omdele mødereferater til alle deltageres gennemsyn og godkendelse. Mødereferat(er) kan opbevares i one-stop-shoppen for at lette den fremtidige sikkerhedsvurdering. Anvisninger for brugen af onestop-shoppen for ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat gælder også for en anmodning om forhåndskoordinering (se Bilag for yderligere oplysninger). Der betales gebyrer for en forhåndskoordinering (se afsnit 3.5), og dette følger standardkommunikationsreglerne (se afsnit 5.4). De dokumenter, ansøgeren fremlægger, og de, der udarbejdes i forhåndskoordineringsfasen, opbevares i one-stop-shoppen, herunder fortegnelser over koordineringsaktiviteter, når det er relevant. Når ansøgeren anmoder om en forhåndskoordinering, bliver valget af sikkerhedscertificeringsorgan bindende, indtil: ansøgeren har indgivet ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat, eller ansøgeren har anmodet om at afslutte forhåndskoordineringen. I så fald kan ansøgeren anmode om en ny forhåndskoordinering og vælge et andet sikkerhedscertificeringsorgan. Forhåndskoordineringsfasen skal afsluttes, på ansøgerens anmodning eller efter aftale mellem de relevante parter, før ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat fremsendes. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 18 / 40

19 5.1.2 Modtagelse af ansøgningen Når ansøgningen om et EU-sikkerhedscertifikat (nyt, opdatering eller fornyelse) er indgivet, anerkender onestop-shoppen straks automatisk modtagelse af ansøgningen. Den meddelelse, som sendes til ansøgeren, indeholder også oplysninger om startdatoen for vurderingen i forhold til, hvilke milepæle og tidsfrister der vil blive overvåget Indledende gennemgang Den indledende screening sikrer, at den dokumentation, ansøgeren har indsendt, er tilstrækkelig, relevant og sammenhængende, så den detaljerede vurdering kan begynde. Hver myndighed for driftsområdet konsulterer ansøgningsdossieret i det nødvendige omfang for at: afgøre, om ansøgningen er velstruktureret og indeholder krydshenvisninger, så vurderingen kan gennemføres og behørigt registreres afdække, om der er fremlagt dokumentation i forhold til de gældende krav fastlægge den aktuelle status for de(n) korrigerende handlingsplan(er), som ansøgeren har indført for at løse alvorlige tilfælde af manglende overholdelse og andre problemområder, der eventuelt er afdækket under tilsyn siden den forrige vurdering. For en ansøgning om fornyelse eller opdatering af et eksisterende EU-sikkerhedscertifikat bør dette i givet fald omfatte eventuelle resterende problemer fra den forrige vurdering. Inden for den første måned efter modtagelsen af ansøgningen kontrollerer de myndigheder, der er involveret i vurderingskontrollen, hver især som relevant, at: ansøgeren har fremlagt de oplysninger, som er påkrævet efter lovgivningen ansøgningen indeholder tilstrækkelig dokumentation, er velstruktureret og indeholder krydshenvisninger (f.eks. indeholder SMS-manualen skilte til andre procedurer og forskrifter), så vurderingen kan gennemføres og behørigt registreres ansøgningssproget er af tilstrækkelig kvalitet til at blive vurderet. De gældende krav vil variere, alt efter om det er en første ansøgning eller en fornyelse eller opdatering. For en første ansøgning finder alle kravene i bilag I til de fælles sikkerhedsmetoder om SMS (bl.a. de relevante krav i TSI OPE) og de krav, der er fastlagt i de relevante nationale forskrifter, anvendelse. For ansøgninger om fornyelse og opdatering kan de gældende krav variere fra ét tilfælde til et andet, og selv om de myndigheder, som er involveret i sikkerhedsvurderingen, kan foretage en indledende vurdering af, om der er fremlagt dokumentation for de korrekte krav, fremgår dette måske ikke helt klart, før den detaljerede vurdering er i gang. Den nationale sikkerhedsmyndighed kontrollerer også, at den dokumentation, ansøgeren har fremlagt for det berørte driftsområde, er klart identificeret, og tager hensyn til udelukkelserne fra at have et EUsikkerhedscertifikat, der gælder i ansøgerens medlemsstat i henhold til artikel 2, stk. 3, i direktiv (EU) 2016/798. Hvis nogen af de nødvendige oplysninger mangler, eller hvis ansøgningen indeholder utilstrækkelig dokumentation, eller hvis dokumentationen ikke præsenteres klart nok, bl.a. med hensyn til kvaliteten af det anvendte sprog, vil ansøgeren blive bedt om de manglende oplysninger eller præciseringer via problemloggen. Hvis sprogkvaliteten er så dårlig, at det ikke er muligt at forstå ansøgningen på et niveau, der gør en sikkerhedsvurdering mulig, kan den nødvendige oversættelse foretages, hvis dette er muligt inden for tidsrammen. Kan oversættelsen ikke udføres i løbet af tidsrammen på en måned, kan vurderingen for den indledende screening forlænges, eller ansøgningen kan afvises. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 19 / 40

20 I henhold til artikel 10, stk. 1, stk. 2 og stk. 3, i jernbanesikkerhedsdirektiv (EU) 2016/798 fremgår det klart, at en ny ansøger om et EU-sikkerhedscertifikat skal have en rimelig plan for gennemførelse af jernbaneoperationer inden for en relativt kort periode efter bevillingen af dette EU-sikkerhedscertifikat. Det skyldes, at denne skal have et sikkerhedsledelsessystem, som kontrollerer risici og er i overensstemmelse med TSI er og anden gældende lovgivning. Det betyder, at ansøgeren er i stand til at levere oplysninger til vurderingsorganet om det rullende materiel, der vil blive anvendt, område for og type af operation, medarbejdernes kompetence osv. Sikkerhedsvurderingsprocessen er ikke blot en teoretisk øvelse. Den skal være baseret i virkeligheden. Et sikkerhedscertificeringsorgan, som modtager en ansøgning om et EUsikkerhedscertifikat, som ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger til korrekt at vurdere, om ansøgerens SMS er i stand til at kontrollere risiciene, fordi den er utilstrækkelig eller ikke vedrører reelle aktiviteter, bør være klar til at afvise ansøgningen og råde ansøgeren til at ansøge igen, når denne har en realistisk udsigt til af starte driften. Sikkerhedscertificeringsorganet træffer den endelige afgørelse om ansøgningsdossierets fuldstændighed, relevans og konsistens og underretter ansøgeren om afgørelsen via one-stop-shoppen Detaljeret vurdering Den detaljerede vurdering starter efter en positiv beslutning om fuldstændigheden, relevansen og sammenhængen i ansøgningen. Hver enkelt myndighed foretager sin egen detaljerede vurdering af ansøgningsdossieret. I løbet af denne fase vil hver myndighed: analysere resultaterne af tidligere tilsyn indhentet under den oprindelige screening (i påkommende tilfælde) udføre vurderingen af den af ansøgeren fremsendte dokumentation fremsætte sin udtalelse om udstedelse af EU-sikkerhedscertifikatet. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 20 / 40

21 1. Ansøger 2. Sikkerhedscertificeringsorgan og nationale sikkerhedsmyndigheder, der beskæftiger sig med det planlagte driftsområde 3. Udfør vurdering 4. Identificer og klassificer problemer 5.Ja 6. Problemer? 7. Relevante oplysninger fra tidligere tilsyn 8. Opstil eventuelt handlingsplan(er) 9. Aftal eventuelt handlingsplanen/ handlingsplanerne og tidsplanen for overholdelse 10.Nej 11. Send et svar og opdater eventuelt ansøgningsfilen 12. Modtag og behandl ansøgerens skriftlige svar 13. Afslut vurderingen 14. Resterende betænkelighe der, hvor relevant Figur 4: Den detaljerede vurdering På grundlag af de oplysninger, der er indhentet i de foregående faser, definerer de myndigheder, som er involveret i sikkerhedsvurderingen, omfanget af vurderingen og beslutter, hvilke spørgsmål der skal undersøges yderligere under audit og inspektioner på stedet (se også afsnit 5.6). I tilfælde af en ansøgning om opdatering eller fornyelse (se også afsnit 7) skal myndighederne anlægge en målrettet og forholdsmæssig tilgang til en fornyet vurdering. I løbet af vurderingen, i lighed med den indledende screeningsfase, bør de myndigheder, der er involveret i sikkerhedsvurderingen, straks koordinere en diskussion af: eventuelle problemer (f.eks. tilfælde af manglende overholdelse af forskrifterne) og behov for at indhente yderligere oplysninger udestående spørgsmål afdækket under tidligere tilsyn beredskabsforanstaltninger, i tilfælde af at det vil tage længere tid end den periode, der forventes til at nå en endelig afgørelse. Ved afslutningen af disse koordineringsaktiviteter beslutter de myndigheder, der er involveret i sikkerhedsvurderingen, hvem der vil håndtere hvert enkelt spørgsmål med ansøgeren. 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 21 / 40

22 5.1.5 Beslutningstagning og afslutning af vurderingen Sikkerhedscertificeringsorganet er ansvarligt for afgørelsen om, hvorvidt der skal udstedes et EUsikkerhedscertifikat. Beslutningen består af et følgebrev, vurderingsrapporten, og hvor det er relevant, EUsikkerhedscertifikatet. Den registreres i one-stop-shoppen og meddeles elektronisk til ansøgeren. Ansøgeren kan også downloade den fra one-stop-shoppen ved hjælp af biblioteksfunktionerne. Såfremt afgørelsen er et afslag, kan ansøgeren stadig anmode sikkerhedscertificeringsorganet om at genoverveje sin afgørelse (se også afsnit 6.1.2).). Hvis ansøgeren stadig ikke er tilfreds, kan den pågældende indgive en klage (se afsnit 6.1.3) til den kompetente myndighed, enten en national klageinstans (hvis den nationale sikkerhedsmyndighed er sikkerhedscertificeringsorganet) eller et klagenævn (hvis agenturet er sikkerhedscertificeringsorganet). Ansøgeren har pligt til at anmode om en fornyet gennemgang, før denne kan klage over sikkerhedscertificeringsorganets afgørelse. Ansøgeren kan også beslutte at anmode om prøvelse ved en domstol (se afsnit 6.1.4). Sikkerhedscertificeringsorganet færdiggør den administrative afslutning af vurderingen ved at sørge for, at al dokumentation er gennemset, organiseret og arkiveret i one-stop-shoppen. 5.2 Tidsramme for sikkerhedsvurderingen I overensstemmelse med artikel 6 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU).../... forvaltes tidsfristen for at fuldføre sikkerhedsvurderingen som følger: en periode på 1 måned til kontrol af, at ansøgningsdossieret er komplet (se også afsnit 5.1.3). Denne periode begynder på datoen for modtagelse af ansøgningsdossieret. Hvis den nationale sikkerhedsmyndighed fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, svarer denne dato til den første arbejdsdag i den berørte medlemsstat efter anerkendelse af modtagelsen af ansøgningsdossieret. Hvis agenturet fungerer som sikkerhedscertificeringsorgan, svarer denne dato til den første arbejdsdag, som er fælles for sikkerhedscertificeringsorganet og de nationale sikkerhedsmyndigheder for driftsområdet, efter anerkendelse af modtagelsen af ansøgningsdossieret. Ved udløbet af denne periode skal sikkerhedscertificeringsorganet enten meddele ansøgeren, at dossieret er komplet, eller anmode om relevante supplerende oplysninger, idet der fastsættes en rimelig frist for indlevering af dem en periode på 4 måneder til at fuldføre den detaljerede vurdering af ansøgningsdossieret (se også afsnit 5.1.4), som begynder med meddelelsen om, at ansøgningsdossieret er komplet, og slutter med meddelelsen om afgørelsen om EU-sikkerhedscertifikatet til ansøgeren. Med henblik på så vidt muligt at nedbringe certificeringsprocedurens kompleksitet, længde og omkostninger opfordres sikkerhedscertificeringsorganet til at fuldføre vurderingsprocessen før disse frister. I løbet af sikkerhedsvurderingen kan de forskellige myndigheder hver især anmode om supplerende oplysninger og præciseringer vedrørende deres del af vurderingen, idet de altid skal præcisere indholdet af anmodningen og fastsætte en svarfrist. Såfremt anmodningen om oplysninger eller præcisering kan påvirke andre myndigheders arbejde, opfordres de forskellige myndigheder til at koordinere anmodningerne for at undgå overlapning af den samme anmodning til ansøgeren. Dette forlænger normalt ikke fristen for vurderingen, medmindre der konstateres tilfælde af alvorlige mangler eller manglende overholdelse eller mange mindre mangler eller tilfælde af manglende overholdelse, der forhindrer, at vurderingen eller dele heraf kan fortsætte. Enhver beslutning om at forlænge tidsrammen for vurderingen træffes af sikkerhedscertificeringsorganet i samråd med de forskellige nationale sikkerhedsmyndigheder, der er berørt af driftsområdet, og efter aftale 120 Rue Marc Lefrancq BP FR Valenciennes Cedex 22 / 40