AARHUS UNIVERSITET SCIENCE AND TECHNOLOGY

Transkript

1 AGRO Institutforum/LSU møde Mandag den 7. december 2015 kl Mødelokale: Videolink Foulum/Flakkebjerg REFERAT Mødedeltagere: Erik Steen Kristensen, Mogens Nicolaisen, Johannes Ravn Jørgensen, Jens Grønbech Hansen, Lene Skovmose, John Hermansen, Erling Nielsen, Karina Christensen, Karen Eberhardt Henriksen, Goswin Heckrath, Hans Albert Pedersen, Uffe Vincent Schiøtt, Sonja Graugaard Afbud: Hanne Vester Rasmussen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Strategi herunder evaluering af processen 3. Personale a. Oversigt over til- og afgange i 2015 v/karina Christensen b. Procedurer for aflønning af korttidsansatte v/goswin Heckrath c. Lønindplacering ved nyansættelser d. Arbejdsmiljøstatistikken v/karina Christensen e. Nye procedurer for ansættelser 4. Budget og økonomi 5. Fastlæggelse af plan for udvalgets arbejde i de kommende år, herunder evaluering af udvalgets arbejde (form/antal m.m.) 6. Høring: Flere kvinder i forskningen 7. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendtes. Nyt punkt på dagsordenen er punkt omkring Flere kvinder i forskningen som er tilføjet i forhold til tidligere udsendte dagsorden. 2. Strategi herunder evaluering af processen AGRO strategi er fremsendt til dekanatet den 2. december. Processen er herefter, at Erik Steen Kristensen fremlægger strategien for dekanatet den 4. januar Herefter er der lagt op til småjusteringer frem til april. Ledelsen har i opstartsfasen valgt at køre strategiarbejdet topstyret og derefter er udkastet drøftet på SeniorVIP-møde, JuniorVIP-mødet samt ude i sektionerne. Det konkluderes, at der var tilfredshed med det foreliggende udkast til strategi. Erik Steen Kristensen spurgte, om strategien, herunder artikler i Biweekly, læses og drøftes ude i miljøerne. Karina Christensen svarede, at der er en vis mæthedsfølelse i JORD omkring at høre mere om strategien. Karina Christensen henviste til TAP-grupperne, som ikke følte, at de havde været ret involveret i drøftelserne, og derfor ikke havde så stor ejerskab over den i forhold til VIP erne, som har behandlet den på VIP-møder Karen E. Henriksen understregede, at TAP har været involveret via sektionerne. Erling Nielsen henviste til referat af sektionsmøde i CROP, hvor TAP har været inddraget i drøftelserne. Johannes Ravn Jørgensen nævnte, at strategien primært omhandler udrulning af flagskibene, og at der ikke er sket den store påvirkning omkring ledelsens vedtagelse af flagskibe. Erik Steen Kristensen sagde, at processen frem til august har omhandlet beslutning omkring de 4 flagskibe, herefter er der sket ændring af navne på flagskibene samt beskrivelsen af disse. Med hensyn til processen henviste Erik Steen Kristensen til, at det på SeniorVIP-mødet er besluttet ikke at fylde noget ind i skibene, før samtlige medarbejdere er hørt, hvilket er anført på side 19 Vi vil udarbejde forskningsfaglige strategier

2 for hvert flagskib, hvor der endnu ikke er taget beslutning og dermed er mulighed for kommentering. Johannes Ravn Jørgensen var enig i, at der har været dialog i processen siden august. Erik Steen Kristensen konstaterede, at der har været kørt en meget åben proces med mulighed for at kommentere undervejs. Karina Christensen nævnte at de junior-vip og post docs, som har været i AGRO i perioden med teams og platforme, er af den holdning, at flagskibene er noget der trækkes ned over hovederne på medarbejderne, og alligevel ikke bliver til noget. Der er derfor nu behov for at se aktion. Karen E. Henriksen foreslog en drøftelse af strategien i MARK, såfremt der måtte være ønske herom. Erik Steen Kristensen spurgte, om noget skulle gøres andeledes, og om det skal have konsekvenser for de kommende 3-4 måneder. Endvidere var Erik Steen Kristensen klar over, at det er svært for medarbejderne at forholde sig til flagskibene, inden de iværksættes. Flagskibene skal ses som midler til at nå AGROs mål. Karina Christensen understregede, at synlighed er utrolig vigtig. Der blev på sidste sekretærmøde fremsat forslag om at lave bannere og/eller postere, som sættes op i sektionerne, for hermed at styrke synligheden. Erik Steen Kristensen fandt det vigtigt også at nævne, at flagskibene skal ses som middel til at nå nogle mål på lang sigt. Erling Nielsen tilføjede vigtigheden af at vende skepsis, da mange TAP udviser ironisk distance til flagskibene hvad betyder de for os i vores hverdag. Erik Steen Kristensen påpegede, at der ikke sker den store forskel i TAPs hverdag i 2016 men måske i Hans Albert Petersen fandt processen vældig positiv med hensyn til JuniorVIP-mødet, hvor der var mulighed for at komme med input, men der afventes i spænding, hvad strategien bringer med sig, herunder efterspørges indflydelse. Hans Albert Petersen spurgte specifikt til rekruttering, og om hvordan dette hænger sammen med antal stillingsopslag pr. år. Hans Albert Petersen spurgte, om der forventes en radikal forandring. Erik Steen Kristensen svarede, at der med hensyn til rekruttering ikke er lagt op til store ændringer. Med hensyn til professorater er det ikke lykkedes at nå målet i Tenure track er det nye. Hans Albert Petersen konstaterede, at karrierevejen til post doc er klar, men videre derfra er det mere vanskeligt. Erik Steen Kristensen svarede, at flagskibene skal bruges målrettet til at profilere instituttet stærkere, samt at karrierestillinger vil blive målrettet flagskibene. Erik Steen Kristensen konkluderede, at næste skridt i processen er indkaldelse til diverse møder. 3. Personale 3a. Oversigt over til- og afgange i 2015 v/karina Christensen Erik Steen Kristensen konstaterede, at der er ansat mange ph.d.-studerende (23) og post doc (42) i Desuden er der også sket en større tilgang af TAP (32). Lene Skovmose gjorde opmærksom på, at den store tilgang betyder øget brug af laboratorier og dermed et stort arbejdspres på laboranterne i form af oplæring og mange afbrydelser i det daglige arbejde. Lene Skovmose konstaterede, at såfremt de sker flere kortidsansættelser i 2016, vil der ikke være hænder nok. Erik Steen Kristensen nævnte, at nettotilgang af medarbejdere er 49. Dette er set fra ledelsens side meget positivt. Uffe V. Schiøtt fandt ansættelse af nye medarbejdere tilfredsstillende. Erik Steen Kristensen håbede, at AGRO kan fastholde niveauet samt stigende omsætning på juniorvip-delen. 3b. Procedurer for aflønning af korttidsansatte v/goswin Heckrath Goswin Heckrath nævnte, at der indenfor de seneste par måneder har været 2 sager, hvor der skulle findes lønniveau til eksterne ansættelser på AU. Disse kommende medarbejderes lønniveau skal ligge på samme niveau som tilsvarende stillinger på AU, hvilket ikke er tilfældet. Goswin Heckrath håbede i forbindelse med køb af ekspertise/services i udlandet i en tidsbegrænset periode at kunne gøre dette via driftsbudget, samt at aflønning er på samme niveau som indplacering af medarbejdere på egne AU lokationer. Karina Christensen udtalte, at AU generelt er imod konsulentansættelser bl.a. grundet timeløn, som ofte er 3 gange så høj som en fastansat medarbejders. Derfor foretrækkes kontraktansættelse, såfremt det drejer sig om et arbejde, der strækker sig over flere år. Ansættelse op til et år kan ske uden opslag. Kvalifikationer skal svare til opgaven, og aflønning skal ske herefter. Der tages således ikke hensyn til, hvilken uddannelse eller titel folk har fra tidligere ansættelse. Der ses udelukkende på de kvalifikationer og krav, der kræves til den pågældende stilling, og det er disse man bliver aflønnet ud fra. Dette er også hvad der er sket i de to tilfælde, hvor kandidaterne faktisk har været overkvalificeret til stillingerne, men er blevet aflønnet i forhold til de arbejdsopgaver de skulle løse.

3 3c. Lønindplacering ved nyansættelser Erik Steen Kristensen sagde, at der er behov for at se på proceduren for lønforhandlinger i forbindelse med primært TAP ansættelser begrundet i eksempler på urealistiske lønkrav. Hanne Vester Rasmussen er bedt om en opstramning på dette område. Der er behov for viden om lønniveau i forbindelse med samtalen. Erling Nielsen understregede, at den potentielle medarbejdere under samtalen skal informeres om lønniveau, samt tilføjede, at det er uacceptabelt under samtalen at udtale, at det skal vi nok finde ud af. Der skal ske en skærpelse på dette område. Erik Steen Kristensen var enig i, at lønniveau skal foreligge inden ansættelsessamtalen. Jens Grønbech Hansen sagde, at det også skal nævnes, at der er mulighed for tillæg. Erik Steen Kristensen var enig heri, men understregede, at lønforhandling skal være afsluttet inden kontrakt udarbejdes. Erik Steen Kristensen konkluderede, at lønlister skal udarbejdes og ligge klar i forbindelse med samtaler. Karina Christense og Mette Hansen har udarbejdet vejledning herom, som meldes ud til sektionsledere, projektledere og tillidsrepræsentanter. Karen E. Henriksen mente, at opgaven ligger hos Erik Steen Kristensen og Hanne Vester Rasmussen. Karina Christensen og Mette Hansen udarbejder lønstatistik. 3d. Arbejdsmiljøstatistikken v/karina Christensen Arbejdsmiljøstatistikken for kvartal 2 ser umiddelbart god ud for AGRO. Angående psykologisk rådgivning har der været 1 henvendelse fra AGRO. Der har ikke været nogen arbejdsskader i AGRO. Sygefraværet lå i 1. kvartal på 1.3 dag pr. medarbejder og 2. kvartal på 0,9 dag pr. medarbejder. Det gennemsnitlige sygefravær for AU er 1.2. Erik Steen Kristensen udtrykte tilfredshed hermed. 3e. Nye procedurer for ansættelser Lene Skovmose efterlyste mulighed for fastansættelse af korttidsansat laborant, såfremt en fastansat laborant rejser. Karina Christensen svarede, at faste TAP-stillinger skal godkendes af dekanen. Lene Skovmose understregede, at begrundelse for flere fastansatte er begrundet i flowet af kortidsansatte etc. Erik Steen Kristensen afventer ny ansættelsesprocedure med forventet ikrafttræden 1. januar 2016, hvor samtlige beføjelser lægges ud til institutlederen, godkendelse skal dog i sidste ende foretages af dekanen. Krav om en god balance mellem fast og tidsbegrænsede ansættelser fastholdes. Erling Nielsen henviste til medarbejdere i seniorordninger, som fratræder i 2016, og spurgte, om disse stillinger forsvinder. Erik Steen Kristensen svarede, at dimensioneringen vil være uændret og konstaterede, at jo større aktivitet jo flere ansatte. John Hermansen henviste til forecast på indtægt, og spurgte, om den begrunder nyansættelser. Erik Steen Kristensen bekræftede dette. Erik Steen Kristensen konkluderede tilfredshed med proceduren. 4. Budget og økonomi Budget for blev omdelt. Erik Steen Kristensen gennemgik budget 2015 med resultat på -5.4 mio. kr. Der er efter aftale med dekanen bevidst budgetteret efter dette minus. Øvrige indtægter er reguleret fra 129 mio. kr. til 127 mio. kr. ved at overføre projekter til Budget for 2015 ser fint ud grundet mange indtægter og dermed ansættelse af 60 medarbejder, hvilket har været nødvendigt med baggrund i antal arbejdsopgaver. Johannes Ravn Jørgensen henviste til stor opskrivning af dekanatets budget/forecast 3 og efterlyste baggrund herfor. Erik Steen Kristensen blev svar skyldig. Johannes Ravn Jørgensen fandt det interessant, såfremt årsagen er, at institutterne betaler for meget i overhead. Erik Steen Kristensen svarede, at der i fakultetsledelsen er enighed om, at overhead til AU skal reduceres. Et eventuelt overskud vil blive uddelt til institutterne, hvilket vil ske efter procent af omsætning. Der er ingen omfordeling institutterne imellem. Der er i 2016 en stigning i forventet indtægt (basisbevilling og uddannelser) på ca. 4 mio. kr. Endvidere er der været en stigning i øvrige finanslovsindtægter på 3-4 mio. kr. Det vil sige en samlet stigning på 7-8 mio. kr. fordelt med 50% på finanslovsbevillingen og 50% på eksterne indtægter. Der har desuden været en stigning i midler fra dekanatet grundet overflytning af Torsten Rødel til AGRO samt fordeling af flere midler til institutterne i Et eventuelt overskud i dekanatet vil lægges ud efter

4 fordelingsnøgle, som vil være uændret. Omfordelingsnøgle foreligger, når den nye økonomimodel implementeres. AGROs budget for 2016 på 133 mio. kr. er særdeles tilfredsstillende, idet samtlige indtægter er i hus. Goswin Hetkrath henviste til faldende tilskud til ph.d.-studerende og undervisning og spurgte, om der skal lægges noget i det. Erik Steen Kristensen svarede, at det drejer sig om en teknisk omlægning og tilføjede, at der er nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på en ny fordelingsmåde. Der vil ske en årlig beskæring på 2% på basisforskningsmidler (600 mio. kr.) og uddannelsesindtægter (400 mio. kr.). Erik Steen Kristensen gjorde opmærksom på, at da den nye økonomimodel ikke er klar, er anvendt en historisk fremskrivningsmodel. Johannes Ravn Jørgensen spurgte, om der er taget højde for beskæringer i den nye finanslov. Erik Steen Kristensen bekræftede dette og tilføjede, at det kun vil få en lille betydning i Budget 2017 udviser en nedskæring på 5 mio. kr. på finanslovsbevillingen og en reduktion i bidrag til AUs strategiske midler på 5 mio. kr., hvilket betyder minimale budgetændringer i Pt. er ca. 50% af indtægterne for 2017 i hus. Erik Steen Kristensen understregede, at budget for 2017, 2018 og 2019 er behæftet med stor usikkerhed. Omprioriteringsreform medfører, at ST i 2019 mister 47.7 mio. kr. Fremdriftsreformen betyder, at samtlige studerende skal afslutte studiet senest 2 måneder efter normeret tid, hvis ikke det sker, tillægges universitetet en bøde. Bøden vil koste AU 16 mio. kr. i 2016 og 21.9 mio. kr. i Jens Grønbech Hansen spurgte, om der vil være en solidarisk deling. Erik Steen Kristensen svarede, at fordelingsnøglen ikke er fundet. Johannes Ravn Jørgensen understregede, at AGRO ikke kan være solidarisk, da reformen er relateret til STÅ-penge. Erik Steen Kristensen svarede, at det ikke kun handler om STÅ-penge, men en opstramning omkring færdiggørelse af studier på den normerede tid. Endvidere er inkluderet en adgangsbegrænsning på nogle uddannelser, herunder biologi og i særdeleshed humaniora. Den største trussel er den nye regerings beskæringer på det statslige forskningsbudget, hvilket vil koste ST 78 mio. kr. i Dette vil medføre en skærpet konkurrence på alle niveauer. Samlet set betyder de to reformer en indtægtsnedgang på 10%. Angående kontraktmidler er det ingen selvfølge, at disse fortsætter på samme niveau. Bl.a. er der mange internt i AU, der finder det urimeligt, at kun AGRO og ikke andre f.eks. Bioscience har andel i disse midler. Endvidere er en sammenlægning af de to kontrakter ikke utænkelig, hvilket er den største joker. Erik Steen Kristensen konkluderede, at der er tordenskyer i horisonten, og at det bliver afgørende for, hvordan AGRO begår sig i den store konkurrence. Det nye er, hvordan ST håndterer dette. At AGRO henter 2/3 af sine indtægter udefra er en styrke. Jens Grønbech Hansen spurgte, om der åbnes op for at gå efter muligheder, som ikke er indeholdt i flagskibene, når økonomien strammer til. Erik Steen Kristensen svarede, at det altid er tilladt at afsøge hele feltet, dog er det en god ide, at det passer ind i flagskibene for at stå stærkere i konkurrencen. Johannes Ravn Jørgensen takkede for den gode redegørelse og spurgte, hvad AGRO kan gøre for at sikre kontraktmidler fra Fødevareministeriet. Erik Steen Kristensen svarede, at der gøres meget på mange niveauer. I august drøftedes scenarier for aftalen, hvor en af strategierne var at blive større og bedre f.eks. i alliance med FødevareErhverv. Dette forgår pt. ved møder med dekan, rektor og ledere fra FødevareErhverv. Et andet scenarie, som er vigtig i forhold til AGRO, er evner til at give gode svar til Fødevareministeriet. For øjeblikket har AGRO desværre ikke et godt ry i erhvervet, hvilket bør ses som politisk betinget, hvor erhvervet tror de kan forme regler efter behov. Goswin Heckrath spurgte, hvordan AGRO kan bevare sin uafhængighed ved indgåelse af aftale med Landbrug og Fødevarer i forhold til myndighedsbetjening. Erik Steen Kristensen svarede, at man godt kan arbejde med en fælles forskningsdagsorden om at give gode og ordentlige svar, hvilket er den strategi AGRO vil forfølge. Goswin Heckrath nævnte, at nogle er utilfredse med DCE og DCA og spurgte, hvad ministerierne mener herom. Erik Steen Kristensen svarede, at der generelt er stor tilfredshed med AGROs svar. Forskellige svar på enslydende spørgsmål fra DCE og DCA samt 2 ikke enslydende svar fra DCA på samme spørgsmål er meget uheldigt, hvilket har kostet troværdighed hen over efteråret. Goswin Heckrath spurgte, hvordan 2 forskellige holdninger håndteres. Erik Steen Kristensen understregede, at forskere har lov til at være uenige men skal håndteres korrekt. AGRO har et system, som sikrer, at dette ikke sker

5 og tilføjede, at Kurt Nielsen er gået ind i sagen, da det er uacceptabelt med forskellige svar. Desuden arbejder Kurt Nielsen på at skabe et bedre samarbejde DCE og DCA imellem. Erik Steen Kristensen sagde, at den store udfordring er, at AUs samlede ledelse skal stå bag et samlet svar. Johannes Ravn Jørgensen henviste til medarbejdernes rolle i forbindelse med myndighedsbetjening og udtrykte tilfredshed med at høre, at der er opmærksomhed herpå, idet der ikke er tvivl om, at området er blevet mere betændt samt legalt at skyde på budbringeren og opfordrede til at styrke og rette opmærksom herpå, da AGROs forskere bliver undergravet på faglighed. Forskere kan se en sag fra flere sider, hvorfor det er svært, når der kræves et sort/hvidt svar. Erik Steen Kristensen var enig i, at det er en stor udfordring og understregede, at ingen må lade sig tryne, men at der heller ikke kan må gives 2 forskellige svar på samme spørgsmål. Erik Steen Kristensen oplyste, at kommunikationsstrategi drøftes på næste møde. Jens Grønbech Hansen spurgte, om det vil lykkes at få huslejen reduceret. Erik Steen Kristensen svarede, at bygningsrelaterede udgifter pt. udgør 480 mio. kr., samt at ST bruger 1 mia. kr. årligt på administration og bygninger. Der er i ST enighed om, at disse tal skal reduceres. Erik Steen Kristensen konkluderede, at økonomien i 2016 er god. Fremadrettet vil der komme udfordringer, og AGRO er godt rustet til at modtage disse. 5. Fastlæggelse af plan for udvalgets arbejde i de kommende år, herunder evaluering af udvalgets arbejde (form/antal m.m.) Karina Christensen fandt, at formen med 4 årlige møder 2 fysiske og 2 videolinkmøder fungerer tilfredsstillende. Nogle institutter afholder ekstraordinære møder i forbindelse med høringer, hvilket AGRO håndterer skriftligt. Johannes Ravn Jørgensen fandt de 4 årlige møder og skriftlige høringer fungerer godt, dog endte en enkelt høring Høring om rådgivning og medinddragelse på universitetsniveau i ingenting. Erik Steen Kristensen erkendte, at emnet ikke var let at besvare og var usikker på, om et fysisk møde ville have hjulpet. Erik Steen Kristensen konkluderede, at der var tilfredshed med 4 årlige møder samt skriftlige høringer. Ekstraordinære møder afholdes efter behov. 6. Høring: Flere kvinder i forskningen Goswin Heckrath spurgte, hvad formålet var med denne høring, hvor indholdet er særdeles uspecifikt og intetsigende. Erik Steen Kristensen fandt spørgsmålene konkrete. Johannes Ravn Jørgensen følte sig ude i anakronisme og tilføjede, at handleplaner skal være kønsneutrale. Der var en kortere drøftelse af høringsmaterialet. Erik Steen Kristensen konkluderede, at AGRO er positiv over for dette tiltag men tilføjede, at der ikke er lagt op til positiv særbehandling af kvinder men at stimulere til en større andel af kvinder i professorater og lederstillinger i AU. Kommentarer til høringssvar skal sendes til Karina. Deadline er den 15. januar På baggrund af de indkomne kommentarer udarbejder Karina Rysholt Christensen høringssvar til rundsendelse. 6. Eventuelt Der var intet til dette punkt. Erik Steen Kristensen takkede for et godt møde samt indsatsen i To-do-liste Opgave Ansvarlig Deadline Lønstatistik KCH & Mette Hansen Kommentarer til høringssvar til Flere Alle 15/ (1/2-2016) kvinder i forskningen fremsendes til KCH Kommunikationsstrategi KCH På dagsordenen til næste møde