AARHUS UNIVERSITET SCIENCE AND TECHNOLOGY

Transkript

1 AGRO LSU/Institutforum møde Fredag den 17. marts 2017 kl Mødelokale: Videolink REFERAT Mødedeltagere: Erik Steen Kristensen, Jens Grønbech Hansen, Lene Skovmose. John Hermansen, Karina Christensen, Uffe Vincent Schiøtt, Hanne Vester Rasmussen, Hans Albert Pedersen, Michael Kristensen, Sonja Graugaard Afbud: Mogens Nicolaisen, Asbjørn Mols Madsen, Erling Nielsen, Goswin Heckrath, Johannes Ravn Jørgensen, Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. MUS Opfølgning omkring gennemførelse af MUS v/karina Christensen 3. Lønforhandlinger tidsplan v/hanne Vester Rasmussen 4. Evaluering af fleksaftale/overarbejdsaftale v/karina Christensen 5. Ansættelser bemandingsplaner 6. Budget og økonomi, herunder myndighedsbetjening 7. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Uffe V. Schiøtt udtrykte utilfredshed med ændring af mødeform fra fysisk møde til videolinkmøde. Erik Steen Kristensen beklagede, at det grundet stort arbejdspres havde været nødvendigt at ændre mødeformen. Næste møde afholdes som et fysisk møde på AU Flakkebjerg. Dagsorden godkendtes. 2. MUS Opfølgning omkring gennemførelse af MUS v/karina Christensen Det omdelte materiale forelå i ikke anonymiseret form. Uffe Schiøtt oplyste, at afholdelse af MUS i MARK pågår, hvorfor resultat heraf ikke er indeholdt i det fremlagte materiale. Erik Steen Kristensen bekræftede dette og tilføjede, at materialet derfor er foreløbigt og dermed ikke konkluderende. Karina Christensen havde ud fra det nuværende materiale udpeget mulige opmærksomhedspunkter og generelle betragtninger. I alt er der 7 hovedtemaer, som man kunne tage fat på. Derudover skal der reduceres i antallet af spørgsmål, og KCH foreslog, at de nuværende 53 spørgsmål i MUS-skemaet reduceres til maksimum 30. Karina Christensen påpegede, at der i det foreløbige materiale ikke er graverende områder og tilføjede, at AGRO ligger flot på næsten alle områder. Jens Grønbech Hansen mente, at det kan være problematisk kun at kigge på scoren og fandt det nødvendigt at gå bagom tallene for at kunne forstå resultatet. Erik Steen Kristensen takkede for det foreløbige materiale og understregede vigtigheden af at tage stilling til processen. Karina Christensen holder indlæg om resultat af MUS på lederseminar den april. Uffe Schiøtt fandt det utilfredsstillende, at ikke alle sektioner var indeholdt i materialet, hvorfor det ikke er muligt at gå i dybden med emnet. Erik Steen Kristensen beklagede at materialet ikke var fuldkomment men tilføjede, at der var tale om et udkast, og ikke om et endeligt dokument. Uffe Schiøtt henviste til betegnelsen TAP i materialet. Erik Steen Kristensen svarede, at det er TAP i sektionerne. Jens Grønbech Hansen spurgte, om opgørelsen er udarbejdet af MUSSKEMA.dk og efterlyste mulighed for at se fordeling og spredning på svarene. Karina Christensen har udarbejdet opgørelsen, hvilket har været en tidskrævende opgave. Hanne Vester Rasmussen nævnte, at kun udvalgte institutter ved ST bruger MUSSKEMA.dk. Om flere institutter vælger at gå over på systemet er uvist. Erik Steen Kristensen sagde, at opgaven ikke er at generalisere, men at se hvordan tingene kan gøres bedre. På lederseminaret besluttes, om AGRO skal fastholde systemet. Lene Skovmose understregede vigtigheden af at se på TAP, og advarede mod primært at fokusere på VIP. Uffe Schiøtt og John Hermansen var enige om, at det er et godt værktøj, samt at det er et værktøj til kommunikation mellem sektionsleder og

2 medarbejder. Hans Albert Pedersen bakkede op om vigtigheden af synliggørelse af spredning på data. Karina Christensen advarede mod at tolke for meget på data, da hovedformålet er, at institutlederen og sektionslederne kan se, om noget er alarmerende. Målet er ikke at bruge det som psykisk APV, men da systemet stadig er nyt for AGRO, skal det læres, hvordan de informationer, der kommer ud af det, bedst muligt kan bruges. Denne fremstilling var ledelsens måde at vise, hvad AGRO pt. kan få ud af systemet. Hans Albert Pedersen sagde, at hvis det er samme data, så er det de facto APV agtig, så man kan ikke ud fra spørgsmålenes karakter drage konklusion om værktøjets kvalitet. Erik Steen Kristensen understregede, at tallene er fortrolige, og at der ikke må konkluderes. Michael Kristensen var bekymret over, om tiden spildes på 4 taller, da det interessante er, om der er en population af 1 eller 2 taller samt populationer af TAP eller VIP, som viser at noget er galt. Dette bør drøftes på lederseminar. Karina Christensen understregede, at der kun er mulighed for at få gennemsnit fordelt på faggrupper. Nedsættelse af arbejdsgruppen under LSU blev vedtaget. Arbejdsgruppen skal se på udbygning af systemet, herunder hvordan det kan kobles til kompetencedelen. Desuden skal det vurderes, om spørgsmål skal omformuleres eller slettes. Følgende medarbejdere blev udpeget til arbejdsgruppen: Karina Christensen, Uffe Schiøtt, Johannes Ravn Jørgensen, Jens Grønbech Hansen, Hans Albert Pedersen og Mathilde Dige. Erik Steen Kristensen konkluderede, at arbejdsgruppen hjælper Karina Christensen med udarbejdelse af oplæg til lederseminar. Erik Steen Kristensen konkluderede, at det omdelte materialet er strengt fortroligt og skal ved mødets afslutning afleveres til Karina Christensen/Sonja Graugaard. 3. Lønforhandling tidsplan v/hanne Vester Rasmussen Hanne Vester Rasmussen oplyste, at der 15/3 er udsendt mail med opdateret tidsplan samt referat af møde i 2016 til samtlige TR. Processen er identisk med proces I tids- og procesplan tages ikke højde for forhandlinger i step 2, da de fastlægges løbende. Forhandlinger på HK-kontor kræver kun 1 møde. Lene Skovmose savnede i år muligheden for at følge med i indkomne ansøgninger samt hermed opfordring til kolleger om at søge. Hanne Vester Rasmussen tager dette op i forbindelse med evalueringen. Erik Steen Kristensen oplyste, at der er indkommet 52 ansøgninger, hvilket er 21 færre end i Hanne Vester Rasmussen understregede, at det stadig er muligt for ledelsen at lægge et godt ord ind for en medarbejder, som ikke har søgt. Der afholdes 2 møderunder, hvor TR på første møde inddeler ansøgerne i 3 grupper 1) tillæg, 2) måske, hvis der er penge nok og 3) afslag. Erik Steen Kristensen understregede, at forhandlingerne ikke vil blive forceret. Forbedring i forhold til 2016 er, at alle udmeldinger kommer i e-boks. Erik Steen Kristensen nævnte, at ansøgninger behandles på lederseminar. 4. Evaluering af fleksaftale/overarbejdsaftale v/karina Christensen Det var Karina Christensens indtryk, at medarbejderne er tilfredse med AGROs flekstidsaftale, som siger, at man ved årets udgang må have op til 100 timer på fleksen. Timer herover bliver skåret væk. I løbet af året må man maksimum have -15 timer pr. mdr., men der er ikke noget øvre loft. Uffe Schiøtt tilsluttede sig AGRO aftalen. Hanne Vester Rasmussen oplyste, at nogle institutter samt fællesadministrationen kører med fleksrate på 37 timer/måned, hvilket fjerner fleksibilitet med hensyn til overarbejde. Medarbejdere kan dog i særlige tilfælde få en aftale med sin chef om overskridelse af fleksrate. Erik Steen Kristensen udtalte, at AGRO ikke kan leve uden denne fleksibilitet, og konkluderede, at der er tilfredshed med 100 timer pr. 31/12. Karina Christensen havde ikke hørt klager over overarbejdsaftalen. Hanne Vester Rasmussen nævnte, at aftalen er evalueret efter 1 år, og at den fungerer tilfredsstillende. Erik Steen Kristensen konkluderede, at aftalen fortsætter uændret. Uffe Schiøtt spurgte, om 3F er involveret i semifieldaftalen. Hanne Vester Rasmussen svarede, at aftalen kun vedrører Foulum. Uffe Schiøtt anmodede om kopi af denne aftale. 5. Ansættelser bemandingsplaner Erik Steen Kristensen gennemgik rekrutteringsplan for faste VIP-stillinger - 1 seniorrådgiver/forsker, 1 tenure track, 1 seniorforsker og 2 professorater - i AGRO i 2017, som er godkendt af dekanen. Kopi af rekrutteringsplan er vedhæftet nærværende referat. Desværre er der generelt kun få ansøgere til AGROs stillingsopslag, hvilket er problematisk. Stillingsopslag vil blive gjort bredere med håb om at få flere ansøgere. Uffe Schiøtt fandt det positivt, at AGRO har fået lov til at opslå VIP-stillinger. Erik Steen

3 Kristensen håbede at kunne ansætte kvinder i nogle af disse stillinger. Hanne Vester Rasmussen understregede, at ikke køn men kvalifikationer skal være afgørende for valg af kandidater. Karina Christensen henviste til høringssvar fra AGRO til Handleplan for at få flere kvinder i forskningen med målsætning om procentfordeling 40 (kvinder)/60 (mænd) fremsendt september Tallene ligger pt. på procentfordeling 36/64, hvilket ikke er langt fra målsætningen. Årsagen hertil er, at flere mandlige medarbejdere har opsagt deres stilling i Der er en udfordring omkring det lave antal af kvindelige professorer mso. Erik Steen Kristensen konkluderede, at rekrutteringsplan blev godkendt. Erik Steen Kristensen konstaterede, at der ikke foreligger rekrutteringsplan for TAP, da regler for opslag er anderledes. Lene Skovmose spurgte, om processen for ansættelser af TAP kan ændres, således at TR kommer med lønudkast samtidig med indstilling af den valgte ansøger. Hvilket vil være tidsbesparende. Karina Christensen nævnte, at der i 2016 blev udarbejdet proces for ansættelse af TAP, som aldrig er blevet implementeret. Der ses på dette den kommende uge. Hanne Vester Rasmussen tilføjede, at ønsket er at leane processen. Erik Steen Kristensen fandt det vigtigt, at den person, der tilbydes en stilling, skal kende ca. lønnen, og bad om, at udkast til procesplan for TAP ansættelser kan ligge klar til Institutledelsesmøde den 22. marts. 6. Budget og økonomi, herunder myndighedsbetjening Erik Steen Kristensen gennemgik Økonomirapport i AGRO gik ud af 2016 med et underskud på DKK , hvilket skyldes et voldsomt antal myndighedsopgaver ultimo 2016, som medførte udsættelse af andre opgaver til Ændringer i indtægter i 2017 i forhold til 2016 er et fald i kontraktmidler på ca. 7 mio. DKK, stigning i basismidler på 3 mio. DKK. Ændringer i bidrag til strategiske midler er reduceret med ca. 5 mio. DKK. Jens Grønbech Hansen spurgte, om det ikke var bedre at have eksterne bevillinger f.eks. EU projekter end kontraktmidler. Erik Steen Kristensen svarede, at det ikke er enten eller men både og. Eksterne indtægter udgør pt. ca mio. DKK, som stort set er i hus, og som i øvrigt er 4-5 mio. DKK mere end budgetteret med november Erik Steen Kristensen konkluderede, at budget for 2017 ser meget fornuftig ud men tilføjede, at udfordringen pt. er ekstremt mange pligtopgaver for ministeriet bl.a. omkring kvælstofvirkemidler. Disse opgaver betyder overflytning af forskere fra nuværende opgaver, hvilket er udfordrende og kan være stressende. Det er primært JORD, KLIMA og JORDNÆR, der er påvirket. Uffe Schiøtt spurgte, hvordan et budget med underskud på 2.1 mio. DKK kan betegnes som tilfredsstillende. Erik Steen Kristensen svarede, at underskuddet er aftalt med dekanatet som det bedst mulige i den nuværende situation. Hanne Vester Rasmussen nævnte, at den store mængde myndighedsopgaver mærkes i hele AGRO, da det fylder rigtig meget, hvorfor det er vigtigt med tålmodighed og nytænkning. Jens Grønbech Hansen spurgte, om LSU skal involveres, da nogle medarbejdere er hårdt belastede. Erik Steen Kristensen sagde, at det er alvorligt, og at det berører hele AGRO, hvilket ledelsen er meget opmærksom på. Håbet er at få redskaber til at håndtere sådanne situationer. Der er stor efterspørgsel på AGROs viden. Erik Steen Kristensen understregede, at LSU har en forpligtigelse til at sige, såfremt der er noget ledelsen skal tage hånd om. Uffe Schiøtt spurgte, om det kun er AGRO-Foulum, der er hårdt presset. Erik Steen Kristensen svarede ja, på sigt vil alle dog kunne mærke det. Jens Grønbech Hansen henviste til minivådområder og sagde, at der i kaffehjørnerne tales om, at ministeren ønsker svar, inden AGRO er klar og understregede, at forskerne ikke vil presses ud i at svare, før de er klar. Erik Steen Kristensen var enig i, at foreløbige resultater ikke må præsenteres som endegyldige, og kvalitetskontrol skal sikres, herunder krav om per review. Desværre er der et voldsomt pres på AGRO, idet opgaven kan gå over på andre hænder, såfremt AGRO ikke kan levere varen, hvilket betyder, at der skal findes en løsning. Erik Steen Kristensen konkluderede, at samarbejde kolleger imellem er vigtig. Jens Grønbech Hansen henviste til MUS-statistik, som viser ringe eller ingen interesse for involvering i gymnasiesamarbejde, hvilket er klart, idet det ikke er promoverende, samt at alle har mere end nok at lave. Jens Grønbech Hansen fandt, at truslen er, at mange er pressede og derfor ikke har tid/overskud til at hjælpe/tage hånd om kolleger, hvilket er bekymrende, da der netop nu er behov for at have tid og overskud til at lytte og have empati for sine kolleger.

4 7.Eventuelt Lene Skovmose henviste til årshjulet og anmodede om, at bemandingsplan flyttes fra februar til december begrundet i, at der på et meget sent tidspunkt i forhold til travlhed i foråret er over 30 måneder for meget i forhold til allerede ansatte. Det giver meget pressede arbejdsforhold for laboranterne, der på meget kort sigt skal instruere og følge op på mange nye medarbejdere. Erik Steen Kristensen var bekendt hermed og tilføjede, at der foreligger en plan, som betyder ansættelse af laboranter. Lene Skovmose henviste til opsigelse af laboranter med fratrædelse 31/ , hvilket kunne have været undgået. Erik Steen Kristensen konstaterede, at systemet ikke er gearet til dette, og understregede, at AGRO skal blive bedre til at organisere og fordele opgaver. Dato for næste LSU/Institutforum møde udmeldes snarest. Mødet afholdes på AU-Flakkebjerg. Erik Steen Kristensen understregede, at det ikke kun er ledelsen, der skal forberede sig til LSU mødet men samtlige medlemmer. Uffe Schiøtt sagde, at det er umuligt, da bilagene ofte udleveres få dage før mødet eller på selve mødet. Karina Christensen nævnte, at inddragelse i møderne skulle have været et punkt på årets første fysiske møde. Emnet kommer på dagsordenen på næste møde. To-do-liste Forud for næste møde laves plan for fremtidig arbejdsform i LSU-I ved Karina Christensen og Johannes Ravn Jørgensen senest 5. juni 2017.

5