AU Webshop brugeradministration

Transkript

1 AU Webshop brugeradministration / pch Indhold Formål... 1 Adgang... 1 Roller og rettigheder... 2 Brugeroversigt... 3 Oprettelse af en ny AU Webshop bruger... 5 Ændring af stamoplysninger for en bruger... 7 Ændring af rolletildeling for en bruger... 7 Nedlæggelse af en bruger... 7 Udtræk af adresser for AU Webshop brugere... 8 Særlige forhold for DPU brugere... 9 Formål AU Webshoppens brugeradministrations-applikation WebshopBrugerAdm anvendes til at administrere brugere og deres rettigheder i forbindelse med AU Webshoppen. Alle personer, der skal fungere som redaktør eller hovedområde-administrator (dvs. som skal have adgang til AU Webshoppens administrationsmodul), skal oprettes som brugere af AU Webshoppen. Denne oprettelse og tildeling af rettigheder kan nu foretages direkte af personer, som er udpeget som AU administratorer på de enkelte hovedområder. Tilsvarende kan disse personer foretage løbende justering af rettigheder samt nedlægge brugere, der ikke længere har behov for adgang til AU Webshoppen. Denne vejledning beskriver anvendelsen af brugeradministrations-applikationen. Adgang AU Webshoppens brugeradministrations-applikation er en webbaseret applikation. Adgang til denne fås derfor gennem en internet-browser. Applikationen er testet med Microsoft Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 3.6 og Google Chrome 5.0, så disse anbefales, men andre versioner af disse browsere forventes også at virke, herunder IE 6 og IE 7. Der anvendes javascript og cookies, så disse faciliteter må ikke være slået fra i internet-browseren. 1 / 9

2 Applikationen startes ved at tilgå webadressen hvor man skal logge på med det administrator-brugernavn og -adgangskode, man har fået tildelt til AU Webshoppen. Derefter skal man vælge linket Digital brugeradministration. Det er kun personer, der er oprettet som AU Webshop-administratorer, der har adgang til applikationen. Roller og rettigheder AU Webshoppen opererer med følgende roller: Redaktør Denne rolle giver adgang til at anvende AU Webshop administrationsmodulet for et eller flere hovedområder. Den giver ikke adgang til brugeradministrations-applikationen, dvs. brugere med denne rolle kan ikke oprette/ændre brugere eller tildele rettigheder. Særlig økonomi-rolle Denne rolle giver en særlig rettighed i AU Webshop administrationsmodulet. Den giver ikke adgang til brugeradministrations-applikationen. Administrator (på et hovedområde) Denne rolle giver adgang til at oprette/ændre/nedlægge brugere samt administrere Redaktør -rollen og den særlige økonomi-rolle for brugere, der er tilknyttet det/de hovedområde(r), man er administrator for. Superadministrator Denne rolle giver adgang til at tildele Administrator -rollen til andre brugere for de hovedområder, man er administrator for, samt til at tildele den særlige økonomi-rolle. Den skal således ses som en supplerende rolle udover den alm. administrator-rolle for få udvalgte personer. Tildeling af Superadministrator -rollen sker kun efter nærmere aftale med den AU systemansvarlige. 2 / 9

3 Brugeroversigt Brugeradministrations-applikationen tager udgangspunkt i et oversigtsskærmbillede, hvor man kan få vist en liste med eksisterende AU Webshop-brugere for et hovedområde. 1 Brugeroversigt før valg af hovedområde og type Applikationen giver kun mulighed for at vælge blandt de hovedområder, man er administrator for. Derudover kan man vælge visningstype, som er en specifikation af, om man ønsker at se brugere, der hører under det angivne hovedområde, eller brugere, der har rettigheder til det angivne hovedområde. Overordnede administratorer har desuden mulighed for at vælge oversigter med alle redaktører eller alle administratorer på tværs af alle hovedområder. Brugeroversigten opdateres automatisk ved ændring af enten hovedområde eller visningstype. Oversigten fungerer som indgang til redigering af brugere, dvs. udvalgte stamoplysninger (navn + ), samt justering af deres rettigheder. Dette sker ved klik på deres brugernavn i oversigten. Desuden er der herfra mulighed for at oprette nye brugere ved klik på knappen Opret ny bruger. 3 / 9

4 2 Brugeroversigt for et hovedområde 4 / 9

5 Oprettelse af en ny AU Webshop bruger Klik på knappen Opret ny bruger på brugeroversigten. Dette giver følgende skærmbillede, hvor oplysninger om den nye bruger angives. 3 Oprettelse af ny AU Webshop bruger Først skal hovedområdet angives. Det vælges fra dropdown listen. Derefter angives brugernavn. Brugernavnet skal starte med hovedområdets forkortelse, dvs. NAT for Naturvidenskab, SAM for samfundsvidenskab osv., dog anvendes ADMI for fællesadministrationen. Den nye brugers navn og skal også angives. Det er vigtigt at -adressen angives korrekt, da applikationen sender s til denne adresse ved brugeroprettelse samt ved rekvirering af ny adgangskode. Endelig kan de relevante roller tildeles. Ofte vil der blot være tale om Redaktør -rollen for et enkelt hovedområde. Den særlige økonomi-rolle tildeles til dem, som varetager en regnskabsmæssig opfølgning i Navision. 5 / 9

6 Tildeling af roller sker ved at markere den kasse, der kombinerer den ønskede rolle og hovedområde. Tilsvarende fjernes en rolletildeling ved at klikke i en kasse, så markeringen fjernes. De kombinationer, der er mulighed for at tildele, har en blå ramme. 4 Stamoplysninger og roller angivet for ny bruger Bemærk i ovenstående eksempel, at der her er mulighed for at tildele redaktør-rollen til 3 hovedområder, da brugeren, der opretter, er administrator for alle 3 hovedområder (ses i øverste højre hjørne). Oprettelsen af bruger og tildeling af roller effektueres ved klik på knappen Gem. Vent derefter et par sekunder. Derefter vises beskeden Bruger oprettet. Ønsker man i stedet at annullere brugeroprettelsen, trykkes på knappen Annuller. Herefter kan der returneres til brugeroversigten ved tryk på knappen Oversigt. I forbindelse med oprettelse af en ny AU webshopbruger, sendes der automatisk 1) en til brugerens adresse og 2) en kopi af den bekræftende oprettelses- til den administrator, som har oprettet brugeren. 6 / 9

7 en indeholder bl.a. oplysninger om adgang til AU Webshoppens administrationsmodul, samt hvorledes brugeren får tildelt en adgangskode. Ændring af stamoplysninger for en bruger Ændring af stamoplysninger (navn og adresse) for en redaktør kan foretages af administratorer på et hovedområde. Ændringen foretages ved at udsøge brugeren i brugeroversigten og derefter klikke på brugernavnet. Dermed vises redigeringssiden med oplysninger for brugeren. Her kan navn og adresse rettes, hvorefter der klikkes på knappen Gem. Ændring af rolletildeling for en bruger Ændring af rolletildeling for en bruger foregår på samme måde som ændring af stamoplysninger. Det kan foretages af brugere, der har administrator-rollen for den pågældende brugers hovedområde. Ændringen foretages ved at udsøge brugeren i brugeroversigten og derefter klikke på brugernavnet. Dermed vises redigeringssiden med oplysninger for brugeren. Her kan brugerens rolletildeling ændres, hvorefter der klikkes på knappen Gem. På grund af webshoppens caching af brugeroplysninger, tager det 1 time før rolleændringen slår igennem. Brugeren kan evt. klikke på login i webshoppen højre hjørne og se, hvilken rolle brugeren er tildelt. Nedlæggelse af en bruger Personer, der på et tidspunkt ikke længere har brug for adgang til AU Webshoppen, bør nedlægges og fjernes fra systemet. Dette sker som med øvrige brugerændringer: Brugeren udsøges i brugeroversigten, hvorefter der klikkes på brugernavnet. På redigeringssiden klikkes på knappen Nedlæg bruger. Efter en bekræftelse fjernes den pågældende bruger fra systemet. 7 / 9

8 Udtræk af adresser for AU Webshop brugere For at gøre det nemt at sende s til AU Webshop brugerne, er der mulighed for at få vist et felt med e- mailadresserne på de personer, der optræder på brugeroversigten. Feltet vises ved klik på billedet af breve (se placering nedenfor). Herfra kan man kopiere adresserne (CTRL+A, CTRL+C) og derefter indsætte dem samlet i modtagerfeltet i sin applikation. Et yderligere klik på billedet skjuler -feltet igen. 5 Udtræk af adresser for brugere 8 / 9

9 Særlige forhold for DPU brugere Der kan ikke oprettes, redigeres eller nedlægges DPU brugere vha. AU Webshop brugeradministrationsapplikationen, men der kan tildeles redaktør og særlig økonomirolle til DPU brugere, som i forvejen er oprettet i Stamdata. Der tildeles roller til DPU brugere, der ikke har rettigheder til AU Webshoppen i forvejen ved at angive brugerens brugernavn direkte i brugeroversigten. Dette er primært for at undgå en lang liste med DPU-brugere. 6 Angivelse og redigering af DPU bruger 9 / 9