BRUGERVEJLEDNING. Til klinikker og brugere i voresklinik.info

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING Til klinikker og brugere i voresklinik.info

2 1. LIDT OM VORESKLINIK.INFO voresklinik.info er både navnet og adressen på jeres nye intranetløsning. Der kan tilføjes en masse spændende funktioner til et intranet, og du vil sikkert også opleve, at du godt lige kunne bruge en speciel funktion eller savner et bestemt indholdsområde. Med den nuværende udgave af intranettet har vi forsøgt dels at skabe et brugervenligt system, som alle nemt kan bruge, og dels forsøgt at ramme de mest essentielle funktioner og indholdsområder inden for projektets budgetrammer. Kernen i den nuværende udgave af intranettet er: Fælles dokument og videndeling Adgang til indkøbsaftaler Fælles nyhedsformidling fra sekretariatet Individuelle kliniksider til beskeder og egne dokumenter Oversigt over andre kollegaer på voresklinik.info I denne vejledning kan du læse mere om, hvordan du benytte de forskellige funktioner på klinikken.

3 2. ROLLER Da intranettet både indeholder informationer, som er rettet imod alle brugere, og informationer, som er forbeholdt brugerne på den enkelte klinik, så er der brug for at kunne tildele brugerne på intranettet nogle brugerroller alt afhængig af, hvad de kan læse og gøre på intranettet. Din brugerrolle er defineret ud fra tre overordnede områder: KLINIK Du er tilknyttet den klinik, som du arbejder på. Dermed er du sikker på at se de nyheder, informationer og dokumenter, som hører til din klinik. FUNKTION For at kunne segmentere informationerne på intranettet er du også tildelt en funktion, som ikke nødvendigvis har noget med din arbejdstitel at gøre. Du kan være enten indehaver, læge, sygeplejerske eller klinikmanager. Funktionerne afgør, hvad du kan se på intranettet. ROLLE Rollerne har at gøre med, om du har redaktionelle rettigheder til at lægge indhold på din egen kliniks område. Her kan du være enten almindelig bruger eller redaktør. Kun redaktører kan oprette indhold på klinikområdet og oprette nye brugere på klinikken.

4 3. KLINIKKENS FØRSTE LOGIN Hver klinik får et login til en bruger, som har en redaktørrolle. Denne bruger skal så oprette de andre brugere på klinikken. Det første login foregår på her er der to felter til at indtaste et brugernavn og et kodeord. Det har du fået udleveret af sekretariatet. Når du har logget på havner du på intranettets forside, som har følgende indholdsområder: For at oprette de andre brugere på klinikken skal du vælge menupunktet FIND KOLLEGA. Her kan du søge efter andre brugere på intranettet. Til venstre klikker du på menupunktet Jeres brugere. Første gang du klikker er listen over brugere tom, og du skal klikke på linket OPRET NY BRUGER :

5 For at oprette brugeren skal felterne udfyldes. Når du opretter brugeren skal du være opmærksom på, at du vælger hvilken funktion brugere får og hvilken rolle brugeren får. Dem kan brugeren ikke selv ændre efterfølgende med mindre brugeren også får rolle som redaktør. Du anbefales at give brugeren en simpel kode, som brugeren efterfølgende selv kan ændre. Når du har indtastet oplysninger i felterne, så klikker du på GEM. Brugeren er nu oprettet og vil få en e mail tilsendt automatisk med sine loginoplysninger. På samme måde kan du oprette de øvrige brugere og fra dette område har du også som redaktør mulighed for at rette brugere og slette brugere.

6 4. SÅDAN LOGGER DU PÅ Når du har modtaget dit login i form af et brugernavn og et kodeord til voresklinik.info, så logger du på fra forsiden af intranettet på Du kan vælge at lade systemet huske dig, så du ikke behøver at indtaste dit login igen næste gang du logger på fra den samme computer. Hvis du logger på fra en anden computer, så skal du indtaste dit brugernavn og kodeord igen. Hvis du har glemt dit kodeord, så kan du få det gensendt ved at følge linket nederst. Kan jeg ændre mit kodeord? Ja, du kan sagtens ændre både dit kodeord og dine øvrige stamoplysninger som fx. navn, mobilnummer, dit skypenavn m.v. Når du er logget på intranettet, så står dit navn øverst i højre hjørne på skærmen, og lige efter finder du knappen DIN PROFIL. Hvis du klikker på den, så kommer der et skærmbillede med dine oplysninger: Du kan nu opdatere dine oplysninger og klikke på GEM, når du er færdig. Hvis din rolle er almindelig bruger, så kan du ikke selv ændre det. Her skal du have fat i en anden bruger på klinikken, som har rolle som redaktør. Du kan heller ikke selv ændre din funktion.

7 5. DIN KLINIKSIDE Fra menuen på intranettet kan du tilgå forskellige områder. De fleste områder er fælles for alle klinikker, der er tilsluttet intranettet, men under menupunktet KLINIKSIDEN finder du de informationer, som kun har at gøre med den klinik, hvor du arbejder. Kliniksiden har to indholdsområder: 1. Små nyheder og informationer fra klinikken 2. Jeres eget området til viden og dokumenter DE SMÅ NYHEDER OG INFORMATIONER Til højre på skærmen under menupunktet KLINIKSIDEN finder du en oversigt over de seneste nyheder og små informationer, som I selv har slået op på siden. Man skal have en redaktørrolle for at oprette nyheder. Formålet med dem en slags digital opslagstavle med små, vigtige informationer i jeres hverdag. Det kan måske også mindske behovet for at sende interne e mail til hinanden på klinikken. Når du logger på intranettet, så havner du på intranettets forside. Her kan du faktisk også læse de seneste nyheder fra netop jeres klinik i området til højre på forsiden. JERES VIDEN OG DOKUMENTER Til venstre på skærmen under KLINIKSIDEN finder du jeres eget område til viden og dokumenter. Ved at klikke på mapperne kan du finde en oversigt over de dokumenter, som er oprettet i mappen. Du kan læse dokumenterne ved at klikke på LÆS. Et dokument kan enten være et vedhæftet dokument i form af en færdig fil (fx. en pdf fil eller et word dokument) eller det kan være et indtastet dokument, som er oprettet i systemet. Det vedhæftede dokument kan man hente og læse, men IKKE redigere i. Det indtastede dokument kan man både hente, læse og redigere. Til dig, der skal oprette nye dokumenter I kan oprette jeres egne dokumenter eller I kan hente en kopi af de fælles dokumenter, som I gerne vil bruge lokalt i jeres klinik. Man skal have en redaktørrolle for at oprette dokumenter. OPRETTE MAPPER OG UNDERMAPPER Dokumenterne er organiseret i nogle mapper, som I selv kan oprette. Mapperne kan laves i 2 niveauer. For at oprette en hovedmappe i yderste niveau skal du klikke på OPRET NY MAPPE nederst til venstre på skærmen. Herefter skal du udfylde felterne:

8 Mappens navn er det navn, som mappen vil optræde med i oversigten. Sørg for at bruge korte og præcise navne til mapperne, så oversigten ikke bliver rodet. Du kan bestemme, hvilke funktioner der må se de dokumenter, der bliver oprettet i mappen. Som udgangspunkt kan alle se alle dokumenter i mappen, men hvis du fx. ønsker at lave en mappe, hvor kun indehaverne eller lægerne kan se dokumenterne, så kan du markere det ved at fjerne eller tilføje markeringer ud for de forskellige funktionsnavne. Klik på GEM for at oprette mappen. Proceduren for at oprette en undermappe til en eksisterende mappe er den samme. Her skal man blot klikke på ikonet OPRET UNDERMAPPE: Opret undermappe OPRETTE DOKUMENTER For at oprette dokument skal du klikke på ikonet ud for den mappe, som du vil oprette dokumentet i. Opret dokument Du skal nu udfylde felterne med de relevante oplysninger om dokumentet:

9 Dokumenttype her vælger du om dokumentet skal være en vedhæftet fil eller indtastes direkte. Dokumentets navn her giver du dokumentet et sigende navn Evt. revisionsdato hvis du gerne vil have en e mail på et senere tidspunkt for at revidere dokumentet, så kan du angive datoen her. Du behøver ikke udfylde dette felt. Slå til kladde hvis du gerne vil oprette dokumentet, men ikke offentliggøre det endnu, så kan du klikke af i kladdefunktionen. Mapper her kan du se, hvor dokumentet er oprettet. Du kan godt placere dokumentet i flere mapper. Hvem må læse dokumentet som udgangspunkt arver dokumentet de læserettigheder, som gælder for mappen (se ovenfor). Men du kan lave specifikke indstillinger for det enkelte dokument. Kort tekst om dokumentet her skriver du en 3 5 linjers kort teaser om indholdet i dokumentet. Det gør det nemt at overskue for andre brugere, når de kigger en liste igennem med dokumenter. Vedhæft dokument hvis du har valgt, at dokumentet er en vedhæftet fil, så vedhæfter du filen her. Indtast dokument hvis du har valgt, at dokumentet er et indtastet dokument, så kan du påbegynde indtastningen her. Når du har oprettet dokumentet klikker du på GEM nederst til venstre. REDIGERE OG SLETTE DOKUMENTER Du har mulighed for at rette eksiterende dokumenter eller slette dem ved at klikke på det rette ikon ud for hvert dokument. Ret dokument Slet dokument KOPIERE DOKUMENTER FRA FÆLLESOMRÅDET Ud over at oprette jeres egne dokumenter, så har I også mulighed for at kopiere dokumenter fra fællesområdet VIDEN / DOKUMENTER. Fremgangsmåden er, at I finder dokumentet under det fælles VIDEN/DOKUMENTER og så klikker I på ikonet for KOPIER DOKUMENT i listebilledet: Kopier dokument Dokumentet bliver nu automatisk overført til jeres eget klinikområde i samme skærmbillede, som når I selv opretter dokumenter fra bunden. Her kan I vælge at lave rettelser i felterne som I ønsker. Husk også at placere dokumentet i en mappe på klinikområdet. Kopiering af et dokument fra VIDEN/DOKUMENTER ændrer ikke på selve hoveddokumentet, og derfor kan I godt foretage tilpasninger af alle felterne inden I gemmer det lokalt på jeres klinikområde. ANDRE INFORMATIONER OM DOKUMENTER Den bruger, der har oprettet et dokument og angivet en dato for revision af dokumentet, vil automatisk modtage en e mail fra systemet, når vi når til den dato. Man kan dog også se på dokumentet i oversigten, hvis datoen for revision er overskredet. Dokumentikonet skifter fra mørkeblå til rød, når revisionsdatoen er overskredet. Revisionsdato overskredet.