Referat fra bestyrelsesmødet, mandag den 6. maj 2019 kl til

Transkript

1 Holstebro den 12. maj 2019 Referat fra bestyrelsesmødet, mandag den 6. maj 2019 kl til Mødested: Nupark, lokale A, 1. sal Deltagere: Michael Werner, Holstebro Industri- og Håndværkerforening, (MWE) Hans Enevoldsen, Fagbevægelsens Hovedorganisation, (HEN) Mette Højborg, Holstebro Kommune, (MHØ) Erling Chrois, Chrois Rail ApS, formand (ECH) Per Tornvig, Peoplez, næstformand (PTO) Norbert F. V. Ravnsbæk, referent, (NRA) Fraværende/Afbud: Anders Nørgård, Holstebro-Struer Landboforening, (ANØ) Michael Ulsted, Holstebro Handelsstandsforening (MUL) Dagsorden: 1) VELKOMST ECH bød velkommen til første bestyrelsesmøde. Herefter en kort gennemgang af dagsordenen, med de ting der skal drøftes og besluttes på mødet. 2) INFORMATIONER SIDEN SIDST a) Møde med Holstebro Kommune b) Aftale med Nupark c) Aftale omkring forsikringer d) Aftale med Krøyer Pedersen e) Aftale med Vestjysk Bank f) Registrering ved CVR g) Forretningsorden for repræsentantskabet og bestyrelsen h) GDPR-politik Ad 2.a. Kort orientering fra mødet med Holstebro Kommune den 23. april d.å. På mødet med Borgmester, kommunaldirektør og Erhvervsdirektør blev det tilkendegivet at der Side 1 af 5

2 var politisk opbakning til ErhvervsForum Holstebro, og man vil se positivt på ansøgningen om økonomisk støtte i en opstartsperiode. MHØ orienterede om at ansøgningen behandles på Erhvervs- og Turismeudvalgsmødet den 15/5 med mulighed for yderligere behandling i Økonomiudvalget den 29/5. Ad 2.b. Der er lavet aftale med Nupark omkring domicil og kontorfaciliteter, samt aftale for bogholderi og almindeligt administrationsservice iht. tidligere oplæg. Der er nu aftalt en timepris kr. 400,-. Aftalen underskrives af formanden og næstformanden, som forventes være bragt på plads, inden næste Fællesmøde. Ad 2.c. Der er undersøgt forsikringsbehovet for EFH. Der er pt. tre forsikringer, som skal afklares. Ansvarsforsikring Arbejdsskadeforsikring Bestyrelsesansvarsforsikring Efter drøftelser omkring risici og ansvarspådragelse på de tre områder, mente bestyrelsen at ansvar- og arbejdsskadeforsikring er dækket ved egne forsikringer. Bestyrelsen besluttede, at der tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring. Ad 2.d. Der er afholdt møde med Hans Madsen, Revisionsfirmaet Krøyer Pedersen. Det blev aftalt, at de to første år, med revision af regnskabet, møde med formandskabet og NRA samt fremlæggelse af årsregnskabet på årsmødet, til et årlig beløb til kr ,00. Ad 2.e. Der er lavet aftale Vestjysk Bank omkring oprettelse af bankkonto, som er underskrevet af formanden og næstformanden. Der er ikke tilkoblet kreditkort og der kan/skal heller ikke hæves eller indsættes kontakter. Betalingspolitik: NRA godkender fakturaer, der er lægges til betaling ved bogholderi. Der er to personer der godkender fakturaer, der lægges til betaling fra bestyrelsen eller NRA. Ad 2.f. EFH er registrering ved Erhvervsstyrelsen, med CVR-nummer , med adressen Nupark 51, Holstebro. Telefonnummer og tilrettes, når dette er kommet på plads. Ad 2.g. Forretningsorden for repræsentantskabet og bestyrelsen udarbejdes til Fællesmødet. Ad 2.h. GDPR-politik udarbejdes til Fællesmødet. Side 2 af 5

3 3) VALGPERIODER FOR BESTYRELSEN Bestyrelsen skal fastsætte valgperioder iht. vedtægterne. Bestyrelsen er på valg hvert 2 år, forskudt således at maksimalt halvdelen af bestyrelsen er på valg hver gang. Valgperioden blev fordelt med følgende: Valgt for 1 år: Erling Chrois, Michael Werner, Anders Nørgård Valgt for 2 år: Per Tornvig, Hans Enevoldsen, Michael Ulsted 4) MEDLEMSHVERVNING a) Informationsskrivelse til virksomheder b) Dialogmøder med lokale erhvervsforeninger og netværk c) Andre tiltag for medlemshvervning Der skal skabes dialog med de lokale Handelsstands-, Erhvervsforeninger og Erhvervsnetværk, så kontakten kommer rundt i hele kommunen. Der er meget fokus fra bestyrelsen side, at EFH er for hele kommunens erhvervsvirksomheder. Det skal undersøges, hvordan kontaktoplysningerne på virksomhederne kan fremskaffes, så der kan der laves informationsskrivelse omkring opstarten af EFH. Der skal Kommunikere ud, at der bliver afholdt ét årligt medlemsarrangement i EFH. Medlemsarrangementer kan afholde ved lokale virksomheder. Måske skal der nedsætte en arbejdsgruppe til planlægning af arrangementer. PTO tilpasser hjemmesiden og laver nyheden med sammensætningen at bestyrelsen og repræsentantskabet. 5) TASK-FORCE a) Der skal nedsættes Task-Force for de tre områder, der blev besluttet på Fællesmødet. Arbejdsgrupperne drøfter og udfylder rammerne inden for emnet, samt fastlægger målsætninger til drøftelse og godkendelse i bestyrelsen. b) Igangsættelse af Task-Force med emnerne; Bestyrelsen udpegede følgende tovholdere for de tre Task-Force emner. Kvalificeret arbejdskraft Mette Højborg og Michael Werner Erhverv & Image Per Tornvig og Michael Ulsted / Michael Nederby Infrastruktur Hans Enevoldsen og Anders Nørgård Side 3 af 5

4 Der afholdes opstartsmøde i de tre Task-Force grupper, hvor setuppet aftales og grupperne etableres med eksterne medlemmer. Dette informeres til NRA, samt der informeres omkring opstarten, på førstkommende Fællesmøde. 6) BUDGET OG ØKONOMI a) Status for økonomisk aftale med Holstebro Kommune b) Indskud fra de fire foreninger, skal indbetales når der er oprettet bankkonto Ad 6.a. Informeret under punkt 2.a Ad 6.b. Der udsendes fakturaer til de fire foreninger, når de sidste detaljer er på plads med Nupark og Vestjysk Bank. 7) KOMMUNIKATIONSSTRATEGI a) Oplæg til kommunikationsstrategi v/pto b) Håndtering af hjemmesiden, Facebook og LinkedIn c) TV-MIDTVEST, hvor der kan arbejdes efter gode indslag, med reklame for EFH d) Der skal laves en pressemeddelelse, når aftalen med kommunen er på plads e) EFH-arrangement, hvor temaet, tidspunktet og rammerne fastlægges. Efter gennemgang af oplægget fra PTO, blev formålet i strategien godkendt, som omdrejningspunkt for kommunikationsstrategien. Formål: At skabe en forståelse for vigtigheden af samarbejde for at skabe udvikling til glæde for hele området - og dermed også for den enkelte virksomhed og organisation. At kommunikere tydeligt omkring de valgte indsatsområder og få dem til at stå knivskarpe. At engagere virksomheder og organisationer i Holstebro Kommune i konkrete projekter. At tydeliggøre udbyttet af et medlemskab i ErhvervsForum Holstebro så meget, at flere virksomheder end budgetteret bliver medlem. At synliggøre en høj grad af sammenhold og åbenhed i forhold til interessenter udefra. Oplægget omkring kommunikationsstrategien blev besluttet og igangsættes d.d. Der laves opfølgning og eksekveres af PTO og NRA, hvor der løbende holdes fokus på de kommunikative tiltag. Der skal planlægges og afholdes et medlemsarrangement i efteråret - Erhvervsdagen 2019 hvor de tre Task-Force emner er et gennemgående tema. Der skal arbejdes med de tre temaer, for at få synliggjort arbejdet til Erhvervsdagen, samt hvad medlemmer får ud af et medlemskab. Side 4 af 5

5 Der skal være fokus på historiefortællingen og det gode budskab, samt sikre at budskabet komme ud til hele kommunen. 8) EVENTUELT MHØ, Kommunen vil invitere repræsentantskabet og bestyrelsen til et møde med emnet Erhvervsstrategi Mødet planlægges til Fællesmødet den 17. juni, hvor kommunen vil være vært ved mødet. ECH, informerede, at han i fremtiden, bliver inviteret med til kvartalsmøder med borgmesteren og de andre erhvervsforeninger. Mødet afsluttet kl Side 5 af 5