FORRETNINGSUDVALGET FU/7 den 5. december 2017 REFERAT

Transkript

1 FORRETNINGSUDVALGET: FORRETNINGSUDVALGET FU/7 den 5. december 2017 REFERAT Stig Glent-Madsen, formand Peter Kellermann Brandorff, næstformand Birgit Buddegård, formand for Asyludvalget Ilse Fjalland, formand for Frivilligudvalget Bent Lexner Henriette Laursen Rasmus Larsen Lindblom Marina Janell, forkvinde DFUNK, Dansk Flygtningehjælp Ungdom FRA SEKRETARIATET: Christian Friis Bach, generalsekretær Anne Mette Barfod, CFO Finans under behandlingen af pkt. 1. Gitte Busk Grønbech, referent DAGSORDEN Pkt. 1. Økonomi v/anne Mette Barfod Pkt. 2. Godkendelse af referat FU/6 fra den 7. november 2017 Pkt. 3. Formandsdrøftelse Pkt. 4. Strategi opfølgning Pkt. 5. Den fremtidige organisering af Dansk Flygtningehjælp Pkt. 6. Hvilket sprog skal dagsorden, bilag, referater fra møder i forretningsudvalget for fremtiden være på? Pkt. 7. Meddelelser fra formanden Pkt. 8. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Pkt. 9. Eventuelt 1

2 Ad pkt. 1. Økonomi Budget 2018 inkl. indstilling vedr. overførsel af investeringsmidler Anne Mette Barfod, CFO, oplyste, at der har været arbejdet hårdt på at få budgettet for 2018 til at give et fornuftigt resultat. Budgettet for 2018 lyder på følgende: Indtægter (ekskl. internationale konsortier) på t kr., et samlet driftsresultat på t kr., investeringer på t kr., indsamlede midler på t kr. og et resultat på t kr. Anne Mette Barfod gennemgik herefter budgettet mere detaljeret med mulighed for forretningsudvalget til at stille spørgsmål under gennemgangen. Den største udfordring i budget 2018 har været det ændrede indtægtsgrundlag: faldende indtægter på det nationale i stil med udviklingen i 2017 og stigende på det internationale. Da indtjeningen på det internationale er lavere og mere risikofyldt, sætter dette budgettet under pres. Anne Mette Barfod oplyste, at der vil blive arbejdet med sprogbrugen i forbindelse med årsregnskab, herunder termer som investering, indsamlede midler m.fl. Forretningsudvalget godkendte budget Indstilling vedr. overførsel af investeringsmidler Forretningsudvalget tiltrådte ovennævnte indstilling, der betyder at investeringerne i IT-infrastruktur (ERP og Microsoft) fastholdes, men at de øvrige investeringsmidler revurderes i lyset af den negative konsolidering i Processen gennemføres af Executive Management i løbet af december inden for eget område. Generalsekretæren godkender overførsel af nødvendige investeringer. Budgetopfølgning jan-okt Budgetopfølgningen for ovennævnte periode udviser et resultat på mio. kr., hvilket er en forværring på 14 mio. kr. i forhold til september. Tabet stammer primært fra valutaudsving i den amerikanske dollar og afrikanske valutaer. Anne Mette Barfod udtrykte bekymring for det endelige resultat for året. Hun oplyste, at der er nedsat en task-force, der er i gang med at kortlægge, om det er muligt at reducere noget af valutatabet, og som samtidig arbejder på analyse af valutarisici generelt. 2

3 Revisionsprotokollat Revisionsprotokollat af 15. november 2017 om ansvar for regnskabsaflæggelsen og revisionens formål og omfang samt Revisionsprotokollat af 15. november 2017 vedr. risikovurdering, revionsstrategi og plan samt revision i regnskabsårets løb blev kort drøftet. Det blev bemærket, at valutakursreguleringer er på listen over risici, der har væsentligt betydning for årsregnskabet. Forretningsudvalget godkendte begge Revisionsprotokollater ved deres underskrift. Meddelelser fra Finans Ingen yderligere bemærkninger til det udsendte. Notat om egenkapital Størrelsen af Dansk Flygtningehjælps egenkapital er et emne af stor interesse også i medierne. Det er nødvendigt med en egenkapital af en vis størrelse for at sikre, at Dansk Flygtningehjælp fortsat kan være i stand til hurtigt at agere ved fx en akut opstået krise samt modstå udsving i valuta, donormidler og politiske ændringer på asyl- og integrationsområdet. En fornuftig økonomisk soliditet gør organisationen i stand til at hjælpe flygtninge på både kort og lang sigt. Derfor er der tidligere, den 23. april 2015, på et møde i forretningsudvalget truffet beslutning om følgende: Den del af egenkapitalen, der udgøres af Egne Midler minimum udgør 12 % og maksimalt udgør 20 % af omsætningen. Som en del af arbejdet med Risk Management er det ambitionen, at der i løbet af 2018 opstilles en række risikoscenarier, der kan understøtte drøftelserne om størrelsen på Dansk Flygtningehjælps egenkapital. Pt. fokuseres der på de internationale aktiviteter. Det forventes, at det vil tage tid at få kortlagt hele organisationens risikoprofil. Forretningsudvalget holdes orienteret om dette arbejde. Ad pkt. 2. Godkendelse af referat FU/6 fra den 7. november 2017 Referatet godkendt uden bemærkninger. 3

4 Ad pkt. 3. Formandsdrøftelse Dansk Flygtningehjælp skal vælge ny formand i Organisationens vedtægter foreskriver følgende i 11: Formanden for Dansk Flygtningehjælp vælges af repræsentantskabet for en toårig periode. Formanden kan vælges uden for medlemsorganisationernes kreds. Genvalg kan finde sted for yderligere fire valgperioder. Dansk Flygtningehjælps nuværende formand, Stig Glent-Madsen, blev valg til formand i Forretningsudvalget drøftede bilag Ny formand for Flygtningehjælpen - notat til brug for forretningsudvalgsmødet i december Notatet har været drøftet med generalsekretæren. Profilen på den kommende formand blev drøftet og kravsspecifikationen på en kommende formand blev suppleret med punkter om bl.a. international erfaring, interesse for flygtningesagen, tid m.m. Mulige kandidater blev ligeledes drøftet. Forretningsudvalget gav opbakning til, at formanden går videre med nogle aktuelle personer og inddrager generalsekretæren i relevant omfang. Forretningsudvalg og generalsekretær holdes orientereret om udviklingen. Den udarbejdede liste med interessante emner er ikke endelig. Ad pkt. 4. Strategi opfølgning Forretningsudvalget drøftede kort Strategi opfølgning og det strategiske fokus for 2018 og DRC Strategy 2020 ( overall DRC Strategy). Der var opbakning til strategiskemaet og fokus i Ny plan for strategiproces til behandling på møde i forretningsudvalget den 6. februar 2018, herunder forslag til en bedre inddragelse af udvalget. Ad pkt. 5. Den fremtidige organisering af Dansk Flygtningehjælp Den fremtidige organisering af Dansk Flygtningehjælp blev drøftet. Det er en længere proces hvis sigte er inddragelse af medlemsorganisationerne og endelig indstilling og beslutning på Repræsentantskabsmødet i maj Et første udkast til diskussionsoplæg bliver fremlagt for forretningsudvalget på møde den 6 februar 2018.Forretningsudvalget henstillede til, at oplægget ikke er et færdigt notat, men netop et oplæg, der levner plads og mulighed for at drøfte baggrund og vigtige spørgsmål. Der var forskellige opfattelser af, hvorvidt den nuværende mødefrekvens for forretningsudvalget var tilstrækkelig. 4

5 Ad pkt. 6. Hvilket sprog skal dagsorden, bilag, referater fra møder i forretningsudvalget for fremtiden være på? Forretningsudvalget besluttede følgende: Dagsorden og referat på engelsk og referat på dansk. Orienteringer fra afdelingerne må gerne være på engelsk men oplæg til beslutning skal være på dansk. Økonomi på dansk. Materiale om Asyl og Frivillig skal også være på dansk til udvalgene. Ad pkt. 7. Meddelelser fra formanden Formanden oplyste følgende: Generalsekretæren har den 30. november sendt mail til alle ansatte i Dansk Flygtningehjælp i ind-og udland vedr. bekæmpelse af seksuelle overgreb, misbrug og uacceptabel adfærd og hvad man kan gøre, hvis man udsættes for det. Der bliver dermed sat stærkere ledelsesmæssig fokus på dette emne for at vise 0 tolerance. Det er aftalt af forretningsudvalget rejser på feltbesøg til Grækenland og Tyrkiet i løbet af uge 10, Ad pkt. 8. Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Under orientering fra afdelinger og underudvalg blev der orienteret om, at Socialtilsynet efter lov om Socialtilsyn har haft et positivt anmeldt tilsynsbesøg på Integrationsnets døgninstitution Hjorthshøjgaard. Til orienteringen fra Integration supplerede generalsekretæren, at Dansk Flygtningehjælp har tabt udbuddet om Lærdansk i Sønderborg. Dansk Flygtningehjælp har haft opgaven i 10 år. Til orienteringen fra IT informerede generalsekretæren om, at datoen for ERP go live er fastsat til den

6 Ad pkt. 9. Eventuelt Forretningsudvalget vil gerne orienteres om Dansk Flygtningehjælps kommunikationsstrategi v/claes Amundsen på møde i udvalget den 6. februar 2018 og på et af de kommende møder om udbudsstrategi/kommunearbejde ved Anette Christoffersen. Bent Lexner meldte afbud til forretningsudvalgsmøde den17. april Bent Lexner inviterede på middag hos ham privat efter det konstituerede møde i forretningsudvalget den 6. juni FU-møder 2018 FU/1 6. februar FU/2 17. april FU/3 + REPR. 17. maj FU/4 6. juni FU/5 4. september FU/6 6. november FU/7 4. december 6