PERSONALEADMINISTRATIVE RETNINGSLINIER Ansættelse Revideret april Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Bogtitel: Kap. Nr.: 4 PERSONALEADMINISTRATIVE RETNINGSLINIER Ansættelse Revideret april Straffeattester Indholdsfortegnelse Brug af straffeattester og referencer ved ansættelse i Odense Kommune Specielt om familiepleje og døgnpleje jf. servicelovens 49 og 64 Privat døgnpleje Hvilke attester og hvordan gør man? Straffeattester til private - 11-attesten Straffeattester til politi eller offentlige myndigheder attesten -36- attesten Håndtering af de indhentede attester Vejledning for referenceindhentning Referencesamtalen Samtykke Hvis ansøger ikke ønsker at give samtykke til referenceindhentning Notatpligt og partshøringspligt BRUG AF STRAFFEATTESTER OG REFERENCER VED ANSÆTTELSE I ODENSE KOMMUNE I Odense Kommune er der truffet følgende beslutninger om brug af referencer og indhentelse af straffeattester: Økonomiudvalget besluttede den 14. april 1999, at der som udgangspunkt ikke indhentes straffeattester ved nyansættelser i Odense Kommune, men at ansættelsesstedet i stedet skal indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Kun i tilfælde af særlig mistanke vil man kunne anmode ansøger om, at der indhentes en straffeattest. Byrådet besluttede på mødet den 20. august 2001, at ansættelsesstedet til brug for ansættelse eller beskæftigelse af personer, der via deres job eller beskæftigelse har direkte kontakt med børn under 15 år skal indhente oplysning om, om den pågældende er dømt for sædelighedsforbrydelser mod børn.

2 Oplysningen indhentes kun for den person, som ansættelsesstedet efter en ansættelsessamtale finder bedst kvalificeret til ansættelse. Der er tale om følgende kategorier af ansættelsesforhold, hvor reglerne om referenceindhentning og indhentelse af straffeattester finder anvendelse: Ansættelse eller beskæftigelse inden for børn- og ungeområdet - hvor der er direkte kontakt med børn under 15 år. Ansættelse v. dagtilbud/botilbud for voksne (fysisk/psykisk handicappede) efter servicelovens 65, 71, 73, og 88. Eksempelvis bosteder for fysisk handicappede jf. servicelovens 73, dagtilbud for fysisk handicappede jf. 87 og 88, som etableret og drevet af Handicap- og Psykiatriafdelingen. Hertil kommer tilbud jf. servicelovens 65 på dagcentre og tilbud jf. 71 etableret på plejehjem som drevet af Ældre- og Handicapforvaltningen. Alle øvrige ansættelsesforhold, der ikke falder ind under de to ovennævnte kategorier. 1.1 SPECIELT OM FAMILIEPLEJE OG DØGNPLEJE JF. SERVICELOVENS 49 OG 64 Når der sker anbringelse af børn og unge efter 49 i lov om social service, skal Odense Kommune godkende den familie, der ansættes som plejefamilie. Før godkendelse bliver udstedt til plejefamilien skal kommunen efter regler fastsat af Justitsministeriet med samtykke fra ansøger om plejetilladelse indhente en straffeattest - der indhentes på den baggrund en 22 - attest, den såkaldte offentlige straffeattest. Med byrådets beslutning af 20. august 2001, vil der samtidig skulle indhentes en 36- attest, fordi plejefamilien i kraft af ansættelsen eller beskæftigelsen er i direkte kontakt med et barn under 15 år. 1.2 PRIVAT DØGNPLEJE Efter det samme regelsæt som nævnt i forrige afsnit kræves det, at Odense Kommune udsteder en plejetilladelse til familien, hvilket indebærer, at der også her skal indhentes en 22-attest med plejefamiliens samtykke. Der vil også her samtidig i kraft af byrådets beslutning af 20. august 2001 skulle indhentes en 36- attest begrundet i, at plejetilladelsen udstedes til en familie, der via beskæftigelsen som plejefamilie er i direkte kontakt med et barn under 15 år. 2. HVILKE ATTESTER OG HVORDAN GØR MAN? Hovedregel: I alle ansættelsessituationer skal der med samtykke fra pågældende ansøger indhentes referencer fra tidligere arbejdsgivere.

3 Indhentelse af attest/straffeattest: Attesttype Omhandler: Hvornår indhente? Hvem indhenter attesten? Hvordan? 36 - attest (se pkt. 2.3) Sædeligh.forbryd. begået mod børn u. 15 år Forældelsesfrist: 20 år Altid ved ansættelse eller beskæftigelse af personer, der via deres job eller beskæftigelse har direkte kontakt med børn u. 15 år se 1) Ans.stedet indhenter med samtykke Rekvisition og samtykkeerklæring udfyldes, se 2.3. Sendes til Rigspolitichefen se 2) 11 - attest Privat straffeattest (se pkt. 2.1) Overtrædelse af straffeloven f.eks. tyveri, bedrageri, mord, sædeligh.forbryd., afpresning, hærværk, ulovlig omgang med hittegods og overtrædelse af lov om euforiserende stoffer Kan indhentes ved særlig mistanke i øvrige ansættelsesforhold, dvs. hvor der ikke kan/skal indhentes 22- og 36- attest Ans.stedet indhenter med samtykke eller pågældende indhenter selv Samtykkeerklæring udfyldes, se 2.1. Sendes med anmodning om udstedelse af privat straffeattest til Odense Politi Forældelsesfrist: 2-5 år se skematisk oversigt 22 - attest Offentlig straffeattest (se pkt.2.2) Overtrædelse af straffeloven, lov om euforiserende stoffer og anden lovgivning Forældelsesfrist: 10 år se skematisk oversigt Kan indhentes ved særlig mistanke ved ansættelse /beskæftigelse med direkte kontakt m. børn u. 15 år. Kan indhentes ved ansættelse v. dagtilbud/botilbud for voksne (fysisk og psykisk handicappede) Ans.stedet indhenter med samtykke Rekvisition og samtykkeerklæring udfyldes, se 2.2. Sendes til Rigspolitichefen Skal indhentes v. familiepleje og døgnpleje. Eksempler på overenskomstgrupper hvor en 36-attest kan komme på tale - der kræves direkte kontakt m. børn u. 15 år :

4 Socialrådgivere, psykologer, læger, tekn. servicemedarb., rengørings ass., lærere, ungdomsskolelærere, tandlæger, klinikassistenter, pædagoger, pædagogmedhjælpere, sundhedsplejersker, køkkenass., husassistenter, fysio- og ergoterapeuter, personlige rådgivere, familiepleje m.fl. Ved ansættelser inden for børn- og ungeområdet anbefales det at indføje følgende i annonceteksten: Der gøres opmærksom på, at der i Odense Kommune er truffet beslutning om, at der i alle tilfælde, hvor der beskæftiges/ansættes personer, der er i direkte kontakt med børn u. 15 år, skal indhentes en såkaldt 36-attest. Attesten omhandler sædelighedsforbrydelser mod børn u. 15 år og indhentes med samtykke fra den person, der tilbydes stillingen. Som det fremgår af den skematiske oversigt ovenfor, er der tre typer af attester, der kan komme på tale at indhente i forbindelse med ansættelse i Odense Kommune: Straffeattester til private attesten Straffeattester til politi og offentlige myndigheder attesten 36 - attesten v. ansættelse/beskæftigelse og direkte kontakt til børn u. 15 år. De nærmere regler om attesterne fremgår af bekendtgørelse nr. 218 af 27. marts 2001 om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister. Som det fremgår af skemaet nedenfor på side 6, er der forskel på indholdet af de forskellige attester, dvs. hvilke typer lovovertrædelser attesten omfatter, ligesom der er forskel på, hvor længe den enkelte overtrædelse fremgår af attesten. Man bør derfor være opmærksom på, at indhentelse af en straffeattest, hvad enten der er tale om en privat, offentlig eller en 36- attest, ikke giver et fuldkomment billede af straffebilledet på den omhandlede person, og man skal især være opmærksom på, at straffeattester ikke indeholder oplysning om anmeldelser, sigtelser og tiltaler, der ikke fører til domfældelse. Referenceindhentning er derfor det primære hjælpemiddel i ansættelsessituationen. 2.1 STRAFFEATTESTER TIL PRIVATE - 11-ATTESTER Enhver person over 18 år kan henvende sig til politiet og anmode om at få udstedt en privat straffeattest. Straffeattesten er gratis og vil, hvis den er blank, normalt kunne udstedes med det samme mod fremvisning af behørig legitimation dvs. legitimation udstedt af en offentlig myndighed. Straffeattesten kan også udstedes til en anden end personen selv, når blot der er afgivet fuldmagt/samtykke til at indhente attesten. Blanket Samtykke til indhentning af privat straffeattest klik her: udfyldes og sendes til Odense Politi. Den private straffeattest indeholder oplysninger om domme, bøder og tiltalefrafald med vilkår for overtrædelse af straffeloven samt domme og tiltalefrafald for overtrædelse af lov om euforiserende stoffer ( narkotikalovgivningen ). Som eksempel på straffelovsovertrædelser kan nævnes: Tyveri, bedrageri, mord, sædelighedsforbrydelser, afpresning, hærværk, ulovlig omgang med hittegods mv. Skemaet nedenfor s. 6, viser hvor lang tid de enkelte afgørelser bliver stående i registret, men forældelsesfristen er som hovedregel mellem 2 og 5 år.

5 11- attesten anvendes udelukkende i forbindelse med ansættelse af øvrige medarbejdere, og kun hvis der er særlig mistanke. Attesten kan udelukkende indhentes på den person, der tilbydes stillingen. Eksempel på anvendelse: I forbindelse med ansættelsessamtale med en ansøger til en stilling som hjemmehjælper bliver det oplyst, at pågældende har haft mange korte ansættelsesforhold, alle inden for områder, hvor der har været problemer med tyveri fra borgere/kolleger. Ansøger har ved samtalen svaret undvigende på hvorfor, der har været så mange jobskift. Der kan derfor efter en konkret, individuel vurdering siges at foreligge en særlig mistanke, der kan begrunde, at der indhentes en straffeattest. 2.2 STRAFFEATTESTER TIL POLITI ELLER OFFENTLIGE MYNDIGHEDER ATTESTEN Den offentlige straffeattest er kendetegnet ved at have længere forældelsesfrist end den private straffeattest, men kortere forældelsesfrister end 36-attesten, idet forældelsesfristen er 10 år. 22- attesten omhandler også overtrædelse af straffeloven, lov om euforiserende stoffer, samt overtrædelse af anden lovgivning hvis der, betinget eller ubetinget, idømmes frihedsstraf, eller straffastsættelsen udsættes, eller hvis der frakendes rettigheder efter straffelovens Den offentlige straffeattest vil alene kunne udleveres til offentlige myndigheder og ikke til private arbejdsgivere. Det er også udelukket, at en ansøger vil kunne få udstedt en 22-attest. Indhentelse af 22-attesten forudsætter, at der foreligger samtykke fra den oplysningerne angår. Blanket Samtykke til indhentning af straffeattest klik her: udfyldes og sendes sammen med blanket Rekvisition af straffeattest Klik her: til Rigspolitichefen.

6 Straffeattester oversigt over forældelsesfrister for private og offentlige straffeattester Afgørelsestyper Privat straffeattest Straffeatte st til politiet m.fl. Sletningstidspunkt beregnes ud fra Straffe- loven Ubetinget straf 5 år 10 år Prøvetids udløb eller dato for løsladelse 1) Foranstaltninger efter år 10 år Endelig ophævelse Betinget dom 3 år 10 år Afgørelsesdato Tiltalefrafald efter vilkår 2 år 2) 10 år Dato for endelig afgørelse Bøde 2 år 2) 10 år Afgørelsesdato Narko- tikalov Ubetinget straf 5 år 10 år Prøvetids udløb eller dato for løsladelse 1) Foranstaltninger efter år 10 år Endelig ophævelse Betinget dom 3 år 10 år Afgørelsesdato Tiltalefrafald efter vilkår 2 år 2) 10 år Dato for endelig afgørelse Anden særlov givning Ubetinget straf 10 år Prøvetids udløb eller dato for løsladelse 1) Foranstaltninger efter år Endelig ophævelse Betinget dom 10 år Afgørelsesdato Tiltalefrafald med vilkår 10 år Dato for endelig afgørelse Frakendelse ubetinget 10 år Frakendelsesudløb

7 Frakendelse betinget 10 år Afgørelsesdato Noter 1) På privat straffeattest ( 11) regnes udskrivningslængden altid fra den faktiske løsladelsesdato 2) På privat straffeattest ( 11) medtages den første bøde eller det første tiltalefrafald med vilkår om UNGDOMSKONTRAKT kun i 1 år, såfremt den pågældende på gerningstidspunktet var under 18 år ATTESTEN Attesten er kendetegnet dels ved alene at vedrøre sædelighedsforbrydelser begået mod børn under 15 år, dels ved, at der kan gå op til 20 år, før afgørelsen slettes af registret og i nogle tilfælde af grove sædelighedsforbrydelser, vil sletning først kunne ske ved den dømtes fyldte 80. år. Derved adskiller 36- attesten fra den offentlige straffeattest, der også omhandler sædelighedsforbrydelser men med en kortere forældelsesfrist. Som eksempler på sædelighedsforbrydelser, der kan være optegnet på en 36-attest kan nævnes: blufærdighedskrænkelse samleje med barn u. 15. år anden kønslig omgang end samleje. Indhentelse af 36-attesten forudsætter samtykke fra den oplysningerne angår. Blanket Samtykke til indhentning af særlige oplysninger fra Det Centrale Kriminalregister Klik her: udfyldes og sendes sammen med blanket Rekvisition af straffeattest Klik her: til Rigspolitichefen. 2.4 HÅNDTERING AF DE INDHENTEDE ATTESTER Hvis den indhentede attest er blank, kan der ske ansættelse af ansøger. Hvis blanketten ikke er blank og der er anført straf for et eller flere strafbare forhold afhænger konsekvensen heraf, hvilken attest, der er tale om. Hvis der er tale om en 36- attest, der ikke er blank, indebærer byrådets beslutning, at der ikke kan ske ansættelse af ansøger i stillingen, hvilket ansøger skal informeres om ved ansættelsessamtalen. Hvis derimod den private eller den offentlige straffeattest ikke er blank, må den ansvarlige leder tage stilling til, om den pågældende kan ansættes eventuelt efter samråd med personalekontoret. Man kan ikke entydigt fastlægge, hvilke strafbare forhold, der udelukker en ansøger fra en stilling, men en ansøger, der er straffet for en sædelighedsforbrydelse er ikke nødvendigvis afskåret for ansættelse i en administrativ stilling.

8 Det kan heller ikke udelukkes, at en person, der er straffet som 15 årig for tyveri i en alder af 25 vil kunne bestride et job som pædagog på tilfredsstillende vis. Sammenfattende anbefales det, at der i hvert enkelt tilfælde anlægges en konkret individuel vurdering af attesten. Hvis en indhentet attest/straffeattest medfører, at man ikke kan/ønsker at ansætte den pågældende i stillingen, skal denne have skriftlig besked herom. Indrapportering til personalekontoret Af hensyn til en registrering af de tilfælde hvor en indhentet attest/straffeattest medfører, at der ikke sker ansættelse af den pågældende medarbejder i stillingen, skal arbejdsstedet sende en indberetning herom til forvaltningens personalekontor. Indberetningen skal indeholde følgende oplysninger: Hvilken stilling er der tale om Hvilken form for attest er indhentet Hvilket/hvilke strafbare forhold har bevirket, at der ikke er sket ansættelse. Der må ikke ske indberetning af navn og cpr. nr. 3. VEJLEDNING FOR REFERENCEINDHENTNING Indhentelse af referencer følger altid umiddelbart efter, at der har være afholdt ansættelsessamtale. Formålet med at indhente referencer er at tydeliggøre/afklare det billede samtaleudvalget har dannet sig under samtalen med den pågældende medarbejder. Derfor er det også vigtigt, at samtaleudvalget/leder af ansættelsessamtalen forud for samtalen har gjort sig klart, om den pågældendes profil ifølge ansøgningen matcher de krav man stiller til kvalifikationer, alder m.v., fordi formålet med samtalen bl.a. er, at forsøge at afdække om de oplysninger, ansøger har anført i ansøgningen, er i overensstemmelse med sandheden, f.eks. den reelle motivation til at søge stillingen, om der er ufortalte sider af den pågældende, som ikke er oplyst ect. Indhentelsen af referencer skal medvirke til at tydeliggøre det billede, der har vist sig ved samtalen. Ved referenceindhentning kan man få en nuværende eller tidligere chefs opfattelse af hvordan personen er i arbejdssituationen, om pågældende er god til at samarbejde med kolleger/overordnede/underordnede. Bemærk, at det ikke er tilladt at indhente oplysninger om en ansøgers sygefravær, der henvises til lov om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet 2, der har følgende ordlyd: En arbejdsgiver må i forbindelse med ansættelse eller under ansættelse af en lønmodtager alene anmode om helbredsoplysninger med det formål at få belyst, om lønmodtageren lider af eller har lidt af en sygdom eller har haft symptomer på en sygdom, når sygdommen vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde. Af loven følger, at det ikke under en ansættelsesamtale er tilladt at spørge til ansøgers hidtidige sygefravær, medmindre det har væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden ved det pågældende arbejde. Som eksempel kan nævnes, at det er tilladt at spørge en hjemmehjælper, om hun har dårlig ryg, fordi det er af betydning for om hun kan passe jobbet og udføre de eventuelle løfteopgaver, der er forbundet med det.

9 Omvendt er det ikke tilladt under en ansættelsesamtale at spørge til ansøgers sygefravær generelt, fordi almindeligt sygefravær ikke har væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden ved det pågældende arbejde. 3.1 REFERENCESAMTALEN Referenceindhentning kan kun ske med ansøgers samtykke Forbered 4-6 spørgsmål Forsøg at indhente mindst to referencer Personen, der udtaler sig skal alene udtale sig i forhold til egen erfaring/vurdering af ansøgeren, ikke vurdere på dennes evne til bestride det nye job Vær opmærksom på skamros - nuværende arbejdsgiver vil gerne af med pågældende medarbejder Vær opmærksom på negativ omtale - hvor en arbejdsgiver nødigt vil af med medarbejderen Vær opmærksom på forskelle i det miljø pågældende ansøger kommer fra og det eventuelt fremtidige miljø - jo større forskelle jo mindre værdi har referencen. 3.2 SAMTYKKE Samtykket til at kontakte tidligere arbejdsgivere behøver ikke at være skriftligt. Det kan være mundtligt, når blot man sikrer sig at én eller flere i samtaleudvalget overhører ansøgers mundtlige accept af, at der tages kontakt til tidligere arbejdsgivere. 3.3 HVIS ANSØGER IKKE ØNSKER AT GIVE SAMTYKKE TIL REFERENCEINDHENTNING En umiddelbar reaktion på, at en ansøger ikke ønsker at opgive referencer kan være, at man på den baggrund ikke ønsker at ansætte pågældende. I stedet bør man søge at afdække hvorfor ansøger ikke ønsker at give samtykke. Det manglende samtykke kan jo skyldes, at ansøgeren af hensyn til det fremtidige samarbejde, hvis pågældende ikke tilbydes den søgte stilling, ikke er interesseret i at nuværende arbejdsgiver bliver informeret om, at pågældende søger væk - eller at ansøger frygter, at chefen, for at beholde medarbejderen, kunne forfalde til at afgive en negativ udtalelse. 3.4 NOTATPLIGT OG PARTSHØRINGSPLIGT: Når ansøgningen behandles, og der indhentes referencer, vil der på baggrund af den samlede mængde af oplysninger blive truffet en afgørelse; enten ønsker man at tilbyde pågældende stillingen ellers meddeler man ansøger et afslag. Hvis der indhentes en negativ reference på en ansøger og referencens indhold er udslagsgivende for, at man vælger ikke at ansætte pågældende, vil der skulle udarbejdes et notat om referencens indhold. Dette er en konsekvens af 6 i lov om offentlighed i forvaltningen om notatpligt, bestemmelsen har følgende ordlyd: I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om sådanne oplysninger. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter...

10 Der vil samtidig, fordi den negative reference har afgørende og væsentlig betydning for sagens afgørelse skulle ske partshøring efter forvaltningslovens 19. ( 19 gælder kun, hvis oplysningen er til ugunst for parten). Sagt på en anden måde; hvis man inden indhentelse af referencen havde tænkt sig at tilbyde pågældende stillingen, men referencen gør, at man beslutter sig for ikke at ansætte pågældende ansøger, er der tale om at oplysningen(referencen) har væsentlig og afgørende betydning for sagen. Der er derfor notatpligt og ansøger skal have mulighed for at udtale sig om oplysningen før den endelige afgørelse træffes. Omvendt vil der også være notatpligt, men ikke høringspligt ved en positiv reference, som bevirker, at en medarbejder man som udgangspunkt ikke havde tænkt sig at ansætte alligevel bliver tilbudt stillingen. (Der træffes også her en afgørelse). Generelt anbefales det fra KL at gøre notater i personalesager, selvom der ikke træffes en afgørelse på baggrund af de modtagne oplysninger.