Referat Bestyrelsesmøde nr. 1 i Naturturisme I/S

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde nr. 1 i Naturturisme I/S Dato: Onsdag den 5. februar 2014 Tidspunkt: kl Sted: Abildvej 5A, Svendborg Bestyrelsesmedlemmer: Carl Jørgen Heide Mads Boeberg Hansen Flemming Madsen Henrik Nielsen Hans Jørgensen Jens Elmgreen Brian Dalsgaard Stephanie Terndrup Tilknyttede bestyrelsesmedlemmer: Christian Ahlefeldt-Laurvig-Lehn Niels Rasmussen Michael Martin Jensen Ole Bloch-Petersen Allan Harsbo Christian Pedersen Kristian Grønbæk Andersen Ærø Kommune Ærø Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Langeland Kommune Langeland Kommune Dansk Skovforening Centrovice Friluftsrådet Danmarks Naturfredningsforening Turisterhvervet Turisterhvervet Turistforeningerne Region Syddanmark Følgegruppe: Anne Lene Haveløkke Langeland Kommune Christian Tønnesen Faaborg-Midtfyn Kommune Anne Mette Wandsøe Turistbureauerne Jan Carlsson Lone Himmelstrup Carsten Nielsen Udvikling Fyn Søren Strandgaard Naturstyrelsen Fyn Kimma Vingaard Poulsen Ærø Kommune Peter Thor Andersen Øhavsmuseet Sekretariatet: Rico Boye Jensen Sekretariatet Jens Øyås Møller Sekretariatet Afbud: Carl Jørgen Heide Ærø Kommune Allan Harsbo Turisterhvervet Kimma Vingaard Poulsen Ærø Kommune Kristian Grønbæk Andersen Region Syddanmark Søren Strandgaard Naturstyrelsen Lone Himmelstrup r Peter Thor Andersen Øhavsmuseet 1

2 Dagsorden: 1. Præsentation og godkendelse af dagsorden RBJ orienterede om, at Kristian Grønbæk ved en beklagelig fejl ikke var kommet på maillisten og derfor ikke inviteret til dette møde før 3 timer inden mødet. Flemming Madsen bød velkommen til de nye medlemmer af bestyrelsen. Kort præsentation af de nye medlemmer. 2. Konstituering Ifølge vedtægterne konstituerer bestyrelsen sig med en formand og næstformand. Jens Elmgreen og Flemming Madsen blev indstillet som kandidater til formandsposten. Der blev foretaget skriftlig afstemning. Jens Elmgreen, Faaborg-Midtfyn Kommune valgt som formand Flemming Madsen, valgt som næstformand. 3. Forretningsorden for bestyrelsen og forretningsorden for sekretariatet Bestyrelsen skal fastsætte egen forretningsorden, samt en forretningsorden for sekretariatet. Sekretariatet indstiller: Vedlagte to forretningsordener godkendes. Bemærkning fra bestyrelsen: Niels Rasmussen bemærker, at Anne Slot fra Centrovice ikke længere deltager fast i følgegruppens arbejde, men kan inddrages når relevant. Anne Sloth modtager alle mails til følgegruppen. Indstillingen godkendt. 4. Godkendelse af budget for 2014 Budgettet for 2014 er i høj grad fastsat igennem budgetlægningen i Mange projekter løber over flere år og har båndlagt de fleste ressourcer i Vedlagte budget er med enkelte justeringer identisk med tidligere godkendt budgetoverslag for Anderledes forholder det sig for 2015, hvor mange projekter er afsluttet. Budgetoverslag for 2015 afventer en nærmere drøftelse i bestyrelsen omkring fremtiden. Der vedlægges også til orientering et foreløbigt regnskab for Det revisorgodkendte regnskab forventes klar til behandling og godkendelse i april. Vores regnskabspraksis er lidt anderledes, idet projekterne går over flere regnskabsår. Det betyder at den foregående bestyrelsen har godkendt projekter der rent budgetmæssigt 2

3 strækker sig over flere år. Ændres dette, kan projekterne ikke umiddelbart gennemføres og dermed udløse den eksterne finansiering. I budgettet fastholdes Ærøsund-projektet grundet en ny åbning fra den tidl. transportminister og den tidl. miljøminister. Der er lavet en aftale med skibets ejer om forkøbsret til og med februar. Sekretariatet indstiller: Budget for 2014 godkendes. Bemærkninger fra bestyrelsen: Er der sat penge af til evt. strategiudvikling for den nye bestyrelse? Svar: Der er sat penge af til en studietur, og det vil i givet fald være disse midler, som kan anvendes hertil. Indstillingen godkendt. 5. Plan for fremtidens arbejde i Naturturisme I/S indledende drøftelse Mange projekter er under afvikling og med få undtagelser afsluttes de i Der er ikke afsat ressourcer til at igangsætte større nye projekter i Planlægning for 2015 og årene frem skal intensiveres nu. Friluftsstrategien for Det Sydfynske Øhav og Formidlingsstrategien for Det Sydfynske Øhav har fastlagt en kurs på delområder. Nuværende projekter giver erfaringer og lægger naturligt nye spor for fremtiden. Delstrategierne og nye input skal samles i en ny samlet strategi for Naturturisme I/S. Den tidligere bestyrelse har i budgetoverslaget for 2014 afsat midler til en studietur for bestyrelsen, hvor kursen for fremtidens arbejde fastlægges. Med anbefaling fra følgegruppen foreslår sekretariatet, at vi arbejder på at afholde studieturen i maj. Følgegruppen anbefaler at undersøge flere destinationer i Nordtyskland ved Østersøkysten, som muligt mål. Vigtigst er at finde en destination, hvor der med udgangspunkt i områdets natur og kulturarv arbejdes med aktiviteter og oplevelser. Interessen for at deltage og en foreløbig reservation af dato drøftes i bestyrelsen. Svendborg er blevet udpeget som særligt feriested, og Naturturisme I/S er blevet udpeget til at lede dette arbejde. Betingelsen har været, at der blev sat spot på Øhavet og ikke alene Svendborg. Der er lavet en potentiale og turismeplan for området, og det ville være relevant at invitere konsulenterne til at præsentere denne plan og dermed deres bud på, hvordan vi skal udvikle området. Bemærkninger fra bestyrelsen: Ønske om at den nye bestyrelse indledningsvis fokuserer på at få ejerskab for de strategier der allerede ligger frem til 2016 (friluftsstrategi og formidlingsstrategi). Studieturen er en rigtig god måde at få inspiration, men også snakke med potentielle samarbejdspartnere, så vi kan være klar til at involvere os i et østersøsamarbejde (Interreg). Et arbejde der kører nu og som vi skal kunne koble os på. Beslutning 3

4 Der bruges tid på at komme ind i de eksisterende strategier, projekter og det spor der er lagt ud. Samtidig arbejdes med at konkretisere et evt. kommende Interreg. projekt. Studieturen bruges til at få inspiration og knytte nye samarbejdsrelationer. Efterfølgende vil bestyrelsen drøfte ændringer og nye tiltag i den igangværende strategi/arbejde. På den baggrund laves en samlet strategi. Bestyrelsesmødet i marts bruges til at blive klædt på. Dernæst studieturen og mødet i juni arbejdes videre med strategien. 6. Lejrskole - incomingfunktion Med udviklingen af er der skabt et stærkt samarbejde mellem cirka 20 overnatningsvirksomheder og formidlingsinstutioner (museer, naturvejledere). Der er udviklet over 50 forskellige undervisningsforløb og portalen har gjort det let for skoler at bestille et ophold. Virksomhederne bag samarbejdet anbefalede Naturturisme I/S at etablere en decideret incoming-funktion. Altså én fælles indgang et sted, hvor skolerne kan henvende sig og bestille. Det blev besluttet at denne funktion skulle varetages af Udviklingsfonden på Ærø, som også har rederifunktionen for det tværkommunale lejrskoleskib Fylla. Kunderne har meldt særdeles positiv tilbage på produktet, og der er indkommet cirka 15 lejrskolebestillinger siden sommeren. Markedsføringen af portalen måtte ikke løftes igennem udviklingsprojektet. Derfor besluttede bestyrelsen i Naturturisme I/S i 2013 at støtte op om lejrskolesamarbejdet i de næste 2 år med i alt kr. De blev brugt til at skaffe en tilsvarende finansiering fra de 4 lokale LAG. En stor del af midlerne skal bruges til markedsføring og desuden gøre det muligt at optage flere virksomheder i samarbejdet. Siden starten er Udviklingsfonden blev økonomisk presset på øvrige aktiviteter, og har meddelt, at de ikke længere kan varetage incoming-funktionen. Den er indtil videre overgået til Naturturisme I/S. Virksomhederne bag samarbejdet har afholdt møde for at drøfte fremtiden. Der var stor opbakning til at opretholde en incoming-funktion og de anbefalede enstemmigt, at Naturturisme I/S løfter opgaven. Driften af incoming-funktionen finansieres gennem gebyrer fra de deltagende virksomheder. Udgiften til at optage nye medlemmer mv. finansieres gennem udviklingsprojektet. Kontorleje og kontorhold kan ikke umiddelbart finansieres gennem driften eller udviklingsprojektet. Incoming-funktionen forventes at kræve 5-10 timers arbejde fra sekretariatet afhængig af antal bookninger. Incoming-funktionen er en formidlende enhed og ikke salgsenhed. Dvs. kunderne betaler til den enkelte aktør, som derved også har det juridiske ansvar for produktet. Alternativet til en incomingfunktion er at ændre hjemmesiden, så alle henvendelse sendes videre til den enkelte aktør. Vælges denne model vil tilskuddet fra de 4 lokale LAG ikke kunne indløses. Sekretariatet indstiller: Naturturisme I/S driver incomingfunktionen i en 2-årig periode. Herefter skal funktionen gerne driftes af anden aktør. Samarbejdet har nu resulteret i et stærkt produkt, som dog er på et vigende marked for lejrskoler. Men potentialet for at tiltrække mange flere lejrskoler og skabe en god ambassadøreffekt for området er fortsat til stede. 4

5 Virksomhedernes interesse og tro på samarbejdet er stærkt. Samarbejdet er fortsat under opbygning, hvor den enkelte virksomhed fortsat er primært fokuseret på sin egen virksomhed, så der er brug for en stærk koordinering og en person der kan løfte tværgående opgaver (fælles markedsføring, opdatering af hjemmesidens generelle info ov.). Denne opgave kan ikke umiddelbart løftes af andre aktører, uden at kræve en længere indkøringsperiode. Det vil sætte markedsføringsindsatsen i stå. Naturturisme I/S har en administrativ medarbejder, der fagligt kan løfte opgave, men som har begrænsede tidsmæssige ressourcer til opgaven. Der bør derfor tilføres ekstra personaleressourcer. Opgaven kan med fordel varetages af en person i fleksjob på 8-10 timer/uge. Det er dermed muligt at løfte opgaven i sekretariatet. Bemærkninger fra bestyrelsen: Rigtigt godt initiativ. Indstillingen godkendt. 7. Blå Støttepunkter Efter lang tids arbejde med at få projektet godkendt i forhold til strandbeskyttelseslinjen er vi klar til at igangsætte detailprojekteringen og efterfølgende anlægsdelen. Bestyrelsen skal beslutte, hvordan den ønskes inddraget i udvælgelsen af først totalrådgiver og efterfølgende byggefirma til anlægsdelen. Bilag: Notat om vedr. udbudsforløb for blå støttepunkter Projektet skal stimulere friluftslivet i øhavet og der er behov for støttefaciliteter. Vi ville gerne skabe noget nyt. Skabe opmærksomhed på øhavet. Blandt andet for at tiltrække nye brugere også i ydersæsonen. Vi har haft brugerne med i udviklingsprocessen for at få skabt en række nye funktioner målrette brugergrupperne. De blå støttepunkter er også faciliteter for det private oplevelseserhverv. Støttepunkterne er både opholdspladser og overnatningspladser. Vi er gået efter at fylde hullerne ud imellem campingpladserne og dermed også understøtte campingpladserne. Vi har haft en ekstern rådgiver på afviklingen af et totalrådgiverudbud, og vi skal nu til at vælge totalrådgiver. Input fra bestyrelsen: Glæde over at lodsejerne inddrages aktivt i projektet. Formandskabet træffer beslutningen ud fra normal praksis herunder objektiv vurdering ud fra kriterierne. 8. Regeringens vækstplan for turismen Kort drøftelse af planen, dens muligheder og udfordringer for Det Sydfynske Øhav. En drøftelse af mulighederne for at rejse en lokal og efterfølgende national opmærksomhed på udfordringerne. Link til planen (som også tidligere er udsendt til bestyrelsen): 5

6 Vækstplanen ligger op til en ny organisering af turismen. Mange parter er ved at line op i startboksene for at sætte sig på selve organisationen. RBJ har drøftet det med regionen. De arbejder på at samle os, østersøaktører omkring et Interreg-samarbejde. Fokus er på selve aktiviteterne og ikke den overordnede organisering. Skal nu konkretiseres i handlinger. RBJ er med i inderkredsen omkring dette arbejde. Input fra bestyrelsen: Kort drøftelse af betydningen af den nye vækstplan og vigtigheden af, at øhavsområdet markerer sig på Østersøturisme-område i forhold til regeringens nye vækstplan. En af måderne er at indgå meget aktivt i arbejdet med at samle østersøaktørerne i et nyt Interregsamarbejde. Det kan understøtte det igangværende arbejde omkring Østersøruter (Ærø er tovholder) og ligger i forlængelse af destination Fyns fokus på øhavet. Ligger perspektiver i et samarbejde mod både Sønderjylland og Femern-regionen. Vigtigt at vækstplanen og at Østersøturismen er andet end femern-hovedstaden drøftes bredt politisk. Beslutning Vi går meget positivt ind i et kommende interreg-samarbejde. Vi kan evt. være lead-partner. Sekretariatet undersøger mulighederne og kommer med oplæg på næste. 9. Næste møder Besluttet at holde bestyrelsesmøde følgende dage: Onsdag den 26. marts kl Onsdag den 18. juni kl Onsdag den 10. september kl Onsdag den 12. november kl Datoen for studieturen i maj doodles. 10. Eventuelt Intet 6