Referat. Møde i Boligsamarbejdet d. 9. september 2015 kl. 16: I CIVICA s kantine, Thomas B. Thrigesgade 24, Odense.

Transkript

1 Referat Møde i Boligsamarbejdet d. 9. september 2015 kl. 16: I CIVICA s kantine, Thomas B. Thrigesgade 24, Odense. 1. Præsentation af nye ansigter (ca. 10 min.) og Bent Ove Jørgensen præsenterer kort sig selv. Bent Ove Jørgensen: formand i afdeling Hinderuphave, stedfortræder for Jan Hansen i hovedbestyrelsen. Bent deltager i Boligsamarbejdet som bestyrelsesmedlem for Odense Boligselskab. : ny sekretariatsleder i Boligorganisatorisk Fællessekretariat. Ole kommer fra en stilling som specialkonsulent i Odense Kommunes Ældre og Handicapforvaltningen og har en baggrund som leder. 2. Orientering om arbejdet med samarbejdsstrategien (ca. 10 min.) Ved. Ole orienterer om samarbejdsstrategien, herunder status på arbejdet med pejlemærke 3. Der er blevet afholdt tre møder for at udarbejde et materiale, der beskriver den fremtidige arbejdsproces samt metodiske tilgang. Udgangspunktet har været pjecen for samarbejdsstrategien samt materialet fra en workshop afholdt før sommerferien. Det udarbejdede dokument vil d. 16. sep. blive præsenteret for den bystrategiske konsulentgruppe med det formål at modtage en sparring om fremgangsmåden. Herefter bliver det præsenteret i strategigruppen d. 7. oktober Arbejdsgruppen er således i gang med at finde en form på konkrete handlinger for dernæst at kunne få disse implementeret. Det vil senere blive meldt ud, hvordan der sammensættes arbejdsgrupper og hvem der kan/vil deltage. Til mødet med Landsbyggefonden d. 21. august blev det meldt ud af Jørgen Olsen, at BF i den fremtidige nye helhedsplan kan arbejde videre med samarbejdsstrategien samt fortsætte som tovholder på pejlemærke 3. Derudover har Jørgen Olsen også meldt ud, at bestyrelsen i den nye organisering, inkluderer samarbejdsstrategien, i det omfang strategien adresserer boligsociale indsatser. En stor del af det kommende arbejde med strategien, kommer til at ligge i en række arbejdsgrupper bestående af repræsentanter fra bl.a. boligorganisationerne. Den fremtidige fremdrift af samarbejdsstrategien i den nye organisering af BF, vil derfor betyde, at den viden der har med pejlemærke tre at gøre, vil blive videreinformeret til boligorganisationerne.

2 3. Ny helhedsplan for Boligorganisatorisk Fællessekretariat (ca. 25 min.) BF orienterer om arbejdet med at udfærdige en ny helhedsplan, og Boligsamarbejdet vedtager en økonomisk ramme for helhedsplanen jf. bilag 1a og 1b - ved og Anders Arnfred. D. 21. august 2015 havde BF et møde med Jørgen Olsen fra LBF for at kortlægge rammerne for den fremtidige helhedsplan, herunder den nye organisering af BF. LBF s fremtidige krav er, at BF på sigt bliver synkroniseret med de boligsociale helhedsplaner til én boligsocial helhedsplan. Derfor vil BF blive fornyet med en kort plan fra d. 1. jan og frem til d. 30. april Denne dato udløber Risingplanen og er der grundlag for at forny den (hvilket altid vurderes), synkroniseres den med BF. Af budgettekniske årsager, er det ikke muligt at synkronisere alle helhedsplanerne til én helhedsplan, da planerne har forskellige udløbsdatoer. Planerne vil derfor under deres udløb blive optaget som en del af det fælles budget. Fra at det var opgaven at skrive en ny fireårige helhedsplan, er det nu BF s opgave at forberede den nye struktur, som skal være gældende fra d. 1. januar 2016 frem til synkronisering af Risingplanen. Det er BF s opgave, at få planlagt og skabt en fælles organisering. BF er i tæt kontakt med Jørgen Olsen for at klarlægge rammerne, så BF får udnyttet mulighederne bedst muligt i den fremtidige organisering. Pt. er der to mulige scenarier: 1. scenarie: At BF søger om en fireårig helhedsplan ved synkroniseringen med Risingplanen og først ved år 2021 bliver endeligt synkroniseret med de resterende planer til én boligsocial helhedsplan. 2. scenarie: At BF søger om en kortere periode ved synkroniseringen med Risingplanen, så planen udløber samtidig med udløb af Stærmosegården d. 30. april 2019, og herefter søger om en ny fireårige periode. Det vil medføre en kortere periode for synkronisering til én boligsocial helhedsplan, men også at nogle planer skal forlænges med en ret kort periode (fx 4. mdr. for Korsløkkens vedkommende). - Uanset, hvilket scenarie der kommer i betragtning, vil Ole få ledelsesretten fra januar 2016, men med en begrænset adgang til at lave ændringer i projekternes økonomi. - Jo hurtigere planerne bliver synkroniseret, jo bedre muligheder er der for at holde momentum blandt projektledere og medarbejdere. Vigtigt at være opmærksom på ejerskabet i de enkelte afdelinger. Organisationsstruktur: - BF skal understøtte de boligsociale helhedsplaner.

3 - En økonomisk rådgiver på tværs af helhedsplanerne. - Bestyrelsen for BF får ansvaret for den overordnede drift af helhedsplanerne og tager udgangspunkt i samarbejdsstrategien. - Der er fra Landsbyggefondens side åbnet op for, at der i modsætning til de første udmeldinger kan indgå beboerdemokrater i bestyrelsen. Budget: Anders præsenterer økonomien ift. de to scenarier. En med og en uden økonomisk rådgivning, jf. bilag 1a og 1b, som det bliver lagt op til at Boligsamarbejdet tager stilling til. Som det er nu, bliver økonomisk rådgivning finansieret af aktivitetsmidler, der gennem årene ikke er blevet anvendt. LBF er optaget af sekretariatsrollen, men Jørgen Olsen ser også god mening i økonomisk rådgivning. Det er aftalt med Jørgen Olsen, at BF fremsender en redegørelse for økonomirådgivningens resultater indtil videre. Hvis LBF melder tilbage, at der kun bliver bevilget penge til to konsulenter, bliver det Boligsamarbejdets opgave at tage stilling til behovet for mandskab og arbejdsopgaver i sekretariatet. - Oles løn er hentet fra den nye helhedsplan, dvs. at pengene er forudbetalt. Det betyder, at omkostningerne i budgettet bliver forøget og at medfinansieringen som følge heraf bliver øget. Økonomisk rådgivning er i andre boligområder ikke en basisdrift. Pengene er indhentet via fonde. - LBF har flere gange kommet med udspil, som har medført nye forudsætninger, nye krav og ny økonomi. Hvilken betydning vil det have på budgettet, hver gang en helhedsplan synkroniseres? o De skiftende meldinger fra LBF skyldes formentlig primært budgettekniske udfordringer, der følger af, at vi går fra en boligsocial finansieringspulje til en anden. Det er blevet besluttet af Boligsamarbejdet, at BF arbejder videre på scenariet med den samlede ramme inklusiv den økonomiske rådgivning. Derudover henlægges det til efterfølgende møder at overveje, om den fordelingsnøgle, der regulerer den nuværende medfinansiering for boligorganisationerne, skal justeres. 4. Det fremtidige Boligsamarbejde (ca. 35 min.) Fra og med årsskiftet vil Boligorganisatorisk Fællessekretariat ikke længere kunne varetage sekretariatsfunktionen for Boligsamarbejdet. Dermed er der behov for at påbegynde en dialog om, hvordan Boligsamarbejdet skal fungere efter d. 31. december 2015 jf. bilag 2.

4 Spørgsmål/kommentarer: - Generelt stor interesse for samarbejdet, men det må nok forsætte uden at andre ansættes til at varetage understøttelsen. Evt. kvartalvise møder. - Overvejelse om en justering af fordelingsnøglen i forhold til at betale de udgifter, der vil være til det fremtidige Boligsamarbejde. - Hvad er det for en platform Boligsamarbejdet ønsker i fremtiden? Hvad har Boligsamarbejdet fået ud af det? En opsummering før der bliver refereret til bestyrelsen i de enkelte boligorganisationer. Det er blevet besluttet af Boligsamarbejdet, at BF samler viden ind ift. behovet i det fremtidige samarbejde. Derudover er det besluttet, at det fremtidige Boligsamarbejde kommer på som punkt på dagsorden til det næste Boligsamarbejdsmøde. 5. Gensidig orientering (ca. 5 min.) Nyt fra diverse mødefora - herunder input til styringsdialog (punkt fra kontaktudvalgsmøde) ved Jens Pilholm og Helle Jakobsen. Styringsdialogen: Revurdering af årsmødet med mere indhold og substans. Det er besluttet i Boligsamarbejdet, at BF skal løfte ambitionen om mere kvalitet i styringsdialogen ind i samarbejdsstrategien. I samarbejdsstrategien arbejdes der i forvejen med at få optimeret de mødeforaer der er etableret mellem OK og BS. BF vil løbende orientere om dette dels på BS-mødet og i strategigruppen vedrørende samarbejdsstrategien. Odense Kommunens medfinansiering: Jens og Helle orienterer om mødet med Stephan ift. Odense Kommunes medfinansiering. Der ønskes konkrete handlinger og eksempler på, hvad kommunen vil medfinansiere i. Herefter vil Hanne indkalde til et møde alt efter, hvem Boligsamarbejdet får udpeget som repræsentanter for Boligsamarbejdet. 6. Status på fælles opnotering (ca. 30 min.) a) Direktørgruppen informerer om arbejdet med fælles opnotering. Der tages stilling til spørgsmål om ensretning af opnoteringsregler jf. bilag 3a og bilag 3b. Se endvidere bilag 3c Referatet fra d. 1. september er fra møde for direktører og udlejningschefer Ved Jens Pilholm og Helle Jacobsen b) Århusmodellen med anbefalinger Ved c) Organisering og beslutningskompetence Ved Jens Pilholm og Helle Jacobsen

5 Det er tidligere blevet besluttet at anvende Århusmodellen ift. den organisatoriske model, men ikke den samme struktur i forhold til udlejningsaftaler. Direktørgruppen delte nogle af de drøftelser, der er blevet foretaget i forbindelse med fælles udlejningsregler. Det er blevet besluttet at indstille til, at de odenseanske boligorganisationer generelt følger CIVICA s og FAB s opnoteringsregler, jf. referatet fra mødet d. 1. september FAB s bestyrelse er positive og godkender referatet. - Styregruppe: Refererer eller orienterer Boligsamarbejdet? Blev diskuteret på mødet d. 1. september. - Formanden for Boligsamarbejde påpeger at vi står bedst, når vi melder noget ud samlet, herunder er det så Boligsamarbejdet, der melder det ud. - Administrative beslutninger tages af styregruppen. Boligsamarbejdet er ikke beslutningstagerne, men kan indstille forslag til de enkelte boligorganisationer. Det er blevet besluttet af Boligsamarbejdet indstiller til boligorganisationerne, at man følger styregruppens oplæg, som medsendes referatet. Boligorganisationerne melder tilbage snarest muligt. 7. Evt. (ca. 5 min.) Billeder af afdelingerne: René efterspørger billeder af forskellige afdelinger. Det er blevet godkendt at anvende og hente billeder af afdelingerne fra boligorganisationernes hjemmesider. Mange hilsner fra Flemming Jensen, formand Rene Bøye, næstformand, sekretær