Ny struktur i Hundslund Idrætsforening

Transkript

1 Ny struktur i Hundslund Idrætsforening 18. februar 2012 Hundslund Idrætsforening vil i 2012 arbejde på at etablere en række udvalg, som får til opgave at drive og udvikle aktiviteterne og opgaverne inden for udvalgets område. På nuværende tidspunkt regner vi med, at der skal laves følgende udvalg: fodbold, håndbold, fitness/indoor cykling/arobic, badminton, gymnastik, sportsfest, julesport og økonomi. Men andre udvalg kan også komme på tale. Vi skal med en ny struktur have flere personer inddraget i opgaverne i de enkelte udvalg. Vi tror, at mange gerne vil give en hånd med i det frivillige arbejde, når det handler om konkrete opgaver inden for det, man har lyst og interesse for. Med den ny struktur ændres bestyrelsen samtidig til en ledelse på 5 personer, som får det overordnede ansvar for økonomi, koordinering og udvikling af foreningen. Medlemmer af udvalg 2-5 personer (afhængig af udvalgets arbejdsområde) med lyst til at arbejde med de konkrete opgaver under udvalget. Medlemmer kan f.eks. være - den nuværende afdelingsformand fra HIF-bestyrelsen - trænere, instruktører og hjælpertrænere - forældre og andre der gerne vil hjælpe til Udvalgene vil blive kørt ind i løbet af 2012 med opgaver inden for følgende områder - drift og udvikling af afdelingen/udvalgets område - beskrive og lave budget over næste års aktiviteter og investeringer, som forhandles på plads med ledelsen i HIF - opstart og annoncering af aktiviteter og tilbud - omtale og information på vores hjemmeside - indkøb af nyt udstyr, materialer, m.v. ift. budget - vedligeholdelse af udstyr m.v. - rekruttering og uddannelse af samt information, støtte og koordinering til trænere, hjælpetrænere, instruktører, dommere og andre hjælpere - afholde møder, f.eks. udvalgsmøder, trænermøder og årligt medlemsmøde - holde ledelsen i HIF orienteret om aktiviteter, bl.a. på få korte møder med ledelsen i HIF - lave en kort årsberetning fra udvalgets område inden den årlige generalforsamling På de følgende sider er forslag til struktur og opgaver for ledelse og de forskellige udvalg beskrevet nærmere. Forslaget vil blive præsenteret på vores kommende generalforsamling d. 28. februar 2012 kl i Hundslund Hallen. Vi håber, at mange har lyst til at deltage i en fortsat udvikling af en aktiv idrætsforening i lokalområdet. Venlig hilsen Bestyrelsen for Hundslund Idrætsforening

2 Forslag til ny struktur i HIF 2012 ( ) Beskrivelse af opgaver for ledelsen i Hundslund Idrætsforening Ledelsen består af 5 personer, som har det overordnede ansvar for følgende hovedområder: Økonomi Aktiviteter Strategi og udvikling Årlige arrangementer Sponsorer Ledelsen fordeler hovedområder og opgaver mellem sig, herunder også hvem der varetager posten som foreningens formand. Økonomi Omfatter det overordnede ansvar for foreningens økonomi, herunder budgetter, regnskab og kontingentindbetalinger (foreningens kasserer). Under økonomi er der nedsat et økonomiudvalg bestående af en regnskabsansvarlig (bogholder) og en ansvarlig for drift og administration af foreningens online booking- og betalingssystem. Hovedopgaverne for den økonomi er følgende: Formand for økonomiudvalget Budgetter (status og opfølgning på budgetter) Regnskab og bogføring samt betaling af regninger Kontaktperson til revisorer Drift og administration af foreningens online booking- og betalingssystem Kontingentindbetaling (opfølgning med udvalg samt udsendelse af rykkere m.v.) Udarbejde medlemsoversigter og oversigt over trænere og hjælpere Udbetaling af trænergodtgørelse Børneattester for trænere m.v. Ansøgning af tilskud hos Odder Kommune m.v. Opdatering af hjemmesider m.v. ift. ansvarsområdet Opgaverne løses som beskrevet i "Opgaver og struktur - Økonomi" på side 4-6. Aktiviteter Omfatter ledelsens kontakt til og koordinering af foreningens forskellige aktivitetsudvalg. Hovedopgaverne for under aktiviteter er følgende: Koordinering, støtte, hjælp og opfølgning til aktivitetsudvalgene, herunder udarbejdelse af budgetter Halfordelingsplan (laves i april måned på møde med alle formænd for aktivitetsudvalg) Koordinering og bookning og haltider til aktiviteter Tværgående træneruddannelse og kurser for aktivitetsudvalg Opdatering af hjemmesider m.v. ift. ansvarsområdet Kontaktperson til Odder Kommune, Park & Vej 1

3 Strategi og udvikling Omfatter det overordnede ansvar for foreningens markedsføring og udvikling af foreningen. Hovedopgaverne under strategi og udvikling er følgende: Strategiplan for foreningen Overordnet ansvarlig for markedsføring, PR og hjemmeside, herunder formand for udvalg for PR, markedsføring og hjemmeside Ledelsens kontaktperson for nye ideer, aktiviteter og tiltag Udvikling af samarbejdet med Hundslund Hallen Samarbejde med foreninger, klubber m.v. i lokalområdet Ansvarlig for ledermøder, årlige fællesmøder, ideudviklingsmøder, generalforsamling, m.v. Overordnet kontaktperson til Odder Kommune, DGI og pressen Ajourføring af foreningens vedtægter Opdatering af hjemmesider m.v. ift. ansvarsområdet Årlige arrangementer Omfatter ledelsens kontaktperson til udvalg for årlige arrangementer. Hovedopgaverne under årlige arrangementer er følgende: Koordinering, støtte, hjælp og opfølgning til udvalg for Sportsfest, Julesport, Store legedag og 8350 er fest, herunder udarbejdelse af budgetter Opdatering af hjemmesider m.v. ift. ansvarsområdet Sponsorer Omfatter ledelsens kontaktperson til foreningens sponsorudvalg. Hovedopgaverne under sponsorer er følgende: Formand for sponsorudvalg Strategi for sponsorer Kontakte og lave aftaler med sponsorer Uvikling af samarbejdet med sponsorer Følge med i hvad der findes af puljer, fonde m.v., hvor der kan søges midler Opdatering af hjemmesider m.v. ift. ansvarsområdet Organisationsdiagram med oversigt over ledelsen og udvalg findes på side 3. 2

4 Beskrivelse af opgaverne for de forskellige udvalg m.v. findes på side Økonomi : side 4 - Udvalg for PR, markedsføring og hjemmeside : side 7 - Udvalg for årlige arrangementer : side 7 - Sponsorudvalg : side 8 - Fodboldudvalg : side 9 - Håndboldudvalg : side 10 - Fitness, cykling og aerobic udvalg : side 11 - Badmintonudvalg : side 12 - Gymnastikudvalg : side 14 - Parkour : side 14 - Volley, løb og bordtennis : side 14 3

5 Økonomi Tidspunkt for opgave: Opgaver: Økonomifunktionen i ledelsen (kasserer) Hele året Generalforsamling Årets start Sæsonstart - forår / efterår Sæsonslutforår / efterår Vedligeholde oversigt over kontingenter for alle hold (i samarbejde med aktivitetsudvalg) Vedligeholde oversigt over godtgørelsesbeløb til trænere mv. Have indsigt i antallet af lejede haltimer og antallet af børn/ unge under 25 år, i forhold til tilskud fra Odder Kommune til halleje. Dette måske specielt i nedgangstider med medlemmer. Hvis der er risiko for at vi bruger for mange timer i forhold til personer under 25 år, så skal tages action Koordinere med bogholder, hvem der fremlægger regnskab på generalforsamlingen (fremlægges evt. i fællesskab) Opdatering af bestyrelsesnavne til DGI Århusegnen på DGI s hjemmeside (Foreningsservice) og hos Odder Kommune Opdatere ansvarlig i aktivitetsudvalg for badminton, håndbold og fodbold hos DBF, JHF,JBU og DIF Indhente børneattest på ledelsens navne og sende disse til check ved Kriminalpolitiet Odder Kommune Ansøgning om materialetilskud (dead-line 1. april). Ansøgninger fra aktivitetsudvalg behandles, og der besluttes i ledelsen, hvad man skal ansøge til Lave træneroversigt Indsamle stamdata for alle nye trænere, holdledere, dommere mv. (navn, adresse, fødselsdato, mailadresser og konto nr.) Få børneattestskemaer ud til underskrift og retur igen, til nye trænere, hjælpetrænere, holdledere m.v. Indsende disse til check hos Kriminalpolitiet og modtage skemaer retur Ajourføre træneroversigt, samt indhente børneattest ved nye trænere Opdatering af trænernavne på DGI s hjemmeside Kontrollere om der er sket ændringer i forhold til trænere og dommere, inden afregning af godtgørelse (stemmer træneroversigten overens med det reelle?) Udsende skema til omkostningsgodtgørelse til trænerne og opkridter. Skemaer skal sendes retur til økonomiansvarlig, som beregner godtgørelsen og videresender dem til bogholder for udbetaling Udsende skema til egne dommere for udbetaling af dommergodtgørelse. Navne på dommere indhentes ved aktivitetsudvalgene. Skemaer skal sendes retur til økonomiansvarlig, som beregner godtgørelsen og videresender dem til bogholder for udbetaling 4

6 Bogholder Tidspunkt for opgave: Opgaver: Hele året Generalforsamling Årets start Sæsonstart - forår / efterår Årsafslutning Regnskab/ bank: Udarbejde regelmæssige statusrapporter, som drøftes med kasserer Registrere indbetalinger fra deltagerne via Online Booking systemet Betale regninger via Netbank Styre kontantkassen Kontant betaling/overførsel via Netbank for udlæg til ledelsen, trænere m.fl. Lave regnskab i Summa Summarum - kassekladde, bogføre, balance, journal, årsregnskab Lave ny medlemsliste over passive medlemmer før generalforsamlingen (ikke aktive medlemmer i ledelsen), så de er stemmeberettigede Få regnskabet revideret af de 2 revisorer (husk at lave uddelingsudgaven før revisionen, samt regnskabsskema til Odder Kommune, da de også skal underskrive disse) Lave regnskab i uddelingsudgave - kopiere do. Lave slideshow af medlemsdata og regnskab til generalforsamlingen Koordinere med kasserer, hvem der fremlægger regnskab på generalforsamlingen (fremlægges evt. i fællesskab) Ved skift af bogholder - opdatering af navn og fuldmagt i bank (papirer skal hentes i banken), opdatering af navn hos Skat Odder Kommune: Indsende registreringsskema til Odder Kommune (dead-line 15. januar) Indsende ansøgning om medlemstilskud, tilskud til lederuddannelse og tilskud til lokaleudgifter til Odder Kommune (dead-line 15. januar) Udfylde og indsende regnskabsskema til Odder Kommune (efter at regnskabet er færdigt. Dead-line 1. marts) Informere aktivitetsudvalg før sæsonstart om personer, der ikke kan deltage i HIF (skyldnere som har modtaget STOP-brev) Kører rykkerprocedure igennem jf. forretningsgang, over for dem som endnu ikke har betalt efter 5. gang (liste mailes fra underudvalg) Give besked til aktivitetsudvalg om personer som får tilsendt STOP brev Registrere alle medlemmer i Excel-regneark, for at kunne lave oversigter og statistik Lave oversigter over medlemmer til Odder Kommune - forskellige opdelinger for året Opdaterer oversigt over medlemmer gennem året 5

7 Opgaver omkring økonomi i aktivitetsudvalg (fodbold, håndbold osv.) Tidspunkt for opgave: Opgaver: (placeres hos en økonomiansvarlig person i hvert udvalg) Hele året Årets start Sæsonstart - forår / efterår Forår Vedligeholde oversigt over pris for kontingenter for alle hold (i samarbejde med økonomiansvarlig) Materialetilskud: Ansøgning om tilskud til køb af materialer, sendes til økonomiansvarlig senest den 15. marts (dead-line ved Odder Kommune 1. april) Opkrævning af kontingent: Uddele info sedlen Opkrævning af kontingent i Hundslund Idrætsforening til alle trænerne, samt sikre at trænerne deler sedlerne ud til deltagerne første gang de deltager i træningen (info om online betaling) Deltagerlister sendes ud til trænerne, som returnerer dem til udvalget umiddelbart efter 3. træningsuge Møde op i hallen 4. eller 5. gang der er træning og rykke dem, der endnu ikke har betalt. Træk liste fra online booking for kontrol Efter 5. gang, laves liste over dem, der stadig ikke har betalt. Liste sendes til bogholder, som kører rykkerprocedure igennem Bogholder giver besked om medlemmer, som er udelukket pga. manglende betaling - det skal kontrolleres, at de ikke møder op (stikprøve) Løbende registrerer nye deltagere på holdene, når trænerne melder dem ind - og uddele info sedlen Opkrævning af kontingent i Hundslund Idrætsforening. Der skal også følges op på om de nye betaler (gøres vha. stikprøver hen over sæsonen) Indberette medlemsoplysninger til DIF for fodbold, håndbold og badminton Online Booking administrator Tidspunkt for opgave: Opgaver: Hele året Sæsonstart - forår / efterår Opdatere oplysninger, priser mv., efter anmodning fra aktivitetsudvalg Vedligeholde og udvikle systemet, herunder at udbedre fejl Oprette hold i Online Booking, ud fra data som bliver sendt fra aktivitetsudvalg Udvalg for årlige arrangementer Tidspunkt for opgave: Opgaver: Ved planlægning Inden arrangementets start Under arrangementet Efter arrangementet Der udarbejdes et budget, som sendes til kasseren for godkendelse i ledelsen Byttepenge - der gives besked til kasserer med oplysning om beløb, hvorefter bogholder sørger at hæve kontanterne fra kontoen Der udarbejdes et regnskab med alle indtægter og udgifter Kasser tælles op Regnskab, kvitteringer og penge sendes til bogholder, som bogfører tallene og sætter pengene i banken Der evalueres på økonomien sammen med ledelsen, ud fra regnskabet 6

8 Udvalg for PR, markedsføring og hjemmeside - endnu ikke beskrevet - Udvalg for årlige arrangementer (sandsynlig med et udvalg for hver af følgende aktiviteter) Sportsfest Et sportsfestudvalg har ansvaret for at styre, arrangere og afvikle en sportsfest efter bestyrelsen målsætning og økonomisk ramme for sportsfesten. Planlægge og styre alle opgaver for sportsfesten og herunder: - Lave mødeplan, samt styre planlægningsmøder - Lave program for de 3 4 dage - Ansvarlig for sporsfestblad - Styre salg af sponsorannoncer, finde annoncesælgere, kontakt med virksomhederne om levering af annoncer, rykke for do og modtage og checke annoncer - Styre og fordele opgaver med skrivning af tekst til blad, samle og ensrette stil m.v. - Samle al tekst og alle annoncer til person, der sætter bladet op. Levere tekst til opsætter. - Lave aftaler med trykkeri og aftaler om levering af blad til tryk - Hente trykte blade, lave aftaler med omdelere, samt levere bladene til omdelere - Lave budget for sportsfest (og herunder priser for mad, drikke evt.) - Aftaler med skolen, kommunen, elektriker m.v. - Søge spiritusbevilling - Bestilling/leje af rekvisitter - Arrangere Sjov Fredag og Sjov Minifredag (2 underudvalg, der står for alt) - Arrangere FirmaCup - Arrangere sportsaktiviteter håndbold, fodbold etc. - Arrangere evt. opvisninger etc. - Arrangere Hundslundløb (underudvalg, der står for alt) - Kontakt til skytterne - Aftaler med bestyrelsen om kammeratskabpris - Planlægning af aktivitetspris afstemning og uddeling - Aftaler med ansvarlige for tilberedning af mad - Aftaler med indkøber af mad, drikkevarer, slik etc. - Aftaler med lokale fotografer på pladsen under sportsfesten - Kontakt til pressen - Afklare behov for flyers og plakater, aftaler om opsætning og tryk, aftaler om ophængning af plakater - Styring af gratisbilletter til hjælpere, hold etc. - Aftaler med kasserer om byttepenge, omsætning, regnskab etc. - Desuden alle øvrige mindre praktiske opgaver på en liste (telt, højtalere, skilte etc.) - Lave telefonliste og vagtplan (Bar, pølsevogn, P-vagt, speaker, aktiviteter m.v.) Fra tidligere år findes lister over opgaver til sportsfesten, tidligere annoncører, Sjov Fredag, Sjov Minifredag, Hundslundløbet og FirmaCup. Desuden findes en lang række skabeloner til breve, materialer m.v. 7

9 Julesport Aftal aktiviteter og book hallen (ca. 1. november): - Aftal hvor mange dage Julesporten skal strække sig over, og om der evt. også skal være Store Legedag for de helt små - Book dage mellem jul og nytår i hallen - Aftal med hallen, at der skal være sunde sandwich m.v. at købe i kiosken alle de dage der er Julesport Find aktiviteterne: - Kontakt Fodboldformand - Kontakt Badmintonformand - Kontakt formand for Spinning og Zumba/Stram op - Arrangere tid til Høvdingebold - Kontakt Parkour formand - Arrangere tid til Hockey - Der kan også arrangeres helt nye aktiviteter - de nødvendige tiltag foretages Til alle aktiviteterne: Find hjælpere til alle aktiviteterne og giv dem faste tidspunkter, hvor de skal være til stede i hallen - start evt. med dem, der var hjælpere sidste år Få samlet alle oplysninger (se sidste års indbydelse) og lav en infoseddel, som kan husstandsomdeles (i 2011 fik Hanne et oplæg, og sørgede for opsætningen m.v.). Lav også en pressemeddelelse og end den til lokalpressen. Kontakt Ingelise og Jørgen Enevold vedr. husstandsomdelingen - de skal senest husstandsomdeles i uge 50. Få kopieret ca. 650 stk. i A4 til husstandsomdelingen. Få kopieret ca. 10 stk. i A3 til opsætning hos, Købmanden, på skolen, i børnehaven, hallen. mv. Husk omdeling til medlemmer, der ikke bor i 8350 området. Hus beskrivelse i Hundslund aktiviteter. Store legedag - endnu ikke beskrevet fest - endnu ikke beskrevet - Sponsorudvalg - endnu ikke beskrevet - 8

10 Fodboldudvalg Sæsonplanlægning i fodbold Måned Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August Aktivitet/opgave - Oprette udendørshold ud fra sidste års holdlister - Finde trænere til alle hold - Melde udendørshold til hos JBU - Kampfordeler sætter tider på hjemmekampe - Rydde op i boldrum og tjekke tøjtasker (husk at bestille det, der evt. mangler) - Finde Dommere til hjemmekampe til U7 hold - Meddele aktivitetsansvarlig i ledelsen, hvilke indendørs fodbold hold/tider, der skal bruges i hallen til vinter (husk at aftale/koordinere hold med håndbold) - Kontakte Odder Kommunes Driftcentret (Park og Vej) hos omkring opkridtning af stadion - Finde en person til at kridte baner op - Lave og dele sedler ud til alle børn på skolen om opstart af udendørs fodbold - Turneringsstart (forår) - udendørssæson - Forhåbentlig kun få kampflytninger/aflysninger til kampfordeler - Sportsfest - Arrangere store teknikdag i samarbejde med Odder IGF - Tilmelde hold til efterårssæsonen (husk at tjekke aldersskift på børnehold) - Meddele Odder Kommunes Driftcentret (Park og Vej) om tidspunkt for opkridtning af fodboldbanen, så den er klar til første turneringskamp - Meddele opkridter, hvornår banen bliver opkridtet - Kampfordeler sætter tider på hjemmekampe - Finde dommere til hjemmekampe til U7 hold - Turneringsstart (efterår) - udendørssæson September - Finde trænere til indendørsfodbold - Tilmelde hold i turnering indendørs (husk at spørge træner først) Oktober - Udendørsfodbold stopper (husk at få trænere til at stille tasker med kamptøj op i klubhus) - Indefodbold starter (tjek bolde og skiftebluser i hallen) - Lave og dele sedler ud til alle børn på skolen om opstart af vintersæson i hallen November - Bede bogholderen om holdlister fra udendørssæsonen til brug for holdsammensætning det kommende år (husk 2 årgange sammen) December - Juleferie 9

11 Håndboldudvalg Håndboldsæsonen i HIF Inden opstart: - Hvilke indendørshold skal der være i år? - Kontakt til potentielle trænere? - Træningstider i hallen aftales på møde med aktivitetsansvarlig. Obs om muligt, have øje for at tidspunkt for udendørs fodbold, at tidspunkt ikke falder sammen. - Uddele seddel til børnene på skolen samt opslag i hallen, købmanden og hjemmesiden. Opstart: Har været ultimo august eller starten af september. Turneringen starter op først i oktober. Tilmelding til turneringer: Deadline for tilmelding er i starten af august mdr., besked kommer fra JHF (jysk håndbold forbund) Kreds 5 Stævner: Der er rig mulighed for deltagelse i stævner. U8 børn, som ikke spiller turnering, har glæde af begynder-stævner, som der løbende kan tilmeldes til. Hjemmekampe: Dato samt tidspunkt for hjemmekampe aftales med hallen (Jens-Arne). Der er faste retningslinjer, som skal overholdes iht. kampafvikling. Ombrydning v. årsskiftet, samme procedure som v. opstart. Dommerbordet: Ved turneringskampene skal der sidde 2 myndige personer. Træner opstartsmøde: Opstartsmøde med trænerne kan anbefales. Her udleveres trænerhæfte, skrives stamoplysninger og børneattest til nye trænere. Endvidere afstemmes forventninger samt afklaring af evt. spørgsmål. Endvidere afklaring af ansvarsområder (eks. dommerbord, ligger det under hver træner?, oprydning i hallen efter træning/kamp m.m.). Børneattest: Nye trænere på børnehold, skal skrive under på en børneattest. Trænerdragt: Nye trænere skal have mulighed for at få en HIF trænerdragt. Bestilles ved Allan i Sportmaster i Odder. Bolde: U8, spiller med en Trio softbold, U10 med str. 0, U12 med str. 1, Damer med str. 2 og Herre med str. 3. Bolde tjekkes v. sæsonstart. Vi skal være sikre på, at der bliver et hold, før der købes nye håndbolde. Bolde købes i Sportsmaster Odder, hvor HIF har konto. Der er hængelås med kode på boldkurven. Andet tilbehør: Der skal være overtræksbluser i hallen, både til børn og voksne. Der skal være adgang til isposer samt Falck kasse i boldrum. Trænerhæfte: Nye trænere skal have et HIF trænerhæfte ved opstart. Deltagerlister: Vigtigt at trænerne får deltagerlisterne sendt videre til bogholderen senest 3 uger efter opstart. Derudover skal nye spillere løbende skrives på listen i løbet af sæsonen. Hjemmesiden: Alt input til hjemmesiden sendes til ansvarlig herfor. Pr. 31/12/11 er ansvarlig Pierre-Yves X. Gautschi mail adr.: [email protected] 10

12 Hundslund Aktiviteter: Deadline for det blad, der udkommer i august er omkring 1. juni. Derudover udkommer der to små foldere i nov. og feb. Kontaktperson JHF: Kontorassistent Susanne Christiansen, JYDSK HÅNDBOLD FORBUND - Kreds 5 Idrættens Hus Vest, Stadion Alle 70, 8000 Århus C. Telefon [email protected]. Hjemmeside: Fitness, cykling og aerobic udvalg Cykel/Spinning Inden opstart: - Hvor mange hold skal der tilbydes hvornår? - Møde med instruktørerne i august - Træningstider koordineres med andre tilbud på møde med aktivitetsansvarlig - Annoncering med opslag i hallen, købmanden og hjemmesiden (hvis relevant uddele seddel ud til børnene på skolen) Opstart: Starten af september (måske med fære hold de første uger?). Tilmelding: Foregår via on-line booking. Input til Marianne Hjortlund, så tider kan ligges I systemet. Træner opstartsmøde: Opstartsmøde med instruktørerne. Hvis nye instruktører udleveres trænerhæfte, skrives stamoplysninger og børneattest. Endvidere afstemmes forventninger samt afklaring af evt. spørgsmål. Endvidere fordeles timer frem til?? (hvor langt frem aftales fra møde til møde). Træner møder: Ca. en gang i kvartalet afholdes der møde med cykelinstruktørerne, hvor tider fastligges til de næste 3-4 mdr. Børneattest: Nye trænere på børnehold, skal skrive under på en børneattest. Trænerhæfte: Nye trænere skal have et HIF trænerhæfte ved opstart. Trænerdragt: Nye instruktører får tilbudt en cykelbluse samt cykelbukser, som skal bestilles i Sportsmater, Odder Andet tilbehør: Diverse såsom væske, papir, affaldssække, forstøverflasker osv. købes efter behov. Faktura til økonomiansvarlig. Deltagerantal: Vigtigt at få afstemt, hvor mange deltagere, der minimum skal være for at en spinning time ikke aflyses (i 2011 har det været min. 3 deltagere). Hjemmesiden: Alt input til hjemmesiden sendes til ansvarlig herfor. Pr. 31/12/11 er ansvarlig Pierre-Yves X. Gautschi mail adr.: [email protected] Hundslund Aktiviteter: Ddeadline for det blad der udkommer i august er omkring 1. juni. Derudover udkommer der to små foldere i nov. og feb. Andet: Diverse aktivitet såsom cykelmaraton og lignende besluttes i fællesskab med instruktørerne. Hus annoncering ved opslag og på hjemmeside. 11

13 Aerobic (Zumba og Stram Op) - endnu ikke beskrevet - Badminton En badmintonsæson i HIF Inden opstart sidst i september: - Hvilke træningshold skal laves i år? - Er der trænere til alle hold? - Bestille fjerbolde hos Sportsmaster i odder - Hvornår skal træningsholdene have tider i hallen? - Uddele seddel ud til børnene på skolen samt opslag i hallen, Købmanden og hjemmesiden - Monisterne starter op først i september. Se afsnit med dette. Træner opstartsmøde: Hvert år inden sæsonstarten sidst i september holdes et opstartsmøde med trænerne. Her udleveres trænerhæfte, skrives stamoplysninger og børneattest til nye trænere. Børneattest: Nye trænere over 15 år, skal skrive under på en børneattest. Trænerdragt: Nye trænere skal have mulighed for at få en HIF trænerdragt. Bestilles ved Allan i Sportsmaster i Odder. Trænerhæfte: Nye trænere skal have et HIF trænerhæfte ved opstart. Deltagerlister: Vigtigt at få deltagerlisterne sendt videre til bogholder senest 3 uger efter opstart. Derudover skal nye spillere løbende skrives på listen i løbet af sæsonen. Boldbestilling: Jeg har bestilt 20 stk. af gangen ved Sportsmaster Odder. Motionsbadminton: Opstart start september - slut midt april. Salg af baner Online. Husk at sende deltagerlisten til økonomiansvarlig og hænge oversigt op i hallen, så spillerne ved, hvilken bane de skal spille på. Badminton ketcher i hallen: Det er HIF s ketcher, som børnene kan låne til træning. Husk løbende at tjekke om der er nogle ketcher, som er sprunget. Laves hos Sportsmaster Odder, hvor HIF har konto. Seniormotion: Husk at aflevere et par rør med bolde til dem i skab nr. 7 nede i depotrummet. Nøglerne er i den øverste skuffe i kiosken. Husk annoncering i Hundslund Aktiviteter. Arrangementer i løbet af sæsonen: Frank og Birgitte har været gode til at afholde arrangementer for alle spilleren. Det har blandt andet været en fredag aften, hvor spillerne får noget at spise og så spiller bagefter. Trænerkursus: Hos DGI er der hele sæsonen en del kurser. Trænerne i Hundslund har dog de seneste par sæsoner fået en instruktør til Hundslund og give lidt nyt inspiration. Instruktøren er fra DGI og bestilt ved Inge-Birthe Gravholdt (se kontaktpersoner). HIF har hver sæson x antal gratis instruktørtimer hos DGI. Mener der er 5 timer, som vi kan bruge af. Badmintonpeople.dk: Denne portal er lavet af DGI og DBF (Dansk Badminton Forbund) og bruges til at melde spillere til stævne. Kræver introduktion første gang. Kræver dankort betaling. 12

14 Klubnummer: Adgangskode: 7ac3p2aj Stævner i løbet af året: Der er MANGE stævner i løbet af en sæson. Det er med at vælge nogle ud. Spillerne er på forskellige niveauer, men der er stævner for alle. Stævner er egenbetaling. DGI s holdturnering: DGI Østjylland laver en stor holdturnering hver sæson. Indbydelsen kommer på mail i august og tilmeldingsfristen er i først i oktober. Denne sæson har vi et U13 4MK, U15 4D og et U17 4MK hold med. Det er for det meste nogle jævnbyrdige kampe.. Vinder de puljen (som U13 og U15 har gjort i år), så kommer de til landsmesterskab for hold. Arne Tophøj er koordinator af turneringen Infosport.dk: Her er der resultater i holdturneringen, kampdatoer mm. for holdturneringen. Derudover kan man under ungdomsklassifikationen se, hvor mange point de enkle spillere har og hvilken række de spiller i. LM individuel - der afholdes udtagelsesstævne i januar. Oversigt for i år - hvem skal af sted fra Hundslund og hvornår? LM for hold: Vinder de deres østjyske pulje, kan de komme med til LM for hold. Klubmesterskab: Afholdes normalt sidst i marts eller først i april en søndag fra kl Husk at bestille præmier hos f.eks. DEKI senest 3 uger inden. Du får tilsendt DEKI s katalog først i marts. Se ansøgning om legat til bolde på fil inden 24. marts. Husk annoncering med opslag og på hjemmesiden. Sommerbadminton: Der skal findes en træner som har tid og lyst. Der skal findes en aften, hvor der ikke er fodbold, da nogle af badmintonspillerne også spiller fodbold. Afslutning til jul samt forår: Til jul samt når træningen holder sidst i marts/start april får hvert hold mulighed for lidt julehygge samt afslutning til foråret. Slikpose og lille sodavand. Husk at bestille slikposer hos halinspektøren (se hvilke beløb der er til rådighed i trænerhæftet). Hjemmesiden: Sørg for at holde badmintonafdelingen up to date på hjemmesiden. Send materiale til Hjemmeside ansvarlig. Hundslund Aktiviteter - deadline for det blad der udkommer i august er omkring 1. Juni. Derudover udkommer der to små foldere i nov. og feb. Kontaktpersoner DGI: Inge-Birthe Gravholt (idrætskoordinator), mailadresse: [email protected], Arne Tophøj (står for holdturneringen samt LM for hold) tlf og mailadresse: [email protected] 13

15 Gymnastik Gymnastiksæsonen i HIF Inden opstart som er i slutningen af september. - Hvilke og hvor mange hold skal startes - Finde træner til holdene og holde et fælles opstartsmøde - Reserver gymnastiksalen og hallen (pt. Er det kun seniormotion i hallen) - Eftersyn af alle redskaber og lave en inventarliste - Uddele seddel til børnene i skolen og børnehaven samt opslag / hjemmesiden - Kontingentpriser som laves i fællesskab med ledelsen Opstartsmødet - Udlevering af trænerhæfte - Stamoplysning og børneattest til nye trænere - Information om aktuelle kurser - Planlægning for tidspunkt af gymnastikopvisning - Trænerdragt til nye trænere som bestilles ved Sportsmaster i Odder - Afstemning af forventninger fra træner og ledelse/udvalg - Udlevering af nøgler til nye trænere ( husk at opdater nøgleliste til skolen ved pedellen) Seniormotion: Holdet kører meget selvstændigt men der skal holdes et opstartsmøde med de ansvarlige hvor vi skal have forventningerne afstemt. Arrangementer i løbet af sæsonen: Det er op til trænerene selv at vurder om deres hold skal deltage i forskellige opvisninger. Deltagerliste: Deltagerlisten sendes til bogholder senest 3 uger efter opstart. Afslutning til jul samt forår: Hvert hold har et beløb pr. deltager til julehygge og afslutning (se beløbsstørrelse i trænerhæftet) Hjemmesiden: Sørg for at holde gymnastikafdelingen up to date ved at send fotos og nyheder til den ansvarlige for hjemmesiden Hundslund aktiviteter: Deadline for det blad der udkommer i august er omkring 1. juni. Derudover kommer der to små folder i nov. og feb. Gymnastikopvisning: I forbindelse med afslutning på sæsonen afholdes der opvisning i hallen hvor børnene kan vise hvad de har lært. Vi plejer at inviter 1 til 2 hold udefra, som regel nogle springhold. Der er mulighed for at lave mange ting den dag f.eks. spisning, fælles motion osv. Det er vigtig når man planlægger tidspunktet for opvisningen at undersøge at der ikke er planlagt andre aktiviteter fra nogen af de andre foreninger den dag. Parkour - endnu ikke beskrevet - Volley, løb, bordtennis og hockey - endnu ikke beskrevet - 14