Boligforeningen HVIDOVREBO

Transkript

1 Hvidovre, den 4. februar 2015 Referat Den 3. februar 2015 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 29 Mødested: FA09 Afdeling: Stationsparken 24, 2600 Glostrup Mødetid kl Deltagere: Georg Jensen formand Jan Bo Rasmussen næstformand Christel Halberg bestyrelsesmedlem Jette Wagner bestyrelsesmedlem Afbud Finn Møller bestyrelsesmedlem Palle Christensen suppleant Finn Sternberg suppleant Lone Lund-Rasmussen Lars Nørgaard FA09 FA09 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat 3. Meddelelser fra formanden 4. Meddelelse fra direktøren 5. Status på vagtudkald 6. Orientering fra afdelingerne 7. Orientering fra udvalgsposter 8. Lukket punkt 9. FA To do liste 11. Møder med Hvidovre Kommune 12. Eventuelt 1. Valg af dirigent Georg Jensen blev valgt som dirigent og Lone Lund-Rasmussen blev valgt som referent. 2. Godkendelse af sidste referat Referat nr. 27 og 28 blev godkendt og underskrevet. 1

2 3. Meddelelser fra formanden 3.1 Generalforsamlingen er flyttet til den 5. maj 2015, kl , da Lille Friheden ikke var ledig 19. maj Lille Friheden er nu booket. Organisationsbestyrelsen godkendte datoen. Generalforsamlingsdatoen skrives på hjemmesiden. Indkaldelsen lægges på hjemmesiden, når den omdeles og annonceres i Hvidovre Avis. 3.2 Forberedelse af generalforsamling. Georg Jensen og Christel Halberg er på valg. Udkast til indkaldelse (bilag 1) Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen. 3.3 Gennemgang af mål og strategiplan for HvidovreBo (bilag 2a og 2b) Oplægget blev gennemgået. Organisationsbestyrelsens medlemmer sender kommentarer til Georg Jensen, der i samarbejde med administrationen indarbejder bemærkningerne i oplægget. Det reviderede oplæg drøftes på regnskabsmødet den 14. april Den overordnede tidsplan er, at organisationsbestyrelsen efter september møderne indkalder afdelingsbestyrelserne og personale til et fælles møde om målsætninger og strategi for HvidovreBo. 3.4 Organisationsbestyrelsesmødet (regnskabsmøde) 28. april 2015 er flyttet til 14. april 2015 på grund af flytning af generalforsamling. Organisationsbestyrelsen godkendte datoen. 3.5 Georg Jensen foreslog, at alle nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer hurtigst muligt skal tilbydes et grundkursus i, hvad der er en afdelingsbestyrelses kompetence og arbejdsopgaver. Kurset foreslås afholdt inden jul. Organisationsbestyrelsen godkendte ideen og administrationen kommer med et oplæg. 3.6 Georg Jensen har sammen med Morten Ovman afholdt møde med afdeling 2 vedrørende en konkret klage. Afdelingsbestyrelsen havde påbegyndt klagebehandling i stedet for at sende sagen til administrationen. 2

3 Sagen er gået i hårdknude. Georg Jensen har indkaldt klager og den anklagede til møde med afdelingsbestyrelsen. Georg Jensen håber, at han som mediator kan få sagen bilagt. 3.7 På organisationsbestyrelsesmødet den 5. februar 2013 besluttede organisationsbestyrelsen, at ejendomsfunktionærerne ikke måtte indtage alkohol i arbejdstiden, dog kunne driftschefen ved receptioner give tilladelse hertil. Indtages alkohol ved receptioner, skal ejendomsfunktionæren afspadsere resten af dagen. I ansættelseskontrakterne for nye medarbejdere indføjes forbuddet mod indtagelse af alkohol. For ansatte, der ikke har forbuddet i ansættelseskontrakten, gælder lokalaftalens bestemmelser. Det fremgår af lokaleaftalen, at såfremt en ejendomsfunktionær træffes i beruset tilstand i arbejdstiden, får vedkommende en skriftlig advarsel og ved gentagelse vil den pågældende blive opsagt/bortvist fra sin stilling. Da ansatte, der ikke har forbuddet i ansættelseskontrakten, kan indtage en øl i frokostpausen, vil disse kunne lugte af øl i arbejdstiden. Administrationen har modtaget flere klager over, at nogle ejendomsfunktionærer har lugtet af øl i arbejdstiden. Administrationen kan ikke vurdere, om ejendomsfunktionærerne har drukket mere end en øl. Organisationsbestyrelsen godkendte derfor, at der bliver indkøbt et alkoholmeter, som driftschefen/ejendomsmesteren kan bruge ved mistanke om alkoholindtagelse i arbejdstiden. 4. Meddelelse fra administrationen 5. Status på vagtudkald Status på vagtudkald rundsendes igen pr. 31. marts Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3

4 6. Orientering fra afdelingerne Afd. 1, Svendebjergvej Endelig rapport vedr. PCB er modtaget. Den viser at PCB indholdet er under grænseværdien og dermed ikke noget man skal forholde sig til i forbindelse med en vinduesudskiftning. Afdelingsbestyrelsen kontaktes og det videre forløb aftales med dem. Afd. 2, Gl. Køge Landevej Der holdes møde med afdelingsbestyrelsen 20/ vedr. urafstemning om husdyrhold samt håndtering af beboerhenvendelser. Afd. 3, Hvidovregade Afd. 4, Hvidovrevej Efter etablering af ny asfalt er der konstateret problemer med regnvand foran flere indgangspartier. Dette er blevet afhjulpet ved at sætte ACU-dræn. Afd. 5, Gl. Køge Landevej 274 A-D Rådgiver har 19/ lagt dataloggere i 5 udvalgte lejemål. I starten af februar indsamles loggerne og der bliver i den forbindelse udført Thermofotografering i de samme 5 lejemål. Efterfølgende kommer rådgiver med en rapport vedr. kulde- / træk- problemerne i afdelingen. Afd. 6, Strandhavevej/Strandmarksvej Landsbyggefonden er den 16/ blevet rykket for en status vedr. tagsagen. Afd. 7, Kærstykkevej/Tavlekærsvej Administrationen har haft møde med den nye afdelingsbestyrelse. Efter mødet er rådgiver blevet bedt om at efterregne overslag på tagudskiftning samt at medtage solceller i overslaget. Per Larsen er pr. 1/ ansat som ejendomsmesterassistent. 4

5 Afd. 8, Vojensvej 8-18 Entreprenøren er ved at kaste sidste hånd på renovering af det første vindue. Det forventes at dette bliver tilfredsstillende hvorefter renovering af vinduer fortsætter. Afd. 9, Tavlekærsvej 98 A-E Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering fra udvalgsposter 8. Lukket punkt Vedlægges. 9. FA09 Der har været bestyrelsesmøde og ekstraordinært repræsentantskabsmøde i december På mødet blev ydelseskataloget gennemgået og godkendt. Ydelseskataloget vedhæftes som (bilag 3). Organisationsbestyrelsen roste ydelseskataloget for dets gennemskuelighed tog orienteringen til efterretning. 10. To do liste 11. Møder med Hvidovre Kommune Fællesmøde med Hvidovre Kommune torsdag 22. januar 2015 er afholdt. Der var ingen bemærkninger. 5

6 Der er indkaldt til styringsdialog med Hvidovre Kommune mandag den 14. september 2015, kl , mødelokale Sollentuna 2, 5. sal. 12. Eventuelt Næste ordinære møde (regnskabsmøde) er tirsdag 14. april 2015, kl