Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Egedalsvænge Mødedato: Torsdag den 9. oktober 2014 kl Mødested: Egedalsvænge Til stede: Iris Gausbo (IG) udpeget af 3B s bestyrelse Jens Wenzel Andreasen (JWA) udpeget af 3B s bestyrelse Mette Nellemann (MENE) deltog i behandlingen af punkt 6 Afbud: Steffen Morild (SM) udpeget af 3B s bestyrelse Fra administrationen: Driftsleder Michael Larsen (MILN) Driftschef Lars Mann Pedersen (LAPE), referent Referat udsendt den 3. november Drøftelse af udvalgsarbejde med de nedsatte beboerudvalg Beboere, der havde meldt sig til udvalgsarbejde i afdelingen, var inviteret til en drøftelse af, hvordan udvalgsarbejdet skal foregå i de nedsatte udvalg beboere var mødt op, og det fremtidige samarbejde med udvalgene blev drøftet. Der vil blive skrevet om udvalgene i de kommende nyhedsbreve for at få flere til at melde sig til udvalgene. Bestyrelsen foreslog at fremsende en indkaldelse til det første møde i hvert af udvalgene. Nogle af udvalgene vil tillige få tilknyttet en medarbejder, som kan bistå med den faglige ekspertise i udvalgsarbejdet. LAPE udarbejder regler for, hvordan udvalgene får afregnet eventuelle udlæg, samt renskriver listen over udvalgssammensætningen og fremsender denne til bestyrelsen. Herefter fortsatte bestyrelsen mødet uden deltagelse af beboerudvalgene. IG og JWA deler udvalgene i mellem sig, således at hvert udvalg får en kontaktperson i bestyrelsen.

2 Der blev aftalt følgende mødedatoer som udvalgene indkaldes til: Fraflytningsudvalg: Torsdag den 13. november 2014 kl IG og en repræsentant fra driften deltager. TV-udvalg Torsdag den 13. november 2014 kl JWA og LAPE deltager. Budgetudvalg Afventer at flere melder sig til udvalget. Aktivitetsudvalget Har ønsket et møde med bestyrelsen, og udvalget inviteres derfor til møde torsdag den 13. november 2014 kl Godkendelse af dagsorden for bestyrelsesmødet. Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 2. september 2014 Udkast til referat er fremsendt til bestyrelsen den 26. september Referatet blev godkendt uden rettelser. Referatet lægges herefter på hjemmesiden. 3. Opfølgning på sager siden sidste møde (ikke sager der er selvstændige punkter på dagsordenen) Der var ikke nogen sager til drøftelse. 4. Gennemgang af budgetopfølgning pr. 30. september 2014 Udsendt til bestyrelsen den 6. oktober Der er efterfølgende foretaget en ændring på grund af en fejlkontering på konto , hvilket har reduceret forbruget med ca. kr Det forventes for nuværende, at driftsbudgettet for 2014 holder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2

3 5. Orientering om afdelingens daglige drift v/ varmemester eller driftschef Kokkedal på Vej har i forbindelse med tillæg til Helhedsplanen, særskilt for Egedalsvænge, fået bevilget midler fra Landsbyggefonden til en netværksmedarbejder frem til juni Stillingen er slået op med ansøgningsfrist den 19. oktober Ansættelsesudvalget består af Michael Hedegaard og yderligere en medarbejder fra Kokkedal på Vej, MILN og LAPE fra driften samt IG som tillige sidder i styregruppen for Kokkedal på Vej. I forbindelse med indførelsen af vandmålere i afdelingen, har Områdekontoret Vest ansøgt Ministeriet for By, Bolig og Landsdistrikter om midler fra en forsøgspulje, med det formål, at få midler til at ansætte en opsøgende medarbejder i forbindelse med information omkring vandmålere, vandforbrug m.m. Det er meningen, at vedkommende skal skabe aktiviteter omkring energibesparende foranstaltninger samt uddanne ambassadører, som lokalt kan medvirke til information om bl.a. individuelt vandforbrug. Projektet er påtænkt at skulle køre i 2015 og 2016, og såfremt ansøgningen møder fremme i ministeriet, må der skulle forventes en vis medfinansiering fra afdelingen / 3B, formentlig i størrelsesordenen kr fordelt over de 2 år. Et vigtigt mål er at forsøge at være på forkant med de enkelte lejers vandforbrug via løbende information og medinddragelse. Dette kan forebygge, at lejerne bliver overrasket over den endelige vandopgørelse. Driftschefen har modtaget henvendelse fra KM Telecom som lejer en antenneposition på taget af Egedalsvænge. Flere andre driftschefer har modtaget lignende henvendelser, som går på nedsættelse af lejen, fastfrysning af lejen i 5 år samt en forlængelse af uopsigeligheden til 10 år. Der arbejdes på en fælles henvendelse fra 3B til firmaet, der forhandler på vegne af Telia og Telenor. 3

4 6. Orientering om den igangværende byggesag v/ projektleder eller driften MENE deltog i behandlingen af dette punkt og startede med at drøfte Klimaprojektet. JEVA deltog ikke i behandlingen af dette punkt. Rådgiverne er ved at være færdige med dispositionsforslaget, men havde en række spørgsmål de ønsker afdelingsbestyrelsens kommentarer til. Status er, at Schønherr (rådgiver) afleverer dispositionsforslag d. 24. oktober Schønherr præsenterer projektet for afdelingsbestyrelsen på møde i november, LAPE koordinerer dato og indkalder. Vedrørende Nyttehaverne, så er det tidligere i processen, foreslået at flytte 26 p-pladser til området SV for Egedalsvænge. Efter dialog med haveudvalget, er det besluttet at placere nyttehaverne i samme område. Der var på mødet enighed om, at der skal findes plads til nogle af P-pladserne et andet sted, det er vigtigt at få god plads omkring haverne. En del af den overskydende jord fra renovering af gårdrummet, vil kunne bruges som muld i haverne. Forberedelse af flytning, inkl. fræsning af jord, vil kunne påbegyndes i november, planter flyttes marts april. Beboerne skal selv stå for flytning. Driften vil kunne hjælpe med lån af maskiner mv. Der skal udarbejdes en præcis opmærkning af skel mellem de enkelte haver. Omkring Grønningen, så forslås det, at en del af den overskydende jord placeres i de lavest liggende områder i Grønningen, hvor der er sumpet. Der kan etableres en lav forhøjning i terrænet for at skærme af mod haverne bagved. Rådgiverne foreslår, at det regnvand fra tage, der ikke anvendes i vaskerier, føres gennem private haver i åbne render og videre til grøfter mm i fællesarealer. 4

5 Der var enighed om, at det er en god idé, men det kræver møde for beboere i stueetagen, hvor vi præsenterer illustrationer af hvordan det kan udformes. Hovedstien gennem Egedalsvænge er vigtig i det samlede projekt, den forbinder hele området og er i dag et af de mest problematiske steder. Området gøres mere åbent og bl.a. skal de store træer fældes. Det skal undgås, at arealet hvor haverne ligger nu, bliver til et hundetoilet. Formidling af argumenterne for at flytte haverne og åbne for offentligheden er vigtig. MENE sender links til hjemmesider og lidt info vedr. projektet. Omkring byggesagen arbejdes der videre på at få stablet et informationsmøde for beboerne på benene, men det vigtigste er, at de personer som kan redegøre for byggesagen kan være til stede på mødet. Der har været afholdt Rejsegilde og er udsendt Nyhedsbrev til beboerne. 7. Kommende opgaver for driften Ejendomskontoret bestiller 2 juletræer til opsætning udendørs i afdelingen. Det er muligt, at Egelunden ønsker at være med, men det kræver et større træ ved Egelunden, hvilket vil kræve en medfinansiering fra deres side. MILN får afklaret dette med lederen af Egelunden. Afventer også svar fra Aktivitetsudvalget med henblik på placering af træerne. 8. Orientering om afdelingsbestyrelsens og udvalgenes arbejde v/ afdelingsbestyrelsen JWA og IG har haft møde med katteudvalget på baggrund af forbruget på konto Det er aftalt mellem bestyrelsen og katteudvalget, at der kun må iværksættes 2 indfangninger, hver måned i resten af 2014, samt at de indfangede katte ikke må genudsættes. Udgiften til foder skal samtidig holdes på et minimum. Katteudvalget skal på førstkommende afdelingsmøde redegøres for udvalgets arbejde, herunder de økonomiske udgifter i forbindelse med arbejdet. 5

6 Der er kommet henvendelser fra Billardklubben samt det gamle vaskeri omkring nøgler, da klubberne i dag har flere personer, der har brug for adgang til lokalerne, og det vil være svært at få til at fungere med kun 2 nøgler. Bestyrelsen fastholder, at nøglerne skal være i det nye fælles system, men at det kan undersøges om problemet kan løses med en nøgleboks, hvor den ene af de nye nøgler ligger, mens formand/bestyrelsen for klubben har den anden nøgle. De klubber, der har mange nøgler vil dermed kunne benytte deres nuværende nøgler samtidig med, at driften har mulighed for at få adgang til lokalerne via det nye system. Det vil koste kr pr. klub, hvis der skal etableres nøgleboks, og det skal konteres på konto Der har været klager over larm fra klubben i nr. 32. Det er specielt sent om aftenen, at der er meget larm i forbindelse med at folk forlader klubben. Bestyrelsen drøftede problemet, og var enig om, at der ved gentagne overtrædelser af husorden m.m. vil blive taget stilling til, om nøglerne til lokalerne skal inddrages fra dem, der er ansvarlige for klubben. 9. Beboerhenvendelser JWA og IG har modtaget en henvendelse fra Fædregruppen med en række punkter, som de ønsker udbedret i Det Renoverede Vasker. 1. Ekstra lås på hoveddøren. 2. Montering af karm og dør til inderste rum i lokalerne. 3. Afpropning af afløb i gulvet. 4. Fjernelse af rør, der stikker op af gulvet. Vedrørende punkt 1, vil det ikke gøre lokalet mere sikkert, hvis der monteres en ekstra lås, da det svage punkt vil være dør og dørkarm. Der er som en præventiv foranstaltning opsat yderligere kamera til at overvåge indgangspartiet i både mødestedet og det renoverede vaskeri. 6

7 Vedrørende punkt 2, så har der ikke været opsat en dør til det pågældende rum, og såfremt klubben måtte have ønske om dette, må de selv finansiere dette, eventuelt i samarbejde med Kokkedal på Vej. Vedrørende gulvafløb, så vurderes de til ikke at være til gene i forbindelse med brugen af lokalerne. Vedrørende punkt 4, så har driften i forbindelse med renoveringen af lokalerne skåret rør væk, hvis de var placeret uhensigtsmæssigt, men hvis der fortsat er rør, der stikker op af gulvet, kan de kontakte ejendomskontoret, som så vil kigge på det. Ejendomskontoret har modtaget en klage fra Kattegruppen, der klager over en lejer som de mener, fodrer katte ud fra sin bolig. Der er tale om en ældre svagelig mand, og ejendomskontoret har indledt en dialog med lejeren. 10. Evaluering af afdelingsmødet Afviklingen af afdelingsmødet drøftet. Det er aftalt, at ejendomskontoret får udarbejdet en prøve på en stemmeboks, som fremover vil kunne benyttes til afstemninger på afdelingsmøderne. Adgangsregistrering og stempler på håndryggen som kontrol fungerede fint, men stemplerne bør være mindre. Der skal være flere stemmetællere, men det fungerede fint med stemmesedler i flere farver. Set i forbindelse med den igangværende renovering af afdelingen, burde der have været repræsentanter fra Byggeafdelingen tilstede, for at svare på spørgsmål om byggesagen. 11. Drøftelse af antenneforhold Der blev nedsat et TV-udvalg på seneste afdelingsmøde, og drøftelserne om antenneforhold tages i dette udvalg. Udvalget indkaldes til møde medio november Nyhedsbreve Det næste Nyhedsbrev er ved at være klart, og det forventes uddelt i indeværende uge. 7

8 I det kommende Nyhedsbrev skal der blandt andet sættes fokus på klager over husdyrhold og øvrige husordensovertrædelser. 13. Kommende møder Bestyrelsen har aftalt følgende møder: Bestyrelsesmøde torsdag den 27. november 2014 kl på Områdekontor Vest, Herlev, med mindre det vurderes, at der skal afholdes andre møder i Egedalsvænge i forbindelse med bestyrelsesmødet. 14. Eventuelt Intet til drøftelse. 8