BILAG TIL BEREDSKABSPLAN OG KRISEHÅNDTERING

Transkript

1 BILAG TIL BEREDSKABSPLAN OG KRISEHÅNDTERING Pandemi plan En pandemi vil med største sandsynlighed påvirke de implicerede e forskelligt, afhængigt standarden indenfor sundhedssystemet, indbyggertallets størrelse, det omgivende miljø, strukturen og distributionsflowet, mm. Selv om et skulle blive udsat for en pandemivirus kan ovenstående faktorer gøre, at større eller mindre områder påvirkes i forskelligt omfang. Der kan være områder som slet ikke berøres. Denne beredskabsplan beskriver hvordan situationer af denne type håndteres. 1. Før, giv vejledning og forberedelser inden en pandemi begynder at spredes via kontakt fra person til person. 2. Under, giv vejledning og informer når et pandemiudbrud er bekræftet. 3. Efter giv vejledning og informer for behandlingsperioden mellem eller efter at pandemi officielt er erklæret ovre. For pandemi som spredes via kontakt mellem person til person. 4. Generel information 1. Handlingsplan for virksomhedens administrerende direktør administrerende direktør eller dennes stedfortræder skal Fremskaffe information og forhøre sig om sygdommens karakter Kontakte Teknik - og sikkerhedschef Informere Afdelingschefer De ansvarlige (Teknik- og sikkerhedschef, HR chef, Kvalitetschef) overvåger og følger den globale pandemisituationen og underretter virksomhedens ledelse ifølge gældende beredskabsplan for pandemi. 2. Krisegruppe Krisegruppe og kontaktpersoner. Krisegruppe: Lars Adgård, AD tel Dag Henborg, Teknik- og sikkerhedschef tel Jörgen Stadler, Kvalitetschef tel Åsa Linde-Tornée HR chef tel Patrik Olsson, IT/IS chef tel Patrik Johnfors, AO Domestic Transport tel Kaj Nilsson, AO Warehouse tel Håkan Nilsson, AO International Transport tel Tommy Paulsson, AO Supply Chain management tel Eirik Borge, AO BringFrigoscandia AS tel

2 Dr. Carsten Wihlborg, medicinsk rådgivere tel Ansvarlig for intern og ekstern information: Anne Svedberg tel Intern Information Det er meget vigtigt at alle informationer som formidles er konsekvente og tydelige. Informationen skal formidles med samme indhold uanset hvem der udfører den. Det er meget vigtigt at kun en person og ikke flere formidler informationen. 4. Vaccine og medicin Efter overvejelser af flere faktorer har virksomheden valgt ikke at lagre antivirus medicin. Virksomheden følger det respektive s vaccinationsprogram og søger prioritet for grupper af medarbejdere, for at holde kritisk aktivitet i gang. Krisegruppen kan revurdere disse beslutninger. såfremt det bliver nødvendigt! For andre type af medicin, kontakt da egen læge. 5. Håndhygiejne Generel information Hygiejniske instruktioner ved pandemi. Vaske dine hænder korrekt for din og andres sundhed! At holde vore hænder rene er et af de vigtigste skridt som vi kan gøre for at forebygge og undgå at vi bliver syge eller spreder bakterier til andre. For at opnå det bedste resultat bør du vaske dine hænder med sæbe eller et alkohol baseret produkt, under rindende vand i mindst 20 sekunder. Et alkohol baseret produkt mindsker markant antallet af bakterier på huden og er hurtigtvirkende. Vask med sæbe og vand: Anvend varmt vand såfremt det er tilgængeligt. Skrub alle overflader på din hånd Skyl hænderne godt under rindende vand i mindst 20 sekunder. Tør hænderne med papir eller håndtørrer, brug papir når du lukker for vandhanen. Desinfektion med håndsprit: Håndsprit skal påføres tørre hænder, vand fortynder spritten og formindsker desinfektionen Hvornår skal jeg vaske mine hænder? Helt enkelt når dine hænder har været i kontakt med overflader, som kan indeholde bakterier. Inden du laver eller spiser mad Efter toiletbesøg Efter bleskift eller hjælp til et barn på toilet. Efter at besøgt eller passet nogen som er syge. Efter at have pudset næse, hostet eller nyst Efter du har rørt ved dyr eller dets afføring Efter have rørt ved affald Før og efter at du rører ved åbne sår eller anden skade.

3 Hoste Stop spredningen af bakterier og virus som gør dig og andre syge! Alvorlige sygdomme så som influenza, virus og server acute respiratory syndrome (SARS) spredes gennem: Hoste eller nys Ej rene hænder For at modvirke spredningen af bakterier og virus, Dæk mund og næse med lommetørklæde når du hoster eller nyser. Hvis du ikke har lommetørklæde så host i dit ærme ikke i dine hænder. Vask altid hænderne efter host eller nys (Se ovenfor Vask ) 6. Mundbeskyttelse Mundbeskyttelse af typen N95 som er en effektivt måde at mindske spredningen på, vil være tilgængelig for personer, som bliver syge på arbejdspladsen. 7. Årlig opfølgning Beredskabsplanen for pandemi bør følges op hvert år. Beredskabsplan: Del 1.0 indeholder I vejledning og foranstaltninger som bør implementeres Før en pandemi bryder ud. Ifølge The World Health Organization, bør disse altid være implementeret. I Del 2.0 indeholder I vejledning og foranstaltninger som bør implementeres Under et pandemi udbrud i overensstemmelse med The World Health Organization. I Del 3.0 indeholder I vejledning og foranstaltninger som bør implementeres Efter et pandemi udbrud i overensstemmelse med The World Health Organization, WHO

4 Del 1.0 FORANSTALTNINGER SOM BØR UDFØRES FØR EN PANDEMI BRYDER UD OG SKAL ALTID VÆRE IMPLEMENTERET (Ved første person til person spredning i området) Handling Ansvarlig Dato Kommentar Gennemført 1.1 HMS ansvarlige overvåger og følger den globale pandemisituation, underretter virksomhedens ledelse ifølge gældende beredskabsplan for pandemi. HMS ansvarlige (Teknikchef, Kvalitetschef og HRchef, Norden) Løbende 1.2 Ansvarlig chef kommunikerer med nationale myndigheder, for at forstå områdets beredskabsplaner og hvad der skal implementeres af forskelligheder i deres beredskabsplan. Denne information skal anvendes for at danne base for den lokale beredskabsplan. 1.3 Oprette kommunikationskanaler med udvalgte officielle statslige myndigheder for at samle information og dokumentation, for at Krisegruppen kan tage de nødvendige beslutninger. 1.4 Identificere hvilken chef der er ansvarlig for at kommunikere med statslige myndigheder og medier på virksomhedens vegne. 1.5 Skabe en plan for hvordan kommunikation til de ansatte skal ske under pandemiperioden. ( s, mobiltelefon, hjemmeside, radio, mm) 1.6 Uddannelse af personale i praktiske måder at minimere spredningen af bakterier og virus på arbejdet og i hjemmet. 1.7 Sikre at BringFrigoscandia har tilstrækkeligt med sæbe eller alkoholbaseret hånd hygiejne, samt mundbeskyttelse, af typen N Sikre at sæbe eller alkoholbaseret hånd hygiejne er stillet frem og er tilgængeligt på alle toiletter, i varmestuer, kantiner og øvrige fælles lokaler 1.9 Find politikken for sygefravær ved pandamiskt udbrud, som er tilpasset virksomhedens politik for at opfordre syge eller smittet personale at blive hjemme i de e eller områder som WHO har proklameret at være smittet. HR chef i resp. HR chef i resp. HR chef i resp. Media via AD HR chef i resp. og Informationsansvarlig HR chefer i resp. Indkøbsansvarlig Pladschef HR chef Norden Kontakte medicinsk rådgivere Kontakte medicinsk rådgivere Liste over, , telefonnumre, SMS til alle ansatte som kan nås via pc I samarbejde med medicinsk rådgivere, finde materiale til f.eks. APT, intranet, personalemeddelelse Bør altid være tilgængeligt på virksomhed. I samarbejde med medicinsk rådgivere og myndigheder f.eks. Sundshedsstyrelsen forbyde tilstedeværelse med influenza/begrænse med syge nærtstående.

5 Del 1.0 FORANSTALTNINGER SOM BØR UDFØRES FØR EN PANDEMI BRYDER UD OG SKAL ALTID VÆRE IMPLEMENTERET (Ved første person til person spredning i området ) Handling Ansvarlig Dato Gennemført 1.10 Oprette klare instruktioner og Medicinsk tidsrammer for politikker baseret på rådgivere WHO eller nationale myndigheders retningslinjer, for hvornår en ansat skal sætte sig selv i karantæne Oprette en plan for at meddele ansatte som er ude på opgave, om de skal returnere hjem såfremt pandamiviruset findes i det som opgaven udføres i, eller i hjemområdet Oprette rutiner i overensstemmelse med lokale myndigheder vedrørende håndtering af personale som bliver syge af pandemivirus eller dør på arbejdspladsen Oprette en plan for at identificere og informere besøgende på virksomheden eller rejsende til virksomheden, Besøgsrestriktioner implementeres eller er implementerede Om nødvendigt - skabe Helbredsforanstaltninger foreskrevne af WHO, for at modvirke sygt personale at komme ind på virksomheden Oprette en arbejdsplan for at minimere socialkontakt på arbejdspladsen og samtidigt kun have de mest kritiske funktioner aktive. Arbejdsmetode for at opretholde minimal socialkontakt er f eks. delt arbejdssskift, udvalgt personale arbejder hjemmefra, frivillig isolering og karantæne, mm Kortlæg kunder/leverancer som er samfundskritisk og derfor skal prioriteres Kortlæg samfundsvigtige funktioner/arbejdsopgaver og back-up personale HR chef I resp. HR chef I resp. Sikkerhedschef, Norden HR chef resp Krisegruppe AO chefer AD, AO chefer, pladschefer 1.18 Opret en bemandingsplan AO chefer i samarbejde med pladschefer 1.19 Sikre at gældende succes delegerings plan er kendt bt berørte chefer Identificere de kundeordrer som kan ændres uden det resulterer i bøde eller skader i relation til kunden. AO chefer AO chefer Kommentar Sundhedsstyrelsens direktiv. forbyde tilstedeværelse med influenza/begrænse med syge nærtstående. Isolation Medicinsk rådgivere bidrager I samarbejde med lokale Hvis noget sker Kontinuerlig Successionsplan

6 Del 1.0 FORANSTALTNINGER SOM BØR UDFØRES FØR EN PANDEMI BRYDER UD OG SKAL ALTID VÆRE IMPLEMENTERET (Ved første person til person spredning i området ) Handling Ansvarlig Dato Gennemført Indkøbschef, AO chefer (Vognmænd, diesel) 1.21 Identificere kritiske Supply Chain leverandører og sikre at deres Business Continuity Plans er acceptable 1.21 Oprette en kriseplan for at sikre sikkerheden på virksomheden og sikre ejendom af større værdi, (Data backup s, lager, dokumentationer mm.) eller anden tyveriegnet ejendom (Laptop, stationære pc er, telefoner, printere, pengekasse, specialværktøj, mm) i tilfælde af at virksomheden lukkes under perioden for en pandemi udbrud Sikre at IT Disaster Recovery plan er gældende og regelbundet testet i den givne perioder Fastslå hvor længe kritiske servere kan fungere i et ikke overvåget miljø, samt om de kritiske systemer kan passes fra en alternativ plads. Sikre tidsplan for udførelse af dette Opret en plan for fjernadmininstration af IT miljø, for at sikre at personale som har mulighed for at arbejde på distance har muligheden for at udføre dette, samt at infrastruktur eksisterer for at opretholde det. Det er vigtigt at tage hensyn til at Internettet kan være belastet under en Pandemi. Pladschef Kommentar Leverandør liste Årligt

7 Del 2.0 FORANSTALTNINGER SOM BØR UDFØRES UNDER EN PANDEMI. (Ved første person til person spredning i området ) Handling Ansvarlig Dato Gennemført Kommentar 2.1 HMS ansvarlige HMS ansvarlige overvåger pandemikonsulter med expertise og videreformidler anbefalinger til Krisegruppen angående yderligere foranstaltninger som virksomheden skal implementere. 2.2 Om nødvendigt - forbyde Krisegruppen Afvise besøgende alle besøgende til BF virksomheder, som ligger i området som deklareres af WHO at være inficeret. 2.3 Om nødvendigt - Krisegruppen implementere helbredskontroller på virksomheder, som ligger i områder som deklareres af WHO at være inficeret, for at modvirke at smittet personale kommer ind på virksomheden. (1.14). 2.4 Forbyde BF ansatte at Krisegruppen møde kunder, sælgere, leverandører mm. som kommer fra eller nyligt besøgt områder som deklareres af WHO at være inficeret. 2.5 Implementere en Krisegruppen pandemibaseret virksomheds rejserestriktion til og fra områder, som deklareres af WHO at være inficeret Disse områder vil være opslået på intranettet/personale. 2.6 Personale som udviser symptomer skal anvende mundbeskyttelse i den tid de er på arbejdspladsen til at de går hjem. Pladschef

8 Del 2.0 FORANSTALTNINGER SOM BØR UDFØRES UNDER ET PANDEMI UDBRUD. (Ved første person til person spredning i området ) Handling Ansvarlig Dato Gennemført Kommentar 2.7 Implementere politik for sygefravær ved pandamisk udbrud, som opfordrer syge eller smittet personale til at blive hjemme i de e eller områder som WHO har erklæret at være smittet. (1.9). HR chef i resp. 2.8 Implementere karantæne politikker og kommunikere gennemførelse heraf til de ansatte (1.10) 2.9 Meddele ansatte som er ude på opgave, at de skal returnere hjem umiddelbart fra e som er inficerede med pandami viruset (1.11) Forbyde møde på steder med personer som kommer fra eller nyligt har besøgt e som deklareres af WHO at være inficeret Informere alle besøgende på virksomheden eller rejsende til virksomheden, at besøgende ikke slippes ind på virksomheden på grund af pandami (1.13) Implementere planen for at minimere socialkontakt, når pandemi bryder ud. (1.15) 2.13 Implementere krisesikkerhedsplan for om virksomheden skal lukkes en periode under en pandemi (1.21) Implementere en plan for fjernadmininstration af IT miljø, for at sikre at personale, som har mulighed for at arbejde på distance har muligheden for at udføre dette. (1.22) 2.15 Ved behov først at meddele kunder hvis virksomhed il blive påvirket af, forsinkelser på leverancer, eller disse påvirker egen virksomheden negativt. HR chef i resp. HR chef i resp. Krisegruppen Sikkerhedschef Krisegruppen Krisegruppen Områdechef i samarbejde med pladschef

9 Del 3.0 FORANSTALTNINGER SOM BØR UDFØRES EFTER AT ET PANDEMI UDBRUD ER FORKLARET OVENFOR. Handling Ansvarlig Dato Gennemført 3.1 Tilbagekalde alle implementerede Krisegruppen restriktioner, når det er sikkert at udføre det. 3.2 Evaluere den nuværende status Krisegruppen af virksomheden samt prioritere og forberede aktiviteter, såfremt dette kræves. 3.3 Sammenkalde til Lessons Krisegruppen learned møde med ledergruppen for at analysere hvad der fungerede godt, men vigtigst af alt hvad der skal ændres umiddelbart. Ændre beredskabsplanen ifølge resultatet fra mødet 3.4 Opfylde forbrugte materialer så Indkøbschef, hurtigt som muligt. pladschefer 3.5 Gå tilbage til del 1.0. Krisegruppen Kommentar