Referat fra 14. teletolkeimplementeringsgruppemøde

Transkript

1 Dato: Vor ref.: LHO Referat fra 14. teletolkeimplementeringsgruppemøde Dato: Tirsdag den 12. juni 2012 Sted: Deltagere: MedCom Lene Søbjerg, CFK, Region Midtjylland Stina Lou, CFK, Region Midtjylland Jane Kempf Bertelsen, Region Nordjylland (video) Karin Hedegaard, Aalborg Sygehus Axel Pallesen, Region Midtjylland Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Søren Gormsen, Favrskov Kommune Keld Graugaard Pedersen, Favrskov Kommune Jacob Grambo Larsen, Århus Kommune Eva Lund, Odense Universitetshospital (video) Pia Maria Nielsen, Varde Kommune Jacob Hempler, Odense Kommune Pia Langhoff, Odense Kommune Jan Thomsen, Odense Kommune Bente Christiansen, Region Sjælland Tenna Teegen, Region Sjælland Susanne Ørnfeldt Schou, Region Hovedstaden Signe Wolf, Københavns Kommune Lone Høiberg, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Rikke Viggers, MedCom Per Abildgaard, MedCom Peder Illum, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Mogens Engsig-Karup, Region Midtjylland Jesper Piculell, Århus Kommune Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Claus Duedal Pedersen, Odense Universitetshospital Lars K. Olsen, Esbjerg Kommune Simon Simonsen, Vejen Kommune Lene Hansen, Vejen Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Bente Christensen, Kolding Kommune Kinne Morthorst Kaysen, Middelfart Kommune Mads Nybroe, Odense Kommune Anette Dahl Høm, Region Sjælland

2 Referat: 1. Velkomst og præsentation v/lone Velkomst v. Lone. Kort præsentationsrunde. Der er udleveret kørselsgodtgørelsesskema. Kort gennemgang af dagsordenen. 2. Nyt fra MedCom v/medcom Det er sidste gang, vi holder implementeringsgruppemøde i disse lokaler, da MedCom flytter til Forskerparken 10, 5230 Odense M den 2. juli. Region Midtjylland har lavet en film, som Lone viste 1&feature=plcp. Teletolkeprojektet har været nomineret til en grøn it-strategipris, men vandt dog ikke. Alle regioner har sendt status, som skal sendes videre til RSI. Alle regioner mener at kunne nå målene for udbredelse. Der har været afholdt styregruppemøde, hvor der bl.a. blev snakket budget. Der er 10 mio. kr. tilbage, men alle er øremærkede. Næste møde i styregruppen er planlagt til 20. august. I samarbejde med Region Midtjylland er der gennemført et projekt omkring booking. Projektet er gennemført, og evaluering er i gang. Telepsykiatri: Der er gennemført 5 pilotprojekter i samarbejde med Region Midtjylland. Evaluering på vej. Lone gav status over antal afdelinger, der videotolker. I alt 174 afdelinger. Ligeledes status på antal videotolkninger. Lone præsenterede en oversigt over, hvornår der skal afrapporteres til henholdsvis RSI og Fonden for Velfærdsteknologi. Udfordringer for projektet: Det kræver hårdt arbejde at nå i mål i forhold til udbredelsesgraden. Når de fleste afdelinger får implementeret videotolkning så sent i projektet, vil vi ikke i projektets levetid få det fulde udbytte på dækningsgraden. Ligeledes kan det blive svært for tolkeudbyderne at følge med efterspørgslen. Kommuner: 5 kommuner har gennemført pilotprojekt og har lavet evaluering. Esbjerg mangler lidt i forhold til deres evaluering. Favrskov, København, Varde og Middelfart er i gang med pilotprojekt og skal herefter lave slutevaluering. MedCom har deltaget på KL-konference, hvor der var meget stor interesse for anvendelse af videokonference til forskellige formål. Rikke præsenterede oversigt over antal videotolkninger. Lægepraksis: Pilotprojektet er slutevalueret. 8 af de deltagende lægepraksis er gået i drift med

3 videotolkning. Region Midtjylland er i gang med et implementeringsprojekt til almen og speciallægepraksis, som bruger tolkning mest. Susanne deltager i projektet. Ligeledes er Region Syddanmark i gang, og Region Sjælland er også interesseret i at få det udbredt. Tolkeudbydere: Der er konstant skiftende udbud i regionerne, hvor erfaringer fra teletolkeprojektet forsøges at blive inddraget. Der er netop sendt status til tolkeudbyderne omkring projektet. Tolkeudbyderne giver udtryk for, at de har udfordringer med regionerne i forhold til det praktiske (at finde hinanden på video). De sundhedsfaglige har svært ved at bladre i adressebøgerne. Store problemer med forsinkelser. MedCom opfordrer regionerne til, at de inddrager tolkeudbyderne i deres lokale projektmøder. 3. Projektets slutevaluering v/stina Lou og Lene Søbjerg, CFK region Midtjylland Slutevalueringen vil hovedsagligt handle om regionernes evaluering. Kommunernes evalueringer vil blive samlet og inddraget i evalueringen. Lene præsenterede projektdesign. Udbredelsesgrad og dækningsgrad. Prisudvikling. Tidsregistrering Endokrinologisk Afdeling på OUH vil deltage i et randomiseret forsøg. Tilfredshed. Der er udpeget en afdeling fra hver region til kvalitative interview og heldigvis meget forskelligartede afdelinger. 4. Fra projekt til drift, v/eva Lund Der er implementeret videotolkning på 102 afdelinger i Region Syddanmark. Der mangler 7 afdelinger, som har modtaget undervisning, men ikke har gennemført 1. videotolkning endnu. Det forventes, at anvendelsesgraden af videotolkning vil stige i løbet af de næste måneder. Også psykiatrien er godt undervejs. Pr. 1. maj er videotolkning officielt overgået til drift og alligevel ikke. Man er i gang med at udarbejde 3 dokumenter vedr. opgaver og ansvar for systemejer. Dokumentet skal godkendes, så ansvaret er placeret. Når dokumentet er godkendt, vil Eva gerne offentliggøre det. Er også ved at udarbejde et dokument vedr. indkøbsproces. Dokumentet skal sikre, at processen for indkøb af videokonferenceudstyr bliver ensartet og nem for brugerne. Der er også et dokument under udarbejdelse vedr. support, så alle ikke bliver ved med at ringe til Eva. Dokumentet skal sikre de nødvendige rammer for it-supporten ved regionshuset og på sygehusene med henblik på support af videokonferenceudstyr. For at få videotolkning udbredt arrangeres stormøder for alle kontaktpersoner på en matrikel med deltagelse af tolkeleverandør. Folk har stor glæde af ERFA-udveksling. Der informeres via hjemmesider, infonet, mail og artikler. Der udarbejdes vejledninger og tilbydes opfølgende undervisning. Man har også overvejet at få undervisningen med i den intro, alle nye medarbejdere får. Har også overvejet at undervise underviserne på de sundhedsfaglige uddannelsesinstitutioner. Herudover mangler man stadig bookingsystem og bekræftelse på tolkning, så det juridiske aspekt er i orden. Vil gerne have bookingsystem til tolkning integreret med EPJ. Har også overvejet brugen af tolkeportalen, som man har kørt projekt med i Region Midtjylland. Behov for præcis tidsregistrering til brug for fakturering. Arbejder med at få nogle bedre statistikker, men der hjælper MedCom nok på vej. Til efteråret bliver E20 ikke produceret mere, så der skal også tages stilling til udfasning af apparatur og indkøb af ny teknologi. Eva vil gerne råde de andre regioner og kommuner til at starte med at tænke overgang til drift i god tid. Hvis en kliniker er ude for en dårlig tolkning, skal de melde tilbage til tolkekontoret, men med kopi til den lokale kontaktperson på hospitalet, så man sikrer opsamling. Region Syddanmark har afsluttet udbud pr. 1. januar, hvor de har indgået aftale med 1 tolkebureau for 3 år med mulighed for 3 års forlængelse. I Region Midtjylland er man i gang med udbud, og der vælger man en første prioritet, en anden prioritet og en tredje prioritet. Susanne opfordrer til, at regionerne og kommunerne sikrer sig, at tolkene har de samme gode 3

4 motorveje, lige meget hvorfra tolkningen foregår. 5. Teknikstatus v/peder og Per Der er lavet aftale om en statistikdel med et norsk firma. Statistikkerne vil blive indsamlet fra VCS erne i stedet for fra TMS erne. Dette kan være med til at afklare en evt. tvist om, hvorvidt en tolkning er gennemført eller ej. Der vil blive stillet nogle forud definerede rapporter til rådighed. Man vil samtidig kunne bede om andre rapporter. Hvis regionerne eller kommunerne har specielle ønsker til rapporter, kan man sende en mail til Peder, pi@medcom.dk. Der er lavet aftale om en telefonbog med et norsk firma, Seevia. Systemet kan tilgås på eller Firmaet har lovet at lave det på dansk, men indtil videre er det kun på norsk, svensk eller engelsk. Per præsenterede systemet. Hvis man er interesseret i at bruge systemet, kan man sende en mail til Per, pea@medcom.dk, hvorefter man vil blive oprettet. Systemet kan også fås som APP til iphone og Android-telefoner. Per præsenterede, hvor nemt det er at udsøge et nummer og kalde op. Regioner og kommuner kan selv bestemme, hvilke numre der skal synkronisere op til systemet, således at numrene bliver synlige for andre. Man kan også sætte adgangsbegrænsning på, så man skal søge om at få adgang. De lokale telefonbøger vedligeholdes 1 sted, men gøres tilgængelige et fælles sted. Man skal dog abonnere på de parter, man ønsker at få adgang til. Telefonbogen kan lægges direkte ud på E20 erne og forskellige touchpaneler, som det vi har i MedCom. Resten af året er systemet finansieret af teletolkeprojektet, men herefter skal der findes en finansiering. Enten skal regionerne selv lave aftale med deres leverandør, eller også skal der laves en central løsning. I forvejen er der lagt op til en forøgelse af afgiften for at være på sundhedsdatanettet fra i dag 20 øre pr. indbygger til i stedet 40 øre pr. indbygger, således at videoknudepunktet kan blive finansieret, efter teletolkeprojektet er afsluttet. Dette afventer dog en endelig afklaring i MedComs styregruppe. 6. Regioner: Mødelokale 1, v/ Susanne, Per og Lone Evalueringsresultater fra delprojektet Booking v/axel Pallesen Børneafdelingen på Viborg Sygehus har været pilotafdeling på projektet. Regnskabskontoret på Viborg Sygehus har ligeledes deltaget. 2 tolkebureauer Tolketjenesten og Translation Bureau Danmark har deltaget. Testperioden har været 14. marts til 30. april Der har været gennemført 9 tolkninger i perioden. 10 personer i alt har deltaget fra de forskellige organisationer. Evalueringen er foretaget via spørgeskema. Axel præsenterede statistikresultater af spørgeskemaundersøgelsen. Det er et lille evalueringsgrundlag, men med altovervejende positive tilkendegivelser. Tolkebureauerne har givet de dårligste tilkendegivelser mest pga. at de skal håndtere 2 systemer, da mange af dem har et bookingsystem i forvejen. Bookingsystemet sættes nu i drift i Region Midtjylland. Susanne spurgte, om de har overvejet at bruge en af MedComs standarder til at integrere data, så man undgår dobbeltindtastning. Det har man ikke p.t., men det kunne måske tænkes ind på sigt. Implementeringsstatus fra hver region. Oplæg: Hver region har oplæg på 10 minutter til projektets fremdrift inkl. plan for den resterende implementering. Region Hovedstaden: Det er rykket lidt siden sidste gang. Mangler 62 afdelinger ud af 107. Har fået en teknisk ressource nu, som skal tage den tekniske del og melde klar til Susanne, så hun kan komme videre. Den organisatoriske del er meget tung. Det er meget forskelligt, hvor villige afdelingerne er. Nogle afdelinger har nogle ildsjæle, mens andre ikke er så omstillingsparate. Susanne oplever, at der er behov for at komme mere end 1 gang på afdelingerne. Susanne har faktisk allerede påbegyndt nogle af de processer, som Eva beskrev i forbindelse med overgang til drift. Har problemer med at få statistikker fra tolkebureauerne. 2 hospitaler er helt færdige Frederiksberg og Bispebjerg. Glostrup mangler kun 1 afdeling. Når først afdelingerne er kommet i gang, tager de det til sig og ser hurtigt behov for yderligere udstyr. 4

5 Region Sjælland: 17 afdelinger teknisk klar og mangler 13. Det er mest i Syd, der mangler. Den implementeringsperson, der har været i Nord, regner Tenna med at få lov at låne ud til Syd. De 4 afdelinger i psykiatrien er klar. I forhold til praksisområdet er man ikke kommet i gang. Region Midtjylland: Det går, men langsomt. 17 afdelinger videotolker ud af er teknisk parat. Den store udfordring ligger på Århus Universitetshospital og Randers. I Århus skyldes det, at det har været lige så billigt at bestille en fremmødetolk. Det bliver lavet om i forbindelse med det nye udbud. Ligeledes bliver det meget nemmere at bestille tolk via det nye bookingsystem. Der er blevet ansat en dedikeret medarbejder på fuld tid til at skubbe implementeringen i gang på Århus Universitetshospital. Der er netop indgået en bestilling på 40 E20 ere til Århus Universitetshospital. Der lægges implementeringsplaner for Randers i øjeblikket. Region Nordjylland: Fuldt teknisk implementeret på 60 afdelinger, men halter med den første videotolkning. I samarbejde med Susanne er man i gang med at revurdere relevante afdelinger. Er ca. 50 % i mål. Der er ikke den store efterspørgsel på videotolkning. Den største udfordring i Nordjylland er, at der mangler en organisation, der står bag. På Aalborg Sygehus har de rigtig mange udenlandske læger, som selv tolker. På Aalborg Sygehus har de fået forbud mod at bestille fremmødetolk. MedCom: Der er lavet en artikel vedr. pilotprojektet i praksis Når tolken ikke er til stede i lokalet, som er udgivet i Månedsskrift for almen praksis maj Artiklen sendes ud med referatet. Diskussion af løsninger til øget implementeringshastighed v/alle Som Susanne nævnte tidligere på mødet, er der kommet en tilbagemelding fra et tolkebureau om, at det sundhedsfaglige personale har svært ved at finde videonumrene, og hvor tolkningen ofte ender med en telefontolkning. Ligeledes problemer med forsinkelser, uden at tolkebureauerne bliver orienteret herom. Mange bookinger er kun af 15 min. varighed, hvorfor det bliver meget følsomt over for forsinkelser. Har dog samtidig fået tilbagemelding fra et andet tolkebureau, som beskriver, at det foregår fuldstændig problemfrit. En af regionerne var lidt uforstående overfor den første udmelding, da de i deres aftale kun kan booke 1 times tolkning, og i det udarbejdede materiale er det tydeligt gjort klart, at hvis det sundhedsfaglige personale har tid, kan de meddele tolkebureauet, at de er forsinkede, men ellers må tolken blot sidde og vente, da tolken er booket for 1 time. E20: Susanne fra Region Hovedstaden har for nylig fået en mail om, at man ikke længere kan købe E20 fra oktober Der vil dog stadig være mulighed for service på dem 5 år yderligere. Det betyder, at alle regioner skal til at overveje, hvilke apparater de så vil købe. Per gav en status på, hvad der ellers findes af udstyr, men en del af dem er meget dyre, mens andre har dårligt kamera. Per tror mere, at man går tablet-vejen. MedCom kører test på forskellige apparater. I Region Sjælland har de kørt på V700 fra Polycom, men den er også udgået. Kører test på tablets fra Polycom. Tablet leveres dog sammen med en bærbar computer. Karin synes, regionerne bør gå sammen og klage til leverandøren. De bør oplyse, når man køber udstyret, at det ikke produceres længere. Det er ikke mere end 1 uge siden, Karin bestilte de sidste apparater uden at få noget at vide om det. Hvordan kommer vi i hus? I Region Nordjylland har der været problemer med stik. Stikket er i væggen, men der er ingen forbindelse. I Region Hovedstaden har Susanne sørget for, at der er lavet nogle gule labels, hvor der står videotolkning, så man kan se, hvilke stik der er til videotolkning. Susanne spørger, hvor meget afdelingsledelserne har været med ind over. Der er i hvert fald erfaring 5

6 med, at det er ledelsesopbakning, der betyder noget. Hvor meget benytter man sig af personaleblade, hjemmesider og intranet? I Region Sjælland skal de i gang med en informationskampagne. Er regionerne i gang med overvejelser i forhold til overgang fra pilot til drift? De forskellige regioner er i større eller mindre grad begyndt at se på service level support og Quality of Service m.m. Hvordan køres videonumrene ud i regionen? I Region Hovedstaden og Region Sjælland er det den tekniske afdeling, der skubber det ud på endepunkterne, så det er supernemt at finde. I Region Nordjylland sker det også centralt fra. I Region Midtjylland lægger de enkelte afdelinger selv numrene ind. Personalet får besked på, hvilket nummer de skal kalde op via mail eller fax. Per oplyser, at der findes en løsning i Movi, hvor man kan kalde op. Kommuner: Mødelokale 2, v/ Rikke og Peder Drøftelse af anden anvendelse af videokonference i kommunerne. Pia Langhoff og Jan Thomsen fra Behandlingscenter Odense, Alkoholbehandlingen, Odense holdt et oplæg vedrørende deres projekt behandlingssamtaler via video. Projektet, der er støttet af Fonden for Velfærdsteknologi, går ud på at tilbyde patienter i alkoholbehandling mulighed for at tage behandlingssamtaler via videokonference. Det er patienten, der bestemmer, hvilke samtaler han vil møde op til fysisk, og hvilke han vil tage fx. hjemmefra. Patienten udstyres med en bærbar løsning med mobilt bredbånd, og effekten undersøges i et randomiseret, kontrolleret studie med 140 patienter. Patientindtag starter efter planen den 1. september. Projektet har været længe undervejs, og udfordringerne har været at finde en god bærbar løsning. Problemet er dels det kendte med dækning og kvalitet af 3G-nettet samt en velegnet klient til eksempelvis små bærbare eller ipads. Generel diskussion om det kendte problem med de mobile løsninger, som fortsat ikke er stabile nok til drift af videokonferenceløsninger fra borgernes hjem. Der efterspørges endvidere initiativer til national udbredelse af videotolkning til alle kommuner. MedComs planer p.t. er, at pilotprojekterne færdiggøres og evalueres, og at vi sideløbende med dette og også fremadrettet står til rådighed med vejledning og sparring for alle kommuner vedrørende teknisk og organisatorisk implementering af videotolkning og anden anvendelse af videokonferenceudstyr. Der har været efterspurgt en businesscase for videotolkning i kommunerne, og der har været stillet spørgsmålstegn ved risikoen for serviceglidning i forbindelse med anvendelse af videotolkning. MedComs notat vedrørende anvendelse af videokonference i kommunerne er tænkt som input til udarbejdelse af lokale businesscases for videokonference med hensyntagen til lokale forhold i de enkelte kommuner. Status og plan fra hver kommune v/alle Varde: Er færdige med pilotprojektet og vil gerne fortsætte med videotolkning. Nuværende leverandør har imidlertid hidtil ikke kunnet levere videotolkning på samme platform som kommunen. Dette er på vej til en løsning. Odense: 35 % af kommunens tolkninger er nu videotolkninger, og der arbejdes på yderligere udbredelse. Århus/Odense-samarbejdet har positive drøftelser med Aalborg Kommune, som også har egne tolke, om et samarbejde. København: Har afsluttet pilot og arbejder nu på udbredelse til hele Jobcentret. Århus: 20 % af kommunens tolkninger er videotolkninger nu. Har efter pilotprojektet arbejdet på ledelsesmæssig opbakning til projektet i fagforvaltningerne og har derigennem styrket udbredelsen. Favrskov deltog ikke i denne del af mødet, men er kommet i gang med pilotafprøvningen. 7. Evt. og opsamling Næste møde bliver 17. september. Stedet er ikke afklaret endnu. Stina og Lene vil også deltage denne dag og gennemføre fokusgruppeinterview. 6