Vejledning: Ny kontering

Transkript

1 Vejledning: Ny kontering DGI Økonomi 1. Udkast

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kontering Konto Angående Idrætskode Gruppe Formål Ekstern rapportering Bilag... 6 Side 1 DGI Økonomi 1. Udkast

3 1 Indledning Denne vejledning indeholder en kort information om hele opsætningen af Kontostrukturen samt forklaringer til konteringen. Vejledning er udarbejdet med øje for at skabe en bedre forståelse for kontostrukturen og hjælpe alle medarbejdere med at blive mere fortrolige med kontering af bilag. Tanken bag kontostrukturen og opbygningen af konteringsstrengen, er at den skal danne grundlag for en fælles og mere ensartet rapportering på tværs af DGI. DGI er en kompleks organisation og for at det kan lykkes at skabe en fælles og ensartet rapportering, kræver det også at konteringen spænder bredt. Hele opbygningen er baseret på nogle hoved- og underkategorier, som derfor spiller en væsentlig rolle i udarbejdelsen af en ensartet rapportering. I figuren nedenfor ses et eksempelsudsnit på opbygningen med både hoved- og underkategorier samt specifikationer. Regnskab 00 Rækkenavne Beløb 01.0 Indtægter - Folkeoplysning - Overført til Skydebanefore. Danmark - Renter - Tilskud fra Danske Spil A/S - Øvrige indtægter DGI landsdelsforeninger DGI Idræt og Motion - 10 Badminton - 40 Fodbold - 55 Gymnastik - 71 Krocket Administrative medarbejdere - krocket Krocketudvalget Diverse materialer - krocket - Afdelingsledelse - Diverse - Fælles - Trænerguiden - Øvrige personaleomkostninger DGI Lab (fokus- og indsatsområder) - DGI IT - Udemotion - 31 Mountainbike - 32 Cykelmotion DGI Salg Marketing Kommunikation Generelle afdelingsomkostninger Kommunikation SMK - kommunikation Personaleomkostninger - kommunikation Ekstern presse Udspil Nyhedsbreve Hjemmeside Rådgivning - Hovedkategori Underkategori Specifikation (Drift element) Da DGI favner bredt, vil der også være kategorier som ikke passer til alle. Bl.a. vil hovedkategori 02.0 DGI Landsdelsforeninger kun blive brugt i regnskab 00 (Landskontoret). Det hedder ikke DGI Idræt og Motion (03.0) ude i Landsdelene, men det bruges som en hovedkategori for at skabe denne fælles rapportering. Opstillingen med hoved- og underkategorier kan findes bagerst i denne vejledning under Bilag. Landskontoret vil som hovedregel have behov for en yderligere specificering end Landsdelene har. Et eksempel på dette er underkategorien 05.2, som vi har åbnet op i opstillingen ovenfor. Side 2 DGI Økonomi 1. Udkast

4 Her kan vi se specificeringen ned på de enkelte drift elementer, som skal bruges på Landskontoret, men som Landsdelene sandsynligvis ikke vil have behov for at specificere længere ned end til 05.2 Kommunikation. 2 Kontering Den nye konteringsstreng består af en konto (artskonto) og 5 yderligere dimensioner: Dimension Forklaring Konto Hvilken slags omkostning er det? et gebyr, KM godtgørelse, telefon etc. Angående Hvad er omkostningen tilknyttet? - Arrangement? - Projekt? - Drift element? Idrætskode Hvilken Idræt er det tilknyttet? Gruppe Hvilken organisatorisk enhed, knytter konteringen sig til Formål Hvad er formålet med at afholde omkostningen? instruktøromk., kantinedrift? Ekstern Rap. Alternativ specifikation bl.a. til eksternt finansierede projekter, som kræver bestemte opstillinger Når vi konterer skal vi tage stilling til alle dimensioner, alle dimensioner er obligatoriske og skal derfor udfyldes. Dimensionerne er obligatoriske for at vi kan danne rapporter direkte fra dataene. Formål og Ekstern rapportering skal således udfyldes med koderne for Ej specificeret, hvis der ikke er formålskoder eller Ekstern rapporteringskoder som passer til den pågældende kontering. 2.1 Konto I den tidligere kontoplan har man arbejdet med omkostnings- og indtægtstyper, hvor det i den nye kontoplan skal bestemmes på konti, hvilken omkostning- eller indtægtsart (type) det er. Kontiene i resultatopgørelsen er entydige og beskriver hvilken indtægt- eller omkostningsart, der er tale om. KM godtgørelse til en frivillig kursusleder bogføres på konto 3110 KM godtgørelse og med Formålskoden Kursuslederudgifter. I de tidligere omkostningstyper kunne valget stå mellem 258 Kursuslederudgifter eller 259 Kørsel i egen bil, færge, bro. Nu er Kursuslederudgifter blevet til et formål og kan fx anvendes i kombination med kontoen for løn, kørsel, køb af materialer, forplejning osv. Se eksempel under Formål. 2.2 Angående Denne dimension er ny og skal koble konteringerne i AX sammen med CRM. Der er tale om følgende CRM Angående: Projekt, Arrangement og Drift element. I dimensionen Angående skal der tages stilling til hvad fakturaen er tilknyttet. Er det tilknyttet et specifik projekt, arrangement eller skal det konteres på et drift element? Projekt Hvis omkostningen er tilknyttet et projekt, skriver man projektnummeret (4 cifre) i dimensionen Angående Arrangement Omkostningen tilknyttet et arrangement. Så skriver man arrangementsnummeret (12 cifre) i dimensionen Angående Drift element Hvis fakturaen ikke er tilknyttet et Projekt eller et Arrangement, skal det konteres på et Drift element (9 cifre). Et Drift element er et angående, som gør det muligt at kontere omkostninger og indtægter ud på de forskellige afdelinger og idrætter, selvom konteringen ikke er tilknyttet et specifikt Projekt eller Arrangement. Side 3 DGI Økonomi 1. Udkast

5 Der er oprettet forskellige Drift elementer i de forskellige regnskaber. Disse findes inde i CRM på følgende link Drift elementer eller følgende guide: 1. Gå til CRM 2. Vælg indstillinger i menuen til venstre 3. Scroll ned i menuen til venstre og vælg Drift elementer Et Drift element er bygget op af flere faktorer: Administrationsomkostninger 00 = Regnskabskode 00 = Idrætskode = Løbenr. Som ved Projekter og Arrangementer skal der ved Drift elementer tages stilling til hvad fakturaen er tilknyttet. Er omkostningen tilknyttet Badminton, Tennis, ejendommen eller noget helt fjerde? Eksempel: Telefonregning bogføres på konto 3820 Telefoni og datakommunikation og i Angående vælges drift elementet Administrationsomkostninger Ved at kontere fakturaerne ud på forskellige Projekter, Arrangementer og Drift elementer kan vi danne rapporter på flere faktorer og kategorier, som i eksemplet nedenfor. Rækkenavne Sum af Beløb 03.0 DGI Idræt og Motion - 10 Badminton - 40 Fodbold - 55 Gymnastik - 65 Håndbold - 71 Krocket Administrative medarbejdere - krocket Krocketudvalget Diverse materialer - krocket - 74 Skydning Idrætskode I dimensionen idrætskode, vælges den specifikke idræt som omkostningen er tilknyttet. Hvis det ikke er tilknyttet en specifik idræt skal koden for fælles (00) vælges. 2.4 Gruppe Dimensionen Gruppe beskriver, hvilken organisatorisk enhed, konteringen knytter sig til. Gruppen bliver automatisk hentet fra CRM på baggrund af det Angående, som man har valgt i konteringen. Dimensionen Gruppe giver os mulighed for at danne et sammenhængende billede af økonomien for en enhed, eksempelvis for hele DGI Lab med driftskonti, projekter, statuskonti mv. Gruppe dimensionerne har op til 9 karakterer og kan både indeholde tal og bogstaver og kan findes i CRM. I eksemplet nedenfor har vi dannet en rapport på projekter for Gruppen 00LAB04 DGI Lab. Side 4 DGI Økonomi 1. Udkast

6 Gruppe / Projekt Beløb 000LAB04 DGI Lab - Projekt 1000 Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt 5 - Total Formål Dimensionen Formål er ny i AX. Ideen er at hæfte en dimension på, der beskriver formålet med at afholde en udgift eller opnå en indtægt. Dimensionen formål er derved en yderligere specifikation til konteringen. For eksempel så bogføres KM godtgørelse til en frivillig kursusleder på konto 3110 KM godtgørelse, og med Formålskoden Kursuslederudgifter. Eller hvis det er en instruktør som skal have KM godtgørelse, vælges formålet instruktøromkostning. Ved denne ekstra formålsdimension, kan vi udforme rapporter, som først er kategoriseret med formålene Instruktøromkostninger og stævnelederomkostninger, og med konto/artskonto som underkategori. Vi kan således gå dybere ned og se, at instruktøromkostningerne fordeler sig med X antal kr. på KM godtgørelse, løn, gaver osv. Formål Beløb Instruktøromkostninger , KM Godtgørelse , Rejseudgifter , Instruktørløn, timeløn og B-indkomst ,00 Total , Ekstern rapportering Den sidste dimension i konteringsstrengen er Ekstern rapportering. Ekstern rapportering er en ny dimension som bliver brugt til at underopdele projekterne eller samle omkostninger op. Når et projekt forudsætter en speciel rapportering, kan denne dannes under Ekstern rapportering. Side 5 DGI Økonomi 1. Udkast

7 3 Bilag Regnskab 00 Rækkenavne 01.0 Indtægter - Folkeoplysning - Overført til Skydebanefore. Danmark - Renter - Tilskud fra Danske Spil A/S - Øvrige indtægter DGI landsdelsforeninger - Tilskud til landsdelsforeningerne DGI Idræt og Motion - 10 Badminton - 40 Fodbold - 55 Gymnastik - 65 Håndbold - 71 Krocket - 74 Skydning - 75 Svømning - 76 Skydning, kortdistance (riffel) - 79 Skydning, pistol - 80 Tennis - Afdelingsledelse - Diverse - Fælles - Landsstævne og pre-events - Pulje til øvrige idrætter - Trænerguiden - Øvrige personaleomkostninger DGI Lab (fokus- og indsatsområder) - DGI IT - DGI Lab - personaleomkostninger iøvrigt - Udemotion Administrative medarbejdere - udemotion - 06 Løb - 31 Mountainbike - 32 Cykelmotion - 51 Kajak, kano DGI Salg Marketing Kommunikation Generelle afdelingsomkostninger Kommunikation Digital marketing Marketing Butik og Print Udviklingsmidler Samarbejdsrelationer Mødevirksomhed Hovedbestyrelsesens honorar og mødevirksomhed Anden mødevirksomhed Administration Personaleomkostninger, direktion m.v Administrationsomkostninger Ejendomsomkostninger Stabsfunktioner Ledelsessekretariat HR og organisationsekretariat DGI Leder- og foreningsudvikling DGI Økonomi DGI Jura/SKV DGI Faciliteter og lokaludvikling Særlige poster Afskrivninger - Side 6 DGI Økonomi 1. Udkast