Ledelsestilsyn/Anvisning

Transkript

1 Ledelsestilsyn/Anvisning

2 1. Anvisningsrapporten Åbnes i Portal Rapporten dannes det tager kun et øjeblik Dykke ned i rapporten Saldo pr. dimension Finansposteringer Finansbudget Lønspecifikation Ikke bogført fakturaer (Fakturapulje) Ikke bogført fakturaen (Indkøbsordrer) Undersøg dit forbrug Posteringer Udsøgning af manuelle bilag Sådan viser du elektronisk at du har kontrolleret et bilag Ændre perioder på dit forbrug Undersøg dit budget Indskriv dine kommentarer i rapporten Finde anviste rapporter - revisionen Udskrive rapport og dokumentation Varde Kommune Side 2 af 20

3 1. Anvisningsrapporten Åbnes i Portal Når du skal åbne din rapport, skal du klik på Portal. På startsiden skal man klikke på Ledelsestilsyn Varde Kommune Side 3 af 20

4 1.1. Rapporten dannes det tager kun et øjeblik. Rapporten er nu dannet og består af forskellige oplysninger, der beskrives nedenfor. Der er mulighed for at navngive rapporten. Beskrivelse af de forskellige oplysninger på rapporten Opsætning: Ved at klikke på opsætning har du mulighed for at ændre perioden på rapporten. + sted Varde Vest: Her vises hvor i kontoplanen rapporten er dannet. Korrigeret Budget: Her vises det korrigerede budget bestående af oprindelig budget + Tillægsbevillinger + Omplaceringer. Forbrug ult. Sidst mdr. skift: Under forbrug vises det aktuelle forbrug i den periode som rapporten er lavet. I dette eksempel er rapporten fra den 1. januar til den 31. december Pct. I år.: Her vises ens forbrugsprocent. Hvor meget er der forbrugt af det korrigerede budget. TIL ANVISNING Forbrug foreg. mdr.: Her er foregående måneds forbrug, som lederen skal anvise. Dokumentation: Her skrives de kommentarer lederen har til sit ledelsestilsyn. Varde Kommune Side 4 af 20

5 2. Dykke ned i rapporten Du har mulighed for at dykke ned i rapporten ved at klikke på +. Hver gang du klikker på et + vil du komme et niveau længere ned i din rapport. Hvis du klikker på et vil du komme et niveau længere op i din rapport. Varde Kommune Side 5 af 20

6 Du har mulighed for at klikke dig så langt ned i rapporten, at du kan se kontonr. Når du klikker på kontonr. eller et af de overliggende nivauer (tekster), får du mulighed for at vælge mellem de 6 forskellige muligheder, der kommer frem i dialogboksen. De 6 muligheder er: 2.1. Saldo pr. dimension Her får man vist en saldo pr. afdeling man har tilknyttet Finansposteringer Her får du mulighed for at se de posteringer, der er bogført på kontoen Finansbudget Her får du mulighed for at se de enkelte budgetposter, der tilsammen giver dig dit korrigerede vedtagne budget. Budgetter består af det oprindelige budget + omplaceringer + tillægsbevillinger Lønspecifikation Virker kun hvis man bruger Silkeborg Data løn Ikke bogført fakturaer (Fakturapulje) Anvendes ikke i Varde Ikke bogført fakturaen (Indkøbsordrer) Her vises alle de fakturaer, vi har modtaget, men endnu ikke er bogførte. Varde Kommune Side 6 af 20

7 3. Undersøg dit forbrug. Klik dig frem til det sted i rapporten, hvor du ønsker at se en specifikation af dit forbrug. Klik på kontonr. eller nivauteksterne og vælg fx finansposteringer. Du får nu vist de posteringer, der svarer til dit forbrug og du har mulighed for at dykke ned i den enkelte postering Posteringer Alle elektroniske posteringer har vedhæftet dokumentation som det er muligt at se ved at klikke på clipsen. Hvis der ikke er en clips så er bilaget enten manuelt eller fra et eksternt system. Dokumentationen kan være en faktura (indskannet eller fuld elektronisk) og/eller et notat. Varde Kommune Side 7 af 20

8 Klik på clipsen og derefter nummeret under beskrivelse for at se dokumentationen. (Dette er en fuld elektronisk) Hvis det er en indskannet faktura, klik på clipsen og derefter nummeret under beskrivelse der hvor type er fil Varde Kommune Side 8 af 20

9 Klik på åbn Du får nu vist dokumentationen, som er en indskannet faktura. Hvis der er en postering fra KMD OPUS løn, du vil undersøge nærmere, skal du sætte et flueben ud for posteringen. Derefter trykker du på KMD Opus opslag. (Dette virker kun hvis du har adgang til KMD OPUS løn). Varde Kommune Side 9 af 20

10 Her logger du dig på. Klik på ok. Her kan man så se resultat af udsøgning. Hvis man vil have tilføjet navn til rapporten skal man højreklikke på cpr. nummer. Varde Kommune Side 10 af 20

11 Vælg egenskaber og kendetegn. Klik på fanen attributter og billed ser ud som nedenstående Træk scroll-baren ned til row og slip Klik på navn og på opret Varde Kommune Side 11 af 20

12 Klik på OK Navnet er nu tilføjet rapporten Udsøgning af manuelle bilag Når du skal søge manuelle bilag frem i portalen, skal du klikke på finans fanen. Derefter skal du klikke på posteringer på bilag. Hvis ikke overstående billede ser ud lige som dette, da tryk på nulstil filter. Når billede ser ud som ovenstående tryk da på vælg felt. Varde Kommune Side 12 af 20

13 Hvis man udfører ledelsestilsyn for en hel afdeling. Vælg bilag. Klik på er og vælg starter med. Indtast afdelingsnr. og klik på tilføj filter. Hvis man udfører ledelsestilsyn for bestemte kontointervaller. Vælg Reg.kontonr. Klik på er og vælg er mellem. Indtast kontonr fra og til og klik på tilføj filter. Klik på vælg felt og vælg dato. Klik på er og vælg er mellem. Indtast datoen for den periode du udfører lederstilsyn for. Tryk på enter. Varde Kommune Side 13 af 20

14 3.3. Sådan viser du elektronisk at du har kontrolleret et bilag. Når du har været inde på finansposteringer og tjekke et bilag, så kan du elektronisk markere at du har kontrolleret dette bilag. Sæt et flueben ud for den (eller de) poster du har kontrolleret. Derefter klikker du på knappen kontrolleret. har nu elektronisk registreret, at du har kontrolleret de markerede bilag. Ved at søge på dit brugernr. kan de personer, der har rettigheder til det, få vist en oversigt over hvilke bilag du har kontrolleret og hvilken dato du har kontrolleret dem. Det vil være den interne revision og Staben Økonomi, der som udgangspunkt har rettigheder til at trække disse oplysninger. Varde Kommune Side 14 af 20

15 I kommentarfeltet (se afsnit 5) noterer du, at du har kontrolleret X antal bilag og hvad du har kontrolleret dem for. Et eksempel: Jeg har den 12. februar kontrolleret 6 bilag fra januar måned. Disse bilag giver ikke anledning til bemærkninger de indkøbte varer findes i Institutionen og vi har kun betalt for de ydelser vi har modtaget. Varde Kommune Side 15 af 20

16 4. Ændre perioder på dit forbrug. Hvis du vil have vist dit forbrug for en bestemt periode (f.eks. den seneste måned), så har du mulighed for at gøre dette. Klik på Opsætning Du får nu følgende billede: Som udgangspunkt viser rapporten forbrugstallet frem til sidste månedsskift. Slet datoerne eller datointervalkoden og skriv i stedet den periode du ønsker i de Fra og Til: Tryk på rapport og du får nu vist dine forbrugstal for den valgte periode. Hvis du ønsker en rapport med forbrug år til dato, behøver du ikke at ændre perioden. Du skal blot trykke på knappen År til dato. Vi vil anbefale at du kun bruger den funktion med at ændre perioder til at kontrollere relevante bilag mv. Dine notater og din anvisning af rapporten bør du udføre med den rapport, hvor hele årets forbrug fremgår. Varde Kommune Side 16 af 20

17 5. Undersøg dit budget For at undersøge dit budget skal du stå på det kontonr. hvor budgettet er indberettet. Klik kontonr. og derefter på finansbudget. Nu får du mulighed for at se en specifikation af dit korrigerede vedtaget budget. Hvis der har været budgetomplaceringer og tillægsbevillinger, vil de være sorteret efter vedtaget dato. Summen af budgetposterne skal svare til dit korrigerede vedtagne budget. Varde Kommune Side 17 af 20

18 6. Skriv dine kommentarer i rapporten. Når du har undersøgt de relevante poster i budgettet/regnskabet, er det vigtigt at du får skrevet, hvad du har undersøgt og forholdt dig til. Du skal skrive dine kommentarer under Dokumentation og vi har angivet nogle forslag til hvad du skal kontrollere. Når du færdig med at skrive dine kommentarer skal du klikke på Anvis rapport Når du har fået nedenstående besked har du anvist. Varde Kommune Side 18 af 20

19 7. Finde anviste rapporter - revisionen Der kan være behov for at finde de rapporter der er blevet anvist. Det kan være at man selv vil se en tidligere rapport eller det kan være revisionen, der gerne vil have dokumentation for det ledelsestilsyn, der er blevet udført. Klik på anviste rapporter Her har du mulighed for at åbne dine anviste rapporter, således at du har mulighed for at dokumenterer at du har udført dit ledelsestilsyn. Det kan bl.a. være overfor nærmeste leder eller revisionen. Hvis du har glemt nogle kommentarer eller af en anden årsag fortryder din anvisning, kan du fjerne din anvisning ved at sætte et flueben ud for den og trykke på Fjern anvisning. HUSK, hvis du fjerner anvisning, SKAL du anvise den samme periode igen. Varde Kommune Side 19 af 20

20 8. Udskrive rapport og dokumentation Klik på Vis dokument Nu åbnes rapporten. Ved at klikke på printer ikonet får du udskrevet den anviste rapport. Hvis du vil udskrive dine notater kan du højreklikke nede i feltet med dine notater og vælge udskriv. Varde Kommune Side 20 af 20