H Å N D B O G BESTYRELSEN FOR AMPS FNE

Transkript

1 Annoncering Der er en speciel formular vi kan udfylde til annoncering af arrangementer i Ergoterapeuten. Se Deadline for indsendelse af annonce findes på Tilmeldingsfrist: Se arrangementer. Arrangementer Temaeftermiddage eller hele temadage. Minimum antal af deltager/tilmeldte: 10 medlemmer, ellers aflysning. Deadline/tilmeldingsfrist: 10 dage før. Medlemsliste rekvireres cirka en måned før af den, der er ansvarlig for arrangementet. Navn, telefonnummer og medlemsnummer skal oplyses ved tilmelding samt dato for arrangementet. (Se i øvrigt skabelon for annoncering). Dagsorden + mødestruktur/kultur Dagsorden skal som udgangspunkt besluttes på forudgående møde. Forslag til tilføjelser til den aftalte/planlagte dagsorden mailes til alle senest 7 dage før mødet. Mødeleder (referent fra foregående møde) er ansvarlig for at udforme og maile endelig dagsorden med underpunkter eller ekstra punkter senest 3 dage før. Faste punkter: Valg af referent og ordstyrer Prioritering af dagsordenen og eventuelle nye punkter til dagsordenen Opfølgning fra sidst Arrangementer/temadage - datoer Hjemmeside Regnskab Eventuelt Næste møde: - tid - sted - punkter til dagsordenen (se evt. Årets gang) Der tages hul på dagsordenen senest en time efter mødet er startet. Vi bestræber os på at begynde at runde mødet af en halv time før sluttidspunkt. Generalforsamling Afholdes som udgangspunkt en torsdag i slut marts/start april. Dato koordineres med næstformand Lene Barslund, som deltager som dirigent på GF. GF afholdes på en torsdag, fordi sekretariatet i ETF har længe åbent, så vi kan booke lokale der. Ved booking af lokale: skal der ligeledes bestilles AV-udstyr (projektor og pc) Forplejning bestilles fra kantinen via sekretæren sandwich, kaffe/te og vand. OBS at dette gøres i god tid, da der kan være mange arrangementer i huset samme dag. Hand outs til GF: Dagsorden + et ark med indkomne forslag (for sig). Indkomne forslag skal ikke stå på dagsordenen, men skrives på et ark for sig som udleveres sammen med endelig dagsorden på GF. Den skriftlige beretning + budget og regnskab lægges på hjemmesiden senest 3 uger før. Senest revideret d Side 1 af 5

2 Et bestyrelsesmedlem tager referat fra generalforsamlingen aftales inden GF. Hjemmesiden Alle referater fra arrangementer, dokumenter ifm. Generalforsamling: dagsorden, budget, regnskab, arbejdsprogram og bestyrelsens beretning lægges ind på hjemmesiden. Mails Vi har en fælles mail, som virker som distributionsliste: Det er Lars Ytte, ETF der skal kontaktes, hvis der skal ændres i distributionslisten med vores mailadresser. Hensigtserklæring: Mails besvares inden for én uge. Send altid vigtige mails som carbon copy (cc) til hele bestyrelsen, evt. på ampsfne@etf.dk. Skriv så konkret som muligt i emnelinien. Tilpas evt. emnelinien ved svar så vi undgår en lang og upræcis emnelinie Re. Sv: Re:... Skriv navn på den i bestyrelsen, mailen er rettet til, hvis mailen ikke er til alle. Skriv navnet først i emnelinien, eksempelvis: [Jette] Til kørselsregnskabet Referater fra bestyrelsesmøder Godkendes pr. mail af alle i bestyrelsen eventuelt bare Ingen kommentarer Når referatet er godkendt tilføjes Godkendt d Sendt til... Referenten sender det godkendte referat til Lene Barslund, ETF (lb@etf.dk) samt til Mette Søndergaard, kontaktperson fra AMPS Danmark (ergomette@yahoo.dk). Formanden for AMPS FNE modtager referater fra AMPS-instruktørernes møder. Referater fra temaeftermiddage m.m. Godkendes altid af oplægsholder, før det lægges på hjemmesiden. Senest revideret d Side 2 af 5

3 Årets gang Vejledende oversigt over bestyrelsens arbejde i løbet af året. Januar Februar Marts April Maj Juni Juli Planlægge temaeftermiddage for andet halvår med deltagelse af en kontaktperson fra AMPS-Danmark (feb/mar). Udarbejde indkaldelse til generalforsamling, sendes til Ergoterapeuten elektronisk. Kassereren laver udkast til revideret budget for året og næste års budget. med deltagelse af en kontaktperson fra AMPS-Danmark (feb/mar). Generalforsamlingen planlægges og opgaver fordeles. Emner diskuteres. Sende regnskab til de økonomiske kontrollanter. Regnskabet skal være godkendt inden GF. Generalforsamling. Konstituering af bestyrelsen Evt. planlægning af temadag hvert andet år August September med deltagelse af en kontaktperson fra AMPS-Danmark. Planlægge temaeftermiddage for første halvår. Oktober Dialogmøde med EFT November December Repræsentantskabsmøde i ETF afholdes hvert tredje år (næste gang 2010) Køb af julegaver til bestyrelsen. Udkast til årsberetning påbegyndes. Fælles ansvar for bestyrelsen: Skrive årsberetning i december/januar Planlægge temaeftermiddage. Planlægge temadag (hvert 2. År) Udarbejde budget og arbejdsprogram i februar. Senest revideret d Side 3 af 5

4 Ansvarsområde i AMPS FNE H Å N D B O G ANSVARSOMRÅDE OPGAVER BEMÆRKNINGER Formand Svarer på alle henvendelser fra medlemmer, bortset fra tilmeldinger til arrangementer. Henvendelser besvares med cc til bestyrelsen, så alle er orienteret. Deltager ved netværksmøder og andre arrangementer i Ergoterapeutforeningen, hvor faglige netværk inviteres. Har kontakt til AMPS danmark og modtager referater fra deres møder, som videresendes til bestyrelsen. Indkalder repræsentant fra AMPSdanmark til bestyrelsesmøde 2 x årligt. Ansvarlig for følgende på Generalforsamlingen. At byde velkommen; Ansvarlig for fremlæggelse af årsberetning samt præsentation af dagsordenen ved Generalforsamlingen og for præsentation af dirigent til GF. Afleverer buket til afgående bestyrelsesmedlemmer og takker af lukker mødet. Økonomiansvarlig Er ansvarlig for ajourføring af bilag med kontonummer, dato, navn og udbetaling af udlæg. Samarbejder med Ergoterapeutforeningen, hvortil der hvert kvartal indsendes udskrift fra bankkontoen samt regninger, som betales herfra d.v.s. alle bilag med cpr. nr. på. Udarbejder budgetforsalg for indeværende år samt kommende år. Udarbejder regnskab for året Sende regnskab (budget og forbrug) til godkendelse ved de økonomiske kontrollanter. Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af årsberetning. Bestyrelsen sparrer med formanden ved medlemshenvendelser, hvor der er behov. Bestyrelsen er ansvarlig for regnskabet. Bestyrelsen samarbejder med økonomiansvarlig omkring budgettet. Senest revideret d Side 4 af 5

5 Fremlæggelse af regnskab og budget ved GF Webansvarlig Er ansvarlig for at koordinere, at informationer (referater fra temaeftermiddag, referat og materiale fra Generalforsamling, powerpoint fra temaeftermiddage) til medlemmerne kontinuerligt indsendes til Ergoterapeutforeningen, som løbende opdaterer hjemmesider for de faglige netværk. Ansvarlig for løbende at tjekke hjemmesiden for at se at indsendt materiale er indsat på hjemmesiden Arrangementsansvarlig som aftalt. Er ansvarlig for at besvare henvendelse om værtssteder og udarbejder en samlet oversigt over de respektive arbejdspladser. Har kontakten med arbejdspladsen og AMPS instruktøren i forhold til koordinering af dato for arrangement. Er ansvarlig for at der udfærdiges annonce til Ergoterapeuten og annoncering på kalenderen på Besvarer mails ved tilmeldinger, tjekker medlemskab af det faglige netværk, laver deltagerliste samt kontakter arbejdspladsen og AMPSinstruktøren for at informere om antal deltager. Har medværtinderolle ved arrangementer. Udarbejdelse af referat fra temaeftermiddagen. Bestyrelsen er ansvarlig for at afholde 3 4 temaeftermiddage jf. beslutning på Generalforsamling. Ansvarlig for besvarelse og registrering af tilmeldinger kan være andre fra bestyrelsen; besluttes på et bestyrelsesmøde. Opgaver ifm. arrangement kan fordeles, når der er flere fra bestyrelsen som deltager. Senest revideret d Side 5 af 5