0 Godkendelse af referat fra seneste hovedbestyrelsesmøde Referat godkendt.

Transkript

1 Referat ver 3.0 Bagsværd, den 7. februar 2012 Bestyrelsesmøde Hovedbestyrelsesmøde fredag den 27. januar kl i Rosportens Hus Bestyrelsen: Sekretariatet: Referent: Henning Bay Nielsen (HBN), Peter Froskov (PF), Olga Brüniche-Olsen (OBO), Lene Pedersen (LP), Stine Høi Sørensen (SHS), (deltog i mødet fra pkt. 3 C), Michael Troelsen (MT), Niels Laulund (NL) Michael Slot Bundgaard (MSB) Finn Andersen (FIA) deltog under punkt 2.j. MSB 0 Godkendelse af referat fra seneste hovedbestyrelsesmøde Referat godkendt. 1 Kommende møder: Næste forretningsudvalgsmøde kl. 17:00 den 13. marts Plan for hovedbestyrelsesmøde-møder 2012: Fredag den 16. marts kl i Rosportens Hus. Lørdag den 17. marts efter hovedgeneralforsamlingen, konstituerende møde i Roskilde. Det besluttedes, at MSB kommer med forslag til mødedatoer i relation til timing af bestyrelsesmøder iht. årshjulet. Som udgangspunkt bør møderne ligge en fredag og afholdes i Rosportens Hus. Reviderede forslag til resten af året: - Fredag den 13. april - Onsdag 29. august - Fredag 23. november MSB 2 Opfølgning på sidste mødes opgaver: Blev gennemgået der var fulgt op på alle punkter, se vedlagte. 3 Til behandling/vedtagelse: MSB a) Æresbevisninger Årets roer (3 indstillinger), vedlagt. En enig bestyrelse besluttede, at det var Pia Regel Rasmussen, der skulle være årets roer. Prisen overrækkes den 28. januar til DM. DFfRs Guldmedalje. Der er kun en på lager. Det er dyrt at fremstille nye, idet stemplet mangler. Bestyrelsen mener, at denne type ærestegn mest tilhørte de første 125 år, og at de kr. kan anvendes bedre i rosportens interesse. Derfor vil bestyrelsen overveje muligheden for, at DFfR's guldmedalje ikke længere skal uddeles. Bestyrelsen bakkede op om de 10 indstillinger til DFfRs Ærestegn, som vil blive uddelt ved passende lejligheder i løbet af året. Medlem af DIF og FISA Side 1/6

2 HBN b) Nye vedtægter for DRC De nye vedtægter, behandlet på sidste DFfR bestyrelsesmøde, tager afsæt i 2002 vedtægterne og MSB skulle udrede status af de såkaldte 2007 vedtægter for DRC. Disse 2007 vedtægter blev aldrig vedtaget. Derfor er de vedtægter, der blev behandlet på hovedbestyrelsesmødet i november baseret på det rigtige grundlag. Det blev besluttet, at fortsætte med de nuværende vedtægter for DRC indtil videre. Samtidig besluttedes det, at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal levere et oplæg til bestyrelsen for DFfR inden sommerferien. Oplægget skal udrede de økonomiske, juridiske, administrative og ledelsesmæssige udfordringer, der ligger i den nuværende konstruktion og anvise en holdbar fremtidssikret organisatorisk model for hele DFfR inklusive DRC. Deltagere i arbejdsgruppen: HBN, MT, PF, MSB og LCH. PF, MT c) Ronetværk implementering Mødeaktiviteter inden årets hovedgeneralforsamling. Deltagelse på ronetværksmøder: Østjylland 12/1 MT deltog VestSjælland 24/1 i Holbæk kunne vi desværre ikke nå Ronetværk Syd 30/1 i Ribe: MT vil prøve at nå det Nordjysk Ronetværk 4/2 i Hadsund - MT SydøstSjælland 9/2 i Køge - HBN Nordsjælland 22/2 evt. HBN ellers PF Synnejysk Ronetværk 3/3 i Haderslev - PF Ronetværk Fyn dato? Sydhavsøernes Ronetværk dato ukendt Ronetværk København dato ukendt Fortsat er holdningen den, at bestyrelsen prøver at nå ud til alle ronetværksårsmøderne. HBN d) FISA kongres 2013 Første styregruppemøde er afholdt. Referat vedlagt. Behov for afklaring af projektlederrollen. Kontrakt skal sendes retur til FISA, der er enkelte rettelser af konsistenshensyn. MSB sikrer dette sker næste uge. Det aftaltes, at sekretariatet indkalder til et projektgruppemøde i februar. Emner for deltagelse: Morten Juul, HBN, AKG, Ole Lindskov, Pernille Gaustad, MSB. Det aftaltes, at PF kontakter Pernille og HBN kontakter Ole. HB er politisk ansvarlig for kongressen. SHS deltager i arbejdet. MT, SHS e) Vision og handlingsplan Seneste version. Tegnefilm status. Grafiker sat på firmaet, der løser opgaven hedder Operate. Aftalen er en 2 minutters produktion. AKG har pt. opgaven en levere en speak. Tidshorisonten er inden 17. marts i år. Pris er 20 tkr eksklusiv moms god rabat er opnået. Oplæg til implementeringsplan fra Dansk badmintons direktør, Charlotte Malmroes. MT: Det er vigtigt i denne proces, at det ikke kun er bestyrelsen der står bag visionsplanen, vi skal have klubberne og udvalgene med. Badmintons forslag med ambassadørklubber var der opbakning til. Sekretariatet koordinerer denne proces. Medlem af DIF og FISA Side 2/6

3 Arbejdsgruppe nedsættes nu og skal komme med et oplæg til implementeringsprocessen inden hovedgeneralforsamlingen. Medlemmer i arbejdsgruppe: HBN, AKG, MT, SHS, MSB. Emner til advisory board: Charlotte Malmroes (DBF), Poul Broberg, (DIF). Til hovedgeneralforsamlingen skal følgende være klar: film og procesoplæg. f) Kommissorium og godkendelse af udvalgsmedlemmer Følgende personer vil gerne indtræde i Kaproningsudvalget: Reiner Modest, Merete Boldt, Niels Holmkvist og Henrik Erichsen. I forvejen tæller udvalget Peter Jelsgaard og Martin Haldbo Hansen. Bestyrelsen kan godkende alle fire som nye udvalgsmedlemmer. Det skal indskærpes, at budgettet skal overholdes. MSB fremsender godkendt kommissorium, budget samt rammer for udvalg til alle i udvalget. Endelig anbefaler bestyrelsen, at man tager et par føl med ind i udvalget, til sikring af videnoverførsel. Det fremgår af DFfRs vedtægter at: - nedsætter udvalg og udpeger udvalgsformænd - Medlemmerne af DFfRs udvalg godkendes af hovedbestyrelsen Efter hovedbestyrelsesmødet har bestyrelsen via mailkorrespondance besluttet, at Reiner Modest udpeges som formand for KU. MSB g) Generalforsamlingen 2012 Bordopstilling: ca. 10 personers cafe-bordopstilling som ved Inspirationsseminaret. Forslag: kan dagsordenen opbygges, så behandling af visionsplanen kommer på som første punkt. Dirigent på plads: Tjavs har indvilget i at stille sig til rådighed. Som referent foreslås sekretæren i Roskilde Roklub, Mads-Peter Klink Engelhardt. På valg er (for en 2-årig periode): Olga som økonomiansvarlig genopstiller Niels Laulund modtager ikke genvalg Michael Troelsen - genopstiller Stine Høi Sørensen - genopstiller Der har meldt sig fire kandidater til den ledige post i bestyrelsen. MSB afklarer proceduren for valg af bestyrelsesmedlemmer med dirigenten. Indkomne forslag til hovedgeneralforsamling fra MTU, sendt 13.12, vedrørende ændringer til langdistancekaproningsreglementet. Det besluttedes, at fremlægge dette forslag på hovedgeneralforsamlingen. Vi Ror Danmark Rundt, møder op med 6 personer til hovedgeneralforsamlingen for markedsføring af eventen. Næste års hovedgeneralforsamling afholdes i Middelfart, lørdag den 16. marts h) Forslag om trykt udgave af Jubilæumsskrift Vedlagt forslag fra Jubilæumsgruppen om trykning af 250 eksemplarer af jubilæumsskriftet. Estimeret pris kr. Dvs. 120 kr. pr eksemplar. Bestyrelsen besluttede, at det er for dyrt, og pengene kan bruges bedre indenfor roning. Medlem af DIF og FISA Side 3/6

4 Beslutningen skal ses i lyset af at jubilæumsskriftet lægges på roning.dk i et ipaper format, så man kan læse det online, eller printe det ud. HBN kontakter Janne Hallengren vedrørende jubilæumsskriftet. PF kontakter til Morten, idet bestyrelsen gav grønt lys for anvendelsen af de kr. til både. LP i) Langtursstyrmandskurser Ny 2012-udgave af Undervisningsplan og Retningslinjer. Bestyrelsen kvitterer for orienteringen med den kommentar, at undervisningsplanen opfattes som vejledende. NL j) Implementering af ATRO Budget Vedlagt 2 bilag. Ungdomslandstræner Finn Andersen, var mødt op for at berette om baggrunden for dette projekt. Det er et nødvendigt implementeringsprojekt, for at kunne fastholde status som eliteforbund i Team Danmark regi. Projektet kører over 3 år og har unge mennesker i fokus med aldersrelateret træning, dette passer fint ind i Visionsplan HBN foreslog, at man hentede en Ph.d.-studerende i Idræt ind i denne forbindelse. Projektet indeholder også kurser måske størrelsesordenen % af aktiviteterne. Disse bør kunne køres over fordelingsnøglen. Projektet er baseret på 150 tkr i støtte fra TeamDanmark og tilsvarende egenfinansiering fra DFfR. Hvis finansieringen kan etableres, er tanken at slå en fuldtidsstilling op som projektleder, som også skal løfte andre udviklingsprojekter. Projektet er støttet i en 3-årig periode fra TD (samlet tilskud på kr.). OBO k) Fastsættelse af lånerente i fonden Det besluttedes at fortsætte med 0 % i OBO l) Regnskab Regnskabet for 2011 udviser et overskud på størrelsesorden 250 tkr. Dette sammenholdt med, at der i 2010 var et overskud på godt 200 tkr og finansieringen af de projekter, der var afsat hensatte midler til, blev taget af driften, betyder at egenkapitalen vil stige med mindre der for 2012 budgetteres med et driftsunderskud. Det besluttedes derfor at afsætte medfinansiering af en projektansættelse i 2012 af person til implementering af ATRO. Dette skal ind i budgettet for MSB sørger for, der nedsættes et hurtigt arbejdende ansættelsesudvalg med deltagelse af SHS og repræsentant fra forretningsudvalget. OBO m) Budget Det besluttedes, at man i år ikke laver budgetlægning for to år, idet det som sidste år blot vil blive en kopi af Fremadrettet ønsker man dog en budgetlægning, der indeholder 2 år frem, der er koblet op på visioner og handlingsplaner. Budgetforslaget blev godkendt med disse bemærkninger: Budgetoverskriften Ny struktur skal rettes til Ro/interessenetværk. De skal ind til en ATRO projektleder (dækkende for egenfinansieringen for et år finansiering herefter skal afklares - evt. kan der søges ekstern finansiering). Kontingentstigning på 3 kr. Medlem af DIF og FISA Side 4/6

5 Det besluttedes, at bestyrelsen i forbindelse med kommende budgetplanlægning for 2013 skal hente information fra udvalgene om deres aktivitetsplaner. I praksis betyder det, at der fast på dagordenen for bestyrelsesmøderne skal behandles 2 udvalgs ønsker og planer for de kommende år. Det sker første gang ved bestyrelsesmødet i april. HBN n) Repræsentative opgaver i 2012 Liste vedlagt med jubilæumsdatoer. HBN foreslog, at DFfR ikke mødte op ved hvert jubilæum. Vi bør overveje at sende en repræsentant til Færøernes store regatta. PF er et emne hertil. Det besluttedes, at sekretariatet sender liste ud med datoer for afholdelse af jubilæer, for så vidt de er kendt. 4 Orientering: MSB a) Sekretariatet Årshæftet er klar til tryk på mandag. Udsendelse til hovedgeneralforsamling sker uge 7. Vi har lovet MTU at sende deres langdistanceplakat med ud. Personale. Der er nu tilknyttet to praktikanter, Kira og Sofie, på et 10 ugers praktikophold, de læser begge multimedievidenskab. Effektivisering af arbejdsprocesser. Der arbejdes indenfor flere områder: - Webshop sammen med DRC - ny transportforsikring - nedlæggelse af 2 af de 3 fonde - tilmelding til kurser Nyttevirkningen forventes desværre først at slå igennem i 2. kvartal. HBN b) Formand Bagsværd Sø. Bruger vi rigtig meget tid på for øjeblikket og vi må påregne, at det vil stå på de kommende 3-5 år frem. Lige før jul kom COWI rapporten. HBN har været til møder med Lokale- og Anlægs Fonden, og møder med lokale roklubber og styregruppemøde alt sammen i januar. Det fremgår, at LOA har 6 mio. afsat til projektet, hvis det kan tages beslutninger i år, ellers bortfalder dette beløb. De er politisk opbakning i kommunerne, Gladsaxe og Lyngby-Taarbæk. PF c) Næstformand Intet Der nedsættes en projektgruppe med det formål at følge processen og medlemmerne vil deltage i arbejdsgrupper som forventes etableret af Gladsaxe Kommune. Der er møde i uge 11 eller 12 mellem kommunerne og DFfR. OBO d) Økonomiansvarlig Intet MT e) Bestyrelsesmedlem Medlem af DIF og FISA Side 5/6

6 Motions- og turområdet. Intet LP f) Bestyrelsesmedlem Uddannelsesområdet. Intet NL g) Bestyrelsesmedlem Kaproning. Intet SHS h) Bestyrelsesmedlem Handicap. Intet NL, HBN, OBO i) Danmarks Rocenter Intet PF j) Eurow ApS Referat fra bestyrelsesmøde 1/ udsendt. Praktikanterne i DFfR har lavet nyt logo til Eurow. Der er ved at blive indgået forhandleraftale med New Wave Danmark om salg af sportstøj. Regnskab for 2011 forventes at blive pænt. Der forventes salg og levering af mellem 5 og 8 coastalbåde til Danmark i Afholdelse af generalforsamling i selskabet i forbindelse med hovedbestyrelsesmøde den 16/3. PF sørger for indkaldelse. Foreslår uændret bestyrelse. HBN k) Jubilæumsaktiviteter God tilmelding til jubilæumsreceptionen i morgen. 5 Eventuelt: Mødet sluttede kl. 20:31 Medlem af DIF og FISA Side 6/6