Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligorganisationen Lundebjerggård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 25. april 2014 Referat af: Kombineret bestyrelsesmøde og ordinært repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Lundebjerggård Mødedato og -tid Tirsdag den 22. april 2014 kl Sted Afdeling Lundebjergs lokaler, Lundebjerggårdsvej 262 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Allan Bogholdt, Ingelise Buczio, Sven Levitin og Per Mortensen Repræsentantskabsmedlemmer Inger Bogholdt, Anne Grethe Guldfeldt, Frederik Gylstorff, Jette Bork og Birthe Riel Nielsen Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Pernille Martini Jensen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 5. november Optagne lån i perioden 5. november april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Boligorganisationens medlems- og administrationsaftale 6. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg b. Afdeling Ravnsletlund c. Boligorganisationen Lundebjerggård d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 7. Budget 2015 a. Fastsættelse af administrationsbidrag b. Retningslinier for afdelingernes budget 8. Renoveringsarbejder a. Projekt udskiftning af faldstammer og brugsvandrør i afdeling Lundebjerg b. Projekt badeværelsesudskiftning i afdeling Lundebjerg c. Forslag om opførelse af ejendomskontor i gadeplan i afdeling Lundebjerg 9. Opfølgning på anvisningsaftalen 555

2 10. Orientering om elektronisk syn 11. Boligsocialt projekt i Skovlunde 12. Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Mogens Kjeldstrøm Pedersen) b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen. d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 13. Behandling af indkomne forslag 14. Valg af revisor 15. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 16. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag den 23. oktober Eventuelt. ad 1 - Valg af dirigent Frederik Gylstorff blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 - Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 5. november 2013 Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 5. november april 2014 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Formanden aflagde følgende beretning: Det forløbne år er gået godt - og det har været en mild vinter. Den 5. marts 2014 afholdte vi ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling Lundebjerg, hvor det - med overvældende flertal - blev besluttet at udskifte afdelingens faldstammer og brugsvandsrør. Vi har også afholdt en urafstemning i afdeling Lundebjerg, hvor det med flertal blev besluttet at foretage en total renovering af vore badeværelser og vi skal nu finde et badeværelsesudvalg til at træffe beslutninger. Afdeling Lundebjerg har i år 50 års jubilæum og vi har i lang tid være i gang med forberedelserne til jubilæet, som holdes den 9. august og hvor vi håber at se rigtig mange af vore beboere. På grund af jubilæet vil det populære loppemarked ikke blive afholdt i år. 556

3 Den 7. april var vi til en workshop i Skovlunde Kirke for sammen med de øvrige boligorganisationer at nedsætte en styregruppe vedrørende opstart af et boligsocialt projekt i Skovlunde. Sven Levitin er indtrådt i styregruppen. Endelig en stor tak til vort dygtige personale i Ravnsletlund og Lundebjerg samt til Almenbo. Beretningen blev godkendt. ad 5 - Boligorganisationens medlems- og administrationsaftale Administrationen fremlagde en opdateret medlems- og administrationsaftale til underskrift. ad 6 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Lundebjerg Der blev bedt om kontoudtog vedrørende selskabslokalets udgifter. Kontoudtoget sendes til Sven Levitin, som fremadrettet kan få tilsendt et udskrift ved behov. Der blev spurgt, hvad posten på kr. vedrørende ekstra renovation dækkede. Til referat kan oplyses, at posten blandt andet dækker leje af komprimator i 12 måneder samt kørsel af haveaffald. Afdeling Lundebjergs regnskab for 2013 blev godkendt med et underskud på kr., der skyldes mindre renteindtægt end budgetteret. b. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2013 blev godkendt med et overskud på kr., der skyldes ikke anvendte afskrivningsbeløb. c. Boligorganisationen Lundebjerggård Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab for 2013 blev godkendt med et underskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. Egenkapitalen udgør kr. d. Sideaktiviteterne Regnskabet blev godkendt. e. Spørgeskemaet Spørgeskemaet blev godkendt. f. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 7 - Budget 2015 Administrationsbidrag til Almenbo for 2015 er uændret kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed jævnfør Almenbos takstoversigt 2015, som er godkendt af Almenbos bestyrelse den 26. februar

4 Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2015 på efterårsmødet. b. Godkendelse af bestyrelseshonorar for 2014 Bestyrelseshonoraret blev godkendt. c. Retningslinier for afdelingernes budget Retningslinierne blev taget til efterretning. ad 8 - Renoveringsarbejder a. Projekt udskiftning af faldstammer og brugsvandsrør i afdeling Lundebjerg Projektet samt lejeforhøjelsen blev godkendt på det ekstraordinære afdelingsmøde den 5. marts 2014 med et overvældende flertal og omfatter en udskiftning af afløbsledninger, faldstammer og brugsvandsrør. Endvidere udskiftes blandings- og brusebatterier og de nuværende toiletter udskiftes til væghængte. Projektet skal i udbud med budget på ca. 50 mio. kr. Finansieringen heraf vil være optagelse af et F5-lån, hvor ydelsen på dette lån udgør lejeforhøjelsen på 5,6%. Bestyrelsen godkendte projektet samt finansieringen. Ingeniørfirmaet Henrik Larsen er påbegyndt forregistrering og projektering. b. Projekt badeværelsesudskiftning i afdeling Lundebjerg Urafstemningen godkendte projektet med et markant flertal. Det betyder, at 486 badeværelser renoveres i forbindelse med rør- og faldstammeudskiftningen. Renoveringen er budgetteret til ca. 23 mio. kr., der finansieres ved et 20 årigt lån med en lejeforhøjelse på 250 kr. pr. måned pr. lejemål. Der vil blive afholdt spørgemøde med beboerne i efteråret, når forregistreringen er udført. Information om dette udsendes til beboerne snarest. Afdelingsbestyrelsen vil på et kommende møde nedsætte et badeværelsesudvalg, som skal være med til at tage stilling til f.eks. flisevalg og sanitet. c. Forslag om opførelse af ejendomskontor i gadeplan i afdeling Lundebjerg Administrationen fremviste AI-gruppens skitser vedrørende projekt om etablering af nyt ejendomskontor i terræn, således at ejendomskontoret kan leve op til arbejdsmiljøkravene, herunder etablering af mulige flugtveje og bedre arbejdsmiljø. Projektet, som der afsættes 3 mio. kr. til i driftsbudgettet, vil ikke få indflydelse på huslejen og skal ikke godkendes af beboerne. Administrationen bad bestyrelsen overveje muligheden for ansættelse af en sekretær til servicering af beboere og løsning af ejendomskontorets opgaver. De opgaver, som tidligere er udført af Almenbo, men fremtidigt kan udføres fra ejendomskontoret, vil blive afspejlet i et lavere administrationsbidrag. Bestyrelsen godkendte projektet, således at byggeriet kan igangsættes til efteråret og råhuset kan bygges inden vinteren sætter ind. ad 9 - Opfølgning på anvisningsaftalen 558

5 Den reviderede anvisningsaftale, hvor Ballerup Kommune pr. 1. juli 2014 får anvisning til hver anden ledige ældre- og handicapegnede bolig, var medbragt til bestyrelsens underskrift. 559

6 ad 10 - Orientering om elektronisk syn Administrationen orienterede om, at rammeaftalen vedrørende det digitale boligselskab (det elektroniske syn) udløber ved årsskiftet. En ny aftale skal indgås. Formanden bad om at få tilsendt en oversigtstegning over Lundebjergs areal. Administrationen fremsender en sådan. ad 11 - Boligsocialt projekt i Skovlunde Der blev omdelt et kort referat af mødet den 8. april 2014, hvoraf det fremgik, at der var nedsat en styregruppe, som skal sætte rammerne for et boligsocialt projekt. Sven Levitin fra afdeling Lundebjerg indtrådte i styregruppen. ad 12 - Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Mogens Kjeldstrøm Pedersen) Mogens Kjeldstrøm Pedersen ønskede ikke genvalg. Allan Bogholdt blev valgt til Almenbos bestyrelse. b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse Jette Bork blev valgt som suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse. c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen Svend Levitin blev valgt som kandidat til Almenbos bestyrelse. d. Udlevering af valgkort til Almenbos bestyrelse Administrationen udleverede seks valgkort til boligorganisationens formand. Valgkortene blev fordelt således: Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Allan Bogholdt, Inger Bogholdt, Jette Bork, Ingelise Buczio og Sven Levitin. ad 13 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag. ad 14 - Valg af revisor Revisionsselskabet Deloitte blev genvalgt. ad 15 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. 560

7 b. Fra afdelingerne Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjerg var ikke tilfredse med rengøringen i beboerlokalet og ønskede i den forbindelse at godkende regninger vedrørende beboerhuset. Administrationen svarede, at det er ejendomsmesterens opgave at godkende fakturaer. Der vil tilgå en kontospecifikation vedrørende selskabslokalet, når afdelingsbestyrelsen via mail beder herom. Afdeling Ravnsletlund Afdeling Ravnsletlund havde ingen meddelelser. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant havde ingen meddelelser. d. Fra administrationen Almenbos bestyrelse har besluttet at overgå til webfakturering, som påbegyndes i maj måned. Der vil blive afholdt kursus for administrationen og ejendomsmestre. Faktura vedrørende tilskud fra Fritidscenteret var medbragt til bestyrelsens godkendelse og underskrift. Der afholdes bestyrelseskonference den november på Comwell Køge Strand. Referat af styringsdialomødet mellem administrationen og Ballerup Kommune blev omdelt. ad 16 - Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde blev fastsat til tirsdag den 11. november kl ad 17 - Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referent Formand Dirigent Lene Terpe Mogens Kjeldstrøm Pedersen Frederik Gylstorff 561