Forretningsgang 4: Feriepengeforpligtelser

Transkript

1 Forretningsgang 4: Feriepengeforpligtelser 1. Indledning Indregning af skyldige beløb til feriepenge er en væsentlig post i balancen. Dette stiller store krav til den regnskabsmæssige opgørelse, opfølgning og kontrol og dermed den beskrevne forretningsgang på området. En regnskabsinstruks for registrering af feriepenge skal omfatte retningslinier for: Registrering af optjening af feriepenge for indeværende kalenderår Registrering af afvikling af optjente feriepenge Feriepenge registreringen omfatter alle feriepenge dvs. det lovmæssige krav på feriepenge 12,5 % af lønsummen (de almindelige feriepenge), 1,5 % særlig feriegodtgørelse og de 5 særlige feriedage. Registrering og afvikling af feriepenge omfatter kun månedsvis ansatte, der får løn under ferie, sygdom og søgnehelligdage, samt elever. For visse persongrupper skal der ikke afsættes feriepenge, fordi de løbende indbetales til Feriegiro. Det drejer sig om timelønsansatte, månedsvist ansatte, der fratræder i ferieåret, før end de har afholdt hele deres optjente ferie og månedsvis ansatte, der vælger 12 pct. feriegodtgørelsen. Som grundlag for bogføringen skal institutionen udarbejde ferieopgørelser, som løbende indeholder en afstemt registrering af afholdt såvel som optjent ferie. Såfremt der eksisterer et tids registreringssystem kan ferieopgørelsen baseres herpå. Ønskes yderligere information om reglerne for optjening af feriepenge henvises til Ferievejledningen fra juni 2003, som kan downloades fra Personalestyrelsens hjemmeside, under publikationer Heri beskrives også reglerne for medarbejdere, hvor refusion er inde i billedet, f.eks. i forbindelse med fleksjob, barsel osv. 2. Regelgrundlag Institutionerne skal være opmærksomme på, at periodiseringen af feriepengeforpligtelsen er foretaget korrekt. Regnskabsreglerne fremgår af ØAV - regelsættets afsnit om Skyldige feriepenge Feriedage optjenes i kalenderåret og afholdes i ferieåret, som går fra den 1. maj til 30. april året efter. Det betyder, at der er mulighed for 16 måneders optjening før ferien kan afvikles og dermed tilbage føres i balancen. Denne periodeforskydning skal periodiseres i balancen som en skyldig gældspost. Det betyder reelt set, at de skyldige feriepenge i balance ved hver regnskabsafslutning skal omfatte: Feriepenge optjent i indeværende kalenderår samt Feriepenge fra tidligere optjeningsår som endnu ikke er afholdt, men som skal afholdes i perioden fra regnskabsafslutningsdatoen og til 30. april året efter, såfremt der ingen aftaler er om overførsel af ferie. 31

2 Et tænkt og simpelt eksempel på hvorledes denne periodeforskydning behandles i regnskabet for 2005 for en institution er vist nedenfor: Eksempel Forudsætninger for en institution I løbet af kalenderåret 2005 optjener medarbejderne feriepenge med kr. pr. måned i institutionen. Primo regnskabsåret har institutionen en skyldig feriepengeforpligtelse på kr. Forpligtelsen indeholder hele den skyldige optjente ferie i 2004 i alt kr. og afvikles jævnt henover ferieåret 1. april 2005 til 30. april 2006, dvs. forpligtelsen reduceres med kr. pr. måned. Endvidere indeholder forpligtelsen skyldig restferie optjent i 2003 i alt kr., som afvikles over den resterende del af ferieåret, dvs. 1. januar til 30. april 2005 med kr. pr. måned. Ingen medarbejdere har overført restferie fra gammelt til nyt ferieår. Regnskabsmæssig behandling: År Måned Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Afvikling optjente feriepenge Afvikling optjente feriepenge Optjening feriepenge Skyldige feriepenge bogført i balancen Påvirkning af driften (udgift) Tabellen viser, at de skyldige beløb består af feriepenge for optjeningsåret 2005 i alt kr. og restferie for 2004 i alt kr., som endnu ikke er afholdt Optjening af feriepenge Fra 1. januar 2005 og fremover vil lønsystemet SLS (Statens Løn System) beregne og bogføre den løbende optjening af ferie for den enkelte medarbejder afhængig af personalekategori. Det er både forpligtelsen til de almindelige og særlige feriepenge samt den særlige feriegodtgørelse, som indgår i beregningen. Udgangspunktet for beregningen er den feriegivende løn (løn, tillæg og eget pensionsbidrag), der divideres med antal arbejdsdage, som er sat til 252 og ganges med antal almindelige feriedage (25 dage) og særlige feriedage (5 dage). Feriepengeafvikling Ferieafviklingen foretages over ferieåret. Af hensyn til den løbende regnskabsopfølgning og kontrol er det vigtigt, at afviklingen af den optjente feriepengeforpligtelse bogføres i takt med, at ferien afholdes, og ikke skubbes til regnskabsafslutningen. Der kan her være individuelle aftaler om overførsler af ferie mv., og særlig afvikling af særlige feriedage, som der skal tages højde for ved bogføringen af afviklingen. 32

3 Økonomistyrelsen har fastsat, at de optjente feriepenge afsat som en skyldig gældspost i balancen, skal reduceres med den afholdte ferie hvert kvartal. Dette gøres manuelt, fordi lønsystemet (SLS) ikke kan hjælpe med at beregne afviklingen. Bogføringen af afviklingen af ferien opgøres på baggrund af institutionens ferieopgørelser. Feriepengeopgørelserne skal indeholde såvel optjent som afholdt ferie. Institutionen skal derfor tilrettelægge et system, som kan håndtere både registrering og afvikling af ferie og som skal kunne ligge til grund for bogføringen. Økonomistyrelsen tillader dog, at bogføringen af ferieafviklingen baseres på en plan (et estimat) primo året over medarbejderstabens forventede afvikling af den optjente ferie. Institutioner som anvender timeregistrering kan med fordel tilbageføre forpligtelsen baseret på baggrund af udtræk fra tidsregistreringen over afholdte feriedage i kvartalet, ellers foretages et estimat. Hvis en medarbejder fratræder, skal hele forpligtelsen til medarbejderen afvikles. Det gør lønsystemet (SLS) automatisk for den del af den optjente ferie, som optjenes i indeværende regnskabsår. Vedrørende tidligere års optjente feriepenge opgøres disse og tilbageføres manuelt i bogføringen af institutionen selv på det tidspunkt medarbejderen fratræder. De skyldige feriepenge afregnes til Feriegiro eller personen selv. Afstemning af ferieopgørelse med bogføring Ferieopgørelsen skal løbende afstemmes med bogføringen. Såfremt feriepengeafviklingen baseres på en plan for afviklingen primo året, skal den dokumenteres, og løbende afstemmes med ferieopgørelsen med henblik på at afdække, om bogføringen af den estimerede afvikling af ferien giver et retvisende billede over regnskabsåret. Ved hver årsregnskabsafslutning skal opgørelsen af skyldige feriepenge afstemmes til bogføringen. Opgørelsen afhængig af konkrete forhold skal som udgangspunkt indeholde: Feriepenge optjent i indeværende kalenderår samt Den restferie fra tidligere kalenderår som endnu ikke er afholdt, men som skal afholdes i perioden fra regnskabsafslutningsdatoen og til 30. april året efter, såfremt der ingen aftaler er om overførsel af ferie 3. Tjekliste til regnskabsinstruks Nye kontroltiltag Er det besluttet, hvordan ferieopgørelserne udarbejdes? Hvordan skal registrering og opgørelse af afvikling og optjening af feriepenge foretages? Er der internt et system, som kan registrere og holde styr på optjening og afvikling af almindelig ferie og særlige feriedage pr. medarbejder? Er det formaliseret, hvordan feriepenge indberettet via lønkørsel i SLS registreres i feriepengeopgørelserne? Er det besluttet, hvorledes bogføringen af ferieafviklingen skal tilrettelægges? Er ferietotalerne afstemt med medarbejderne, bl.a. overførsel af restferie? 33

4 Hvis feriepenge afvikles på baggrund af et estimat, er der indført en afstemningsprocedure til den faktisk afholdte ferie registreret i henhold til ferieopgørelserne? Er der etableret en procedure, som sikrer, at alt afholdt ferie er tilbageført i bogføringen? Er det formaliseret, hvorledes opgørelse af skyldige feriepenge ved årsafslutning afstemmes til ferieopgørelsen? Organisatorisk/ i praksis Hvem opgør og registrerer optjening og afvikling af feriepenge i feriepengeopgørelserne? Hvem bogfører reguleringer i finanssystemet, som foretages i feriepengeopgørelserne? Hvem kontrollerer, at ferieafviklingen foretages korrekt? Hvem foretager den løbende afstemning af feriepengeopgørelserne med bogføringen? Hvem kontrollerer, at feriepengehensættelsen er korrekt bogført ultimo regnskabsåret? Anbefalinger Konstruér flow-charts over arbejdsgangen vedrørende afvikling og optjening af feriepenge. Det kan stærkt anbefales at gøre det detaljeret så det præcis fremgår, hvem der udfører de forskellige opgaver 4. Flow-chart: Feriepengeforpligtelser 34

5 Flowchart: Feriepenge Optjening af feriepenge <fase> Afvikling af feriepenge Lønkontoret SLS beregner optjening af feriepenge Feriepengeopgørelse for optjening af feriepenge Afvikling af feriepengeforpligtelse for medarbejdere som fratræder Feriepenge opgørelse udarbejdes Udarbejdelse af plan for afvikling af optjente feriepenge Plan for afvikling af ferie afstemmes løbende med feriepengeopgørel se Hvis der er en væsentlig difference bogføres denne Regnskabsfunktionen Budgetansvarlig Bogføres automatisk på lønkonti i finanssystemet i forbindelse med lønkørsel Løbende afstemning Afstemning af opgørelse for feriepengeoptjening med bogføringen Afstemning af hensættelse i ultimo året i regnskabet Skyldige feriepenge for tidligere år opgøres manuelt udfra feriepengeopgørel se Skyldige feriepenge for indeværende år beregnes af SLS Bogføres og indbetales til Feriegiro eller personen selv Plan godkendes Afvikling bogføres løbende i henhold til plan Difference godkendes Difference bogføres Ved årsafslutning afstemmes bogføring med opgørelse over af feriepengeafvikling og 35 - optjening

6 5. Eksempel på beskrivelse Ny forretningsgang for feriepengeforpligtelser For institutionens medarbejdere, der jf. deres overenskomst, modtager løn under ferie og elever, afsættes midler til løn forpligtelsen under ferie. Løn forpligtelsen indeholder den almindelige ferie dvs. løn under ferie, særlig feriegodtgørelse og de 5 særlige feriefridage. Forpligtelsen opgøres på baggrund af den feriegivende løn (løn, tillæg og eget pensionsbidrag). Registreringssystemet (m-tid) og indberetninger i SLS anvendes som grundlag for den interne registrering af afvikling og optjening i feriepengeopgørelsen. Med henblik på at kunne foretage valide opgørelser af feriepengeforpligtelser ved udgangen af hvert kvartal skærpes kravene til tidsregistreringsdisciplinen. Fremover skal den kvartalsvise tidsregistrering være afsluttet forud for regnskabsafslutningen i kvartalsafgrænsningsmånederne (marts, juni, september og december). Medarbejderne i institutionen skal have afsluttet deres individuelle tidsregistrering senest 2. hverdag i den efterfølgende måned. Optjening af ferie SLS (Statens Løn System) beregner og bogfører optjente feriepenge løbende hver måned på baggrund af de løbende løn indberetninger. Såfremt en medarbejder ikke er berettiget til feriepenge tages der højde for dette i løn indberetningen. Afvikling af optjent ferie Der foretages en løbende en registrering af medarbejdernes forbrug af optjent ferie i feriepengeopgørelsen på baggrund af medarbejdernes registrering i m-tid. Ved registrering af afholdt ferie tages højde for aftalte ferieoverførsler, når ferieåret er afsluttet. Afviklingen af feriepenge bogføres efter en nærmere estimeret plan for afvikling af ferien. Der foretages derfor ikke bogføring af afholdt ferie hver gang en medarbejder afholder en feriedag. Den samlede ferieafvikling i kvartalet bogføres hver kvartalsafslutning. Afstemning af bogføring med ferieopgørelsen Der foretages løbende over året afstemning mellem ferieopgørelserne og bogføringen. Kun såfremt der er væsentlige afvigelser bogføres differencerne ved hver kvartalsafslutning. En gang årligt ved regnskabsafslutningen foretages en endelig afstemning mellem feriepengeopgørelsen og bogføringen. Er der en difference bogføres denne. Afstemningen skal sikre at forpligtelsen ultimo året afhængig af konkrete forhold, indeholder Feriepenge optjent i indeværende kalenderår samt Den restferie fra tidligere kalenderår som endnu ikke er afholdt, men som skal afholdes i perioden fra regnskabsafslutningsdatoen og til 30. april året efter, såfremt der ingen aftaler er om overførsel af ferie 36

7 Ansvarsfordeling og procedure Løn kontoret Løn kontoret forestår den løbende registrering af afholdt og optjent ferie i feriepengeopgørelsen og har ansvar for at optjeningen af feriepenge sker gennem løn indberetning i SLS. Endvidere har løn kontoret ansvar for løbende at afstemme planen for afviklingen af ferien over til registreringerne i feriepengeopgørelsen. Såfremt differencer opstår orienteres den budgetansvarlige herom, som vurderer om differencen skal bogføres. Regnskabsfunktionen Regnskabsfunktionen har ansvaret for bogføringen af feriepengeafviklingen hvert kvartal samt den endelige afstemning af forpligtelsen ultimo året over til feriepengeopgørelsen. En afslutningsdifference godkendes af den budgetansvarlige, inden den bogføres. 37