Gode råd til budgetlægning for projekter

Transkript

1 Gode råd til budgetlægning for projekter Fælles for alle projekter: Mødebudget Hver projektgruppe har sin specielle egenart alt efter, hvordan deres kommissorium er formuleret. Fælles for projektgrupperne er, at de som noget af det første skal udarbejde et budget for deres aktiviteter, der skal godkendes af HB-kontaktpersonen. Omfanget af de budgetlinier, der skal indgå i budgettet, afhænger af, om der er tale om en tænketank, en udgivelse eller et arrangement. Alle projektgrupper skal på første møde udarbejde et budget, der som minimum indeholder: Transport for projektgruppen til møder Bespisning ved møder Beregning af transport og bespisning skal tage udgangspunkt i, hvor mange møder, projektgruppen forventer at holde i projektperioden, og om det er dag-, aften- eller weekendmøder. Transport refunderes efter billigste pris for transport med offentlige midler. Hvis det ikke er muligt at benytte enten bus eller tog, eller det er billigere at køre flere sammen i bil, vil transport kunne refunderes med en standardpris pr. kørt km. På Afregningsbilaget kan du se taksten for indeværende år. Beregning af bespisning foregår efter korpset standardtakster for henholdsvis hoved- og kaffemåltider. Pr. 1. januar 2006 er taksten: Hovedmåltider (morgenmad, frokost eller aftensmad): 40 kr. pr. person Kaffemåltider: 15 kr. pr. person Nedenfor er nedskrevet nogle ideer til brug for udarbejdelse af budget for henholdsvis en tænketank, en udgivelse eller et arrangement. Tænketank En tænketank har til formål at undersøge et emne og aflevere resultatet til Hovedbestyrelsen eventuelt med idéer til, hvordan De grønne pigespejdere arbejder videre med emnet. Et budget for en tænketank, vil der normalt skulle indgå udgifter til: Porto, papir, kopier, trykning af rapport Eventuelt indkøb af materialer f.eks. litteratur mv. 1

2 Eventuel deltagelse i møder eller konferencer i forbindelse med undersøgelsen af emnet Udgivelse En projektgruppe, der er nedsat for at udarbejde en udgivelse kan med held udarbejde budgettet for udgivelsen i tæt samarbejde med kontaktkonsulenten eller en anden på Korpskontoret, der vil kunne hjælpe med erfaringer med hvad de forskellige ting koster. Projektgruppen skal overveje, hvordan udgivelsen skal se ud, det vil sige 1) hvor mange illustrationer eller fotos, der skal være, 2) type papir (glittet eller mat), 3) trykt i sort-hvid eller i farver, 4) hæftet med clips eller syet i ryggen, og 5) med hårdt eller blødt omslag. Alt dette vil have indflydelse på udgifter til udgivelsen. Endvidere er det vigtigt, at projektgruppen tager stilling til, om den selv er i stand til at sætte udgivelsen op, eller der skal hyres en layouter. Endelige vil det som oftest i projektgruppens kommissorium fremgå, om udgivelsen skal laves med henblik på udsendelse til målgruppen, eller den skal laves med salg for øje. Hvis den skal udsendes, skal projektgruppen i sit budget indregne omkostninger til udsendelse. Hvis udgivelsen skal sælges, fastsættes en pris i samarbejde med HB-kontaktpersonen og Webfryd. Oplagets størrelse aftales med HB-kontaktpersonen og webfryd, hvis dette ikke er angivet i kommissoriet. Projektgruppens budget vil derfor indeholde overvejelser om udgifter til: Illustrationer (tegner, fotograf, materialer, der skal fotograferes, mv.) Royalty Layout af udgivelsen Trykning af udgivelsen Porto i forbindelse med udsendelse af udgivelsen Eventuelt indkøb af materialer f.eks. litteratur mv. Eventuel deltagelse i møder eller konferencer i forbindelse med undersøgelsen af emnet Se desuden afsnittet Ansvar og beføjelser. Arrangement Skal projektgruppen lave et arrangement, skal den som udgangspunkt levere et budget, hvor de samlede udgifter for De grønne pigespejdere er 0 kr. Det vil sige, at den pris deltagere betaler for at deltage i arrangement skal kunne dække mødeudgifter, transport, indbydelser, materialer, lokaleleje mv., der er knyttet til arrangementet med mindre andet fremgår af kommissoriet. 2

3 En projektgruppe der udarbejder et arrangement, kan overveje følgende budgetlinjer: Udgifter til indbydelser (overvej trykning, layout, porto mv. til udsendelse, antal, målgruppe, mv.) Bespisning af deltagere Materialer Hytte- eller lokaleleje Leje af materiel eller lignende Transport af deltagere og arrangører til, under og efter arrangementet Honorar til eksterne foredragsholdere eller hjælpere Porto og trykning ved udsendelse af deltagerbreve Projektgruppens transport til arrangementet Transport af materiel til arrangement Sikkerhedsmargin på 5% til dækning af uforudsete udgifter Budgettet for et arrangement skal tage udgangspunkt i, hvor mange deltagere projektgruppen og HBkontaktpersonen forventer til arrangementet, hvor arrangement skal afholdes og hvilke aktiviteter, det skal indeholde. Når omkostningerne er gjort op, kan deltagerprisen beregnes som de samlede omkostninger delt med antallet af forventede deltagere. Det er en god ide, at projektgruppen laver et alternativt budget, hvor der tages udgangspunkt i et deltagerantal, der er lavere end det, som den i første omgang forventer. Dette regnestykke vil kunne give projektgruppen en alternativ deltagerpris, som bør indgå ved indstillingen af deltagerprisen alt efter hvilket arrangement, der er tale om. Der kan være situationer, hvor et team eller Hovedbestyrelsen vurderer, at den indstillede deltagerpris er for høj. Hvis det er tilfældet, skal projektgruppen regne baglæns. Det vil sige, at den på baggrund af den nu givne deltagerpris ganget med det forventede deltagerantal vurderer, hvor udgifterne til arrangementet kan reduceres f.eks. ved at erstatte en aktivitet med en anden. Se desuden afsnittet Ansvar og beføjelser. Budget og økonomi i kommissoriet Af projektgruppens kommissorium fremgår der eventuelt allerede vedtagne beslutninger i forhold til projektets økonomi. 3

4 Arrangementer skal, som nævnt ovenfor, hvile i sig selv. De grønne pigespejdere lægger dog pengene ud til mødeudgifter, indtil deltagerbetalinger er indbetalt. De enkelte projektgrupper kan på baggrund af et budget ansøge om flere penge, end der er afsat i kommissoriet. Indsendelse af budget Budgettet indsendes til projektgruppens kontaktperson på korpskontoret, der sørger for, at det bliver forelagt det rette team eller Hovedbestyrelsen. Opfølgning på budget Projektgrupperne skal umiddelbart efter, deres aktiviteter er afholdt, indsende regninger til De grønne pigespejdere att.: Grete Grièse. Alle regningerne skal projektlederen med sin underskrift have godkendt før indsendelse. Med regningerne skal vedlægges et bankkontonummer, hvor udlægget kan afregnes. Hvis projektgruppens medlemmer ikke selv lægger penge ud på vegne af De grønne pigespejdere, skal der gives besked til Grete Griése om, at en faktura kan forventes fremsendt direkte til De grønne pigespejdere. Projektgruppen kan til enhver tid kontakte Grete Griése og få oplyst, hvor mange penge, der er brugt af deres budget. Ansvar og beføjelser Projektgruppen kan som udgangspunkt forpligte De grønne pigespejdere indenfor deres budget, men: Korpskontoret skal indhente tilbud på trykning af materialer og illustrationer Korpskontoret skal læse korrektur på alle udgivelser, før de sendes til trykning Korpskontoret skal underskrive alle kontrakter over kr. Projektgruppen må ikke på eget initiativ søge om eksterne midler og sponsorater Projektgruppen må ikke uden godkendelse indgå samarbejde med eksterne parter 4

5 Spørgsmål Hvis projektgrupperne har spørgsmål i forbindelse med budgetlægningen, vil gruppens kontaktperson i Hovedbestyrelsen i mange tilfælde kunne svare. Ellers kan Korpskontoret kontaktes. Spørgsmål vedrørende indsendelse af bilag mv. kan rettes til Grete Griése. 5