Kapitel 4 Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd 13 Områder

Transkript

1 Kapitel 4 Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd 13 Områder Stk. 1. Der oprettes indtil 98 Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd i Jægerforbundet, afgrænset med baggrund i kommunegrænserne. Stk. 2. Foreningerne henhører under ét Kommunalt Fællesråd. Stk. 3. Driften af de Kommunale Fællesråd finansieres af Jægerforbundet i overensstemmelse med nærmere af hovedbestyrelsen fastlagte retningslinjer. Stk. 4. Såfremt der i en kommune ikke er mindst én jagtforening, udpeger hovedbestyrelsen efter indstilling fra kredsen den eller de lokale personer, der varetager tilsvarende opgaver, som ellers varetages af Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd. 14 Jagtforeningernes Kommunale Fællesråds kompetence og sammensætning Stk. 1. Årsmødet har den øverste myndighed i Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd. Stk. 2. Årsmødet er sammensat af 1) Bestyrelsen i det Kommunale Fællesråd 2) Samtlige medlemmer af Jægerforbundet i kommunen 15 Ordinært årsmøde i de enkelte Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd Stk. 1. Ordinært årsmøde afholdes senest fire uger inden det ordinære kredsmøde. Stk. 2. Indkaldelse med angivelse af dagsorden til årsmødet sker gennem Jægerforbundets medlemsblad senest fire uger før mødet. Stk. 3. Forslag kan fremsættes af årsmødets deltagere jf. 14, stk. 2, nr. 2. Forslag, som ønskes behandlet på mødet, og som ikke fremsættes af JKF-bestyrelsen, skal skriftligt være JKF- formanden i hænde senest tre uger før årsmødet. Stk. 4. Dagsordenen skal som minimum omfatte følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Aflæggelse af beretning for Jagtforeningernes Kommunale Fællesråds virke 3. Valg af formand 4. Valg af bestyrelse 5. Valg af eventuel(le) suppleant(er) 6. Indstilling af indtil to kandidater til hovedbestyrelsen og suppleanter for disse 7. Indstilling af delegerede til repræsentantskabsmødet 8. Indkomne forslag 9. Eventuelt 16 Ekstraordinært årsmøde Stk. 1. Ekstraordinært årsmøde indkaldes af bestyrelsen i det Kommunale Fællesråd efter behov, eller når mindst 1/3 af foreningerne skriftligt over for bestyrelsen begærer det. Begæringen skal være ledsaget af en dagsorden. Stk. 2. Bestyrelsen i det Kommunale Fællesråd skal lade afholde ekstraordinært årsmøde inden

2 otte uger efter, at behov er konstateret, henholdsvis 1/3 af foreningerne skriftligt har begæret det. Indkaldelse skal i alle tilfælde ske i Jægerforbundets medlemsblad med mindst otte dages varsel og være ledsaget af en dagsorden. 17 Bestyrelsen i de enkelte Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd Stk. 1. Bestyrelsen i Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd består af en formand og yderligere maksimalt 1 medlem pr. forening. Repræsentanten i et eventuelt grønt råd eller andre miljøfora skal være medlem af bestyrelsen. Stk. 2. Bestyrelsesformanden og bestyrelsesmedlemmer skal være medlemmer af en forening i kommunen. Bestyrelsesformanden vælges altid for en 4-årig periode. Årsmødet beslutter om valgperioden for øvrige bestyrelsesmedlemmer skal være 2 eller 4 år. Eventuel(le) suppleant(er) er på valg efter samme tidsintervaller. Stk. 3. Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand og sekretær på førstkommende møde efter årsmødet. Stk. 4. Bestyrelsen i Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd: - varetager samarbejdet med kommunens miljømyndigheder, bl.a. ved at udpege en repræsentant til kommunens grønne råd - arbejder for, at et grønt råd, såfremt det ikke findes, bliver etableret i kommunen - søger samarbejde med kommunens øvrige grønne organisationer - varetager agitationsarbejdet i kommunen, herunder søger oprettet foreninger, hvor der er behov herfor - arbejder for at interessere medlemmerne i kommunen for faunaens bevarelse - fremmer et godt kammeratskab mellem medlemmerne i kommunen - er bindeled mellem kommunens foreninger og kredsen - medvirker ved arrangement af f.eks. flugtskydning, markprøver, riffelskydning m.v. i samarbejde med kredsen Stk. 5. Hvert medlem har én stemme. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Standardforretningsorden for Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd (JKF) Denne forretningsorden supplerer Danmarks Jægerforbunds vedtægter. 1 Konstituering mv. 1.1 Umiddelbart efter afholdelsen af årsmødet i JKF afholder bestyrelsen møde for at konstituere sig og vælge næstformand, sekretær samt repræsentant til det grønne råd i kommunen. 1.2 Det konstituerende møde ledes af formanden. 1.3 Næstformanden, sekretæren og repræsentanten til det grønne råd vælges med simpel absolut stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. 1.4 Formanden samt medlemmet af det grønne råd repræsenterer JKF udadtil, medmindre

3 bestyrelsen bestemmer andet. 1.5 I tilfælde af formandens forfald varetages de ham påhvilende pligter, henholdsvis udøves de ham tilkommende beføjelser af næstformanden. 2 Indkaldelse mv. 2.1 JKF-bestyrelsen kan afholde møde hvert kvartal og i øvrigt, når formanden eller det grønne rådsmedlem finder det nødvendigt. 2.2 Formanden er pligtig at indkalde til bestyrelsesmøde, når det begæres af mindst tre medlemmer af JKF-bestyrelsen eller af medlemmet af det grønne råd. 2.3 Bestyrelsesmøder indkaldes med mindst fjorten dages varsel. Varslet kan dog afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt. Er hastende beslutning fornøden, etableres et JKF-bestyrelsesmøde som telefonmøde. Mødet protokolleres/refereres. Findes det hensigtsmæssigt, kan formanden træffe beslutning om, at sager af mindre betydning afgøres gennem skriftlig cirkulationsbeslutning, eventuelt pr. mail. Det materiale, som i så fald har cirkuleret som beslutningsgrundlag blandt JKF-bestyrelsesmedlemmerne, skal indføres i protokollen/referatet. 2.4 Indkaldelsen skal indeholde dagsorden og det til brug for JKF-bestyrelsens behandling af de enkelte sager nødvendige skriftlige materiale. Medlemmer, der ønsker at fremsætte forslag til behandling på mødet, skal derfor i god tid forinden sende nødvendige oplæg til formanden. Emner, der ikke er angivet i dagsordenen, kan ikke behandles på det pågældende møde, medmindre andet enstemmigt vedtages af de tilstedeværende medlemmer af JKF-bestyrelsen. 2.5 Dagsordenen for ordinære bestyrelsesmøder skal indeholde følgende punkter: Godkendelse og underskrift af protokollat/referat fra sidste møde. Orientering om den aktuelle situation i JKF et. Orientering om seneste nyt fra det grønne råd i kommunen. Eventuelle forslag fra de enkelte JKF-bestyrelsesmedlemmer. Fastlæggelse af næste ordinære møde. 3 Beslutningsdygtighed, stemmeflerhed 3.1 Formanden leder møderne. JKF-bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af samtlige medlemmer er til stede. 3.2 Der må ikke træffes beslutning i nogen sag, uden at så vidt muligt samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft rimelig anledning til at deltage i behandlingen. 3.3 Hvis formanden - uanset af hvilken årsag - i mere end tre måneder bliver ude af stand til at bestride hvervet, varetages hvervet af næstformanden indtil det førstkommende ordinære JKFårsmøde, hvor nyt valg foretages, medmindre formanden forinden er blevet i stand til at bestride hvervet. 3.4 De i JKF-bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpel absolut stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. 4 Referat 4.1 Formanden har ansvaret for, at der føres en protokol/referat. 4.2 Af protokollen/referatet skal fremgå: Tid og sted for mødet. Hvem, der har deltaget i mødet Dagsorden for mødet.

4 De trufne beslutninger. Tid og sted for kommende JKF-bestyrelsesmøder. Hvem, der har ført protokollen/referatet. 4.3 Protokollen/referatet underskrives af JKF-bestyrelsens medlemmer. Medlemmer, der ikke har deltaget i et protokolleret/refereret møde, skal i protokollen/referatet anføre, at de har læst protokollen/referatet, jf Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i JKF-bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening og begrundelsen derfor tilført protokollen/referatet. 5 Kompetence 5.1 JKF-bestyrelsen: varetager samarbejdet med kommunens miljømyndigheder, bl.a. ved at udpege en repræsentant til kommunens grønne råd arbejder for, at et grønt råd, såfremt det ikke findes, bliver etableret i kommunen søger samarbejde med kommunens øvrige grønne organisationer varetager agitationsarbejdet i kommunen, herunder søger oprettet foreninger, hvor der er behov herfor arbejder for at interessere medlemmerne i kommunen for faunaens bevarelse fremmer et godt kammeratskab mellem medlemmerne i kommunen er bindeled mellem kommunens foreninger og kredsen medvirker ved arrangement af f.eks. flugtskydning, markprøver, riffelskydning m.v. i samarbejde med kredsen 5.2 Ved hvert bestyrelsesmøde aflægger formanden beretning om JKF s virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. 5.3 Ved hvert bestyrelsesmøde giver medlemmet af de grønne råd en orientering om arbejdet i rådet. 5.4 Hvert enkelt bestyrelsesmedlem drager omsorg for, at materiale, som han har modtaget i forbindelse med sin funktion i JKF-bestyrelsen, ikke kommer uvedkommende i hænde. 6 Tegningsregler, attestation 6.1 JKF tegnes af formanden. 6.2 JKF-formanden er berettiget til at attestere bilag (anvise til betaling) jf. Retningslinier for den økonomiske forvaltning af Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd. Der kan af JKF-bestyrelsen gives prokura til, at to andre af kredsens bestyrelsesmedlemmer i forening kan attestere. 6.3 Samtlige udgifter refunderes af økonomiafdelingen ud fra de af formanden attesterede bilag. 7 JKF-årsmøder 7.1 JKF-formanden indkalder til JKF-årsmøder. 7.2 Det ordinære årsmøde afholdes senest fire uger inden det ordinære kredsmøde. 8 Udlevering af forretningsordenen mv.

5 8.1 Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden og have udleveret et eksemplar deraf. De skal ligeledes have udleveret et eksemplar af Jægerforbundets vedtægter. 8.2 Forretningsordenen indføres i forhandlingsprotokollen/referatet. 8.3 Den af JKF-bestyrelsen vedtagne forretningsorden skal indsendes til Jægerforbundets hovedkontor til hovedbestyrelsens godkendelse. 8.4 Denne forretningsorden træder i kraft den 1.april Ovenstående vedtaget på JKF-bestyrelsesmødet i kommune den / - Godkendt af Danmarks Jægerforbunds hovedbestyrelse den / - Retningslinier for den økonomiske forvaltning i Jagtforeningernes Kommunale Fællesråd (JKF) fra den 1. oktober 2008 Retningslinierne er fastsat af Jægerforbundets hovedbestyrelse og gælder fra 1. oktober 2008 og følgende år, indtil ny instruks eller rettelser udsendes. 1. Finansiering af JKF s drift JKF s midler består af bloktilskud fra Jægerforbundet. Der afsættes én central bloktilskudspulje til JKF erne. JKF ernes drift består udelukkende af mødeaktiviteter. JKF-bestyrelserne har det økonomiske og forvaltningsmæssige ansvar for, at midlerne anvendes i overensstemmelse med disse retningslinier. 2. Bloktilskuddets beregning og anvendelse Bloktilskuddet fastsættes af Danmarks Jægerforbund dels ud fra de af Jægerforbundet fastsatte takster for de udgifter, som Jægerforbundet anerkender, dels ud fra et skøn over det sædvanlige og gennemsnitlige omfang af de aktiviteter, som udgifterne hidrører fra. Bloktilskuddet kan anvendes til godtgørelse af følgende udgifter: 1. Fortæring. 2. Befordring. 3. Nødvendige kontorartikler. 4. Møder 2.1. Fortæringsgodtgørelse Alle fortæringsbilag skal indeholde deltagernavne og formål. Fortæring kan udbetales efter følgende retningslinier: 1. Til JKF-bestyrelsen i forbindelse med bestyrelsesmøder samt grønne rådsmøder. Fortæring efter regning maks. kr. 85,00 pr. møde/pr. person/pr. arrangement Ved ordinære JKF-møder eller møder, hvortil der inkl. transporttid medgår en dag, og hvor det er nødvendigt at købe et til to hovedmåltider, kan der til de nævnte personer udbetales: Fortæring efter regning maks. kr. 175,00 pr. møde/pr. person/ pr. arrangement. 2.2 Befordringsgodtgørelse

6 Der kan ydes befordringsgodtgørelse til JKF-formand samt det grønne rådsmedlem ved deltagelse møder og arrangementer, hvor man repræsenterer Danmarks Jægerforbund, og hvor udgiften ikke dækkes andetsteds. 1. Benyttes offentlige transportmidler, betales udgifterne hertil efter taksterne på fællesklasse mod dokumentation. 2. Benyttes egen bil, kan der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse efter SKATs gældende regler og takster. På afregningsbilaget påføres antallet af kørte kilometer, hjemadresse og bestemmelsessted og mødets/arrangementets art. Der skal samtidig påføres CPR-nr., bil reg.nr. og bankkonto nummer. Når det er muligt skal der foretages samkørsel, dvs. at to eller flere benytter samme befordringsmiddel. I så fald ydes der befordringsgodtgørelse for hele strækningen til den, der stiller bil til rådighed, mens der til de medbefordrede ydes godtgørelse for transporten mellem hjemsted og opsamlingssted. 2.3 Kontorartikler Nødvendige kontorartikler til brug for JKF s drift, f.eks. skriveartikler, papir, porto/frimærker. 2.4 Møder Der kan inden for rammerne af bloktilskuddet afholdes udgifter til fortæring i forbindelse med bestyrelsesmøder afholdt i JKF-regi. Fortæringsgodtgørelse sker ud fra rammerne i punkt 2.1. Afholdes der møder i forbindelse med planlægning af konkrete aktiviteter, skal finansiering ske via kredskassen, da samtlige aktiviteter principielt finansieres i kredsregi. Anvendelse af bloktilskuddet til andre udgiftstyper end de ovennævnte kræver forudgående godkendelse af økonomiafdelingen. 3. Administration af bloktilskuddet Den afsatte bloktilskudspulje administreres centralt. Der oprettes en kontofordelt på op til 98 slutbærere, svarende til hver JKF. Der udbetales ikke kassebeholdninger udgifter refunderes efter udlæg. 4. Repræsentantskabsmødet Godtgørelse udbetales centralt af Danmarks Jægerforbund, og indgår ikke i bloktilskuddet. For deltagelse i repræsentantskabsmøder yder Danmarks Jægerforbund følgende godtgørelse direkte til repræsentanterne: Befordringsgodtgørelse udbetales i henhold til taksten for offentlige transportmidler mod bilagsdokumentation, eller befordringsgodtgørelse efter SKATs regler og takster. Afregningsblanket fremsendes til kredskassereren for attestation. 5. Regnskab Samtlige udgifter udbetales centralt fra Danmarks Jægerforbund. Bilag sendes til JKF-formanden for kontering og attestation Bilagene indsendes til økonomiafdelingen inden den 10. i hver måned. Ved årsafslutning skal lønbilag være økonomiafdelingen i hænde senest den 15. december.