Vejledning til indberetning af ferie og fravær i SD Personale Web

Transkript

1 Vejledning til indberetning af ferie og fravær i SD Personale Web Indhold Indhold...1 Hvordan starter jeg...1 Hvordan afslutter jeg...1 Hvad er SD Personale Web...1 Indberetning af fravær...2 Felter i fravær...2 Fraværslønarter...3 Ferieindberetning...4 Senior-og fritvalgs ordning...4 Masseindberetning...5 Masseindberetning...5 Felter på masseindberetning...5 De tre felter til at vinge af i...5 Overskriftslinie (hjælpelinie)...5 Indberetningslinier...6 Gem...6 Ryd...6 Brug af billedet...6 Genvejstaster til masseindberetning...7 Hvis jeg ikke kan komme ind i systemet...7 Hvordan starter jeg Hvordan afslutter jeg Hvad er SD Personale Web For at kommme ind i systemet skal du gøre følgende: 1) Start Internet Exploreren 2) Skriv: 3) Indtast: Dit brugernavn og adgangskode + login/enter 4) Vælg: Produkter 5) Vælg: SD Personale Web Du har nu adgang til de afdelinger du skal indberette fravær for. Når du er færdig med at bruge systemet eller du forlader din skærm, skal du logge ud ved at trykke på knappen Afslut og Log Af. SD Personale Web er en enkel måde at give adgang til nogle af de oplysninger, som findes på medarbejderne i Silkeborg Data. Afhængig af den tildelte adgang kan du forespørge på følgende oplysninger: Personoplysninger Ansættelsesoplysninger Lønsammensætning Ferie Fravær Lønsimulere 1

2 Herudover er der adgang til at foretage indberetninger til lønsystemet. Alle former for fravær: Sygdom, barns 1. sygedag, omsorgsdage, ferie og 6. ferieuge. Indberetning af fravær Du kan indberette fravær på følgende måde: Med første og sidste fraværsdag Med første fraværsdag og antal fraværsdage Med kun første fraværsdag bruges kun i forbindelse med sygdom, arbejdsskader og 56 sygdom. Hvis du indberetter uden sidste fraværsdag bliver indberetningen stående på billedet Oversigt indtil den sidste fraværsdag er blevet indberettet. HUSK at raskmelde ved at klikke på personen via fanebladet oversigt. HUSK at det er jeres indberetninger af sygdom der sikrer udskrivning af dagpengeskemaer. DP- Skemaer sendes til kommunen, og det er herudfra I får refusion, når gældende regler herfor er opfyldt. Det er derfor VIGTIGT at I løbende indberetter sygdom. Data lønbehandles hver tirsdag hos Silkeborg Data. Felter i fravær Årsag Feltet Årsag er todelt. I den første del af feltet kan du indtaste et lønartsnummer, hvis du kender nummeret. Ellers se under Fraværslønarter I den anden del af feltet får du tilbudt en rulleliste over de fraværsårsager (lønarter), du kan bruge. Herfra kan du vælge den årsag du vil indberette. De 10 årsager/lønarter du bruger mest vil komme til at ligge øverst på din liste. Første fraværsdag I dette felt skriver du datoen for første fraværsdag. Du kan også bruge kalenderfunktionen til at vælge datoen. Første fraværsdag skal altid udfyldes. Hvis du indberetter 1. sygedag (bruges i forbindelse med sygdom, arbejdsskade og 56 sygdom) dvs. pågældende endnu ikke er raskmeldt vil indberetningen blive stående på billedet Oversigt ind til den sidste fraværsdag er blevet indberettet. Det er via oversigt og et klik på den sygemeldte medarbejder, at du raskmelder personen ved at indtaste sidste fraværsdag. Antal fraværsdage Her kan du skrive hvor mange dage en person er fraværende. Når du har noteret antal fraværsdage, udregnes sidste fraværsdag. Du kan vælge at bruge feltet Sidste fraværsdag i stedet for Antal fraværsdage. Sidste fraværsdag I dette felt skriver du sidste dato for fraværet. I dette felt kan du også anvende kalenderfunktionen. Du kan vælge at bruge feltet 'Antal fraværsdage' i stedet for Sidste fraværsdag. 2

3 I forbindelse med at du kun har indberettet 1. sygedag på en person, skal du finde personen via oversigt for at kunne angive sidste fraværsdag. Antal fraværstimer I dette felt kan du skrive, hvor mange timer en ansat har været fraværende. Husk! Ferie og 6. ferieuge indberettes altid i timer Fravær i procent/delvis syg/delvis rask Kan anvendes i forbindelse med aftale om delvis rask/sygemelding. Fravær i procent kan anvendes i forbindelse med aftale med arbejdspladsen om delvis rask-/sygemelding dvs., hvor en person er sygemeldt en del af arbejdstiden. Anvendes ofte i forbindelse med opstart efter sygdom. Sygefraværet skal dog mindst være på 4 timer pr. uge. Efter aftale med kommunen får arbejdspladsen delvis refusion af dagpenge. Derfor skal arbejdspladsens sædvanlige kontaktperson i Løn og Personale have skriftlig besked, når der laves en sådan aftale. Hvis der ikke er tale om et fast timetal, der arbejdes mindre i hver uge, skal arbejdspladsen hver måned sende en opgørelse (evt. pr. mail) over antallet af fraværstimer til arbejdspladsens sædvanlige kontaktperson i Løn og Personale, da det så ikke kan indtastes via dette system, Løn og Personal skal i disse situationer manuelt sørge for der modtages korrekt refusion fra kommunen. Gem Når du klikker på knappen Gem gemmes indberetningen. Den vil derefter være synlig på indberetningsoversigten og i listen nederst på skærmbilledet. Du skal altid klikke på ønsker at gemme. når du har indtastet nogle oplysninger du Fraværslønarter Lønart Tekst til lønart Bemærkninger 790 Sygdom Hvis 1. fraværsdag er indberettet afsluttes sygeperioden ved at klikke på personen fra oversigten 910 Barns 1. sygedag Hvis mindre end en dagsnorm indberettes i timer 520 Omsorgsdag Ved afholdelse af ½ dag indberettes i timer 590 Tilskadekomst Hvis sygemelding skyldes at pågældende er kommet til skade på arbejdspladsen sygdom Hvis der er lavet en 56 aftale med kommunen om refusion i forbindelse med pågældende medarbejders sygdom og at fraværet skyldes netop denne sygdom. 526 Delvis sygdom Hvis der er lavet en aftale med arbejdpladsen om, der raskmeldes delvist og det er et fast timetal, der arbejdes mindre i hver uge. 730 Ferie Indberettes ALTID i timer. Indberettes ikke frem i tiden, men samtidig med afholdelse ferieuge Indberettes ALTID i timer. Indberettes ikke frem i tiden, men samtidig med afholdelse. 774 Seniortimer Indberettes ALTID i timer. Indberettes ikke frem i tiden, men samtidig med afholdelse. 3

4 Ferieindberetning På oversigten vedr. ferie kan du se hvor mange ferietimer og timer til 6. ferieuge den enkelte medarbejder har. Bemærk: På oversigten over ferie for den enkelte medarbejder kan du se, når personer har ferie med løn og ferie uden løn. Det kan også være en kombination. Når du indberetter ferie på personer trækkes timerne med løn først. Ferietimer indberettes ved afholdelse og ikke frem i tiden. Årsagen hertil er, at ferietimer uden løn vil blive trukket i lønnen på indberetningstidspunktet, og ikke på det tidspunkt hvor de afholdes. Indberetning af ferie og 6. ferieuge sker ALTID i timer. 1 feriedag (for en fuldtidsansat) svarer til 7,4 timer. For deltidsansatte svarer 1 feriedag til den ugentlige arbejdsnorm/5 - med mindre medarbejderen har en aftale om at arbejdstiden er placeret på bestemte dage med bestemte timetal. I disse tilfælde indberettes den aftale arbejdstid den pågældende dag. Eksempel: Inga er fuldtidsansat Hun holder ferie: Der indberettes: 23 maj 26 maj (3 dage) Lønart: 730, Dato: , Timer: 22,2 1 juli 21 juli (15 dage) Lønart: 730, Dato: , Timer: august (1 dag) Lønart: 730, Dato: , Timer: 7,4 10 september (½ dag) Lønart: 730, Dato: , Timer: 3,7 Hun holder 6. ferieuge: Der indberettes: 1. maj (½ dag) Lønart: 752, Dato: , Timer: 3, december Lønart: 752, Dato: , Timer 14,8 HUSK at deltidsansattes daglige normtid er mindre end 7,4. Den daglige norm for deltidsansatte = den ugentlige arbejdstid/ 5 arbejdsdage. Den ugentlige arbejdstid kan ses på medarbejderoversigten, såfremt du er i tvivl. Senior-og fritvalgs ordning Fra 2009 er det muligt at afholde seniortimer. Dog afhænger det af hvad den enkelte seniormedarbejder har valgt af ordning. Under Senior- og fritvalgsordning kan du se om medarbejderen har valgt at kunne afholde seniortimer (under optjente seniortimer). Hvis personen afholder seniortimer skal det indberettes med lønart 774 4

5 Masseindberetning Du kan indberette fravær på Masseindberetning. Om billedet masseindberetning Masseindberetning er designet til store mængder af indberetninger. Det betyder fx at der er plads til mange indberetninger på samme side og at genvejstasterne er lagt, så du kan indberette ved brug af kun tastaturet. Der følger en beskrivelse af genvejstasterne længere nede. Billedet kan vises i to versioner. Den 'lille' version er med et begrænset antal felter, nemlig de felter de fleste har behov for, til de daglige indberetninger. Felter på masseindberetning Billedet består øverst af tre felter til at vinge af i en overskriftslinie (hjælpelinie), hvor du kan indtaste oplysninger, der skal gælde for alle de indberetninger, der er på siden 10 indberetningslinier en gem og en ryd knap nederst i billedet vises de indberetninger, der er foretaget, mens billedet er åbent De tre felter til at vinge af i Vis alle kolonner Klikker du her, får du vist alle de muligheder, der er for indberetning på dette billede. Husk overskriftslinie Vinger du af i dette felt, bliver informationerne i overskriftslinien stående, når du har klikket "Gem". Vis navn Vinger du af i dette felt, får du vist navnet på den person, du indberetter for, i det øjeblik, du forlader den pågældende indberetningslinie. Overskriftslinie (hjælpelinie) I overskriftslinien skriver du de informationer, der gælder for hele billedet. Hvis alle indberetninger fx er for den samme person, kan du skrive personens tjenestenummer i overskriftslinien. Så behøver du ikke at skrive det i indberetningslinierne. Det bliver automatisk skrevet ned i indberetningslinierne, efterhånden som du bevæger dig ned gennem dem. Ønsker du at informationen i overskriftslinien ikke skal gælde for en specifik indberetning, skriver du bare noget andet i feltet i selve linien. Overskriftlinien kan aldrig være en indberetning i sig selv. Du har først lavet en indberetning i det øjeblik du har udfyldt en af de 10 indberetningslinier og trykket på "Gem". Overskriftslinien indeholder alle de samme felter som indberetningslinierne. Det vil sige: 5

6 Tjnr I tjenestenummerfeltet skriver du tjenestenummeret på den person indberetningen gælder. Hvis du ikke kan huske tjenestenummeret, kan du se alle ansatte på den afdeling, du er på, ved at åbne rullelisten, der hører til feltet. Det sker enten ved at klikke på pilen med musen eller ved at trykke på '*' på det numeriske tastatur. Se evt. afsnittet om genvejstaster. Dato I dato-feltet skriver du datoen. Du kan bruge en række forskellige måder til indberetning af datoen. Det letteste er formatet 'ddmmåå'. (Et eksempel kan se sådan ud: for 1. juni 2005). Du kan også skrive det med punktummer, bindestreger eller skråstreger. Bemærk hvis du f.eks. indberetter kørsel vedr. tre forskellige dage, så bliver det udskrevet samlet på lønsedlen til medarbejderen. Der er ingen specifikation på de enkelte dage. Årsag I dette felt angiver du årsagen. Hvis du kan huske nummeret, kan du taste den direkte ind i feltet. Hvis du ikke kan huske nummeret på årsagen, kan du se det i rullelisten, der hører til feltet. Klik på pilen til højre for feltet med din mus eller brug genvejstasterne, som beskrevet i afsnittet om gensvejstaster. Antal Her skriver du, f.eks. hvor mange timer af den valgte årsag, indberetningen drejer sig om. Afdeling Afdelingsfeltet kan bruges til at angive, hvor indberetningen skal bogføres. Du får her vist de afdelinger, du har adgang til. Hvis du ikke kan huske afdelingenskoden, kan du se det i rullelisten, der hører til feltet. Klik på pilen til højre for feltet med din mus eller brug dine genvejstaster til det samme, som beskrevet i afsnittet om gensvejstaster. Godkendt Du kan give indberetningen status Godkendt ved at klikke i dette felt. Godkendelsen gælder alle indberetninger på siden. Indberetningslinier Gem Ryd Brug af billedet Disse linier indeholder de samme felter som overskriftslinien. Hvis du skriver noget, fx en årsag, i både indberetningslinien og overskriftslinien, er det værdien i indberetningslinien, der gælder. Værdierne fra overskriftslinien bliver skrevet ned i de tomme felter på indberetningslinien, når du forlader den pågældende indberetningslinie. De indberetninger, du har indtastet bliver først gemt, når du trykker på "Gem"-knappen. "Ryd"-knappen sletter alle informationer på billedet. Billedet er lavet, så det skal være nemt at håndtere store mængder af indberetninger. Derfor er der lagt vægt på at gøre det nemt at bruge billedet ved hjælp af sit tastatur, fremfor med musen. Vi har desuden samlet alle genvejstaster på det numeriske tastatur, så du kan indberette med én hånd. Det numeriske tastatur er taltastaturet yderst til højre på dit tastatur: 6

7 Genvejstaster til masseindberetning På det numeriske tastatur ligger genvejstasterne sådan: * / "Gange"-tasten åbner rullelisten til det felt din markør står i. "Divisions"-tasten kan du bruge til at bladre ned i din rulleliste. + "Plus"-tasten fungerer som din tabulator. Det vil sige at du med "Plus"-tasten kan Enter ½ Ctrl + Home Ctrl + End springe til næste felt. "Enter" er din udfør-tast. Det vil sige, at du kan bruge den til at vælge med, når du er inde i en rulleliste. Når du ikke er i en rulleliste kan du bruge den til at sende dine indberetninger af sted med. "½"-tasten i venstre side af tastaturet kan også bruges til at åbne rullelisten med. "Ctrl" + "Home" viser den øverste del af siden. "Ctrl" + "End" viser den nederste del af siden. Piletast Du kan bevæge dig rundt imellem linier og felter ved at bruge piletasterne. Her kan det være en fordel at bruge "Num Lock"-tasten til at skifte imellem at bruge det numeriske tastatur til som tal-værdier eller som pile. Hvis jeg ikke kan komme ind i systemet Hvis du glemmer din kode eller får problemer med at komme ind, skal du kontakte den sikkerhedsansvarlige i Løn og Personale. Det er i øjeblikket: Gitte R. Sørensen, Jeppe Frost-Jensen, Susanne Bech Kjerkegaard,