Rekvirent Opret en rekvisition

Transkript

1 Rekvirent Opret en rekvisition Versionsnummer Dato Forfatter Kommentarer KTH V.0.9

2 1. Login Personlige forside Opret ny rekvisition Opret tekst rekvisition Find varer på markedspladsen Indstillinger på markedspladsen Varesøgning Tilføj til indkøbskurv Sammenlign varer Tilføj til favoritliste Check ud>> Færdigbehandling af rekvisition Færdigbehandling af rekvisitionslinje Færdigbehandling af rekvisitionshoved Foretage varemodtagelse på egen ordre

3 1. Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.3 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle 3

4 informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 2. Opret ny rekvisition Når du vil oprette en ny rekvisition, skal du klikke på fanen Ny rekvisition fra din forside. 4

5 Du skal nu oprette din rekvisitionslinie. På rekvisitionslinien angives den vare du ønsker at rekvirere. Dette kan gøres på følgende måder: 1. Du kan vælge om rekvisitionen skal oprettes på baggrund af varer/ydelser, som findes på markedspladsen. Hvis du ønsker, at finde dine varer på markedspladsen, skal du klikke på knappen Udfør indkøb på markedspladsen. Vil du finde dine varer på markedspladsen, skal du gå til afsnit 4. Find varer på markedspladsen. 2. Du kan vælge selv, at oprette rekvisitionslinierne manuelt. Typisk gøres dette hvis varerne/ydelserne ikke er tilgængelige på markedspladsen. Hvis du ønsker selv, at oprette din bestilling manuelt, skal du klikke på Tilføj linje under rekvisitionslinier. Opretter du selv rekvisitionslinierne, skal du gå til afsnit 3. Opret tekst rekvisition. Når du opretter dine rekvisitionslinier, kan du kombinere ovenstående oprettelsesmetoder. Du kan altså både finde varer på markedspladsen, samt oprette rekvisitionslinjer manuelt på samme rekvisition. 3. Opret tekst rekvisition 5

6 Du kan oprette din rekvisitionslinie manuelt ved, at klikke på knappen Tilføj Linie. Herefter skal du udfylde de blå felter. De blå felter er obligatoriske for dig at udfylde, og du bør være præcis i din formulering og udfyldelse af felterne. Dette er for, at indkøberen nemt kan viderebehandle din rekvisition. Beskrivelse: Her angives en kort og præcis beskrivelse af varen. Kategori: Klik på ikonet til højre for feltet og vælg den kategori, der passer til din vare. Lev.dato: Her angives dato for ønsket levering af din vare. Klik på ikonet til højre for feltet og vælg dato. Varenr.: Her angives det unikke varenummer, som hører til varen. Enhed.: Klik på rullegardinet og vælg den aktuelle enhed som varen sælges i. Stykpris: Her angives prisen i relation til enheden. Antal: Her angives antallet af varen, som du ønsker at rekvirere. Leverandør: Ved at klikke på rullegardinet kan du vælge den leverandør, som du ønsker at handle med. Valuta: Ved at klikke på rullegardinet kan du vælge den valuta, som du ønsker at handle i. Her bør du vælge ud fra leverandørens oprindelsesland. Vedhæft fil på linie: Klikker du på ikonet af en klips, får du mulighed for at vedhæfte en fil på rekvisitionslinien. Klik på knappen Browse og vælg den fil du ønsker at vedhæfte. Klik dernæst på knappen Åbn, og filen er klar til at blive vedhæftet. Afslut med at klikke på knappen Upload og filen er nu vedhæftet rekvisitionslinien. 6

7 Afslut nu med at klikke på ikonet gemmer du din rekvisitionslinie. i højre siden af skærmen ud fra rekvisitionslinien. Ved klik på ikonet For at du kan se, hvordan du færdigbehandler din rekvisition, skal du klikke på knappen Næste. Gå til til afsnit 5: Færdigbehandling af rekvisition. 7

8 4. Find varer på markedspladsen Som rekvirent har du adgang til elektroniske kataloger på markedspladsen. Her kan du søge efter den vare, som du ønsker at rekvirere. Ved at finde varen på markedspladsen, slipper du for selv, at udfylde rekvisitionslinierne manuelt. Samtidigt letter du indkøberens videre arbejde med din rekvisition. For at søge efter varer på markedspladsen, skal du klikke på knappen Udfør indkøb på markedspladsen. Du vil nu automatisk blive dirigeret over på markedspladsen. 4.1 Indstillinger på markedspladsen Her har du adgang til en række faner og indstillinger, som kan hjælpe digt til at konfigurere din markedsplads. Fanerne hjælper dig med at administrere dine brugerindstillinger, favoritlister og indkøbskurve på markedspladsen. Kataloger: Her kan du søge i de kataloger, som er godkendt af din indholdsansvarlige i din organisation. Kategorier: Her får du adgang til en oversigt over alle UNSPSC kategorier v UNSPSC 8

9 kategorier(united Nations Standard Products and Services Code) 1 benyttes af leverandører til at klassificere produkter og ydelser i et elektronisk varekatalog. Indkøbskurv: Indkøbskurven giver dig altid et overblik over hvilke varer du er ifærd med at rekvirere. Det betyder at, når du har fundet en vare, som du ønsker at rekvirere bliver denne tilføjet til din indkøbskurv. Husk du kan sagtens tilføje varer fra flere leverandører til samme indkøbskurv! Indstillinger: Du har mulighed at ændre dine brugerindstillinger til markedspladsen samt administrere dine favoritlister og indkøbskurve. Hjælp: Her kan du søge hjælp til brugen af markedspladsen. Check out: Når du klikker på check out returnerer du til det oprindelige billede. Du kan nu færdiggøre eller annullere din rekvisition. 4.2 Varesøgning Du har flere muligheder for at søge varer på, og du kan opsætte kriterier for din søgning.herved kan du præcisere og minimere antallet af hits, så du nemmere kan sortere og udvælge de varer, som du har behov for. Alm. Søgning: Fritekstsøgning på alle søgbare kategorier i leverandørernes kataloger. Giver ofte et større antal hits. Søg kun i varenumre: Fritekstsøgning på varenummer. Kendes varenummeret på den ønskede varer kan denne søgning benyttes. Søg kun i favoritlister: Fritekstsøgning i alle dine personlige favoritlister samt de korcernfavoritlister som er tilgængelige for dig. 1 UNSPSC kodelisten er et hierarkisk opbygget klassifikationssystem, der er internationalt og kan fungere på tværs af sprogbarrierer. Målet er at lette den elektroniske handel i Danmark og gøre samhandlen med udlandet nemmere. 9

10 Søg kun i kategorier: Nummersøgning på UNSPSC kategorier. Klik på fanen Kategorier for at få vist UNSPSC kategorierne. Avanceret søgning: Avanceret søgning giver dig mulighed for, at opstille kriterier for din søgning. Her kan du vælge, at kombinere dine kriterier, for at præsicere din søgning. Du kan sortere din søgning på leverandør, Kategori, egenskab, pris og enhed. Derudover kan du vælge, at angive om din søgning skal ske i søg kun i forhandlede priser. Forhandlede priser er betegnelsen på priser som er godkendt af en indholdsansvarlig i din organisation. Ved anvendelse af egenskab og pris kriterierne skal du angive værdien i feltet til højre. Fx. Pris = 100,00 Vis favoritliste: Du kan vælge at få vist favoritlister, så du nemt kan tilgå varer, du tidligere har bestilt. Du kan både vælge mellem dine personlige favoritlister og gruppefavoritlister. Du kan nu begynde at søge efter varer på markedspladsen. Du kan fx. angive en søgetekst i feltet Søgning og afslutte ved at klikke på knappen Søg. 4.3 Tilføj til indkøbskurv Når du har fundet den vare, som du ønsker at rekvirere, kan du tilføje denne til din indkøbskurv. Varen tilføjes til indkøbskurven ved at angive det ønskede antal og dernæst klikke på Køb knappen. 10

11 +/ : Her kan du markere fremsøgte varer. Dette benyttes typisk ved sammenligning af varer. Beskrivelse: Kort beskrivelse af varen. Beskrivelsen er leverandørens beskrivelse af produktet. Varenr.: Unikt varenummer for produktet. Varenummeret er leverandørens varenummer for produktet. Leverandør: Leverandøren som tilbyder varen. Mærkning: Her er der tale om varer/ydelser som er mærket. Det kunne fx. være et energimærke Kategori: Varens kategori. Kategorien er udvalgt af leverandøren ud fra UNSPSC kategorierne. Prisoplysninger: Her angives særlige oplysninger til prisen. Fx. hvis der er tale om en pris, der tilhører en SKI eller FM aftale. Enhed: Enhed for den mængde varen sælges i. Enheden er leverandørens betegnelse for varen. Pris: Prisen for hvad varen koster. Prisen er leverandørens pris. Antal: Her skal du angive hvor mange antal af varen, du ønsker at rekvirere. 11

12 Du kan altid følge med i din indkøbkurv i øverste højre hjørne af skærmen. Her opdateres din indkøbskurv hver gang, du tilføjer flere varer til indkøbskurven. Dette giver dig altid overblik over antallet af varer, som du har tilføjet indkøbskurven samt den akkumulerede pris Sammenlign varer Du har mulighed for at sammenligne 2 eller flere varer. Denne funktion kan du med fordel anvende inden, du beslutter dig for, hvilken vare du ønsker at rekvirere. For at sammenligne varer markerer du dem i venstre side af skærmen. Herefter klikker du på knappen Sammenlign. 12

13 Nu opstilles varerne ved siden af hinanden, så du nemt kan sammenligne kategorierne. Når du har besluttet dig for, hvilken vare du ønsker at rekvirere, kan du angive antallet i feltet Antal. Klik dernæst på knappen Køb og varen tilføjes til din indkøbskurv. Når du skal hente din indkøbskurv frem, skal du klikke på fanen indkøbskurv. Herefter skal du klikke på rullegardinet Gemte indkøbskurve og vælge den ønskede Indkøbskurv. Har du behov for at slette en vare i din gemte indkøbskurv, markerer du først varen med et flueben i venste side af skærmen. Dernæst klikker du på knappen Slet. Varen er nu slettet fra din indkøbskurv. 4.3 Tilføj til favoritliste Du har mulighed at tilføje varer til en favoritliste. Dette vil kunne lette din arbejdsdag, hvis du ofte rekvirerer de samme varer til din organisation. Du har nemlig mulighed for nemt at finde de samme varer frem igen. 13

14 Når du har fundet en vare, som du ønsker at tilføje til en favoritliste, skal du markere varen ud i venstre side af skærmen med et flueben. Dernæst skal du klikke på rullegardinet Tilføj til favoritliste og vælge Opret ny favoritliste. Du skal nu angive et navn på din nye favoritliste. Afslut med Ok. Du har nu oprettet en favoritliste, som du kan vælge at tilføje flere varer til efterfølgende. For at tilføje varer til en oprettet favoritliste, markeres varen i venstre side af skærmen med et flueben. Dernæst skal du klikke på rullegardinet Tilføj til favoritliste og vælge den favoritliste varen skal tilføjes til. Herefter bliver varen vist i favoritlisten ved, at klikke på rullegardinet Vis favoritliste og vælge den aktuelle favoritliste. 4.4 Check ud>> Ønsker du ikke at tilføje flere varer til din indkøbskurv, kan du afslutte din varesøgning på markedspladsen ved at klikke på knappen Check ud. Efter du har afsluttet din varesøgning, returnerer du til det oprindelige skærmbillede, hvor du startede din rekvisition. Det er her, du skal færdigbehandle din rekvisition. 14

15 5. Færdigbehandling af rekvisition 5.1. Færdigbehandling af rekvisitionslinje Du kan nu se, at dine fundne varer fra markedspladsen, er oprettet i din rekvisition som rekvisitionslinjer. Har du valgt at oprette rekvisitionslinierne manuelt, vil linjerne på samme vis vises i feltet. Varelinjerne er iovenstående skærmbillede hentet fra leverandørens katalog. Har du rettelser til din rekvisitionslinie kan du vælge at klikke på ikonet. Du får nu mulighed for, at redigere din rekvisitionslinie og rette i felterne. Ønsker du at slette en rekvisitionslinie, kan du gøre dette ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine rekvisitionslinjer, skal du klikke på knappen Næste i nederste venstre hjørne Færdigbehandling af rekvisitionshoved Du skal nu behandle rekvisitionshovedet. Rekvisitionshovedet er det sted på rekvisitionen, hvor du skal angive fælles information, som dækker hele rekvisitionen. 15

16 Rekvisition: Her kan du angive en titel til din rekvisition Indkøber: Her skal du angive en indkøber. Klik på rullegardinet og vælg den indkøber, som rekvisitionen skal sendes til. Disponent: Her kan du angive en disponent. Klik på rullegardinet og vælg den disponent, som rekvisitionen senere skal sendes til. Bemærk at det stadig vil være muligt for indkøberen at ændre valget af disponent på rekvisitionen. Leveringsadresse: Her kan du angive en leveringsadresse. Klik på rullegardinet og vælg den leveringsadresse, hvor varerne skal sendes til. Slå automatch fra på ordren: Du kan vælge at ordren som dannes på baggrund af din rekvisition ikke må automatches 2 med en faktura i IndFak. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. Bemærk at det stadig vil være muligt for indkøberen at ændre denne option. Tillad ikke delvis leverance: Du kan vælge at varemodtagelsen i IndFak kun kan foretages på det samlede antal af bestilte varer. Dette gøres ved at sætte et flueben i feltet. 2 Reference til automatch 16

17 Du har også mulighed for at knytte kontering til din rekvisition. Du kan vælge at udfylde en eller flere af dimensionerne. Dette gøres ved, at klikke på rullegardinet ud for den dimension, som du ønsker at udfylde. Vælg dernæst den aktuelle konto eller værdi, som du ønsker at angive i dimensionen. Bemærk at indkøberen og disponenten har mulighed for, at ændre valget af konto og værdier, som du har angivet på rekvisitionen. Når du har færdigbehandlet rekvisitionshovedet, skal du klikke på knappen Næste. Ønsker du derimod at vende tilbage til det forrige skærmbillede, hor du oprettede dine rekvisitionslinjer, skal du klikke på knappen Forrige. 17

18 Inden du kan videresende din rekvisition, har du mulighed for at bekræfte at al information på din rekvisition er korrekt. Her kan du ikke ændre i felterne på rekvisitionen. Opdager du en fejl på din rekvisition, så skal du klikke på knappen Forrige Herved får du mulighed for at ændre i den information, som du har angivet på din rekvisition. Er alt korrekt skal du klikke på knappen Afslut og send, og rekvisitionen sendes til indkøberen. Du har nu færdigbehandlet din rekvisition. Du modtager altid en bekræftelse i IndFak, når du videresender dine rekvisitioner til en indkøber. Her kan du se dokumenttype, rekvisitionsnummer, dato, organisation og modtageren. 6. Foretage varemodtagelse på egen ordre Efter at din rekvisition er omdannet til en indkøbsordre og sendt til leverandøren er det din opgave, at registrere varemodtagelsen i IndFak, når varerne er leveret. Det gøres nemt i IndFak. 18

19 Efter du er logget ind i IndFak ligger alle dine bestillinger, som er blevet omdannet til ordrer, på din forside Du kan nu vælge at varemodtage en ordre enten ved at klikke på knappen Hurtig modtag. Bemærk at ordrer med manglende varemodtagelse kun vises på din forside, hvis din systemadministrator har givet tilladelse til dette. Du kan også klikke på selve ordren, hvis der fx er tale om en delleverance, som skal registreres modtaget på ordren. 19

20 Kommentar til varemodtagelse: Her kan du angive en kommentar i forbindelse med registrering af varemodtagelse. Modtaget nu: Her angiver du antallet af varer, som du vil registrere som modtaget. Bemærk at der på ordren kan være angivet at der ikke tillades delleverance. Bliver dine ordrer ikke vist på din forside skal du søge ordren frem for derefter at registrere varemodtagelse. Når du har fremsøgt din ordre, skal du klikke på ordren for at åbne den. Du kan nu registrere varemodtagelsen på samme måde, som hvis ordren lå på din forside. Dette er beskrevet ovenfor. NB: Det er vigtigt, at varemodtagelsen registreres på ordren i IndFak, da registreringen er en forudsætning for, at der automatisk kan matches en faktura med din ordre! Det gælder også for fakturaer, som skal matche med en delleverance på ordren. Husk at registrere al varemodtagelse i IndFak! 20