Arrangørhåndbog for stadeholdere

Transkript

1 Arrangørhåndbog for stadeholdere Version Ungdommens Folkemøde er en demokratisk festival for unge der finder sted i Søndermarken d. 8. og 9. september Ungdommens Folkemøde (UFM 16) arrangeres af UNGDOMSBUREAUET Ungdomsbureauet ønsker, i tæt samarbejde og kontinuerlig dialog med stadeholderne, at skabe et sprudlende Ungdommens Folkemøde. Retningslinjerne beskrevet i denne arrangørhåndbog gælder som udgangspunkt for alle stadeholdere. I visse tilfælde kan der gives dispensation. Dispensationsforespørgsler vurderes i lyset af sikkerhedshensyn og hensyn til andre stadeholdere. Kontakt UNGDOMSBUREAUET hvis du ønsker at indgå en dispensationsaftale. Arrangørhåndbogen opdateres løbende, find seneste udgave på

2 Indhold 1.0. Stadeholdere 1.1. Hvem kan være stadeholder 1.2. Hvad indebærer det at være stadeholder 2.0. Ungdommens Folkemødes opbygning og program 2.1. Programmets opbygning 2.2. Program 3.0. Regler og Retningslinjer 3.1. Generelle regler 3.2. Retningslinjer for stadepladser 3.3. Retningslinjer for workshops 4.0. Telte 4.1. Teltløsninger og priser 4.2. Opsætning- og nedpakningsservice 4.3. Basis strøm- og lydpakke 4.4. Deletelt 4.5. Co-stadeholdere 4.6. Nedsættelse af prisen 4.7. Tilkøb 4.8. Eget inventar 4.9. Tildeling af stadeplads Workshoptelte 5.0. Festivalpladsen 5.1. Festivalpladsens arkitektur 5.2. Sikkerhed 5.3. Faciliteter 6.0. Ansvar 7.0. Oversigt over forløbet og vigtige datoer 8.0. Kontakt 2

3 1.0. Stadeholdere 1.1. Hvem kan være stadeholder? Alle lovlige danske organisationer, foreninger, virksomheder, samt partier, der ikke er i strid med demokratiske principper, kan ansøge om at blive stadeholder til UFM' Hvad indebærer det at være stadeholder? Som stadeholder vil du møde unge og have mulighed for at lave aktiviteter i stadepladsen under UFM'16. Eksempelvis debatter, workshops og andre arrangementer. Stadeholdere kan vælge mellem en række forskellige teltløsninger (se afsnit 4). Stadeholdere forpligter sig til at afholde en workshop af ca. to timers varighed på et tidspunkt i løbet af UFM'16. Dog har de politiske partier ikke mulighed og forpligtelse til dette. Se afsnit 7 for et overblik over vigtige datoer Ungdommens Folkemødes opbygning og program 2.1. Programmets opbygning Ungdommens folkemøde er sammensat af events på hovedscenen, en mindre scene, aktiviteter i stadepladserne og workshops i særskilte workshoptelte. Når der foregår et arrangement på hovedscenen (orange felter) må der ikke foregå annoncerede arrangementer i staderne. Staderne skal være åbne og bemandede i de resterende timer (de grønne felter). I disse tidsrum står det organisationerne frit for at afholde arrangementer i staderne Program Torsdag d. 8. og Fredag d. 9. September Arrangement på hovedscenen Stader åbne + workshoprunde Arrangement på hovedscenen Stader åbne + workshoprunde Arrangement på hovedscenen Stader åbne + workshoprunde 3 3

4 Arrangement på hovedscenen 3.0. Regler og retningslinjer 3.1. Generelle regler på UFM 16 UFM 16 er alkoholfrit og der vil således ikke være salg af alkoholiske drikke på pladsen. Alle aktiviteter skal være inden for lovens rammer. Det er ikke tilladt at bruge grill, åben ild, fyrværkeri eller andet der udgør en brandrisiko, medmindre der er lavet en særlig aftale med Ungdomsbureauet og opstillet særlige sikkerhedsforanstaltninger. Det er ikke tilladt at uddele flyers eller andet papirmateriale. Hvis stadeholder ønsker at omdele materiale der understøtter indholdet af en aktivitet eller workshop, kan der undtagelsesvis indhentes tillades til dette hos Ungdomsbureauet. Det er ikke tilladt at reklamere for eller på anden måde promovere kommercielle produkter. Dog er det fuldt tilladt at rekruttere, hverve osv. Plakater, skilte, bannere og lignende skal holdes på og umiddelbart omkring egen stadeplads, og må ikke udgøre en brandrisiko eller være til gene. Der må ikke afholdes indsamlinger fra staderne. Hvis et event indeholder en konkurrence, er det tilladt at udlodde en præmie, men det må dog ikke nævnes i programmet Retningslinjer for stadepladser Stadepladserne skal være bemandede i programmets grønne tider begge dage. Det svarer til 6 timer pr. dag. Aktiviteter i stadepladserne må ikke finde sted på tidspunkter, som er reserveret til arrangementer på Ungdommens Folkemødes hovedscene (de orange tider) dvs , og Alle aktiviteter i stadepladserne skal være gratis og åbne for alle. Aktiviteter skal have samfundsrelevans og relatere sig til en aktuel problematik. Det er ikke tilladt at sælge eller uddele mad og drikkevarer. 4

5 Lydniveauet i stadepladserne må ikke overstige 94 db og vi opfordrer til, at der vises hensyn til teltnaboer. Organisationer der ønsker at lave støjende aktiviteter (fx spille høj musik, rappe eller lign.) kan anmode om at blive placeret i et høj-db-område på festivalpladsen. Stadeholder har mulighed for at få arrangementer optaget i det officielle online festivalprogram. Fristen for bidrag hertil er d. 12. august. Se afsnit 7 for en oversigt over tidsfrister Retningslinjer for workshops Stadeholdere forpligter sig på at afholde én workhop af 2 timer i løbet af festivalens to dage på et tidspunkt der anvises af Ungdomsbureauet. Workshops foregår i særskilte Workshop-telte som stilles til rådighed af Ungdomsbureauet. Læs mere om workshoptelte i afsnit 4.4. Hver workshop har plads til max. 90 deltagere. Workshopholdere kan dog ønske at minimere deltagerantallet ned til min. 60 personer, hvis den pågældende workshop egner sig bedre til en mindre gruppe. Workshopdeltagerne har tilmeldt sig på forhånd via Stadeholder får adgang til løbende at kunne følge tilmeldingslisten efter at der åbnes op for tilmelding d. 4. maj. Workshoppen skal tage udgangspunkt i en samfundsrelevant udfordring eller problemstilling som deltagerne skal forholde sig til efter devisen Nutidens udfordringer skal løses med fremtidens borgere. Workshoppen skal være inkluderende og have elementer af cocreation. Dvs. at værten max må tale fra scenen 50 % af tiden. Forud for UFM 16: Der skal udarbejdes tekst der beskriver jeres organisation og jeres workshop. Beskrivelse af organisationen skal fylde max 800 tegn og beskrivelse af udfordring/problemstilling max 1600 tegn. Det er på baggrund af disse beskrivelser at deltagerne tilmelder sig jeres workshop. Dette skal indleveres senest d. 25. april Der skal indleveres et endelig workshop-papir udarbejdet på baggrund af skabelon senest d. 12. august. Skabelonen er tilsendt pr. mail og ligger tilgængelig på Efter UFM 16: Organisationen skal følge op på deres workshops, for at deltagerne efterfølgende kan se hvilken betydning deres inputs 5

6 har fået og hvordan workshoppen har præget organisationens arbejde/holdning fremadrettet. Selve tilbagemelding kommer til at fylde ca. en side og skal indleveres i en skabelon, der fremsendes af Ungdomsbureauet. I skabelonen vil organisationen skulle angive en kort tekst om udfordring/problem, hvad de unges input var, samt hvordan de har taget det til efterretning eller hvad det har fået af betydning. Fristen herfor er d. 14. oktober. Alle organisationernes tilbagemeldinger samles i en publikation, der udgives i løbet af efteråret 2016, som en del af opsamlingen på Ungdommens Folkemøde. For at sikre arrangementernes kvalitet tilbyder Ungdomsbureauets workshop-team sparring under stadeholdernes proces med at planlægge workshops og andre arrangementer. Workshop-teamet kan kontaktes på workshop@ungdomsbureauet.dk Ungdomsbureauet forbeholder sig retten til foretage redaktionelle indgreb i- eller afvise arrangementer som vurderes at udgøre en sikkerhedsrisiko Telte 4.1. Teltløsninger og priser Prisen for en stadeplads varierer fra til kr. afhængig af teltets størrelse. Teltstørrelse, meter Kapacitet Pris for begge dage 6x6 36 personer kr ekskl. moms 6x9 54 personer kr. ekskl. moms 6x12 72 personer kr ekskl. moms Prisen inkluderer: leje af telt inkl. opsætning og nedpakning arealleje lej af basis lydpakke inkl. opsætning og nedpakning samt teknisk assistance begge dage 6

7 strøm Overlevering af teltet med indhold samt eventuelle tilkøb koordineres direkte med Roskilde Rental. Fra at stadeholder får sin stadeplads overdraget fra Roskilde Rental og indtil det overdrages igen efter UFM 16, bærer stadeholder det fulde ansvar for telt, inventar og øvrige værdigenstande der opbevares i i teltet Opsætning- og nedpakningsservice Telt og tilkøb købt gennem Ungdomsbureauets officielle partner vil stå klar til brug onsdag den 7. september kl Teltene skal senest være rømmede lørdag den 10. september kl Basis strøm- og lyd-pakke Teltet inkluderer en basis strøm- og lyd-pakke som indeholder: 1 stk. speaker-anlæg 2 stk. min. 10 højttalere på stativer 1 stk. min. 4 kanals lydmixer 2 stk. kablet mikrofon med stativer 1 stk. ministereo-jack-stik for tilslutning af lyd fra telefon, ipads mv. Lydanlægget er opsat og funktionsdygtigt. Supporttekniker kan tilkaldes for mindre supportopgaver. Speaker-anlægget er tilpasset teltstørrelsen og kan derfor tale hele teltet op. Endvidere kan I afspille musik fra fx. Ipad, computer eller lignende. I opfordres til at vise hensyn til jeres naboer, så alle får en god oplevelse. Basis strøm: Udover strøm til jeres speaker-anlæg, vil der være 1 alm. 230v stikdåse til rådighed. Den kan trække fx mobiloplader, computeroplader etc. OBS. Den kan ikke trække fx el-kedler, kaffemaskiner eller lignende. Hvis I har brug for ekstra støm kan dette tilkøbes se tilkøbskataloget Deletelt Der er et begrænset antal pladser i UFM 16-deletelte hvor 7

8 organisationen kan leje sig ind for to timer ad gangen. I kan frit bestemme hvad I vil bruge de to timer i deleteltet til. Vær opmærksom på at køb af deletelt ikke giver adgang til at lave en workshop i UFMworkshopteltene. Det står jer frit for at afholde et workshop-lignende arrangement i deleteltet, men det kan ikke blive optaget i det officielle UFM-workshopprogram. Prisen for to timers leje af et deletelt er kr. excl. moms. 4.5 Co-stadeholdere Flere organisationer kan vælge at gå sammen om at købe en almindelig stadeplads. I så fald skal der blot være én hoved-stadeholder som kommunikerer med Ungdomsbureauet. Hvordan I ellers fordeler opgaverne indbyrdes er op til jer. Denne løsning inkluderer (i modsætning til deleteltet) mulighed for, og pligt til, at afholde en workshop i workshopteltene. Hvordan I fordeler ansvaret for workshoppen indbyrdes er op til jer. 4.6 Nedsættelse af prisen I mangfoldighedens navn og for at sikre at et bredt udsnit af også mindre bemidlede organisationer har mulighed for at være repræsenteret til UFM'16, er der mulighed for at ansøge om nedsættelse af prisen. Nedsættelsen af prisen tildeles fortrinsvist: Mindre ungdomsorganisationer Mindre non-profit organisationer Ansøg om nedsættelse af prisen ved at sende ca. en halv sides beskrivelse af organisationens formål, de økonomiske forhold samt foreløbige ideer til aktiviteter på UFM'16. For yderligere information og ansøgning om nedsat pris, kontakt indholdschef Olav Hesseldahl: olav@ungdomsbureauet.dk 4.7 Tilkøb Tilkøb af ekstra inventar og udstyr sker gennem Ungdomsbureauets officielle partner Roskilde Rental. Tilkøbskatalog og kontaktoplysninger bliver lagt tilgængelig senere og i får besked herom pr mail. Det er muligt at tilkøbe ekstra lydudstyr (fx flere mikrofoner eller headsets), men af hensyn til de andre stadeholdere er det ikke tilladt at 8

9 bruge forstærket lyd, hvorfor det ikke er muligt at tilkøbe dette. I særlige tilfælde kan der gives dispensation og stadepladsen kan placeres i et høj-db område, hvor større anlæg og mere støjende aktiviteter er tilladt. 4.8 Eget inventar Hvis I ønsker at medbringe eget inventar skal dette godkendes af Ungdomsbureauet - send en mail til logistikchef Ida De Magos på ida@ungdomsbureauet.dk Medbringes der eget inventar er det jeres ansvar at dette er lovligt og evt. godkendt (hvis dette er påkrævet). Forud for UFM 16 vil bygge- og brandmyndighederne syne hele pladsen. Det er ikke muligt at få eget inventar leveret ind på festivalpladsen i bil da det ikke er tilladt at føre køretøjer ind i Søndermarken. Det vil blive oprettet dropzoner umiddelbart uden for søndermarken hvor stadeholder kan aflæsse inventar og andet, som herfra kan transporteres videre ind på festivalområdet i et ikke-motoriseret køretøj, eksempelvis sækkevogn eller ladcykel. 4.9 Tildeling af stadeplads Stadepladser og workshoptider fordeles af Ungdomsbureauet med henblik på at skabe en levende festivalplads og et sammenhængende program Workshoptelte Ungdommens Folkemøde stiller workshoptelte til rådighed, som hver stadeholder skal benytte til at afholde sin workshop i 2 timer. Workshopteltene måler 9x15 meter og har en kapacitet på 90 personer. Følgende inventar i workshopteltene stilles til rådighed: Flipcharts, papir og tuscher. Borde og stole Basis lyd- og strøm-anlæg med headset-mikrofoner. 5.0 Festivalpladsen 5.1 Festivalpladsens arkitektur 9

10 Festivalpladsen består af en hovedscene, en mindre scene, stadepladser, workshoptelte, madboder og toiletter. Pladsen ligger på et afgrænset, men ikke indhegnet område i Søndermarken og kan derfor frit besøges uden billet eller registrering. Festivalpladsen er designet i samarbejde med brandmyndighederne og med henblik på at skabe en sprudlende og ikke mindst sikker arena for mødet mellem unge og de deltagende organisationer. I samarbejde med Sammenslutningen af Unge Med Handicap arbejder vi på at gøre hele festivalen tilgængelig for personer med handikap, og opfordrer stadeholdere til at tænke tilgænglighed ind i indretningen af deres stadeplads. Alle aktiviteter i forbindelse med UFM skal afholdes inden for festivalpladsens område, medmindre andet er aftalt med Ungdomsbureauet. Af hensyn til flugtveje og brandsikkerhed skal aktiviteter i staderne som udgangspunkt holdes inden for teltet og ikke brede sig ud på gangarealerne. Hvis man ønsker at benytte et udeareal uden for teltet skal dette, af brand- og sikkerhedshensyn, først godkendes af Ungdomsbureauet. Kontakt ida@ungdomsbureauet.dk 5.2 Sikkerhed Ungdomsbureauet ønsker at tryghed og sikkerhed skal skabe rammerne for et sprudlende og spændende Ungdommens Folkemøde. Stadepladsholder har ansvaret for at teltet udgør en sikker ramme for ophold og events under UFM 16 og ligeledes at arrangementer, både i staderne og i workshopteltene, gennemføres på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. 5.3 Faciliteter Forplejning: der vil være madboder tilstede på festivalpladsen hvor det er muligt for stadeholdere at købe mad og drikke på lige fod med de øvrige festivaldeltagere. 10

11 Toiletter: der vil være adgang til toiletfaciliteter på pladsen på lige fod med de øvrige festivaldeltagere Cykelparkering: der vil være mulighed for cykelparkering uden for Søndermarken. Cykler må ikke parkeres på de fælles festivalarealer. 6.0 Ansvar Ved afmelding af stadeplads senere end d. 21. april refunderes beløbet ikke. Stadeholder har ansvar for telt og øvrigt udstyr lejet gennem Roskilde Rental under hele UFM 16 indtil det bliver overdraget igen. Ved overdragelsen vil der ske en besigtigelse hvorved stadeholder og en repræsentant fra Roskilde Rental kvitterer for teltets stand. Stadeholder bærer det fulde ansvar for alle aspekter af egne aktiviteter. Herunder at sikre sig at aktiviteterne er i overenstemmelse med gældende lovgivning, copyrightregler samt at brandsikkerhed og almindelig sikkerhed er i orden. Søndermarken er en offentlig park med fri adgang for alle. Der vil være vagter tilstede hele døgnet, men stadeholdere har ansvar for at forebygge tyveri ved at tømme teltet for værdigenstande når det er ubemandet. Opbevaring af værdier i staderne sker til enhver tid på eget ansvar. 7.0 Oversigt over processen med vigtige datoer Vi ser frem til et godt samarbejde frem til, under og efter UFM 16. Her har vi samlet en oversigt over de vigtige datoer og tidsfrister I skal være opmærksomme på. 20. april Frist for ansøgning om stadeplads. Ungdomsbureauet tager løbende imod ansøgninger og behandler disse løbende. 21. april 11

12 25. april 2. maj 4. maj 26. maj 12. august Her kan ansøgere senest forvente svar på ansøgning fra Ungdomsbureauet. Frist for udfyldning af workshop-skabelon. Offentliggørelse af workshopkatalog på Deltagertilmelding til workshops åbner. Workshop om workshops Frist for endelig workshop-skabelon september Frist for stadepladsbeskrivelse til tryk i Politikens tillæg. Frist for registrering af events til det officielle program. Ungdommens Folkemøde løber af stablen i Søndermarken. 14. oktober Frist for aflevering af tilbagemeldingsmateriale til samlet publikation. 8.0 Kontakt Ungdommens Folkemøde (UFM 16) arrangeres af UNGDOMSBUREAUET Ungdomsbureauet Gothersgade 156, kld 1123 København K Ungdomsbureauet kan kontaktes på tlf:

13 Henvendelser om logistiske og praktiske anliggender rettes til logistiskchef Ida De Magos: Henvendelser om ideer til indhold og aktiviteter på festivalpladsen rettes til indholdsgruppen på: Henvendelser om workshops og afvikling af disse kan ske til workshopgruppen på: 13