Almenbos nye domicil på Hold-an Vej 16. Årsberetning Administrationsorganisation

Transkript

1 Almenbos nye domicil på Hold-an Vej 16 Årsberetning 2012 Administrationsorganisation 1

2 Indholdsfortegnelse Bestyrelse og medarbejdere side 3 Administration side 4 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen side 9 Energi og miljø side 10 Indflytterfest Boligorganisationerne og deres afdelinger side 11 Nøgletal side 13 Beboerdemokratiet side 15 Forvaltningsrevision side 16 Økonomi side 17 Fremtiden side 18 2

3 Bestyrelse og medarbejdere Bestyrelsen Per Kloster Andersen Marie-Louise Scharling Mogens Kjeldstrøm Pedersen Lene Aastrup Nielsen Jens Rytter Hansen Svend Erik Pedersen Maria Lundahl Assov Allan Fabritius Bjarne Frølund formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem udpeget af Ballerup Kommune medarbejderrepræsentant udpeget af bestyrelsen Afdeling Nordre Munkegård Medarbejdere Direktør Cheftekniker Økonomikonsulent Forvaltning og eksternt personale Personaleadministration Udlejning Økonomimedarbejder Reception Sekretariat Sekretariat Lisbet Schaltz Claus Sieben Hansen Laila Anine Jensen Søren Worm Anne Castella Helle Juul Anne Sofie Mouret Pia Mielko Lotte Schultz Lene Terpe 3

4 Administration Vi indledte året med at arbejde på at få retten over vores navn Almenbo. En jysk boligorganisation havde - efter en fusion mellem to jyske boligforeninger - valgt at bruge navnet Almenbo som en del af boligorganisationens nye navn (AlmenBo Aarhus). Dette erfarede vi, da vi begyndte at modtage fakturaer, henvendelser fra advokatfirmaer m.m., som ikke vedrørte de boligorganisationer, som vi administrerer. Mange boligsøgende og beboere fra Aarhus henvendte sig også for enten at blive skrevet op til en bolig, for at sige deres bolig op eller blot for at få afklarende oplysninger. Vi fik selvsagt en del ekstra arbejde og desværre var vi ikke i stand til at hjælpe. Der var ikke forståelse fra den jyske boligorganisations side - ej heller fra BLs side - om, at det ville være hensigtsmæssigt, at boligorganisationen valgte et andet navn end vores. Den jyske boligorganisation var vidende om, at vores administrationsorganisation bar navnet Almenbo, men også havde registreret, at vi ikke havde patent på navnet. Vi mente, at vi havde retten til navnet, som vi på dette tidspunkt havde båret i 10 år. Med advokathjælp fik vi og den jyske boligorganisation udarbejdet en aftale, som begge organisationer kunne leve med. Den jyske boligorganisation fik retten til at anvende navnet Almenbo, når det indgik i boligorganisationens fulde navn. Vi søgte og fik patent på navnet Almenbo. Året har også båret præg af stor aktivitet i forhold til de nye tiltag, som Landsbyggefonden lancerede. Blandt andet boligportalen - danmarkbolig.dk - der skulle udvides med et huslejeregister. Vi mente umiddelbart ikke, at denne udvidelse ville blive et problem, da vi allerede var registreret i boligportalen, der ved lov blev oprettet i 2010 som en søgeportal for alle Danmarks almene boliger. Men helt gnidningsløst gik det ikke. Der skulle være fuldstændig overensstemmelse mellem vores boligsystem, Landsbyggefonden og BBR-meddelelserne for at huslejeregistret kunne se den enkel- 4

5 te boligs data. Det gav nogle udfordringer - samtlige lejemål måtte gåes igennem - fordi de boliger, som vi administrerer, er af ældre dato og derfor registreret i vores boligsystem med decimaler i kvadratmeterangivelsen på den enkelte bolig. Alle de oplysninger, som vi fremadrettet skal indberette til huslejeregistret, skal anvendes af Udbetaling Danmark, som fra 2013 overtager administrationen af den individuelle boligstøtte. Der er stor fokus på at minimere udsættelse af lejere på grund af manglende huslejeindbetaling og Folketinget traf en beslutning om, at lejelovens tre løbedage skulle fjernes. Det skulle medvirke til, at huslejen kunne betales straks efter, at lejeren har modtaget sin indkomst. Almenbo har meget få udsættelser. Vi prioriterer en hurtig indsats ved at skabe kontakt til den berørte lejer og få en løsning på restancen på en hensigtsmæssig måde og i nogle tilfælde i et konstruktivt samarbejde med kommunen. Ud over de allerede nævnte tiltag har yderligere tiltag medført en øget aktivitet i administrationen. Her skal nævnes den digitale signatur, som allerede var etableret, men som skulle ændres til at virke gennem NemID for at få adgang til de offentlige portaler. Landsbyggefonden besluttede ligeledes at ændre adgang til deres side med digital signatur og gik væk fra den tidligere adgang med password. Det har givet nogle administrative udfordringer, da adgang til de offentlige portaler med digital signatur lå hos én betroet medarbejder, mens indberetninger og adgange til Landsbyggefondens øvrige portaler var delt mellem de medarbejdere, der havde kompetencen. Som digital signatur har vi valgt NemID, men det giver nogle udfordringer både sikkerhedsmæssigt og ressourcemæssigt, fordi vi har valgt, at NemID af sikkerhedsmæssige grunde ikke er tildelt hver medarbejder. 5

6 Derudover har det længe været et irritationsmoment, at vi som administrationsorganisation - udover Almenbo egen digitale signatur - skal administrere digital signatur for hver af de boligorganisationer, som vi administrerer. Der må arbejdes på en løsning, hvor en administrationsorganisation tildeles én digital signatur, der giver adgang til samtlige de boligorganisationer, der administreres - selvfølgelig med boligorganisationernes tilladelse. Almenbos bestyrelse er erfarne medlemmer og med en professionel administration prioriteres det at løse opgaverne selv. Igennem de 11 år hvor Almenbo har eksisteret, har der dog været nogle enkelte sager, hvor vi har søgt om rådgivning fra BL. En rådgivning som Almenbos bestyrelse satte på dagsordenen for at drøfte værdien af medlemsskabet af BL. Som grundlag for debatten om et fortsat medlemskab af BL havde administrationen udarbejdet et notat om fordele/ulemper ved medlemsskabet. Bestyrelsen tog administrationens anbefaling om fortsat medlemskab til efterretning, dog med ønsket om at drøfte medlemsskabet på et senere tidspunkt. Emnet blev taget op på ny sidst på året, hvor bestyrelsen besluttede at mødes med Bent Madsen, BLs direktør, på bestyrelsesmødet i starten af det nye år. Bent Madsens fremlægning af BL som virksomhed blev positivt modtaget og ikke mindst Bent Madsens personlighed og engagement gav bestyrelsen et indtryk af, at BL som virksomhed havde mange nye tilbud, som boligorganisationerne kunne gøre brug af. 6

7 Ud fra en orientering fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter i juni måned om erhvervelse af eksisterende ejendomme, skabte administrationen ideen om at etablere flere almene boliger ved en sådan erhvervelse, hvilket blev fremlagt for Almenbos bestyrelse. Punktet blev sat på dagsordenen på boligorganisationernes repræsentantskabsmøder, hvor Almenbo fik fuldmagt til at se efter egnede ejendomme. Selv om den kommunale grundkapital er sat ned fra 14 % til 10 % er det vores opfattelse, at det ikke vil gøre den store forskel at få gang i nybyggeriet. Derimod kan vi se ideen i at skabe flere almene boliger gennem erhvervelse af eksisterende ejendomme. Det kan for eksempel være ejendomme, som kommunerne af den ene eller anden grund ønsker at sælge. Der stilles selvfølgelig store krav til denne form for etablering af almene boliger. Et forslag der først kan blive en realitet, når den enkelte kommune har godkendt, at kommunen ønsker flere almene boliger. Vi synes, at det er en spændende måde at få flere almene boliger på og vi glæder os til at gå i dialog med de enkelte kommuner, der ved denne erhvervelse ikke skal bidrage med en kommunal grundkapital. Det vil sige, at når den erhvervede ejendom er mærket til almene boliger, bliver de til ustøttede almene boliger, der skal følge de samme regler, som de støttede almene boliger. Almenbo havde længe set efter andre administrationslokaler, der lå mere centralt i Ballerup. I september godkendte Almenbos bestyrelse, at vi bød ind på en ejendom, som Ballerup Kommune havde udbudt til salg. 7

8 Den 1. december blev Almenbo ejer af ejendommen Hold-an Vej 16 og administrationen flyttede ind den 1. marts 2013 efter en gennemgribende istandsættelse. Vi inviterede alle vores bestyrelser, kollegaer og samarbejdspartnere til Åbent hus arrangement den 3. maj Pølsevognen stod klar til vores gæster, som også nød det gode vejr i vores have efter en rundvisning i vores nye administrationshus. Afdeling Kornvænget Afdeling Egebjerghaven 8

9 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen Vi administrerer boligorganisationer i Ballerup, København og Gentofte kommune og det er tredje gang, at vi har holdt møder med kommunerne omkring det lovpligtige årlige styringsdialogmøde. Vi sætter stor pris på disse møder, hvor dagsordenen sættes af kommunen med en gennemgang af de emner, den enkelte kommune har valgt at prioritere for året. Vi synes, at det er givtige møder for begge parter. I en enkelt kommune blev et tidligere års styringsdialogmøde holdt på en af boligorganisationens afdelinger, der netop havde afsluttet et renoveringsarbejde. Vi synes, at det er en god måde for kommunen at se afdelingerne på og vil tilbyde de øvrige kommuner samme mulighed. Afdeling Bispebjerg Bakke 9

10 Energi og Miljø Der er større og større fokus på energiforbrug og miljø i afdelingerne og på at opnå den mest energieffektive drift i de enkelte afdelinger. Energioptimering skal som udgangspunkt ske, uden at der sker nogen forringelse af komforten for beboerne, forstået sådan at der ikke må blive koldere i lejligheder, mørkere på fællesarealerne, osv. For at opretholde fokus og høj faglighed på området, har vi valgt at indgå et samarbejde med Energi & Miljø. Udgifterne til el, varme og vand er - og vil blive - stigende i fremtiden, hvorfor der er brug for en vedholdende fokus på minimering af forbruget såvel teknisk som adfærdsmæssigt. Det er derfor af stor betydning, at vi alle kontinuerligt udvikler og fornyer den grønne profil. Energi & Miljø er et andelsselskab, som arbejder tæt sammen med afdelingerne omkring energiforbrug og optimering. Derudover er Energi og Miljø den daglige sparringspartner og afholde kurser i nødvendigt omfang. Der arbejdes allerede på flere projekter, f.eks. solceller på sydgavlene i Lundebjerg, energiscreening af Lundebjerg og Egebjerg og vejrprognosestyring af varmeanlæg i Kirstinelund. Disse er alle spændende projekter, som har til formål at effektivisere og minimere energiforbruget. Den nuværende fastprisaftale med DONG på el løber frem til 2015, hvorefter vi har lavet en fastprisaftale frem til 2018 med ScanEnergi. Aftalen med ScanEnergi er en såkaldt spotprisaftale, hvilket betyder, at man bliver afregnet efter den varierende elpris over et døgn. Ejendommene bruger en del fællesstrøm i de billige timer på døgnet til for eksempel varmecentraler, vej og stibelysning m.v. Spotprisaftalen er derfor fordelagtig, da elpriserne om natten er væsentlig billigere. 10

11 Boligorganisationerne og deres afdelinger Der er travlhed, når det handler om at sørge for afdelingernes vedligeholdelsestilstand. Bestyrelserne forholder sig hvert år ved bygningsgennemgangen til langtidsplanen for den enkelte afdelings vedligeholdelse. Bestyrelserne lægger også vægt på, at afdelingerne fornyes og vurderer i samarbejde med administrationen, hvad der kan gøres for, at boligerne har en standard, der gør boligerne tidssvarende og attraktive for nye beboere. Ikke mindst vurderes det hvilke arbejder, der er realistiske at sætte i gang i forhold til afdelingernes økonomi og dermed den fremtidige husleje. Når afdelingerne har en alder på mere end 50 år, melder der sig nogle af de lidt mere kedelige og forstyrrende arbejder for beboerne. Vi har nu i to afdelinger skiftet samtlige faldstammer, hvilket så absolut ikke blev vel modtaget af de berørte beboere. Det er forståeligt - det er ikke sjovt at undvære bad og toilet i flere dage. Men beboerne var også klar over, at det var nødvendigt. De fleste mærkede jo hver dag faldstammens utilstrækkelighed. Begge afdelinger er kommet godt ud af udskiftningen af faldstammerne og beboerne har taget besværlighederne med oprejst pande. Administrativt set er faldstammeudskiftninger forløbet upåklageligt. Tidsplanen er holdt og entreprenørerne har været meget omsorgsfulde over for beboerne. Vi har nu afsluttet en sammenlægning af lejligheder på Bispebjerg Bakke. Sammenlægningen er løbet over to etaper. Den første etape blev gennemført ad frivillighedens vej. Her blev otte lejligheder sammenlagt til fire store lejligheder på omkring 100 m² Den 2. etape blev gennemført ved tvungen genhusning, hvor i alt 24 lejligheder blev sammenlagt til 16 lejligheder på ca. 80 m². Sammenlægningen er gennemført med tilskud fra Københavns Kommunes Byfornyelsespulje samt en forbedringslejeforhøjelse for de nu 20 sammenlagte lejligheder. 11

12 Bispebjerg Bakke, som blev opført med små 1 og 2 rums boliger, kan nu tilbyde eksisterende beboere og boligsøgende lejligheder, der er tidssvarende både størrelsesmæssigt og indretningsmæssigt. I Gentofte Kommune besluttede boligorganisationen Munkegård i 2010 at sælge erhvervsarealet - Munketorvet fra. Det har været en lang proces, der indebar en ny lokalplan for området, før salget kunne blive en realitet. Lokalplanen blev endeligt godkendt i juni måned, hvorefter dagligvarebutikken Lidl, der var køber til Munketorvet, kunne fremsende ansøgning om byggetilladelse til ændring af Munketorvet. Byggetilladelsen modtog Lidl i starten af januar Boligorganisationen havde samtidig med ansøgningen om salg af Munketorvet søgt Gentofte Kommune om etablering af seniorboliger på taget af den dagligvarebutik, som Lidl skulle opføre på Munketorvet. På ansøgningstidspunktet i 2010 havde Gentofte Kommune ingen forventning om, at kommunalbestyrelsen ville godkende opførelse af disse almene seniorboliger. Der blev etableret en byggeret gældende til og med 2015, der gav boligorganisationen retten til at opføre disse seniorboliger, hvis der kunne opnås tilsagn herom fra Gentofte Kommune. Gentofte Kommune henvendte sig i starten af 2013, idet kommunalbestyrelsen havde åbnet op for ønsket om flere almene boliger i kommune. Gentofte Kommune har godkendt skema A om opførelse af 8 seniorboliger på taget af Lidls dagligvarebutik på Munketorvet. Nordre Munkegårds afdelingsbestyrelse har i et stykke tid drøftet nye tiltag for afdelingen. Administrationen udarbejdede en helhedsløsning, som afdelingsbestyrelsen kunne stå inde for og der arbejdes nu videre på projektet, der omfatter tilgængelighed, sammenlægning af lejligheder, energi og miljø, beboeraktiviteter samt udearealer. De samlede renoveringsarbejder forventes at opnå støtte fra Landsbyggefondens renoveringspulje 12

13 Nøgletal Bispebjerg Bakke Nordre Munkegård Rosengade Lundebjerg Ravnsletlund Kirstinelund Kornvænget Egebjerghaven Antal lejemål inkl. erhverv 188,00 32,00 520,00 30,00 533,00 73,00 190,00 191,00 Familieboliger m² , , ,60 775, , , , ,00 Ældreegnede boliger 0,00 0, , , ,50 0,00 801,80 0,00 Ungdomsboliger 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 396,30 796,80 0,00 Beboelse i alt , , , , , , , ,00 Erhverv, inst. mv. m² 287,50 0, ,40 0,00 370,70 160,00 0, ,50 Vandforbrug kr. pr. år , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,10 kr. pr. lejemål , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,87 Forbrug m³ pr. år , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,80 Forbrug m³ pr. lejemål ,60 65,03 82,70 77,60 77,52 61,99 67,28 85, ,47 64,34 82,82 81,00 77,35 65,75 63,66 86, ,13 65,38 81,32 64,57 71,72 59,11 66,52 87,42 13

14 Bispebjerg Bakke Rosengade Lundebjerg Ravnsletlund Kirstinelund Kornvænget Egebjerghaven Nordre Munkegård El forbrug til fællesarealer, opgange og kældre mv. kr. pr. år , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,36 kr. pr. lejemål ,06 815, , , , , , , ,13 808, , , , , , , ,86 840, , , , , ,37 kwh forbrug pr. år , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 kwh forbrug pr. lejemål , , ,94 837,00 713,80 636,16 581,18 785, , , ,69 835,00 720,38 760,27 520,21 749, , , ,97 956,73 708,00 747,12 541,87 722,30 Øvrige nøgletal Vedligehold kt , , , , , , , , , , , , , , , , t , , , , , , , ,49 Vedligehold pr. m² ,16 24,10 23,65 19,50 32,76 27,21 35,86 32, ,98 20,76 23,47 20,39 38,53 30,58 35,97 36, ,94 19,95 25,02 18,73 30,54 17,60 3,76 32,66 Henlæggelser PPV , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Henlæggelse til PPV m² ,42 119,51 99,48 111,64 72,13 84,09 84,76 68, ,91 124,29 101,93 157,21 91,77 87,53 85,51 84, ,38 136,24 103,15 110,73 79,07 89,59 86,25 95,81 14

15 Beboerdemokratiet Bestyrelseskonferencen blev afholdt på Bymose Hegn den 1. og 2. juni. Vi mødtes kl. 16 og fredagens program lød på god almen ledelse og beboerdemokratiet. Begrebet god almen ledelse blev frisket op efterfulgt af emnet beboerdemokrati, der blev indledt med Hvem bestemmer hvad. Mange bestyrelsesmedlemmer sidder både som afdelingsbestyrelsesmedlem, organisationsbestyrelsesmedlem og repræsentantskabsmedlem. Under dette emne blev der debatteret, hvad der besluttes under hvilke kasketter. Dagen sluttede af med en god middag og en musikalsk underholdning, der fik gang i både sangmusklerne og danseskoene. Lørdag formiddag fortsatte vi emnet beboerdemokrati, hvor der afslutningsvis om fredagen var blevet taget temperaturen på beboerdemokratiet. Resultatet af denne temperaturtagning viste, at bestyrelserne mangler beboernes engagement, at afdelingsmøderne kunne være mere relevante og inspirerende og at beboerne ikke værdsatte afdelingsbestyrelsernes arbejde. Så gik spillet i gang om beboerdemokratiet. Et strategispil, hvor deltagerne blev sat afdelingsvis for at finde en strategi for det fremtidige beboerdemokrati. Almenbos bestyrelse havde som noget nyt valgt at lægge Almenbos generalforsamling lige efter konferencens afslutning for at give alle deltagere et indblik i, hvordan Almenbos generalforsamling forløb. Ældreboligerne i afdeling Lundebjerg 15

16 Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision er et krav, der stilles til en administration af almene boliger. I Almenbo er en kontinuerlig bevågenhed fra ledelsens side om, at der udvises sparsommelighed og effektivitet i administrationen til gavn for de boligorganisationer, som Almenbo administrerer. Fra vores hjemmeside kan boligsøgende nu stort set betjene sig selv, når det drejer sig om ventelisten. Ved et bruger-login kan den boligsøgende også følge med i køen på den ønskede bolig. Når vi får tilrettet vores breve om tilbud på boliger m.m., vil disse henvendelser fremadrettet tilgå pr. mail til de boligsøgende, der har en . Dette er et led i at reducere vores portoudgifter og skabe ressourcer til andre opgaver. Herudover arbejdes der ligeledes på, at flytteafregninger og rykkerskrivelser sendes pr. mail. Vi er dog klar over, at ikke alle har etableret en , hvorfor ordinær postfremsendelse stadig benyttes. Som administration for flere boligorganisationer og deres ventelister giver det en del administrativt arbejde at have flere ventelister. Almenbos bestyrelse har besluttet, at administrationen kan arbejde videre på en fælles venteliste til gavn for de boligsøgende. Inden dette kan blive en realitet, skal konceptet forelægges for de enkelte boligorganisationer. Vi har længe ikke anvendt udbetalinger i form af checks. I de sidste tre år har vi anvendt fraflytteres og beboeres bankkonto ved udbetalinger i forbindelse med fraflytning og varmeregnskab. Det er derfor træls synes vi at vi stadigvæk modtager checks fra store etablerede firmaer. Vi ser frem til, at disse firmaer gør samme indsats som os. 16

17 Økonomi Årets resultat blev et overskud på kr. og med bidrag til arbejdskapitalen udgør egenkapitalen herefter kr. Balancen udgjorde kr. pr. 31. december Regnskabet kan ses ved at klikke her. Afdeling Kirstinelund Afdeling Ravnsletlund 17

18 Fremtiden Det bliver nogle spændende år, hvor vi håber på, at en af vores boligorganisationer kommer i gang med at bygge seniorboliger og dermed udvider med otte boliger. Det bliver interessant, at se om der udbydes ejendomme, som en eller flere af vores boligorganisationer kan erhverve med henblik på at omdanne den eller disse ejendomme til almene boliger i samarbejde med en eller flere kommuner. Vi ser også frem til, at boligorganisationer, der ønsker at skifte administration, får øje på Almenbo, som den administrationsorganisation, der ikke er for stor, men heller ikke for lille til at yde en professionel administration - hvor den enkelte boligorganisation får indflydelse på en administration, der værdsætter den nære kontakt til bestyrelserne og beboerne. Afdeling Kronprinssegade 18