Årsberetning Administrationsorganisation. Et kig ind i Almenbos nye administrationslokaler på Hold-an Vej

Transkript

1 Administrationsorganisation Årsberetning 2013 Et kig ind i Almenbos nye administrationslokaler på Hold-an Vej Almenbo a.m.b.a. Hold-an Vej 16, 2750 Ballerup Telefon [email protected] - 1

2 Indholdsfortegnelse Bestyrelse og medarbejdere 3 Tilbageblik på året 4 Det kommunale samarbejde og styringsdialogen 6 Energi og Miljø 6 Boligorganisationerne og deres afdelinger 7 Nøgletal 9 Effektiv administration 11 Økonomi 11 Fremtiden 11 2

3 Bestyrelse og medarbejdere Bestyrelsen Per Kloster Andersen Marie-Louise Scharling Mogens Kjeldstrøm Pedersen Lene Aastrup Nielsen Svend Erik Pedersen Allan Bogholdt Maria Lundahl Assov Allan Fabritius Bjarne Frølund formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem udpeget af Ballerup Kommune medarbejderrepræsentant udpeget af bestyrelsen Medarbejdere Direktør Cheftekniker Økonomikonsulent Forvaltning og eksternt personale Personaleadministration Udlejning Økonomimedarbejder Reception Sekretariat Sekretariat Lisbet Schaltz Claus Sieben Hansen Laila Anine Jensen Søren Worm Anne Castella Helle Juul Anne Sofie Mouret Pia Mielko Lotte Schultz Lene Terpe De ældreegnede boliger i afdeling Lundebjerg. I baggrunden skimtes en af blokkene med etageboliger 3

4 Tilbageblik på året Almenbos bestyrelse havde besluttet - efter 11 år på Telegrafvej - at flytte til Hold-an Vej. Bestyrelser og samarbejdspartnere besøgte Almenbos nye domicil i maj måned. Administrationen er faldet godt til på Hold-an Vej og er glade for at bo mere centralt i Ballerup end tidligere. Der er også sket en stigning i antallet af personlige henvendelser - især fra beboerne - det er dejligt. I forbindelse med digitaliseringen i Danmark skabes der mange nye arbejdsopgaver. For eksempel skal der nu løbende indberettes til huslejeregistret. Dette register er oprettet af Landsbyggefonden og indeholder alle de oplysninger, som Udbetaling Danmark har brug for. Administrationen indberetter til registeret, når huslejen sendes til opkrævning omkring den 18. i måneden og når der sker ind- og udflytninger hver den 1. og 15. i måneden. Udbetaling Danmark er en offentlig myndighed, som har ansvaret for udbetaling af en række offentlige ydelser til borgerne. Denne opgave lå tidligere i Danmarks 98 kommuner. De boligorganisationer, som Almenbo administrerer, har indgået aftale med Udbetaling Danmark og dette betyder, at de af vores beboere, som modtager støtte fra kommunen, i løbet af 2014 vil modtage denne støtte direkte fra Udbetaling Danmark. Der er rigeligt at se til og tænke over generelt i forhold til det digitale samfund i Danmark, blandt andet når samtlige borgere skal etablere en E-boks for at modtage post fra de offentlige myndigheder. Det er bekymrende, at mange ældre borgere bliver sat i en situation, der uden tvivl vil blive svær i en periode. Man skal huske, at mange ældre ikke har pårørende til at hjælpe! Almenbo sætter stor pris på de digitale redskaber og mener, at disse på sigt vil bidrage til at forenkle administrationsopgaverne. I 2012 fik Almenbo fuldmagt fra de administrerede boligorganisationer til at undersøge markedet for opkøb af egnede ejendomme, som kan ombygges til almene boliger. Almenbo mener, at det er en fremragende måde for kommunerne at etablere flere almene boliger på. Almenbo har på styringsdialogsmøderne med kommunerne fremlagt denne interesse for køb af ejendomme, som kommunerne skal sælge fra. Almenbo ser frem til en mulighed herfor og samarbejdet med den enkelte kommune om at vurdere, om ejendommene - såvel bygningsmæssigt som økonomisk - er egnede som almene boliger. 4

5 Nyt gavlprojekt i afdeling Kirstinelund Afdeling Bispebjerg Bakkes smukke have Hyggekrog i afdeling Lundebjerg En af afdeling Egebjerghavens sjove legepladser 5

6 BL har skudt en konkurrence i gang om bedste boligorganisation på nettet. Den kører for andet år i træk. Almenbos hjemmeside var under fornyelse det første år denne konkurrence forløb og meldte sig derfor ikke men det har vi gjort i år! Almenbo mener, at den nye hjemmeside er meget brugervenlig og har et roligt layout. Det er spændende, om den bliver nomineret og kåret i konkurrencen. Vinderen kåres på BLs forvaltningskonference i Det kommunale samarbejde og styringsdialogen Både Ballerup, København og Gentofte kommune afholder årligt styringsdialogmøde, hvor Almenbo hver gang deltager. Der sættes stor pris på disse møder, hvor dagsordenen sættes af kommunen og hvor de emner, som den enkelte kommune har valgt at prioritere for året, gennemgås. Almenbo mener, at det er givtige møder for begge parter, men mener også, at det kunne lette på kommunernes og administrationernes arbejde, hvis møderne i stedet blev holdt hvert andet år. KL og BL inviterede for første gang til en styringsdialogkonference, hvor mange boligorganisationer og kommuner deltog. Almenbo deltog også, og skønt udbyttet af styringsdialogkonferencen var begrænset, var det rart med erfaringsudvekslingen med de andre boligorganisationer. Energi og Miljø Samarbejdet med Energi og Miljø tog rigtig fart i Der er indgået abonnementsaftale med de enkelte boligorganisationer om udførelse af et årligt Energisyn. Energisynet og energisynsrapporten skal synliggøre energiforbruget og fremme energitiltag i afdelingerne. Energisynet omfatter gennemgang af bygningernes varmeinstallationer og vil klarlægge mulighederne for reduktion af energiforbruget, opvarmning og produktion af varmt brugsvand samt forbedre afkølingen af centralvarmen. De første energirapporter er udarbejdet og de resterende følger i Energisynsrapporterne vil blive forelagt afdelingsbestyrelserne, hvor der efterfølgende vil være dialog om udførelse af energibesparende foranstaltninger. Samarbejdet med EnergiData, hvor der indberettes forbrug af de forskellige energiformer, fortsætter. Energi og Miljø har indgået storkundeaftale med EnergiData, således at medlemmer af Energi og miljø får en billigere aftale. Almenbo er glade for, at vi fremtidigt kan bibeholde EnergiData til håndtering af afdelingernes indberetninger. 6

7 Boligorganisationerne og deres afdelinger Almenbo har et fantastisk samarbejde med de enkelte boligorganisationers bestyrelser - og har en god fornemmelse af, at organisationsbestyrelserne er tilfredse med administrationen. Der er i alle organisationsbestyrelserne en tendens til, at det enkelte bestyrelsesmedlem sidder med alle tre kasketter på; valgt af afdelingsmødet til afdelingsbestyrelsen, valgt af afdelingsmødet til repræsentantskabet og så også valgt af repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen. Der er i organisationsbestyrelserne en begyndende forståelse for, at den samme person ikke nødvendigvis skal sidde i alle tre bestyrelser. Det skal tydeliggøres på afdelingsmødet, at repræsentantskabet kan blive mangfoldigere, hvis afdelingsmødet peger på andre kandidater til repræsentantskabet end de, der allerede sidder i afdelingsbestyrelsen. Boligforeningen for Hospitalssygeplejersker i Københavns mangeårige formand Birthe Leerbech fyldte 90 år i juli måned og blev fejret på behørig vis. En utrolig vidende og engageret person, som i mere end 25 år har varetaget Boligforeningens tarv, takkede af for senere på året at flytte til en mere egnet bolig, når nu bentøjet ikke ville makke ret længere. Den årlige bygningsgennemgang sætter gang i mange aktiviteter efter afdelingsbestyrelsernes, ejendomsmestrenes og administrationens samarbejde om gennemgangen af den enkelte afdeling. På bygningsgennemgangen fødes gode ideer til forbedringsarbejder i afdelingen, som beboerne på det årlige afdelingsmøde drøfter og tager beslutning om. Beboerne i afdeling Kirstinelund i Ballerup besluttede en udvendig gavlisolering af samtlige gavle i de gule blokke. Arbejdet sættes i gang i år 2014, når der er afholdt licitation. Flere afdelinger har ejendomskontorer, der er placeret i kælderetagen. Administrationen har gjort opmærksom på, at arbejdsmiljøet på disse kontorer ikke lever op til nutidens standard for arbejdsmiljø. Der er fremlagt forslag til renovering af disse ejendomskontorer, som de enkelte afdelingsbestyrelser har godkendt. Boligorganisationen Lundebjerggårds afdeling Lundebjerg har gennem de seneste år haft problemer med både brugsvandinstallationer og afløbsinstallationer. Der blev i 2013 iværksat en større tilstandsvurdering af installationerne. Rapporten konkluderede, at de har en restlevetid på 0-5 år. Der bliver i 2014 udarbejde et forslag til Lundebjerg om en renovering af installationerne. Boligorganisationen Munkegård har solgt sit erhvervsareal på Munketorvet til dagligvarebutikken Lidl. Lidls butik blev næsten færdig i slutningen af året. Lidl afslutter renoveringen af Munketorvet i 2014 og boligorganisationen fortsætter med at bygge otte almene boliger på taget af Lidls dagligvarebutik. 7

8 Der var stor glæde i boligorganisationen, da tilsagn om etablering af otte almene boliger blev modtaget fra Gentofte Kommune. Boligorganisationen Munkegårds afdeling Nordre Munkegård skal i gang med en helhedsplan, som blandt andet indeholder en udvidelse af ejendommens fire nordgavle. Gentofte Kommune skal godkende dette forslag, idet arbejdet medfører en overskridelse af bebyggelsesprocenten. Den foreløbige helhedsplan blev fremsendt til Landsbyggefonden i oktober måned med henblik på at opnå støtte til de mange spændende tiltag, som afdelingsbestyrelsen har foreslået gennemført. Landsbyggefonden har i starten af 2014 givet meddelelse om, at de har reserveret en støtte på 51 mio. kr. Rejsegilde for de otte boliger der bygges på Munketorvet 8

9 Nøgletal Bispebjerg Bakke Rosengade Lundebjerg Kirstinelund Ravnsletlund Kornvænget Egebjerghaven Nordre Munkegård Antal lejemål inkl. erhverv Familieboliger m² Ældreegnede boliger Ungdomsboliger Beboelse i alt Erhverv, inst. mv. m² 287 0, Fam.boliger leje/m Ældreegnede boliger leje/m Ungdomsboliger leje/m Beboelse i alt leje/ m Forbedringsleje/m 2 Facade/elrenovering Facade/adgangssystem Renovering/faldstammer Tage Altaner Hjemfald/m Vandforbrug kr. pr. år kr. pr. lejemål Forbrug m³ pr. år Forbrug m³ pr. lejemål

10 El forbrug til fællesarealer, opgange og kældre mv. kr. pr. år kr. pr. lejemål kwh forbrug pr. år kwh forbrug pr. lejemål Vedligeholdelse, henlæggelse Konto Konto 115 pr. m² Konto Konto 120 pr. m Idyl i afdeling Kronprinsessegade 10

11 Effektiv administration eller i fagsprog kaldet forvaltningsrevision er et lovkrav til administratorer af almene boliger. I Almenbo er der en kontinuerlig bevågenhed fra ledelsens side om, at der skal udvises sparsommelighed og effektivitet i administrationen til gavn for de boligorganisationer, som Almenbo administrerer. I 2013 begyndte administrationen at sende tilbud på boliger pr. mail til mange af de boligsøgende medlemmer. Dette har betydet en væsentlig reduktion i portoudgifterne. Der er dog stadig få af vore medlemmer, som får tilbuddene tilsendt med brevpost. Administrationen fortsætter processen, og fremadrettet vil også rykkerskrivelser og flytteafregninger vil blive sendt pr. mail. Skabelonerne til årsregnskaber for almene boliger blev standardiseret i 2013 og det forventes at medføre en lettelse af arbejdet ved udarbejdelse af fremtidige årsregnskaber. Indkaldelser og materiale til bestyrelsesmøder er i flere år blevet fremsendt digitalt. I 2013 besluttede Almenbos bestyrelse at gå videre i den digitale verden og fra 2014 vil Almenbos bestyrelsesmedlemmer kunne følge med i materialet til bestyrelsesmøderne på den tablet, som hvert enkelt bestyrelsesmedlem har modtaget. Økonomi Årets resultat blev et overskud på kr. og med bidrag til arbejdskapitalen udgør egenkapitalen herefter kr. Balancen udgjorde kr. pr. 31. december Regnskabet kan ses ved at klikke her. Fremtiden Almenbo inviterede til den årlige nytårskur i det nye domicil i starten af januar Det er dejligt at holde fast i denne tradition, hvor det i år var en stor glæde at byde velkommen til det nye medlem AKB-Lyngby, som fra 1. januar 2015 skal administrereres af Almenbo. Vi glæder os til samarbejdet med AKB-Lyngby. Almenbo har efterhånden eksisteret i 12 år, hvorfor ledelsen foreslog en evaluering af Almenbos målsætning og handlingsplan. Det blev indledningen til et samarbejde med BL og en entrering med BLs konsulent inden for området, hvor også bestyrelsens ansvar samt evaluering af bestyrelsessammensætningen blev emner på det bestyrelsesseminar, som blev resultatet af ledelsens forslag. Seminaret afsluttes i 2014 med debat om strategier og visioner. I 2014 planlægger administrationen en ny profilbrochure, hvor både nuværende og kommende beboere kan læse mere om Almenbo, boligorganisationerne, afdelingerne og administrationen. 11