Bestyrelsesmøde lørdag d. 22. februar kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde lørdag d. 22. februar kl Det Grønlandske Hus (Avalaks kontor/frokoststuen) Tilstedeværende: Kenneth Primdal-Bengtson(formand), Taitsiannguaq Tróndheim, Jonas Elgaard (næstformand), Hans-Peder Kirkegaard, Nyoka Steenholdt, Britt Anne Nielsen, Paalo Bisgaard. Fraværende: Pipaluk Lind (kasserer), Marie-Louise N. Karlsen (informationskoordinator), Avaruna Mathæussen, Agathe Møller, Marie Natuk H. Nielsen. 1. Valg af referent og ordstyrer Referent: Britt Anne Nielsen Ordstyrer: Kenneth Primdal-Bengtson 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Godkendelse af referat fra mødet den 5. januar 2014 samt 9. feb Referat fra d. 5. jan. 2014: Ej godkendt pga. manglende detaljer. Da det er for sent at rette op på nu, forbliver referatet ikke godkendt. Referat fra d. 9. feb. 2014: Godkendes med bemærkning om at der er ca kroner på HBs konto og ikke de som der står i referatet. a. Gennemgang af arbejdsopgaver Gennemgået og opdateret. 4. Meddelelser fra formanden Kenneth mener at dagsordenen for i dag skal være en strategi for hvordan det kommende år skal køre. Ikke nødvendigvis selve planen, men i hvert fald en strategi for hvordan det skal gøres. Vi skal have et overordnet formål for dette år, og en snak om hvordan vi når dette eller disse mål. 5. Meddelelser fra kassereren

2 Kasseren er ikke til stede og er heller ikke kommet med nogle indvendinger til mødet i dag. 6. Meddelelser fra/til HB Besked FRA HB: Den 9. maj afholder HB sammen med IA i folketinget og GA en dag i folketinget med et emne om Erhvervsudvikling i Norden. Den 10.maj planlægger HB at afholde en dag, med læren om hvordan man søger fonde og hvad de kan bruges til. Dette da seminaret er aflyst og HB ønsker at der bliver en faglig dag. Der vil køre en bus gennem de fire byer til Kbh, halvdelen af bussen sponsoreret af IA, hvor der efter planen skal være overnatning i DGH huset, for dem der kommer udefra. Det er godkendt af DGH Kbh, men der mangler en godkendelse fra brandvæsnet på nuværende tidspunkt. HB er stadigvæk i gang med selve planlægningen, og det er blot lige kommet på tegnebrættet, og dette diskuterer de videre til deres næste møde 7/3-9/3. Besked TIL HB: Avalak kbh efterlyser at kontingent systemet skal køre bedre og dette skal op at køre snarest. Der mangler betaling fra medlemmerne og hvordan gøres det bedre? Paalo nævner, at der heller ikke er nogen straf for medlemmer, når de ikke betaler, og dette jo er et problem. Der nævnes også at der skal være attraktive arrangementer hver måned, som tiltrækker medlemmerne. Taitsi nævner at vi som lokalforening bør skrive ud til alle bestyrelserne, at de skal begynde at betale medlemskab, dette er trods alt et krav for at sidde i én af Avalaks bestyrelser. (!!) Taitsi nævner en løsning på hvordan vi får flere medlemmer og det bliver nemmere at betale for medlemmerne, hvis vi evt. gør det billigere, og man kan betale for et år. Taitsi nævner en årskontingent på 400 kr. kunne være en mulighed, hvor man f.eks. betaler 1. september for et år. Det er et generelt problem at vi ikke har nok betalende medlemmer, og det er et seriøst problem som HB er nød til at prioritere. Jonas nævner at der er snak om at ændre kontingent og måden den betales på. Det skal gøres nemmere, evt. med semesterbetaling. Faste arrangementer i lokalforeningerne vil være godt for at gøre det attraktivt, også sociale arrangementer, udover bioture og lignende. Taitsi påpeger at vi har et rigtig alvorligt problem og det er et seriøst problem, hvis Avalak ikke skal drukne i at medlemmerne ikke betaler. Forslag fra Britt til HB om at trække kontingent fra den bogstøtte alle grønlandske studerende får. Evt. 200 kr. pr. semester. Så kommer det nogenlunde til at køre som før 1. jan 2013, og med aktiv afmelding af medlemskab, frem for aktiv tilmelding.

3 7. Meddelelser fra DGH Intet nyt. 8. Status på bestyrelsesarbejdet de sidste 3 måneder Kenneth vil gerne høre hvordan det går i bestyrelsen og hvordan det er gået mens Kenneth ikke har været her. Britt fortæller hvad der blev snakket om under sidste møde. Taitsi nævner at vi mangler én der tager ansvar og har overblik over hvad der skal gøres. Jonas nævner at der mangler hygge til møderne og der skal være et socialt element til møderne, så det ikke kun handler om at holde møde og så gå igen, og at dette nu kan mærkes i forhold til sammenholdet i bestyrelsen. Hans-Peder nævner at Taitsi har taget en stor del af slæbet i forhold til ansvar ved f.eks. fester, men at vi overordnet mangler flere til at tage ansvar. Kenneth vil gerne beklage at han ikke kunne gøre det, han selv regnede med at kunne gøre fra Grønland af. F.eks. sende dagsorden ud og følge med fra Grønland, men dette lykkedes ikke for ham, og det er forståeligt fra bestyrelsens side af. Kenneth er som sagt ked af, at han ikke kunne levere det, han selv havde regnede med. Nyoka nævner at vi skal være bedre til at fastlægge en mødedato og være bedre til at holde den dato. Det går ikke at vi skal til at aftale noget over facebook, for vi bliver aldrig enige alligevel. Nyoka synes overordnet som ny i bestyrelsen, at det er gået godt. Jonas er enig hertil. Nyoka synes det er svært at forholde sig til den gamle bestyrelse som bliver nævnt og hvordan det var dér, men at vi skal finde vores måde at gøre det på. Det er der bred enighed om i bestyrelsen. Taitsi nævner at konklusionen ved sidste møde og nu er, at det overordnet går godt i bestyrelsen og vi kan se på detaljerne nu, netop fordi det går så godt som det gør. Hans Peder er glad for vi sætter vores niveau så højt og klager over de her ting, og at vi er gode til at huske på, vi hele tiden kan blive bedre. Jonas nævner at der mangler retningslinjer. Én ting er at de gamle ved hvordan tingene foregår, men det er svært som ny at være i en bestyrelse, hvor man ikke ved hvad der skal gøres og hvordan i forhold til forskellige opgaver. Kenneth skal lave et udkast til dette, og der er bred enighed om, at der mangler og er brug for retningslinjer for bestyrelsen. 9. Strategi for det kommende år

4 (1) Kenneth synes overordnet der skal være en mere fast plan for det kommende kalenderår, mht. arrangementer osv. (2) I forbindelse med mødedage synes Kenneth og flere under dette møde, at vi skal have en bestemt dag for møde hver måned. Kenneth nævner at disse møder skal være relativt korte, men at man evt. to gange årligt, kan have to større møder. (3) I forhold til retningslinjer skal vi have retningslinjer for hvordan møder og arrangementer skal foregå. (4) Vi skal som forening have langt mere fokus på sammenholdet, også i forhold til vores medlemmer. Hvis medlemmerne f.eks. gerne vil lave, eller have et arrangement, så kan medlemmerne inddrages. De kan evt. have muligheden for at bruge Avalak København til at få gang i disse arrangementer, uden det nødvendigvis er bestyrelsens arbejde. (5) Dagsorden. Diskussion: Taitsi synes det er en god idé at planlægge arrangementer for hele året. Jonas er enig, det vil også gøre det nemmere i forhold til fondsansøgning. Der er bred enighed om, at det er en god idé at have planer for et helt kalenderår, også selvom det vil overlappe den nye bestyrelse, så har de også noget at gå ud fra som ny bestyrelse. I forhold til mødedage er der både fordele og ulemper ved dette. På en måde er det rart, når der er fleksibilitet i forhold til mødedage, men det kunne også være rart med en helt bestemt dag, så der er mere stabilitet og ro, og folk altid vil vide hvornår vi holder et møde næste gang. Hvis der så er en virkelig god grund til at flytte mødet, kan dette selvfølgelig gøres, men som udgangspunkt have en fast dag. Det besluttes under dette møde, at månedsmøderne frem over lægges d. 3. lørdag i hver måned. Dette stemmes der endeligt om til næste møde. Dagsordenen bliver sendt ud en uge før, og dette er den faste dagsorden, der ikke kan ændres på. Indvendinger til dagsorden skal sendes ud minimum mere end en uge før næste møde. Facebook nævnes som kommunikationsmiddel. Hvor vidt kan det forventes at folk tjekker facebook?? Kan vi forvente et svar fra bestyrelsesmedlemmer indenfor en bestemt tid?? Paalo nævner at der findes mange andre muligheder frem for facebook som er bedre. Det nævnes dog, at der er fordele ved facebook, specielt i forhold til at de fleste tjekker facebook hver dag. Paalo kan evt. lige se hvordan det kører i bestyrelsen i forhold til kommunikationsmiddel, og hvis han så har idéer til noget bedre i forhold til hvad vi bruger det til, så kan han evt. nævne det om en måned eller to og komme med forslag.

5 Der er enighed om, at der skal retningslinjer i forhold til hvordan bestyrelsesmøder og arrangementer skal foregå. F.eks. snakkes der om: flaskeaflevering bør finde sted få dage efter en fest, hvor meget man får i rabat til en biotur, hvem sørger for pengekassen og hvad gøres der med pengene mm. Retningslinjer for dagsorden og referater, hvorledes der må ændres i dem, hvornår de sendes ud mv. Bagatelgrænse for arrangementer: Der har tidligere været en bagatelgrænse på minimum 8 mennesker til f.eks. en biotur. Dette bør ændres, i forhold til at vi ikke har flere betalende medlemmer. Dette var f.eks. et problem til machomandag hvor det ville være umuligt at få minimum 8 medlemmer. I stedet skal vi bestemme en minimumsgrænse for hvert arrangement, hvor dette er nødvendigt. Budgetter for arrangementer: Tovholder for et givent arrangement har ansvaret for at lave et budget til godkendelse ved næste bestyrelsesmøde. Dette skal gøres ved hvert arrangement. Arrangementer for medlemmer: Der snakkes om at vi i en periode skal afholde lukket arrangementer, så der kommer fokus på medlemmerne, og der findes fordele ved at være medlem. Evt. fest hvor der senere kan åbnes op for alle. 10. Kommende arrangementer (såfremt det kan nås) a. Fællesspisning og film d. 25/2: Jonas er tovholder og Britt har booket mødelokale og Ajamut køkkenet. Der bliver lavet chili con carne, det koster 15 kr. og der ses efterfølgende film. Starter kl og der er styr på planlægningen. Jonas får som planlagt hjælp af Pipaluk og evt. andre der lyster. b. Paintball og Pubcrawl arrangement d. 1/3: Tilmeldingen er bindende, men folk har mulighed for at betale på dagen, hvilket giver et problem. Taitsi fortæller at Marie-Louise og Taitsi havde snakket om det længe, og de har taget hensyn til at folk ikke har penge før om fredagen, hvor der er lønudbetalinger. Så hvis de skal holde styr på hvem der har betalt, så er det bedre at få dem kontant. Man skal være minimum 10 personer for at det kan arrangeres ifølge eventhalls regler. Der vil være pubcrawl om aftenen hvor det planlægges at starte i Sam s bar, så man også kan synge. Til en anden gang bør folk betale forud, når betalingen er bindende, da det før er sket at folk ikke dukker op på selve dagen. Hvorimod de altid kommer når betalingen er

6 sket. Men alt i alt har Taitsi og Marie-Louise styr på det. 11. Evt. c. Fastelavn og banko d. 9/3 Nyoka er lidt på bar bund, og søger hjælp. Hvad skal der gøres og hvad skal der handles? Arrangementet diskuteres og der er faktisk ikke rigtig stemning for at afholde det, da der pludselig er meget der skal ordnes, i forhold til hvor mange der er meldt på at hjælpe til, samtidig med at der stilles spørgsmålstegn ved, hvor mange af vores medlemmer der har børn. Arrangementet er droppet. Der snakkes om at spilleaften med fællesspisning kunne være hyggeligt, men der mangler folk. Dette kan evt. afholdes i slutningen af marts måned. d. Kirkekaffe d. 6/4 Der snakkes om dette arrangement til næste møde d. 15. marts. e. Overblik over arrangementer året frem og lokalereservationer Tages op til næste møde d. 15. marts. Fællestræf planlægning: I første omgang skal der tages stilling til om pengene kan findes. Pipaluk er i gang med at finde ud af noget med hytte. Alle i bestyrelsen skal tænke over fonde der kan søges til. Kbh madklub: Jonas nævner at det kunne være godt med fællesspisning en gang om måneden, evt. i slutningen af måneden, hvor folk har brug for det. Det vil vi prøve at gøre med første gang d. 25. februar Næste møde: 3. lørdag i næste måned, dvs. d. 15. marts kl Næste møde herefter: Da 3. lørdag i april ligger i påsken, mødes vi d. 6. april efter kirkekaffe kl Arbejdsopgaver: Alle: Kigger/finder idéer til fonde til Fællestræffet. Avaruna: -Flytte referatet der ligger inde i DB -> dagsorden, til referater Pip: - Skal købe 2 flasker Gajol til HB

7 - Indkøber chokolade og rødvin til revisor - Undersøg bookning af hytte til fællestræffet - Hjælper Jonas med madlavning d. 25/2 Britt: - Overføre restpenge fra tøseaften - Kigger på fonde til Fællestræffet til næste møde. Jonas: Taitsi: Nuka: - Tovholder for Fællesspisning & Film. - Kigge på en ansøgning til Carlsberg ang. sponsorering af drikkevarer, og spørger evt. Kenneth til råds. (Carlsberg fonden støtter kun faglige arrangementer, forslag om at søge til Carlsberg- Fundraiser) ansøgning skal sendes fra 1. marts Nyoka: - Skrive i den samlede bestyrelsesgruppe på FB ang. kontingent. - Lave kvitteringer til dem der evt. betaler kontingent kontant, samt en udfyldningsformular så vi har deres informationer. (Det er ikke lavet, fordi det menes, at det var bedre, at vi ventede med det) :) - Tovholder for pubcrawl d. 1. marts - Kigger i gamle referater efter retningslinjer og aftaler. Kenneth: - Retningslinjer skal klargøres (inkl. forventningsafstemning).