VERSION 2 RETNINGSLINJER VEDRØRENDE SIKKERHEDSKVALITETSSTYRINGSSYSTEM

Transkript

1 VERSION 2 RETNINGSLINJER VEDRØRENDE SIKKERHEDSKVALITETSSTYRINGSSYSTEM For virksomheder, der udfører autorisationskrævende elinstallationsarbejde Sikkerhedsstyrelsen 2005

2 OBS! Du kan downloade eksempelskemaerne i disse retningslinjer fra sikkerhedsstyrelsens hjemmeside Grafisk design: essensen Foto: Søren Nielsen Tryk: Litotryk 2. oplag: stk. 2

3 1. Grundlag Forord Introduktion til SKSsystemet Anvendelse af retningslinjerne SKSsystemets opbygning Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden Væsentlige krav i relation til den enkelte virksomhedstype 9 2. Ordliste SKSkrav Etablering af et SKSsystem i virksomheden Evaluering af SKSsystemet Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Aftalegennemgang Styring af indkøb Bemanding af opgaver Instruktion Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Tilsyn Eftersyn og afprøvning Uddannelse og træning Udstyr Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl SKSaudit Dokumentstyring Vejledning Etablering af et SKSsystem i virksomheden Evaluering af SKSsystemet Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Aftalegennemgang Styring af indkøb Bemanding af opgaver Instruktion Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Tilsyn Eftersyn og afprøvning Uddannelse og træning Udstyr Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl SKSaudit Dokumentstyring Krydsreference Retningslinjerne i forhold til den tidligere version SKSkrav i forhold til ISO 9001:

4 1. GRUNDLAG 1.1 FORORD Både den autoriserede elinstallatør personligt og virksomheden skal opfylde betingelserne for autorisation 1. Virksomheden skal for at opnå en virksomhedsautorisation indføre et SikkerhedsKvalitetsStyringssystem (herefter benævnt SKS). Nærværende retningslinjer specificerer kravene til virksomhedens ledelse, til den autoriserede og til indholdet i SKSsystemet. SKSkravene gælder for alle virksomheder, men for nogle virksomheder vil ikke alle SKSkrav være relevante. Der er også forskel på kravene til omfanget af dokumentation. Omfanget af dokumentationen kan variere for forskellige typer af virksomheder. Kravene til omfanget af dokumentationen er stigende for virksomheder med mange elmedarbejdere, stigende organisatorisk kompleksitet og komplekse opgaver. Omfanget af dokumentation for den lille elinstallationsvirksomhed er begrænset. Sikkerhedsstyrelsen er bemyndiget til at kontrollere virksomhedernes SKSsystemer. Denne udgave af Retningslinjer vedrørende Sikkerheds KvalitetsStyringssystem erstatter Elektricitetsrådets retningslinjer dateret august Baggrund for revision af retningslinjerne Den nuværende autorisationsordning har været gældende siden 1. januar Forløbet med implementeringen har givet både virksomhederne og Sikkerhedsstyrelsen mange erfaringer, herunder erfaringer med hvilke dele af de gældende retningslinjer, der har givet anledning til spørgsmål. Disse erfaringer er indarbejdet i nærværende revision på følgende måde: Resultater af SKSaudit 2 og virksomhedernes tilbagemeldinger er indarbejdet, således at SKSkravene fremgår mere tydelige. Endvidere er vejledningerne søgt knyttet til en praktisk gennemførelse i virksomhederne. De nye retningslinjer har til hensigt at give en klar fremstilling af SKSkravene suppleret med en tolkning og vejledning til indførelse af SKSkravene. Retningslinjerne har endvidere til hensigt at angive, hvorledes og i hvilket omfang kravet til dokumentation kan lettes, specielt for den elsikkerhedsmæssigt mindre komplicerede virksomhed. Væsentlige ændringer i forhold til tidligere Retningslinjer for SKSsystemet, version 1 Disse ændringer er specielt relevant for virksomheder, der har udarbejdet systemer i henhold til de tidligere retningslinjer. Alle virksomheder skal tage aktivt stilling til, om et SKSkrav er relevant, det vil sige alle SKSkrav gælder nu principielt for alle virksomheder. Kravene til omfanget af dokumentation er ikke ens for alle virksomhedstyper. Kravene til omfanget af dokumentation er lempet for virksomheder, hvor den autoriserede person kun tager ansvar for eget arbejde, uanset virksomheden ikke er en enkeltmandsvirksomhed. Differentieringen af kravene til dokumentation er knyttet til det enkelte SKSkrav. Omfanget af krævet dokumentation er specificeret i vejledningen til de enkelte SKSkrav, se kapitel 5. Overgangsbestemmelser Nærværende revision af retningslinjer ligger til grund for udstedelse af virksomhedsautorisationer udstedt efter den 1. januar For autorisationer udstedt før denne dato skal SKSsystemet tilrettes i henhold til nærværende revision inden den 1. januar Dette kan for eksempel gøres i forbindelse med virksomhedens næstkommende evaluering af systemet. 1.2 INTRODUKTION TIL SKSSYSTEMET: SKSkravene er udformet således, at de opfylder betingelserne i gældende bekendtgørelse vedrørende virksomhedsautorisation samtidig med, at kravene naturligt kan indgå i ledelsessystemer i henhold til gældende standarder for kvalitetsstyringssystemer (ISO 9001). Virksomheden kan ved hjælp af SKSsystemet opnå følgende fordele: Systematik omkring elsikkerhed. Systematik omkring uddannelse og træning af medarbejdere. Systematik omkring vedligeholdelse af værktøj og udstyr. Klare retningslinjer vedrørende instruktion, tilsyn, bemanding med videre. Systematisk reduktion af såvel kritiske som gentagne elsikkerhedsmæssige fejl. 4 1 Jævnfør bekendtgørelse af lov om autorisation af elinstallatører m.v., LBK nr. 989 af 08/12/2003, samt bekendtgørelse om autorisation og drift af elinstallatørvirksomhed, pt. BEK nr. 301 af 03/05/2001. Sikkerhedsstyrelsens hjemmeside henviser til den gældende bekendtgørelse 2 Det daværende Elektricitetsrådet gennemførte ultimo 2002 audit i en række virksomheder.

5 Endvidere vil virksomheden ved hjælp af SKSsystemet kunne opnå økonomiske fordele ved: Klare organisatoriske retningslinjer. Uddannelse og træning af medarbejdere. Reduktion af omkostninger til fejlrettelser. SKSsystemet kan indgå som en integreret del af et ISO 9001 system med de konkurrencemæssige fordele, det kan tilføre virksomhederne. Enhver virksomhed, der udfører autorisationskrævende arbejde, skal være i besiddelse af en virksomhedsautorisation. Dette gælder såvel for egentlige elinstallationsvirksomheder som for elafdelinger, tekniske afdelinger eller tilsvarende i virksomheder, der drives med andet hovedformål end elarbejde (fabrikker, institutioner med videre). For at opnå virksomhedsautorisation kræves det: At der findes en autoriseret person enten som ejer af virksomheden eller som ansat. At der indføres et SKSsystem i virksomheden. SKSsystemet skal til enhver tid afspejle virksomhedens organisation. Virksomheden skal sørge for, at systemet aktivt benyttes til at sikre, at kravene til elsikkerhed overholdes. Virksomheden er således forpligtet til at vedligeholde SKSsystemet i tilfælde af ændringer i organisationen, andre opgavetyper, nye medarbejdere med videre. Retningslinjerne fastlægger principperne for SKSsystemet, idet virksomhederne er forpligtet til at dokumentere, at det SKSsystem, som er udarbejdet, sikrer, at den nødvendige elsikkerhed opnås. I retningslinjerne er der taget højde for en række typiske organisationsformer, som beskrevet i Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden. Indføring af et SKSsystem skal blandt andet sikre, at den autoriserede person reelt kan leve op til sine forpligtigelser som den, der altid har det overordnede ansvar for elsikkerhed. Formål: SKSsystemet har til formål at sikre: At installationsarbejdet udføres med højst mulig sikkerhed. At den færdige installation lever op til stærkstrømsbekendtgørelsens krav. 1.3 ANVENDELSE AF RETNINGSLINJERNE Retningslinjerne er opdelt i fem kapitler, hvor SKSkravene, som angivet i kapitel 3, skal efterleves af alle virksomheder, der udfører autorisationskrævende arbejde. Da virksomheder har forskellig størrelse, kompleksitet og opgaver, er det hensigtsmæssigt, at kravene til omfanget af dokumentation tilpasses de forskellige typer af virksomheder (se Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden ). Kapitel 5 giver en overordnet vejledning i, hvorledes de enkelte SKSkrav skal forstås, og hvorledes de som minimum skal dokumenteres af virksomhederne. Omfanget af dokumentation i relation til de forskellige virksomhedstyper er sammenfattet i Væsentlige krav i relation til den enkelte virksomhedstype. Virksomhederne skal som et ubetinget krav udarbejde et SKSsystem, der skal afspejle virksomhedens situation. Dette betyder samtidig, at virksomheden er forpligtet til løbende at ajourføre systemets dokumentation såvel i form af dokumenterede procedurer som registreringer, mødenotater/referater med videre. Vejledningen er kun retningsgivende, idet der for den enkelte virksomhed kan være forhold, der gør, at vejledningens forslag og anvisninger ikke kan anses som værende fyldestgørende. I disse tilfælde er det alene SKSkravene som angivet i kapitel 3 samt gældende bekendtgørelse, der kan lægges til grund for udformningen af virksomhedens SKSsystem. Retningslinjerne kan med fordel anvendes på følgende måde: Fastslå virksomhedens type. Anvend Virksomhedstype og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden. Etabler en mappe for virksomhedens SKSsystem (fysisk eller elektronisk). Gennemgå hvert enkelt SKSkrav. Anvend vejledningen (kapitel 5) med hensyn til eventuel reduktion af omfanget af dokumentation, såfremt virksomheden opfylder de situationer, hvor dokumentation kan reduceres. Udarbejd dokumenterede procedurer, hvor dette er et krav, samt endvidere dokumentation for vurderinger med videre, hvor det kræves. Det vil være hensigtsmæssigt at udarbejde blanketter (på papir eller elektronisk) for de SKSkrav, der kræver en registrering, eksempelvis uddannelse/træning, fejlregistrering med videre. Når SKSsystemet er udviklet, kan omfanget af dokumentation tjekkes mod oversigten Væsentlige krav i relation til den enkelte virksomhedstype. 5

6 I den daglige drift er det nødvendigt at være opmærksom på kravene til ajourføring samt de periodiske aktiviteter (audit, evaluering med videre). 1.4 SKSSYSTEMETS OPBYGNING Alle virksomheder, med virksomhedsautorisation til at udføre elinstallationsarbejde, er forpligtet til at dokumentere det indførte system. Ved opbygningen af systemet skal virksomheden tage højde for, at elmedarbejdere skal have adgang til virksomhedens SKSsystem og øvrige dokumenter, som kan have betydning for elsikkerheden i forbindelse med arbejdets udførelse, dvs. måske også udenfor normal arbejdstid. Personfølsomme oplysninger, som måtte være indeholdt i SKSsystemet, kan opbevares særskilt. Disse personfølsomme oplysninger skal ikke være tilgængelige for alle elmedarbejdere. Ved udarbejdelse af SKSsystemet skal virksomheden dokumentere, at der er taget stilling til alle SKSkrav. Det er beskrevet i vejledningen (kapitel 5) under hvilke forhold, det er muligt at reducere dokumentationen. 1.5 VIRKSOMHEDSTYPER OG TILPASNING AF SKSSYSTEMET TIL VIRKSOMHEDEN SKSsystemets dokumentation skal passe til, og løbende afspejle, virksomhedens aktuelle ledelsesforhold og organisatoriske opbygning. Nedenstående opdeling i virksomhedstyper kan anvendes som en læsevejledning til vurdering af kravet til dokumentation. I de enkelte SKSkrav, og vejledningen hertil (kapitel 4 og 5), er kravet til dokumentation specificeret. Der skal således for alle virksomheder foreligge dokumentation for virksomhedens stillingtagen til hvert SKSkrav. Virksomhederne kan hovedopdeles i to grupper: 1. Virksomheder, hvor den personligt autoriserede samtidig er den øverste ansvarlige leder for virksomheden. 2. Virksomheder, hvor den personligt autoriserede er ansat som andet end den øverste ansvarlige leder for virksomheden. Den enkelte hovedgruppe af virksomheder kan underopdeles i forhold til den autoriseredes organisatoriske placering og organisationens opbygning. Ved opdeling af virksomheden i afdelinger eller funktioner er det alene opdelingen af autorisationskrævende arbejde, der har indflydelse på SKSsystemet. Opdeling af virksomheden i organisatoriske enheder, der ikke udfører autorisationskrævende arbejde, har ingen indflydelse på SKSsystemets opbygning eller kravene til dokumentation. Er der flere autoriserede personer i virksomheden, skal der ved afgørelsen af hvilken virksomhedstype, der er relevant, tages udgangspunkt i den af de autoriserede, der har den laveste organisatoriske placering. Virksomheder med mere end én autoriseret vil derfor altid tilhøre virksomhedstype

7 Virksomhedstype Beskrivelse af virksomhed 1.1 Virksomheden er en enkeltmandsvirksomhed, hvor den autoriserede personligt udfører alt relevant arbejde, som kan påvirke elsikkerheden fra ordremodtagelse, indkøb, udførelse af elinstallationsarbejde til afprøvning af det udførte arbejde. 1.2 Virksomheden har den autoriserede som øverste ansvarlige leder (for eksempel som eneindehaver eller administrerende direktør). Der er kun én autoriseret i virksomheden. Der er ansat mindst én elmedarbejder. Samtlige elmedarbejdere refererer direkte til den autoriserede. 1.3 Virksomheden har den autoriserede som øverste ansvarlige leder (for eksempel som eneindehaver eller administrerende direktør). Der er kun én autoriseret i virksomheden. Virksomheden er opdelt i afdelinger eller funktioner, der udfører autorisationskrævende arbejde. Opdelingen kan være geografisk eller organisatorisk. Der vil normalt være krav om delegering af ansvar for instruktion og tilsyn. Specialsituation Delegering kan udelades, hvis den autoriserede personligt varetager de ledelsesmæssige opgaver i alle afdelinger, der udfører autorisationskrævende installationsopgaver, og hvor den autoriserede samtidig personligt varetager ansvar for instruktion og tilsyn. 2.1 Virksomhedstypen, hvor der er én ansat, og denne ansatte ikke samtidig er personligt autoriseret er ikke mulig. 2.2 Den autoriserede er ikke virksomhedens øverste ansvarlige leder. Alle ansatte elmedarbejdere refererer direkte til den autoriserede. Der er kun én autoriseret i virksomheden. En virksomhed, hvor den autoriserede ikke har underordnede elmedarbejdere, og hvor den autorisere de har alle beføjelser vedrørende indkøb af elmateriel med videre, og hvor den autoriserede således alene tager elsikkerhedsmæssigt ansvar for eget arbejde kan for så vidt angår nogle krav dokumentationsmæssigt betragtes på lige fod med en virksomhed af type 1.1. Af vejledningen til de enkelte krav fremgår, om omfanget af dokumentation kan reduceres. Specialsituation 2.3 Den autoriserede er ikke virksomhedens øverste ansvarlige leder. Virksomheden er opdelt i afdelinger eller funktioner, der udfører autorisationskrævende arbejde. Opdelingen kan være geografisk eller organisatorisk. Der er flere autoriserede og/eller der er foretaget en organisatorisk/ledelsesmæssig opdeling af det autorisationskrævende arbejde. Den autoriseredes beføjelser og forpligtelser er fastlagt og indgår i SKSsystemet, herunder afgrænsning i forhold til eventuelt andre autoriserede. Hvis det autorisationskrævende arbejde, under en autoriserets ansvarsområde, ledelsesmæssigt er opdelt, skal der være foretaget delegering af ansvar for instruktion og tilsyn. Se også bemærkning vedrørende specialsituation under virksomhedstype 1.3. En virksomhed, hvor den (de) autoriserede ikke har underordnede elmedarbejdere, og hvor den autori serede har alle beføjelser vedrørende indkøb af elmateriel med videre, og hvor den autoriserede således alene tager elsikkerhedsmæssigt ansvar for eget arbejde kan for så vidt angår nogle krav dokumentationsmæssigt betragtes på lige fod med en virksomhed af type 1.1. Af vejledningen til de enkelte krav fremgår, om omfanget af dokumentation kan reduceres. Specialsituation 7

8 Grafisk kan virksomhedstyperne illustreres på følgende måde: Virksomhedens organisation og virksomhedstyper E = A = virksomhedsindehaver/øverste ansvarlige direktør Autorisationsindehaver 1.1 Én mands virksomhed EA 1.2 Samtlige medarbejdere refererer direkte til den autoriserede, dvs. E=A EA 1.3 Funtionsopdelt virksomhed, hvor lederen af de enkelte funktioner refererer direkte til den autoriserede, dvs. E=A EA 2.2 Virksomhed, hvor den autoriserede er ansat som andet end den øverst ansvarlige leder. Samtlige medarbejdere refererer til den autoriserede (A ikke E) E A 2.3 Funktions afdelingsopdelt (kun for autorisationskrævende arbejde) virksomhed, hvor den autoriserede er ansat som andet end den øverst ansvarlige leder. Samtlige medarbejdere refererer direkte eller inddirekte til den/de autoriserede (A ikke E) E E A A A A 8

9 1.6 VÆSENTLIGE KRAV I RELATION TIL DEN ENKELTE VIRKSOMHEDSTYPE For opfyldelse af nogle SKSkrav skal der udarbejdes dokumenterede procedurer. For opfyldelse af andre krav skal der dokumenteres en vurdering af forholdene. Nedenstående oversigt viser denne forskel i relation til virksomhedstyperne. Oversigten skal betragtes som vejledende. Forhold i den enkelte virksomhed med hensyn til ejer/ledelsesforhold, organisation, geografisk opdeling og opgavetyper, kan betyde, at opfyldelsen af nogle krav skal vægtes anderledes end anført i oversigten. Krav Tekst Virksomhedstype Procedure Vurdering Procedure Vurdering Procedure Vurdering Procedure Vurdering Procedure Vurdering 1 Etablering af SKSsystem i virksomheden A A A A A 2 Evaluering af SKSsystemet C A A A A 3 Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser C C C D D 4 Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn C D A D D 5 Aftalegennemgang C D D D D 6 Styring af indkøb C D D D D 7 Bemanding af opgaver C B A B A B D B D 8 Instruktion C A A D D 9 Skriftlige procedurer og/ eller instruktioner C B A B A B D B D 10 Tilsyn C A A D D 11 Eftersyn og afprøvning A A A A A 12 Uddannelse og træning A A A A A 13 Udstyr A A A A A 14 Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl C A A D D 15 SKSaudit C A A A A 16 Dokumentstyring A A A A A Tegn A B C D Forklaring Kravet skal efterleves. Kravet kan forekomme afhængig af eventuel bemyndigelse eller som resultat af vurderingen. Kravet kan imødekommes ved hjælp af standardformulering. Kravet skal efterleves. Afhængig af virksomhedens aktuelle situation kan det eventuelt imødekommes ved hjælp af standardformulering i vejledningen. 9

10 2. ORDLISTE 2. ORDLISTE I retningslinjerne er anvendt nedenstående ord/begreber: Ord Forklaring Afdeling/funktion Opdeling af det autorisationskrævende arbejde i funktioner/afdelinger. Afdelinger/funktioner, hvor der udføres ikkeautorisationskrævende arbejde har ingen betydning i relation til kravene til SKSsystemet. Aftalegennemgang Gennemgang af tilbud, ordre, arbejdsordre m.m. for at sikre, at elsikkerheden er i orden, og at virksomheden er i stand til at løse opgaven. Aftalegennemgang skal, såfremt der foreligger skriftlig beskrivelse af opgaven, være dokumenteret, eventuelt med dato og signatur. Audit Ved audit forstås en systematisk metode til gennemgang af virksomhedens arbejdsgange for at fremskaffe beviser for, at SKSsystemet er indført i virksomheden, lever op til SKSkravene og virker i praksis. Auditor Person, der foretager en uvildig efterprøvning af systemer. Autoriseret Person, der er indehaver af en personlig autorisation. Bemyndigelse Den autoriserede kan bemyndige medarbejdere i organisationen til at udføre opgaver, som i henhold til stillingsbeskrivelse og almindelig praksis normalt henhører til den autoriseredes ansvarsområde. Bemyndigelse kan fremgå af stillingsbeskrivelse, generelle retningslinjer, forretningsgange eller som stillingsfuldmagt. Delegering Den autoriserede har mulighed for at delegere ansvar for instruktion og tilsyn til underordnede medarbejdere. Ved denne delegering kan det strafansvar, den autoriserede har overfor myndigheder for så vidt angår elsikkerhed, overføres til den medarbejder, der modtager delegeringen. Den autoriserede har ansvar for at vurdere kvalifikationerne hos den eller de personer, hvortil der delegeres. Denne type delegering skal særskilt skriftligt dokumenteres. Dokumentation Ved dokumentation eller ved dokumenterede forstås der i retningslinjerne, at der skal foreligge en skriftlig dokumentation. Denne kan foreligge i elektronisk form. Elmedarbejder Ved elmedarbejder forstås enhver medarbejder, der er beskæftiget med udførelse af autorisationskrævende elarbejde. Evaluering af SKSsystem Ledelsens gennemgang af hele SKSsystemet for at vurdere dets fortsatte egnethed til at sikre elsikkerheden. 10

11 Ord fortsat Evaluering af SKSsystem (fortsat) Fejl Forklaring fortsat Ledelsens evaluering skal indebære, at der er indsamlet de nødvendige oplysninger, som auditresultater, afvigelser m.m. til, at ledelsen kan gennemføre sin vurdering. Ved fejl forstås enhver situation, som har medført eller kunne have medført manglende elsikkerhed. Som fejl betragtes derfor enhver situation, som potentielt kunne have medført manglende elsikkerhed, og hvor der er gennemført en korrigerende handling. Fejl, som opstår, identificeres og korrigeres i en og samme arbejdssituation, opfattes ikke som havende medført eller kunne have medført manglende elsikkerhed. Måleinstrumenter Procedure Registreringer Uddannelse og træning Udstyr som benyttes til målinger, som kan have betydning for elsikkerheden. Eksempelvis isolationsmodstand, overgangsmodstand eller fejlstrøm ved udkobling af HPFIafbryder. Hvor retningslinjerne stiller krav om procedurer, betyder det, at der som en del af SKSsystemet skal forefindes en fast fremgangsmåde for gennemførelsen af aktiviteten. Procedurer skal forefindes i skriftlig form. Ved registreringer i SKSsystemet forstås registreringer af resultatet af en gennemført aktivitet. Eksempelvis fejlregistrering, vedligeholdelse af håndværktøj med videre. Alle aktiviteter der anvendes for at forøge den elsikkerhedsmæssige kompetence hos medarbejderne. Der kan være tale om deltagelse i eksterne kurser, konferencer, seminarer, møder og leverandørpræsentationer. Sidemandsindlæring og lærlingeuddannelse på jobbet betragtes også som uddannelse. Vedligeholdelse Virksomhed Det er et krav, at SKSsystemet vedligeholdes løbende. Dvs. SKSsystemet inklusive alle procedurer og grundlag skal opdateres, hvis der er ændringer. En virksomhed er defineret ved et CVRnr. En virksomhed med en filial, hvor filialen hører under samme CVRnr., regnes således som én virksomhed. Et moderselskab med et datterselskab, hvor datterselskabet har eget CVRnr., regnes som to virksomheder. Enkeltmandsvirksomheder, der ikke er momsregistreret, og som derfor ikke har et CVRnr., betragtes dog også som en virksomhed. Virksomhedsautorisation Virksomhedstype Virksomhedernes tilladelse til drift af elinstallatørvirksomhed i Danmark som følge af godkendt ansøgning hos Sikkerhedsstyrelsen. Klassifikation af elinstallatørvirksomhed som konsekvens af organisationens opbygning samt den (de) autoriseredes placering i forhold til ledelsen. 11

12 3. SKSKRAV 3.1 ETABLERING AF ET SKSSYSTEM I VIRKSOMHEDEN Ledelsen skal etablere, implementere og vedligeholde SKSsystemet. 3.2 EVALUERING AF SKSSYSTEMET SKSsystemets egnethed til opnåelse af den krævede elsikkerhed skal evalueres. Evaluering skal foretages mindst én gang årligt. Evalueringen skal dokumenteres. 3.3 DEN AUTORISEREDES LEDELSESMÆSSIGE BEFØJELSER Den autoriserede skal have en placering i organisationen, der giver ham ledelsesmæssige beføjelser for så vidt angår installationsarbejdet og over de medarbejdere, der udfører arbejdet. Såfremt der er flere autoriserede i virksomheden, skal disses ansvar og beføjelser være nøje afgrænset i forhold til hinanden. Dokumentation for den autoriseredes ledelsesmæssige ansvar og beføjelser skal foreligge. 3.4 DELEGERING AF ANSVAR OG BEFØJELSER VEDRØRENDE INSTRUKTION OG TILSYN Den autoriserede kan delegere ansvar for instruktion og tilsyn. I funktions/afdelingsopdelte virksomheder skal virksomheden sikre, at den autoriserede foretager delegering til de medarbejdere, som leder det autorisationskrævende installationsarbejde i de enkelte afdelinger. Den autoriserede er ansvarlig for, at den medarbejder, der modtager delegeringen, er kvalificeret i forhold til delegeringens omfang. Den autoriserede er ansvarlig for at vurdere medarbejderens kvalifikationer i relation til delegering. Vurderingen skal dokumenteres. Delegeringen skal være skriftlig og tilpasset den enkelte medarbejders kvalifikationer i forhold til opgavetyper og kompleksitet. Aftalen skal accepteres ved underskrift af både den autoriserede, virksomhedens ledelse samt den medarbejder, der modtager delegeringen. Aftalen skal som minimum specificere følgende: Det delegerede ansvarsområde og dets afgrænsning for eksempel på grundlag af følgende kriterier: opgavetype konkret tidsbegrænset opgave eller projekt geografisk område organisatorisk afdeling Ansvarets omfang, så det tydeligt fremgår, om ansvaret omfatter såvel instruktions som tilsynspligt. Medarbejderens organisatoriske placering i virksomheden samt placeringen af eventuelle medarbejdere omfattet af det delegerede ansvarsområde. Medarbejderens beføjelser. For eksempel ret til at godkende og afvise udført arbejde samt ret til at beslutte og handle i forbindelse med afvigelser og fejl i arbejdet, korrigering af afvigelser og fejl samt forebyggelse af potentielle afvigelser og fejl. Medarbejderens bemyndigelse til at foretage opgavebemanding med udgangspunkt i medarbejdernes uddannelse, træning og erfaring i relation til de konkrete opgaver. Samarbejdsrelationer og bemyndigelse i forhold til kunder, elleverandører, øvrige medarbejdere, andre afdelinger, den autoriserede person og ledelsen. Krav til rapportering til den autoriserede. Delegering kan kun ske til medarbejdere, der er omfattet af den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Dokumentation for delegering skal fremgå af SKSsystemet. 3.5 AFTALEGENNEMGANG Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at den autoriserede eller en af den autoriserede bemyndiget person, kan gennemgå alle ordrer, opgavebeskrivelser, tegninger og projektmateriale, inden virksomheden binder sig til en opgave. Gennemgangen skal sikre, at grundlaget for gennemførelse af opgaverne er elsikkerhedsmæssigt korrekt, og at de anviste løsninger opfylder stærkstrømsbekendtgørelsen. Proceduren skal være dokumenteret. Ved ændringer af opgaven skal virksomheden sikre, at den autoriserede eller en af den autoriserede bemyndiget person vurderer, at ændringerne ikke påvirker elsikkerheden på en uacceptabel måde. Den autoriseredes aftalegennemgang skal dokumenteres. 3.6 STYRING AF INDKØB Der skal udarbejdes procedurer, der sikrer, at de indkøbte varer og tjenesteydelser er elsikkerhedsmæssigt korrekte i forhold til 12

13 den påtænkte anvendelse. Proceduren skal sikre, at den autoriserede har mulighed for at vurdere, om det indkøbte materiel er elsikkerhedsmæssigt korrekt i forhold til den påtænkte anvendelse. Proceduren skal være dokumenteret. 3.7 BEMANDING AF OPGAVER Grundlaget og retningslinjerne for den autoriseredes bemanding af opgaver dokumenteres med angivelse af, hvilke krav der stilles til medarbejdernes uddannelse og træning i forhold til den type opgaver, de skal udføre, jævnfør SKSkrav 12 (uddannelse og træning). Den autoriserede kan bemyndige medarbejdere til at foretage bemanding af opgaver. Bemanding i henhold til bemyndigelse skal ske i henhold til dokumenterede procedurer. 3.8 INSTRUKTION Behovet for instruktion skal vurderes. Resultatet af denne vurdering skal dokumenteres. Det er den autoriseredes ansvar, at medarbejderne får den nødvendige instruktion om arbejdets udførelse. 3.9 SKRIFTLIGE PROCEDURER OG/ELLER INSTRUKTIONER Behovet for skriftlige procedurer og/eller instruktioner skal fastlægges. Behovet skal vurderes i forhold til opgavetyperne. Vurderingen og dens resultater skal dokumenteres. Virksomheden er ansvarlig for, at procedurer og instruktioner udarbejdes i henhold til det vurderede behov TILSYN Behovet for tilsyn med autorisationskrævende elarbejde skal vurderes. Der skal herunder tages hensyn til kombinationen af opgavetype og den konkrete medarbejder, herunder lærlinge. Resultatet af denne vurdering skal dokumenteres. Den autoriserede er ansvarlig for, at der føres det nødvendige tilsyn med autorisationskrævende elarbejde EFTERSYN OG AFPRØVNING Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at eftersyn og afprøvning gennemføres. Eftersyn og afprøvning skal gennemføres og dokumenteres i henhold til stærkstrømsbekendtgørelsen. Procedure for eftersyn og afprøvning skal dokumenteres UDDANNELSE OG TRÆNING Krav til uddannelse, efteruddannelse samt erfaring og træning skal vurderes i forhold til virksomhedens opgavetyper. Der skal udarbejdes planer for efteruddannelse af de enkelte medarbejdere. Dokumentation for vurdering samt uddannelsesplaner skal foreligge. Den autoriserede har pligt til at holde sin faglige viden ajour, især hvad angår kendskabet til stærkstrømsbekendtgørelsen. Dokumentation for opfyldelsen af dette krav skal foreligge UDSTYR Virksomheden skal fastlægge, tilvejebringe og opretholde det udstyr, der er nødvendigt for at opfylde kravene til elsikkerhed. Dette omfatter: Håndværktøj, værktøj og udrustning for LAUS samt måleudstyr. Virksomheden skal udarbejde dokumenteret procedure til sikring af nødvendig vedligeholdelse. Behovet for skriftlige vedligeholdelsesrutiner skal vurderes, og rutinerne skal i givet fald udarbejdes. Vurderingen og dens resultater skal dokumenteres PROCEDURE VED ELSIKKERHEDSMÆS SIGE FEJL Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at begåede fejl ikke bliver gentaget. Proceduren skal dokumenteres SKSAUDIT Intern audit af SKSsystemet skal gennemføres efter behov, dog mindst 1 gang årligt. Dokumentation for gennemførelsen og resultatet af den gennemførte audit skal foreligge DOKUMENTSTYRING Virksomhederne skal være i besiddelse af alt relevant ajourført materiale fra myndigheder. Der skal foreligge en dokumenteret procedure for, hvordan alt materiale, der har betydning for elsikkerheden, styres og ajourføres, herunder SKSsystemet. Materialet skal være tilgængeligt for medarbejderne. 13

14 4. KRYDSREFERENCE 4.1 RETNINGSLINJERNE I FORHOLD TIL DEN TIDLIGERE VERSION Krydsreference Retningslinjer, august 2000 Ledelse Ledelsens ansvar Etablering af SKSsystem Den autoriseredes ledelsesmæssige ansvar og beføjelser Ledelsens evaluering Den autoriseredes ansvar Delegering af beføjelser og ansvar Bemanding Nummer 1 1.a 1.a.1 1.a.2 1.a.3 1.b 1.b.1 1.b.2 Retningslinjer, Etablering af SKSsystem 2 Evaluering af SKSsystemet 3 Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser 4 Delegering af ansvar og beføjelser 5 Aftalegennemgang 6 Styring af indkøb 7 Bemanding af opgaver 8 Instruktion 9 Skriftlige procedurer og eller instruktioner 10 Tilsyn 11 Eftersyn og afprøvning 12 Uddannelse og træning 13 Udstyr 14 Procedurer ved sikkerhedsmæssige fejl 15 SKSaudit 16 Dokumentstyring 14

15 Audit Kontraktgennemgang Indkøb Procedurer og instruktion Instruktion af medarbejdere Dokumenterede procedurer/instruktioner Vedligeholdelse af udstyr Uddannelse og træning Uddannelse Erfaring/træning Tilsyn og kontrol Kontrol og prøvning Tilsyn med udført arbejde Afvigelse og korrigerende handlinger Styring af dokumenter Materiale fra myndigheder Medarbejdernes adgang til dokumenter til sikring af elsikkerheden

16 4.2 SKSKRAV I FORHOLD TIL ISO 9001:2000 Krydsreference ISO 9001 Kvalitetsstyringssystemer Generelle krav Dokumentationskrav Ledelsens ansvar Ledelsens forpligtelse Kundefokus Kvalitetspolitik Planlægning Ansvar, beføjelser og kommunikation Nummer Retningslinjer, Etablering af SKSsystem 2 Evaluering af SKSsystemet 3 Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser 4 Delegering af ansvar og beføjelser 5 Aftalegennemgang 6 Styring af indkøb 7 Bemanding af opgaver 8 Instruktion 9 Skriftlige procedurer og eller instruktioner 10 Tilsyn 11 Eftersyn og afprøvning 12 Uddannelse og træning 13 Udstyr 14 Procedurer ved sikkerhedsmæssige fejl 15 SKSaudit 16 Dokumentstyring 16

17 Ledelsens evaluering Styring af ressourcer Til vejebringelse af ressourcer Menneskelige ressourcer Infrastruktur Arbejdesforhold Produktfrembringelse Planlægning Kunderelaterede processer Udvikling og konstruktion Indkøb Produktion og serviceydelser Styring af overvågnings og måleudstyr Måling, analyse og forbedringer Generelt Overvågning og målinger Styring af afvigende produkter Analyse af debat Forbedringer

18 5. VEJLEDNING Vejledningen giver supplerende oplysninger til, hvordan de enkelte SKSkrav kan forstås, og hvilke forhold virksomheden bør overveje i forbindelse med etablering/revision og drift af SKSsystemet. SKSsystemet har til formål at sikre, at elsikkerheden opretholdes, såvel ved den færdige installation som under udførelsen af installationsarbejdet. Dette kan betyde, at der kan være forhold hos den enkelte virksomhed, som medfører, at vejledningens tekst ikke er fyldestgørende. I disse tilfælde vil det alene være SKSkravene, som de er beskrevet i kapitel 3, som vil blive lagt til grund for en vurdering af virksomhedens SKSsystem. Det er den enkelte virksomhed, der er ansvarlig for, at virksomhedens SKSsystem til enhver tid er tilpasset virksomheden. Dette betyder, at såfremt virksomheden gør brug af vejledningens muligheder for at reducere omfanget af dokumentationen, er det nødvendigt, at virksomheden er opmærksom på, at selv mindre ændringer hos virksomheden kan medføre, at kravene til dokumentationens omfang ændres. Eksempelvis kan kravene til dokumentationens omfang ændres, Når en autoriseret elinstallatør ansætter den første elmedarbejder (også vikaransatte). Når en virksomhed går fra én autoriseret til flere autoriserede. Når der delegeres ansvar for instruktion og/eller tilsyn Når forudsætningerne for specialsituationer, se Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden, ændres. Når der oprettes / nedlægges afdelinger og funktioner. Når der udføres nye opgavetyper. Vejledningen indeholder for hvert enkelt krav: En gentagelse af SKSkravet. En kort beskrivelse af formål og indhold for det enkelte krav. En beskrivelse af kravets gyldighed samt krav til dokumentation. Hvor det skønnes muligt at reducere omfanget af dokumentationen, er dette beskrevet sammen med forudsætningerne herfor. En kort beskrivelse af forslag til fremgangsmåde samt eventuelle supplerende forklaringer. Hvor det er hensigtsmæssigt, er der endvidere angivet forslag til eksempler på blanketter og eventuelle tjeklister. 5.1 ETABLERING AF ET SKSSYSTEM I VIRK SOMHEDEN SKSkrav Ledelsen skal etablere, implementere og vedligeholde SKSsystemet Formål og indhold For at opnå og opretholde virksomhedsautorisation skal virksomheden udarbejde et SKSsystem, der opfylder de krav, der er defineret som SKSkrav. Kravet forpligter virksomhedens ledelse til at udarbejde, indføre og vedligeholde et dokumenteret SKSsystem i henhold til de angivne SKSkrav, samt at aktiviteterne udføres i henhold til systemet. Ved udarbejdelsen af systemet skal virksomheden tage aktivt stilling til alle krav. Afhængig af virksomhedsformen, organisationen, antallet af autoriserede, opgavetyper med videre, kan kravene til dokumentationens omfang dog variere. Ved ændringer i organisationen, nye opgavetyper og etablering af nye afdelinger, skal virksomhedens ledelse vurdere, om systemet fortsat afspejler virksomhedens aktuelle situation. Endvidere skal virksomheden være opmærksom på afklaring af ansvarsforhold, når flere autoriserede arbejder på samme anlæg Gyldighed og dokumentation Alle virksomheder skal udarbejde et dokumenteret system. Dokumentationen kan foreligge på papir eller i elektronisk form. Kravet til omfanget af dokumentationen er reduceret for nogle virksomheder. Af vejledningen til det enkelte krav fremgår, hvor og under hvilke forhold Sikkerhedsstyrelsen vil acceptere et reduceret omfang af dokumentationen. Virksomheden er forpligtet til aktivt at tage stilling til alle SKSkravene. Det betyder, at der i virksomhedens SKSsystem altid skal være dokumentation for stillingtagen til alle krav. Herudover kan der være krav til dokumenteret procedure og/eller vurdering af forhold. 18

19 5.2 EVALUERING AF SKSSYSTEMET SKSkrav SKSsystemets egnethed til opnåelse af den krævede elsikkerhed skal evalueres. Evaluering skal foretages mindst én gang årligt. Evalueringen skal dokumenteres Formål og indhold Evalueringen skal sikre, at virksomhedens SKSsystem er tilpasset virksomheden, samt at systemet til enhver tid er egnet til at opnå den krævede elsikkerhed. Evalueringen af SKSsystemet er ledelsens vurdering af, om det indførte SKSsystem fortsat lever op til SKSkravene. Evalueringen omfatter en vurdering af, om systemet på korrekt vis, afspejler virksomhedens hverdag, om det følges i dagligdagen, samt om det aktivt medvirker til at forbedre elsikkerheden. En evaluering af virksomhedens SKSsystem skal foretages mindst én gang årligt. Evaluering bør også gennemføres efter, at der er sket væsentlige ændringer i virksomhedens system, opgaver eller ydre forhold. Disse ændringer kan for eksempel være: Organisatoriske ændringer (eksempelvis oprettelse/nedlæggelse af afdelinger). Ændringer i forretningsstrategien. Ændringer i SKSsystemet. Vækst i form af flere ansatte, nye opgavetyper med videre Samarbejde med andre virksomheder om konkrete projekter/opgaver. Evaluering bør endvidere gennemføres, hvis: Interne audit har afsløret, at der er væsentlige afvigelser. Der har været alvorlige uheld eller risiko for alvorlige uheld. Der har været påtale eller lignende, som burde have været forhindret gennem SKSsystemet Gyldighed og dokumentation Følgende registreringer skal forefindes i forbindelse med virksomhedens SKSsystem: Dokumentation for gennemført evaluering af SKSsystemet, samt dokumentation for resultatet af evalueringen i form af mødereferat eller lignende. Der er derimod ikke et krav om en dokumenteret procedure for evaluering af virksomhedens SKSsystem. For virksomheder, hvor der ikke er andre medarbejdere end den autoriserede, og hvor den autoriserede samtidig er virksomhedens øverst ansvarlige leder (virksomhedstype 1.1), kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. For alle andre virksomheder skal dokumentation for evaluering udarbejdes. For virksomhedstype 1.1 kan følgende formulering for eksempel benyttes: 2. Evaluering Virksomheden er en enkeltmandsvirksomhed og beskæftiger kun én elmedarbejder, som er autoriseret og samtidig virksomhedens øverst ansvarlige leder. Dokumentation for gennemført evaluering udarbejdes ikke, så længe dette forhold består uændret. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype, kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan ikke benyttes 2.3 (heller ikke i specialsituationen) Forslag til aktiviteter Nedenstående anbefalinger kan benyttes ved planlægning og gennemførelse af evaluering. Grundlag for evaluering Da SKSsystemet skal sikre elsikkerheden, bør alle registreringer og dokumenter, som kan hjælpe ledelsen med at danne et overblik over SKSsystemets implementering og kravene til elsikkerhed, indgå. Af data, registreringer og dokumenter som bør indgå i evalueringen kan nævnes: Rapporter fra intern audit. Møde og beslutningsreferat fra sidste evaluering. Registreringer fra Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl. Status på korrigerende handlinger. Disse kan være identificeret gennem Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl eller initieret af ledelsen. 19

20 Fejl eller påtale i forbindelse med anlægstilsyn. Eventuel påtale fra Sikkerhedsstyrelsen. Modtagne kundeklager, som har eller kunne have medført en reduceret elsikkerhed. Registreringer fra foretagne tilsyn. Registreringer fra Eftersyn og afprøvning. Stærkstrømsbekendtgørelsen. Øvrige lovgivning og anvisninger, som har indflydelse på elsikkerheden. Output fra ledelsens evaluering Det er et krav, at der er en dokumentation for evaluering. Dokumentationen for evaluering kan være et mødereferat. Dokumentationen bør tage stilling til følgende forhold: Opfølgning på sidste referat fra evaluering. Resultaterne fra intern audit. Registreringer fra Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl. Klager, fejl, uheld, påtaler med videre som er modtaget fra eksterne kilder (Sikkerhedsstyrelsen, Elleverandøren, kunder og så videre). Eventuelle forbedringsforslag fra medarbejdere. Ressourcebehov (menneskelige og materielle ressourcer). Kompetencer (uddannelse, efteruddannelse med videre af medarbejdere). Systemets fortsatte egnethed til at sikre elsikkerheden, i relation til ledelsens planer for virksomheden. Korrigerende handlinger, som ledelsen ønsker at iværksætte. Eventuelle ændringer i myndighedskrav (bekendtgørelser, anvisninger med videre) Praktiske bemærkninger vedrørende ledelsens evaluering Ledelsens evaluering af SKSsystemet er en af de meget væsentlige aktiviteter i forbindelse med driften af SKSsystemet. Ved evaluering skal ledelsen vurdere: Om SKSsystemet er effektivt til at opretholde elsikkerheden. Om de ressourcer, som virksomheden bruger til drift og vedligeholdelse af systemet er passende. Om der er aktiviteter, eller der er planlagt aktiviteter, som ikke er indeholdt i SKSsystemet. Ledelsen skal som resultat af evalueringen: Sørge for, at der iværksættes aktiviteter, som sikrer, at systemet opfylder SKSkravene. Tildele de tilstrækkelige ressourcer til drift og vedligeholdelse af systemet. Evaluering adskiller sig fra Intern audit. Ved audit efterprøves, om det beskrevne system følges, samt om procedurer og registreringer er i overensstemmelse med SKSkravene. 5.3 DEN AUTORISEREDES LEDELSESMÆSSIGE BEFØJELSER SKSKRAV Den autoriserede skal have en placering i organisationen, der giver ham ledelsesmæssige beføjelser for så vidt angår installationsarbejdet og over de medarbejdere, der udfører arbejdet. Såfremt der er flere autoriserede i virksomheden, skal disses ansvar og beføjelser være nøje afgrænset i forhold til hinanden. Dokumentation for den autoriseredes ledelsesmæssige ansvar og beføjelser skal foreligge Formål og indhold Den autoriserede har ansvaret for elsikkerheden ved alt autorisationskrævende elinstallationsarbejde. Den autoriserede skal have de nødvendige ledelsesmæssige beføjelser for at kunne varetage sine forpligtelser. Disse ledelsesmæssige beføjelser skal være i overensstemmelse med virksomhedens organisation og kompleksitet. Der må ikke kunne opstå tvivl hos virksomheden, den autoriserede, medarbejderne eller hos Sikkerhedsstyrelsen om, hvem der har ansvaret for en konkret opgave. Det er et krav, at den (de) autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser og ansvar er klart defineret og dokumenteret. Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser skal være reelle. Den autoriserede skal således have en placering i organisationen, der er overordnet i forhold til de medarbejdere, der tages ansvar for. I alle forhold, der kan påvirke elsikkerheden, skal den autoriserede have de nødvendige beføjelser til: At udvælge eller fravælge medarbejdere til konkrete opgaver At forkaste udførelsesmåder, som er i strid med stærkstrømsbekendtgørelsen. At standse arbejde, der måtte medføre brist på elsikkerheden. At indgå aftaler med byggeledelse/bygherre om ændringer i projekter af elsikkerhedsmæssig karakter. At afvise materialer, som findes i strid med konstruktionsforskrifter eller ydre forhold. Den autoriserede er ansvarlig for det udførte elarbejde, men kun for arbejde, der er udført af medarbejdere, som han har det ledelsesmæssige ansvar for. En medarbejder kan dog godt være placeret i mere end én afdeling/funktion og således kun som en del af sit ansættelsesforhold være underlagt den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Der må gerne være placeret en mellemleder imellem den autoriserede og elmedarbejderne, for eksempel hvis der er foretaget delegering af ansvar vedrørende instruktion og tilsyn. 20