VERSION 2 RETNINGSLINJER VEDRØRENDE SIKKERHEDSKVALITETSSTYRINGSSYSTEM

Transkript

1 VERSION 2 RETNINGSLINJER VEDRØRENDE SIKKERHEDSKVALITETSSTYRINGSSYSTEM For virksomheder, der udfører autorisationskrævende elinstallationsarbejde Sikkerhedsstyrelsen 2005

2 OBS! Du kan downloade eksempelskemaerne i disse retningslinjer fra sikkerhedsstyrelsens hjemmeside Grafisk design: essensen Foto: Søren Nielsen Tryk: Litotryk 2. oplag: stk. 2

3 1. Grundlag Forord Introduktion til SKSsystemet Anvendelse af retningslinjerne SKSsystemets opbygning Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden Væsentlige krav i relation til den enkelte virksomhedstype 9 2. Ordliste SKSkrav Etablering af et SKSsystem i virksomheden Evaluering af SKSsystemet Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Aftalegennemgang Styring af indkøb Bemanding af opgaver Instruktion Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Tilsyn Eftersyn og afprøvning Uddannelse og træning Udstyr Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl SKSaudit Dokumentstyring Vejledning Etablering af et SKSsystem i virksomheden Evaluering af SKSsystemet Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Aftalegennemgang Styring af indkøb Bemanding af opgaver Instruktion Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Tilsyn Eftersyn og afprøvning Uddannelse og træning Udstyr Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl SKSaudit Dokumentstyring Krydsreference Retningslinjerne i forhold til den tidligere version SKSkrav i forhold til ISO 9001:

4 1. GRUNDLAG 1.1 FORORD Både den autoriserede elinstallatør personligt og virksomheden skal opfylde betingelserne for autorisation 1. Virksomheden skal for at opnå en virksomhedsautorisation indføre et SikkerhedsKvalitetsStyringssystem (herefter benævnt SKS). Nærværende retningslinjer specificerer kravene til virksomhedens ledelse, til den autoriserede og til indholdet i SKSsystemet. SKSkravene gælder for alle virksomheder, men for nogle virksomheder vil ikke alle SKSkrav være relevante. Der er også forskel på kravene til omfanget af dokumentation. Omfanget af dokumentationen kan variere for forskellige typer af virksomheder. Kravene til omfanget af dokumentationen er stigende for virksomheder med mange elmedarbejdere, stigende organisatorisk kompleksitet og komplekse opgaver. Omfanget af dokumentation for den lille elinstallationsvirksomhed er begrænset. Sikkerhedsstyrelsen er bemyndiget til at kontrollere virksomhedernes SKSsystemer. Denne udgave af Retningslinjer vedrørende Sikkerheds KvalitetsStyringssystem erstatter Elektricitetsrådets retningslinjer dateret august Baggrund for revision af retningslinjerne Den nuværende autorisationsordning har været gældende siden 1. januar Forløbet med implementeringen har givet både virksomhederne og Sikkerhedsstyrelsen mange erfaringer, herunder erfaringer med hvilke dele af de gældende retningslinjer, der har givet anledning til spørgsmål. Disse erfaringer er indarbejdet i nærværende revision på følgende måde: Resultater af SKSaudit 2 og virksomhedernes tilbagemeldinger er indarbejdet, således at SKSkravene fremgår mere tydelige. Endvidere er vejledningerne søgt knyttet til en praktisk gennemførelse i virksomhederne. De nye retningslinjer har til hensigt at give en klar fremstilling af SKSkravene suppleret med en tolkning og vejledning til indførelse af SKSkravene. Retningslinjerne har endvidere til hensigt at angive, hvorledes og i hvilket omfang kravet til dokumentation kan lettes, specielt for den elsikkerhedsmæssigt mindre komplicerede virksomhed. Væsentlige ændringer i forhold til tidligere Retningslinjer for SKSsystemet, version 1 Disse ændringer er specielt relevant for virksomheder, der har udarbejdet systemer i henhold til de tidligere retningslinjer. Alle virksomheder skal tage aktivt stilling til, om et SKSkrav er relevant, det vil sige alle SKSkrav gælder nu principielt for alle virksomheder. Kravene til omfanget af dokumentation er ikke ens for alle virksomhedstyper. Kravene til omfanget af dokumentation er lempet for virksomheder, hvor den autoriserede person kun tager ansvar for eget arbejde, uanset virksomheden ikke er en enkeltmandsvirksomhed. Differentieringen af kravene til dokumentation er knyttet til det enkelte SKSkrav. Omfanget af krævet dokumentation er specificeret i vejledningen til de enkelte SKSkrav, se kapitel 5. Overgangsbestemmelser Nærværende revision af retningslinjer ligger til grund for udstedelse af virksomhedsautorisationer udstedt efter den 1. januar For autorisationer udstedt før denne dato skal SKSsystemet tilrettes i henhold til nærværende revision inden den 1. januar Dette kan for eksempel gøres i forbindelse med virksomhedens næstkommende evaluering af systemet. 1.2 INTRODUKTION TIL SKSSYSTEMET: SKSkravene er udformet således, at de opfylder betingelserne i gældende bekendtgørelse vedrørende virksomhedsautorisation samtidig med, at kravene naturligt kan indgå i ledelsessystemer i henhold til gældende standarder for kvalitetsstyringssystemer (ISO 9001). Virksomheden kan ved hjælp af SKSsystemet opnå følgende fordele: Systematik omkring elsikkerhed. Systematik omkring uddannelse og træning af medarbejdere. Systematik omkring vedligeholdelse af værktøj og udstyr. Klare retningslinjer vedrørende instruktion, tilsyn, bemanding med videre. Systematisk reduktion af såvel kritiske som gentagne elsikkerhedsmæssige fejl. 4 1 Jævnfør bekendtgørelse af lov om autorisation af elinstallatører m.v., LBK nr. 989 af 08/12/2003, samt bekendtgørelse om autorisation og drift af elinstallatørvirksomhed, pt. BEK nr. 301 af 03/05/2001. Sikkerhedsstyrelsens hjemmeside henviser til den gældende bekendtgørelse 2 Det daværende Elektricitetsrådet gennemførte ultimo 2002 audit i en række virksomheder.

5 Endvidere vil virksomheden ved hjælp af SKSsystemet kunne opnå økonomiske fordele ved: Klare organisatoriske retningslinjer. Uddannelse og træning af medarbejdere. Reduktion af omkostninger til fejlrettelser. SKSsystemet kan indgå som en integreret del af et ISO 9001 system med de konkurrencemæssige fordele, det kan tilføre virksomhederne. Enhver virksomhed, der udfører autorisationskrævende arbejde, skal være i besiddelse af en virksomhedsautorisation. Dette gælder såvel for egentlige elinstallationsvirksomheder som for elafdelinger, tekniske afdelinger eller tilsvarende i virksomheder, der drives med andet hovedformål end elarbejde (fabrikker, institutioner med videre). For at opnå virksomhedsautorisation kræves det: At der findes en autoriseret person enten som ejer af virksomheden eller som ansat. At der indføres et SKSsystem i virksomheden. SKSsystemet skal til enhver tid afspejle virksomhedens organisation. Virksomheden skal sørge for, at systemet aktivt benyttes til at sikre, at kravene til elsikkerhed overholdes. Virksomheden er således forpligtet til at vedligeholde SKSsystemet i tilfælde af ændringer i organisationen, andre opgavetyper, nye medarbejdere med videre. Retningslinjerne fastlægger principperne for SKSsystemet, idet virksomhederne er forpligtet til at dokumentere, at det SKSsystem, som er udarbejdet, sikrer, at den nødvendige elsikkerhed opnås. I retningslinjerne er der taget højde for en række typiske organisationsformer, som beskrevet i Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden. Indføring af et SKSsystem skal blandt andet sikre, at den autoriserede person reelt kan leve op til sine forpligtigelser som den, der altid har det overordnede ansvar for elsikkerhed. Formål: SKSsystemet har til formål at sikre: At installationsarbejdet udføres med højst mulig sikkerhed. At den færdige installation lever op til stærkstrømsbekendtgørelsens krav. 1.3 ANVENDELSE AF RETNINGSLINJERNE Retningslinjerne er opdelt i fem kapitler, hvor SKSkravene, som angivet i kapitel 3, skal efterleves af alle virksomheder, der udfører autorisationskrævende arbejde. Da virksomheder har forskellig størrelse, kompleksitet og opgaver, er det hensigtsmæssigt, at kravene til omfanget af dokumentation tilpasses de forskellige typer af virksomheder (se Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden ). Kapitel 5 giver en overordnet vejledning i, hvorledes de enkelte SKSkrav skal forstås, og hvorledes de som minimum skal dokumenteres af virksomhederne. Omfanget af dokumentation i relation til de forskellige virksomhedstyper er sammenfattet i Væsentlige krav i relation til den enkelte virksomhedstype. Virksomhederne skal som et ubetinget krav udarbejde et SKSsystem, der skal afspejle virksomhedens situation. Dette betyder samtidig, at virksomheden er forpligtet til løbende at ajourføre systemets dokumentation såvel i form af dokumenterede procedurer som registreringer, mødenotater/referater med videre. Vejledningen er kun retningsgivende, idet der for den enkelte virksomhed kan være forhold, der gør, at vejledningens forslag og anvisninger ikke kan anses som værende fyldestgørende. I disse tilfælde er det alene SKSkravene som angivet i kapitel 3 samt gældende bekendtgørelse, der kan lægges til grund for udformningen af virksomhedens SKSsystem. Retningslinjerne kan med fordel anvendes på følgende måde: Fastslå virksomhedens type. Anvend Virksomhedstype og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden. Etabler en mappe for virksomhedens SKSsystem (fysisk eller elektronisk). Gennemgå hvert enkelt SKSkrav. Anvend vejledningen (kapitel 5) med hensyn til eventuel reduktion af omfanget af dokumentation, såfremt virksomheden opfylder de situationer, hvor dokumentation kan reduceres. Udarbejd dokumenterede procedurer, hvor dette er et krav, samt endvidere dokumentation for vurderinger med videre, hvor det kræves. Det vil være hensigtsmæssigt at udarbejde blanketter (på papir eller elektronisk) for de SKSkrav, der kræver en registrering, eksempelvis uddannelse/træning, fejlregistrering med videre. Når SKSsystemet er udviklet, kan omfanget af dokumentation tjekkes mod oversigten Væsentlige krav i relation til den enkelte virksomhedstype. 5

6 I den daglige drift er det nødvendigt at være opmærksom på kravene til ajourføring samt de periodiske aktiviteter (audit, evaluering med videre). 1.4 SKSSYSTEMETS OPBYGNING Alle virksomheder, med virksomhedsautorisation til at udføre elinstallationsarbejde, er forpligtet til at dokumentere det indførte system. Ved opbygningen af systemet skal virksomheden tage højde for, at elmedarbejdere skal have adgang til virksomhedens SKSsystem og øvrige dokumenter, som kan have betydning for elsikkerheden i forbindelse med arbejdets udførelse, dvs. måske også udenfor normal arbejdstid. Personfølsomme oplysninger, som måtte være indeholdt i SKSsystemet, kan opbevares særskilt. Disse personfølsomme oplysninger skal ikke være tilgængelige for alle elmedarbejdere. Ved udarbejdelse af SKSsystemet skal virksomheden dokumentere, at der er taget stilling til alle SKSkrav. Det er beskrevet i vejledningen (kapitel 5) under hvilke forhold, det er muligt at reducere dokumentationen. 1.5 VIRKSOMHEDSTYPER OG TILPASNING AF SKSSYSTEMET TIL VIRKSOMHEDEN SKSsystemets dokumentation skal passe til, og løbende afspejle, virksomhedens aktuelle ledelsesforhold og organisatoriske opbygning. Nedenstående opdeling i virksomhedstyper kan anvendes som en læsevejledning til vurdering af kravet til dokumentation. I de enkelte SKSkrav, og vejledningen hertil (kapitel 4 og 5), er kravet til dokumentation specificeret. Der skal således for alle virksomheder foreligge dokumentation for virksomhedens stillingtagen til hvert SKSkrav. Virksomhederne kan hovedopdeles i to grupper: 1. Virksomheder, hvor den personligt autoriserede samtidig er den øverste ansvarlige leder for virksomheden. 2. Virksomheder, hvor den personligt autoriserede er ansat som andet end den øverste ansvarlige leder for virksomheden. Den enkelte hovedgruppe af virksomheder kan underopdeles i forhold til den autoriseredes organisatoriske placering og organisationens opbygning. Ved opdeling af virksomheden i afdelinger eller funktioner er det alene opdelingen af autorisationskrævende arbejde, der har indflydelse på SKSsystemet. Opdeling af virksomheden i organisatoriske enheder, der ikke udfører autorisationskrævende arbejde, har ingen indflydelse på SKSsystemets opbygning eller kravene til dokumentation. Er der flere autoriserede personer i virksomheden, skal der ved afgørelsen af hvilken virksomhedstype, der er relevant, tages udgangspunkt i den af de autoriserede, der har den laveste organisatoriske placering. Virksomheder med mere end én autoriseret vil derfor altid tilhøre virksomhedstype

7 Virksomhedstype Beskrivelse af virksomhed 1.1 Virksomheden er en enkeltmandsvirksomhed, hvor den autoriserede personligt udfører alt relevant arbejde, som kan påvirke elsikkerheden fra ordremodtagelse, indkøb, udførelse af elinstallationsarbejde til afprøvning af det udførte arbejde. 1.2 Virksomheden har den autoriserede som øverste ansvarlige leder (for eksempel som eneindehaver eller administrerende direktør). Der er kun én autoriseret i virksomheden. Der er ansat mindst én elmedarbejder. Samtlige elmedarbejdere refererer direkte til den autoriserede. 1.3 Virksomheden har den autoriserede som øverste ansvarlige leder (for eksempel som eneindehaver eller administrerende direktør). Der er kun én autoriseret i virksomheden. Virksomheden er opdelt i afdelinger eller funktioner, der udfører autorisationskrævende arbejde. Opdelingen kan være geografisk eller organisatorisk. Der vil normalt være krav om delegering af ansvar for instruktion og tilsyn. Specialsituation Delegering kan udelades, hvis den autoriserede personligt varetager de ledelsesmæssige opgaver i alle afdelinger, der udfører autorisationskrævende installationsopgaver, og hvor den autoriserede samtidig personligt varetager ansvar for instruktion og tilsyn. 2.1 Virksomhedstypen, hvor der er én ansat, og denne ansatte ikke samtidig er personligt autoriseret er ikke mulig. 2.2 Den autoriserede er ikke virksomhedens øverste ansvarlige leder. Alle ansatte elmedarbejdere refererer direkte til den autoriserede. Der er kun én autoriseret i virksomheden. En virksomhed, hvor den autoriserede ikke har underordnede elmedarbejdere, og hvor den autorisere de har alle beføjelser vedrørende indkøb af elmateriel med videre, og hvor den autoriserede således alene tager elsikkerhedsmæssigt ansvar for eget arbejde kan for så vidt angår nogle krav dokumentationsmæssigt betragtes på lige fod med en virksomhed af type 1.1. Af vejledningen til de enkelte krav fremgår, om omfanget af dokumentation kan reduceres. Specialsituation 2.3 Den autoriserede er ikke virksomhedens øverste ansvarlige leder. Virksomheden er opdelt i afdelinger eller funktioner, der udfører autorisationskrævende arbejde. Opdelingen kan være geografisk eller organisatorisk. Der er flere autoriserede og/eller der er foretaget en organisatorisk/ledelsesmæssig opdeling af det autorisationskrævende arbejde. Den autoriseredes beføjelser og forpligtelser er fastlagt og indgår i SKSsystemet, herunder afgrænsning i forhold til eventuelt andre autoriserede. Hvis det autorisationskrævende arbejde, under en autoriserets ansvarsområde, ledelsesmæssigt er opdelt, skal der være foretaget delegering af ansvar for instruktion og tilsyn. Se også bemærkning vedrørende specialsituation under virksomhedstype 1.3. En virksomhed, hvor den (de) autoriserede ikke har underordnede elmedarbejdere, og hvor den autori serede har alle beføjelser vedrørende indkøb af elmateriel med videre, og hvor den autoriserede således alene tager elsikkerhedsmæssigt ansvar for eget arbejde kan for så vidt angår nogle krav dokumentationsmæssigt betragtes på lige fod med en virksomhed af type 1.1. Af vejledningen til de enkelte krav fremgår, om omfanget af dokumentation kan reduceres. Specialsituation 7

8 Grafisk kan virksomhedstyperne illustreres på følgende måde: Virksomhedens organisation og virksomhedstyper E = A = virksomhedsindehaver/øverste ansvarlige direktør Autorisationsindehaver 1.1 Én mands virksomhed EA 1.2 Samtlige medarbejdere refererer direkte til den autoriserede, dvs. E=A EA 1.3 Funtionsopdelt virksomhed, hvor lederen af de enkelte funktioner refererer direkte til den autoriserede, dvs. E=A EA 2.2 Virksomhed, hvor den autoriserede er ansat som andet end den øverst ansvarlige leder. Samtlige medarbejdere refererer til den autoriserede (A ikke E) E A 2.3 Funktions afdelingsopdelt (kun for autorisationskrævende arbejde) virksomhed, hvor den autoriserede er ansat som andet end den øverst ansvarlige leder. Samtlige medarbejdere refererer direkte eller inddirekte til den/de autoriserede (A ikke E) E E A A A A 8

9 1.6 VÆSENTLIGE KRAV I RELATION TIL DEN ENKELTE VIRKSOMHEDSTYPE For opfyldelse af nogle SKSkrav skal der udarbejdes dokumenterede procedurer. For opfyldelse af andre krav skal der dokumenteres en vurdering af forholdene. Nedenstående oversigt viser denne forskel i relation til virksomhedstyperne. Oversigten skal betragtes som vejledende. Forhold i den enkelte virksomhed med hensyn til ejer/ledelsesforhold, organisation, geografisk opdeling og opgavetyper, kan betyde, at opfyldelsen af nogle krav skal vægtes anderledes end anført i oversigten. Krav Tekst Virksomhedstype Procedure Vurdering Procedure Vurdering Procedure Vurdering Procedure Vurdering Procedure Vurdering 1 Etablering af SKSsystem i virksomheden A A A A A 2 Evaluering af SKSsystemet C A A A A 3 Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser C C C D D 4 Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn C D A D D 5 Aftalegennemgang C D D D D 6 Styring af indkøb C D D D D 7 Bemanding af opgaver C B A B A B D B D 8 Instruktion C A A D D 9 Skriftlige procedurer og/ eller instruktioner C B A B A B D B D 10 Tilsyn C A A D D 11 Eftersyn og afprøvning A A A A A 12 Uddannelse og træning A A A A A 13 Udstyr A A A A A 14 Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl C A A D D 15 SKSaudit C A A A A 16 Dokumentstyring A A A A A Tegn A B C D Forklaring Kravet skal efterleves. Kravet kan forekomme afhængig af eventuel bemyndigelse eller som resultat af vurderingen. Kravet kan imødekommes ved hjælp af standardformulering. Kravet skal efterleves. Afhængig af virksomhedens aktuelle situation kan det eventuelt imødekommes ved hjælp af standardformulering i vejledningen. 9

10 2. ORDLISTE 2. ORDLISTE I retningslinjerne er anvendt nedenstående ord/begreber: Ord Forklaring Afdeling/funktion Opdeling af det autorisationskrævende arbejde i funktioner/afdelinger. Afdelinger/funktioner, hvor der udføres ikkeautorisationskrævende arbejde har ingen betydning i relation til kravene til SKSsystemet. Aftalegennemgang Gennemgang af tilbud, ordre, arbejdsordre m.m. for at sikre, at elsikkerheden er i orden, og at virksomheden er i stand til at løse opgaven. Aftalegennemgang skal, såfremt der foreligger skriftlig beskrivelse af opgaven, være dokumenteret, eventuelt med dato og signatur. Audit Ved audit forstås en systematisk metode til gennemgang af virksomhedens arbejdsgange for at fremskaffe beviser for, at SKSsystemet er indført i virksomheden, lever op til SKSkravene og virker i praksis. Auditor Person, der foretager en uvildig efterprøvning af systemer. Autoriseret Person, der er indehaver af en personlig autorisation. Bemyndigelse Den autoriserede kan bemyndige medarbejdere i organisationen til at udføre opgaver, som i henhold til stillingsbeskrivelse og almindelig praksis normalt henhører til den autoriseredes ansvarsområde. Bemyndigelse kan fremgå af stillingsbeskrivelse, generelle retningslinjer, forretningsgange eller som stillingsfuldmagt. Delegering Den autoriserede har mulighed for at delegere ansvar for instruktion og tilsyn til underordnede medarbejdere. Ved denne delegering kan det strafansvar, den autoriserede har overfor myndigheder for så vidt angår elsikkerhed, overføres til den medarbejder, der modtager delegeringen. Den autoriserede har ansvar for at vurdere kvalifikationerne hos den eller de personer, hvortil der delegeres. Denne type delegering skal særskilt skriftligt dokumenteres. Dokumentation Ved dokumentation eller ved dokumenterede forstås der i retningslinjerne, at der skal foreligge en skriftlig dokumentation. Denne kan foreligge i elektronisk form. Elmedarbejder Ved elmedarbejder forstås enhver medarbejder, der er beskæftiget med udførelse af autorisationskrævende elarbejde. Evaluering af SKSsystem Ledelsens gennemgang af hele SKSsystemet for at vurdere dets fortsatte egnethed til at sikre elsikkerheden. 10

11 Ord fortsat Evaluering af SKSsystem (fortsat) Fejl Forklaring fortsat Ledelsens evaluering skal indebære, at der er indsamlet de nødvendige oplysninger, som auditresultater, afvigelser m.m. til, at ledelsen kan gennemføre sin vurdering. Ved fejl forstås enhver situation, som har medført eller kunne have medført manglende elsikkerhed. Som fejl betragtes derfor enhver situation, som potentielt kunne have medført manglende elsikkerhed, og hvor der er gennemført en korrigerende handling. Fejl, som opstår, identificeres og korrigeres i en og samme arbejdssituation, opfattes ikke som havende medført eller kunne have medført manglende elsikkerhed. Måleinstrumenter Procedure Registreringer Uddannelse og træning Udstyr som benyttes til målinger, som kan have betydning for elsikkerheden. Eksempelvis isolationsmodstand, overgangsmodstand eller fejlstrøm ved udkobling af HPFIafbryder. Hvor retningslinjerne stiller krav om procedurer, betyder det, at der som en del af SKSsystemet skal forefindes en fast fremgangsmåde for gennemførelsen af aktiviteten. Procedurer skal forefindes i skriftlig form. Ved registreringer i SKSsystemet forstås registreringer af resultatet af en gennemført aktivitet. Eksempelvis fejlregistrering, vedligeholdelse af håndværktøj med videre. Alle aktiviteter der anvendes for at forøge den elsikkerhedsmæssige kompetence hos medarbejderne. Der kan være tale om deltagelse i eksterne kurser, konferencer, seminarer, møder og leverandørpræsentationer. Sidemandsindlæring og lærlingeuddannelse på jobbet betragtes også som uddannelse. Vedligeholdelse Virksomhed Det er et krav, at SKSsystemet vedligeholdes løbende. Dvs. SKSsystemet inklusive alle procedurer og grundlag skal opdateres, hvis der er ændringer. En virksomhed er defineret ved et CVRnr. En virksomhed med en filial, hvor filialen hører under samme CVRnr., regnes således som én virksomhed. Et moderselskab med et datterselskab, hvor datterselskabet har eget CVRnr., regnes som to virksomheder. Enkeltmandsvirksomheder, der ikke er momsregistreret, og som derfor ikke har et CVRnr., betragtes dog også som en virksomhed. Virksomhedsautorisation Virksomhedstype Virksomhedernes tilladelse til drift af elinstallatørvirksomhed i Danmark som følge af godkendt ansøgning hos Sikkerhedsstyrelsen. Klassifikation af elinstallatørvirksomhed som konsekvens af organisationens opbygning samt den (de) autoriseredes placering i forhold til ledelsen. 11

12 3. SKSKRAV 3.1 ETABLERING AF ET SKSSYSTEM I VIRKSOMHEDEN Ledelsen skal etablere, implementere og vedligeholde SKSsystemet. 3.2 EVALUERING AF SKSSYSTEMET SKSsystemets egnethed til opnåelse af den krævede elsikkerhed skal evalueres. Evaluering skal foretages mindst én gang årligt. Evalueringen skal dokumenteres. 3.3 DEN AUTORISEREDES LEDELSESMÆSSIGE BEFØJELSER Den autoriserede skal have en placering i organisationen, der giver ham ledelsesmæssige beføjelser for så vidt angår installationsarbejdet og over de medarbejdere, der udfører arbejdet. Såfremt der er flere autoriserede i virksomheden, skal disses ansvar og beføjelser være nøje afgrænset i forhold til hinanden. Dokumentation for den autoriseredes ledelsesmæssige ansvar og beføjelser skal foreligge. 3.4 DELEGERING AF ANSVAR OG BEFØJELSER VEDRØRENDE INSTRUKTION OG TILSYN Den autoriserede kan delegere ansvar for instruktion og tilsyn. I funktions/afdelingsopdelte virksomheder skal virksomheden sikre, at den autoriserede foretager delegering til de medarbejdere, som leder det autorisationskrævende installationsarbejde i de enkelte afdelinger. Den autoriserede er ansvarlig for, at den medarbejder, der modtager delegeringen, er kvalificeret i forhold til delegeringens omfang. Den autoriserede er ansvarlig for at vurdere medarbejderens kvalifikationer i relation til delegering. Vurderingen skal dokumenteres. Delegeringen skal være skriftlig og tilpasset den enkelte medarbejders kvalifikationer i forhold til opgavetyper og kompleksitet. Aftalen skal accepteres ved underskrift af både den autoriserede, virksomhedens ledelse samt den medarbejder, der modtager delegeringen. Aftalen skal som minimum specificere følgende: Det delegerede ansvarsområde og dets afgrænsning for eksempel på grundlag af følgende kriterier: opgavetype konkret tidsbegrænset opgave eller projekt geografisk område organisatorisk afdeling Ansvarets omfang, så det tydeligt fremgår, om ansvaret omfatter såvel instruktions som tilsynspligt. Medarbejderens organisatoriske placering i virksomheden samt placeringen af eventuelle medarbejdere omfattet af det delegerede ansvarsområde. Medarbejderens beføjelser. For eksempel ret til at godkende og afvise udført arbejde samt ret til at beslutte og handle i forbindelse med afvigelser og fejl i arbejdet, korrigering af afvigelser og fejl samt forebyggelse af potentielle afvigelser og fejl. Medarbejderens bemyndigelse til at foretage opgavebemanding med udgangspunkt i medarbejdernes uddannelse, træning og erfaring i relation til de konkrete opgaver. Samarbejdsrelationer og bemyndigelse i forhold til kunder, elleverandører, øvrige medarbejdere, andre afdelinger, den autoriserede person og ledelsen. Krav til rapportering til den autoriserede. Delegering kan kun ske til medarbejdere, der er omfattet af den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Dokumentation for delegering skal fremgå af SKSsystemet. 3.5 AFTALEGENNEMGANG Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at den autoriserede eller en af den autoriserede bemyndiget person, kan gennemgå alle ordrer, opgavebeskrivelser, tegninger og projektmateriale, inden virksomheden binder sig til en opgave. Gennemgangen skal sikre, at grundlaget for gennemførelse af opgaverne er elsikkerhedsmæssigt korrekt, og at de anviste løsninger opfylder stærkstrømsbekendtgørelsen. Proceduren skal være dokumenteret. Ved ændringer af opgaven skal virksomheden sikre, at den autoriserede eller en af den autoriserede bemyndiget person vurderer, at ændringerne ikke påvirker elsikkerheden på en uacceptabel måde. Den autoriseredes aftalegennemgang skal dokumenteres. 3.6 STYRING AF INDKØB Der skal udarbejdes procedurer, der sikrer, at de indkøbte varer og tjenesteydelser er elsikkerhedsmæssigt korrekte i forhold til 12

13 den påtænkte anvendelse. Proceduren skal sikre, at den autoriserede har mulighed for at vurdere, om det indkøbte materiel er elsikkerhedsmæssigt korrekt i forhold til den påtænkte anvendelse. Proceduren skal være dokumenteret. 3.7 BEMANDING AF OPGAVER Grundlaget og retningslinjerne for den autoriseredes bemanding af opgaver dokumenteres med angivelse af, hvilke krav der stilles til medarbejdernes uddannelse og træning i forhold til den type opgaver, de skal udføre, jævnfør SKSkrav 12 (uddannelse og træning). Den autoriserede kan bemyndige medarbejdere til at foretage bemanding af opgaver. Bemanding i henhold til bemyndigelse skal ske i henhold til dokumenterede procedurer. 3.8 INSTRUKTION Behovet for instruktion skal vurderes. Resultatet af denne vurdering skal dokumenteres. Det er den autoriseredes ansvar, at medarbejderne får den nødvendige instruktion om arbejdets udførelse. 3.9 SKRIFTLIGE PROCEDURER OG/ELLER INSTRUKTIONER Behovet for skriftlige procedurer og/eller instruktioner skal fastlægges. Behovet skal vurderes i forhold til opgavetyperne. Vurderingen og dens resultater skal dokumenteres. Virksomheden er ansvarlig for, at procedurer og instruktioner udarbejdes i henhold til det vurderede behov TILSYN Behovet for tilsyn med autorisationskrævende elarbejde skal vurderes. Der skal herunder tages hensyn til kombinationen af opgavetype og den konkrete medarbejder, herunder lærlinge. Resultatet af denne vurdering skal dokumenteres. Den autoriserede er ansvarlig for, at der føres det nødvendige tilsyn med autorisationskrævende elarbejde EFTERSYN OG AFPRØVNING Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at eftersyn og afprøvning gennemføres. Eftersyn og afprøvning skal gennemføres og dokumenteres i henhold til stærkstrømsbekendtgørelsen. Procedure for eftersyn og afprøvning skal dokumenteres UDDANNELSE OG TRÆNING Krav til uddannelse, efteruddannelse samt erfaring og træning skal vurderes i forhold til virksomhedens opgavetyper. Der skal udarbejdes planer for efteruddannelse af de enkelte medarbejdere. Dokumentation for vurdering samt uddannelsesplaner skal foreligge. Den autoriserede har pligt til at holde sin faglige viden ajour, især hvad angår kendskabet til stærkstrømsbekendtgørelsen. Dokumentation for opfyldelsen af dette krav skal foreligge UDSTYR Virksomheden skal fastlægge, tilvejebringe og opretholde det udstyr, der er nødvendigt for at opfylde kravene til elsikkerhed. Dette omfatter: Håndværktøj, værktøj og udrustning for LAUS samt måleudstyr. Virksomheden skal udarbejde dokumenteret procedure til sikring af nødvendig vedligeholdelse. Behovet for skriftlige vedligeholdelsesrutiner skal vurderes, og rutinerne skal i givet fald udarbejdes. Vurderingen og dens resultater skal dokumenteres PROCEDURE VED ELSIKKERHEDSMÆS SIGE FEJL Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at begåede fejl ikke bliver gentaget. Proceduren skal dokumenteres SKSAUDIT Intern audit af SKSsystemet skal gennemføres efter behov, dog mindst 1 gang årligt. Dokumentation for gennemførelsen og resultatet af den gennemførte audit skal foreligge DOKUMENTSTYRING Virksomhederne skal være i besiddelse af alt relevant ajourført materiale fra myndigheder. Der skal foreligge en dokumenteret procedure for, hvordan alt materiale, der har betydning for elsikkerheden, styres og ajourføres, herunder SKSsystemet. Materialet skal være tilgængeligt for medarbejderne. 13

14 4. KRYDSREFERENCE 4.1 RETNINGSLINJERNE I FORHOLD TIL DEN TIDLIGERE VERSION Krydsreference Retningslinjer, august 2000 Ledelse Ledelsens ansvar Etablering af SKSsystem Den autoriseredes ledelsesmæssige ansvar og beføjelser Ledelsens evaluering Den autoriseredes ansvar Delegering af beføjelser og ansvar Bemanding Nummer 1 1.a 1.a.1 1.a.2 1.a.3 1.b 1.b.1 1.b.2 Retningslinjer, Etablering af SKSsystem 2 Evaluering af SKSsystemet 3 Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser 4 Delegering af ansvar og beføjelser 5 Aftalegennemgang 6 Styring af indkøb 7 Bemanding af opgaver 8 Instruktion 9 Skriftlige procedurer og eller instruktioner 10 Tilsyn 11 Eftersyn og afprøvning 12 Uddannelse og træning 13 Udstyr 14 Procedurer ved sikkerhedsmæssige fejl 15 SKSaudit 16 Dokumentstyring 14

15 Audit Kontraktgennemgang Indkøb Procedurer og instruktion Instruktion af medarbejdere Dokumenterede procedurer/instruktioner Vedligeholdelse af udstyr Uddannelse og træning Uddannelse Erfaring/træning Tilsyn og kontrol Kontrol og prøvning Tilsyn med udført arbejde Afvigelse og korrigerende handlinger Styring af dokumenter Materiale fra myndigheder Medarbejdernes adgang til dokumenter til sikring af elsikkerheden

16 4.2 SKSKRAV I FORHOLD TIL ISO 9001:2000 Krydsreference ISO 9001 Kvalitetsstyringssystemer Generelle krav Dokumentationskrav Ledelsens ansvar Ledelsens forpligtelse Kundefokus Kvalitetspolitik Planlægning Ansvar, beføjelser og kommunikation Nummer Retningslinjer, Etablering af SKSsystem 2 Evaluering af SKSsystemet 3 Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser 4 Delegering af ansvar og beføjelser 5 Aftalegennemgang 6 Styring af indkøb 7 Bemanding af opgaver 8 Instruktion 9 Skriftlige procedurer og eller instruktioner 10 Tilsyn 11 Eftersyn og afprøvning 12 Uddannelse og træning 13 Udstyr 14 Procedurer ved sikkerhedsmæssige fejl 15 SKSaudit 16 Dokumentstyring 16

17 Ledelsens evaluering Styring af ressourcer Til vejebringelse af ressourcer Menneskelige ressourcer Infrastruktur Arbejdesforhold Produktfrembringelse Planlægning Kunderelaterede processer Udvikling og konstruktion Indkøb Produktion og serviceydelser Styring af overvågnings og måleudstyr Måling, analyse og forbedringer Generelt Overvågning og målinger Styring af afvigende produkter Analyse af debat Forbedringer

18 5. VEJLEDNING Vejledningen giver supplerende oplysninger til, hvordan de enkelte SKSkrav kan forstås, og hvilke forhold virksomheden bør overveje i forbindelse med etablering/revision og drift af SKSsystemet. SKSsystemet har til formål at sikre, at elsikkerheden opretholdes, såvel ved den færdige installation som under udførelsen af installationsarbejdet. Dette kan betyde, at der kan være forhold hos den enkelte virksomhed, som medfører, at vejledningens tekst ikke er fyldestgørende. I disse tilfælde vil det alene være SKSkravene, som de er beskrevet i kapitel 3, som vil blive lagt til grund for en vurdering af virksomhedens SKSsystem. Det er den enkelte virksomhed, der er ansvarlig for, at virksomhedens SKSsystem til enhver tid er tilpasset virksomheden. Dette betyder, at såfremt virksomheden gør brug af vejledningens muligheder for at reducere omfanget af dokumentationen, er det nødvendigt, at virksomheden er opmærksom på, at selv mindre ændringer hos virksomheden kan medføre, at kravene til dokumentationens omfang ændres. Eksempelvis kan kravene til dokumentationens omfang ændres, Når en autoriseret elinstallatør ansætter den første elmedarbejder (også vikaransatte). Når en virksomhed går fra én autoriseret til flere autoriserede. Når der delegeres ansvar for instruktion og/eller tilsyn Når forudsætningerne for specialsituationer, se Virksomhedstyper og tilpasning af SKSsystemet til virksomheden, ændres. Når der oprettes / nedlægges afdelinger og funktioner. Når der udføres nye opgavetyper. Vejledningen indeholder for hvert enkelt krav: En gentagelse af SKSkravet. En kort beskrivelse af formål og indhold for det enkelte krav. En beskrivelse af kravets gyldighed samt krav til dokumentation. Hvor det skønnes muligt at reducere omfanget af dokumentationen, er dette beskrevet sammen med forudsætningerne herfor. En kort beskrivelse af forslag til fremgangsmåde samt eventuelle supplerende forklaringer. Hvor det er hensigtsmæssigt, er der endvidere angivet forslag til eksempler på blanketter og eventuelle tjeklister. 5.1 ETABLERING AF ET SKSSYSTEM I VIRK SOMHEDEN SKSkrav Ledelsen skal etablere, implementere og vedligeholde SKSsystemet Formål og indhold For at opnå og opretholde virksomhedsautorisation skal virksomheden udarbejde et SKSsystem, der opfylder de krav, der er defineret som SKSkrav. Kravet forpligter virksomhedens ledelse til at udarbejde, indføre og vedligeholde et dokumenteret SKSsystem i henhold til de angivne SKSkrav, samt at aktiviteterne udføres i henhold til systemet. Ved udarbejdelsen af systemet skal virksomheden tage aktivt stilling til alle krav. Afhængig af virksomhedsformen, organisationen, antallet af autoriserede, opgavetyper med videre, kan kravene til dokumentationens omfang dog variere. Ved ændringer i organisationen, nye opgavetyper og etablering af nye afdelinger, skal virksomhedens ledelse vurdere, om systemet fortsat afspejler virksomhedens aktuelle situation. Endvidere skal virksomheden være opmærksom på afklaring af ansvarsforhold, når flere autoriserede arbejder på samme anlæg Gyldighed og dokumentation Alle virksomheder skal udarbejde et dokumenteret system. Dokumentationen kan foreligge på papir eller i elektronisk form. Kravet til omfanget af dokumentationen er reduceret for nogle virksomheder. Af vejledningen til det enkelte krav fremgår, hvor og under hvilke forhold Sikkerhedsstyrelsen vil acceptere et reduceret omfang af dokumentationen. Virksomheden er forpligtet til aktivt at tage stilling til alle SKSkravene. Det betyder, at der i virksomhedens SKSsystem altid skal være dokumentation for stillingtagen til alle krav. Herudover kan der være krav til dokumenteret procedure og/eller vurdering af forhold. 18

19 5.2 EVALUERING AF SKSSYSTEMET SKSkrav SKSsystemets egnethed til opnåelse af den krævede elsikkerhed skal evalueres. Evaluering skal foretages mindst én gang årligt. Evalueringen skal dokumenteres Formål og indhold Evalueringen skal sikre, at virksomhedens SKSsystem er tilpasset virksomheden, samt at systemet til enhver tid er egnet til at opnå den krævede elsikkerhed. Evalueringen af SKSsystemet er ledelsens vurdering af, om det indførte SKSsystem fortsat lever op til SKSkravene. Evalueringen omfatter en vurdering af, om systemet på korrekt vis, afspejler virksomhedens hverdag, om det følges i dagligdagen, samt om det aktivt medvirker til at forbedre elsikkerheden. En evaluering af virksomhedens SKSsystem skal foretages mindst én gang årligt. Evaluering bør også gennemføres efter, at der er sket væsentlige ændringer i virksomhedens system, opgaver eller ydre forhold. Disse ændringer kan for eksempel være: Organisatoriske ændringer (eksempelvis oprettelse/nedlæggelse af afdelinger). Ændringer i forretningsstrategien. Ændringer i SKSsystemet. Vækst i form af flere ansatte, nye opgavetyper med videre Samarbejde med andre virksomheder om konkrete projekter/opgaver. Evaluering bør endvidere gennemføres, hvis: Interne audit har afsløret, at der er væsentlige afvigelser. Der har været alvorlige uheld eller risiko for alvorlige uheld. Der har været påtale eller lignende, som burde have været forhindret gennem SKSsystemet Gyldighed og dokumentation Følgende registreringer skal forefindes i forbindelse med virksomhedens SKSsystem: Dokumentation for gennemført evaluering af SKSsystemet, samt dokumentation for resultatet af evalueringen i form af mødereferat eller lignende. Der er derimod ikke et krav om en dokumenteret procedure for evaluering af virksomhedens SKSsystem. For virksomheder, hvor der ikke er andre medarbejdere end den autoriserede, og hvor den autoriserede samtidig er virksomhedens øverst ansvarlige leder (virksomhedstype 1.1), kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. For alle andre virksomheder skal dokumentation for evaluering udarbejdes. For virksomhedstype 1.1 kan følgende formulering for eksempel benyttes: 2. Evaluering Virksomheden er en enkeltmandsvirksomhed og beskæftiger kun én elmedarbejder, som er autoriseret og samtidig virksomhedens øverst ansvarlige leder. Dokumentation for gennemført evaluering udarbejdes ikke, så længe dette forhold består uændret. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype, kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan ikke benyttes 2.3 (heller ikke i specialsituationen) Forslag til aktiviteter Nedenstående anbefalinger kan benyttes ved planlægning og gennemførelse af evaluering. Grundlag for evaluering Da SKSsystemet skal sikre elsikkerheden, bør alle registreringer og dokumenter, som kan hjælpe ledelsen med at danne et overblik over SKSsystemets implementering og kravene til elsikkerhed, indgå. Af data, registreringer og dokumenter som bør indgå i evalueringen kan nævnes: Rapporter fra intern audit. Møde og beslutningsreferat fra sidste evaluering. Registreringer fra Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl. Status på korrigerende handlinger. Disse kan være identificeret gennem Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl eller initieret af ledelsen. 19

20 Fejl eller påtale i forbindelse med anlægstilsyn. Eventuel påtale fra Sikkerhedsstyrelsen. Modtagne kundeklager, som har eller kunne have medført en reduceret elsikkerhed. Registreringer fra foretagne tilsyn. Registreringer fra Eftersyn og afprøvning. Stærkstrømsbekendtgørelsen. Øvrige lovgivning og anvisninger, som har indflydelse på elsikkerheden. Output fra ledelsens evaluering Det er et krav, at der er en dokumentation for evaluering. Dokumentationen for evaluering kan være et mødereferat. Dokumentationen bør tage stilling til følgende forhold: Opfølgning på sidste referat fra evaluering. Resultaterne fra intern audit. Registreringer fra Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl. Klager, fejl, uheld, påtaler med videre som er modtaget fra eksterne kilder (Sikkerhedsstyrelsen, Elleverandøren, kunder og så videre). Eventuelle forbedringsforslag fra medarbejdere. Ressourcebehov (menneskelige og materielle ressourcer). Kompetencer (uddannelse, efteruddannelse med videre af medarbejdere). Systemets fortsatte egnethed til at sikre elsikkerheden, i relation til ledelsens planer for virksomheden. Korrigerende handlinger, som ledelsen ønsker at iværksætte. Eventuelle ændringer i myndighedskrav (bekendtgørelser, anvisninger med videre) Praktiske bemærkninger vedrørende ledelsens evaluering Ledelsens evaluering af SKSsystemet er en af de meget væsentlige aktiviteter i forbindelse med driften af SKSsystemet. Ved evaluering skal ledelsen vurdere: Om SKSsystemet er effektivt til at opretholde elsikkerheden. Om de ressourcer, som virksomheden bruger til drift og vedligeholdelse af systemet er passende. Om der er aktiviteter, eller der er planlagt aktiviteter, som ikke er indeholdt i SKSsystemet. Ledelsen skal som resultat af evalueringen: Sørge for, at der iværksættes aktiviteter, som sikrer, at systemet opfylder SKSkravene. Tildele de tilstrækkelige ressourcer til drift og vedligeholdelse af systemet. Evaluering adskiller sig fra Intern audit. Ved audit efterprøves, om det beskrevne system følges, samt om procedurer og registreringer er i overensstemmelse med SKSkravene. 5.3 DEN AUTORISEREDES LEDELSESMÆSSIGE BEFØJELSER SKSKRAV Den autoriserede skal have en placering i organisationen, der giver ham ledelsesmæssige beføjelser for så vidt angår installationsarbejdet og over de medarbejdere, der udfører arbejdet. Såfremt der er flere autoriserede i virksomheden, skal disses ansvar og beføjelser være nøje afgrænset i forhold til hinanden. Dokumentation for den autoriseredes ledelsesmæssige ansvar og beføjelser skal foreligge Formål og indhold Den autoriserede har ansvaret for elsikkerheden ved alt autorisationskrævende elinstallationsarbejde. Den autoriserede skal have de nødvendige ledelsesmæssige beføjelser for at kunne varetage sine forpligtelser. Disse ledelsesmæssige beføjelser skal være i overensstemmelse med virksomhedens organisation og kompleksitet. Der må ikke kunne opstå tvivl hos virksomheden, den autoriserede, medarbejderne eller hos Sikkerhedsstyrelsen om, hvem der har ansvaret for en konkret opgave. Det er et krav, at den (de) autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser og ansvar er klart defineret og dokumenteret. Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser skal være reelle. Den autoriserede skal således have en placering i organisationen, der er overordnet i forhold til de medarbejdere, der tages ansvar for. I alle forhold, der kan påvirke elsikkerheden, skal den autoriserede have de nødvendige beføjelser til: At udvælge eller fravælge medarbejdere til konkrete opgaver At forkaste udførelsesmåder, som er i strid med stærkstrømsbekendtgørelsen. At standse arbejde, der måtte medføre brist på elsikkerheden. At indgå aftaler med byggeledelse/bygherre om ændringer i projekter af elsikkerhedsmæssig karakter. At afvise materialer, som findes i strid med konstruktionsforskrifter eller ydre forhold. Den autoriserede er ansvarlig for det udførte elarbejde, men kun for arbejde, der er udført af medarbejdere, som han har det ledelsesmæssige ansvar for. En medarbejder kan dog godt være placeret i mere end én afdeling/funktion og således kun som en del af sit ansættelsesforhold være underlagt den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Der må gerne være placeret en mellemleder imellem den autoriserede og elmedarbejderne, for eksempel hvis der er foretaget delegering af ansvar vedrørende instruktion og tilsyn. 20

21 Det er ikke noget krav, at den autoriserede er medlem af virksomhedens øverste ledelse. Alt elarbejde skal imidlertid udføres af medarbejdere der, når de udfører elarbejde, er underkastet den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Gyldighed og dokumentation De ledelsesmæssige beføjelser skal altid være klart definerede og dokumenterede for den autoriserede, som ikke samtidig er øverste ansvarlig leder. Tilsvarende gælder for så vidt angår den autoriseredes ansvar. Dette kan ske på en eller flere af følgende måder: stillingsbeskrivelse ansvarsfordelingsplan organisationsdiagram Hvis der kun er én autoriseret i virksomheden, og denne samtidig er virksomhedens øverste ansvarlige leder, kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 3. Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Virksomheden beskæftiger kun en autoriseret, som samtidig udgør virksomhedens øverste ledelse. Yderligere dokumentation for den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser, vil ikke blive udarbejdet, så længe dette forhold består uændret. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype, kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan benyttes Formuleringen kan ikke benyttes 2.3 For virksomheder med en ansat autoriseret (eventuelt flere autoriserede), hvor den autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde, kan dokumentationskravet opfyldes ved at beskrive dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 3. Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser Den autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde. Den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser vil ikke blive yderligere dokumenteret, så længe dette forhold består uændret. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype, kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan benyttes specialsituation (den autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) Fordeling af ansvar mellem flere autoriserede I virksomheder hvor der er flere autoriserede, skal det klart fremgå, hvorledes ansvaret og de ledelsesmæssige beføjelser er fordelt mellem de enkelte autoriserede. Såvel Sikkerhedsstyrelsen som medarbejderne og virksomheden, skal entydigt og forinden arbejdet udføres kunne udpege den autoriserede, som er ansvarlig for et konkret elarbejde. Flere autoriseredes ansvarsområder må ikke overlappe hinanden. Fordeling af ansvar kan for eksempel ske på en af følgende måder: geografisk organisatorisk arten af opgaver ved registrering på ordreseddel Af SKSsystemet skal principperne for fordeling af opgaver mellem de autoriserede klart fremgå. Ansvarsfordelingen imellem flere autoriserede skal ske med respekt for kravet om ledelsesmæssige beføjelser. Geografisk Ved en geografisk opdeling kan det eksempelvis defineres, hvilken af de autoriserede der er ansvarlig for alt autorisationskrævende arbejde indenfor det definerede geografiske område. Organisatorisk Ved en organisatorisk opdeling af ansvar og beføjelser mellem de autoriserede, er den autoriserede ansvarlig for alt elarbejde, der udføres af de medarbejdere, der er tilknyttet den organisatoriske enhed. Arten af opgaver En opdeling af ansvaret for elarbejdet mellem de autoriserede kan eksempelvis være en fordeling mellem større projekter, almindelig husinstallation, industriinstallation med videre. Registrering på ordreseddel Ved en registrering på ordresedlen er det muligt at fordele opgaver mellem forskellige autoriserede. Det skal fremgå entydigt på ordresedlen, for eksempel gennem nummereringen eller på anden tydelig måde, hvem af de autoriserede, der er ansvarlig for en konkret opgave. Ansvaret skal være fastlagt endeligt, inden opgaven påbegyndes. 21

22 5.4 DELEGERING AF ANSVAR OG BEFØJELSER VEDRØRENDE INSTRUKTION OG TILSYN SKSkrav Den autoriserede kan delegere ansvar for instruktion og tilsyn I funktions/afdelingsopdelte virksomheder skal virksomheden sikre, at den autoriserede foretager delegering til de medarbejdere, som leder det autorisationskrævende installationsarbejde i de enkelte afdelinger. Den autoriserede er ansvarlig for, at den medarbejder, der modtager delegeringen, er kvalificeret i forhold til delegeringens omfang. Den autoriserede er ansvarlig for at vurdere medarbejderens kvalifikationer i relation til delegering. Vurderingen skal dokumenteres. Delegeringen skal være skriftlig og tilpasset den enkelte medarbejders kvalifikationer i forhold til opgavetyper og kompleksitet. Aftalen skal accepteres ved underskrift af både den autoriserede, virksomhedens ledelse samt den medarbejder, der modtager delegeringen. Aftalen skal som minimum specificere følgende: Det delegerede ansvarsområde og dets afgrænsning for eksempel på grundlag af følgende kriterier: opgavetype konkret tidsbegrænset opgave eller projekt geografisk område organisatorisk afdeling Ansvarets omfang, så det tydeligt fremgår, om ansvaret omfatter såvel instruktions som tilsynspligt. Medarbejderens organisatoriske placering i virksomheden samt placeringen af eventuelle medarbejdere omfattet af det delegerede ansvarsområde. Medarbejderens beføjelser. For eksempel ret til at godkende og afvise udført arbejde samt ret til at beslutte og handle i forbindelse med afvigelser og fejl i arbejdet, korrigering af afvigelser og fejl samt forebyggelse af potentielle afvigelser og fejl. Medarbejderens bemyndigelse til at foretage opgavebemanding med udgangspunkt i medarbejdernes uddannelse, træning og erfaring i relation til de konkrete opgaver Formål og indhold Virksomheden skal sikre, at ansvaret for instruktion og tilsyn i forhold til den enkelte opgave til enhver tid entydigt kan fastslås. Virksomheden skal sikre, at delegering foretages, inden opgaven påbegyndes, samt at alle betingelser, som er knyttet til en delegering, er opfyldt. Delegering af ansvar for instruktion og tilsyn har til formål at sikre: at autorisationskrævende elarbejde kan udføres, også hvis den autoriserede ikke har mulighed for personligt at instruere hver enkelt elmedarbejder samt personligt at føre tilsyn med det udførte arbejde at ansvaret for tilsyn og instruktion ligger hos den person, der i dagligdagen leder arbejdet og medarbejderne Det bør derfor vurderes, om den autoriserede har mulighed for selv at foretage nødvendig tilsyn og instruktion af alle medarbejdere. Såfremt denne vurdering viser, at den autoriserede ikke har mulighed for selv at foretage nødvendig instruktion og tilsyn, skal der enten ansøges om personlig autorisation for relevante medarbejdere eller ske delegering efter reglerne herfor Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i tilknytning til virksomhedens SKSsystem: Aftaler om delegering indgået med medarbejdere. Dokumentation for vurdering af faglige kvalifikationer. Aftaler om delegering bør arkiveres minimum 5 år efter, at aftalen sidst har været gældende. I virksomheder, hvor der ikke er foretaget delegering, kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 4. Delegering af ansvar og beføjelser vedrørende instruktion og tilsyn Den autoriserede foretager al instruktion og tilsyn. Delegering er ikke foretaget. Samarbejdsrelationer og bemyndigelse i forhold til f.eks kunder, elleverandører, øvrige medarbejdere, andre afdelinger, den autoriserede person og ledelsen. Krav til rapportering til den autoriserede. Delegering kan kun ske til medarbejdere, der er omfattet af den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Dokumentation for delegering skal fremgå af SKSsystemet. 22

23 Afhængig af den aktuelle virksomhedstype, kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Altid gældende (formuleringen bør indføjes i virksomhedens SKSsystem, men det vil ikke blive betragtet som et krav). 1.2 Hvis der ikke er foretaget delegering. 1.3 Kun hvis den autoriserede har det ledelsesmæssige ansvar i alle relevante afdelinger (skal fremgå af virksomhedens SKSsystem). 2.2 Hvis der ikke er foretaget delegering fra den autoriserede til medarbejdere. 2.3 Hvis der ikke er foretaget delegering fra den (de) autoriserede til eventuelle elmedarbejdere, og hvis den autoriserede har det ledelsesmæssige ansvar i alle relevante afdelinger (skal fremgå af virksomhedens SKSsystem) Formuleringen kan benyttes specialsituation (den autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) Ansvarsforhold Ved en delegering af ansvar for instruktion og tilsyn overføres den autoriseredes ansvar overfor myndighederne for tilsyn og instruktion til den medarbejder, der har modtaget delegeringen. Den autoriserede kan dog ikke gennem en delegering fraskrive sig det fulde ansvar. Det overordnede ansvar for autorisationskrævende elarbejde vil således altid være hos den autoriserede. Er ansvaret delegeret til en medarbejder, som ikke har den tilstrækkelige faglige kompetence, vil ansvaret for udførelse af instruktion og tilsyn således fortsat være den autoriseredes. Den autoriserede har endvidere ansvaret for, at formkravene til aftalen om delegering er opfyldt Krav om ledelsesmæssige beføjelser Delegering af ansvar for instruktion og tilsyn må kun ske til medarbejdere, der ved deres organisatoriske placering, er underlagt den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. En medarbejder kan dog godt være placeret i mere end én afdeling/funktion og således kun som en del af sit ansættelsesforhold være underlagt den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Det forudsættes således, at den der modtager delegeringen i alle forhold, der vedrører autorisationskrævende arbejde, er underlagt den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser. Eksempelvis kan en autoriseret kun delegere ansvar til en overordnet, hvis denne overordnede samtidig er placeret i den del af organisationen, som er omfattet af den autoriseredes ledelsesmæssige beføjelser, når der udføres autorisationskrævende arbejde. Forholdet skal tydeligt fremgå af den autoriseredes stillingsbeskrivelse eller lignende. Aftale om delegering kan alene indgås med den autoriserede. Såfremt den autoriserede i virksomheden erstattes med en anden, ophører aftalen om delegering. Hvis en medarbejder skifter ledelsesmæssigt tilhørsforhold, for eksempel til en anden autoriseret, skal der indgås ny aftale om delegering. Såfremt den autoriserede forlader virksomheden, ophæves alle delegeringer foretaget af den autoriserede. Virksomheden skal sikre, at medarbejderne orienteres om bortfald af delegering Hvornår bør der delegeres? Delegering bør have et reelt indhold og bør begrænses til det absolut nødvendige. Det bør så vidt muligt tilstræbes, at instruktion og tilsyn gennemføres af den autoriserede, eventuelt ved at der tilknyttes flere autoriserede til virksomheden. Der kan imidlertid forekomme situationer, hvor det er hensigtsmæssigt at foretage delegering. Det kan for eksempel være tilfældet, hvis den daglige styring varetages af en anden end den autoriserede, for eksempel på en byggeplads. Der kan også være tilfælde, hvor den autoriserede ikke kan give instruktion eller føre tilsyn på grund af fravær, som kan skyldes ferie, sygdom eller lignende. Ved ferie eller sygdom af begrænset længde, bør det dog tilstræbes, at arbejdet planlægges således, at det kun i begrænset omfang er nødvendigt at instruere og føre tilsyn. Ved længerevarende sygdom, ferier, udstationering på projekter eller lignede, bør det tilstræbes, at der autoriseres en anden person til at varetage forpligtelserne vedrørende instruktion og tilsyn. Der skal dog mindst foretages delegering. Delegering af instruktion og tilsyn med eget arbejde Delegering af ansvar for instruktion og tilsyn med eget arbejde, bør kun forekomme, hvis den, der modtager delegering, samtidig har ansvar for instruktion og/eller tilsyn med arbejde udført af andre medarbejdere. Delegering af ansvar for instruktion og tilsyn vedrørende arbejde udført af montører, der udfører selvstændigt arbejde, bør ikke forekomme. Virksomheden er ansvarlig for, at montøren gennem uddannelse og træning er i stand til at gennemføre selvstændigt arbejde med et minimum af instruktion og tilsyn. Det skal fremgå af registreringerne vedrørende medarbejderens uddannelse/træning, at instruktion og tilsyn ikke skønnes nødvendigt ud fra den autoriseredes kendskab til medarbejderens faglige kompetence. 23

24 5.4.7 Krav om delegering Der vil være krav om delegering, hvis virksomheden er opdelt i afdelinger eller funktioner, hvor den autoriserede ikke har mulighed for personligt at give instruktion og føre tilsyn. Omvendt må tilsyn og instruktion ikke foretages af en anden end den autoriserede, uden at kravene til delegering er opfyldt. Kravet om delegering kan være aktuelt hvis: Antallet af medarbejdere er så stort, at den autoriserede ikke har mulighed for at instruere medarbejderne, inden arbejdet påbegyndes, afhængig af den enkelte medarbejders kvalifikationer og den aktuelle opgave. Hvis antallet af enkeltopgaver er stort eller opgaverne geografisk er så spredte eller komplicerede, at den autoriserede ikke har mulighed for personligt at føre det fornødne tilsyn. De ledelsesmæssige beføjelser i øvrigt er overført til en mellemleder (overmontør, afdelingsleder eller lignende), der varetager alle normalt forekomne ledelsesmæssige opgaver i en afdeling, funktion eller et projekt. Den autoriserede i øvrigt er belastet af andre opgaver, der vanskeliggør varetagelsen af forpligtelsen til at give instruktion og føre tilsyn i fornødent omfang. Kravet behøver ikke at være aktuelt hvis: den autoriserede personligt varetager de ledelsesmæssige opgaver i alle afdelinger, der udfører autorisationskrævende installationsopgaver, og hvor den autoriserede samtidig personligt varetager ansvar for instruktion og tilsyn Krav til medarbejderen Medarbejderen, der modtager en delegering, skal være fagligt kompetent til at varetage forpligtelsen vedrørende instruktion og tilsyn indenfor de områder, som delegeringen omfatter. Den faglige kompetence skal være på niveau med den faglige kompetence, der kræves for at få autorisation. Gennem delegeringens omfang, specificeres de områder, hvor medarbejderen har en faglig kompetence, som af den autoriserede vurderes til at være på niveau med den autoriseres. Den autoriserede skal, inden en delegering foretages, vurdere medarbejderens kvalifikationer. Dokumentation for denne vurdering skal foreligge. Der skal som minimum foreligge en vurdering af medarbejderen indenfor følgende områder, idet vurderingen skal være relateret til delegeringens omfang: Kendskab til relevant lovgivning, herunder stærkstrømsbekendtgørelsen. Teoretisk og praktisk uddannelse og træning. Herunder deltagelse i relevant efteruddannelse, eventuelt sidemandsoplæring sammen med den autoriserede. Faglig baggrund og kendskab til det område delegeringen sker inden for (eksempelvis institutions, bolig, landbrugs eller industriinstallationer). Anciennitet i virksomheden med henblik på kendskab til virksomhedens arbejdsopgaver og medarbejdere og deres praktiske og teoretiske baggrund og erfaring. Medarbejderens fysiske og organisatoriske placering i forhold til delegeringens omfang og afgrænsninger. Medarbejderens kendskab til virksomhedens SKSsystem. Endvidere bør følgende forhold indgå i vurderingen: Medarbejderens samarbejdsevner og personlige autoritet i forhold til virksomhedens øvrige elmedarbejdere. Medarbejderens interesse for og evne til administrativt arbejde. Medarbejderens menneskelige egenskaber i øvrigt. En person, der kan autoriseres, formodes umiddelbart at opfylde kravene om kendskab til lovgivningen, stærkstrømsbekendtgørelsen, samt kravene til teoretisk og praktisk uddannelse. Den autoriseredes vurdering af alle kravene skal dog dokumenteres, idet det ikke kan forudsættes, at alle krav automatisk er opfyldt, selv om personen kan autoriseres. Opmærksomheden henledes på, at der for medarbejdere, der har modtaget delegering, kan være særlige uddannelsesog efteruddannelsesbehov Krav til Aftale om delegering af ansvar for instruktion og tilsyn Det er et krav, at aftalen skal være skriftlig, samt at den er underskrevet af medarbejderen, den autoriserede og en repræsentant for virksomhedens ledelse. Hvor den autoriserede samtidig er en del af virksomhedens ledelse, underskriver den autoriserede samtidig såvel som autoriseret og som virksomhed. Af aftalen skal fremgå: Den autoriseredes navn. Medarbejderens navn. Medarbejderens organisatoriske placering i virksomheden samt placeringen af eventuelle medarbejdere omfattet af delegeringen. Omfang i form af instruktion og/eller tilsyn. Delegeringens omfang i relation til: opgave tidsmæssig begrænsning afdeling geografi projekt (byggeplads, projekt eller lignende) medarbejdere Beføjelser og bemyndigelser som er tilknyttet aftalen. Samarbejdsrelationer i relation til organisationen og den autoriserede. Rapportering/kommunikation med hensyn til forhold, der vedrører elsikkerheden. 24

25 Ved underskrift af aftalen bekræfter parterne, at de er bekendt med aftalens indhold, samt at aftalen er indgået i henhold til bestemmelserne i gældende bekendtgørelse. Den autoriserede bekræfter ved underskrift af aftalen, at han har vurderet medarbejderens kompetence i forhold til delegeringens omfang Bemyndigelse Uanset delegering af ansvar for instruktion og tilsyn kan virksomheden eller den autoriserede bemyndige medarbejdere til at tegne virksomheden i alle andre forhold end instruktion og tilsyn. I retningslinjerne er anvendt begrebet bemyndigelse, hvor virksomheden tillader en medarbejder at tegne virksomheden eller at indgå aftaler, godkende leverancer med videre. 25

26 EKSEMPEL Eksempel på en aftale om delegering af ansvar for instruktion og tilsyn. AFTALE OM DELEGERING AF ANSVAR FOR INSTRUKTION OG TILSYN Mellem Medarbejder: Autoriseret Navn: Organisatorisk placering: Ifølge organisationsplan Ifølge stillingsbeskrivelse Fremgår af bilag til aftalen Der er indgået aftale om delegering af ansvar og beføjelser for følgende: Instruktion af medarbejdere Tilsyn med arbejdets udførelse og færdiggørelse Delegeringen omfatter følgende: Arbejdsopgaver: Tidsrum: Afdeling: Medarbejdere omfattet af delegeringen: Andet: (projekt, byggeplads, m.m.): Til delegeringen er tildelt beføjelser til at: Godkende/afvise udført arbejde Godkende/afvise materialer Godkende/afvise projektændringer Indgå aftaler med kunde/byggeledelse Indgå aftaler med elleverandører Bemande opgaven Fordele arbejdsopgaver Godkende/afvise medarbejdere Andet Samarbejdsrelationer: Refererer til den autoriserede person alene Refererer til den autoriserede person i spørgsmål om elsikkerhed Refererer til ejer/direktør i økonomiske spørgsmål Rapportering: Den autoriserede orienteres mundtligt om hændelser, der har betydning for elsikkerheden Der udarbejdes afvigelsesrapporter med beskrivelse af sikkerhedsmæssige fejl og korrigerende handlinger Ansvarsoverdragelse: Parterne bekræfter ved deres underskrift, at medarbejderen har fået de nødvendige beføjelser til at gennemføre de delegerede opgaver. Medarbejderen bekræfter endvidere, at han er bekendt med, at han ved delegeringen er strafferetslig ansvarlig i henhold til gældende bestemmelser og i overensstemmelse med delegeringens omfang. Dato: underskrift direktør underskrift autoriseret underskrift medarbejder 26

27 5.5 AFTALEGENNEMGANG SKSkrav Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at den autoriserede eller en af den autoriserede bemyndiget person, kan gennemgå alle ordrer, opgavebeskrivelser, tegninger og projektmateriale, inden virksomheden binder sig til en opgave. Gennemgangen skal sikre, at grundlaget for gennemførelse af opgaverne er elsikkerhedsmæssigt korrekt, og at de anviste løsninger opfylder stærkstrømsbekendtgørelsen. Proceduren skal være dokumenteret. Ved ændringer af opgaven skal virksomheden sikre, at den autoriserede eller en af den autoriserede bemyndiget person vurderer, at ændringerne ikke påvirker elsikkerheden på en uacceptabel måde. Den autoriseredes aftalegennemgang skal dokumenteres Formål og indhold Kravet skal sikre, at virksomheden ved indgåelse af aftaler om autorisationskrævende arbejde, ikke binder sig til løsninger, der er i strid med stærkstrømsbekendtgørelsen. Det er et krav, at der foreligger en dokumenteret procedure, der sikrer, at den autoriserede, eller den person som den autoriserede har bemyndiget dertil, kan foretage gennemgang af aftaler, inden virksomheden forpligter sig til at gennemføre en opgave Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Dokumenteret procedure. Følgende registreringer skal foreligge i virksomhedens sagsmapper: Dokumentation for at en skriftlig aftale er gennemgået af den autoriserede, inden arbejdet sættes i gang, samt hvis der har været foretaget ændringer i grundlaget. Dokumentationen bør foreligge med dato og signatur, eksempelvis direkte på projektmaterialet. Dokumentation for bemyndigelse af medarbejdere til at foretage Aftalegennemgang, se ordliste: Bemyndigelse. Det er ikke et krav, at der foreligger dokumentation for gennemgang af mundtlige aftaler. Hvis aftaler om opgaver alene indgås af den autoriserede, kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 5. Aftalegennemgang Aftaler/kontrakter (aftale om arbejde eller projekter) indgås alene af den autoriserede. Ved skriftlige aftaler signerer den autoriserede på aftale/projektgrundlag for gennemgang. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan altid benyttes. Signatur for gennemgang kan udelades. 1.2 Formuleringen kan kun benyttes, 1.3 hvis den autoriserede reelt indgår 2.2 alle aftaler Fremgangsmåde SKSkravet er rettet mod virksomheden, og der skal foreligge en dokumenteret procedure. Proceduren skal sikre, at den autoriserede har mulighed for at deltage i aftalegennemgangen, samt at den autoriserede underrettes om alle indgåede aftaler om autorisationskrævende arbejde. Granskningen af opgavebeskrivelserne skal forhindre, at virksomheden binder sig til opgaveløsninger, som er i strid med god elsikkerhed samt lov og myndighedskrav, herunder stærkstrømsbekendtgørelsen. Den autoriserede bør under gennemgangen angive de rigtige udførelsesmåder, hvis der er fejl eller uklarheder. Kravet har især betydning, hvor det ikke er den autoriserede, der indgår bindende aftaler med kunder. For at sikre at aftaler kan indgås af andre end den autoriserede, vil det i de fleste virksomheder være hensigtsmæssigt, at medarbejderne af den autoriserede bemyndiges til at indgå aftaler. Bemyndigelsen skal naturligvis være i overensstemmelse med den enkelte medarbejders faglige kompetence. Den autoriserede kan eksempelvis bemyndige en medarbejder til at indgå aftaler om opgaver, ud fra den autoriseredes vurdering af medarbejderens faglige kompetence, i forhold til opgaveomfang og kompleksitet. Dette kan være hensigtsmæssigt ved tillægsopgaver, spjældopgaver med videre. Mundtlige aftaler En stor del af virksomhedens opgaver vil i praksis blive aftalt uden, at der foreligger en skriftlig opgavebeskrivelse. Virksomheden skal også i denne situation sikre, at den autoriserede orienteres, samt at den autoriserede har mulighed for at vurdere opgaveløsningen i forhold til elsikkerheden. 27

28 5.5.5 Tjekliste til procedure for aftalegennemgang Nedenstående tjekliste kan benyttes ved udformningen af proceduren. Tjekspørgsmål til procedure for kontraktgennemgang Tjek Bemærkning Er ansvaret for aftalegennemgangen beskrevet? Er det beskrevet, hvordan den autoriserede inddrages i alle aftalegennemgange? Er fremgangsmåden beskrevet ved forskellige opgavetyper (projekter, entrepriser og spjæld arbejde)? Er det beskrevet, hvorledes det sikres, at de rigtige komponenter anvendes til opgaveløsningen? Er det beskrevet, hvorledes elsikkerhedsmæssige problemer håndteres overfor kunde og internt? Er det beskrevet, hvorledes der dokumenteres for gennemgangen? (Dato og signatur) Er opbevaringsmåde for de bemærkninger den autoriserede har anført under aftalegennemgang beskrevet? Er det beskrevet, hvorledes den autoriserede inddrages i aftalegennemgangen, hvor der ikke er personsammenfald mellem den autoriserede og den der indgår i bindende aftaler med kunder? Hvorledes sikres det, at ordrer modtaget af medarbejdere gennemgås af den autoriserede? Hvorledes orienteres den autoriserede om ændringer til den oprindelige aftale? Bemyndigelse af medarbejdere til at indgå aftaler. Er det beskrevet, hvorledes mundtlige aftaler gennemgås og eventuelt dokumenters. 28

29 5.6 STYRING AF INDKØB Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: SKSkrav Der skal udarbejdes procedurer, der sikrer, at de indkøbte varer og tjenesteydelser er elsikkerhedsmæssigt korrekte i forhold til den påtænkte anvendelse. Proceduren skal sikre, at den autoriserede har mulighed for at vurdere, om det indkøbte materiel er elsikkerhedsmæssigt korrekt i forhold til den påtænkte anvendelse. Proceduren skal være dokumenteret Formål og indhold Virksomheden skal beskrive procedure for indkøb. Denne procedure skal sikre, at varer og tjenesteydelser, der indkøbes og som kan have indflydelse på elsikkerheden, har en sådan standard, at virksomheden kan leve op til lovgivningsmæssige forpligtelser vedrørende elsikkerheden. Proceduren skal endvidere sikre, at den autoriserede har mulighed for at vurdere de indkøbte varer og tjenesteydelser i forhold til den påtænkte anvendelse og elsikkerheden. Den autoriserede kan bemyndige andre medarbejdere til at foretage vurderingen Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Dokumenteret procedure. Følgende dokumentation skal foreligge i virksomhedens sagsmapper: Ved indkøb til et projekt/opgave skal det være muligt at henføre bestilling og leverance til projekt/byggeplads, således at den autoriserede har mulighed for at kontrollere, at det leverede er korrekt i forhold til Aftalegennemgangen. Ved indkøb til lager/servicevogn skal det være muligt for den autoriserede at kunne kontrollere, at det leverede materiel er i orden. Eventuel bemyndigelse til medarbejdere til at foretage indkøb af elmateriel, se ordliste: Bemyndigelse. Hvis indkøb af varer og tjenesteydelser, der kan have indflydelse på elsikkerheden, alene foretages af den autoriserede, kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 6. Styring af indkøb Indkøb af varer og tjenesteydelser, der kan have indflydelse på elsikkerheden, er alene pålagt den autoriserede. Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan altid benyttes. 1.2 Formuleringen kan kun benyttes, 1.3 hvis den autoriserede reelt indgår alle aftaler om indkøb Formuleringen kan benyttes. specialsituation Hvor den autoriserede alene tager ansvar for eget arbejde, kan indkøbstidspunktet i relation til SKSkravet defineres som værende lig med anvendelsestidspunktet. Den autoriserede skal ved anvendelsen vurdere, om det indkøbte materiel er elsikkerhedsmæssigt korrekt i forhold til den påtænkte anvendelse Fremgangsmåde Kravet er rettet mod virksomheden, der skal sikre: At der er indført og benyttes en velbeskrevet forretningsgang/procedure for alle indkøb, der kan påvirke elsikkerheden. SKSkravet er således kun relevant for indkøb af materiel og ydelser, der påvirker elsikkerheden. Hvis virksomheden vælger at lade en indkøbsprocedure omfatte andre varer og tjenesteydelser kan dette gøres, men er ikke påkrævet. At ansvaret for indkøb er fastlagt. Hvis elmateriel eller ydelser indkøbes af andre end den autoriserede, skal medarbejderen være kompetent til at sikre, at indkøbte varer og ydelser er elsikkerhedsmæssigt korrekte i forhold til den påtænkte anvendelse. Det skal af systemet fremgå, hvilke medarbejdere, der er bemyndiget til at foretage indkøb. Bemyndigelsen bør være afgrænset afhængig af medarbejderens kompetence. Bemyndigelse kan eksempelvis omfatte indkøb til et projekt i henhold til projektbeskrivelse, indkøb af almindeligt installationsmateriel eller indkøb til lager/servicevogn/ spjældopgaver. At den autoriserede har muligheden for at kontrollere indkøbte varer, samt at den autoriserede har kompetence til at afvise varer. Forhold der bør fremgå af proceduren kan være: Indkøbsfunktion Indkøb af materiel til lager, servicevogn eller lignende, foretages oftest uden, at den konkrete anvendelse er kendt på indkøbstidspunktet. Indkøb af denne type almindeligt forekomne varer, kan foretages ud fra almindelige indkøbsrutiner, minimumslager med videre. Det er den autoriseredes ansvar, at der til en konkret opgave anvendes de elsikkerhedsmæssigt korrekte materialer til udførelsen af opgaven. 29

30 Der kan med fordel defineres varer eller varegrupper, som indkøbes selvstændigt af indkøbsfunktionen, ud fra at varerne skal overholde gældende direktiver, normer og standarder. Ved indkøb af elmateriel eller ydelser, der ikke er indeholdt i de varegrupper, som indkøbsfunktionen selvstændigt indkøber, skal det sikres, at den autoriserede orienteres, således at denne har mulighed for at sikre, at indkøbet elsikkerhedsmæssigt er korrekt. Den autoriserede skal have mulighed for at afvise indkøbet. Indkøb til projekt Ved indkøb direkte til et projekt skal proceduren fastlægge, hvem der er bemyndiget til at foretage indkøb. Det kan være såvel medarbejdere tilknyttet til projektet som indkøbsfunktionen, eventuelt i en kombination. Proceduren skal sikre, at den autoriserede orienteres, hvis der foretages indkøb, der ikke har været genstand for kritisk vurdering i forbindelse med Aftalegennemgang. Indkøb til opgaver I forbindelse med opgaveløsninger vil det ofte være nødvendigt at indkøbe elmateriel til forefaldende opgaver direkte hos leverandøren, eventuelt til supplement til lager i servicevogne, på byggepladser med videre. Proceduren bør fastlægge hvilke varetyper/grupper medarbejderen er bemyndiget til at indkøbe, og eventuelt hos hvilke leverandører. Proceduren skal sikre, at den autoriserede orienteres, hvis der indkøbes materiel, som er udenfor den gruppe af materiel, som medarbejderen er bemyndiget til at indkøbe og vurdere. Eksempelvis vil det ofte være hensigtsmæssigt at bemyndige medarbejdere til at foretage indkøb af almindeligt installationsmateriel hos virksomhedens normale leverandører indenfor de opgaver, virksomheden normalt udfører (skal specificeres i kompetenceoversigt). For eksempel kan det ved spjældopgaver være nødvendigt at indkøbe komponenter, som virksomheden ikke har på lager. Indkøb af ydelser Ved indkøb af ydelser, som kan have indflydelse på elsikkerheden, skal der foreligge en aftale, der klart specificerer de forhold, som skal overholdes for at sikre elsikkerheden. Der skal forefindes en dokumenteret procedure for indkøb, således at det sikres, at alle indkøb, som har betydning for elsikkerheden, foretages i henhold til de specifikationer og krav der opstilles af den autoriserede. Ved indkøb direkte til projekter er det væsentligt, at specifikationerne, som er angivet i projektmaterialet, og som elsikkerhedsmæssigt er godkendt af den autoriserede, overholdes. Såfremt der indgås aftale med en anden autoriseret virksomhed om levering af autorisationskrævende ydelser (underleverance), er leveringen af disse ydelser ikke omfattet af virksomhedens SKSsystem. Generelt Omfanget af metodebeskrivelsen og de værktøjer, der anvendes til at gennemføre den, vil afhænge af virksomhedens størrelse, kompleksitet og de opgaver, virksomheden udfører. Ansættelse af vikarer, eksempelvis leje af medarbejdere fra anden autoriseret, kan ikke betragtes som indkøb af ydelser. 30

31 5.6.5 Eksempel på tjekliste til indkøbsprocedure: Der skal udarbejdes faste procedurer for indkøb. Nedenstående tjekliste til udformningen af proceduren kan benyttes. Tjekspørgsmål til indkøbsprocedure Tjek Bemærkning Er der fastlagt hvem, der er ansvarlig for indkøb? Er der reference til stillingsbeskrivelser, ansvarsfordelingsplaner? Er det beskrevet, hvorledes kravene til indkøb bliver relateret til den påtænkte anvendelse? Er det beskrevet, hvorledes kravene specificeres over for leverandørerne? Er det beskrevet, hvorledes valg af materialer under aftalegennemgangen koordineres til indkøb? Er det beskrevet, hvorledes bestilling og modtagekontrol koordineres? Er det overvejet i hvilket omfang, den autoriserede skal underrettes om indkøb? Er det beskrevet, hvorledes man sikrer den rigtige anvendelse af varer der er på lager? Er der en oversigt over godkendte leverandører relateret til anvendelse? Indgår følgende bilag i proceduren? Leverandørliste Indkøbsrekvisition Arbejdsseddel Lagerlister 5.7 BEMANDING AF OPGAVER SKSkrav færdigheder og erfaring i relation til den konkrete opgave. Såfremt den autoriserede har bemyndiget medarbejdere til at foretage bemanding, skal der foreligge dokumenterede procedurer for bemanding. Grundlaget og retningslinjerne for den autoriseredes bemanding af opgaver dokumenteres med angivelse af, hvilke krav der stilles til medarbejdernes uddannelse og træning i forhold til den type opgaver, de skal udføre, jævnfør SKSkrav 12 (uddannelse og træning). Den autoriserede kan bemyndige medarbejdere til at foretage bemanding af opgaver. Bemanding i henhold til bemyndigelse skal ske i henhold til dokumenterede procedurer Formål og indhold Formålet med kravet er at sikre, at der udarbejdes grundlag for bemanding af opgaver. Grundlaget skal sikre, at bemanding af opgaver finder sted på en måde, så de krav, opgaven stiller, kan honoreres af medarbejderen. Virksomheden er ansvarlig for, at der foreligger et grundlag for bemanding af opgaver under hensyntagen til opgavens kompleksitet og medarbejderens kompetence. Den autoriserede har ansvaret for at bemande de opgaver, som vedkommende er ansvarlig for. Den autoriserede kan stille konkrete krav til medarbejdernes uddannelse, træning, Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Grundlag for bemanding af opgaver. Procedure for bemanding (kun såfremt medarbejdere er bemyndiget til at bemande) Følgende dokumentation skal foreligge i virksomhedens sagsmapper: Eventuel bemyndigelse af medarbejdere til at foretage bemanding, se ordliste: Bemyndigelse. Hvis den autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde, kan dokumentationen i virksomhedens SKSsystem bestå i en beskrivelse af dette. Nedenstående formulering kan eksempelvis benyttes: 7. Bemanding af opgaver Autorisationskrævende elarbejde udføres alene af den autoriserede. Grundlag for bemanding udarbejdes ikke, så længe dette forhold består uændret. 31

32 Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan benyttes (den specialsituation autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) Fremgangsmåde Kravet om dokumenteret grundlag for bemanding af opgaver, er rettet mod virksomheden. Det skal sikres, at grundlaget er til stede for: At opgaven bemandes med medarbejdere, der er uddannede og trænede i forhold til opgavens kompleksitet. At behov for instruktion identificeres. At behov for tilsyn identificeres. Bemandingen af opgaver er baseret på: Oplysninger fra aftalegennemgang (opgavens omfang og kompleksitet). Registrering af medarbejdernes uddannelse og træning. Vurdering af den enkelte medarbejder i forhold til opgavetype. Vurdering af behov for tilsyn/instruktion i forhold til den enkelte medarbejder. Såfremt den autoriserede har bemyndiget medarbejdere til at bemande opgaver, skal der udarbejdes dokumenterede procedurer for bemanding. Proceduren for bemanding skal tage stilling til: Forholdsregler med hensyn til at orientere den autoriserede om bemanding af en opgave. Anvendelse af grundlaget for bemanding. Eventuelle begrænsninger i anvendelsen af procedure for bemanding (opgavetyper, kompleksitet med videre) Eksempel Der kan eksempelvis udarbejdes et dokumenteret grundlag for opgavebemandingen i form af en oversigt, der pr. opgavetype, som virksomheden udfører, beskriver hvilke medarbejdere, der kan udføre opgavetypen. Opgavetype og underopdeling Medarbejdere og kode for udførelse af opgaven JPE FHA PJE HPE Almindelig husinstallation alm. 230/400V Intelligente systemer Industriinstallation automatik tavler 32

33 Koden for udførelse af opgaven kan eksempelvis angives som: Beskrivelse af baggrund for udførelse af opgaven Kode Medarbejder uden den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Må ikke arbejde selvstændigt på opgaven. Effektiv instruktion og tilsyn er nødvendig. 0 Medarbejder der delvist har erhvervet den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Må arbejde på opgaven efter instruktion, jævnfør SKSkrav 8. Tilsyn nødvendig, jævnfør SKSkrav Medarbejder der delvist har erhvervet den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Må arbejde på opgaven efter instruktion, jævnfør SKSkrav 8. Ingen tilsyn. 2 Medarbejder med den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Instruktion, jævnfør SKSkrav 8, gennemføres efter behov. Ingen tilsyn. 3 Medarbejder med den fornødne baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. Kan arbejde selvstændig uden instruktion og tilsyn. 4 Oversigten ajourføres ved ændringer i opgavetyper og/eller medarbejderstab. I virksomheder, der ikke beskæftiger andre elmedarbejdere end den autoriserede, er denne oversigt ikke relevant. Oversigten skal udarbejdes på baggrund af, og således være i overensstemmelse med, de oversigter der kræves jævnfør SKSkrav 12, nemlig: en oversigt pr. opgavetype, som virksomheden udfører, der beskriver krav til medarbejderens uddannelse, træning og erfaring, og en oversigt pr. medarbejder, der beskriver medarbejderens baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring. 5.8 INSTRUKTION SKSkrav Behovet for instruktion skal vurderes. Resultatet af denne vurdering skal dokumenteres. Det er den autoriseredes ansvar, at medarbejderne får den nødvendige instruktion om arbejdets udførelse Formål og indhold Kravet skal sikre, at virksomheden og den autoriserede vurderer behovet for instruktion inden og under arbejdets udførelse, og at denne instruktion tilpasses den enkelte medarbejders færdigheder og arbejdets kompleksitet Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Vurdering af behov for instruktion. Denne vurdering skal være ajourført. Hvis den autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde, kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 8. Instruktion Den autoriserede har alene det elsikkerhedsmæssige ansvar for eget arbejde. Vurdering af behov for instruktion foretages ikke, så længe dette forhold består uændret. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan altid benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan benyttes (den specialsituation autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) Fremgangsmåde Vurderingen skal indeholde følgende elementer: Den autoriseredes vurdering af opgavens kompleksitet. Den autoriseredes vurdering af medarbejderens faglige kompetence, i forhold til opgavens kompleksitet. Den autoriserede er forpligtet til at ajourføre eventuelt grundlag for vurdering af den enkelte medarbejders behov for instruktion i forhold til opgavetyper og kompleksitet baseret på erfaringer med medarbejderens selvstændige arbejde. Vurderingen bør endvidere fastsætte, under hvilke forhold instruktionen gives, samt hvorledes elmedarbejderen kan få supplerende instruktion. Eksempelvis at instruktionen gives på faste møder, i forbindelse med udlevering af opgaver eller tilsvarende. 33

34 Hvis der er flere autoriserede, og/eller der er foretaget delegering, bør det overvejes at udarbejde en dokumenteret procedure for instruktion. Proceduren bør udarbejdes for at sikre, at instruktion gives ensartet og på et ajourført grundlag, samt at den enkelte medarbejder får den nødvendige instruktion. Sammenhæng med øvrige SKSkrav: Vurderingen af nødvendig instruktion i forbindelse med arbejde udført af den enkelte elmedarbejder, på basis af opgavetypen og dennes kompleksitet, udgør en del af grundlaget for bemanding af opgaven. Vurderingen hænger endvidere nøje sammen med behovet for tilsyn og medarbejderens uddannelse og træning Eksempel Ved vurderingen af behov for instruktion, vil det være hensigtsmæssigt at klassificere de almindeligt forekomne opgaver i kategorier, samt at vurdere de enkelte medarbejderes behov for instruktion indenfor de enkelte kategorier. Instruktionskode Det kan overvejes at indføre en klassificering af medarbejderens behov for instruktion. For eksempel således at den uudannede og utrænede medarbejder tildeles en kode, der sikrer, at der gennemføres en grundig instruktion, mens den erfarne og uddannede medarbejder tildeles en kode, der betyder, at instruktion ikke nødvendigvis skal gennemføres, eller kun gennemføres i begrænset omfang. Efterhånden som en medarbejder opnår en bedre uddannelse og større erfaring kan kombinationen af medarbejder/ opgavetype justeres. Her skal eksempelvis lærlinge medregnes som elmedarbejdere, hvor der løbende skal justeres på kombinationen af medarbejder/opgavetype og behov for instruktion. En oversigt over opgavetype/medarbejdere og instruktionsbehov kan eksempelvis have følgende indhold: Opgavetype og underopdeling Medarbejdere og kode for instruktionsbehov JPE FHA PJE HPE Almindelig husinstallation alm. 230/400V Intelligente systemer Industriinstallation automatik tavler Koden for behov for instruktion kan eksempelvis angives som: Beskrivelse af instruktion Kode Medarbejder uden den fornødne uddannelse og/eller træning. Må ikke arbejde selvstændigt. Effektivt instruktion under arbejdets udførelse er nødvendig. 0 Trænet medarbejder. Kan arbejde med ukomplicerede opgaver. Instruktion nødvendig. 1 Trænet og erfaren medarbejder, men instruktion nødvendig. 2 Trænet og erfaren medarbejder. Kan arbejde selvstændigt med begrænset instruktion. 3 Trænet og erfaren medarbejder. Kan arbejde selvstændigt uden instruktion. 4 34

35 5.9 SKRIFTLIGE PROCEDURER OG/ELLER INSTRUKTIONER SKSkrav Behovet for skriftlige procedurer og/eller instruktioner skal fastlægges. Behovet skal vurderes i forhold til opgavetyperne. Vurderingen og dens resultater skal dokumenteres. Virksomheden er ansvarlig for, at procedurer og instruktioner udarbejdes i henhold til det vurderede behov. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan altid benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan benyttes (den specialsituation. autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) Formål og indhold Formålet er at sikre, at alle virksomhedens opgavetyper gennemgås for at vurdere behovet for skriftlige instruktioner. Vurderingen skal dokumenteres. Der skal også foreligge en dokumentation for vurderingen i tilfælde, hvor det vurderes, at der ikke er behov for en skriftlig instruktion. Hvis det af den autoriserede skønnes, at der skal foreligge en skriftlig anvisning for at sikre, at en opgave udføres korrekt, skal der udarbejdes en skriftlig instruktion. En skriftlig instruktion kan være: tegning over installationens udførelse nøglediagram aktivitetsplan leverandøranvisninger virksomhedens egne instruktioner Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Dokumentation for vurdering af behov for skriftlige procedurer/instruktioner (virksomheden er forpligtet til at vedligeholde vurderingen af behovet). Oversigt over skriftlige procedurer/instruktioner. Hvis den autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde, kan vurderingen af behov for skriftlige instruktioner udelades, og dokumentationen kan bestå i en beskrivelse af dette. I SKSsystemet kan følgende formulering eksempelvis benyttes: 9. Skriftlige procedurer og/eller instruktioner Den autoriserede har alene det elsikkerhedsmæssige ansvar for eget arbejde. Vurdering af behov for skriftlige instruktioner foretages ikke, så længe dette forhold består uændret Fremgangsmåde SKSsystemet indeholder kun krav om en opdateret dokumentation for vurdering af behovet for skriftlige instruktioner. For at lette vurderingen af behovet og for at sikre, at vurderingen af behovet løbende opdateres, kan der med fordel udfærdiges en procedure for gennemgang og vurdering af behov samt udfærdigelse af instruktioner. Vurderingen skal indeholde følgende elementer: Vurdering af virksomhedens opgaver i relation til behov for skriftlige instruktioner. Oversigt over skriftlige procedurer/instruktioner med videre Eksempel Behovet for skriftlig vejledning tager udgangspunkt i opgavernes kompleksitet og skal ses i sammenhæng med: Medarbejdernes uddannelse, træning og erfaring. En passende opgavebemanding. Den planlagte mundtlige instruktion. Og det planlagte tilsyn. Jo mere erfaren en medarbejderstab virksomheden råder over, des mindre vil behovet for skriftlig vejledning være. Der kan imidlertid være opgaver, som efter virksomhedens opfattelse, skal udføres på en ganske bestemt måde, som også de erfarne medarbejdere skal følge. Den autoriserede og virksomheden skal vurdere og fastlægge den blanding af medarbejderkompetencer, mundtlig instruktion og tilsyn, der vil blive anvendt i virksomheden i forbindelse med de forskellige opgavetyper. I lyset af dette skal de beslutte omfanget af skriftlig vejledning samt sørge for udarbejdelse af denne vejledning. Hvis en opgave eksempelvis udføres sjældent, bør der udarbejdes en skriftlig instruktion for at sikre, at opgaven udføres korrekt hver gang. 35

36 En oversigt over instruktioner kan eksempelvis opbygges i en tabel som nedenstående: Opgavetype og underopdeling Udarbejdede skriftlige procedurer og instruktioner, med angivelse af navne og/eller numre Almindelig husinstallation alm. 230/400V Intelligente systemer Industriinstallation automatik tavler Der kan med fordel udarbejdes en oversigt over instruktionsmateriale fra leverandører af elmateriel. Denne liste kan indgå i virksomhedens instruktionsmateriale TILSYN SKSkrav Hvis den autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde, kan vurderingen af behov for tilsyn udelades, og dokumentationen kan bestå i en beskrivelse af dette. I SKSsystemet kan følgende formulering eksempelvis benyttes: Behovet for tilsyn med autorisationskrævende elarbejde skal vurderes. Der skal herunder tages hensyn til kombinationen af opgavetype og den konkrete medarbejder, herunder lærlinge. Resultatet af denne vurdering skal dokumenteres. Den autoriserede er ansvarlig for, at der føres det nødvendige tilsyn med autorisationskrævende elarbejde Formål og indhold Formålet med kravet er at sikre, at den autoriserede vurderer behovet for tilsyn med arbejdets udførelse, og at dette tilsyn tilpasses den enkelte medarbejders færdigheder og arbejdets kompleksitet. Det er den autoriserede, der har ansvaret for, at der føres tilsyn, samt at tilsynet afpasses i forhold til opgavens kompleksitet og den konkrete medarbejder. Elmedarbejdere er også eventuelle lærlinge Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet. Dokumentation for vurdering af behov for tilsyn. Dokumentationen skal være relateret til virksomhedens opgavetyper, med angivelse af behov for tilsyn i forhold til medarbejderkvalifikationer. Dokumentationen for vurdering af behov skal være opdateret i forhold til virksomhedens opgavetyper. 10. Tilsyn Den autoriserede har alene det elsikkerhedsmæssige ansvar for eget arbejde. Vurdering af behov for tilsyn foretages ikke, så længe dette forhold består uændret. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan altid benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan benyttes (den specialsituation autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) 36

37 Fremgangsmåde Der er et krav, at systemet indeholder en opdateret vurdering af behov for tilsyn af forskellige autorisationskrævende opgaver, kombineret med medarbejdernes kvalifikationer. Virksomheden kan overveje at registrere gennemførte tilsyn Sammenhæng med øvrige SKSkrav Vurdering af behov for tilsyn skal ses i sammenhæng med bemanding af opgaver, instruktion, skriftlige instruktioner, uddannelse og træning af medarbejdere Eksempel Resultatet af vurderingen af behov for tilsyn, kan eksempelvis sammenfattes i en tabel, hvor opgavetyperne og medarbejderne løbende ajourføres. uudannede og utrænede medarbejder tildeles en kode, der sikrer, at der føres et omfattende tilsyn, mens den erfarne og uddannede medarbejder tildeles en kode, der sikrer, at tilsyn kun føres i begrænset omfang. Efterhånden som en medarbejder opnår en bedre uddannelse og større erfaring kan kombinationen af medarbejder/opgavetype justeres. Her skal eksempelvis lærlinge medregnes som elmedarbejdere, hvor der løbende skal justeres på kombinationen af medarbejder/opgavetype og behov for tilsyn. Ved ansættelse af nye medarbejdere bør de tildeles en kode, der sikrer, at der føres et grundigt tilsyn. Når den autoriserede har fået et godt kendskab til medarbejderens kompetencer fastlægges det reelle behov for tilsyn. Dette vil også være gældende for vikaransatte medarbejdere. Tilsynskode for den enkelte medarbejder Det kan overvejes at indføre en form for klassificering af medarbejderens behov for tilsyn. For eksempel således at den En oversigt over opgavetype/medarbejdere og tilsynsbehov kan eksempelvis have følgende indhold: Opgavetype og underopdeling Medarbejdere og kode for tilsynsbehov JPE FHA PJE HPE Almindelig husinstallation alm. 230/400V Intelligente systemer Industriinstallation automatik tavler Koden for behov for tilsyn kan eksempelvis angives som: Beskrivelse af tilsyn Kode Medarbejder uden den fornødne uddannelse og/eller træning. Må ikke arbejde selvstændigt. Effektivt tilsyn er nødvendigt 0 Trænet medarbejder. Kan arbejde med ukomplicerede opgaver. Tilsyn nødvendig. 1 Trænet og erfaren medarbejder, men tilsyn nødvendig. 2 Trænet og erfaren medarbejder. Kan arbejde selvstændigt med begrænset tilsyn. 3 Trænet og erfaren medarbejder. Kan arbejde selvstændigt uden tilsyn. 4 37

38 5.11 EFTERSYN OG AFPRØVNING SKSkrav Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at eftersyn og afprøvning gennemføres. Eftersyn og afprøvning skal gennemføres og dokumenteres i henhold til stærkstrømsbekendtgørelsen. Procedure for eftersyn og afprøvning skal dokumenteres Formål og indhold Formålet med kravet er at sikre, at eftersyn og afprøvning gennemføres i henhold til bestemmelserne i stærkstrømsbekendtgørelsen, samt at installationen lever op til stærkstrømsbekendtgørelsen. Virksomheden skal udarbejde procedurer for eftersyn og afprøvning af elinstallationen, inden denne sættes i drift. Eftersyn og afprøvning skal foretages af medarbejdere, der er kvalificeret til dette Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Dokumenteret procedure for eftersyn og afprøvning. Registreringer i virksomhedens SKSsystem: I forbindelse med eftersyn og afprøvning skal der udarbejdes en rapport jævnfør stærkstrømsbekendtgørelsen. Af hensyn til virksomhedens efterlevelse af SKSkravene om intern audit og evaluering, skal rapporterne vedrørende eftersyn og afprøvning være tilgængelige ved gennemførelse af audit og ved evaluering. Det anbefales dog, at rapporter vedrørende eftersyn og afprøvning opbevares i henhold til stærkstrømslovens forældelsesfrist for strafansvar, som er 10 år Fremgangsmåde Proceduren skal indeholde følgende elementer: Krav til medarbejdere som kan gennemføre eftersyn og afprøvning af elinstallationer. Eftersyn og afprøvning kræver et indgående kendskab til relevante dele af stærkstrømsbekendtgørelsen. Kravet til medarbejderne bør differentieres i forhold til installationens kompleksitet. Hvordan det sikres, at relevante eftersyn og afprøvninger gennemføres. Vurdering af hvilke medarbejdere, der er kvalificerede til at foretage eftersyn og afprøvning. Krav til dokumentation af gennemført eftersyn og afprøvning. Anvendelse af tjeklister, eventuelt registreringer med videre samt krav til arkivering af dokumentation for gennemført eftersyn og afprøvning. Krav vedrørende registreringer og opfølgninger på afvigelser fundet ved eftersyn og afprøvninger. Eventuelt gennem henvisning til anvendelse af Procedure ved sikkerhedsmæssige fejl Eksempler Eftersyn og afprøvning kan med fordel baseres på tjeklister. Ved planlægning af projekter eller opgaver, som virksomheden ikke har lang tids erfaring med, bør planlægningen af eftersyn og afprøvning indgå som en del af projektplanlægningen. Til brug for udarbejdelse af virksomhedens SKSsystem og tjeklister/rapporteringsskemaer for eftersyn/afprøvning, kan nedenstående blanketter anvendes som inspiration. Dokumentationen for eftersyn og afprøvning skal tilpasses til den konkrete installations kompleksitet. Dette kan betyde, at omfanget kan variere. De enkelte blanketter skal indeholde navn og adresse på installation og ejer samt navn på den medarbejder, der har udfyldt blanketten. 38

39 EFTERSYN OG AFPRØVNING AF ELINSTALLATIONER 1/3 Installation/anlæg Udførende Beskrivelse: Adresse: Postnr.: Ledelsesansvarlig: Navn: Underskrift: By: Ejer/bruger Udførelsesansvarlig Navn: Adresse: Navn: Underskrift: Postnr.: By: 39

40 EFTERSYN OG AFPRØVNING FØR IDRIFTSÆTNING 2/3 Eftersyn, SB, afsnit 6, Kontrolleret ved Dato Signatur Bemærkninger Kontrakt/ Udførelses Slut projekt kontrol kontrol gennem gang Beskyttelsesmetode mod elektrisk stød, herunder måling af afstande, f.eks. hvor der er anvendt beskyttelse ved barrierer eller kapslinger, ved spærringer eller ved placering uden for rækkevidde Tilstedeværelse af brandsikre lukninger og andre forholdsregler mod brandspredning samt beskyttelse mod termiske påvirkninger Valg af ledere efter strømværdi og spændingsfald Valg og indstilling af beskyttelses og overvågningsudstyr Tilstedeværelse og korrekt placering af egnet materiel til adskillelse og afbrydning Valg af materiel og beskyttelsesmetoder svarende til de ydre forhold Identifikation af beskyttelses og nulledere Tilstedeværelse af kredsskemaer, advarselsskilte og lignende informationer Identifikation af strømkredse, sikringer, afbrydere, klemmer osv. Udførelse af ledernes forbindelser Tilgængelighed af hensyn til nem betjening, identifikation og vedligeholdelse 40

41 EFTERSYN OG AFPRØVNING FØR IDRIFTSÆTNING 3/3 Afprøvning, SB, afsnit 6, Kontrolleret ved Dato Signatur Bemærkninger Kontrakt/ Udførelses Slut projekt kontrol kontrol gennem gang Beskyttelseslederes samt hovedudligningsforbindelsers og supplerende udligningsforbindelsers gennemgående elektriske forbindelse Installationens isolationsmodstand Beskyttelse ved adskillelse af strømkredse, hvor der er anvendt SELV eller PELV eller beskyttelse ved separat strømkreds Gulves og vægges modstand Automatisk afbrydelse af forsyningen (f.eks. afprøvning af fejlstrømsafbrydere) Polaritetsprøve Spændingsprøve Funktionsprøver Spændingsfald 41

42 SLUTKONTROL VED MINDRE INSTALLATIONER Installationsoplysninger installationens adresse, indehaver mv. Generelt: Er der taget hensyn til områder og kapslingsklasser? Er der brandtætnet ved gennemføringer? Er installationen isolationsprøvet (NB! Pas på elektronik) MΩ Er SELV og PELV kredse kontrolleret? Er spændingen kontrolleret? Evt. spændingsmåling ved tavle / V Er der foretaget funktionsprøve? Er nødvendig dokumentation udleveret til ejer/bruger? Er ejer/bruger informeret om funktion og betjening? Ja Nej Ikke aktuelt Tavler: Er overstrømsbeskyttelsesudstyr korrekt valgt og indstillet? Er mærkning med tilhørsforhold og ma. mærke/indstillingsstrøm foretaget? Er mærkning med oplysninger om tavlen foretaget? Er afdækning og dækplader monteret? Er huller ved indføringer tilpasset/tætnet? Installation: Er afbrydere, stikkontakter m.m. monteret i henhold til gældende regler? Er kabler/ledninger forskriftsmæssigt oplagt og afsluttet? Er kabler beskyttet mod mekanisk overlast ved opføring fra gulv/jord? Er tilledninger aflastet for træk og vridning? Er alle dæksler og afdækninger monteret, så der ikke er berøringsfare? Er alle samlinger let tilgængelige? Lavvoltsbelysning: Er lavvoltmateriel valgt og installeret efter gældende regler? Er lavvoltmateriel monteret i henhold til fabrikantens anvisninger? Er ledere valgt efter strømværdi og spændingsfald? Er ledere i lavvoltskredse korrekt overstrømsbeskyttede? Er dokumentation for placering af transformere og overstrømsbeskyttelse udarbejdet? Beskyttelsesledere og udligningsforbindelser: Er beskyttelsesledere anbragt i separate klemmer? Er beskyttelsesledere identificerbare ved klemmeforbindelser i tavle? Er hovedudligningsforbindelse etableret? Er supplerende udligningsforbindelse(r) etableret? Er kontinuitet i beskyttelsesledere og udligningsforbindelser kontrolleret? Er overgangsmodstand for jordelektrode kontrolleret? Ω Beskyttelse mod indirekte berøring: Er beskyttelsesmetode korrekt valgt i forhold til installationstype og systemjording? Er fejlstrømsafbrydere kontrolleret og testet? Er beskyttelsesledere forbundet i tilslutningssteder (dåse eller stikkontakt)? Dato for slutkontrol Udført af 42

43 5.12 UDDANNELSE OG TRÆNING SKSkrav Krav til uddannelse, efteruddannelse samt erfaring og træning skal vurderes i forhold til virksomhedens opgavetyper. Der skal udarbejdes planer for efteruddannelse af de enkelte medarbejdere. Dokumentation for vurdering samt uddannelsesplaner skal foreligge. Den autoriserede har pligt til at holde sin faglige viden ajour, især hvad angår kendskabet til stærkstrømsbekendtgørelsen. Dokumentation for opfyldelsen af dette krav skal foreligge Formål og indhold Formålet er at skabe og vedligeholde de nødvendige oversigter over medarbejdernes uddannelse og træning til brug for bemanding af opgaver (jævnfør SKSkrav 7), planlægning af instruktion (jævnfør SKSkrav 8) og planlægning af tilsyn (jævnfør SKSkrav 10), samt til vurdering af behov for efteruddannelse. Formålet med dokumenterede planer for uddannelse og træning er at sikre, at virksomheden til enhver tid har ansatte elmedarbejdere med ajourført viden og træning i forhold til de opgaver, som virksomheden beskæftiger sig med. Det anbefales, at der udarbejdes en procedure, der sikrer, at medarbejdernes uddannelse og træning registreres, samt at behovet for den enkelte medarbejders efteruddannelse identificeres, planlægges og gennemføres Gyldighed og dokumentation Registreringer i virksomhedens SKSsystem: Vurdering af behov for uddannelse og træning i forhold til virksomhedens opgavetyper skal foreligge. Vurdering af uddannelse og træning af den enkelte medarbejder. Planer for uddannelse af den enkelte medarbejder. Registrering af og dokumentation for den autoriseredes deltagelse i relevante aktiviteter, med henblik på at ajourføre faglig viden. For virksomheder, hvor der ikke er andre medarbejdere end den autoriserede (virksomhedstype 1.1), eller hvor den autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde (specialsituation for virksomhedstype 2.2. eller 2.3), er det kun nødvendigt at registrere og dokumentere den autoriseredes opdatering af faglig viden Fremgangsmåde Ved dokumentationen af behovet for uddannelse og planlægning af uddannelse skal følgende aktiviteter gennemføres: Behovet for uddannelse og træning skal identificeres og beskrives i forhold til virksomhedens opgavetyper. Det er et krav, at en ajourført vurdering foreligger. Ajourføring bør foretages, når der er ændringer i opgavetyper, dog bør den foretages mindst én gang årligt. Den enkelte medarbejders uddannelse, erfaring og træning skal registreres i forhold til opgavetyper. Denne registrering bør ajourføres, når der har været ændringer i medarbejderens uddannelse, erfaring og træning. Dog bør registreringerne ajourføres totalt mindst én gang årligt. Ved ansættelse af en ny medarbejder bør der oprettes de nødvendige registreringer vedrørende uddannelse, erfaring og træning. Dette bør også ske ved vikaransatte. Der skal udarbejdes planer for efteruddannelse af den enkelte medarbejder. Disse planer skal ajourføres, når der gennemføres uddannelse og/eller træning. Ajourføring bør dog finde sted mindst én gang årligt. Der er ikke krav om en dokumenteret procedure for uddannelse og træning. Det anbefales dog, at der for virksomheder med en vis kompleksitet (eksempelvis flere autoriserede, delegering, funktionsopdeling med videre) udarbejdes dokumenterede forretningsgange til sikring af dette. Proceduren bør eksempelvis beskrive, hvordan behovet for uddannelse identificeres, hvordan uddannelsen gennemføres og registreres, samt hvem der er ansvarlig for vurderingen af den enkelte medarbejder Sammenhæng med øvrige SKSkrav Vurderingen af behov for uddannelse og træning i forhold til virksomhedens opgavetyper og den enkelte elmedarbejders kompetencer indgår som grundlaget for bemandingen af opgaver samt planlægning af instruktion og tilsyn. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, at ajourføringen af grundlaget i SKSkrav 7, 8 og 10 gennemføres samtidig med ajourføringen af behov for uddannelse og træning samt planlægning af medarbejderuddannelse Specielle forhold i forbindelse med den autoriseredes ajourføring af egen viden Omfanget af den autoriseredes ajourføringsaktiviteter bør være minimum 70 timer over en 5års periode, der principielt bør foregå løbende, men dog kan opfyldes på én gang ved et længerevarende kursus. Ajourføringsaktiviteter vil typisk kunne omfatte kurser, konferencer, installatørmøder, leverandørkurser samt øvrige aktiviteter, hvor der finder en relevant faglig opdatering sted. Det er normalt ikke tilstrækkeligt, at den autoriserede blot læser nye bestemmelser. Der bør være et element af ekstern undervisning. Hvis der er mere end én autoriseret i virksomheden, kan ajourføring delvis ske gennem interne kurser, hvor de autoriserede underviser hinanden. Opfyldelsen af kravet vil kunne dokumenteres ved kursusbeviser eller tilsvarende. 43

44 Eksempler Vurdering af kravene til uddannelse og træning, vil eksempelvis kunne dokumenteres i oversigter, der: a) Pr. opgavetype, som virksomheden udfører, beskriver virksomhedens krav til medarbejderens uddannelse, træning og erfaring. Opgavetype og underopdeling Krav til uddannelse, træning og erfaring Almindelig husinstallation alm. 230/400V Intelligente systemer Industriinstallation automatik tavler 44

45 Vurderingen bør indeholde en uddybende beskrivelse af de behov for uddannelse, træning og erfaring, som skønnes nødvendige for at udføre de enkelte opgavetyper elsikkerhedsmæssigt korrekt. b) Pr. medarbejder beskriver medarbejderens baggrund i form af uddannelse, træning og erfaring samt planlagt uddannelse og træning. Eksempel: VIRKSOMHEDENS NAVN OG ADRESSE Navn Adresse Postnr. og by Privat kontakt Cpr. nr. Tlf.: privat Tlf.: arbejde Skoleuddannelse År Faglig uddannelse År Uddannelse/træning/erfaring År Planlagt uddannelse/træning Gennemført År Oversigterne ajourføres ved ændringer i opgavetyper og/eller medarbejderstab. Oversigt ajourføres endvidere, når nye relevante uddannelses og træningsaktiviteter er planlagte eller har fundet sted. 45

46 5.13 UDSTYR SKSkrav Virksomheden skal fastlægge, tilvejebringe og opretholde det udstyr, der er nødvendigt for at opfylde kravene til elsikkerhed. Dette omfatter: Håndværktøj, værktøj og udrustning for LAUS samt måleudstyr. Virksomheden skal udarbejde dokumenteret procedure til sikring af nødvendig vedligeholdelse. Behovet for skriftlige vedligeholdelsesrutiner skal vurderes, og rutinerne skal i givet fald udarbejdes. Vurderingen og dens resultater skal dokumenteres Formål og indhold Formålet med kravet er at sikre, at virksomheden tilvejebringer og vedligeholder det udstyr, der er nødvendigt for en elsikkerhedsmæssig korrekt udførelse af virksomhedens opgaver. Kravet omfatter alt udstyr, der kan påvirke elsikkerheden. Dette vil for almindeligt autorisationskrævende elinstallationsarbejde normalt omfatte: Håndværktøj, der er tilsluttet nettet (for eksempel boremaskiner, rillefræsere med mere). Værktøj og udrustning for LAUS (for eksempel isolerede skruetrækkere og isolerende afskærmninger). Måleudstyr (for eksempel spændingsvisere) Fremgangsmåde Proceduren skal indeholde følgende elementer: Vurdering af nødvendig vedligeholdelse for udstyr. Vurdering af i hvilket omfang der skal udarbejdes særlige skriftlige instruktioner for vedligeholdelse af udstyr (håndværktøj, udrustning for LAUS og måleudstyr). Vurderingen skal dokumenteres. Udarbejdelse af de nødvendige skriftlige instruktioner for vedligeholdelse. Fastlæggelse af ansvar for gennemførelse. Ved udarbejdelsen og implementeringen af procedure for vedligeholdelse skal virksomheden være opmærksom på: Stærkstrømsbekendtgørelsens bestemmelser vedrørende vedligeholdelse af brugsgenstande. Stærkstrømsbekendtgørelsens bestemmelser ved arbejde på eller nær ved elektriske installationer. Stærkstrømsbekendtgørelsens bestemmelser vedrørende eftersyn og afprøvning før idriftsætning. Anvisninger fra leverandører vedrørende vedligeholdelse af udstyr. Specielt bør virksomheden være opmærksom på, hvor stærkstrømsbekendtgørelsen stiller krav om overholdelse af konkrete værdier i forbindelse med afprøvning. Det kan eksempelvis være måling af overgangsmodstande eller afbrydelse af forsyningsspændingen. Her skal virksomheden sikre, at måleudstyret viser de korrekte værdier. Det kan være nødvendigt at kontrollere måleudstyret med kalibreret udstyr med jævne mellemrum. Virksomheden skal udarbejde en procedure til sikring af at vedligeholdelse sker. I tillæg til dette skal der for de enkelte typer af udstyr foretages en vurdering af, om det er nødvendigt at udarbejde skriftlige instruktioner for gennemførelsen af vedligeholdelsen. Vurderingen skal dokumenteres Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Dokumenteret procedure til sikring af nødvendig vedligeholdelse af udstyr. Skriftlige rutiner for vedligeholdelse, hvor dette vurderes nødvendigt. Følgende registreringer skal foreligge: Vurdering af behov for skriftlige vedligeholdelsesrutiner. 46

47 Eksempler Afprøvning, eftersyn og kontrol af udstyr, kan med fordel sættes i system gennem en registrering og nummerering af alt udstyr, samt systematisk indkaldelse af udstyr til eftersyn. Det anbefales, at der udarbejdes og vedligeholdes en total liste over udstyr, som skal vedligeholdes/efterses/kontrolleres pr. placering, eksempelvis i servicevogne, på lager, i værksted eller lignende. Eksempel på oversigt over udstyrstyper og skriftlige instruktioner: Udstyrstype og underopdeling Vedligehold med eller uden skriftlig instruktion Vedligeholdelsesinterval med videre Håndværktøj LAUS værktøj og udrustning Måleudstyr I oversigten anføres enten, at vedligehold foretages uden skriftlige retningslinjer på basis af den ansvarliges viden og kunnen, eller der henvises til skriftlig vejledning for vedligehold, som er udarbejdet for den enkelte udstyrstype, med angivelse af instruktionsnummer eller navn. Eksempel på registrering af vedligeholdelse af udstyr (udstyr kan være håndværktøj, LAUS udrustning og måleudstyr): Udstyr (eventuelt registreringsblad for hver type af udstyr) Nr. Type (fabrikat, Efterset Bemærkninger/ Placering Næste Initialer + kort beskrivelse) dato Udført eftersyn Nr. Type (fabrikat, Efterset Bemærkninger/ Placering Næste Initialer + kort beskrivelse) dato Udført eftersyn Systematisk vedligeholdelse/eftersyn skal som minimum foretages for elektrisk drevet håndværktøj, LAUS udrustning samt måleudstyr. 47

48 5.14 PROCEDURE VED ELSIKKERHEDSMÆS SIGE FEJL SKSkrav Der skal udarbejdes en procedure, der sikrer, at begåede elsikkerhedsmæssige fejl ikke bliver gentaget. Proceduren skal dokumenteres Formål og indhold Registrering af elsikkerhedsmæssige fejl er et af de væsentlige input til forbedring af SKSsystemet og til ledelsens evaluering. SKSsystemet skal forebygge fejl herunder sikre, at fejl ikke gentages. Proceduren ved elsikkerhedsmæssige fejl skal sikre, at: Konstaterede fejl (kan eksempelvis ske ved tilsyn, efterprøvning og afprøvning eller ved kundeklager, eksternt eftersyn og så videre) registreres og beskrives. Årsagen til fejlen findes. Der af virksomheden sættes aktiviteter i gang som afhjælper den konstaterede fejl og sikrer, at fejlen ikke gentages Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i SKSsystemet: Dokumenteret procedure for registrering af fejl samt korrigerende og forebyggende handlinger. Registreringer i virksomhedens SKSsystem: Registrering af konstaterede fejl. Analyse af fejlårsag. Korrigerende handling. For virksomheder hvor den (de) autoriserede elsikkerhedsmæssigt alene tager ansvar for eget arbejde, kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. Følgende formulering kan eksempelvis benyttes: 14. Procedure ved elsikkerhedsmæssige fejl Den autoriserede har alene det elsikkerhedsmæssige ansvar for eget arbejde. Registrering af sikkerhedsmæssige fejl foretages ikke. Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan altid benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan benyttes (den specialsituation autoriserede tager alene ansvar for eget arbejde) Fremgangsmåde Proceduren ved sikkerhedsmæssige fejl skal indeholde: En beskrivelse af hvilke typer af fejl der skal registreres i en fejlrapport. En definition af hvem der er ansvarlig for at starte en registrering af en fejlrapport (alle elmedarbejdere bør kunne starte en fejlrapport). Fastlæggelse af hvad der skal beskrives i en fejlrapport (eksempelvis beskrivelse af fejlen, eventuel årsag til fejlen, afhjælpning af fejlen med videre). En beskrivelse af hvem der skal modtage en fejlrapport. Korrigerende handlinger (eksempelvis hvem er ansvarlig for, at forslag til korrigerende handlinger udarbejdes, implementeres og godkendes). Den autoriserede er som den øverst ansvarlige for elsikkerheden forpligtet til at: Godkende afhjælpningen af fejlen med hensyn til elsikkerhed. Godkende forslag til korrigerende handlinger. Sikre, at der følges op på gennemførte korrigerende handlinger. Kommentarer til procedurens indhold Definition på fejl Fejl skal i relation til SKSsystemet betragtes bredt. Som udgangspunkt skal enhver situation, som har medført brist på elsikkerheden, eller enhver situation som kunne have medført brist på elsikkerheden, hvis ikke der var gennemført en korrigerende/afhjælpende handling, betragtes som en fejl og resultere i en fejlrapport. Alle elsikkerhedsmæssige fejl, der opdages af andre end den medarbejder, der har udført arbejdet, skal registreres. Elsikkerhedsmæssige fejl som begås og korrigeres af én og samme medarbejder indenfor samme arbejdsmæssige proces, skal dog ikke nødvendigvis betragtes som en fejl, der skal registreres. Analyse af fejlrapporter Som et led i forebyggelse mod fejl skal fejlrapporter gennem 48

49 gås periodisk for at analysere, om der er fællestræk i typen eller årsagerne til fejl, således at en korrigerende handling kan iværksættes. Resultatet af analysen af fejlrapporter skal indgå i ledelsens evaluering sammen med status for korrigerende handling. Korrigerende handlinger Korrigerende handlinger skal iværksættes for at sikre, at en fejl ikke gentages. Korrigerende handlinger kan for eksempel være: Ændring af instruktionen af medarbejderne. Ændring i tilsyn. Efteruddannelse af medarbejdere. Ændring af SKSsystemets procedurer. Ændringer i udstyr. Ændring i organisationen, bemanding med videre Eksempel Anvendelse af en fejlrapport, som vist på næste side, kan være et meget væsentligt værktøj til at fastholde fejlsituationer, således at gentagelse af samme fejl undgås. Specielt er registreringerne velegnet til at finde eventuelle typiske fejlsituationer. Herved kan der tilstrækkeligt tidligt iværksættes en korrigerende handling for eksempel i form af efteruddannelse, udarbejdelse og implementering af instruktioner med videre. Den viste fejlrapport kan benyttes til såvel elsikkerhedsmæssige fejl som til registrering af øvrige afvigelser. Korrekt anvendt kan registreringer af afvigelser også benyttes til registrering af situationer, hvor en afvigelse kan være bekostelig eller uhensigtsmæssig, uden at det nødvendigvis vil gå ud over elsikkerheden. 49

50 Eksempel på blanket til registrering af afvigelser: FEJLRAPPORT SKSSYSTEM Sted Sag/Entreprise/Afsnit Dato Udarbejdet af Rapportnr. Beskrivelse af fejlen (dato + initialer) Umiddelbar årsag til fejl (dato + initialer) Afhjælpning af fejl (dato + initialer) Korrigerende og forebyggende handlinger Forslag til korrigerende og forebyggende handlinger (dato + initialer) Godkendelse af forslag til korrigerende og forebyggende handlinger (dato og initialer) Godkendt af (dato + initialer) Opfølgning af korrigerende og forebyggende handlinger Opfølgning (dato + initialer) Godkendt (dato + initialer) Evt. bilag Fortsættelse: Hvis fortsat på bagsiden venligst marker 50

51 5.15 SKSAUDIT Afhængig af den aktuelle virksomhedstype kan formuleringen benyttes: SKSkrav Intern audit af SKSsystemet skal gennemføres efter behov, dog mindst 1 gang årligt. Dokumentation for gennemførelsen og resultatet af den gennemførte audit skal foreligge Formål og indhold Formålet med intern audit er at kontrollere, at det beskrevne SKSsystem er indført, følges i dagligdagen samt, at det er effektivt. Resultatet fra intern audit indgår som et væsentligt grundlag for ledelsens evalueringen af SKSsystemet. Ved den interne audit kontrolleres, om de beskrevne procedurer efterleves i den daglige drift, samt at dokumentationen (vurderinger med videre) er til stede og ajourført. Endvidere kontrolleres ved audit, at registreringerne er til stede. Intern audit skal hvor det er muligt udføres af en person i virksomheden, som ikke selv er direkte ansvarlig for elsikkerheden, og som har den nødvendige erfaring eller uddannelse i intern audit. Hvis dette ikke er muligt, kan virksomheden anvende eksterne personer til at gennemføre interne audit. Audit skal foretages for alle dele af virksomheden, som er relevante for elsikkerheden. Alle funktioner/afdelinger, som indgår i SKSsystemet skal auditeres efter behov, dog mindst én gang årligt Gyldighed og dokumentation Registreringer i virksomhedens SKSsystem Der skal foreligge dokumentation for gennemførte audit af virksomhedens efterlevelse af SKSsystemet. Resultatet af audit skal foreligge. Dette kan eksempelvis ske ved hjælp af auditrapporter. For virksomheder, hvor der ikke er andre medarbejdere end den autoriserede, og hvor den autoriserede samtidig er virksomhedens øverst ansvarlige leder (virksomhedstype 1.1), kan dokumentationen bestå i en beskrivelse af dette. For alle andre virksomheder skal intern audit gennemføres og dokumenteres. For virksomhedstype 1.1 kan følgende formulering for eksempel benyttes: 15. Intern audit Virksomheden beskæftiger kun én elmedarbejder, som er autoriseret, og som samtidig er virksomhedens øverst ansvarlige leder. Audit gennemføres ikke, så længe dette forhold består uændret. Virksomhedstype Betingelser for at benytte ovenstående formulering 1.1 Formuleringen kan benyttes 1.2 Formuleringen kan ikke benyttes Formuleringen kan ikke benyttes (heller ikke i specialsituationen) Fremgangsmåde Der er ikke noget krav om dokumenterede procedurer eller krav om en bestemt fremgangsmåde. Audit bør tilpasses virksomhedens system og kompleksitet. Dette kan betyde, at større og mere komplekse virksomheder er nødsaget til at indføre dokumenterede procedurer for at sikre, at audit gennemføres ensartet i hele virksomheden. Ved planlægning og gennemførelse af audit bør virksomheden overveje og sikre følgende: Vurdering af auditors erfaring/træning i intern audit. Eventuelt kan der med fordel tilknyttes en ekstern auditor til oplæring af egne medarbejdere. Endvidere bør det sikres, at auditor er uafhængig af det område, som auditeres, samt at auditor har den nødvendige indsigt i elsikkerhed. At audit planlægges således, at alle dele af virksomhedens SKSsystem bliver auditeret mindst én gang årligt. Eksempelvis kan der årligt udarbejdes en plan, der viser, hvornår de enkelte afdelinger og forretningsgange skal auditeres. Ved planlægning af intern audit skal opmærksomheden rettes mod systemets evne til at sikre elsikkerheden ved forskellige typer opgaver. Der skal især fokuseres på følgende: Nye opgavetyper. Opgaver, der tidligere har medført fejl eller afvigelser. Organisationsændringer i forbindelse med udførelse af en opgave. Det enkelte audit bør planlægges omhyggeligt. Alle SKSkrav bør gennemlæses sammen med virksomhedens procedurer. Ud fra denne gennemgang planlægges, hvad auditor ønsker at se, eller hvilke personer auditor ønsker at interviewe. Audit gennemføres med det formål at skaffe objektivt bevis for, at det indførte SKSsystem er i overensstemmelse med SKSkravene, samt at det efterleves i dagligdagen. Auditrapporten er auditors rapportering til ledelsen vedrørende auditors opfattelse af SKSsystemet og dets implementering. 51

52 Under audit bør auditor indsamle dokumentation for såvel efterlevelse af systemet som eventuelle afvigelser. Afvigelser bør dokumenteres (der kan eventuelt benyttes afvigelsesblanket Fejlrapport SKSsystem ). Auditor bør sikre sig, at lederen af den afdeling / funktion, hvor afvigelsen er konstateret har forstået afvigelsen, samt at vedkommende er enig i afvigelsen. Der bør for alle afvigelser fastsættes en tidsfrist for, hvornår afvigelsen skal være afhjulpet. Til brug for ledelsens evaluering er det hensigtsmæssigt, at resultatet af de gennemførte audit opsummeres. Herved kan ledelsen få et overblik over systemet i forhold til SKSkravene samt om systemet følges i den daglige drift. Ud over de planlagte audit bør virksomheden gennemføre audit i følgende situationer: Efter væsentlige ændringer i virksomhedens SKSsystem, etablering af nye afdelinger eller nye opgavetyper. Efter at der er gennemført korrigerende handlinger, enten som et resultat af en fejlrapport eller afvigelser, der er fundet ved audit. Opfølgning på mindre væsentlige afvigelser kan eventuelt gemmes til næste planlagte audit Auditrapportens indhold Det er et krav, at dokumentationen for audit foreligger. Ved audit skal beskrives: Det område, der er auditeret. Auditor (eventuelt audit team og dato for audit). Observerede afvigelser (afvigelsesformularen kan anvendes). Besluttede korrigerende aktiviteter som følge af afvigelserne. Og følgende kan beskrives: Forslag til forbedringer fra medarbejdere og/eller auditor. Ved væsentlige brist på elsikkerhed som har medført eller kunne have medført ulykker Tjekspørgsmål i forbindelse med udarbejdelse af fremgangsmåde for intern audit Efterfølgende tjekspørgsmål kan tjene som inspiration til udformningen af procedure/fremgangsmåde for intern audit. Det anbefales inden gennemførelse af audit, at der udarbejdes en tjekliste. Tjeklisten tilpasses til den funktion/afdeling, som skal auditeres, for at sikre, at alle forhold, der kan påvirke elsikkerheden, undersøges. Tjekspørgsmål Tjek Bemærkning Er auditprogrammet generelt tilpasset til SKSsystemet? Er der opstillet en tidsplan for audit af SKSsystemet? Er der udarbejdet en tjekliste for de områder, som skal auditeres? Er der udpeget ansvarlige for gennemførelsen af audit? Er der personer, der er trænet i gennemførelse af audit? Sikrer man sig, at der er den tilstrækkelige ekspertise i auditholdet for områder, der kræver særlig viden og indsigt? Er auditorerne uafhængige af de områder de auditerer? Udfærdiges der en rapport, der beskriver indholdet i den gennemførte audit, oversigt over der fundne afvigelser og observationer, samt en konklusion over systemets status? Tjekspørgsmål ved gennemførelse af intern audit Forud for gennemførelse af audit i en del af virksomheden bør der udarbejdes en tjekliste, hvor følgende bør indgå: Gennemgang af hvilke procedurer, registreringer og vurderinger der kan være relevante for den funktion/de personer, som aktuelt skal auditeres. Fastlæggelse af hvilke spørgsmål auditor ønsker at få belyst ved audit, ud fra en vurdering af i hvilket omfang elsikkerheden påvirkes. Undersøgelse af hvilke registreringer og dokumenter, som auditor ønsker at se for at sikre, at systemet efterleves. 52

53 5.16 DOKUMENTSTYRING SKSkrav Virksomhederne skal være i besiddelse af alt relevant ajourført materiale fra myndigheder. Der skal foreligge en dokumenteret procedure for, hvordan alt materiale, der har betydning for elsikkerheden, styres og ajourføres, herunder SKSsystemet. Materialet skal være tilgængeligt for medarbejderne Formål og indhold Proceduren skal sikre, at alt materiale, der er nødvendigt for at sikre elsikkerheden, styres og er tilgængeligt for medarbejderne. Dette skal ske ved, at relevant materiale fra myndigheder og SKSdokumentationen forefindes i ajourført form, samt at eventuelt vejledningsmateriale fra leverandører ajourføres. Eventuelle personfølsomme data kan opbevares særskilt. Proceduren skal beskrive: Hvorledes virksomheden identificerer, hvilke dokumenter der har betydning for elsikkerheden. Hvorledes virksomheden sikrer, at dokumenter ajourføres. Hvorledes det sikres, at der ikke anvendes forældede dokumenter Gyldighed og dokumentation Følgende dokumentation skal foreligge i virksomhedens SKSsystem: Dokumenteret procedure for dokumentstyring. Relevant ajourført materiale Fremgangsmåde Proceduren skal indeholde følgende elementer: Styring og ajourføring af relevant materiale fra myndigheder. Styring af dokumentation vedrørende SKSsystemet. Styring af vejledninger fra leverandører. Styring af instruktioner, tegninger, specifikationer med videre. Fjernelse af forældede dokumenter/materiale. Sikring af medarbejdernes adgang til det ajourførte materiale Praktiske bemærkninger vedrørende udarbejdelse af procedure Det er et krav, at ajourført og relevant materiale er tilgængeligt for medarbejderne. Dette vil normalt medføre, at der i alle servicevogne og ved større byggepladser bør være et eksemplar af det væsentligste materiale (relevante dele af SKSsystemet, eksempelvis fejlrapportering, eftersyn og afprøvning med videre, stærkstrømsbekendtgørelsen og nødvendigt vejledningsmateriale). For virksomheder, hvor der er en geografisk opdeling, skal alt materiale, som er relevant for den pågældende afdeling, være tilgængeligt på afdelingens adresse. Ajourføringen af ekstern dokumentation kan sikres gennem abonnementsordninger. Hvis der ikke er etableret abonnementsordninger, skal der etableres en særlig procedure, der sikrer, at virksomheden får oplysninger om nye og opdaterede dokumenter. For at sikre at kun ajourført materiale anvendes, bør alle dokumenter entydigt nummereres. Der bør endvidere oprettes oversigter over, hvor dokumenterne er placeret. Dokumentstyringen skal omfatte alle relevante dokumenter omfattende som minimum: Alt relevant ajourført materiale fra myndigheder. Virksomhedens SKSsystem. Interne instruktioner, tjeklister og vurderinger. Forskrifter og anvisninger fra elleverandører og producenter af elmateriel. Styringen bør indeholde en oversigt over, hvilke registreringer (for eksempel tilsynsrapporter, målinger m.m) der forekommer, hvor de opsamles og arkiveres. Anbefalinger Det anbefales, at der mindst benyttes følgende overordnede identifikation/nummerering: Materiale fra myndighederne Materialet registreres ved modtagelse med titel, dato for udgivelse og antal. Det registreres, hvem materialet er udleveret til, og hvor det skal placeres. Listen ajourføres, når det konstateres, at materialet er bortkommet eller personen ikke længere er ansat. Ved nyt ajourført materiale orienteres modtagerne og gammelt udgået materiale indsamles og destrueres eller markeres med ugyldig og opbevares i særligt arkiv. SKSsystemet Alle procedurer mærkes entydigt med dato for ikrafttræden. Alle SKSmapper nummereres. Alle SKSmapper forsynes med indholdsfortegnelse, hvoraf fremgår gældende version af procedurer, instruktion, tjeklister med videre. Ved ajourføring af instruktioner og/eller procedurer samt tjeklister indsættes ny version i alle SKSmapper, og gamle versioner inddrages. Kopier af relevante dele af SKSsystemet, som udleveres til medarbejderne, mærkes KOPI Ajourføres ikke. Vurderinger Det indgår som en del af SKSkravene, at vurderinger skal dokumenteres. Disse skal entydigt mærkes med dato for udfærdigelse/ajourføring. 53

54 Da en del vurderinger og registreringer kan indeholde personfølsomme data, kan de opbevares særskilt. Der bør oprettes et indeks over vurderinger/registreringer. Registreringer Alle blanketter, som benyttes til registreringer, er en del af SKSsystemet og bør i uudfyldt stand styres / nummereres indenfor de samme rammer som SKSsystemet. De udfyldte registreringsblanketter arkiveres som beskrevet i SKSsystemet. Forskrifter og anvisninger fra elleverandører og producenter af elmateriel Eventuel styring af denne type materiale vil afhænge af en konkret vurdering af, om materialet vil være aktuelt i andre tilfælde. Materiale, som alene er aktuelt for en konkret opgave, kan eventuelt arkiveres sammen med sagen Eksempler Oversigt over dokumenter og deres placering kan eksempelvis have følgende udseende. Dokumentstyringsoversigt Nummer Navn Ansvarlig Gyldig fra dato Placering Stærkstrømsbekendtgørelsen AUT Kontor afsnit 6 Hbh Jik Srt Servicevogne 1 SKShåndbog AUT Kontor Elektrikerværksted 01 Procedure for Intern Audit AUT Kontor 02 Procedure for Aftalegennemgang AUT Kontor Afvigelsesrapporter AUT Variabel Kontor Ved udarbejdelse af procedure for dokumentstyring kan nedenstående tjekliste benyttes. Tjekspørgsmål til dokumentstyring Tjek Bemærkning Er den der er ansvarlig for dokumentstyring oplyst? Hvilke dokumenter er omfattet af proceduren for dokumentstyring? Skal de ansvarlige personer gennemgå og godkende alle dokumenter til SKSsystemet, før udstedelse og ændringer godkendes af den ansvarlige? Bliver alt relevant materiale fra myndigheder ajourført? Er gyldige udgaver til stede, hvor de skal anvendes? (Dette kan omfatte procedurer, instruktioner, blanketter med videre) Bliver forældede udgaver fjernet? Hvilke registreringer arkiveres og hvor? Er det beskrevet hvorledes SKSsystemets dokumenter revideres? 54

55 FAKTA OM SIKKERHEDSSTYRELSEN Sikkerhedsstyrelsen er en del af Økonomi og Erhvervsministeriets koncernfællesskab. Vores opgaver har sikkerhed som omdrejningspunkt, da vi har ansvar for el, gas og produktsikkerhed, sikkerhed ved fyrværkeri samt metrologi og akkreditering. Vi arbejder for sikkerhed gennem deltagelse i internationalt standardiseringsarbejde, tilsyn med installationer, markedskontrol af produkter, juridisk arbejde og informationsarbejde. Du kan finde flere oplysninger på vores hjemmeside Sikkerhedsstyrelsen Nørregade Esbjerg Tlf Fa Hjemmeside: [email protected]