Råd til dig der overvejer 5digital timeregistrering

Transkript

1 Råd til dig der overvejer 5digital timeregistrering

2 Introduktion Stifter og Direktør af IT-Effect Kim Friis giver 5 gode råd om, hvad man skal tænke over, når man overvejer, om ens virksomhed skal have en digital timeregistreringsløsning. Kim Friis har været med fra den spæde start, faktisk var han med til de første C5 installationer tilbage i 95/96. IT-Effect er Microsoft Partner og arbejder derfor i dag primært med NAV Online platformen, men har også fokus på at udvikle og sælge egne produkter, hvoraf digital timeregistrering er et af dem. Kim har derfor en rig erfaring med kundehistorik, samt hvad der teknisk kan lade sig gøre. Der findes utrolig mange timeregistreringsløsninger i dag, og alle kan de noget forskelligt og er udviklet til at løse forskellige behov. Vi har hos IT-Effect udviklet en timeregistreringsløsning som findes i 4 forskellige pakker. Pakkeløsningerne er lavet fordi vi er klar over at der er forskellige krav/behov til hvad løsningen skal kunne. Vi har fokuseret meget på netop disse behov, og med denne korte e-bog vil vi give et indblik i, hvad du bør overveje, inden du vælger din timeregistreringsløsning, som f.eks.: Hvilke behov/krav har du/i? Hvor skal du/i registrere timerne? Skal timerne sendes direkte til økonomisystemet? Hvad får medarbejderne ud af at timeregistrere? Skal timerne godkendes? Om IT-Effect IT-Effect i Silkeborg, Midtjylland er din professionelle partner inden for økonomi-, projektstyring- og webshopintegrerede løsninger baseret på Microsoft Dynamics C5 og NAV Vi har hjulpet en lang række danske virksomheder inden for mange forskellige brancher til en nemmere og mere effektiv hverdag med integrerede virksomhedsløsninger. Kontakt Få svar på dine spørgsmål nu, ring til os på Tlf.: eller send os en . IT-Effect A/S Bohrsvej 1, 8600 Silkeborg Det kan være svært at gennemskue, hvad de forskellige løsninger kan - kontra hvad du har af faktiske behov. Derfor har vi lavet denne korte e-bog, der forhåbentligt kan hjælpe jer virksomhedsejere med at få klarhed omkring det at timeregistrere. - Kim Friis, Direktør for IT-Effect.

3 Indhold 1. Har du komplekse eller simple behov til din timeregistrering? 4 2. Skal du registrere timer på farten eller hjemme på kontoret? 5 3. Skal timerne sendes direkte til økonomisystemet? 6 4. Hvad får dine medarbejdere ud af at timeregistrere? 7 5. Skal timerne godkendes inden de skal videre til bogholderen? 8 Afslutningsvis... 10

4 1.Har du komplekse eller simple behov til din timeregistrering? Vælg systemet der passer til dine behov, store som små. Der findes et hav af timeregistreringsløsninger derude alle tilbyder de noget forskelligt for at løse et specifikt behov. Kig på hvad I registrerer timer for i dag og overvej følgende: - Skal der kun registreres timer? - Er der et behov for at registrere materialer og maskintimer? Hos IT-Effect skelner vi bl.a. imellem, om I har brug for en integration til jeres økonomisystem, hvorvidt I har behov for at registrere maskiner, eller om I skal have et godkenderpanel m.m. Du kan se alle vores pakkeløsninger her, og hvad de indebærer i et simpelt overblik her:

5 2.Skal du registrere timer på farten eller hjemme på kontoret? Vælg et system der er klar til dine telefoner/tablets. Skal timeregistreringen både bruges i marken, på kontoret, i varebilen, eller alle steder? Husk at undersøg hvorvidt løsningen I ønsker fungerer på de forskellige digitale enheder I skal bruge som tablets, mobiltelefoner, PC er osv. I skal også huske at undersøge om løsningen kræver et bestemt styresystem - altså hvorvidt løsningen skal bruges på ipads eller tablets, smartphones eller iphones osv. I dag kan en velfungerende timeregistreringsløsning laves uden brug af en app. I stedet for brug af en app, baserer vi i IT-Effect vores timeregistreringsløsning på en websideteknologi, som gør det meget let for virksomheden at koble nye enheder på systemet. Det eneste man skal indtaste er en websideadresse og dit brugernavn og kodeord så er man på. Du vil altså arbejde i webportaler, hvori din data altid er opdateret, sikret og lige ved hånden.

6 3.Skal timerne sendes direkte til økonomisystemet? Du kan få integration til dit økonomisystem, så timerne automatisk sendes til bogholderiet efter registrering. Er I flere, der skal kobles op på samme løsning og fakturere timer jævnligt, vil det give mening at få integreret timeregistreringen til jeres økonomisystem. Hvorimod er der tale om en enkeltmandsvirksomhed, så kan en mere simpel løsning være alt, hvad der er behov for. I mange tilfælde er de fleste gratisversioner dækkende - du skal dog være opmærksom på, om der er begrænsninger på antal projekter, registreringer eller brugere (i takt med din virksomhed vokser). Er du i tvivl om, hvorvidt en integration til økonomisystemet er fornuftigt for dig, så tænk over følgende: - Hvor meget tid bliver der ca. brugt på at registrere timer pr. medarbejder, projekt, ressourcer og/eller materialer om ugen? - Har I glemte timer? Hvis ja, hvor meget tid bruger I på at opklare og registrere glemte timer pr. medarbejder og/eller pr. projekt om ugen? - Registrerer I timer af flere omgange? Er der f.eks. medarbejdere, som registrerer timer i eget system inden de sender timerne videre til bogholderen? - Skal bogholderen bruge tid på at tyde de håndskrevne registreringer? Hvis ja, hvor meget tid går der med det pr. måned? Efter at have besvaret disse spørgsmål har du måske en idé om, hvorvidt det vil gavne jer at have en automatisk integration fra jeres timeregistrering til økonomisystemet. Hvis du stadig er i tvivl er du velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak og/eller få vores vurdering på tlf eller på . Det forholder sig ofte sådan, at de timer medarbejderne bruger på egen registrering, faktisk helt kan undgås, og i stedet bliver de til timer der kan sendes til fakturering.

7 4.Hvad får dine medarbejdere ud af at timeregistrere? Vælg den løsning, der giver merværdi til dine medarbejdere, så er det markant lettere at indføre og få succes med timeregistreringen. Vælg et system som giver værdi for medarbejderen. Det bliver lettere at indføre systemet, hvis der er klare fordele for medarbejderen f.eks. som at man kan spare tid ved at timeregistrere digitalt. Tid som medarbejderen ellers ville have brugt på sin egen timeregistrering, og/eller opsamling heraf før videresendelse til bogholderen eller godkenderen. Han kan, ved at få digital timeregistrering, bruge hans mobiltelefon de sidste 5 min. af arbejdsdagen ude på pladsen i varebilen og timeregistrere på stedet. Til enhver tid kan han sende timerne videre til godkendelse, eller direkte videre til bogholderiet. Mange løsninger har også diverse manualer, videoguides osv., som kan sendes til medarbejderne sammen med deres loginoplysninger, og på den måde gøre det nemt at komme i gang med at bruge timeregistreringen. Det er ofte sådan, at medarbejderne jo skal vænnes til at registrere deres timer digitalt, og her er det vigtigt at huske, at det ikke altid er lige nemt at bryde de daglige vaner. Det er også en god idé at undersøge, hvorvidt der er gratis support med i din timeregistreringsløsning, eller om det er ekstra omkostninger. Hos IT-Effect har vi stor fokus på brugervenlighed, samt den merværdi som medarbejderen får ud af at bruge løsningen. I vores gratisversion kan medarbejderen få overblik over egne registrerede timer på en uge, en måned eller på dagligt plan. Derudover har vi lavet videoguides til både administratoren og den alm. timeregistreringsbruger. Administratoren kan efterkalkulere både på projekt og medarbejderplan, og så har vi gratis support med i alle 4 pakker.

8 5.Skal timerne godkendes inden de skal videre til bogholderen? Hvis det nogle gange går lidt hurtigt i hverdagene med at få registreret timerne, eller der er mange projekter, kan det være en god idé med et godkenderpanel. Arbejder I med flere forskellige teams der arbejder på hvert deres projekt? Eller har I flere medarbejdere, der har rigtig mange forskellige opgaver om ugen, hvor der er timer der ikke altid bliver registreret af den ene eller anden årsag? Dette kan være grunde til at få et godkenderpanel. Hvis I har flere teams med forskellige opgaver, kunne det f.eks. være den medarbejderansvarlige for hvert team, der er godkender alle registrerede timer fra teamet, inden de sendes videre til bogholderiet. En anden grund kan også være at I er en projektorienteret virksomhed, som gerne vil efterkalkulere på brugte ressourcer, materialer og/eller mandskab pr. projekt. Her kan et godkenderpanel være et effektivt værktøj som både kan kvalitetssikre, skabe overblik, og bruges til sammenligning af ressourcer og derved i sidste ende give merværdi til virksomheden. Godkenderpanelet er for mange af vores kunder et redskab, der bruges netop til at kvalitetssikre, og ofte resulterer det i, at antallet af de glemte timer minimeres. Der sker en mere præcis samt hurtigere fakturering af de godkendte timer, og så er der også erfaring for, at projekterne belastes mere korrekt til efterkalkulationer m.m. I vores godkenderpanel kan godkenderen sortere de registrerede timer enten pr. medarbejder, pr. projekt eller for en bestemt periode (se næste side øverste billede, hvor der er sorteret på en bestemt medarbejder). Det er også muligt for godkenderen at ændre i registreringen, og dermed hjælpe til med at kvalitetssikre timeregistreringen.

9 Her ses en oversigt over registrerede timer sorteret på en bestemt medarbejder. Godkender (i dette tilfælde Mester Svendsen) kan nu vælge, hvorvidt timerne skal gennemgås, redigeres, godkendes m.m. Symbolerne indikerer følgende: - Bilen: Ressourcer - Hammeren: Materialer - Blyanten: Redigering af timeregistreringen Når godkenderen klikker på den enkelte registrering vises nederste billede. Når Mester Svendsen har redigeret eller hvis han er tilfreds, trykker han blot på gem og så sendes de registrerede timer direkte til bogholderiet. Nu kan bogholderiet så starte faktureringen af opgaven, og den projektansvarlige kan begynde arbejdet med at efterkalkulere på projektet.

10 Afslutningsvis... håber vi, at du er blevet lidt klogere på timeregistrering, og ikke mindst hvad du bør overveje, før du vælger din fremtidige timeregistreringsløsning. Hvis du sidder med ubesvarede spørgsmål eller du har nogle kommentarer, så er du meget velkommen til at kontakte os på eller tlf.: Vi kan tage en snak om dine behov/krav og du kan få vores vurdering ift. om digital timeregistrering vil give værdi til din virksomhed. Vi giver gerne en anbefaling også, om hvad vi tror din fremtidig timeregistreringsløsning skal kunne for at give dig det optimale udbytte. Hvis det er relevant så kan du også få et uforpligtende tilbud på vores løsning. Du kan også komme i gang med det samme og få vores gratisversion her: Er du nysgerrig på hvad gratisversionen egentlig kan, så kan du på vores YouTube kanal se videoguides om både, hvad administratoren kan, og hvad den alm. timeregistreringsbruger kan.

11 Bohrsvej 1, 8600 Silkeborg / Tlf / salg@iteffect.dk /