EazyProject Lokalestyring

Transkript

1 EazyProject Lokalestyring

2 Det overblik vi har fået, har betydet, at vi nu udnytter vores faciliteter langt bedre end førhen, og det har givet store besparelser. Faktisk er det lykkedes os at optimere så meget, at vi nu kan sælge nogle af vores bygninger fra. Indkøbs- og logistikchef Bernt Overmark, University College Sjælland

3 Hvad er EazyProject Lokalestyring Lokalestyringsmodulet er et unikt og innovativt styringsværktøj til lokalebookning. Du får en visuel og intuitiv indgang til bookning af lokaler samt tilhørende forplejning og udstyr. Systemet giver et komplet overblik og sikrer optimal lokale- og arealudnyttelse. Interaktiv kalenderoversigt, Skemaindlæsning, Ipad-modul, Mobil bookning og QR-koder, Udnyttelsesrapporter, Lokaleinformation til infoskærme, Arrangementer med forplejning Hvad får du ud af at bruge EazyProject Lokalestyring Overblik over lokalebookninger Overblik på tværs af lokationer, uddannelser og adresser Overblik på tværs af lokaletyper Optimal udnyttelse af alle lokaler Ingen dobbeltbookninger Arealnedbringelse Alle medarbejdere kan booke ledige lokaler Lokaler kan nemt bookes via mobil eller Ipad Reducér udgifter til rengøring, pedelservice, varme og el

4 Interaktiv kalenderoversigt Kalenderoversigten giver overblik og gør det nemt at finde ledige lokaler. Du kan hurtigt booke et ledigt lokale direkte i kalenderen - med eller uden tilknyttet arrangement og forplejning. Brugervenlighed Flyt eller ændre varighed direkte i oversigten (drag & drop) Giver overblik over lokalerne på den valgte lokation Farveindikation: Er lokalet optaget, afventer godkendelse, er godkendt til arrangement eller importeret fra skemasystem Søg efter lokation, lokaletype og minimum antal personer Book et lokale med få klik Flyt en lokalebookning med få museklik Automatisk advisering til lokationsadministratorer Vis lokaler pr. dag, uge eller måned Print oversigt over arrangementer og lokaler i A3 eller A4

5 Skemaindlæsning EazyProject lokalestyringsmodulet har integration til skemaplanlægningsprogrammer. Det er derfor muligt at indlæse skemafiler til EazyProject, der ved indlæsning automatisk booker ledige lokaler og tilknytter undervisere. Hvis der opstår indlæsningskonflikter, informeres brugeren via simple fejlbeskeder. EazyProject giver bl.a. mulighed for indlæsning af skemafiler fra systemerne Tabulex, Untis og Syllabus samt MS Excel. Farver Farver forbedrer overblikket og viser tydeligt de forskellige typer af lokalebookninger

6 Arrangement med forplejning udstyr og automatisk advisering Når du booker et lokale, kan du samtidig oprette et arrangement med bestilling af forplejning, AV udstyr, bordopstilling med mere. Når du opretter et arrangement kan du: Bestille forplejning på tværs af leverandører Bestille AV udstyr Vælge den ønskede bordopsætning Uploade dokumenter, der er relevante i forbindelse med dit arrangement Advisere relevante personer Opret arrangement Brugervenlig formular, hvor nye funktioner nemt kan tages i brug

7 Når et arrangement godkendes, sender EazyProject et arrangementskort til relevante kontaktpersoner og leverandører pr. . Automatisk advisering til relevante personer: Lokaleansvarlig Kantine eller ekstern leverandør Pedelservice Rengøring Ledigt lokale Søg efter ledigt lokale og se lokaleinformation og billeder, inden lokale bookes.

8 Udnyttelsesrapporter Hvor meget bliver hvert lokale brugt? Brugervenlige udnyttelsesrapporter viser i realtid, hvor meget hvert lokale er i brug. Rapporten viser udnyttelsesgraden i procent pr. lokale samt giver et hurtigt visuelt overblik over anvendelsen af lokaler. Rapporten kan nemt afgrænses efter lokation eller lokaletype og kan vise udnyttelsesgrad pr. dag, uge eller måned. Nøgletal Visuel og fleksibel rapport med nøgletal EazyProject lokalestyring giver os det fulde overblik over alle vores lokaler på tværs af vores lokationer. Det har i den grad optimeret arbejdsgangene i forhold til lokalebookning, skemaindlæsning, udlejning af lokaler til samarbejdspartnere og afholdelse af arrangementer. Indkøbs- og logistikchef Bernt Overmark, University College Sjælland

9 Infoskærme Alle lokalebookninger, inkl. skemaindlæsninger og arrangementer, kan præsenteres på centrale infoskærme. Så snart en lokalebookning er oprettet i EazyProject (fra pc, mobil, ipad), vises den straks på alle infoskærme tilknyttet det pågældende lokale og lokation. Der anvendes standard xml-teknologi til overførsel af data fra EazyProject til infoskærmene. Herved kan lokalebookningerne præsenteres i din virksomheds foretrukne farver og layout.

10 Ipad og mobil EazyProject indeholder et brugervenligst Ipad- og mobilmodul, hvor brugeren kan booke et lokale uden at være i nærheden af en pc. På mobil eller Ipad kan der søges efter ledige lokaler, vises billeder af lokale og bordopstillinger. Yderligere kan der vises kort over bygning eller etage med her er jeg funktion. Hver Ipad og mobil kan samtidig fungere som infoskærm med visning af lokalebookninger og arrangementer i realtid. Book lokale direkte på Ipad og mobil Søg efter ledigt lokale i hele bygningen Vis kort over bygning/etage og hvor du står nu Vis lokaleinformation fra infoskærmene Vis tidspunkter for nærmeste offentlige transport (tog- og bustider) Vis billeder af lokale og bordopstilling

11 QR-koder QR-koder kan sættes op ved et lokale, og lokalebookninger kan nemt hentes frem på en smartphone eller tablet pc. Herved får brugeren adgang til førnævnte punkter(se boksen på modsatte side), direkte på sin egen mobil eller tablet pc. Denne løsning er et godt alternativ eller supplement til Ipad-løsningen. Kræver ingen teknisk installation Hurtigt i gang Økonomisk, da brugerens personlige smartphone anvendes

12 EazySoft A/S - En leverandør du kan stole på Mere end 10 års erfaring med udvikling af webbaseret software til projektstyring Dansk udvikling og support Professionel sparring og implementering Kåret som Gazelle-virksomhed i 2010, 2011 og 2012 EazyProject - Et lokalestyringsværktøj i særklasse EazyProjects unikke funktioner hjælper dig med at samle alt information omkring lokalebookninger. Systemet er webbaseret, yderst brugervenligt og nemt at tage i brug for dig og din organisation. Du kan se eksempler på, hvordan vores kunder arbejder med EazyProject på EazyProject er også Projektstyring, Ressourcestyring, Tidsregistrering og Fakturering EAZYSOFT A/S info@eazysoft.dk tlf Industrivej 44A DK-4000 Roskilde eazysoft.dk eazyproject.net